আপনার কোম্পানি যে একই ইমেল ঠিকানায় আমন্ত্রণ পাঠাতে চায়, কোনো কর্মী হয়তো ইতিমধ্যেই সেই ঠিকানা দিয়ে ChatGPT ব্যবহার করছেন. আমন্ত্রণ পাঠানোর আগে ব্যাখ্যা করুন, ওয়ার্কস্পেসে যোগ দিলে ওই ব্যক্তির চ্যাট, GPT বা সাবস্ক্রিপশনের ওপর কোনো প্রভাব পড়তে পারে কি না.

আমন্ত্রণ পাঠানোর আগে বিদ্যমান অ্যাকাউন্টগুলো পরীক্ষা করুন

কর্মীরা তাদের কোম্পানির ইমেল ঠিকানা দিয়ে ইতিমধ্যে কোনো ব্যক্তিগত, Plus বা Pro ChatGPT অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করছেন কি না জিজ্ঞাসা করুন. আমন্ত্রণ পাবে এমন সঠিক ইমেল ঠিকানা এবং উদ্দিষ্ট কোম্পানি ওয়ার্কস্পেস নিশ্চিত করুন.

কর্মীদের আমন্ত্রণ গ্রহণ করে একই ইমেল ঠিকানা দিয়ে সাইন ইন করা উচিত. বিকল্প অ্যাকাউন্ট তৈরি করা বা অন্য ঠিকানা ব্যবহার করলে প্রত্যাশিত ওয়ার্কস্পেস বা বিদ্যমান ইতিহাস অনুপস্থিত বলে মনে হতে পারে.

কোনো আমন্ত্রণ না পাওয়া গেলে, ওয়ার্কস্পেস মালিককে অপেক্ষমাণ আমন্ত্রণগুলো পরীক্ষা করতে এবং যেখানে উপলভ্য, আমন্ত্রণ আবার পাঠান নির্বাচন করতে বলুন. SCIM-পরিচালিত আমন্ত্রণ সরাসরি আবার পাঠানো যায় না. সাইন ইন করার আগে অপ্রত্যাশিত কোনো আমন্ত্রণ আপনার IT টিমের সঙ্গে যাচাই করুন.

একটি OpenAI অ্যাকাউন্টে আলাদা ব্যক্তিগত ও কোম্পানি ওয়ার্কস্পেস থাকতে পারে. কোম্পানির ওয়ার্কস্পেসে যোগ দেওয়া এবং ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেস মাইগ্রেট করা আলাদা কাজ.

কর্মীরা কী দেখবেন তা বুঝুন

কোনো কর্মী আলাদা ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেস রাখবেন নাকি মাইগ্রেশনের পছন্দ দেখবেন, তা আমন্ত্রণ, ওয়ার্কস্পেস প্ল্যান এবং সাইন-ইন প্রয়োজনীয়তার ওপর নির্ভর করে.

চালিয়ে যাওয়ার আগে ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট মাইগ্রেশন পর্যালোচনা করুন

Enterprise বা Edu আমন্ত্রণে যাচাইকৃত কোম্পানি ডোমেন ব্যবহার করা হলে, একই ইমেল থাকা বিদ্যমান ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের কর্মীকে যোগ দেওয়ার আগে অ্যাকাউন্টটি মাইগ্রেট করতে হতে পারে. উপলভ্য বিকল্প অনুযায়ী, কর্মী যোগ্য চ্যাট ও GPT কোম্পানির ওয়ার্কস্পেসে স্থানান্তর করতে পারেন, অথবা ব্যক্তিগত ডাটা এক্সপোর্ট করে মুছে ফেলতে পারেন. যাচাই না করা বা বহিরাগত ডোমেন ব্যবহার করা আমন্ত্রণ সাধারণত মাইগ্রেশন শুরু করে না.

ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের ইমেল ঠিকানা বদলালেই তার আগের কাজের ইমেল নতুন অ্যাকাউন্ট বা SCIM প্রভিশনিংয়ের জন্য উপলভ্য হবে, এমন নয়. আগে SSO ব্যবহার করা হয়ে থাকলে, যাচাইকৃত ডোমেন সরানোর পরও তা অ্যাক্সেসে প্রভাব ফেলতে পারে. পরিবর্তন করার আগে OpenAI Support-এর সঙ্গে যোগাযোগ করুন. ওয়ার্কঅ্যারাউন্ড হিসেবে যাচাইকৃত ডোমেন সরাবেন না বা বিকল্প অ্যাকাউন্ট তৈরি করবেন না.

Enterprise বা Edu-তে স্বয়ংক্রিয় অ্যাকাউন্ট তৈরি উপলভ্য থাকলে, যাচাইকৃত কোম্পানি ইমেল দিয়ে সাইন ইন করলে একই মাইগ্রেশন অভিজ্ঞতা শুরু হতে পারে. এটি চালু করার আগে প্রভাবিত অ্যাকাউন্টগুলো পর্যালোচনা করুন.

স্বয়ংক্রিয় অ্যাকাউন্ট তৈরি সরানো বা নিষ্ক্রিয় করা ওয়ার্কস্পেস সদস্যতা পুনরায় সক্রিয় করে না. আপনি যদি “যোগ্য কোনো ChatGPT অ্যাকাউন্ট পাওয়া যায়নি” দেখেন, আপনার অনুমোদন নিশ্চিত করতে এবং আপনাকে আবার আমন্ত্রণ জানাতে ওয়ার্কস্পেস মালিক বা অ্যাডমিনকে বলুন.

ওয়ার্কস্পেসে যোগ করা কোনো ব্যবহারকারীর পরিচয় প্রদানকারী অ্যাক্সেস সাইন-ইন ঠেকালেও তিনি একটি সিট ব্যবহার করতে পারেন. একই যাচাইকৃত ডোমেন একাধিক ওয়ার্কস্পেসে ম্যাপ করা থাকলে, স্বয়ংক্রিয় অ্যাকাউন্ট তৈরি ব্যক্তিকে একাধিক ওয়ার্কস্পেসে আমন্ত্রণ জানাতে পারে. রোলআউটের আগে ডোমেন ম্যাপিং ও চালু থাকা সেটিংস পর্যালোচনা করুন.

• চ্যাট ও ডাটা রেসিডেন্সি: ডাটা রেসিডেন্সি প্রয়োজনীয়তার কারণে ব্যক্তিগত চ্যাট কোম্পানির ওয়ার্কস্পেসে স্থানান্তর করা সম্ভব নাও হতে পারে. স্থানান্তর উপলভ্য না হলে, মাইগ্রেশন শুরু করার আগে গুরুত্বপূর্ণ ডাটা এক্সপোর্ট করুন এবং ডাউনলোড করা ফাইলটি খোলে কি না নিশ্চিত করুন. এক্সপোর্ট ব্যর্থ হলে, থামুন এবং OpenAI Support-এর সঙ্গে যোগাযোগ করুন.

• GPT: আগে শেয়ার বা প্রকাশ করা ব্যক্তিগত GPT কোম্পানির ওয়ার্কস্পেসে সরলে সেখানে দৃশ্যমান হতে পারে. ওয়ার্কস্পেস মালিক সেগুলোর দৃশ্যমানতা পর্যালোচনা ও আপডেট করতে পারেন. স্থানান্তরের আগে যেসব GPT ব্যক্তিগত ছিল, সেগুলো ব্যক্তিগতই থাকে.

• সাবস্ক্রিপশন: যোগ্য ওয়েব-বিল করা Plus বা Pro সাবস্ক্রিপশন প্রদর্শিত মাইগ্রেশন ফ্লোর মাধ্যমে বাতিল ও রিফান্ড করা হতে পারে. Apple বা Google-এর মাধ্যমে কেনা সাবস্ক্রিপশন আলাদাভাবে বাতিল করতে হতে পারে.

• অ্যাকাউন্ট ইতিহাস: মাইগ্রেশন প্রম্পট গ্রহণ করার আগে কোন অ্যাকাউন্ট, চ্যাট ও GPT প্রভাবিত হবে তা নিশ্চিত করুন.

সম্পন্ন হওয়া ব্যক্তিগত-থেকে-Enterprise অ্যাকাউন্ট মাইগ্রেশন ফিরিয়ে আনা যায় না. এগোনোর আগে সঠিক অ্যাকাউন্ট, উপলভ্য পছন্দ এবং সাবস্ক্রিপশন বিবরণ পরীক্ষা করুন.

মাইগ্রেশনের পরে চ্যাট ও GPT কোম্পানির ওয়ার্কস্পেসের অ্যাক্সেস ও সংরক্ষণ নীতির অধীন থাকবে. কোনো কর্মী চলে গেলে বা ওয়ার্কস্পেস অ্যাক্সেস হারালে, তিনি সেই কনটেন্টের অ্যাক্সেসও হারাতে পারেন.

ChatGPT Business অ্যাডমিনরা কাউকে ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেস মার্জ বা মুছে ফেলতে বাধ্য করতে পারেন না. Business ওয়ার্কস্পেস Enterprise-এ আপগ্রেড হলে Business ওয়ার্কস্পেসটি নিজে মার্জ হয় না; কর্মী এখনও আলাদা ব্যক্তিগত-ওয়ার্কস্পেস মাইগ্রেশন প্রম্পট পেতে পারেন.

কর্মীদের কী আশা করা উচিত তা জানান

রোলআউটের আগে কর্মীদের জানান:

• কোন ইমেল ঠিকানায় আমন্ত্রণ যাবে.

• কোন কোম্পানি ওয়ার্কস্পেস নির্বাচন করতে হবে.

• ওয়ার্কস্পেসে SSO প্রয়োজন হলে কোন সাইন-ইন পদ্ধতি ব্যবহার করতে হবে.

• ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট মাইগ্রেশন প্রম্পট দেখা যেতে পারে কি না.

• চ্যাট, GPT বা সাবস্ক্রিপশন নিয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে কার সঙ্গে যোগাযোগ করতে হবে.

প্রতিটি আমন্ত্রণ ইমেল, ডেলিভারির সময় বা মাইগ্রেশন প্রম্পট কাস্টমাইজ করা যাবে ধরে নেবেন না.

ছোট একটি গ্রুপ দিয়ে আপনার রোলআউট পরীক্ষা করুন

প্রাসঙ্গিক হলে বিদ্যমান ব্যক্তিগত, Plus বা Pro অ্যাকাউন্ট থাকা কর্মীদের অন্তর্ভুক্ত করে ছোট একটি গ্রুপকে আমন্ত্রণ জানান. সবাইকে আমন্ত্রণ জানানোর আগে আমন্ত্রণ, অ্যাকাউন্ট ইমেল, কোম্পানি ওয়ার্কস্পেস, সাইন-ইন পদ্ধতি, মাইগ্রেশনের পছন্দ, ডাটা রেসিডেন্সি সীমাবদ্ধতা এবং সাবস্ক্রিপশন নির্দেশনা পরীক্ষা করুন.

কোম্পানি সাইন-ইনের জন্য দেখুন: OpenAI পণ্যের জন্য সিঙ্গল সাইন-অন (SSO) সেটআপ.

ChatGPT Business ওয়ার্কস্পেস সাইন-ইনের জন্য দেখুন: ChatGPT Business-এর জন্য সিঙ্গল সাইন-অন সেটআপ.

আপনি যদি আপনার পরিচয় প্রদানকারী থেকে ব্যবহারকারী সিঙ্ক্রোনাইজ করার পরিকল্পনা করেন, দেখুন: SCIM প্রভিশনিং ও ব্যবস্থাপনা.

ওয়ার্কস্পেস বা অ্যাকাউন্ট ইতিহাস অনুপস্থিত মনে হলে দেখুন: SSO, ওয়ার্কস্পেস অ্যাক্সেস ও ডোমেন যাচাইকরণের সমস্যা সমাধান.