সংক্ষিপ্ত বিবরণ

যেসব কর্মী ইতিমধ্যে ChatGPT ব্যবহার করেন তাদের আমন্ত্রণ জানানোর আগে, তারা কোন অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করবেন তা নিশ্চিত করুন এবং আপনার ওয়ার্কস্পেসে সাইন ইন করার শর্তগুলো বুঝিয়ে দিন. তাদের সঙ্গে মাইগ্রেশনের যেকোনো পছন্দ পর্যালোচনা করুন, যাতে তারা বুঝতে পারেন তাদের ব্যক্তিগত কনটেন্ট, সাবস্ক্রিপশন এবং অ্যাক্সেসের কী হবে.

আমন্ত্রণ পাঠানোর আগে বিদ্যমান অ্যাকাউন্টগুলো পরীক্ষা করুন

কর্মীরা কোম্পানির ইমেইল ঠিকানা দিয়ে ব্যক্তিগত, Plus বা Pro ChatGPT অ্যাকাউন্ট ইতিমধ্যে ব্যবহার করেন কিনা জিজ্ঞেস করুন. যে নির্দিষ্ট ইমেইল ঠিকানায় আমন্ত্রণ যাচ্ছে এবং যে কোম্পানি ওয়ার্কস্পেসটি উদ্দেশ্য, তা নিশ্চিত করুন.

কর্মীদের সেই একই ইমেইল ঠিকানা দিয়ে আমন্ত্রণ গ্রহণ করে সাইন ইন করা উচিত. প্রতিস্থাপন অ্যাকাউন্ট তৈরি করলে বা ভিন্ন ঠিকানা ব্যবহার করলে প্রত্যাশিত ওয়ার্কস্পেস বা বিদ্যমান ইতিহাস অনুপস্থিত মনে হতে পারে.

কোনো আমন্ত্রণ না থাকলে, কোনো ওয়ার্কস্পেস owner-কে pending আমন্ত্রণগুলো পরীক্ষা করে উপলভ্য থাকলে আবার আমন্ত্রণ পাঠান নির্বাচন করতে বলুন. SCIM-পরিচালিত আমন্ত্রণ সরাসরি আবার পাঠানো যায় না. সাইন ইন করার আগে অপ্রত্যাশিত কোনো আমন্ত্রণ আপনার IT টিমের সঙ্গে যাচাই করুন.

কর্মী ChatGPT-এ সাইন ইন করতে যে জিনিস ব্যবহার করেন সেটিই অ্যাকাউন্ট. ওয়ার্কস্পেসে তাদের চ্যাট, কনটেন্ট ও সেটিংস থাকে. একটি অ্যাকাউন্ট দিয়ে আলাদা ব্যক্তিগত ও কোম্পানি ওয়ার্কস্পেসে অ্যাক্সেস করা যায়. কোম্পানি ওয়ার্কস্পেসে যোগ দেওয়া এবং ব্যক্তিগত কনটেন্ট মাইগ্রেট করা আলাদা কাজ.

কর্মীরা কী দেখবেন তা বুঝুন

আমন্ত্রণ, ওয়ার্কস্পেস প্ল্যান এবং বিদ্যমান অ্যাকাউন্টের ওপর নির্ভর করে কর্মীরা ভিন্ন সাইন-ইন ও অনবোর্ডিং বিকল্প দেখতে পারেন. তাদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য অভিজ্ঞতা ব্যাখ্যা করতে নিচের টেবিলটি ব্যবহার করুন.

সাইন-ইন ও অ্যাকাউন্ট প্রস্তুতকরণের ব্যবস্থা পর্যালোচনা করুন

ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের ইমেইল ঠিকানা পরিবর্তন করলেই যে আগের কর্মক্ষেত্রের ইমেইল ঠিকানাটি নতুন অ্যাকাউন্ট তৈরি বা SCIM-এর মাধ্যমে অ্যাকাউন্ট প্রস্তুত করার জন্য ব্যবহার করা যাবে, এমন নয়. যাচাইকৃত ডোমেইন সরিয়ে দেওয়ার পরও আগের SSO ব্যবহারের প্রভাব প্রবেশাধিকারের ওপর থেকে যেতে পারে. কোনো পরিবর্তন করার আগে OpenAI সহায়তা দলের সঙ্গে যোগাযোগ করুন. সমস্যা এড়ানোর বিকল্প উপায় হিসেবে যাচাইকৃত ডোমেইন সরাবেন না বা তার বদলে নতুন অ্যাকাউন্ট তৈরি করবেন না.

Enterprise বা Edu-তে স্বয়ংক্রিয় অ্যাকাউন্ট তৈরির সুবিধা থাকলে, প্রতিষ্ঠানের যাচাইকৃত ইমেইল দিয়ে সাইন-ইন করার সময় একই স্থানান্তর প্রক্রিয়া শুরু হতে পারে. Enterprise প্ল্যানে নতুন টেন্যান্টে তৈরি প্রথম যোগ্য ওয়ার্কস্পেসের জন্য স্বয়ংক্রিয় অ্যাকাউন্ট তৈরির সুবিধা ডিফল্টভাবে চালু থাকে. ওয়ার্কস্পেসে যাচাইকৃত ডোমেইন যুক্ত করার আগে এই সেটিং পর্যালোচনা করুন এবং যেসব কর্মীর ওপর এর প্রভাব পড়বে, তাঁদের প্রস্তুত করুন. ওয়ার্কস্পেসের ডিফল্ট সেটিং ও নিয়ন্ত্রণব্যবস্থা সম্পর্কে জানতে দেখুন: প্রশাসনিক কনসোলে আপনার টেন্যান্ট পরিচালনা.

স্বয়ংক্রিয় অ্যাকাউন্ট তৈরির মাধ্যমে ওয়ার্কস্পেসের সরিয়ে দেওয়া বা নিষ্ক্রিয় করা সদস্যপদ পুনরায় সক্রিয় হয় না. আপনি যদি “কোনো যোগ্য ChatGPT অ্যাকাউন্ট পাওয়া যায়নি” বার্তাটি দেখেন, তাহলে ওয়ার্কস্পেসের মালিক বা প্রশাসককে আপনার অনুমোদন নিশ্চিত করে আবার আমন্ত্রণ জানাতে বলুন.

Enterprise প্ল্যানে স্বয়ংক্রিয় অ্যাকাউন্ট তৈরির মাধ্যমে আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রচলিত বিলিং শর্ত অনুযায়ী ওয়ার্কস্পেসের পূর্ণাঙ্গ আসন বরাদ্দ করা হয়. ওয়ার্কস্পেসে যুক্ত কোনো ব্যবহারকারীর পরিচয় যাচাই সেবার প্রবেশাধিকার সংক্রান্ত বিধিনিষেধের কারণে তিনি সাইন-ইন করতে না পারলেও, তাঁর জন্য একটি আসন ব্যবহৃত হিসেবে গণ্য হতে পারে. একই যাচাইকৃত ডোমেইন একাধিক ওয়ার্কস্পেসের সঙ্গে যুক্ত থাকলে, স্বয়ংক্রিয় অ্যাকাউন্ট তৈরির প্রক্রিয়ায় ওই ব্যক্তি একাধিক ওয়ার্কস্পেসে আমন্ত্রণ পেতে পারেন. চালু করার আগে ডোমেইনগুলো কোন কোন ওয়ার্কস্পেসের সঙ্গে যুক্ত আছে এবং কোন সেটিংগুলো চালু আছে তা পর্যালোচনা করুন.

মাইগ্রেশনের পছন্দ ও প্রভাব পর্যালোচনা করুন

ব্যক্তিগত কনটেন্ট কীভাবে সামলাবেন তা বেছে নিন

কর্মীরা ব্যক্তিগত কনটেন্ট মাইগ্রেট করার আগে, তাদের গন্তব্য ওয়ার্কস্পেসের জন্য উপলভ্য বিকল্পগুলো ব্যাখ্যা করুন. তারা ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেস আলাদা রাখতে পারবেন নাকি মাইগ্রেশনের ধাপ সম্পন্ন করতে হবে, তা নিশ্চিত করুন. কর্মীরা ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেস আলাদা রাখলে, বাতিল না করা পর্যন্ত যেকোনো ব্যক্তিগত সাবস্ক্রিপশন চলতে থাকবে. তারা এগিয়ে যাওয়ার আগে সমর্থিত কনটেন্ট, বাদ পড়া বিষয় এবং অ্যাক্সেস-সংক্রান্ত প্রভাব তাদের সঙ্গে পর্যালোচনা করুন. বিস্তারিত জানতে দেখুন: ব্যক্তিগত-ওয়ার্কস্পেস মাইগ্রেশন বিকল্প.

কোনো Business ওয়ার্কস্পেস Enterprise-এ আপগ্রেড হলে, Business ওয়ার্কস্পেসটি নিজে মার্জ হয় না. Enterprise অনবোর্ডিংয়ের সময় কোনো কর্মী আলাদা ব্যক্তিগত-ওয়ার্কস্পেস মাইগ্রেশন প্রম্পট পেতে পারেন.

Enterprise বা Edu আমন্ত্রণে যাচাইকৃত কোম্পানি ডোমেইন ব্যবহার করা হলে, একই অ্যাকাউন্ট ইমেইলের অধীনে বিদ্যমান ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেস থাকা কর্মীকে যোগ দেওয়ার আগে মাইগ্রেশনের ধাপ সম্পন্ন করতে হতে পারে. উপলভ্য বিকল্পের ওপর নির্ভর করে, কর্মী সমর্থিত কনটেন্ট কোম্পানির ওয়ার্কস্পেসে কপি করতে নিজের ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেস মার্জ করতে পারেন অথবা ব্যক্তিগত ডাটা এক্সপোর্ট করে মুছে ফেলতে পারেন. যাচাই না করা বা বাহ্যিক ডোমেইন ব্যবহার করা আমন্ত্রণ সাধারণত মাইগ্রেশন শুরু করে না.

কনটেন্ট ও সাবস্ক্রিপশন পর্যালোচনা করুন

• চ্যাট ও ডাটা রেসিডেন্সি: ডাটা রেসিডেন্সির শর্তের কারণে ব্যক্তিগত চ্যাট কোম্পানির ওয়ার্কস্পেসে স্থানান্তর নাও হতে পারে. স্থানান্তর উপলভ্য না হলে, মাইগ্রেশন শুরু করার আগে ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেস থেকে গুরুত্বপূর্ণ ডাটা এক্সপোর্ট করুন এবং ডাউনলোড করা ফাইলটি খোলে কিনা নিশ্চিত করুন. ChatGPT Business বা Enterprise ওয়ার্কস্পেসে সেলফ-সার্ভিস ডাটা এক্সপোর্ট উপলভ্য নয়. এক্সপোর্ট ব্যর্থ হলে, থামুন এবং OpenAI Support-এর সঙ্গে যোগাযোগ করুন.

• GPT: মাইগ্রেট করা GPT ব্যক্তিগত থাকে এবং অন্য ওয়ার্কস্পেস সদস্যদের সঙ্গে স্বয়ংক্রিয়ভাবে শেয়ার হয় না. কোনো GPT আগে পাবলিক লিংকের মাধ্যমে শেয়ার করা হলে বা GPT Store-এ প্রকাশিত হলে, অন্যরা ব্যবহার করতে পারার জন্য এর মাইগ্রেট করা কপিটি আবার শেয়ার করতে হবে. উপলভ্য শেয়ারিং বিকল্প গন্তব্য ওয়ার্কস্পেসের সেটিংস এবং ব্যবহারকারীর অনুমতির ওপর নির্ভর করে.

• সাবস্ক্রিপশন: যোগ্য ওয়েব-বিলড Plus বা Pro সাবস্ক্রিপশন দেখানো মাইগ্রেশন ফ্লোর মাধ্যমে বাতিল ও রিফান্ড করা যেতে পারে. Apple বা Google-এর মাধ্যমে কেনা সাবস্ক্রিপশন আলাদাভাবে বাতিল করতে হতে পারে.

• ব্যক্তিগত কনটেন্ট: মাইগ্রেশন প্রম্পট গ্রহণ করার আগে কোন অ্যাকাউন্ট ও ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেসে প্রভাবিত চ্যাট ও GPT রয়েছে তা নিশ্চিত করুন. কর্মীরা স্থানান্তরের জন্য আলাদা চ্যাট, প্রজেক্ট বা ফাইল নির্বাচন করতে পারবেন না.

• সাইট: ব্যক্তিগত থেকে Business বা ব্যক্তিগত থেকে Enterprise মাইগ্রেশনে সাইট স্থানান্তর হয় না.

সমর্থিত কনটেন্ট ও বাদ পড়া বিষয়ের সম্পূর্ণ তালিকার জন্য দেখুন: ব্যক্তিগত-ওয়ার্কস্পেস মাইগ্রেশন নির্দেশিকা.

মাইগ্রেশনের পর অ্যাক্সেস বুঝুন

মাইগ্রেশন সমর্থিত ব্যক্তিগত কনটেন্ট কোম্পানির ওয়ার্কস্পেসে কপি করে এবং ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেস নিষ্ক্রিয় করে. কোম্পানি-ওয়ার্কস্পেসের কনটেন্ট ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেসে ফিরিয়ে নেওয়ার কোনো undo বিকল্প নেই. কোনো Business ওয়ার্কস্পেস পরে নিষ্ক্রিয় হলে, আলাদা রিকভারি ফ্লো মূল ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেস ও তার ডাটা আবার সক্রিয় করতে পারে. এতে Business অ্যাক্সেস পুনরুদ্ধার হয় না বা Business কার্যকলাপ কপি হয়ে ফিরে আসে না.

মাইগ্রেশনের পর, চ্যাট ও GPT কোম্পানির ওয়ার্কস্পেসের অ্যাক্সেস ও রিটেনশন নীতির অধীন থাকে. কোনো কর্মী চলে গেলে বা ওয়ার্কস্পেসে অ্যাক্সেস হারালে, তিনি সেই কনটেন্টেও অ্যাক্সেস হারাতে পারেন.

ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেসের পরিকল্পনা করুন

অনবোর্ডিংয়ের পরেও অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস গুরুত্বপূর্ণ. কাজের ইমেইলের অধীনে থাকা ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেস, কর্মীর নিজস্ব মালিকানাধীন ইমেইল ঠিকানা ব্যবহার করা আলাদা অ্যাকাউন্টের মতো নয়. ওয়ার্কস্পেস আলাদা রাখলেই সেই অ্যাকাউন্টে কর্মীর অ্যাক্সেস কোম্পানির ইমেইল ঠিকানার ওপর নির্ভরতা থেকে মুক্ত হয় না.

ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য, কর্মীর নিজস্ব মালিকানাধীন ও নিয়ন্ত্রিত ইমেইল ঠিকানাসহ একটি আলাদা অ্যাকাউন্ট ব্যবহারের পরামর্শ দিন. কর্মীদের ব্যক্তিগত কথোপকথন ও ডাটা কাজের বা কর্পোরেট ইমেইল ঠিকানার সঙ্গে যুক্ত অ্যাকাউন্টে না রেখে সেই অ্যাকাউন্টে রাখা উচিত.

চাকরি শেষ হলে, কর্মীরা যদি কোম্পানির ইমেইল অ্যাকাউন্ট বা কর্পোরেট ওয়ার্কস্পেসে অ্যাক্সেস হারান, তাহলে সংশ্লিষ্ট অ্যাকাউন্ট বা ওয়ার্কস্পেস এবং এর ডাটাতেও অ্যাক্সেস হারাতে পারেন. কোম্পানি-ওয়ার্কস্পেসের কনটেন্ট আবার ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেসে ফিরে যায় না. কর্মীরা অনবোর্ডিং বা মাইগ্রেশন সম্পন্ন করার আগে অ্যাক্সেস-সংক্রান্ত এই ফলাফলগুলো ব্যাখ্যা করুন.

কর্মীদের কী আশা করতে হবে তা জানান

রোলআউটের আগে কর্মীদের জানান:

• কোন ইমেল ঠিকানায় আমন্ত্রণ যাবে.

• কোন কোম্পানির ওয়ার্কস্পেস নির্বাচন করতে হবে.

• ওয়ার্কস্পেসে SSO প্রয়োজন হলে কোন সাইন-ইন পদ্ধতি ব্যবহার করতে হবে.

• ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেস মাইগ্রেশন প্রম্পট দেখা যেতে পারে কি না.

• চ্যাট, GPT বা সাবস্ক্রিপশন সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে কার সঙ্গে যোগাযোগ করতে হবে.

প্রতিটি আমন্ত্রণ ইমেল, ডেলিভারির সময় বা মাইগ্রেশন প্রম্পট কাস্টমাইজ করা যাবে ধরে নেবেন না.

ছোট একটি গ্রুপ দিয়ে আপনার রোলআউট পরীক্ষা করুন

প্রাসঙ্গিক হলে বিদ্যমান ব্যক্তিগত, Plus বা Pro অ্যাকাউন্ট থাকা কর্মীদের অন্তর্ভুক্ত করে ছোট একটি গ্রুপকে আমন্ত্রণ জানান. সবাইকে আমন্ত্রণ জানানোর আগে আমন্ত্রণ, অ্যাকাউন্ট ইমেল, কোম্পানি ওয়ার্কস্পেস, সাইন-ইন পদ্ধতি, মাইগ্রেশনের পছন্দ, ডাটা রেসিডেন্সি সীমাবদ্ধতা এবং সাবস্ক্রিপশন নির্দেশনা পরীক্ষা করুন.

কোম্পানি সাইন-ইনের জন্য দেখুন: OpenAI পণ্যের জন্য সিঙ্গল সাইন-অন (SSO) সেটআপ.

ChatGPT Business ওয়ার্কস্পেস সাইন-ইনের জন্য দেখুন: ChatGPT Business-এর জন্য সিঙ্গল সাইন-অন সেটআপ.

আপনি যদি আপনার পরিচয় প্রদানকারী থেকে ব্যবহারকারী সিঙ্ক্রোনাইজ করার পরিকল্পনা করেন, দেখুন: SCIM প্রভিশনিং ও ব্যবস্থাপনা.

ওয়ার্কস্পেস বা অ্যাকাউন্ট ইতিহাস অনুপস্থিত মনে হলে দেখুন: SSO, ওয়ার্কস্পেস অ্যাক্সেস ও ডোমেন যাচাইকরণের সমস্যা সমাধান.