Преглед

Направете ChatGPT по-практичен и персонализиран със собствен източник на данни от Sharepoint, вече наличен при поискване. Приложението Sharepoint позволява на ChatGPT сигурно да се свързва със SharePoint, за да можете да търсите файлове, да извличате данни на живо и да реферирате към съдържание директно в чата.

За да започнете, намерете приложението SharePoint в директорията с приложения на ChatGPT. В зависимост от типа на вашия план можете да се свържете със SharePoint по два начина:

Достъп до SharePoint с потребителско удостоверяване

Всеки потребител влиза със собствения си акаунт в SharePoint чрез OAuth, което позволява на ChatGPT да използва съдържание от SharePoint, до което този потребител вече има разрешение за достъп. Тази опция за свързване е налична за всички типове планове и е най-подходяща за индивидуален достъп, гъвкаво внедряване и проучване, водено от потребителите.

Приложение SharePoint със синхронизация

В зависимост от плана можете да разрешите синхронизация за приложението SharePoint. Разрешаването на синхронизация позволява съдържанието от SharePoint да бъде индексирано предварително за по-бързо и по-качествено извличане в ChatGPT. Тази опция за свързване е налична за плановете Pro, Business и Enterprise/Edu. Администраторите/собствениците могат допълнително да конфигурират опцията за синхронизация чрез:

• разполагане на синхронизация на SharePoint за всички потребители във вашето работно пространство (само Enterprise/Edu), или

• разрешаване на синхронизация и след това позволяване на отделните потребители да свържат собствения си акаунт в SharePoint чрез OAuth.

И при двата типа връзки администраторите/собствениците могат да управляват достъпа от „Настройки на работното пространство“ → „Приложения“, включително чрез RBAC за контрол на потребителския достъп (само Enterprise/Edu).

Внедрете за вашия екип, когато имате нужда от централизиран контрол

(Само за Enterprise/Edu) Това е най-подходящият вариант, ако организацията ви иска администратор да избира какво съдържание на SharePoint да се синхронизира, да прилага контроли за достъп на ниво работно пространство и да внедри предвидима конфигурация в цялото работно пространство.

Използвайте настройка с потребителско удостоверяване за пилотни програми или внедряване, водено от потребителите

Това е най-подходящият вариант, когато искате отделните потребители да свържат собствения си акаунт в SharePoint и да изпробват средата без централно управляван обхват на синхронизиране.

Ако и двата типа връзка са активирани, изберете и комуникирайте основен модел

И двата технически могат да бъдат активирани едновременно. Ако организацията ви изисква централно избран обхват и по-контролиран модел на внедряване, използвайте управляваното от администратор синхронизиране като основен модел за внедряване и съобщете това ясно на потребителите.

Проведете пилотен тест преди широко внедряване, ако средата ви зависи силно от разрешаване на достъп на база групи или от сложни структури на SharePoint

Ако внедряването ви разчита на разрешаване на права чрез директория, сайтове на SharePoint, свързани с Teams, или сложни модели на наследен достъп, валидирайте поведението с пилотен тест преди широко внедряване.

Научете повече за свързването на ново приложение.

Примерни случаи на употреба и подкани

Комуникация и писане

Създавайте чернови на актуализации, синтезирайте документи или следвайте фирмени указания с помощта на свързани инструменти.

• „Създай актуализация за ръководството, използвайки най-новата информация за проект [x].“

• „Обедини всички документи за [x] в наръчник за нови служители.“

Организация и продуктивност

Организирайте знанията си, откривайте важни документи и повишавайте личната си продуктивност.

• „Намери най-новите презентации за [x].“

• „Намери ми трите най-подходящи документа по [topic].“

Анализ и отчитане

Анализирайте вътрешни и външни данни за конкурентни и пазарни проучвания.

• „Създай паралелно сравнение на моето продуктово предложение с конкурент [x], използвайки нашите вътрешни документи и публични уеб източници.“

• „Идентифицирай възможности в индустрията [x] въз основа на нашите вътрешни документи и публична информация в уеб.“

Научете повече за случаите на употреба и подканите за приложения.

Възможности и разрешения

До какво има достъп

• Поддържани типове файлове: .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx, .csv

Какво може да прави

• Да чете съдържание и метаданни за файлове и папки, до които имате достъп в SharePoint

• Да спазва разрешенията в SharePoint, включително елементите, споделени с вас

Изисквани разрешения (обхват)

Всички типове настройки:

За управлявани от администратор настройки допълнително се изискват следните обхвати:

Известни ограничения

• Максималният поддържан размер на файл е 100 MB на файл

• Съдържание директно от страници на сайтове в SharePoint не се поддържа. За да бъде индексирано и налично в ChatGPT, съдържанието трябва да е в поддържан файлов тип.

• Първоначалната синхронизация може да отнеме време. В по-малки среди съдържанието може да започне да се появява в рамките на часове; в по-големи среди пълната синхронизация може да отнеме повече време.

• По време на частична синхронизация част от по-новото съдържание може вече да е налично, докато по-старо или по-рядко използвано съдържание все още се синхронизира. Някои резултати може да липсват, докато пълната синхронизация не завърши.

• Приложенията със синхронизация са проектирани да работят най-добре за въпроси и отговори и заявки от тип търсене. Производителността може да е по-ограничена при задачи за агрегиране в много голям мащаб или при особено сложен анализ.

• За управлявана от администратор синхронизация достъпът до OneDrive се поддържа само когато администраторът на работното пространство избере синхронизиране на всичко и има необходимите администраторски разрешения за SharePoint. Ако администраторът ръчно избере сайтове и папки по време на настройката, OneDrive не се поддържа в този поток за избор.

• Поддържа се само един екземпляр на управлявана от администратор синхронизация на SharePoint за работно пространство.

• Съществуващите управлявани от администратор връзки към SharePoint може да изискват повторно удостоверяване, преди да станат налични филтрирането по етикети за чувствителност и подобрената поддръжка за разрешения на наследени групи в SharePoint.

• Файлове, защитени с етикети за чувствителност на Microsoft Purview, които налагат шифроване или контрол на достъпа, не се синхронизират от ChatGPT.

Научете повече за администраторските контроли, сигурността и съответствието в приложенията.

Настройка на достъп до SharePoint с удостоверяване от потребителя

Можете да се свържете с приложението SharePoint, като го намерите в директорията с приложения на ChatGPT. Следвайте стъпките, описани в тази статия за свързване на нови приложения.

Настройка на приложението SharePoint със синхронизиране

В зависимост от типа на вашия план има два начина да внедрите приложението SharePoint със синхронизиране за вашия екип:

Внедряване за вашия екип

Само за планове Enterprise/Edu: Администраторите могат да се свържат веднъж за всички потребители в своето работно пространство — отделните потребители не трябва сами да конфигурират нищо. По време на настройката администраторите могат да изберат обхвата на сайтовете или папките за синхронизиране чрез инструмент за избор на обхват, като така гарантират, че е налично само правилното съдържание.

След активиране ChatGPT автоматично ще съпостави потребители, чиито акаунти в SharePoint и ChatGPT споделят едни и същи имейл домейни, като приложи всички предварително съществуващи настройки за контрол на достъпа на базата на роли (RBAC) в SharePoint, за да гарантира сигурността. Всеки член ще вижда и има достъп в ChatGPT само до файловете в SharePoint, до които вече има разрешение за достъп.

Самообслужване

Всеки потребител свързва собствения си акаунт в SharePoint чрез OAuth и може да активира или деактивира синхронизирането по време на настройката на приложението или в Settings → Apps. Администраторите на Business и Enterprise/Edu могат да контролират общата наличност на приложението и синхронизирането от страницата с администраторски настройки, включително RBAC (само за Enterprise/Edu).

Потребителите на ChatGPT Pro, които искат да активират синхронизиране за своите акаунти, трябва да следват опцията за настройка Self-service. Можете да активирате настройката при свързване на приложението или от Settings → Apps след свързването.

Настройка на Enterprise/Edu работно пространство

Опция 1: Разполагане за вашия екип

Администраторите на работно пространство ChatGPT Enterprise трябва да разрешат достъпа до приложението SharePoint в настройките на администраторските приложения на работното си пространство или като щракнат върху иконата на профила си и изберат „Настройки на работното пространство“.

• Щракнете върху Разрешаване на синхронизация. Ще видите избор между Разполагане за вашия екип и Самостоятелна настройка.

• Използвайте Конфигуриране на достъп за RBAC.

• По избор изберете Управление на домейни, за да ограничите свързаните акаунти в SharePoint до одобрен набор от домейни.

• Щракнете върху Разрешаване на синхронизация.

• Изберете Разполагане за вашия екип и изпълнете всички необходими стъпки за OAuth.

Сега можете да изберете обхвата на сайтовете/папките за вашия екип. Преминете през стъпките, за да завършите настройката.

След като настройката завърши, ChatGPT започва да се синхронизира с SharePoint. Първоначалната синхронизация може да отнеме до няколко часа или повече в зависимост от обема данни за синхронизиране.

След като приключи, потребителите могат да задават на ChatGPT въпроси за своите файлове в OneDrive и SharePoint.

Опция 2: Настройка с удостоверяване от потребителя

Администраторите на Enterprise първо трябва да разрешат приложението SharePoint от настройките на администраторските приложения (вижте Опция 1 по-горе), а след това да разрешат синхронизацията.

След това потребителите могат да разрешат синхронизация на SharePoint от своите акаунти. За да я разрешат, потребителите трябва да:

1. Отидат на Настройки > Приложения.

2. Намерят SharePoint в списъка си със свързани приложения. Ако още не сте се свързали, щракнете върху плочката SharePoint и след това върху Свързване.

3. Изберете „Синхронизация“ като тип връзка и щракнете върху Продължи.

4. Завършете настройката на OAuth.

Ако преди сте се свързвали с SharePoint, щракнете върху „Разрешаване на синхронизация“ за записа на SharePoint.

Първоначалната синхронизация може да отнеме до няколко часа в зависимост от обема данни за синхронизиране. След като приключи, потребителите могат да задават на ChatGPT въпроси за своите файлове в OneDrive и SharePoint.

Настройка на работно пространство Business

Администраторите на работно пространство ChatGPT Business трябва да разрешат достъпа до приложението SharePoint в настройките на администраторските приложения на своето работно пространство. След като това бъде разрешено, всеки потребител може да свърже индивидуалния си акаунт, като влезе в SharePoint чрез OAuth поток.

Стъпка 1: Разрешете достъпа до приложението SharePoint в администраторските настройки

Администраторите на ChatGPT могат да отворят настройките на администраторските приложения, като щракнат върху иконата на профила си и изберат „Настройки на работното пространство“.

Под Приложения -> Разрешени се уверете, че SharePoint е разрешен. Този превключвател ще даде на отделните потребители достъп както до приложението SharePoint, така и до приложението SharePoint със синхронизация. Можете да конфигурирате приложението, като щракнете върху менюто с многоточие (...). Изберете Управление на домейни, за да ограничите свързаните акаунти в SharePoint до одобрен набор от домейни.

След като това бъде направено, членовете на вашето работно пространство ще могат да разрешат синхронизация за индивидуалните си акаунти.

Стъпка 2: Потребителят на работното пространство се свързва към SharePoint (OAuth)

В ChatGPT щракнете върху + и More. След това изберете SharePoint и следвайте стъпките за влизане (OAuth).

Като алтернатива можете да отидете в Settings и да изберете Apps. След това изберете Sync и изберете SharePoint, след което завършете потока за влизане.

След като завършите потока за влизане в Sharepoint, синхронизирането ще бъде активирано автоматично.

Стъпка 3: Потребителят активира синхронизирането за Sharepoint

За да активирате синхронизирането на SharePoint:

1. Отидете в Settings > Apps.

2. Намерете SharePoint в списъка си със свързани приложения.

3. Щракнете върху Enable sync.

Първоначалното синхронизиране може да отнеме от няколко минути до няколко часа. След като приключи, потребителите могат да задават на ChatGPT въпроси за своите файлове в OneDrive и SharePoint.

Настройка на ChatGPT Pro

Потребителите на ChatGPT Pro могат да активират достъп до приложението Sharepoint със синхронизиране от Settings > Apps.

За да активирате синхронизирането на SharePoint:

1. Отидете в Settings > Apps

2. Ако преди това не сте се свързвали със SharePoint, намерете плочката на SharePoint и щракнете върху Connect.

3. Ако преди това сте се свързвали със SharePoint, щракнете върху Enable sync.

Първоначалното синхронизиране може да отнеме от няколко минути до няколко часа. След като приключи, потребителите могат да задават на ChatGPT въпроси за своите файлове в OneDrive и SharePoint.

ЧЗВ - Общи

Синхронизирате ли и OneDrive, и SharePoint?

Да. Приложението за синхронизиране работи както с лични файлове в OneDrive, така и със споделени устройства в SharePoint.

Какво се случва, ако не активирам синхронизиране?

Ако не активирате синхронизиране (или като администратор на работно пространство, или в потребителските настройки), приложението пак ще работи за търсене на файлове. Все още можете да правите заявки към вашите сайтове в SharePoint, но данните няма да се индексират непрекъснато за актуална информация. Прочетете повече за

Могат ли администраторите да контролират кой има достъп до приложението със синхронизация?

Да, можете допълнително да конфигурирате достъпа до потребителските настройки с RBAC.

Кога ще се отразят новите или актуализираните файлове?

Новите и актуализираните файлове обикновено се отразяват в рамките на няколко минути до около час.

Спазват ли се разрешенията за файлове от ChatGPT?

Разрешенията за файлове винаги се спазват. Потребителите имат достъп само до собствените си файлове и до файловете, които други са споделили с тях.

Може ли отделен потребител да свърже акаунт в SharePoint от който и да е домейн в режим с потребителско удостоверяване?

Да. За приложението със синхронизиране с потребителско удостоверяване няма ограничения за домейните; потребителите могат да се свържат с всеки акаунт в SharePoint, до който имат достъп.

Преди имах активирано приложение с потребителско удостоверяване за моето Enterprise работно пространство. Как да премина към приложението, управлявано от администратор?

Администраторите могат да преминат плавно, като отидат в Admin settings → Apps → SharePoint → Deploy to team. Това ще добави управляваното от администратор синхронизиране, без незабавно да деактивира приложението с потребителско удостоверяване, като така се избягва прекъсване.

ЧЗВ - Приложение със синхронизиране, управлявано от администратор

Каква е разликата спрямо приложението SharePoint със синхронизиране с потребителско удостоверяване?

Приложението със синхронизиране с потребителско удостоверяване изисква всеки потребител поотделно да се удостовери (OAuth) и да синхронизира собствените си файлове. Администраторите могат да активират SharePoint за организацията, но не могат да го внедрят директно за всички.

Управляваното от администратор приложение със синхронизиране позволява на администратор да се удостовери и да го внедри в цялата организация, така че потребителите да не трябва да извършват индивидуална настройка. След като администраторската настройка и активиране приключат, потребителите могат да започнат да го използват без лична конфигурация на OAuth.

Какво става, ако вече сме настроили приложението с потребителско удостоверяване със синхронизиране?

Администраторите могат да преминат плавно, като отидат в Admin settings → Apps → SharePoint → Deploy to team. Това ще добави управляваното от администратор синхронизиране, без незабавно да деактивира приложението с потребителско удостоверяване със синхронизиране, като така се избягва прекъсване.

След като включа управляваното от администратор приложение със синхронизиране, трябва ли потребителите ръчно да активират приложението в чата си?

Не. След настройване на администраторското синхронизиране потребителите не трябва да се удостоверяват индивидуално. Те могат просто да задават въпроси като „Покажи ми X в SharePoint.“

Поддържа ли управляваното от администратор приложение със синхронизация и достъп до файлове в OneDrive?

Да, но само ако администраторът на работното пространство в ChatGPT избере синхронизиране на всичко в процеса на настройка и е администратор на SharePoint с пълни разрешения за управление на настройки, съдържание и разрешения във всички сайтове и подсайтове в колекция от сайтове на SharePoint.

Ако администраторът на работното пространство избере ръчно сайтове и папки в процеса на настройка на синхронизацията, OneDrive не се поддържа (инструментът за избор на папки от администратора не поддържа избор на OneDrive в този поток за избор.)

Напомняме, че потребителите ще имат достъп само до съдържанието в SharePoint, за което имат разрешение за преглед.

Как ChatGPT знае кои потребители да активира?

Достъпът се основава на строго съвпадение на имейл домейните между SharePoint и ChatGPT. Акаунтът на потребителя в SharePoint трябва да съвпада с имейла на неговия акаунт в ChatGPT.

Какво да кажем за контрол на достъпа, базиран на роли (RBAC)?

Администраторите могат да контролират кои групи имат достъп до SharePoint чрез RBAC. Приложението спазва съществуващите конфигурации на SharePoint RBAC. Ако администратор вече е настроил RBAC, тези настройки се прилагат. Ако не, администраторите могат да конфигурират RBAC по всяко време

Ще продължат ли потребителите да виждат само файловете, за които имат разрешение?

Да. Съществуващите разрешения за файлове в SharePoint се спазват изцяло. Потребителите имат достъп само до файловете, които вече имат право да виждат в SharePoint.

Какво могат да контролират администраторите при настройване на приложението?

Администраторите трябва да са едновременно администратори на SharePoint и администратори на ChatGPT. Те могат да изберат да синхронизират всички файлове или конкретни сайтове и папки. Файловете, управлявани по този начин, ще се показват в ChatGPT като „admin-managed“ под типа връзка.

Могат ли администраторите по-късно да променят какво се синхронизира?

Да. Администраторите могат да актуализират обхвата на синхронизация от настройките на приложението SharePoint. Изберете Limit content , за да промените кое съдържание се синхронизира или за да конфигурирате филтриране по етикети за чувствителност, когато е налично.

Можем ли да използваме както приложението с потребителско удостоверяване, така и управляваното от администратор приложение?

Да. И двете приложения технически могат да бъдат активирани едновременно.

Кога ще се отразят новите или актуализираните файлове?

Новите и актуализираните файлове обикновено се отразяват в рамките на няколко минути до около час.

Мога ли да избера обхвата на синхронизирането, например конкретни папки или файлове?

Да, можете да изберете обхвата на синхронизирането по време на настройката или да го редактирате.

Можем ли да активираме няколко управлявани от администратор приложения SharePoint със синхронизиране в едно и също работно пространство (напр. по едно за всеки tenant/brand)?

Поддържа се само един управляван от администратор екземпляр на SharePoint за работно пространство.

Защо екранът за съгласие на Microsoft показва както делегирани разрешения, така и разрешения за приложение?

По време на миграцията към разрешения за приложение за управлявана от администратор синхронизация на SharePoint Microsoft може да показва както делегирани разрешения, така и разрешения за приложение. Това временно припокриване помага да се запази съществуващото поведение на конектора за SharePoint, като същевременно позволява подобрено покритие и филтриране по етикети за чувствителност. В бъдеще може да премахнем изцяло заявките за делегиран обхват. 

Защо приложението иска Sites.FullControl.All?

Приложението иска Sites.FullControl.All, за да може да извлича разрешенията за документи пълно и точно. Указанията на Microsoft за сканиране на йерархии от разрешения с delta заявки на Microsoft Graph посочват, че приложенията се нуждаят от Sites.FullControl.All, за да обработват правилно разрешенията. При нашите тестове Sites.Read.All можеше да забави актуализациите на контрола на достъпа, което означаваше, че разрешенията за документи невинаги се отразяваха веднага.

Защо приложението иска обхвати на SharePoint?

Тази промяна позволява на приложението да извлича информация за контрол на достъпа и групи за (наследен) сайт на SharePoint.

Защо приложението иска обхвата Sites.Selected?

Обхватът Sites.Selected е строго подмножество на Sites.FullControl.All. Приложението се нуждае от поне един от двата, за да работи правилно. Sites.Selected позволява на организациите и ИТ администраторите допълнително да ограничават достъпа за приложението. Препоръчваме да оставите обхвата наличен.

Забележка: ако администраторът обмисля отмяна на Sites.FullControl.All, уверете се, че избраните сайтове са направени достъпни, като следвате това ръководство на Microsoft, за да гарантирате, че конекторът работи правилно.

OpenAI разреши този обхват за ранен пилотен тест и препоръчва да се свържете с нас, преди да започнете да разчитате на него.

Как се обработват етикетите за чувствителност на Microsoft Purview?

Управляваната от администратор синхронизация на SharePoint може да използва метаданни от етикети за чувствителност на Microsoft Purview, за да изключва избрани етикетирани файлове от синхронизация. Това изисква разрешението SensitivityLabels.Read.All.

Етикетите за чувствителност на Microsoft се обработват според това дали етикетът е конфигуриран да шифрова съдържанието. Етикетът може да бъде само за класификация: Microsoft описва етикетите за чувствителност като метаданни в явен текст, използвани за класифициране на съдържание, и тези етикети сами по себе си не шифроват файла и не променят кой може да го отваря. 

Файлове с етикети за чувствителност само за класификация могат да се синхронизират, ако иначе са в обхват и потребителят има разрешение в SharePoint за достъп до тях. Администраторите могат да изключват от синхронизация файлове с избрани етикети само за класификация, като използват филтъра за етикети за чувствителност.

Ако етикет за чувствителност е конфигуриран с контрол на достъпа, Microsoft прилага шифроване към съдържанието. Microsoft посочва, че шифрованото съдържание може да бъде дешифрирано само от потребители, упълномощени от настройките за шифроване на етикета, и остава шифровано, където и да се намира. Тези защитени файлове не се синхронизират от ChatGPT и се изключват автоматично; администраторите не е необходимо да избират тези етикети във филтъра за етикети за чувствителност.

Преди това настроих управляваното от администратор приложение SharePoint. Как да получа новите функции?

Ако вече сте настроили управлявана от администратор синхронизация на SharePoint, не прекъсвайте връзката и не свързвайте приложението отново. Прекъсването и повторното свързване може да доведе до повторно синхронизиране и индексиране на съдържанието от SharePoint, което може да забави наличността му в ChatGPT.

Вместо това отидете в настройките на приложението SharePoint (от „Настройки на работното пространство“ > „Приложения“) и използвайте подканата за повторно удостоверяване. Повторното удостоверяване запазва съществуващата синхронизация и всяка предишна селекция на съдържание. За да актуализирате селекцията, изберете Ограничаване на съдържанието, за да направите промени, като добавяне на новооткрити сайтове или изключване на съдържание, етикетирано с незащитени етикети за чувствителност (Забележка: защитените етикети за чувствителност винаги се изключват). 

Какво се случва, ако не извърша повторно удостоверяване с допълнителните обхвати на Microsoft?

Съществуващата ви връзка с приложението SharePoint остава активна и съществуващата функционалност продължава без промяна. Няма обаче да можете да използвате функции, които изискват допълнителните обхвати на Microsoft, включително филтриране по етикети за чувствителност и подобрена поддръжка за разрешения на наследени групи в SharePoint.