Общ преглед
Преди да поканите служители, които вече използват ChatGPT, потвърдете кой акаунт ще използват и обяснете изискванията за вход във вашето работно пространство. Обсъдете с тях наличните възможности за миграция, за да разберат какво ще се случи с личното им съдържание, абонаментите и достъпа им.
Проверете съществуващите акаунти, преди да изпратите покани
Попитайте дали служителите вече използват личен акаунт в ChatGPT или акаунт с план Plus или Pro със служебния си имейл адрес. Потвърдете точния имейл адрес, на който ще бъде получена поканата, и фирменото работно пространство, за което е предназначена.
Служителите трябва да приемат поканата и да влязат със същия имейл адрес. Ако създадат заместващ акаунт или използват друг адрес, може да изглежда, че очакваното работно пространство или съществуващата история липсват.
Ако поканата липсва, помолете собственик на работното пространство да провери чакащите покани и да избере Повторно изпращане на поканата, ако тази опция е налична. Поканите, управлявани чрез SCIM, не могат да се изпращат повторно директно. Ако получите неочаквана покана, проверете я с вашия ИТ екип, преди да влезете.
Служителят използва акаунта си, за да влиза в ChatGPT. Работното пространство съдържа неговите чатове, съдържание и настройки. Един акаунт може да има достъп до отделни лични и фирмени работни пространства. Присъединяването към фирмено работно пространство и мигрирането на лично съдържание са отделни действия.
Разберете какво ще виждат служителите
Служителите може да виждат различни опции за вход и първоначално включване в зависимост от поканата, плана на работното пространство и съществуващия си акаунт. Използвайте таблицата по-долу, за да им обясните какво да очакват в своя случай.
| Ситуация | Вход в работното пространство | Какво да очакват |
|---|---|---|
| Поканени са в работно пространство Enterprise или Edu, което отговаря на условията | Единен вход, когато се изисква. | Присъединяват се към фирменото работно пространство; потребителите, които отговарят на условията и имат съществуващо лично работно пространство, може да видят подкана за миграция. |
| Поканени са в работно пространство на ChatGPT Business | Разрешеният метод за вход в работното пространство. | Присъединяват се към работното пространство Business. Служителите могат да запазят личното си работно пространство отделно или да изберат да го слеят с Business; администраторите не могат да изискват сливане или изтриване. |
| Нямат покана за работното пространство или одобрено записване | Текущият метод за вход на служителя. | Личното работно пространство обикновено остава отделно; самото влизане не създава членство в работното пространство. |
Прегледайте настройките за вход и създаване на акаунти
Промяната на имейл адреса на личен акаунт не означава непременно, че предишният му служебен имейл адрес ще стане достъпен за нов акаунт или за създаване на акаунт чрез SCIM. Предишното използване на SSO също може да продължи да влияе върху достъпа след премахването на потвърден домейн. Свържете се с поддръжката на OpenAI, преди да правите промени. Не премахвайте потвърден домейн и не създавайте заместващ акаунт като заобиколно решение.
Когато автоматичното създаване на акаунти е налично за Enterprise или Edu, влизането с потвърден служебен имейл адрес може да задейства същия процес на миграция. При плановете Enterprise автоматичното създаване на акаунти е включено по подразбиране за първото отговарящо на условията работно пространство, създадено в нова организационна среда. Прегледайте тази настройка и подгответе засегнатите служители, преди да свържете потвърден домейн с работното пространство. За настройките по подразбиране и контролите на работното пространство вижте: Управление на организационната среда в администраторската конзола.
Автоматичното създаване на акаунти не възстановява премахнато или деактивирано членство в работното пространство. Ако видите „Не е намерен акаунт в ChatGPT, който отговаря на условията“, помолете собственик или администратор на работното пространство да потвърди правото ви на достъп и да ви покани отново.
При плановете Enterprise автоматичното създаване на акаунти предоставя пълноценни потребителски места в работното пространство съгласно обичайните условия за фактуриране на вашата организация. Потребител, добавен към работното пространство, може да заема място дори ако правата му за достъп при доставчика на удостоверяване на самоличност не му позволяват да влезе. Ако един и същ потвърден домейн е свързан с няколко работни пространства, автоматичното създаване на акаунти може да изпрати на потребителя покани за повече от едно работно пространство. Прегледайте връзките между домейните и работните пространства, както и включените настройки, преди внедряването.
Прегледайте възможностите за миграция и последиците от тях
Изберете как да постъпите с личното съдържание
Преди служителите да мигрират личното си съдържание, обяснете наличните опции за целевото им работно пространство. Потвърдете дали могат да запазят личното си работно пространство отделно, или трябва да преминат през стъпка за миграция. Ако служителите запазят личното си работно пространство отделно, всеки личен абонамент остава активен до прекратяването му. Преди да продължат, обсъдете с тях поддържаното съдържание, изключенията и последиците за достъпа. За подробности вижте опциите за миграция на лично работно пространство.
Ако работно пространство Business премине към Enterprise, самото работно пространство Business не се слива с друго. Въпреки това при първоначалното включване в Enterprise служителят може да получи отделна подкана за миграция на личното си работно пространство.
Когато покана за Enterprise или Edu използва потвърден фирмен домейн, на служител със съществуващо лично работно пространство със същия имейл адрес на акаунта може да се наложи да премине през стъпка за миграция, преди да се присъедини. В зависимост от наличните опции служителят може да слее личното си работно пространство с фирменото, за да копира поддържаното съдържание в него, или да експортира и изтрие личните си данни. Покана, която използва непотвърден или външен домейн, обикновено не задейства миграция.
Прегледайте съдържанието и абонаментите
Чатове и местонахождение на данните: Изискванията за местонахождение на данните може да не позволяват прехвърляне на личните чатове във фирменото работно пространство. Ако прехвърлянето не е възможно, експортирайте важните данни от личното работно пространство, преди да започнете миграцията, и проверете дали изтегленият файл се отваря. В работните пространства на ChatGPT Business или Enterprise не се предлага самостоятелно експортиране на данни. Ако експортирането е неуспешно, спрете и се свържете с поддръжката на OpenAI.
GPT: Мигрираните GPT са частни и не се споделят автоматично с други членове на работното пространство. Ако GPT е бил споделен чрез публична връзка или публикуван в GPT Store, мигрираното му копие трябва да се сподели отново, за да могат другите да го използват. Наличните опции за споделяне зависят от настройките на целевото работно пространство и разрешенията на потребителя.
Абонаменти: Абонамент за Plus или Pro, който се таксува през уеб и отговаря на условията, може да бъде прекратен, а сумата по него — възстановена чрез показаната процедура за миграция. Абонамент, закупен чрез Apple или Google, може да изисква отделно прекратяване.
Лично съдържание: Преди да приемете подкана за миграция, проверете в кой акаунт и кое лично работно пространство се намират засегнатите чатове и GPT. Служителите не могат да избират отделни чатове, проекти или файлове за прехвърляне.
Сайтове: Сайтовете не се прехвърлят при миграция от лично работно пространство към Business или Enterprise.
За пълния списък на поддържаното съдържание и изключенията вижте насоките за миграция на лично работно пространство.
Запознайте се с достъпа след миграция
Миграцията копира поддържаното лично съдържание във фирменото работно пространство и деактивира личното работно пространство. Няма опция за отмяна, която да прехвърли съдържанието от фирменото работно пространство обратно в лично работно пространство. Ако работно пространство Business бъде деактивирано впоследствие, отделна процедура за възстановяване може да активира отново първоначалното лично работно пространство и данните в него. Това не възстановява достъпа до Business и не копира обратно данните за активността в Business.
След миграцията за чатовете и GPT се прилагат правилата за достъп и съхранение на фирменото работно пространство. Ако служител напусне или загуби достъп до работното пространство, може да загуби достъп и до това съдържание.
Планирайте достъпа до личните акаунти
Достъпът до акаунта е важен и след първоначалното включване. Лично работно пространство със служебен имейл не е същото като отделен акаунт с имейл адрес, който принадлежи лично на служителя. Дори работните пространства да останат отделни, достъпът на служителя до този акаунт продължава да зависи от служебния имейл адрес.
За лична употреба препоръчайте отделен акаунт с имейл адрес, който принадлежи лично на служителя и е под негов контрол. Служителите трябва да съхраняват личните си разговори и данни в този акаунт, а не в акаунт, свързан със служебен или корпоративен имейл адрес.
При прекратяване на трудовите правоотношения служителите може да загубят достъп до съответния акаунт или работно пространство и данните в него, ако загубят достъп до служебната си поща или корпоративното работно пространство. Съдържанието от фирменото работно пространство не се прехвърля обратно в лично работно пространство. Обяснете тези последици за достъпа, преди служителите да завършат първоначалното включване или миграцията.
Обяснете на служителите какво да очакват
Преди внедряването уведомете служителите:
На кой имейл адрес ще бъде получена поканата.
Кое фирмено работно пространство да изберат.
Кой начин за влизане да използват, ако работното пространство изисква SSO.
Дали може да се появи подкана за мигриране на лично работно пространство.
С кого да се свържат, преди да вземат решения относно чатове, GPT модели или абонаменти.
Не приемайте, че всеки имейл с покана, срок за доставка или подкана за мигриране може да бъде персонализиран.
Тествайте внедряването с малка група
Когато е приложимо, поканете малка група, включваща служители със съществуващи лични, Plus или Pro акаунти. Преди да поканите всички, проверете поканата, имейла на акаунта, фирменото работно пространство, метода за влизане, възможностите за мигриране, ограниченията за местонахождение на данните и указанията за абонамента.
За фирмено влизане вижте: Настройване на еднократно влизане (SSO) за продуктите на OpenAI.
За влизане в работно пространство в ChatGPT Business вижте: Настройване на еднократно влизане за ChatGPT Business.
Ако планирате да синхронизирате потребители от доставчика си на самоличност, вижте: Осигуряване и управление чрез SCIM.
Ако работно пространство или хронология на акаунт изглеждат липсващи, вижте: Отстраняване на проблеми със SSO, достъпа до работното пространство и потвърждаването на домейна.