Oversigt
Før du inviterer medarbejdere, der allerede bruger ChatGPT, skal du afklare, hvilken konto de vil bruge, og forklare kravene til login i jeres arbejdsområde. Gennemgå eventuelle migreringsmuligheder med dem, så de forstår, hvad der sker med deres personlige indhold, abonnementer og adgang.
Kontrollér eksisterende konti, før du sender invitationer
Spørg, om medarbejderne allerede bruger en personlig ChatGPT-konto eller en Plus- eller Pro-konto med deres virksomhedsmail. Bekræft den præcise mailadresse, som invitationen sendes til, og hvilket arbejdsområde i virksomheden den gælder.
Medarbejdere bør acceptere invitationen og logge ind med den samme mailadresse. Hvis de opretter en erstatningskonto eller bruger en anden adresse, kan det se ud, som om det forventede arbejdsområde eller den eksisterende historik mangler.
Hvis en invitation mangler, skal du bede en ejer af arbejdsområdet om at kontrollere afventende invitationer og vælge Send invitation igen, hvis muligheden er tilgængelig. SCIM-administrerede invitationer kan ikke sendes igen direkte. Få dit it-team til at bekræfte uventede invitationer, før du logger ind.
En konto er det, en medarbejder bruger til at logge ind på ChatGPT. Et arbejdsområde indeholder medarbejderens chats, indhold og indstillinger. Én konto kan give adgang til separate personlige arbejdsområder og virksomhedsarbejdsområder. At tilmelde sig virksomhedens arbejdsområde og at migrere personligt indhold er to separate handlinger.
Forstå, hvad medarbejderne vil se
Medarbejdere kan få vist forskellige muligheder for login og onboarding afhængigt af deres invitation, arbejdsområdets abonnement og deres eksisterende konto. Brug tabellen nedenfor til at forklare, hvilket forløb der gælder for dem.
| Situation | Login til arbejdsområdet | Forventet forløb |
|---|---|---|
| Inviteret til et Enterprise- eller Edu-arbejdsområde, der opfylder betingelserne | Enkeltlogon, når det er påkrævet. | Tilmelding til virksomhedens arbejdsområde. Brugere, der opfylder betingelserne og har et eksisterende personligt arbejdsområde, kan få vist en anmodning om migrering. |
| Inviteret til et ChatGPT Business-arbejdsområde | Den loginmetode, som arbejdsområdet tillader. | Tilmelding til Business-arbejdsområdet. Medarbejdere kan beholde deres personlige arbejdsområde separat eller vælge at flette det ind i Business. Administratorer kan ikke kræve fletning eller sletning. |
| Ingen invitation til arbejdsområdet eller godkendt tilmelding | Medarbejderens eksisterende loginmetode. | Et personligt arbejdsområde forbliver normalt separat. Login alene opretter ikke et medlemskab af arbejdsområdet. |
Gennemgå login og klargøring
Hvis mailadressen på en personlig konto ændres, betyder det ikke nødvendigvis, at den tidligere arbejdsmail kan bruges til en ny konto eller til SCIM-klargøring. Tidligere brug af SSO kan også fortsat påvirke adgangen, efter at et verificeret domæne er fjernet. Kontakt OpenAI Support, før du foretager ændringer. Fjern ikke et verificeret domæne, og opret ikke en erstatningskonto for at omgå problemet.
Hvor automatisk kontooprettelse er tilgængelig for Enterprise eller Edu, kan login med en verificeret virksomhedsmail udløse det samme migreringsforløb. Gennemgå de berørte konti, før du aktiverer funktionen.
Automatisk kontooprettelse genaktiverer ikke et fjernet eller deaktiveret medlemskab af et arbejdsområde. Hvis du ser »Ingen ChatGPT-konto opfylder betingelserne«, skal du bede en ejer eller administrator af arbejdsområdet om at bekræfte, at du har tilladelse til at få adgang, og invitere dig igen.
En bruger, der er føjet til arbejdsområdet, kan optage en plads, selvom adgangsreglerne hos identitetsudbyderen forhindrer brugeren i at logge ind. Hvis det samme verificerede domæne er knyttet til flere arbejdsområder, kan automatisk kontooprettelse invitere personen til mere end ét arbejdsområde. Gennemgå domænetilknytninger og aktiverede indstillinger før udrulningen.
Gennemgå migreringsmuligheder og konsekvenser
Vælg, hvordan personligt indhold skal håndteres
Før medarbejdere migrerer personligt indhold, skal du forklare, hvilke muligheder der er i det arbejdsområde, de migrerer til. Afklar, om de kan beholde deres personlige arbejdsområde separat, eller om de skal gennemføre et migreringstrin. Hvis medarbejdere beholder deres personlige arbejdsområde separat, fortsætter et eventuelt personligt abonnement, indtil det opsiges. Gennemgå, hvilket indhold der understøttes eller udelades, og hvilke konsekvenser det har for adgangen, før de fortsætter. Læs mere om mulighederne for migrering af personlige arbejdsområder.
Hvis et Business-arbejdsområde opgraderes til Enterprise, bliver selve Business-arbejdsområdet ikke flettet. En medarbejder kan stadig modtage en separat anmodning om at migrere sit personlige arbejdsområde under onboarding til Enterprise.
Når en invitation til Enterprise eller Edu bruger et verificeret virksomhedsdomæne, skal en medarbejder med et eksisterende personligt arbejdsområde under samme kontomail muligvis gennemføre et migreringstrin, før vedkommende kan tilmelde sig. Afhængigt af de tilgængelige muligheder kan medarbejderen flette sit personlige arbejdsområde for at kopiere understøttet indhold til virksomhedens arbejdsområde eller eksportere og slette sine personlige data. En invitation, der bruger et ikke-verificeret eller eksternt domæne, udløser normalt ikke migrering.
Gennemgå indhold og abonnementer
Chats og dataresidens: Krav til dataresidens kan forhindre, at personlige chats overføres til virksomhedens arbejdsområde. Hvis overførsel ikke er mulig, skal du eksportere vigtige data fra det personlige arbejdsområde, før du starter migreringen, og kontrollere, at den downloadede fil kan åbnes. Det er ikke muligt selv at eksportere data i ChatGPT Business- eller Enterprise-arbejdsområder. Hvis eksporten mislykkes, skal du stoppe og kontakte OpenAI Support.
GPT'er: Migrerede GPT'er er private og deles ikke automatisk med andre medlemmer af arbejdsområdet. Hvis en GPT tidligere blev delt via et offentligt link eller udgivet i GPT Store, skal den migrerede kopi deles igen, før andre kan bruge den. De tilgængelige delingsmuligheder afhænger af indstillingerne i det arbejdsområde, der migreres til, og af brugerens tilladelser.
Abonnementer: Et Plus- eller Pro-abonnement, der faktureres via nettet og opfylder betingelserne, kan muligvis opsiges og refunderes via det viste migreringsforløb. Et abonnement købt via Apple eller Google skal muligvis opsiges separat.
Personligt indhold: Kontrollér, hvilken konto og hvilket personligt arbejdsområde der indeholder de berørte chats og GPT'er, før du accepterer en anmodning om migrering. Medarbejdere kan ikke vælge enkelte chats, projekter eller filer til overførsel.
Sites: Sites overføres ikke ved migrering fra et personligt arbejdsområde til Business eller Enterprise.
Se den komplette liste over indhold, der understøttes eller udelades, i vejledningen til migrering af personlige arbejdsområder.
Forstå adgangen efter migrering
Ved migrering kopieres understøttet personligt indhold til virksomhedens arbejdsområde, og det personlige arbejdsområde deaktiveres. Der er ingen fortrydelsesfunktion, som flytter indhold fra virksomhedens arbejdsområde tilbage til et personligt arbejdsområde. Hvis et Business-arbejdsområde senere deaktiveres, kan en separat gendannelsesproces genaktivere det oprindelige personlige arbejdsområde og dets data. Det gendanner ikke adgangen til Business og kopierer ikke aktivitet fra Business tilbage.
Efter migreringen er chats og GPT'er underlagt adgangs- og opbevaringspolitikkerne for virksomhedens arbejdsområde. Hvis en medarbejder fratræder eller mister adgangen til arbejdsområdet, kan vedkommende også miste adgangen til dette indhold.
Planlæg adgang til personlige konti
Adgang til kontoen er også vigtig efter onboarding. Et personligt arbejdsområde knyttet til en arbejdsmail er ikke det samme som en separat konto med en mailadresse, som medarbejderen selv ejer. Selvom arbejdsområderne holdes adskilt, er medarbejderens adgang til kontoen stadig afhængig af virksomhedens mailadresse.
Til privat brug bør du anbefale en separat konto med en mailadresse, som medarbejderen selv ejer og har kontrol over. Medarbejdere bør gemme personlige samtaler og data på den konto frem for på en konto, der er knyttet til en arbejds- eller virksomhedsmail.
Når ansættelsen ophører, kan medarbejdere miste adgangen til den pågældende konto eller det pågældende arbejdsområde og dets data, hvis de mister adgangen til deres virksomhedsmail eller virksomhedens arbejdsområde. Indhold fra virksomhedens arbejdsområde flyttes ikke tilbage til et personligt arbejdsområde. Forklar disse konsekvenser for adgangen, før medarbejderne gennemfører onboarding eller migrering.
Fortæl medarbejderne, hvad de kan forvente
Fortæl medarbejderne følgende før udrulningen:
Hvilken mailadresse invitationen sendes til.
Hvilket af virksomhedens arbejdsområder de skal vælge.
Hvilken loginmetode de skal bruge, hvis arbejdsområdet kræver SSO.
Om der kan blive vist en prompt om migrering af et personligt arbejdsområde.
Hvem de skal kontakte, før de træffer beslutninger om chats, GPT'er eller abonnementer.
Gå ikke ud fra, at alle invitationsmails, leveringstidspunkter eller prompter om migrering kan tilpasses.
Test udrulningen med en lille gruppe
Inviter en lille gruppe, der om relevant omfatter medarbejdere med eksisterende personlige konti eller Plus- eller Pro-konti. Kontrollér invitationen, kontoens mailadresse, virksomhedsarbejdsområdet, loginmetoden, migreringsmulighederne, begrænsningerne for dataresidens og vejledningen om abonnementer, før alle inviteres.
Se følgende om virksomhedslogin: Konfiguration af enkeltlogon (SSO) til OpenAI-produkter.
Se følgende om login på et ChatGPT Business-arbejdsområde: Konfiguration af enkeltlogon til ChatGPT Business.
Hvis I vil synkronisere brugere fra jeres identitetsudbyder, kan I se: SCIM-klargøring og -administration.
Hvis et arbejdsområde eller en kontohistorik ser ud til at mangle, kan I se: Fejlfinding af SSO, adgang til arbejdsområder og domænebekræftelse.