Visió general
Abans de convidar els empleats que ja utilitzen ChatGPT, confirma quin compte faran servir i explica els requisits per iniciar sessió al teu espai de treball. Repassa amb ells les opcions de migració perquè entenguin què passarà amb el seu contingut personal, les subscripcions i l'accés.
Comprova els comptes existents abans d'enviar invitacions
Pregunta si els empleats ja utilitzen un compte de ChatGPT personal, Plus o Pro amb l'adreça de correu de l'empresa. Confirma l'adreça de correu exacta que rebrà la invitació i l'espai de treball de l'empresa al qual es vol donar accés.
Els empleats han d'acceptar la invitació i iniciar sessió amb aquesta mateixa adreça de correu. Crear un compte de substitució o utilitzar una altra adreça pot fer que sembli que falta l'espai de treball esperat o l'historial existent.
Si falta una invitació, demana a un propietari de l'espai de treball que comprovi les invitacions pendents i seleccioni Torna a enviar la invitació, si l'opció està disponible. Les invitacions gestionades amb SCIM no es poden tornar a enviar directament. Verifica amb l'equip d'informàtica qualsevol invitació inesperada abans d'iniciar sessió.
El compte és el que utilitza un empleat per iniciar sessió a ChatGPT. L'espai de treball conté els seus xats, continguts i configuració. Un mateix compte pot accedir a espais de treball personals i d'empresa separats. Incorporar-se a un espai de treball de l'empresa i migrar el contingut personal són accions independents.
Entén què veuran els empleats
Els empleats poden veure opcions diferents d'inici de sessió i d'incorporació segons la invitació, el pla de l'espai de treball i el compte existent. Utilitza la taula següent per explicar-los el procés que els correspon.
| Situació | Inici de sessió a l'espai de treball | Què cal esperar |
|---|---|---|
| Amb invitació a un espai de treball Enterprise o Edu que compleix els requisits | Inici de sessió únic, quan sigui obligatori. | Incorporació a l'espai de treball de l'empresa; els usuaris que compleixin els requisits i ja tinguin un espai de treball personal poden veure una sol·licitud de migració. |
| Amb invitació a un espai de treball de ChatGPT Business | El mètode d'inici de sessió permès a l'espai de treball. | Incorporació a l'espai de treball Business. Els empleats poden mantenir separat l'espai de treball personal o optar per fusionar-lo amb Business; els administradors no poden exigir-ne la fusió ni l'eliminació. |
| Sense invitació a l'espai de treball ni inscripció aprovada | El mètode d'inici de sessió que ja utilitza l'empleat. | L'espai de treball personal generalment es manté separat; el simple fet d'iniciar sessió no converteix l'usuari en membre de l'espai de treball. |
Revisa l'inici de sessió i l'aprovisionament
Canviar l'adreça de correu d'un compte personal no implica necessàriament que l'adreça de la feina anterior quedi disponible per a un compte nou o per a l'aprovisionament amb SCIM. L'ús previ de SSO també pot continuar afectant l'accés després d'eliminar un domini verificat. Contacta amb el servei d'assistència d'OpenAI abans de fer canvis. No eliminis un domini verificat ni creïs un compte de substitució com a solució alternativa.
Quan la creació automàtica de comptes està disponible a Enterprise o Edu, iniciar sessió amb un correu verificat de l'empresa pot activar el mateix procés de migració. Revisa els comptes afectats abans d'activar-la.
La creació automàtica de comptes no reactiva la pertinença a un espai de treball si s'ha eliminat o desactivat. Si veus el missatge "No s'ha trobat cap compte de ChatGPT que compleixi els requisits", demana a un propietari o administrador de l'espai de treball que confirmi la teva autorització i et torni a convidar.
Un usuari afegit a l'espai de treball pot ocupar una llicència encara que els seus permisos d'accés al proveïdor d'identitat li impedeixin iniciar sessió. Si un mateix domini verificat està associat a diversos espais de treball, la creació automàtica de comptes pot convidar la persona a més d'un espai de treball. Revisa les associacions dels dominis i les opcions activades abans del desplegament.
Revisa les opcions de migració i les seves implicacions
Tria com gestionar el contingut personal
Abans que els empleats migrin el contingut personal, explica les opcions disponibles per al seu espai de treball de destinació. Confirma si poden mantenir separat l'espai de treball personal o si han de completar un pas de migració. Si els empleats mantenen separat l'espai de treball personal, qualsevol subscripció personal continua activa fins que es cancel·la. Repassa amb ells el contingut admès, les exclusions i les implicacions per a l'accés abans que continuïn. Per a més informació, consulta les opcions de migració d'espais de treball personals.
Si un espai de treball Business passa a Enterprise, l'espai de treball Business en si no es fusiona. Tot i així, un empleat pot rebre una sol·licitud independent per migrar el seu espai de treball personal durant la incorporació a Enterprise.
Quan una invitació a Enterprise o Edu utilitza un domini verificat de l'empresa, un empleat que ja té un espai de treball personal amb el mateix correu del compte pot haver de completar un pas de migració abans d'incorporar-s'hi. Segons les opcions disponibles, l'empleat pot fusionar el seu espai de treball personal per copiar el contingut admès a l'espai de treball de l'empresa, o bé exportar i eliminar les seves dades personals. Una invitació que utilitza un domini no verificat o extern generalment no activa la migració.
Revisa el contingut i les subscripcions
Xats i ubicació de les dades: els requisits d'ubicació de les dades poden impedir que els xats personals es transfereixin a l'espai de treball de l'empresa. Si la transferència no està disponible, exporta les dades importants de l'espai de treball personal abans d'iniciar la migració i comprova que el fitxer descarregat s'obre. L'exportació de dades per part de l'usuari no està disponible als espais de treball de ChatGPT Business o Enterprise. Si l'exportació falla, atura el procés i contacta amb el servei d'assistència d'OpenAI.
GPT: els GPT migrats són privats i no es comparteixen automàticament amb els altres membres de l'espai de treball. Si un GPT s'havia compartit mitjançant un enllaç públic o publicat a la GPT Store, cal tornar a compartir-ne la còpia migrada perquè altres persones el puguin utilitzar. Les opcions per compartir disponibles depenen de la configuració de l'espai de treball de destinació i dels permisos de l'usuari.
Subscripcions: el procés de migració que es mostra pot permetre cancel·lar una subscripció Plus o Pro facturada a través del web i rebre'n un reemborsament, si compleix els requisits. Una subscripció adquirida a través d'Apple o Google pot requerir una cancel·lació per separat.
Contingut personal: abans d'acceptar una sol·licitud de migració, confirma quin compte i quin espai de treball personal contenen els xats i els GPT afectats. Els empleats no poden seleccionar xats, projectes o fitxers individuals per transferir-los.
Llocs: els Llocs no es transfereixen en les migracions d'un espai personal a Business o Enterprise.
Per veure la llista completa del contingut admès i de les exclusions, consulta la guia de migració d'espais de treball personals.
Entén com funciona l'accés després de la migració
La migració copia el contingut personal admès a l'espai de treball de l'empresa i desactiva l'espai de treball personal. No hi ha cap opció per desfer la migració que torni a transferir el contingut de l'espai de treball de l'empresa a un espai de treball personal. Si més endavant es desactiva un espai de treball Business, un procés de recuperació independent pot reactivar l'espai de treball personal original i les seves dades. Això no restableix l'accés a Business ni copia l'activitat de Business a l'espai personal.
Després de la migració, els xats i els GPT queden subjectes a les polítiques d'accés i de conservació de l'espai de treball de l'empresa. Si un empleat deixa l'empresa o perd l'accés a l'espai de treball, també pot perdre l'accés a aquest contingut.
Planifica l'accés als comptes personals
L'accés al compte també és important després de la incorporació. Un espai de treball personal associat a un correu de la feina no és el mateix que un compte independent amb una adreça de correu que pertany personalment a l'empleat. Encara que els espais de treball es mantinguin separats, l'accés de l'empleat a aquest compte continua depenent de l'adreça de correu de l'empresa.
Per a l'ús personal, recomana un compte independent amb una adreça de correu que pertanyi a l'empleat i que ell mateix controli. Els empleats haurien de desar les converses i les dades personals en aquest compte, en lloc d'un compte vinculat a una adreça de correu de la feina o corporativa.
Quan s'acaba la relació laboral, els empleats poden perdre l'accés al compte o a l'espai de treball afectat i a les seves dades si perden l'accés al correu de l'empresa o a l'espai de treball corporatiu. El contingut de l'espai de treball de l'empresa no es torna a transferir a un espai de treball personal. Explica aquestes conseqüències sobre l'accés abans que els empleats completin la incorporació o la migració.
Expliqueu als empleats què poden esperar
Abans del desplegament, informeu els empleats sobre:
Quina adreça electrònica rebrà la invitació.
Quin espai de treball de l'empresa han de seleccionar.
Quin mètode d'inici de sessió han d'utilitzar si l'espai de treball requereix SSO.
Si pot aparèixer una opció de migració de l'espai de treball personal.
Amb qui han de contactar abans de prendre decisions sobre els xats, els GPT o les subscripcions.
No pressuposeu que es poden personalitzar tots els correus d'invitació, els terminis de lliurament o les opcions de migració.
Proveu el desplegament amb un grup reduït
Quan sigui pertinent, convideu un grup reduït que inclogui empleats amb comptes personals, Plus o ChatGPT Pro existents. Abans de convidar tothom, comproveu la invitació, l'adreça electrònica del compte, l'espai de treball de l'empresa, el mètode d'inici de sessió, les opcions de migració, les restriccions d'ubicació de les dades i les indicacions sobre subscripcions.
Per a l'inici de sessió de l'empresa, consulteu: Configuració de l'inici de sessió únic (SSO) per als productes d'OpenAI.
Per iniciar la sessió en un espai de treball de ChatGPT Business, consulteu: Configuració de l'inici de sessió únic per a ChatGPT Business.
Si teniu previst sincronitzar usuaris des del proveïdor d'identitat, consulteu: Aprovisionament i gestió mitjançant SCIM.
Si sembla que falta un espai de treball o l'historial del compte, consulteu: Resolució de problemes amb l'SSO, l'accés a l'espai de treball i la verificació de dominis.