En medarbejder bruger måske allerede ChatGPT med den mailadresse, som virksomheden vil sende en invitation til. Før I sender invitationer, skal I forklare, om det kan påvirke personens chats, GPT'er eller abonnement at blive en del af arbejdsområdet.

Kontrollér eksisterende konti, før I sender invitationer

Spørg, om medarbejderne allerede bruger en personlig ChatGPT-konto eller en Plus- eller Pro-konto med deres arbejdsmailadresse. Bekræft den præcise mailadresse, som modtager invitationen, og det tilsigtede virksomhedsarbejdsområde.

Medarbejderne skal acceptere invitationen og logge ind med den samme mailadresse. Hvis man opretter en erstatningskonto eller bruger en anden adresse, kan det se ud, som om det forventede arbejdsområde eller den eksisterende historik mangler.

Hvis en invitation mangler, skal en ejer af arbejdsområdet kontrollere afventende invitationer og vælge Send invitation igen, hvis muligheden er tilgængelig. SCIM-administrerede invitationer kan ikke sendes igen direkte. Få jeres it-team til at bekræfte enhver uventet invitation, før I logger ind.

Én OpenAI-konto kan have separate personlige arbejdsområder og virksomhedsarbejdsområder. Det er to forskellige handlinger at blive en del af et virksomhedsarbejdsområde og at migrere et personligt arbejdsområde.

Forstå, hvad medarbejderne får vist

Invitationen, abonnementet for arbejdsområdet og kravene til login afgør, om medarbejderen beholder et separat personligt arbejdsområde eller får mulighed for at migrere.

Gennemgå migrering af personlige konti, før I fortsætter

Når en invitation til Enterprise eller Edu bruger et bekræftet virksomhedsdomæne, skal en medarbejder med en eksisterende personlig konto under samme mailadresse muligvis migrere kontoen, før vedkommende kan blive en del af arbejdsområdet. Afhængigt af de tilgængelige muligheder kan medarbejderen overføre kvalificerede chats og GPT'er til virksomhedsarbejdsområdet eller eksportere og slette personlige data. En invitation, der bruger et ubekræftet eller eksternt domæne, udløser normalt ikke migrering.

Hvis mailadressen på en personlig konto ændres, betyder det ikke nødvendigvis, at den tidligere arbejdsmailadresse bliver tilgængelig for en ny konto eller SCIM-klargøring. Tidligere brug af SSO kan også fortsat påvirke adgangen, efter at et bekræftet domæne er blevet fjernet. Kontakt OpenAI Support, før I foretager ændringer. Fjern ikke et bekræftet domæne, og opret ikke en erstatningskonto som en alternativ løsning.

Hvis automatisk kontooprettelse er tilgængelig for Enterprise eller Edu, kan login med en bekræftet arbejdsmail udløse den samme migreringsoplevelse. Gennemgå de berørte konti, før funktionen aktiveres.

Automatisk kontooprettelse genaktiverer ikke et fjernet eller deaktiveret medlemskab af et arbejdsområde. Hvis du ser »Der blev ikke fundet en kvalificeret ChatGPT-konto«, skal du bede en ejer eller administrator af arbejdsområdet om at bekræfte din godkendelse og invitere dig igen.

En bruger, der er føjet til arbejdsområdet, kan optage en licens, selvom adgangen via identitetsudbyderen forhindrer login. Hvis det samme bekræftede domæne er knyttet til flere arbejdsområder, kan automatisk kontooprettelse medføre, at personen inviteres til mere end ét arbejdsområde. Gennemgå domænetilknytninger og aktiverede indstillinger før udrulningen.

• Chats og dataresidens: Krav til dataresidens kan forhindre, at personlige chats overføres til virksomhedsarbejdsområdet. Hvis overførsel ikke er tilgængelig, skal vigtige data eksporteres, før migreringen påbegyndes. Kontrollér også, at den downloadede fil kan åbnes. Hvis eksporten mislykkes, skal I stoppe og kontakte OpenAI Support.

• GPT'er: Tidligere delte eller udgivne personlige GPT'er, der flyttes til virksomhedsarbejdsområdet, kan blive synlige der. En ejer af arbejdsområdet kan gennemgå og opdatere deres synlighed. GPT'er, der var private før overførslen, forbliver private.

• Abonnementer: Et kvalificeret Plus- eller Pro-abonnement, der faktureres via internettet, kan blive opsagt og refunderet gennem det viste migreringsforløb. Et abonnement købt via Apple eller Google skal muligvis opsiges separat.

• Kontohistorik: Bekræft, hvilken konto og hvilke chats og GPT'er der berøres, før en migreringsprompt accepteres.

En gennemført migrering fra en personlig konto til en Enterprise-konto kan ikke fortrydes. Kontrollér den præcise konto, de tilgængelige valgmuligheder og abonnementsoplysningerne, før I fortsætter.

Efter migreringen er chats og GPT'er underlagt virksomhedsarbejdsområdets politikker for adgang og opbevaring. Hvis en medarbejder forlader virksomheden eller mister adgang til arbejdsområdet, kan vedkommende også miste adgangen til dette indhold.

Administratorer af ChatGPT Business kan ikke kræve, at nogen fletter eller sletter et personligt arbejdsområde. Hvis et Business-arbejdsområde opgraderes til Enterprise, flettes selve Business-arbejdsområdet ikke. En medarbejder kan stadig få en separat prompt om migrering af det personlige arbejdsområde.

Fortæl medarbejderne, hvad de kan forvente

Fortæl medarbejderne følgende før udrulningen:

• Hvilken mailadresse der modtager invitationen.

• Hvilket virksomhedsarbejdsområde de skal vælge.

• Hvilken loginmetode de skal bruge, hvis arbejdsområdet kræver SSO.

• Om der kan blive vist en prompt om migrering af en personlig konto.

• Hvem de skal kontakte, før de træffer beslutninger om chats, GPT'er eller abonnementer.

Gå ikke ud fra, at alle invitationsmails, leveringstidspunkter eller migreringsprompter kan tilpasses.

Test udrulningen med en lille gruppe

Inviter en lille gruppe, der om relevant omfatter medarbejdere med eksisterende personlige konti eller Plus- eller Pro-konti. Kontrollér invitationen, kontoens mailadresse, virksomhedsarbejdsområdet, loginmetoden, migreringsmulighederne, begrænsningerne for dataresidens og vejledningen om abonnementer, før alle inviteres.

Se følgende om virksomhedslogin: Konfiguration af enkeltlogon (SSO) til OpenAI-produkter.

Se følgende om login på et ChatGPT Business-arbejdsområde: Konfiguration af enkeltlogon til ChatGPT Business.

Hvis I vil synkronisere brugere fra jeres identitetsudbyder, kan I se: SCIM-klargøring og -administration.

Hvis et arbejdsområde eller en kontohistorik ser ud til at mangle, kan I se: Fejlfinding af SSO, adgang til arbejdsområder og domænebekræftelse.