Επισκόπηση
Πριν προσκαλέσετε εργαζομένους που χρησιμοποιούν ήδη το ChatGPT, επιβεβαιώστε ποιον λογαριασμό θα χρησιμοποιήσουν και εξηγήστε τις απαιτήσεις σύνδεσης του χώρου εργασίας σας. Εξετάστε μαζί τους τις διαθέσιμες επιλογές μετεγκατάστασης, ώστε να κατανοήσουν τι θα συμβεί με το προσωπικό τους περιεχόμενο, τις συνδρομές και την πρόσβασή τους.
Ελέγξτε τους υπάρχοντες λογαριασμούς πριν στείλετε προσκλήσεις
Ρωτήστε αν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν ήδη προσωπικό λογαριασμό ChatGPT ή λογαριασμό Plus ή Pro με την εταιρική τους διεύθυνση email. Επιβεβαιώστε την ακριβή διεύθυνση email στην οποία αποστέλλεται η πρόσκληση και τον εταιρικό χώρο εργασίας στον οποίο αφορά.
Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να αποδεχτούν την πρόσκληση και να συνδεθούν με την ίδια διεύθυνση email. Αν δημιουργήσουν λογαριασμό αντικατάστασης ή χρησιμοποιήσουν διαφορετική διεύθυνση, μπορεί να φαίνεται ότι λείπει ο αναμενόμενος χώρος εργασίας ή το υπάρχον ιστορικό.
Αν μια πρόσκληση δεν έχει φτάσει, ζητήστε από έναν κάτοχο του χώρου εργασίας να ελέγξει τις εκκρεμείς προσκλήσεις και να επιλέξει Εκ νέου αποστολή πρόσκλησης, όπου διατίθεται. Οι προσκλήσεις που διαχειρίζονται μέσω SCIM δεν μπορούν να σταλούν ξανά απευθείας. Επαληθεύστε με την ομάδα IT σας κάθε πρόσκληση που δεν περιμένατε, πριν συνδεθείτε.
Ο λογαριασμός είναι αυτό που χρησιμοποιεί ένας εργαζόμενος για να συνδεθεί στο ChatGPT. Ο χώρος εργασίας περιέχει τις συνομιλίες, το περιεχόμενο και τις ρυθμίσεις του. Ένας λογαριασμός μπορεί να έχει πρόσβαση σε ξεχωριστούς προσωπικούς και εταιρικούς χώρους εργασίας. Η ένταξη σε εταιρικό χώρο εργασίας και η μετεγκατάσταση προσωπικού περιεχομένου είναι ξεχωριστές ενέργειες.
Κατανοήστε τι θα δουν οι εργαζόμενοι
Οι εργαζόμενοι μπορεί να δουν διαφορετικές επιλογές σύνδεσης και αρχικής ένταξης, ανάλογα με την πρόσκληση, το πρόγραμμα του χώρου εργασίας και τον υπάρχοντα λογαριασμό τους. Χρησιμοποιήστε τον παρακάτω πίνακα για να εξηγήσετε τι ισχύει στη δική τους περίπτωση.
| Περίπτωση | Σύνδεση στον χώρο εργασίας | Τι να περιμένετε |
|---|---|---|
| Πρόσκληση σε χώρο εργασίας Enterprise ή Edu που πληροί τις προϋποθέσεις | Ενιαία σύνδεση, όταν απαιτείται. | Ένταξη στον εταιρικό χώρο εργασίας. Οι χρήστες που πληρούν τις προϋποθέσεις και έχουν ήδη προσωπικό χώρο εργασίας μπορεί να δουν ένα αίτημα μετεγκατάστασης. |
| Πρόσκληση σε χώρο εργασίας ChatGPT Business | Η μέθοδος σύνδεσης που επιτρέπεται στον χώρο εργασίας. | Ένταξη στον χώρο εργασίας Business. Οι εργαζόμενοι μπορούν να διατηρήσουν ξεχωριστό τον προσωπικό τους χώρο εργασίας ή να επιλέξουν να τον συγχωνεύσουν με το Business. Οι διαχειριστές δεν μπορούν να επιβάλουν συγχώνευση ή διαγραφή. |
| Χωρίς πρόσκληση στον χώρο εργασίας ή εγκεκριμένη εγγραφή | Η υπάρχουσα μέθοδος σύνδεσης του εργαζομένου. | Ο προσωπικός χώρος εργασίας συνήθως παραμένει ξεχωριστός. Η σύνδεση από μόνη της δεν δίνει την ιδιότητα μέλους στον χώρο εργασίας. |
Ελέγξτε τη σύνδεση και την παροχή λογαριασμών
Η αλλαγή της διεύθυνσης email ενός προσωπικού λογαριασμού δεν καθιστά απαραίτητα την προηγούμενη εταιρική διεύθυνσή του διαθέσιμη για νέο λογαριασμό ή για παροχή λογαριασμού μέσω SCIM. Η προηγούμενη χρήση SSO μπορεί επίσης να συνεχίσει να επηρεάζει την πρόσβαση μετά την κατάργηση ενός επαληθευμένου τομέα. Επικοινωνήστε με την Υποστήριξη της OpenAI πριν κάνετε αλλαγές. Μην καταργήσετε έναν επαληθευμένο τομέα και μην δημιουργήσετε λογαριασμό αντικατάστασης για να παρακάμψετε το πρόβλημα.
Όπου διατίθεται αυτόματη δημιουργία λογαριασμού για το Enterprise ή το Edu, η σύνδεση με επαληθευμένη εταιρική διεύθυνση email μπορεί να ενεργοποιήσει την ίδια διαδικασία μετεγκατάστασης. Ελέγξτε τους λογαριασμούς που επηρεάζονται πριν ενεργοποιήσετε αυτή τη δυνατότητα.
Η αυτόματη δημιουργία λογαριασμού δεν επανενεργοποιεί μια ιδιότητα μέλους χώρου εργασίας που έχει καταργηθεί ή απενεργοποιηθεί. Αν εμφανιστεί το μήνυμα «Δεν βρέθηκε λογαριασμός ChatGPT που να πληροί τις προϋποθέσεις», ζητήστε από έναν κάτοχο ή διαχειριστή του χώρου εργασίας να επιβεβαιώσει ότι έχετε εξουσιοδότηση και να σας προσκαλέσει ξανά.
Ένας χρήστης που έχει προστεθεί στον χώρο εργασίας μπορεί να καταλαμβάνει μια θέση, ακόμη κι αν οι ρυθμίσεις πρόσβασής του στον πάροχο ταυτότητας δεν επιτρέπουν τη σύνδεση. Αν ο ίδιος επαληθευμένος τομέας έχει αντιστοιχιστεί σε πολλούς χώρους εργασίας, η αυτόματη δημιουργία λογαριασμού μπορεί να προσκαλέσει το άτομο σε περισσότερους από έναν χώρους εργασίας. Ελέγξτε τις αντιστοιχίσεις τομέων και τις ενεργοποιημένες ρυθμίσεις πριν από τη διάθεση της δυνατότητας.
Εξετάστε τις επιλογές μετεγκατάστασης και τις συνέπειές τους
Επιλέξτε πώς θα διαχειριστείτε το προσωπικό περιεχόμενο
Πριν οι εργαζόμενοι μεταφέρουν το προσωπικό τους περιεχόμενο, εξηγήστε τις επιλογές που είναι διαθέσιμες για τον χώρο εργασίας προορισμού τους. Επιβεβαιώστε αν μπορούν να διατηρήσουν ξεχωριστό τον προσωπικό τους χώρο εργασίας ή αν χρειάζεται να ολοκληρώσουν ένα βήμα μετεγκατάστασης. Αν οι εργαζόμενοι διατηρήσουν ξεχωριστό τον προσωπικό τους χώρο εργασίας, κάθε προσωπική συνδρομή συνεχίζεται μέχρι να ακυρωθεί. Εξετάστε μαζί τους το υποστηριζόμενο περιεχόμενο, τις εξαιρέσεις και τις συνέπειες για την πρόσβαση πριν συνεχίσουν. Για λεπτομέρειες, δείτε τις επιλογές μετεγκατάστασης προσωπικού χώρου εργασίας.
Αν ένας χώρος εργασίας Business αναβαθμιστεί σε Enterprise, ο ίδιος ο χώρος εργασίας Business δεν συγχωνεύεται. Ωστόσο, ένας εργαζόμενος μπορεί να λάβει ξεχωριστό αίτημα μετεγκατάστασης του προσωπικού του χώρου εργασίας κατά την αρχική ένταξη στο Enterprise.
Όταν μια πρόσκληση για το Enterprise ή το Edu χρησιμοποιεί επαληθευμένο εταιρικό τομέα, ένας εργαζόμενος που έχει ήδη προσωπικό χώρο εργασίας με την ίδια διεύθυνση email λογαριασμού ενδέχεται να χρειαστεί να ολοκληρώσει ένα βήμα μετεγκατάστασης πριν ενταχθεί. Ανάλογα με τις διαθέσιμες επιλογές, ο εργαζόμενος μπορεί να συγχωνεύσει τον προσωπικό του χώρο εργασίας ώστε να αντιγραφεί το υποστηριζόμενο περιεχόμενο στον εταιρικό χώρο εργασίας ή να εξαγάγει και να διαγράψει τα προσωπικά του δεδομένα. Μια πρόσκληση που χρησιμοποιεί μη επαληθευμένο ή εξωτερικό τομέα συνήθως δεν ενεργοποιεί τη μετεγκατάσταση.
Ελέγξτε το περιεχόμενο και τις συνδρομές
Συνομιλίες και γεωγραφική διαμονή δεδομένων: Οι απαιτήσεις για τη γεωγραφική διαμονή δεδομένων ενδέχεται να εμποδίζουν τη μεταφορά προσωπικών συνομιλιών στον εταιρικό χώρο εργασίας. Αν η μεταφορά δεν είναι διαθέσιμη, εξαγάγετε τα σημαντικά δεδομένα από τον προσωπικό χώρο εργασίας πριν ξεκινήσετε τη μετεγκατάσταση και επιβεβαιώστε ότι το αρχείο που κατεβάσατε ανοίγει. Η εξαγωγή δεδομένων από τους ίδιους τους χρήστες δεν είναι διαθέσιμη στους χώρους εργασίας ChatGPT Business ή Enterprise. Αν η εξαγωγή αποτύχει, σταματήστε και επικοινωνήστε με την Υποστήριξη της OpenAI.
GPT: Τα GPT που μεταφέρονται είναι ιδιωτικά και δεν κοινοποιούνται αυτόματα στα άλλα μέλη του χώρου εργασίας. Αν ένα GPT είχε προηγουμένως κοινοποιηθεί μέσω δημόσιου συνδέσμου ή δημοσιευτεί στο GPT Store, το αντίγραφό του που προκύπτει από τη μετεγκατάσταση πρέπει να κοινοποιηθεί ξανά για να μπορούν να το χρησιμοποιήσουν άλλοι. Οι διαθέσιμες επιλογές κοινοποίησης εξαρτώνται από τις ρυθμίσεις του χώρου εργασίας προορισμού και τα δικαιώματα του χρήστη.
Συνδρομές: Μια συνδρομή Plus ή Pro με χρέωση μέσω ιστού, εφόσον πληροί τις προϋποθέσεις, μπορεί να ακυρωθεί και να επιστραφεί το ποσό της μέσω της διαδικασίας μετεγκατάστασης που εμφανίζεται. Μια συνδρομή που αγοράστηκε μέσω της Apple ή της Google ενδέχεται να χρειάζεται ξεχωριστή ακύρωση.
Προσωπικό περιεχόμενο: Επιβεβαιώστε ποιος λογαριασμός και ποιος προσωπικός χώρος εργασίας περιέχουν τις συνομιλίες και τα GPT που επηρεάζονται, πριν αποδεχτείτε ένα αίτημα μετεγκατάστασης. Οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να επιλέξουν μεμονωμένες συνομιλίες, έργα ή αρχεία για μεταφορά.
Sites: Τα Sites δεν μεταφέρονται κατά τη μετεγκατάσταση από προσωπικό χώρο εργασίας σε Business ή Enterprise.
Για την πλήρη λίστα του υποστηριζόμενου περιεχομένου και των εξαιρέσεων, δείτε τις οδηγίες μετεγκατάστασης προσωπικού χώρου εργασίας.
Κατανοήστε τι ισχύει για την πρόσβαση μετά τη μετεγκατάσταση
Η μετεγκατάσταση αντιγράφει το υποστηριζόμενο προσωπικό περιεχόμενο στον εταιρικό χώρο εργασίας και απενεργοποιεί τον προσωπικό χώρο εργασίας. Δεν υπάρχει επιλογή αναίρεσης που να μεταφέρει το περιεχόμενο του εταιρικού χώρου εργασίας πίσω σε προσωπικό χώρο εργασίας. Αν ένας χώρος εργασίας Business απενεργοποιηθεί αργότερα, μια ξεχωριστή διαδικασία ανάκτησης μπορεί να επανενεργοποιήσει τον αρχικό προσωπικό χώρο εργασίας και τα δεδομένα του. Αυτό δεν επαναφέρει την πρόσβαση στο Business ούτε αντιγράφει τη δραστηριότητα του Business πίσω στον προσωπικό χώρο εργασίας.
Μετά τη μετεγκατάσταση, οι συνομιλίες και τα GPT υπόκεινται στις πολιτικές πρόσβασης και διατήρησης δεδομένων του εταιρικού χώρου εργασίας. Αν ένας εργαζόμενος αποχωρήσει ή χάσει την πρόσβαση στον χώρο εργασίας, μπορεί επίσης να χάσει την πρόσβαση σε αυτό το περιεχόμενο.
Μεριμνήστε για την πρόσβαση στον προσωπικό λογαριασμό
Η πρόσβαση στον λογαριασμό παραμένει σημαντική και μετά την αρχική ένταξη. Ένας προσωπικός χώρος εργασίας με εταιρική διεύθυνση email δεν είναι το ίδιο με έναν ξεχωριστό λογαριασμό που χρησιμοποιεί διεύθυνση email η οποία ανήκει προσωπικά στον εργαζόμενο. Ακόμη κι αν οι χώροι εργασίας παραμείνουν ξεχωριστοί, η πρόσβαση του εργαζομένου σε αυτόν τον λογαριασμό εξακολουθεί να εξαρτάται από την εταιρική διεύθυνση email.
Για προσωπική χρήση, προτείνετε έναν ξεχωριστό λογαριασμό με διεύθυνση email που ανήκει προσωπικά στον εργαζόμενο και την οποία ελέγχει ο ίδιος. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να διατηρούν τις προσωπικές συνομιλίες και τα δεδομένα τους σε αυτόν τον λογαριασμό και όχι σε λογαριασμό συνδεδεμένο με επαγγελματική ή εταιρική διεύθυνση email.
Όταν λήξει η εργασιακή σχέση, οι εργαζόμενοι μπορεί να χάσουν την πρόσβαση στον σχετικό λογαριασμό ή χώρο εργασίας και στα δεδομένα του, αν χάσουν την πρόσβαση στον εταιρικό λογαριασμό email ή στον εταιρικό χώρο εργασίας τους. Το περιεχόμενο του εταιρικού χώρου εργασίας δεν μεταφέρεται πίσω σε προσωπικό χώρο εργασίας. Εξηγήστε αυτές τις συνέπειες για την πρόσβαση πριν οι εργαζόμενοι ολοκληρώσουν την αρχική ένταξη ή τη μετεγκατάσταση.
Ενημερώστε τους εργαζομένους για το τι να περιμένουν
Πριν από την κυκλοφορία, ενημερώστε τους εργαζομένους για τα εξής:
Σε ποια διεύθυνση email θα σταλεί η πρόσκληση.
Ποιον εταιρικό χώρο εργασίας πρέπει να επιλέξουν.
Ποια μέθοδο σύνδεσης πρέπει να χρησιμοποιήσουν, αν ο χώρος εργασίας απαιτεί SSO.
Αν ενδέχεται να εμφανιστεί προτροπή μετεγκατάστασης προσωπικού χώρου εργασίας.
Με ποιον πρέπει να επικοινωνήσουν πριν λάβουν αποφάσεις σχετικά με συνομιλίες, GPT ή συνδρομές.
Μην θεωρείτε δεδομένο ότι κάθε email πρόσκλησης, χρόνος παράδοσης ή προτροπή μετεγκατάστασης μπορεί να προσαρμοστεί.
Δοκιμάστε την εφαρμογή με μια μικρή ομάδα
Προσκαλέστε μια μικρή ομάδα που να περιλαμβάνει, όπου χρειάζεται, εργαζομένους με υπάρχοντες προσωπικούς λογαριασμούς Plus ή Pro. Ελέγξτε την πρόσκληση, το email του λογαριασμού, τον εταιρικό χώρο εργασίας, τη μέθοδο σύνδεσης, τις επιλογές μετεγκατάστασης, τους περιορισμούς γεωγραφικής διαμονής δεδομένων και τις οδηγίες συνδρομής προτού προσκαλέσετε όλους τους εργαζομένους.
Για την εταιρική σύνδεση, ανατρέξτε στο άρθρο: Ρύθμιση SSO για προϊόντα OpenAI.
Για τη σύνδεση σε χώρο εργασίας ChatGPT Business, ανατρέξτε στο άρθρο: Ρύθμιση SSO για το ChatGPT Business.
Εάν σκοπεύετε να συγχρονίσετε χρήστες από τον πάροχο ταυτοτήτων σας, ανατρέξτε στο άρθρο: Παροχή και διαχείριση SCIM.
Εάν φαίνεται ότι λείπει ένας χώρος εργασίας ή το ιστορικό λογαριασμού, ανατρέξτε στο άρθρο: Αντιμετώπιση προβλημάτων SSO, πρόσβασης στον χώρο εργασίας και επαλήθευσης τομέα.