Επισκόπηση

Η εφαρμογή SharePoint επιτρέπει στο ChatGPT να αναζητά και να χρησιμοποιεί ως πηγή περιεχόμενο του SharePoint και υποστηριζόμενο περιεχόμενο του OneDrive για την εργασία ή το σχολείο, στο οποίο ο λογαριασμός Microsoft σας έχει ήδη πρόσβαση. Η εφαρμογή SharePoint δεν υποστηρίζει προσωπικούς λογαριασμούς OneDrive. Οι διαθέσιμες ενέργειες εξαρτώνται από τις ρυθμίσεις του οργανισμού σας.

Για μια επισκόπηση των συνδεδεμένων εφαρμογών, δείτε: Συνδεδεμένες εφαρμογές στο ChatGPT.

Διαθεσιμότητα

Η διαθεσιμότητα του SharePoint εξαρτάται από το πρόγραμμα ChatGPT που έχετε, την τοποθεσία σας, τις ρυθμίσεις του χώρου εργασίας, τον λογαριασμό Microsoft και τις πολιτικές Microsoft Entra του οργανισμού σας.

Σύνδεση του SharePoint

1. Ανοίξτε τα Plugin ή τις Εφαρμογές, ανάλογα με τις διαθέσιμες επιλογές στην έκδοση του ChatGPT που χρησιμοποιείτε.

2. Βρείτε το SharePoint και επιλέξτε τη δυνατότητα σύνδεσης του λογαριασμού σας.

3. Συνδεθείτε με τον εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό Microsoft που έχει πρόσβαση στις τοποθεσίες SharePoint ή στα υποστηριζόμενα αρχεία OneDrive για εργασία ή σχολείο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

4. Ελέγξτε τα δικαιώματα Microsoft που ζητούνται και ολοκληρώστε τη διαδικασία εξουσιοδότησης.

5. Επιστρέψτε στο ChatGPT.

Αν ο οργανισμός σας απαιτεί συγκατάθεση διαχειριστή, ο διαχειριστής Microsoft Entra πρέπει να εγκρίνει τα δικαιώματα για να μπορεί να χρησιμοποιηθεί η σύνδεση.

Για γενικές οδηγίες διαχείρισης λογαριασμών, ανατρέξτε στο άρθρο: Σύνδεση και διαχείριση λογαριασμών εφαρμογών στο ChatGPT.

Χρήση του SharePoint σε μια συνομιλία

Αφού συνδέσετε το SharePoint, ζητήστε από το ChatGPT να βρει, να συνοψίσει ή να συγκρίνει αρχεία στα οποία έχει πρόσβαση ο συνδεδεμένος λογαριασμός Microsoft.

Παραδείγματα:

• «Βρες το πιο πρόσφατο σχέδιο έργου στο SharePoint και συνόψισε τις αποφάσεις που εκκρεμούν».

• «Σύγκρινε τα δύο έγγραφα προτάσεων στην τοποθεσία SharePoint της ομάδας πωλήσεών μας».

• «Σύνταξε μια ενημέρωση για τη διοίκηση χρησιμοποιώντας τα έγγραφα κυκλοφορίας στα οποία έχω πρόσβαση».

• «Δημιούργησε έναν φάκελο για αυτό το έργο στην εγκεκριμένη βιβλιοθήκη SharePoint».

Ανάλογα με τα δικαιώματα που έχει εγκρίνει ο οργανισμός σας και τις ενέργειες που έχουν ενεργοποιηθεί στο ChatGPT, η άμεση εφαρμογή SharePoint μπορεί επίσης να υποστηρίζει ενέργειες όπως:

• Δημιουργία φακέλων.

• Αποστολή ή ενημέρωση αρχείων.

• Διαχείριση συνδέσμων κοινής χρήσης.

• Εργασία με υποστηριζόμενες λίστες και σελίδες SharePoint.

Η έγκριση ενός δικαιώματος Microsoft δεν ενεργοποιεί αυτόματα κάθε αντίστοιχη ενέργεια. Ο διαχειριστής του χώρου εργασίας ChatGPT πρέπει να ενεργοποιήσει ξεχωριστά τις ενέργειες που θέλει να επιτρέπει ο οργανισμός σας. Το ChatGPT ενδέχεται να σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε ενέργειες που αλλάζουν περιεχόμενο στο SharePoint.

Κατανοήστε τα δικαιώματα του SharePoint

Το ChatGPT ανακτά μόνο περιεχόμενο στο οποίο ο αντίστοιχος λογαριασμός Microsoft ή το εξουσιοδοτημένο μέλος του χώρου εργασίας έχει ήδη δικαίωμα πρόσβασης. Εξακολουθούν να ισχύουν οι ρυθμίσεις πρόσβασης του SharePoint, του OneDrive και του χώρου εργασίας, καθώς και η συμμετοχή σε ομάδες του Microsoft 365.

Ο ιδιοκτήτης ή ο διαχειριστής του χώρου εργασίας ChatGPT διαχειρίζεται τη διαθεσιμότητα και τις ενέργειες της εφαρμογής. Ένας διαχειριστής του Microsoft Entra εκχωρεί τα δικαιώματα Microsoft που απαιτούνται για αυτές τις ενέργειες. Αυτούς τους ρόλους μπορεί να τους έχουν διαφορετικά άτομα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία ελέγχου του χώρου εργασίας, δείτε: Στοιχεία ελέγχου διαχειριστή, ασφάλεια και συμμόρφωση για plugin και εφαρμογές.

Ελέγξτε τα δικαιώματα για πρόσβαση στο SharePoint σε πραγματικό χρόνο

Για πρόσβαση στο SharePoint σε πραγματικό χρόνο, ενεργοποιήστε τα Sites.Read.All και Files.Read.All τόσο στις ρυθμίσεις δικαιωμάτων του ChatGPT όσο και στο Microsoft Entra. Η ενεργοποίηση αυτών των δικαιωμάτων μόνο στο ChatGPT δεν ολοκληρώνει την εξουσιοδότηση από τη Microsoft. Ελέγξτε τα παρακάτω δικαιώματα για πρόσβαση στο SharePoint σε πραγματικό χρόνο:

• User.Read: Ανάγνωση του βασικού προφίλ του συνδεδεμένου χρήστη.

• offline_access: Διατήρηση της εξουσιοδοτημένης σύνδεσης χωρίς να απαιτείται σύνδεση του χρήστη για κάθε αίτημα.

• Files.Read.All: Ανάγνωση αρχείων στα οποία έχει πρόσβαση ο συνδεδεμένος χρήστης.

• Files.ReadWrite.All: Ενημέρωση ή διαχείριση αρχείων στα οποία έχει πρόσβαση ο συνδεδεμένος χρήστης, όταν είναι ενεργοποιημένες οι ενέργειες εγγραφής.

• Sites.Read.All: Ανάγνωση περιεχομένου από τοποθεσίες SharePoint στις οποίες έχει πρόσβαση ο συνδεδεμένος χρήστης.

• Sites.ReadWrite.All: Διαχείριση υποστηριζόμενων λιστών, στοιχείων, σελίδων, μεταδεδομένων ή άλλων πόρων του SharePoint, όταν είναι ενεργοποιημένες αυτές οι ενέργειες.

• Sites.Selected: Δεν υποστηρίζεται για αναζήτηση στο SharePoint σε πραγματικό χρόνο.

Τα ακριβή δικαιώματα που ζητούνται εξαρτώνται από τη διαμόρφωση του οργανισμού σας και τις διαθέσιμες ενέργειες. Ένα δικαίωμα θα πρέπει να παραχωρείται μόνο όταν ο οργανισμός σας σκοπεύει να επιτρέψει μια ενέργεια που το απαιτεί.

Για να περιορίσετε την πρόσβαση σε συλλογές τοποθεσιών SharePoint, χρησιμοποιήστε τη λίστα επιτρεπόμενων συλλογών τοποθεσιών του ChatGPT. Η OpenAI εφαρμόζει αυτούς τους περιορισμούς· δεν αντικαθιστούν τα απαιτούμενα δικαιώματα ανάθεσης της Microsoft. Για οδηγίες ρύθμισης, δείτε: Διαχείριση πρόσβασης σε τοποθεσίες SharePoint και αποκλεισμών βάσει ετικετών ευαισθησίας.

Εγκρίνετε τα δικαιώματα Microsoft

Αυτά τα βήματα περιγράφουν το περιβάλλον διαχείρισης για τα Πρόσθετα. Αν ο χώρος εργασίας σας χρησιμοποιεί τη διαχείριση Εφαρμογών, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις χώρου εργασίας > Εφαρμογές, επιλέξτε SharePoint και, στη συνέχεια, Δικαιώματα Microsoft. Συνεχίστε με τον έλεγχο δικαιωμάτων και την έγκριση από τη Microsoft που περιγράφονται παρακάτω.

Για να ανοίξετε τη σελίδα Εφαρμογές από την Κονσόλα διαχείρισης, επιλέξτε τον επιθυμητό χώρο εργασίας ChatGPT, ανοίξτε τα Πρόσθετα και επιλέξτε Διαχείριση παλαιού τύπου εφαρμογών.

1. Συνδεθείτε στο ChatGPT ως κάτοχος ή διαχειριστής χώρου εργασίας.

2. Μεταβείτε στην Κονσόλα διαχείρισης, επιλέξτε τον επιθυμητό χώρο εργασίας ChatGPT και ανοίξτε τα Πρόσθετα.

3. Επιλέξτε Ρύθμιση δικαιωμάτων Microsoft για να ελέγξετε το συνδυασμένο αίτημα για τις εφαρμογές Microsoft του χώρου εργασίας σας.

4. Ελέγξτε τα δικαιώματα Microsoft που εμφανίζονται και τις ενέργειες του ChatGPT που σχετίζονται με το καθένα.

5. Ελέγξτε τα δικαιώματα που απαιτούνται για τις ενέργειες εφαρμογών που έχετε επιλέξει. Τα απαιτούμενα δικαιώματα παραμένουν επιλεγμένα και δεν μπορούν να απενεργοποιηθούν κατά τον έλεγχο αυτό. Για να αφαιρέσετε ένα δικαίωμα από το αίτημα, απενεργοποιήστε πρώτα κάθε επιλεγμένη ενέργεια που το απαιτεί. Αν ελέγχετε ένα συνδυασμένο αίτημα, αυτό περιλαμβάνει και τις ενέργειες άλλων ενεργοποιημένων εφαρμογών Microsoft.

6. Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε τα προαιρετικά δικαιώματα όταν οι αντίστοιχοι διακόπτες είναι διαθέσιμοι. Ανοίξτε ξανά τον έλεγχο δικαιωμάτων και επιβεβαιώστε το αίτημα πριν συνεχίσετε.

Αν μια επιλογή δικαιώματος δεν είναι διαθέσιμη ή οι αποθηκευμένες ρυθμίσεις είναι αντικρουόμενες, δείτε: Στοιχεία ελέγχου διαχειριστή, ασφάλεια και συμμόρφωση για πρόσθετα και εφαρμογές.

Ολοκληρώστε την έγκριση διαχειριστή στη Microsoft

1. Συνεχίστε στο Microsoft Entra και συνδεθείτε με έναν λογαριασμό διαχειριστή που μπορεί να παραχωρήσει συγκατάθεση για ολόκληρο τον οργανισμό.

2. Επιβεβαιώστε τον οργανισμό και την επαληθευμένη εφαρμογή ChatGPT/OpenAI.

3. Ελέγξτε ολόκληρο το αίτημα με τα επιλεγμένα δικαιώματα και ολοκληρώστε τη διαδικασία συγκατάθεσης της Microsoft.

4. Επιστρέψτε στο ChatGPT και βεβαιωθείτε ότι ολοκληρώθηκε ο έλεγχος δικαιωμάτων.

Αν το Microsoft Entra δεν ανοίγει, επιτρέψτε τα αναδυόμενα παράθυρα για το ChatGPT και δοκιμάστε ξανά. Στην οθόνη συγκατάθεσης της Microsoft εγκρίνετε ή απορρίπτετε συνολικά το αίτημα με τα επιλεγμένα δικαιώματα· δεν υπάρχουν ξεχωριστά πλαίσια ελέγχου για κάθε δικαίωμα.

Η έγκριση των δικαιωμάτων Microsoft δεν συνδέει τον λογαριασμό Microsoft ενός μέλους ούτε ενεργοποιεί αυτόματα ενέργειες στο ChatGPT. Οι διαχειριστές του χώρου εργασίας πρέπει να ελέγξουν ξεχωριστά τις Ενέργειες, την Πρόσβαση βάσει ρόλου και τις σχετικές ρυθμίσεις του χώρου εργασίας, όπου είναι διαθέσιμες.

Υποστηριζόμενα αρχεία και όρια

Η αναζήτηση στο SharePoint υποστηρίζει αρχεία .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx και .csv.

Το όριο μεγέθους για την αναζήτηση και την ανάκτηση αρχείων στο SharePoint είναι 100 MiB (περίπου 105 MB) ανά αρχείο. Τα μεγαλύτερα αρχεία εξαιρούνται από τα αποτελέσματα αναζήτησης και δεν μπορούν να ανακτηθούν από την εφαρμογή.

Το ChatGPT ενδέχεται να μην μπορεί να εξαγάγει κείμενο από ορισμένα υποστηριζόμενα αρχεία, ακόμη και όταν εμφανίζονται στα αποτελέσματα αναζήτησης.

Αντιμετώπιση προβλημάτων του SharePoint

Για γενικά προβλήματα σύνδεσης, δείτε: Αντιμετώπιση προβλημάτων εφαρμογών στο ChatGPT.

Το SharePoint δεν εμφανίζεται

Βεβαιωθείτε ότι το SharePoint είναι διαθέσιμο για τον λογαριασμό σας και ότι ο διαχειριστής του χώρου εργασίας σας έχει ενεργοποιήσει την εφαρμογή. Σε έναν διαχειριζόμενο χώρο εργασίας, ελέγξτε αν η Πρόσβαση βάσει ρόλου ή μια πολιτική εγκεκριμένων τομέων περιορίζει το ποιος μπορεί να το χρησιμοποιεί.

Απαιτείται έγκριση από διαχειριστή Microsoft

Ζητήστε από έναν διαχειριστή του Microsoft Entra να εξετάσει το αίτημα δικαιωμάτων. Ένας διαχειριστής του χώρου εργασίας ChatGPT μπορεί να δει ποιες ενέργειες του SharePoint εξαρτώνται από κάθε δικαίωμα Microsoft και να απενεργοποιήσει ενέργειες που ο οργανισμός σας δεν θέλει να εγκρίνει.

Μια ενέργεια εξακολουθεί να μη λειτουργεί μετά την έγκριση

Βεβαιωθείτε ότι:

• Η ενέργεια είναι ενεργοποιημένη στις ρυθμίσεις Ενέργειες της εφαρμογής SharePoint.

• Η αντίστοιχη εκχώρηση δικαιώματος εξακολουθεί να υπάρχει στο Microsoft Entra.

• Το μέλος συνέδεσε τον σωστό λογαριασμό Microsoft.

• Το μέλος επανασύνδεσε τον λογαριασμό Microsoft του, αν προστέθηκαν νέα δικαιώματα.

• Ο λογαριασμός Microsoft έχει πρόσβαση στη σχετική τοποθεσία, στο αρχείο ή στον φάκελο.

Λείπει ένα αρχείο SharePoint

Βεβαιωθείτε ότι:

• Το αρχείο έχει μορφή που υποστηρίζεται από την αναζήτηση και δεν υπερβαίνει το όριο μεγέθους.

• Είναι συνδεδεμένος ο σωστός λογαριασμός Microsoft.

• Ο λογαριασμός μπορεί να ανοίξει το αρχείο απευθείας στο SharePoint.

• Οι περιορισμοί τοποθεσιών και οι αποκλεισμοί βάσει ετικετών ευαισθησίας του χώρου εργασίας σας επιτρέπουν την πρόσβαση στο αρχείο.

Μετά από μια αλλαγή πολιτικής, δοκιμάστε ένα νέο αίτημα σε μια νέα συνομιλία.

Για τις ρυθμίσεις ελέγχου τοποθεσιών, δείτε: Διαχείριση πρόσβασης σε τοποθεσίες SharePoint και αποκλεισμών βάσει ετικετών ευαισθησίας. Για προβλήματα σύνδεσης και ελέγχους υποστηριζόμενων μορφών, δείτε: Αντιμετώπιση προβλημάτων με εφαρμογές στο ChatGPT.

Ένα αρχείο εμφανίζεται, αλλά το ChatGPT δεν μπορεί να το διαβάσει

Ένα αρχείο μπορεί να εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης, ακόμη και όταν το ChatGPT δεν μπορεί να ανακτήσει ή να εξαγάγει το περιεχόμενό του.

1. Βεβαιωθείτε ότι ο συνδεδεμένος λογαριασμός Microsoft μπορεί να ανοίξει το αρχείο απευθείας στο SharePoint ή στο OneDrive για την εργασία ή το σχολείο.

2. Ξεκινήστε μια νέα συνομιλία στο ChatGPT με διαθέσιμο το SharePoint.

3. Επικολλήστε έναν σύνδεσμο προς το συγκεκριμένο αρχείο, όχι προς τον φάκελό του, και ζητήστε από το ChatGPT να το διαβάσει ή να το συνοψίσει μέσω του SharePoint.

4. Αν χρειάζεστε ένα αντίγραφο για λήψη, ζητήστε το ξεχωριστά.

Ένα αίτημα μέσω απευθείας συνδέσμου εξακολουθεί να υπόκειται στα δικαιώματα Microsoft, στους περιορισμούς τοποθεσιών του χώρου εργασίας, στους αποκλεισμούς βάσει ετικετών ευαισθησίας και στο όριο μεγέθους ανά αρχείο.

Αν η απευθείας ανάκτηση λειτουργεί αλλά η αναζήτηση όχι, αναφέρετε το ερώτημα αναζήτησης και τον σύνδεσμο του αρχείου. Αν η ανάκτηση αποτύχει, συμπεριλάβετε το ακριβές σφάλμα και σημειώστε αν το ChatGPT επέστρεψε στοιχεία του αρχείου, αναγνώσιμο κείμενο ή ένα αντίγραφο για λήψη.

Για τα επόμενα βήματα, δείτε: Αντιμετώπιση προβλημάτων με πρόσθετα και εφαρμογές στο ChatGPT.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορούν τα μέλη να βλέπουν αρχεία που δεν μπορούν να ανοίξουν στο SharePoint;

Όχι. Τα δικαιώματα του SharePoint και του Microsoft 365 εξακολουθούν να καθορίζουν τι μπορεί να ανακτά κάθε μέλος.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω την εφαρμογή σε μια προγραμματισμένη εργασία ή σε έναν πράκτορα χώρου εργασίας;

Μια ενέργεια που λειτουργεί σε μια συνομιλία μπορεί να απαιτεί διαφορετική εξουσιοδότηση ή έγκριση σε μια προγραμματισμένη εργασία ή σε έναν πράκτορα χώρου εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι η εφαρμογή και η ενέργεια υποστηρίζονται στη ροή εργασιών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για ελέγχους έγκρισης και κατάστασης εκτέλεσης, δείτε: Αντιμετώπιση προβλημάτων με πρόσθετα και εφαρμογές στο ChatGPT.