نظرة عامة
قبل دعوة الموظفين الذين يستخدمون ChatGPT بالفعل، تأكد من الحساب الذي سيستخدمونه واشرح لهم متطلبات تسجيل الدخول إلى مساحة العمل لديك. راجع معهم أي خيارات للترحيل حتى يفهموا ما سيحدث لمحتواهم الشخصي واشتراكاتهم وصلاحية وصولهم.
تحقق من الحسابات الموجودة قبل إرسال الدعوات
اسأل عما إذا كان الموظفون يستخدمون بالفعل حساب ChatGPT شخصي أو Plus أو Pro بعنوان بريدهم الإلكتروني الخاص بالشركة. أكّد عنوان البريد الإلكتروني الحالي الذي يتلقى الدعوة ومساحة العمل المقصودة الخاصة بالشركة.
على الموظفين قبول الدعوة وتسجيل الدخول باستخدام عنوان البريد الإلكتروني نفسه. قد يؤدي إنشاء حساب بديل أو استخدام عنوان مختلف إلى ظهور مساحة العمل المتوقعة أو السجل الحالي وكأنهما مفقودان.
إذا كانت الدعوة مفقودة، فاطلب من مالك مساحة العمل التحقق من الدعوات المعلقة واختيار إعادة إرسال الدعوة، حيثما كان ذلك متاحًا. لا يمكن إعادة إرسال الدعوات المدارة عبر SCIM مباشرةً. تحقّق من أي دعوة غير متوقعة مع فريق تكنولوجيا المعلومات لديك قبل تسجيل الدخول.
الحساب هو ما يستخدمه الموظف لتسجيل الدخول إلى ChatGPT. تضم مساحة العمل دردشاتهم ومحتواهم وإعداداتهم. يمكن لحساب واحد الوصول إلى مساحات عمل شخصية ومساحات عمل أخرى منفصلة عنها خاصة بالشركة. يعد الانضمام إلى مساحة عمل خاصة بالشركة وترحيل المحتوى الشخصي إجراءين منفصلين.
تعرّف على ما سيراه الموظفون
قد يرى الموظفون خيارات مختلفة لتسجيل الدخول والإعداد بحسب دعوتهم وخطة مساحة العمل وحسابهم الحالي. استخدم الجدول أدناه لشرح التجربة التي تنطبق عليهم.
| الوضع | تسجيل الدخول إلى مساحة العمل | الخبرة المتوقعة |
|---|---|---|
| تمت دعوتك إلى مساحة عمل مؤهلة في Enterprise أو Edu | تسجيل الدخول الموحّد، عند الحاجة. | الانضمام إلى مساحة عمل الشركة؛ قد تظهر مطالبة بالترحيل للمستخدمين المؤهلين الذين لديهم مساحة عمل شخصية حالية. |
| تمت دعوتك إلى مساحة العمل في ChatGPT Business | طريقة تسجيل الدخول المسموح بها لمساحة العمل. | انضم إلى مساحة العمل في الخطة Business. يمكن للموظفين الاحتفاظ بمساحة عملهم الشخصية منفصلة أو اختيار دمجها في Business؛ ولا يمكن للمسؤولين اشتراط الدمج أو الحذف. |
| لا توجد دعوة إلى مساحة العمل أو تسجيل معتمد | طريقة تسجيل الدخول الحالية للموظف. | تظل مساحة عمل مشتركة منفصلة بشكل عام؛ فتسجيل الدخول وحده لا ينشئ عضوية في مساحة العمل. |
مراجعة تسجيل الدخول والتوفير
إن تغيير عنوان البريد الإلكتروني في حساب شخصي لا يجعل بالضرورة البريد الإلكتروني الخاص بالعمل السابق متاحًا لحساب جديد أو لتوفير SCIM. يمكن أن يستمر استخدام تسجيل الدخول الموحد (SSO) السابق في التأثير على إمكانية الوصول أيضًا بعد إزالة النطاق الذي تم التحقق منه. يرجى التواصل مع دعم OpenAI قبل إجراء تغييرات. لا تقم بإزالة نطاق تم التحقق منه أو تنشئ حسابًا بديلًا كحل مؤقت.
حيثما يكون إنشاء الحساب التلقائي متاحًا لـ Enterprise أو Edu، يمكن أن يؤدي تسجيل الدخول باستخدام بريد إلكتروني تابع للشركة تم التحقق منه إلى بدء تجربة النقل نفسها. راجع الحسابات المتأثرة قبل التفعيل.
لا يؤدي إنشاء الحساب تلقائيًا إلى إعادة تنشيط عضوية مساحة العمل التي تمت إزالتها أو إلغاء تنشيطها. إذا ظهرت لك رسالة "لم يتم العثور على حساب ChatGPT مؤهل"، فاطلب من مالك مساحة العمل أو المسؤول تأكيد أنك مخول ودعوتك مرة أخرى.
قد يشغل المستخدم المضاف إلى مساحة العمل مقعدًا حتى إذا كانت صلاحية وصوله إلى موفر الهوية تمنعه من تسجيل الدخول. وإذا كان النطاق نفسه الذي تم التحقق منه مرتبطًا بأكثر من مساحة عمل، فقد تؤدي ميزة إنشاء الحساب تلقائيًا إلى دعوة الشخص إلى أكثر من مساحة عمل واحدة. راجع تعيينات النطاقات والإعدادات المفعّلة قبل الطرح.
راجع خيارات الترحيل وآثارها
اختر كيفية التعامل مع المحتوى الشخصي
قبل أن ينقل الموظفون المحتوى الشخصي، اشرح الخيارات المتاحة لمساحة العمل المستهدفة. تأكد مما إذا كان بإمكانهم الاحتفاظ بمساحة عملهم الشخصية منفصلة أو ما إذا كانوا بحاجة إلى إكمال خطوة الترحيل. إذا احتفظ الموظفون بمساحة عملهم الشخصية منفصلة، يستمر أي اشتراك شخصي حتى يتم إلغاؤه. راجع معهم المحتوى المدعوم والاستثناءات والآثار المترتبة على الوصول قبل المتابعة. لمزيد من التفاصيل، راجع: خيارات ترحيل مساحة العمل الشخصية.
إذا تمت ترقية مساحة العمل في خطة Business إلى Enterprise، فلن تُدمج مساحة العمل الخاصة بخطة Business نفسها. وقد يتلقى الموظف رغم ذلك مطالبة منفصلة لنقل مساحة العمل الشخصية أثناء إعداد Enterprise.
عندما تستخدم دعوة Enterprise أو Edu نطاق شركة تم التحقق منه، قد يحتاج الموظف الذي لديه مساحة عمل شخصية حالية ضمن الحساب المرتبط بعنوان البريد الإلكتروني نفسه إلى إكمال خطوة الترحيل قبل الانضمام. بناءً على الخيارات المتاحة، يمكن للموظف دمج مساحة عمله الشخصية لنسخ المحتوى المدعوم إلى مساحة العمل الخاصة بالشركة، أو تصدير بياناته الشخصية وحذفها. لا تؤدي الدعوة التي تستخدم نطاقا لم يتم التحقق منه أو نطاقًا خارجيا عادةً إلى بدء النقل.
مراجعة المحتوى والاشتراكات
الدردشات وإقامة البيانات: قد تمنع متطلبات إقامة البيانات نقل الدردشات الشخصية إلى مساحة العمل الخاصة بالشركة. إذا كانت عملية النقل غير متاحة، فصدّر البيانات المهمة من مساحة العمل الشخصية قبل بدء عملية الترحيل وتأكد من إمكانية فتح الملف الذي تم تنزيله. لا تتوفر ميزة تصدير البيانات ذاتيًا في مساحات عمل ChatGPT Business أو Enterprise. إذا فشل التصدير، فتوقف وتواصل مع دعم OpenAI.
نماذج GPT: تكون نماذج GPT التي تم ترحيلها خاصة ولا تتم مشاركتها تلقائيًا مع أعضاء مساحة العمل الآخرين. إذا تمت مشاركة أحد نماذج GPT سابقًا عبر رابط عام أو نُشر في GPT Store، فيجب مشاركة نسخته التي تم ترحيلها مجددًا ليتمكن الآخرون من استخدامها. تعتمد خيارات المشاركة المتاحة على إعدادات مساحة العمل المستهدفة وأذونات المستخدم.
الاشتراكات: يمكن إلغاء الاشتراك المؤهل لخطة Plus أو Pro، ويُحصَّل الرسم عبر الويب واسترداد الأموال من خلال مسار النقل الموضح. قد يتطلب الاشتراك الذي تم شراؤه عبر Apple أو Google إلغاءً منفصلًا.
المحتوى الشخصي: تأكد من الحساب ومساحة العمل الشخصية اللذين يحتويان على الدردشات ونماذج GPT المتأثرة قبل قبول مطالبة الترحيل. لا يمكن للموظفين تحديد دردشات أو مشاريع أو ملفات فردية لنقلها.
المواقع: لا يتم نقل المواقع في عمليات الترحيل من حساب شخصي إلى Business أو من حساب شخصي إلى Enterprise.
للاطلاع على القائمة الكاملة للمحتوى المدعوم والاستثناءات، راجع: إرشادات ترحيل مساحة العمل الشخصية.
فهم إمكانية الوصول بعد الترحيل
ينسخ الترحيل المحتوى الشخصي المدعوم إلى مساحة عمل الشركة ويلغي تنشيط مساحة العمل الشخصية. لا يوجد خيار للتراجع يعيد محتوى مساحة عمل الشركة إلى مساحة العمل الشخصية. إذا تم إلغاء تنشيط مساحة عمل Business لاحقًا، يمكن لمسار استرداد منفصل إعادة تنشيط مساحة العمل الشخصية الأصلية وبياناتها. لا يؤدي ذلك إلى استعادة إمكانية الوصول إلى Business أو نسخ نشاط Business مرة أخرى.
بعد النقل، تخضع الدردشات ونماذج GPT لسياسات الوصول وسياسة الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بمساحة العمل الخاصة بالشركة. إذا غادر أحد الموظفين أو فقد إمكانية الوصول إلى مساحة العمل، فقد يفقد أيضًا إمكانية الوصول إلى ذلك المحتوى.
التخطيط للوصول إلى الحساب الشخصي
يظل الوصول إلى الحساب أمرًا بالغ الأهمية أيضًا بعد إتمام الإعداد. لا تعد مساحة العمل الشخصية المرتبطة بعنوان بريد إلكتروني خاص بالعمل مماثلة لحساب منفصل يستخدم عنوان بريد إلكتروني يملكه الموظف شخصيًا. إبقاء مساحات العمل منفصلة لا يجعل وصول الموظف إلى ذلك الحساب مستقلًا عن عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالشركة.
للاستخدام الشخصي، نوصي بحساب منفصل بعنوان بريد إلكتروني يملكه الموظف ويتحكم فيه شخصيًا. ينبغي على الموظفين الاحتفاظ بالمحادثات والبيانات الشخصية في ذلك الحساب بدلًا من حساب مرتبط بعنوان بريد إلكتروني خاص بالعمل أو الشركة.
عند انتهاء فترة العمل، قد يفقد الموظفون إمكانية الوصول إلى الحساب المتأثر أو مساحة العمل وبياناتها إذا فقدوا إمكانية الوصول إلى حساب البريد الإلكتروني الخاص بالشركة أو مساحة عملها. لا يتم نقل محتوى مساحة عمل الشركة إلى مساحة عمل شخصية. وضح هذه العواقب المتعلقة بإمكانية الوصول قبل أن يكمل الموظفون الإعداد الأولي أو الترحيل.
أخبر الموظفين بما يمكنهم توقعه
قبل الطرح، أخبر الموظفين بما يلي:
عنوان البريد الإلكتروني الذي سيتلقى الدعوة.
أي مساحة عمل خاصة بالشركة ينبغي تحديدها.
طريقة تسجيل الدخول التي يجب استخدامها إذا كانت مساحة العمل تتطلب تسجيل الدخول الموحد (SSO).
ما إذا كان من الممكن ظهور مطالبة بنقل مساحة عمل شخصية.
الجهة التي ينبغي التواصل معها قبل اتخاذ قرارات بشأن الدردشات أو نماذج GPT أو الاشتراكات.
لا تفترض أنه يمكن تخصيص كل رسالة دعوة عبر البريد الإلكتروني أو وقت التسليم أو مطالبة بنقل الحساب.
اختبر عملية الطرح مع مجموعة صغيرة
ادع مجموعة صغيرة تضم موظفين لديهم حسابات شخصية أو Plus أو Pro حالية، عند الحاجة. تحقق من الدعوة والبريد الإلكتروني للحساب ومساحة العمل الخاصة بالشركة وطريقة تسجيل الدخول وخيارات النقل وقيود إقامة البيانات وإرشادات الاشتراك قبل دعوة الجميع.
لتسجيل الدخول إلى الشركة، راجع: إعداد تسجيل الدخول الموحد (SSO) لمنتجات OpenAI.
لتسجيل الدخول إلى مساحة عمل ChatGPT Business، راجع: إعداد تسجيل الدخول الموحد لـ ChatGPT Business.
إذا كنت تخطط لمزامنة المستخدمين من موفّر الهوية لديك، فراجع: توفير SCIM وإدارته.
إذا بدا أن مساحة العمل أو سجل الحساب مفقود، فراجع: استكشاف مشكلات تسجيل الدخول الموحد (SSO) والوصول إلى مساحة العمل والتحقق من النطاق، وإصلاح تلك المشكلات.