Zaměstnanec už může ChatGPT používat se stejnou e-mailovou adresou, na kterou mu vaše společnost plánuje poslat pozvánku. Před odesláním pozvánek vysvětlete, zda může připojení k pracovnímu prostoru ovlivnit chaty, GPT nebo předplatné dané osoby.

Před odesláním pozvánek zkontrolujte stávající účty

Zjistěte, zda už zaměstnanci používají osobní účet ChatGPT nebo účet Plus či Pro se svou firemní e-mailovou adresou. Ověřte přesnou e-mailovou adresu, na kterou bude pozvánka doručena, a správný firemní pracovní prostor.

Zaměstnanci by měli pozvánku přijmout a přihlásit se pomocí stejné e-mailové adresy. Pokud si vytvoří náhradní účet nebo použijí jinou adresu, očekávaný pracovní prostor nebo stávající historie se nemusí zobrazit.

Pokud pozvánka chybí, požádejte vlastníka pracovního prostoru, aby zkontroloval čekající pozvánky a vybral možnost Znovu odeslat pozvánku, pokud je dostupná. Pozvánky spravované přes SCIM nelze znovu odeslat přímo. Než se přihlásíte prostřednictvím neočekávané pozvánky, ověřte ji u svého IT týmu.

Jeden účet OpenAI může mít samostatný osobní a firemní pracovní prostor. Připojení k firemnímu pracovnímu prostoru a migrace osobního pracovního prostoru jsou dvě různé akce.

Zjistěte, co se zaměstnancům zobrazí

Pozvánka, tarif pracovního prostoru a požadavky na přihlášení určují, zda zaměstnanci zůstane samostatný osobní pracovní prostor, nebo se mu zobrazí možnost migrace.

Než budete pokračovat, seznamte se s migrací osobního účtu

Pokud pozvánka do Enterprise nebo Edu používá ověřenou firemní doménu, zaměstnanec se stávajícím osobním účtem pod stejným e-mailem možná bude muset tento účet před připojením migrovat. V závislosti na dostupných možnostech může zaměstnanec převést způsobilé chaty a GPT do firemního pracovního prostoru, nebo exportovat a odstranit osobní data. Pozvánka využívající neověřenou nebo externí doménu migraci zpravidla nespustí.

Změna e-mailové adresy osobního účtu nemusí nutně uvolnit jeho předchozí pracovní e-mail pro nový účet nebo zřízení přes SCIM. Předchozí používání SSO může přístup ovlivňovat i po odebrání ověřené domény. Před provedením změn kontaktujte podporu OpenAI. Neodstraňujte ověřenou doménu ani si jako náhradní řešení nevytvářejte nový účet.

Pokud je pro Enterprise nebo Edu dostupné automatické vytváření účtů, může přihlášení pomocí ověřeného firemního e-mailu spustit stejný proces migrace. Před zapnutím této funkce zkontrolujte dotčené účty.

Automatické vytvoření účtu neobnoví odebrané ani deaktivované členství v pracovním prostoru. Pokud se zobrazí zpráva „Nebyl nalezen žádný způsobilý účet ChatGPT“, požádejte vlastníka nebo správce pracovního prostoru, aby potvrdil vaše oprávnění a znovu vás pozval.

Uživatel přidaný do pracovního prostoru může zabírat licenci, i když mu přístup přes poskytovatele identity brání v přihlášení. Pokud je stejná ověřená doména přiřazena k více pracovním prostorům, může automatické vytváření účtů danou osobu pozvat do více než jednoho z nich. Před nasazením zkontrolujte přiřazení domén a zapnutá nastavení.

• Chaty a datová rezidence: Požadavky na datovou rezidenci mohou znemožnit převod osobních chatů do firemního pracovního prostoru. Pokud převod není dostupný, před zahájením migrace exportujte důležitá data a ověřte, že lze stažený soubor otevřít. Pokud se export nezdaří, přerušte postup a kontaktujte podporu OpenAI.

• GPT: Dříve sdílená nebo publikovaná osobní GPT, která se přesunou do firemního pracovního prostoru, v něm mohou být viditelná. Vlastník pracovního prostoru může zkontrolovat a upravit jejich viditelnost. GPT, která byla před převodem soukromá, zůstanou soukromá.

• Předplatná: Způsobilé předplatné Plus nebo Pro účtované přes web může být prostřednictvím zobrazeného procesu migrace zrušeno a refundováno. Předplatné zakoupené přes Apple nebo Google může být nutné zrušit samostatně.

• Historie účtu: Než přijmete migrační prompt, ověřte, kterého účtu, chatů a GPT se migrace týká.

Dokončenou migraci osobního účtu do Enterprise nelze vrátit zpět. Než budete pokračovat, zkontrolujte přesný účet, dostupné možnosti a údaje o předplatném.

Po migraci se na chaty a GPT vztahují zásady firemního pracovního prostoru pro přístup a uchovávání dat. Pokud zaměstnanec odejde nebo ztratí přístup k pracovnímu prostoru, může ztratit i přístup k tomuto obsahu.

Správci ChatGPT Business nemohou vyžadovat, aby někdo sloučil nebo odstranil svůj osobní pracovní prostor. Pokud pracovní prostor Business přejde na Enterprise, samotný pracovní prostor Business se nesloučí; zaměstnanec přesto může obdržet samostatný prompt k migraci osobního pracovního prostoru.

Sdělte zaměstnancům, co mohou očekávat

Před nasazením zaměstnancům sdělte:

• Na kterou e-mailovou adresu bude pozvánka doručena.

• Který firemní pracovní prostor mají vybrat.

• Jakou metodu přihlášení mají použít, pokud pracovní prostor vyžaduje SSO.

• Zda se může zobrazit prompt k migraci osobního účtu.

• Koho mají kontaktovat, než se rozhodnou, co udělat s chaty, GPT nebo předplatnými.

Nepředpokládejte, že lze přizpůsobit každý e-mail s pozvánkou, dobu doručení nebo migrační prompt.

Otestujte nasazení s malou skupinou

Pokud je to relevantní, pozvěte malou skupinu zahrnující zaměstnance se stávajícími osobními účty nebo účty Plus či Pro. Než pozvete všechny, zkontrolujte pozvánku, e-mail účtu, firemní pracovní prostor, metodu přihlášení, možnosti migrace, omezení datové rezidence a pokyny k předplatnému.

Informace o firemním přihlašování najdete v článku: Nastavení jednotného přihlašování (SSO) pro produkty OpenAI.

Informace o přihlašování k pracovnímu prostoru ChatGPT Business najdete v článku: Nastavení jednotného přihlašování pro ChatGPT Business.

Pokud plánujete synchronizovat uživatele od svého poskytovatele identity, přečtěte si článek: Zřizování a správa pomocí SCIM.

Pokud se pracovní prostor nebo historie účtu nezobrazuje, přečtěte si článek: Řešení potíží se SSO, přístupem k pracovnímu prostoru a ověřením domény.