አጠቃላይ መግለጫ

የስራ ቦታ ባለቤቶችና አስተዳዳሪዎች ChatGPT የትኞቹን የGoogle Drive ቦታዎች መጠቀም እንደሚችል መቆጣጠር ይችላሉ። የተመረጡ የጋራ ድራይቮችን መፍቀድ ወይም ማገድ፣ እንዲሁም ለብቻው የእኔ ድራይቭን መጠቀም መፍቀድ ወይም መከልከል ይችላሉ።

እነዚህ መቆጣጠሪያዎች በሚደገፉ የፍለጋ፣ ፋይል የማንበብና የመጻፍ ተግባራት ላይ ይተገበራሉ። የተገናኘው ተጠቃሚ የGoogle መለያም ፋይሎቹን ለመጠቀም ፈቃድ ሊኖረው ይገባል። የChatGPT ፖሊሲን መቀየር በGoogle Drive ውስጥ ያሉ ፈቃዶችን አይቀይርም።

ተደራሽነት

እነዚህ መቆጣጠሪያዎች እንዲሠሩ በተደረጉባቸው የEnterprise የስራ ቦታዎች ውስጥ ይገኛሉ። ባሰቡት የChatGPT የስራ ቦታ ውስጥ መሆንዎን፣ የስራ ቦታው ባለቤት ወይም አስተዳዳሪ መሆንዎንና መተግበሪያው እንዲሠራ መደረጉን ያረጋግጡ። የደህንነትና የጥበቃ መቆጣጠሪያዎች አሁንም ካልታዩ፣ የOpenAI መለያዎን የሚያስተዳድረውን ቡድን ወይም የOpenAI ድጋፍ ያግኙ። የስራ ቦታዎን የደንበኝነት ዕቅድ፣ ያለዎትን ሚናና ሊያገኙት ያልቻሉትን መቆጣጠሪያ ይግለጹ።

ከመጀመርዎ በፊት

• ድርጅትዎ የትኞቹን የጋራ ድራይቮች መፍቀድ ወይም ማገድ እንደሚፈልግ ይወስኑ።

• የጋራ ድራይቮቹን መለያዎች ይሰብስቡ። መለያዎችን እንጂ የድራይቭ ስሞችን ወይም ዩአርኤሎችን አይጠቀሙ።

• አባላት የእኔ ድራይቭን ፍቀድ በሚለው ቅንብር ከጋራ ድራይቮች ውጭ ያሉ ፋይሎችን መጠቀም ይችሉ እንደሆነ ይወስኑ።

• የታሰበውን የመዳረሻ ፈቃድ ለማረጋገጥ የሚያስችሉ የሙከራ ፋይሎችንና መለያዎችን ይምረጡ።

የጋራ ድራይቭ መለያዎችን ያግኙና ያረጋግጡ

የጋራ ድራይቭ መለያ የዚያ ድራይቭ ዋና አቃፊ መለያም ነው።

1. በድር ላይ ባለው Google Drive ውስጥ የጋራ ድራይቩን ራሱን ይክፈቱ።

2. አድራሻው /folders/ የሚለውን ከያዘ፣ ከዚያ ክፍል ቀጥሎ ያለውን መለያ ያለ ምንም የመጠይቅ መለኪያዎች ይቅዱ።

3. የከፈቱት በጋራ ድራይቩ ውስጥ ያለ ፋይል ወይም አቃፊ ሳይሆን የጋራ ድራይቩን ዋና አቃፊ መሆኑን ያረጋግጡ።

ድራይቩን መለየት ካልቻሉ፣ የGoogle Workspace አስተዳዳሪዎን መለያውን ይጠይቁ። አስተዳዳሪዎች የGoogle Drive APIን በመጠቀምም የጋራ ድራይቮችን መዘርዘር እና የድራይቭ መለያና ስም ማረጋገጥ ይችላሉ።

የጋራ ድራይቭ የመዳረሻ ፈቃድን ያዋቅሩ

1. በስራ ቦታዎ የመተግበሪያ ቅንብሮች ውስጥ Google Driveን ይክፈቱ።

2. የደህንነትና የጥበቃ መቆጣጠሪያዎችን ይክፈቱ።

3. የተፈቀዱ ድራይቮች ወይም የታገዱ ድራይቮች የሚለውን ይምረጡ።

4. የጋራ ድራይቭ መለያዎችን ያስገቡ ወይም የCSV ፋይል ይስቀሉ።

5. የእኔ ድራይቭን ፍቀድ የሚለውን ለብቻው ያዋቅሩ።

6. አስቀምጥ የሚለውን ይምረጡ።

7. ቅንብሮቹን እንደገና ይክፈቱና የተቀመጡትን ሁነታ፣ ዝርዝርና የእኔ ድራይቭ ቅንብር ያረጋግጡ።

• የተፈቀዱ ድራይቮች፦ ChatGPT የተገናኘው ተጠቃሚ ባሉት የGoogle ፈቃዶች መሠረት በዝርዝሩ ያሉትን የጋራ ድራይቮች መጠቀም ይችላል። ዝርዝሩ ባዶ ከሆነ ሁሉም የጋራ ድራይቮች ይታገዳሉ።

• የታገዱ ድራይቮች፦ ChatGPT በዝርዝሩ ያሉትን የጋራ ድራይቮች አይጠቀምም። ዝርዝሩ ባዶ ከሆነ ምንም ድራይቭ አይከለከልም።

በአንድ ጊዜ አንድ የጋራ ድራይቭ ሁነታ ብቻ ይጠቀሙ። የተፈቀዱና የታገዱ የጋራ ድራይቮችን ዝርዝሮች አንድ ላይ መጠቀም አይቻልም።

የእኔ ድራይቭ የመዳረሻ ፈቃድን ያስተዳድሩ

የእኔ ድራይቭን ፍቀድ የሚለው በነባሪ እንዲሠራ ተደርጓል። ከሌላ ሰው የእኔ ድራይቭ የተጋሩ ፋይሎችን ጨምሮ ከጋራ ድራይቮች ውጭ ያሉ ፋይሎችን ይመለከታል።

ይህ ቅንብር ከጋራ ድራይቭ ዝርዝር ጋር የተያያዘ አይደለም። እሱን ማጥፋት በሌሎቹ ቅንብሮች በተፈቀደ የጋራ ድራይቭ ውስጥ ያለ ይዘትን አያግድም።

ዝርዝር ይስቀሉ ወይም ያውርዱ

የCSV ፋይል በእያንዳንዱ ረድፍ አንድ የጋራ ድራይቭ መለያ ይይዛል። ከፈለጉ drive_id የሚል ራስጌ ማካተት ይችላሉ። በጋራ ድራይቭ መለያዎች ውስጥ አቢይና ንዑስ ፊደላት ይለያያሉ።

የተሰቀሉ ፋይሎች ያልተደጋገሙ መለያዎችን ወደ ረቂቁ ዝርዝር ይጨምራሉ። ተግባራዊ ለማድረግ አስቀምጥ የሚለውን ይምረጡ።

በርካታ ለውጦችን በአንድ ጊዜ ከማድረግዎ በፊት ያለውን ዝርዝር ያውርዱ። የሚወርደው ፋይል ያልተቀመጡ ማስተካከያዎችን ጨምሮ ያለውን ረቂቅ ይይዛል።

የድራይቭ ስሞችን ይለዩ

የGoogle መለያዎን ማገናኘት፣ ለመጠቀም ፈቃድ ያለዎትን ድራይቮች ስሞች ሊያሳይ ይችላል። የጋራ ድራይቭ መለያዎችን ለማስገባትና ለማስቀመጥ ይህ አስገዳጅ አይደለም። ስም አለመለየቱ ብቻውን ፖሊሲው ጠፍቷል ማለት አይደለም።

ውቅርዎን ይፈትሹ

ሚስጥራዊ ያልሆነ የሙከራ ይዘት ይጠቀሙ። የመጻፍ ተግባርን ለመፈተሽ፣ የሙከራ ንጥል ይጠቀሙና ጉዳት የማያስከትል ለውጥ ያድርጉ።

ለሙከራዎችዎ የስራ ቦታው አባል በChatGPT ውስጥ የሚጠቀምበትን የGoogle መለያ ይጠቀሙ።

1. መለያው እያንዳንዱን የሙከራ ፋይል በGoogle Drive ውስጥ በቀጥታ መክፈት መቻሉን ያረጋግጡ።

2. አዲስ የChatGPT ውይይት ይጀምሩና ከተፈቀደ የጋራ ድራይቭ ፋይል እንዲያመጣ ይጠይቁ።

3. ከተከለከለ የጋራ ድራይቭ ፋይል እንዲያመጣ ይጠይቁ። ChatGPT የፋይሉን ይዘት ማምጣት የለበትም።

4. በየእኔ ድራይቭ ውስጥ ያለ ፋይል በተቀመጠው የእኔ ድራይቭን ፍቀድ ቅንብር መሠረት መሥራቱን ይፈትሹ።

5. አባላት የሚደገፉ የመጻፍ ተግባራትን የሚጠቀሙ ከሆነ፣ በተፈቀደ ቦታ የተፈቀደ የመጻፍ ተግባርን፣ እንዲሁም በተከለከለ ቦታ የመጻፍ ተግባርን ይፈትሹ።

የፖሊሲ ለውጦች በሁሉም ቦታ ተግባራዊ ለመሆን ጊዜ ሊወስዱ ይችላሉ። በተጠናከረው ፖሊሲ ላይ ከመመርኮዝዎ በፊት፣ አዳዲስ የተፈቀዱና የታገዱ ጥያቄዎችን በማቅረብ ያረጋግጡ።

የተከለከለ ይዘት አሁንም የሚታይ ከሆነ

ምላሹ በGoogle Drive በኩል በቀረበ አዲስ ጥያቄ የተገኘን መረጃ መጠቀሙን ያረጋግጡ። አስቀድሞ በውይይት ወይም በማህደረ ትውስታ ውስጥ ያለ መረጃ፣ መተግበሪያው እንደገና አምጥቶታል የሚል ማስረጃ አይደለም። የተከለከለውን ይዘት በሙከራ እርምጃው ውስጥ ቀድተው አይለጥፉ።

የደህንነትና የጥበቃ መቆጣጠሪያዎችን እንደገና ይክፈቱ፤ የተቀመጡትን የድራይቭ ሁነታ፣ መለያዎችና የእኔ ድራይቭን ፍቀድ የሚለውን ቅንብር ያረጋግጡ። የሙከራው ፋይል በታሰበው የጋራ ድራይቭ ወይም የእኔ ድራይቭ ቦታ ውስጥ መሆኑን ያረጋግጡ።

በመተግበሪያው በኩል የቀረበ አዲስ ጥያቄ አሁንም የተከለከለ ይዘት የሚያመጣ ከሆነ፣ የOpenAI መለያዎን የሚያስተዳድረውን ቡድን ወይም የOpenAI ድጋፍ ያግኙ። አግባብ ያላቸውን የተቀመጡ ገደቦች፣ ችግሩ የታየበትን ፋይል መለያ ወይም አገናኝ፣ የተገናኘውን መለያና የስራ ቦታ፣ ሙከራው የተደረገበትን ሰዓትና የሰዓት ሰቅ፣ እንዲሁም የተከሰተውን ያካትቱ። የጥያቄ መለያ ከታየ ያካትቱት፤ ካልታየ ግን እንዳልታየ ይግለጹ። የተከለከለውን ይዘት ራሱን አያካትቱ።

ውስንነቶቹን ይወቁ

• የጋራ ድራይቭ መቆጣጠሪያዎች በጋራ ድራይቮች ሙሉ ይዘት ላይ ይተገበራሉ። አቃፊዎችን፣ ነጠላ ፋይሎችን፣ ተጠቃሚዎችን፣ ቡድኖችን ወይም የGoogle Drive መለያዎችን ለይቶ ማገድ አያስችሉም።

• አቋራጮች የታገደ ቦታ ላይ ያለውን እገዳ ለማለፍ አያስችሉም።

• የስራ ቦታው ፖሊሲ ለተጠቃሚው በGoogle Drive ውስጥ የሌለውን የመዳረሻ ፈቃድ አይሰጥም።

• የይዘት መቆጣጠሪያዎችን መቀየር አስቀድሞ ወደ ውይይቶች ወይም ወደ ተቀመጡ ትውስታዎች የተወሰደን ይዘት አይሰርዝም። የውሂብ ማቆያና የማህደረ ትውስታ መቆጣጠሪያዎች የተለዩ ናቸው።

Google Driveን ስለማገናኘትና ፈቃዶቹን ስለመገምገም፣ የGoogle Drive መተግበሪያና በChatGPT ውስጥ ማዋቀር የሚለውን ይመልከቱ።

ተደጋጋሚ ጥያቄዎች

የጋራ ድራይቭን መፍቀድ ለሁሉም የስራ ቦታ አባላት የመዳረሻ ፈቃድ ይሰጣል?

አይሰጥም። ፋይሉን ለመጠቀም በሁለቱም፣ በስራ ቦታው ፖሊሲና የተገናኘው ተጠቃሚ አስቀድሞ ባሉት የGoogle ፈቃዶች፣ መፈቀድ አለበት።

የእኔ ድራይቭን ማጥፋት ከሌላ ሰው የእኔ ድራይቭ የተጋሩ ፋይሎችንም ያግዳል?

አዎ። የእኔ ድራይቭን ፍቀድ የሚለው ከሌላ ሰው የእኔ ድራይቭ የተጋሩ ፋይሎችን ጨምሮ ከጋራ ድራይቮች ውጭ ያሉ ፋይሎችን ይመለከታል።

ባዶ ዝርዝር የጋራ ድራይቭ ገደቦችን ያስወግዳል?

በተመረጠው ሁነታ ይወሰናል። የተፈቀዱ ድራይቮች ዝርዝር ባዶ ከሆነ ሁሉም የጋራ ድራይቮች ይታገዳሉ። የታገዱ ድራይቮች ዝርዝር ባዶ ከሆነ ምንም ድራይቭ አይከለከልም።

የቡድን አስተዳዳሪዎች እነዚህን ቅንብሮች ማዋቀር ይችላሉ?

የቡድን አስተዳዳሪ ሚና ብቻ መኖሩ፣ በስራ ቦታው በሙሉ ላይ የሚተገበሩትን እነዚህን ቅንብሮች ለመጠቀም ፈቃድ አይሰጥም። ፖሊሲውን የሚያዋቅሩት የስራ ቦታ ባለቤቶችና አስተዳዳሪዎች ናቸው።

ቀደም ሲል ለማመሳሰል የመረጥኳቸው አማራጮች መተግበሪያው በቀጥታ የሚደርስበትን ይዘት ይገድባሉ?

መተግበሪያው በቀጥታ የሚደርስበትን ይዘት ለማረጋገጥ፣ አሁን የተቀመጠውን የደህንነትና የጥበቃ መቆጣጠሪያዎች ፖሊሲ ይጠቀሙ። ቀደም ሲል ለማመሳሰል በመረጧቸው አማራጮች ወይም ይዘቱ ለፍለጋ ተመዝግቦ መሆኑ ላይ ብቻ አይመርኮዙ። መቆጣጠሪያዎቹን እንደገና ይክፈቱ፣ የተቀመጡትን ገደቦች ይገምግሙ፣ ካስፈለገም ያዘምኑዋቸው። ለውጦችን ካደረጉ በኋላ አስቀምጥ የሚለውን ይምረጡ፤ ከዚያም የተፈቀደና የተከለከለ ይዘትን በአዳዲስ ጥያቄዎች ይፈትሹ።