Přehled
Než pozvete zaměstnance, kteří už používají ChatGPT, ověřte, který účet budou používat, a vysvětlete jim požadavky na přihlášení do vašeho pracovního prostoru. Projděte s nimi možnosti migrace, aby věděli, co se stane s jejich osobním obsahem, předplatným a přístupem.
Před odesláním pozvánek zkontrolujte existující účty
Zeptejte se zaměstnanců, zda už pod svou firemní e-mailovou adresou používají osobní účet ChatGPT nebo účet s předplatným Plus či Pro. Ověřte přesnou e-mailovou adresu příjemce pozvánky i zamýšlený firemní pracovní prostor.
Zaměstnanci by měli přijmout pozvánku a přihlásit se pomocí téže e-mailové adresy. Pokud si vytvoří náhradní účet nebo použijí jinou adresu, může se zdát, že očekávaný pracovní prostor nebo dosavadní historie chybí.
Pokud pozvánka nedorazila, požádejte vlastníka pracovního prostoru, aby zkontroloval nevyřízené pozvánky a vybral možnost Znovu odeslat pozvánku, je-li dostupná. Pozvánky spravované přes SCIM nelze přímo znovu odeslat. Každou nečekanou pozvánku si před přihlášením ověřte u svého IT týmu.
Účet slouží zaměstnanci k přihlášení do ChatGPT. Pracovní prostor obsahuje jeho chaty, obsah a nastavení. Z jednoho účtu lze přistupovat k odděleným osobním a firemním pracovním prostorům. Připojení k firemnímu pracovnímu prostoru a migrace osobního obsahu jsou samostatné akce.
Seznamte se s tím, co zaměstnanci uvidí
Zaměstnancům se mohou zobrazit různé možnosti přihlášení a úvodního nastavení podle jejich pozvánky, tarifu pracovního prostoru a existujícího účtu. Pomocí následující tabulky jim vysvětlete, jaký postup je čeká.
| Situace | Přihlášení do pracovního prostoru | Co očekávat |
|---|---|---|
| Pozvání do způsobilého pracovního prostoru Enterprise nebo Edu | Jednotné přihlašování, pokud je vyžadováno. | Připojení k firemnímu pracovnímu prostoru; způsobilým uživatelům s existujícím osobním pracovním prostorem se může zobrazit výzva k migraci. |
| Pozvání do pracovního prostoru ChatGPT Business | Způsob přihlášení povolený v daném pracovním prostoru. | Připojení k pracovnímu prostoru Business. Zaměstnanci si mohou ponechat osobní pracovní prostor odděleně nebo ho sloučit s Business; správci nemohou sloučení ani smazání vyžadovat. |
| Bez pozvánky do pracovního prostoru nebo schválené registrace | Dosavadní způsob přihlášení zaměstnance. | Osobní pracovní prostor zpravidla zůstává oddělený; samotné přihlášení nevytváří členství v pracovním prostoru. |
Zkontrolujte přihlašování a zřizování účtů
Změna e-mailové adresy osobního účtu nemusí uvolnit jeho původní pracovní e-mail pro nový účet nebo zřizování účtů přes SCIM. Předchozí používání SSO může nadále ovlivňovat přístup i po odebrání ověřené domény. Před provedením změn kontaktujte podporu OpenAI. Nesnažte se problém obejít odebráním ověřené domény nebo vytvořením náhradního účtu.
Pokud je pro Enterprise nebo Edu dostupné automatické vytváření účtů, může přihlášení pomocí ověřeného firemního e-mailu spustit stejný postup migrace. Než tuto funkci zapnete, zkontrolujte dotčené účty.
Automatické vytváření účtů neobnovuje odebrané ani deaktivované členství v pracovním prostoru. Pokud se zobrazí zpráva „Nebyl nalezen žádný způsobilý účet ChatGPT“, požádejte vlastníka nebo správce pracovního prostoru, aby ověřil vaše oprávnění a znovu vás pozval.
Uživatel přidaný do pracovního prostoru může zabírat místo, i když mu nastavení přístupu u poskytovatele identity brání v přihlášení. Pokud je stejná ověřená doména přiřazena k více pracovním prostorům, může automatické vytváření účtů pozvat danou osobu do více než jednoho pracovního prostoru. Před nasazením zkontrolujte přiřazení domén a zapnutá nastavení.
Projděte si možnosti migrace a jejich důsledky
Zvolte, jak naložit s osobním obsahem
Než zaměstnanci zahájí migraci osobního obsahu, vysvětlete jim možnosti dostupné pro jejich cílový pracovní prostor. Ověřte, zda si mohou ponechat osobní pracovní prostor odděleně, nebo zda musí projít krokem migrace. Pokud si zaměstnanci ponechají osobní pracovní prostor odděleně, jejich případné osobní předplatné bude pokračovat, dokud ho nezruší. Než budou pokračovat, projděte s nimi, který obsah je podporován, který je vyloučen a jaké to bude mít důsledky pro přístup. Podrobnosti najdete v možnostech migrace osobního pracovního prostoru.
Pokud pracovní prostor Business přejde na Enterprise, samotný pracovní prostor Business se neslučuje. Zaměstnanec ale může během úvodního nastavení Enterprise obdržet samostatnou výzvu k migraci osobního pracovního prostoru.
Pokud pozvánka do Enterprise nebo Edu používá ověřenou firemní doménu, může zaměstnanec s existujícím osobním pracovním prostorem pod stejným e-mailem účtu muset před připojením projít krokem migrace. Podle dostupných možností může zaměstnanec sloučit svůj osobní pracovní prostor s firemním, a tím do něj zkopírovat podporovaný obsah, nebo svá osobní data exportovat a smazat. Pozvánka využívající neověřenou nebo externí doménu migraci zpravidla nespouští.
Zkontrolujte obsah a předplatné
Chaty a datová rezidence: Požadavky na datovou rezidenci mohou bránit přenosu osobních chatů do firemního pracovního prostoru. Pokud přenos není dostupný, před zahájením migrace exportujte důležitá data z osobního pracovního prostoru a ověřte, že lze stažený soubor otevřít. V pracovních prostorech ChatGPT Business ani Enterprise není samoobslužný export dat dostupný. Pokud se export nezdaří, nepokračujte a kontaktujte podporu OpenAI.
Asistenti GPT: Migrovaní asistenti GPT jsou soukromí a nejsou automaticky sdíleni s ostatními členy pracovního prostoru. Pokud byl asistent GPT dříve sdílen prostřednictvím veřejného odkazu nebo publikován v GPT Store, je nutné jeho migrovanou kopii znovu sdílet, aby ji ostatní mohli používat. Dostupné možnosti sdílení závisí na nastavení cílového pracovního prostoru a oprávněních uživatele.
Předplatné: Předplatné Plus nebo Pro účtované přes web může být v rámci zobrazeného postupu migrace zrušeno a platba za něj vrácena, pokud splňuje příslušné podmínky. Předplatné zakoupené prostřednictvím Apple nebo Google může být nutné zrušit samostatně.
Osobní obsah: Než potvrdíte výzvu k migraci, ověřte, ve kterém účtu a osobním pracovním prostoru se nacházejí dotčené chaty a asistenti GPT. Zaměstnanci nemohou vybírat jednotlivé chaty, projekty ani soubory k přenosu.
Weby: Weby se při migraci z osobního pracovního prostoru do Business ani Enterprise nepřenášejí.
Úplný seznam podporovaného i vyloučeného obsahu najdete v pokynech k migraci osobního pracovního prostoru.
Seznamte se s přístupem po migraci
Migrace zkopíruje podporovaný osobní obsah do firemního pracovního prostoru a deaktivuje osobní pracovní prostor. Migraci nelze vrátit zpět tak, aby se obsah firemního pracovního prostoru přesunul zpět do osobního pracovního prostoru. Pokud bude pracovní prostor Business později deaktivován, lze původní osobní pracovní prostor a jeho data znovu aktivovat samostatným postupem obnovy. Tím se neobnoví přístup k Business ani se zpět nezkopíruje aktivita z Business.
Po migraci se na chaty a asistenty GPT vztahují zásady přístupu a uchovávání dat firemního pracovního prostoru. Pokud zaměstnanec odejde nebo ztratí přístup k pracovnímu prostoru, může ztratit i přístup k tomuto obsahu.
Myslete na přístup k osobnímu účtu
Přístup k účtu je důležitý i po dokončení úvodního nastavení. Osobní pracovní prostor vedený pod pracovním e-mailem není totéž jako samostatný účet s e-mailovou adresou, kterou zaměstnanec osobně vlastní. I když pracovní prostory zůstanou oddělené, přístup zaměstnance k danému účtu bude nadále záviset na firemní e-mailové adrese.
Pro osobní použití doporučte samostatný účet s e-mailovou adresou, kterou zaměstnanec osobně vlastní a spravuje. Zaměstnanci by měli své osobní konverzace a data uchovávat v tomto účtu, nikoli v účtu propojeném s pracovním nebo firemním e-mailem.
Po skončení pracovního poměru mohou zaměstnanci ztratit přístup k danému účtu nebo pracovnímu prostoru a jeho datům, pokud přijdou o přístup ke svému firemnímu e-mailovému účtu nebo firemnímu pracovnímu prostoru. Obsah firemního pracovního prostoru se nepřesouvá zpět do osobního pracovního prostoru. Vysvětlete tyto důsledky pro přístup dříve, než zaměstnanci dokončí úvodní nastavení nebo migraci.
Informujte zaměstnance, co mohou očekávat
Před spuštěním zaměstnancům sdělte:
Na kterou e-mailovou adresu přijde pozvánka.
Který firemní pracovní prostor mají vybrat.
Který způsob přihlášení mají použít, pokud pracovní prostor vyžaduje SSO.
Zda se může zobrazit výzva k migraci osobního pracovního prostoru.
Koho mají kontaktovat, než učiní rozhodnutí ohledně chatů, GPT nebo předplatných.
Nepředpokládejte, že lze přizpůsobit každý e-mail s pozvánkou, dobu jeho doručení nebo výzvu k migraci.
Otestujte nasazení s malou skupinou
Pokud je to relevantní, pozvěte malou skupinu zahrnující zaměstnance se stávajícími osobními účty nebo účty Plus či Pro. Než pozvete všechny, zkontrolujte pozvánku, e-mail účtu, firemní pracovní prostor, metodu přihlášení, možnosti migrace, omezení datové rezidence a pokyny k předplatnému.
Informace o firemním přihlašování najdete v článku: Nastavení jednotného přihlašování (SSO) pro produkty OpenAI.
Informace o přihlašování k pracovnímu prostoru ChatGPT Business najdete v článku: Nastavení jednotného přihlašování pro ChatGPT Business.
Pokud plánujete synchronizovat uživatele od svého poskytovatele identity, přečtěte si článek: Zřizování a správa pomocí SCIM.
Pokud se pracovní prostor nebo historie účtu nezobrazuje, přečtěte si článek: Řešení potíží se SSO, přístupem k pracovnímu prostoru a ověřením domény.