Ένας εργαζόμενος μπορεί να χρησιμοποιεί ήδη το ChatGPT με την ίδια διεύθυνση email στην οποία σκοπεύει να στείλει πρόσκληση η εταιρεία σας. Προτού στείλετε προσκλήσεις, εξηγήστε εάν η ένταξη στον χώρο εργασίας ενδέχεται να επηρεάσει τις συνομιλίες, τα GPT ή τη συνδρομή του συγκεκριμένου ατόμου.
Ελέγξτε τους υπάρχοντες λογαριασμούς προτού στείλετε προσκλήσεις
Ρωτήστε εάν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν ήδη προσωπικό λογαριασμό ChatGPT Plus ή Pro με την εταιρική τους διεύθυνση email. Επιβεβαιώστε την ακριβή διεύθυνση email στην οποία θα σταλεί η πρόσκληση και τον εταιρικό χώρο εργασίας για τον οποίο προορίζεται.
Οι εργαζόμενοι πρέπει να αποδεχτούν την πρόσκληση και να συνδεθούν με την ίδια διεύθυνση email. Εάν δημιουργηθεί λογαριασμός αντικατάστασης ή χρησιμοποιηθεί διαφορετική διεύθυνση, ο αναμενόμενος χώρος εργασίας ή το υπάρχον ιστορικό μπορεί να φαίνεται ότι λείπει.
Εάν λείπει μια πρόσκληση, ζητήστε από έναν κάτοχο του χώρου εργασίας να ελέγξει τις εκκρεμείς προσκλήσεις και να επιλέξει Επανάληψη αποστολής πρόσκλησης, όπου είναι διαθέσιμη. Δεν είναι δυνατή η απευθείας επανάληψη αποστολής προσκλήσεων που διαχειρίζονται μέσω SCIM. Προτού συνδεθείτε, επαληθεύστε κάθε μη αναμενόμενη πρόσκληση με την ομάδα IT σας.
Ένας λογαριασμός OpenAI μπορεί να διαθέτει ξεχωριστό προσωπικό και εταιρικό χώρο εργασίας. Η ένταξη σε έναν εταιρικό χώρο εργασίας και η μετεγκατάσταση ενός προσωπικού χώρου εργασίας είναι διαφορετικές ενέργειες.
Κατανοήστε τι θα βλέπουν οι εργαζόμενοι
Η πρόσκληση, το πρόγραμμα του χώρου εργασίας και οι απαιτήσεις σύνδεσης καθορίζουν εάν ένας εργαζόμενος θα διατηρήσει ξεχωριστό προσωπικό χώρο εργασίας ή θα δει μια επιλογή μετεγκατάστασης.
| Περίπτωση | Σύνδεση στον χώρο εργασίας | Αναμενόμενη εμπειρία |
|---|---|---|
| Πρόσκληση σε επιλέξιμο χώρο εργασίας Enterprise ή Edu | SSO, όταν απαιτείται. | Ένταξη στον εταιρικό χώρο εργασίας· ένας επιλέξιμος προσωπικός λογαριασμός ενδέχεται να εμφανίσει προτροπή μετεγκατάστασης. |
| Πρόσκληση σε χώρο εργασίας ChatGPT Business | Η μέθοδος σύνδεσης που επιτρέπεται στον χώρο εργασίας. | Ένταξη στον χώρο εργασίας Business· οι διαχειριστές δεν μπορούν να απαιτήσουν τη συγχώνευση ή τη διαγραφή ενός προσωπικού χώρου εργασίας. |
| Χωρίς πρόσκληση σε χώρο εργασίας ή εγκεκριμένη εγγραφή | Η υπάρχουσα μέθοδος σύνδεσης του εργαζομένου. | Ο προσωπικός χώρος εργασίας παραμένει συνήθως ξεχωριστός· η σύνδεση από μόνη της δεν εξασφαλίζει συμμετοχή στον χώρο εργασίας. |
Ελέγξτε τη μετεγκατάσταση προσωπικού λογαριασμού προτού συνεχίσετε
Όταν μια πρόσκληση Enterprise ή Edu χρησιμοποιεί επαληθευμένο εταιρικό τομέα, ένας εργαζόμενος με υπάρχοντα προσωπικό λογαριασμό στην ίδια διεύθυνση email ενδέχεται να χρειαστεί να μετεγκαταστήσει αυτόν τον λογαριασμό πριν ενταχθεί. Ανάλογα με τις διαθέσιμες επιλογές, ο εργαζόμενος μπορεί να μεταφέρει τις επιλέξιμες συνομιλίες και τα GPT στον εταιρικό χώρο εργασίας ή να εξαγάγει και να διαγράψει τα προσωπικά δεδομένα. Μια πρόσκληση που χρησιμοποιεί μη επαληθευμένο ή εξωτερικό τομέα συνήθως δεν ενεργοποιεί τη μετεγκατάσταση.
Η αλλαγή της διεύθυνσης email ενός προσωπικού λογαριασμού δεν καθιστά απαραίτητα διαθέσιμο το προηγούμενο εταιρικό email για νέο λογαριασμό ή παροχή μέσω SCIM. Η προηγούμενη χρήση SSO μπορεί επίσης να συνεχίσει να επηρεάζει την πρόσβαση μετά την κατάργηση ενός επαληθευμένου τομέα. Επικοινωνήστε με την Υποστήριξη της OpenAI προτού κάνετε αλλαγές. Μην καταργήσετε έναν επαληθευμένο τομέα και μη δημιουργήσετε λογαριασμό αντικατάστασης ως λύση παράκαμψης.
Όπου διατίθεται αυτόματη δημιουργία λογαριασμού για το Enterprise ή το Edu, η σύνδεση με επαληθευμένο εταιρικό email μπορεί να ενεργοποιήσει την ίδια διαδικασία μετεγκατάστασης. Ελέγξτε τους επηρεαζόμενους λογαριασμούς προτού την ενεργοποιήσετε.
Η αυτόματη δημιουργία λογαριασμού δεν επανενεργοποιεί τη συμμετοχή σε χώρο εργασίας που έχει καταργηθεί ή απενεργοποιηθεί. Εάν δείτε το μήνυμα «Δεν βρέθηκε επιλέξιμος λογαριασμός ChatGPT», ζητήστε από έναν κάτοχο ή διαχειριστή του χώρου εργασίας να επιβεβαιώσει την εξουσιοδότησή σας και να σας προσκαλέσει ξανά.
Ένας χρήστης που προστίθεται στον χώρο εργασίας μπορεί να καταλαμβάνει μια θέση, ακόμη και αν η πρόσβασή του μέσω του παρόχου ταυτοτήτων δεν του επιτρέπει να συνδεθεί. Εάν ο ίδιος επαληθευμένος τομέας έχει αντιστοιχιστεί σε πολλούς χώρους εργασίας, η αυτόματη δημιουργία λογαριασμού ενδέχεται να προσκαλέσει το άτομο σε περισσότερους από έναν χώρους εργασίας. Ελέγξτε τις αντιστοιχίσεις τομέων και τις ενεργοποιημένες ρυθμίσεις πριν από την εφαρμογή.
Συνομιλίες και γεωγραφική διαμονή δεδομένων: Οι απαιτήσεις γεωγραφικής διαμονής δεδομένων ενδέχεται να εμποδίσουν τη μεταφορά προσωπικών συνομιλιών στον εταιρικό χώρο εργασίας. Εάν η μεταφορά δεν είναι διαθέσιμη, εξαγάγετε τα σημαντικά δεδομένα πριν ξεκινήσετε τη μετεγκατάσταση και επιβεβαιώστε ότι το αρχείο που λήφθηκε ανοίγει. Εάν η εξαγωγή αποτύχει, σταματήστε και επικοινωνήστε με την Υποστήριξη της OpenAI.
GPT: Προσωπικά GPT που είχαν κοινοποιηθεί ή δημοσιευτεί και μεταφέρονται στον εταιρικό χώρο εργασίας μπορεί να γίνουν ορατά εκεί. Ένας κάτοχος του χώρου εργασίας μπορεί να ελέγξει και να ενημερώσει την ορατότητά τους. Τα GPT που ήταν ιδιωτικά πριν από τη μεταφορά παραμένουν ιδιωτικά.
Συνδρομές: Μια επιλέξιμη συνδρομή Plus ή Pro που χρεώνεται μέσω web μπορεί να ακυρωθεί και να επιστραφεί το αντίτιμό της μέσω της διαδικασίας μετεγκατάστασης που εμφανίζεται. Μια συνδρομή που αγοράστηκε μέσω Apple ή Google ενδέχεται να πρέπει να ακυρωθεί ξεχωριστά.
Ιστορικό λογαριασμού: Πριν αποδεχτείτε μια προτροπή μετεγκατάστασης, επιβεβαιώστε ποιος λογαριασμός και ποιες συνομιλίες και GPT επηρεάζονται.
Μια ολοκληρωμένη μετεγκατάσταση προσωπικού λογαριασμού σε Enterprise δεν μπορεί να αναιρεθεί. Ελέγξτε τον ακριβή λογαριασμό, τις διαθέσιμες επιλογές και τα στοιχεία της συνδρομής προτού συνεχίσετε.
Μετά τη μετεγκατάσταση, οι συνομιλίες και τα GPT υπόκεινται στις πολιτικές πρόσβασης και διατήρησης του εταιρικού χώρου εργασίας. Εάν ένας εργαζόμενος αποχωρήσει ή χάσει την πρόσβαση στον χώρο εργασίας, μπορεί επίσης να χάσει την πρόσβαση σε αυτό το περιεχόμενο.
Οι διαχειριστές του ChatGPT Business δεν μπορούν να απαιτήσουν από κάποιον να συγχωνεύσει ή να διαγράψει έναν προσωπικό χώρο εργασίας. Εάν ένας χώρος εργασίας Business αναβαθμιστεί σε Enterprise, ο ίδιος ο χώρος εργασίας Business δεν συγχωνεύεται· ένας εργαζόμενος μπορεί να λάβει ξεχωριστή προτροπή μετεγκατάστασης του προσωπικού χώρου εργασίας.
Ενημερώστε τους εργαζομένους για το τι να περιμένουν
Πριν από την εφαρμογή, ενημερώστε τους εργαζομένους για τα εξής:
Σε ποια διεύθυνση email θα σταλεί η πρόσκληση.
Ποιον εταιρικό χώρο εργασίας πρέπει να επιλέξουν.
Ποια μέθοδο σύνδεσης πρέπει να χρησιμοποιήσουν, εάν ο χώρος εργασίας απαιτεί SSO.
Εάν ενδέχεται να εμφανιστεί προτροπή μετεγκατάστασης προσωπικού λογαριασμού.
Με ποιον πρέπει να επικοινωνήσουν προτού λάβουν αποφάσεις σχετικά με συνομιλίες, GPT ή συνδρομές.
Μην θεωρείτε δεδομένο ότι κάθε email πρόσκλησης, χρόνος παράδοσης ή προτροπή μετεγκατάστασης μπορεί να προσαρμοστεί.
Δοκιμάστε την εφαρμογή με μια μικρή ομάδα
Προσκαλέστε μια μικρή ομάδα που να περιλαμβάνει, όπου χρειάζεται, εργαζομένους με υπάρχοντες προσωπικούς λογαριασμούς Plus ή Pro. Ελέγξτε την πρόσκληση, το email του λογαριασμού, τον εταιρικό χώρο εργασίας, τη μέθοδο σύνδεσης, τις επιλογές μετεγκατάστασης, τους περιορισμούς γεωγραφικής διαμονής δεδομένων και τις οδηγίες συνδρομής προτού προσκαλέσετε όλους τους εργαζομένους.
Για την εταιρική σύνδεση, ανατρέξτε στο άρθρο: Ρύθμιση SSO για προϊόντα OpenAI.
Για τη σύνδεση σε χώρο εργασίας ChatGPT Business, ανατρέξτε στο άρθρο: Ρύθμιση SSO για το ChatGPT Business.
Εάν σκοπεύετε να συγχρονίσετε χρήστες από τον πάροχο ταυτοτήτων σας, ανατρέξτε στο άρθρο: Παροχή και διαχείριση SCIM.
Εάν φαίνεται ότι λείπει ένας χώρος εργασίας ή το ιστορικό λογαριασμού, ανατρέξτε στο άρθρο: Αντιμετώπιση προβλημάτων SSO, πρόσβασης στον χώρο εργασίας και επαλήθευσης τομέα.