Възможно е служител вече да използва ChatGPT със същия имейл адрес, на който фирмата ви планира да изпрати покана. Преди да изпратите поканите, обяснете дали присъединяването към работното пространство може да засегне чатовете, GPT моделите или абонамента на съответния служител.
Проверете съществуващите акаунти, преди да изпратите покани
Попитайте дали служителите вече използват личен, Plus или Pro акаунт в ChatGPT със служебния си имейл адрес. Потвърдете точния имейл адрес, на който ще бъде получена поканата, и фирменото работно пространство, за което е предназначена.
Служителите трябва да приемат поканата и да влязат със същия имейл адрес. Ако създадете заместващ акаунт или използвате друг адрес, очакваното работно пространство или съществуващата хронология може да изглеждат липсващи.
Ако поканата липсва, помолете собственик на работното пространство да провери чакащите покани и да избере Повторно изпращане на поканата, ако тази опция е налична. Управляваните чрез SCIM покани не могат да бъдат изпратени повторно директно. Преди да влезете, проверете всяка неочаквана покана с ИТ екипа си.
Един акаунт в OpenAI може да има отделни лично и фирмено работно пространство. Присъединяването към фирмено работно пространство и мигрирането на лично работно пространство са различни действия.
Разберете какво ще виждат служителите
Поканата, планът на работното пространство и изискванията за влизане определят дали служителят ще запази отделно лично работно пространство, или ще види опция за мигриране.
| Ситуация | Влизане в работното пространство | Очаквано поведение |
|---|---|---|
| Покана за отговарящо на условията работно пространство Enterprise или Edu | Еднократно влизане, когато се изисква. | Присъединяване към фирменото работно пространство; при отговарящ на условията личен акаунт може да се покаже подкана за мигриране. |
| Покана за работно пространство в ChatGPT Business | Разрешеният от работното пространство метод за влизане. | Присъединяване към работното пространство в Business; администраторите не могат да изискват лично работно пространство да бъде обединено или изтрито. |
| Няма покана за работно пространство или одобрено записване | Съществуващият метод за влизане на служителя. | Личното работно пространство обикновено остава отделно; самото влизане не осигурява членство в работното пространство. |
Прегледайте мигрирането на личния акаунт, преди да продължите
Когато за покана за Enterprise или Edu се използва потвърден фирмен домейн, може да се наложи служител със съществуващ личен акаунт със същия имейл да го мигрира, преди да се присъедини. В зависимост от наличните опции служителят може да прехвърли отговарящите на условията чатове и GPT модели във фирменото работно пространство или да експортира и изтрие личните данни. Покана, използваща непотвърден или външен домейн, обикновено не задейства мигриране.
Промяната на имейл адреса на личен акаунт не означава непременно, че предишният му служебен имейл ще стане достъпен за нов акаунт или осигуряване чрез SCIM. Използването на SSO в миналото също може да продължи да влияе върху достъпа след премахването на потвърден домейн. Свържете се с поддръжката на OpenAI, преди да правите промени. Не премахвайте потвърден домейн и не създавайте заместващ акаунт като заобиколно решение.
Когато за Enterprise или Edu е налично автоматично създаване на акаунти, влизането с потвърден фирмен имейл може да задейства същия процес за мигриране. Прегледайте засегнатите акаунти, преди да го активирате.
Автоматичното създаване на акаунти не активира повторно премахнато или деактивирано членство в работно пространство. Ако видите „Не е намерен отговарящ на условията акаунт в ChatGPT“, помолете собственик или администратор на работното пространство да потвърди разрешението ви и да ви покани отново.
Потребител, добавен към работното пространство, може да заема лиценз дори ако достъпът му чрез доставчика на самоличност не позволява влизане. Ако един и същ потвърден домейн е свързан с няколко работни пространства, автоматичното създаване на акаунти може да доведе до покана към повече от едно работно пространство. Прегледайте съпоставянията на домейни и активираните настройки преди внедряването.
Чатове и местонахождение на данните: Изискванията за местонахождение на данните може да възпрепятстват прехвърлянето на лични чатове във фирменото работно пространство. Ако прехвърлянето не е налично, експортирайте важните данни, преди да започнете мигрирането, и потвърдете, че изтегленият файл се отваря. Ако експортирането е неуспешно, спрете и се свържете с поддръжката на OpenAI.
GPT модели: Споделени или публикувани по-рано лични GPT модели, които бъдат преместени във фирменото работно пространство, може да станат видими там. Собственик на работното пространство може да прегледа и промени видимостта им. GPT моделите, които са били частни преди прехвърлянето, остават частни.
Абонаменти: Отговарящ на условията абонамент за Plus или Pro, таксуван през уебсайта, може да бъде прекратен и възстановен чрез показания процес за мигриране. Абонамент, закупен чрез Apple или Google, може да изисква отделно прекратяване.
Хронология на акаунта: Преди да приемете подкана за мигриране, потвърдете кои акаунт, чатове и GPT модели ще бъдат засегнати.
Завършеното мигриране на личен акаунт към Enterprise не може да бъде отменено. Преди да продължите, проверете точния акаунт, наличните възможности и подробностите за абонамента.
След мигрирането чатовете и GPT моделите се управляват от правилата на фирменото работно пространство за достъп и съхранение. Ако служител напусне или загуби достъп до работното пространство, той може да загуби и достъпа до това съдържание.
Администраторите на ChatGPT Business не могат да изискват от някого да обедини или изтрие лично работно пространство. Ако работно пространство в Business премине към Enterprise, самото работно пространство в Business не се обединява; служителят все пак може да получи отделна подкана за мигриране на лично работно пространство.
Обяснете на служителите какво да очакват
Преди внедряването уведомете служителите:
На кой имейл адрес ще бъде получена поканата.
Кое фирмено работно пространство да изберат.
Кой метод за влизане да използват, ако работното пространство изисква SSO.
Дали може да се покаже подкана за мигриране на личен акаунт.
С кого да се свържат, преди да вземат решения за чатове, GPT модели или абонаменти.
Не приемайте, че всяка покана по имейл, срокът за доставянето ѝ или подканата за мигриране могат да бъдат персонализирани.
Тествайте внедряването с малка група
Когато е приложимо, поканете малка група, включваща служители със съществуващи лични, Plus или Pro акаунти. Преди да поканите всички, проверете поканата, имейла на акаунта, фирменото работно пространство, метода за влизане, възможностите за мигриране, ограниченията за местонахождение на данните и указанията за абонамента.
За фирмено влизане вижте: Настройване на еднократно влизане (SSO) за продуктите на OpenAI.
За влизане в работно пространство в ChatGPT Business вижте: Настройване на еднократно влизане за ChatGPT Business.
Ако планирате да синхронизирате потребители от доставчика си на самоличност, вижте: Осигуряване и управление чрез SCIM.
Ако работно пространство или хронология на акаунт изглеждат липсващи, вижте: Отстраняване на проблеми със SSO, достъпа до работното пространство и потвърждаването на домейна.