Επισκόπηση

Κάντε το ChatGPT πιο λειτουργικό και εξατομικευμένο με τη δική σας πηγή δεδομένων Sharepoint, τώρα διαθέσιμη κατά απαίτηση. Η εφαρμογή Sharepoint επιτρέπει στο ChatGPT να συνδέεται με ασφάλεια στο SharePoint, ώστε να μπορείτε να αναζητάτε αρχεία, να αντλείτε ζωντανά δεδομένα και να αναφέρεστε σε περιεχόμενο απευθείας στη συνομιλία.

Για να ξεκινήσετε, βρείτε την εφαρμογή SharePoint στον κατάλογο εφαρμογών του ChatGPT. Ανάλογα με τον τύπο προγράμματός σας, μπορείτε να συνδεθείτε στο SharePoint με δύο τρόπους:

Πρόσβαση SharePoint με έλεγχο ταυτότητας χρήστη

Κάθε χρήστης συνδέεται με τον δικό του λογαριασμό SharePoint χρησιμοποιώντας OAuth, επιτρέποντας στο ChatGPT να χρησιμοποιεί περιεχόμενο SharePoint στο οποίο ο χρήστης έχει ήδη δικαίωμα πρόσβασης. Αυτή η επιλογή σύνδεσης είναι διαθέσιμη σε όλους τους τύπους προγραμμάτων και είναι ιδανική για ατομική πρόσβαση, ευέλικτη διάθεση και εξερεύνηση με πρωτοβουλία χρήστη.

Εφαρμογή SharePoint με συγχρονισμό

Ανάλογα με το πρόγραμμά σας, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό για την εφαρμογή SharePoint. Η ενεργοποίηση του συγχρονισμού επιτρέπει στο περιεχόμενο του SharePoint να ευρετηριάζεται εκ των προτέρων για ταχύτερη και υψηλότερης ποιότητας ανάκτηση στο ChatGPT. Αυτή η επιλογή σύνδεσης είναι διαθέσιμη στα προγράμματα Pro, Business και Enterprise/Edu. Οι διαχειριστές/κάτοχοι μπορούν να ρυθμίσουν περαιτέρω την επιλογή συγχρονισμού με τους εξής τρόπους:

• ανάπτυξη του συγχρονισμού SharePoint για όλους τους χρήστες στον χώρο εργασίας σας (μόνο Enterprise/Edu), ή

• ενεργοποίηση συγχρονισμού και στη συνέχεια να επιτρέπουν σε μεμονωμένους χρήστες να συνδέσουν τον δικό τους λογαριασμό SharePoint χρησιμοποιώντας OAuth.

Και στους δύο τύπους συνδέσεων, οι διαχειριστές/κάτοχοι μπορούν να διαχειρίζονται την πρόσβαση από τις Ρυθμίσεις χώρου εργασίας → Εφαρμογές, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης RBAC για τον έλεγχο της πρόσβασης χρηστών (μόνο Enterprise/Edu).

Αναπτύξτε το στην ομάδα σας όταν χρειάζεστε κεντρικό έλεγχο

(Μόνο Enterprise/Edu) Αυτή είναι η καλύτερη επιλογή αν ο οργανισμός σας θέλει ένας διαχειριστής να επιλέγει ποιο περιεχόμενο SharePoint συγχρονίζεται, να εφαρμόζει ελέγχους πρόσβασης σε επίπεδο χώρου εργασίας και να διαθέτει μια προβλέψιμη ρύθμιση σε όλο τον χώρο εργασίας.

Χρησιμοποιήστε ρύθμιση με έλεγχο ταυτότητας χρήστη για πιλοτικά προγράμματα ή υιοθέτηση με πρωτοβουλία χρηστών

Αυτή είναι η καλύτερη επιλογή όταν θέλετε μεμονωμένοι χρήστες να συνδέσουν τον δικό τους λογαριασμό SharePoint και να εξερευνήσουν την εμπειρία χωρίς κεντρικά διαχειριζόμενο εύρος συγχρονισμού.

Αν είναι ενεργοποιημένοι και οι δύο τύποι σύνδεσης, επιλέξτε και επικοινωνήστε ένα κύριο μοντέλο

Και οι δύο μπορούν τεχνικά να ενεργοποιηθούν ταυτόχρονα. Αν ο οργανισμός σας απαιτεί κεντρικά επιλεγμένο εύρος και ένα πιο ελεγχόμενο μοτίβο ανάπτυξης, χρησιμοποιήστε τον συγχρονισμό που διαχειρίζεται διαχειριστής ως κύριο μοντέλο διάθεσης και επικοινωνήστε το καθαρά στους χρήστες.

Κάντε πιλοτική εφαρμογή πριν από ευρεία διάθεση αν το περιβάλλον σας βασίζεται έντονα σε επίλυση πρόσβασης βάσει ομάδων ή σε σύνθετες δομές SharePoint

Αν η ανάπτυξή σας βασίζεται σε επίλυση δικαιωμάτων βάσει καταλόγου, σε τοποθεσίες SharePoint συνδεδεμένες με Teams ή σε σύνθετα μοτίβα κληρονομημένης πρόσβασης, επαληθεύστε τη συμπεριφορά με μια πιλοτική εφαρμογή πριν από ευρεία διάθεση.

Μάθετε περισσότερα για τη σύνδεση νέας εφαρμογής.

Παραδείγματα περιπτώσεων χρήσης και προτροπών

Επικοινωνία και συγγραφή

Συντάξτε ενημερώσεις, συνοψίστε έγγραφα ή ακολουθήστε τις οδηγίες της εταιρείας χρησιμοποιώντας συνδεδεμένα εργαλεία.

• «Σύνταξε μια ενημέρωση για τη διοίκηση χρησιμοποιώντας τις πιο πρόσφατες πληροφορίες για το έργο [x].»

• «Συγκέντρωσε όλα τα έγγραφα για το [x] σε έναν οδηγό για νέες προσλήψεις.»

Οργάνωση και παραγωγικότητα

Οργανώστε τις γνώσεις σας, αναδείξτε σημαντικά έγγραφα και ενισχύστε την προσωπική σας παραγωγικότητα.

• «Βρες τα πιο πρόσφατα pitch decks για το [x].»

• «Βρες μου τα τρία πιο σχετικά έγγραφα για το [topic].»

Ανάλυση και αναφορές

Αναλύστε εσωτερικά και εξωτερικά δεδομένα για ανταγωνιστική έρευνα και έρευνα αγοράς.

• «Δημιούργησε μια συγκριτική παράθεση του προϊόντος μου με τον ανταγωνιστή [x] χρησιμοποιώντας τα εσωτερικά μας έγγραφα και δημόσιες πηγές ιστού.»

• «Εντόπισε ευκαιρίες στον κλάδο [x] με βάση τα εσωτερικά μας έγγραφα και τις δημόσιες πληροφορίες ιστού.»

Μάθετε περισσότερα για περιπτώσεις χρήσης εφαρμογών και προτροπές.

Δυνατότητες και δικαιώματα

Σε τι μπορεί να έχει πρόσβαση

• Υποστηριζόμενοι τύποι αρχείων: .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx, .csv

Τι μπορεί να κάνει

• Να διαβάζει περιεχόμενο και μεταδεδομένα για αρχεία και φακέλους στα οποία έχετε πρόσβαση στο SharePoint

• Να τηρεί τα δικαιώματα του SharePoint, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων που έχουν κοινοποιηθεί σε εσάς

Άδεια που ζητείται (εύρος)

Όλοι οι τύποι ρύθμισης:

Τα παρακάτω scopes απαιτούνται επιπλέον για ρυθμίσεις που διαχειρίζεται διαχειριστής:

Γνωστοί περιορισμοί

• Το μέγιστο υποστηριζόμενο μέγεθος αρχείου είναι 100 MB ανά αρχείο

• Δεν υποστηρίζεται περιεχόμενο απευθείας από σελίδες τοποθεσίας SharePoint. Για να ευρετηριαστεί και να είναι διαθέσιμο στο ChatGPT, το περιεχόμενο πρέπει να είναι σε υποστηριζόμενο τύπο αρχείου.

• Ο αρχικός συγχρονισμός μπορεί να χρειαστεί χρόνο. Σε μικρότερα περιβάλλοντα, το περιεχόμενο μπορεί να αρχίσει να εμφανίζεται μέσα σε λίγες ώρες· σε μεγαλύτερα περιβάλλοντα, ο πλήρης συγχρονισμός μπορεί να διαρκέσει περισσότερο.

• Κατά τον μερικό συγχρονισμό, κάποιο πρόσφατο περιεχόμενο μπορεί να είναι ήδη διαθέσιμο, ενώ παλαιότερο ή λιγότερο συχνά προσπελαυνόμενο περιεχόμενο εξακολουθεί να συγχρονίζεται. Κάποια αποτελέσματα μπορεί να λείπουν έως ότου ολοκληρωθεί ο πλήρης συγχρονισμός.

• Οι εφαρμογές με συγχρονισμό έχουν σχεδιαστεί ώστε να λειτουργούν καλύτερα για ερωτήσεις και απαντήσεις και ερωτήματα τύπου αναζήτησης. Η απόδοση μπορεί να είναι πιο περιορισμένη για εργασίες συγκέντρωσης πολύ μεγάλης κλίμακας ή ιδιαίτερα σύνθετη ανάλυση.

• Για συγχρονισμό που διαχειρίζεται διαχειριστής, η πρόσβαση στο OneDrive υποστηρίζεται μόνο όταν ο διαχειριστής του χώρου εργασίας επιλέγει sync all και διαθέτει τα απαιτούμενα δικαιώματα διαχειριστή SharePoint. Αν ο διαχειριστής επιλέξει χειροκίνητα τοποθεσίες και φακέλους κατά τη ρύθμιση, το OneDrive δεν υποστηρίζεται σε αυτή τη ροή επιλογής.

• Υποστηρίζεται μόνο ένα στιγμιότυπο διαχειριζόμενου από διαχειριστή συγχρονισμού SharePoint ανά χώρο εργασίας.

• Οι υπάρχουσες διαχειριζόμενες από διαχειριστή συνδέσεις SharePoint μπορεί να χρειάζονται επαναπιστοποίηση πριν γίνουν διαθέσιμα το φιλτράρισμα ετικετών ευαισθησίας και η βελτιωμένη υποστήριξη δικαιωμάτων παλαιών ομάδων SharePoint.

• Αρχεία που προστατεύονται από ετικέτες ευαισθησίας Microsoft Purview οι οποίες επιβάλλουν κρυπτογράφηση ή έλεγχο πρόσβασης δεν συγχρονίζονται από το ChatGPT.

Μάθετε περισσότερα για τους Ελέγχους διαχειριστή, την Ασφάλεια και τη Συμμόρφωση σε εφαρμογές.

Ρύθμιση πρόσβασης SharePoint με έλεγχο ταυτότητας χρήστη

Μπορείτε να συνδεθείτε στην εφαρμογή SharePoint εντοπίζοντάς τη στον κατάλογο εφαρμογών του ChatGPT. Ακολουθήστε τα βήματα που παρατίθενται σε αυτό το άρθρο σχετικά με τη σύνδεση νέων εφαρμογών.

Ρύθμιση εφαρμογής SharePoint με συγχρονισμό

Ανάλογα με τον τύπο προγράμματός σας, υπάρχουν δύο τρόποι για να αναπτύξετε την εφαρμογή SharePoint με συγχρονισμό για την ομάδα σας:

Ανάπτυξη στην ομάδα σας

Μόνο για προγράμματα Enterprise/Edu: Οι διαχειριστές μπορούν να συνδεθούν μία φορά για όλους τους χρήστες στον χώρο εργασίας τους - τα άτομα δεν χρειάζεται να ρυθμίσουν τίποτα μόνα τους. Κατά τη ρύθμιση, οι διαχειριστές μπορούν να επιλέξουν το εύρος τοποθεσιών ή φακέλων προς συγχρονισμό με έναν επιλογέα εύρους, διασφαλίζοντας ότι διατίθεται μόνο το σωστό περιεχόμενο.

Μόλις ενεργοποιηθεί, το ChatGPT θα αντιστοιχίζει αυτόματα χρήστες των οποίων οι λογαριασμοί SharePoint και ChatGPT μοιράζονται τους ίδιους τομείς email, εφαρμόζοντας τυχόν προϋπάρχουσες ρυθμίσεις ελέγχου πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC) του SharePoint για να διασφαλίζει την ασφάλεια. Κάθε μέλος θα βλέπει και θα έχει πρόσβαση μόνο στα αρχεία SharePoint στο ChatGPT στα οποία έχει ήδη δικαίωμα πρόσβασης.

Αυτοεξυπηρέτηση

Κάθε χρήστης συνδέει τον δικό του λογαριασμό SharePoint μέσω OAuth και μπορεί να ενεργοποιεί ή να απενεργοποιεί τον συγχρονισμό κατά τη ρύθμιση της εφαρμογής ή από τις Ρυθμίσεις → Εφαρμογές. Οι διαχειριστές Business και Enterprise/Edu μπορούν να ελέγχουν τη συνολική διαθεσιμότητα της εφαρμογής και του συγχρονισμού από τη σελίδα ρυθμίσεων διαχειριστή, συμπεριλαμβανομένου του RBAC (μόνο Enterprise/Edu).

Οι χρήστες Pro που θέλουν να ενεργοποιήσουν τον συγχρονισμό για τους λογαριασμούς τους πρέπει να ακολουθήσουν την επιλογή ρύθμισης Αυτοεξυπηρέτηση. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη ρύθμιση όταν συνδέετε την εφαρμογή ή από τις Ρυθμίσεις → Εφαρμογές μετά τη σύνδεση.

Ρύθμιση χώρου εργασίας Enterprise/Edu

Επιλογή 1: Ανάπτυξη στην ομάδα σας

Οι διαχειριστές χώρου εργασίας ChatGPT Enterprise πρέπει να ενεργοποιήσουν την πρόσβαση στην εφαρμογή SharePoint στις ρυθμίσεις εφαρμογών διαχειριστή του χώρου εργασίας τους ή κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του προφίλ τους και επιλέγοντας Ρυθμίσεις χώρου εργασίας.

• Κάντε κλικ στο Ενεργοποίηση συγχρονισμού. Θα δείτε μια επιλογή μεταξύ Ανάπτυξη στην ομάδα σας και Ρύθμιση αυτοεξυπηρέτησης.

• Χρησιμοποιήστε το Διαμόρφωση πρόσβασης για RBAC.

• Προαιρετικά, επιλέξτε Διαχείριση τομέων για να περιορίσετε τους συνδεδεμένους λογαριασμούς SharePoint σε ένα εγκεκριμένο σύνολο τομέων.

• Κάντε κλικ στο Ενεργοποίηση συγχρονισμού.

• Επιλέξτε Ανάπτυξη στην ομάδα σας και ολοκληρώστε τυχόν απαιτούμενα βήματα OAuth.

Τώρα μπορείτε να επιλέξετε το εύρος τοποθεσιών/φακέλων για την ομάδα σας. Προχωρήστε στα βήματα για να ολοκληρώσετε τη ρύθμιση.

Μόλις ολοκληρωθεί η ρύθμιση, το ChatGPT αρχίζει να συγχρονίζεται με το SharePoint. Ο αρχικός συγχρονισμός μπορεί να διαρκέσει έως και λίγες ώρες ή περισσότερο, ανάλογα με τον όγκο των δεδομένων που θα συγχρονιστούν.

Μόλις ολοκληρωθεί, οι χρήστες μπορούν να κάνουν ερωτήσεις στο ChatGPT σχετικά με τα αρχεία τους στο OneDrive και το SharePoint.

Επιλογή 2: Ρύθμιση με έλεγχο ταυτότητας χρήστη

Οι διαχειριστές Enterprise πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσουν την εφαρμογή SharePoint από τις ρυθμίσεις εφαρμογής διαχειριστή (βλ. Επιλογή 1 παραπάνω) και στη συνέχεια να ενεργοποιήσουν τον συγχρονισμό.

Στη συνέχεια, οι χρήστες μπορούν να ενεργοποιήσουν τον συγχρονισμό SharePoint από τους λογαριασμούς τους. Για να τον ενεργοποιήσουν, οι χρήστες πρέπει:

1. Να μεταβούν στις Ρυθμίσεις > Εφαρμογές.

2. Να βρουν το SharePoint στη λίστα των συνδεδεμένων εφαρμογών τους. Αν δεν το έχετε συνδέσει ακόμη, κάντε κλικ στο πλακίδιο SharePoint και μετά στο Σύνδεση.

3. Να επιλέξουν Συγχρονισμός ως τύπο σύνδεσης και να κάνουν κλικ στο Συνέχεια.

4. Να ολοκληρώσουν τη ρύθμιση OAuth.

Αν είχατε συνδεθεί παλαιότερα στο SharePoint, κάντε κλικ στο Ενεργοποίηση συγχρονισμού για την καταχώριση SharePoint.

Ο αρχικός συγχρονισμός μπορεί να διαρκέσει έως και λίγες ώρες, ανάλογα με τον όγκο των δεδομένων που θα συγχρονιστούν. Μόλις ολοκληρωθεί, οι χρήστες μπορούν να κάνουν ερωτήσεις στο ChatGPT σχετικά με τα αρχεία τους στο OneDrive και το SharePoint.

Ρύθμιση χώρου εργασίας Business

Οι διαχειριστές χώρου εργασίας ChatGPT Business πρέπει να ενεργοποιήσουν την πρόσβαση στην εφαρμογή Sharepoint στις ρυθμίσεις εφαρμογών διαχειριστή του χώρου εργασίας τους. Μόλις αυτό ενεργοποιηθεί, κάθε χρήστης μπορεί να συνδέσει τον ατομικό του λογαριασμό κάνοντας σύνδεση στο SharePoint μέσω ροής OAuth.

Βήμα 1: Ενεργοποιήστε την πρόσβαση στην εφαρμογή Sharepoint στις Ρυθμίσεις διαχειριστή

Οι διαχειριστές του ChatGPT μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στις ρυθμίσεις εφαρμογών διαχειριστή κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του προφίλ τους και επιλέγοντας Ρυθμίσεις χώρου εργασίας.

Στην ενότητα Εφαρμογές -> Ενεργοποιημένες, βεβαιωθείτε ότι το Sharepoint είναι ενεργοποιημένο. Αυτή η εναλλαγή θα δώσει σε μεμονωμένους χρήστες πρόσβαση τόσο στην εφαρμογή Sharepoint όσο και στην εφαρμογή Sharepoint με συγχρονισμό. Μπορείτε να ρυθμίσετε την εφαρμογή κάνοντας κλικ στο μενού αποσιωπητικών (...). Επιλέξτε Διαχείριση τομέων για να περιορίσετε τους συνδεδεμένους λογαριασμούς SharePoint σε ένα εγκεκριμένο σύνολο τομέων.

Μόλις γίνει αυτό, τα μέλη του χώρου εργασίας σας θα μπορούν να ενεργοποιήσουν τον συγχρονισμό στους ατομικούς λογαριασμούς τους.

Βήμα 2: Ο χρήστης του χώρου εργασίας συνδέεται στο SharePoint (OAuth)

Στο ChatGPT, κάντε κλικ στο + και στο Περισσότερα. Έπειτα, επιλέξτε SharePoint και ακολουθήστε τα βήματα σύνδεσης (OAuth).

Εναλλακτικά, μπορείτε να μεταβείτε στις Ρυθμίσεις και να επιλέξετε Εφαρμογές. Στη συνέχεια, επιλέξτε Συγχρονισμός και διαλέξτε SharePoint και ολοκληρώστε τη ροή σύνδεσης.

Αφού ολοκληρώσετε τη ροή σύνδεσης στο Sharepoint, ο συγχρονισμός θα ενεργοποιηθεί αυτόματα.

Βήμα 3: Ο χρήστης ενεργοποιεί τον συγχρονισμό για το Sharepoint

Για να ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό SharePoint:

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Εφαρμογές.

2. Βρείτε το SharePoint στη λίστα των συνδεδεμένων εφαρμογών σας.

3. Κάντε κλικ στο Ενεργοποίηση συγχρονισμού.

Ο αρχικός συγχρονισμός μπορεί να διαρκέσει από λίγα λεπτά έως λίγες ώρες. Μόλις ολοκληρωθεί, οι χρήστες μπορούν να κάνουν ερωτήσεις στο ChatGPT σχετικά με τα αρχεία τους στο OneDrive και το SharePoint.

Ρύθμιση του ChatGPT Pro

Οι χρήστες του ChatGPT Pro μπορούν να ενεργοποιήσουν την πρόσβαση στην εφαρμογή Sharepoint με συγχρονισμό από το Ρυθμίσεις > Εφαρμογές.

Για να ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό SharePoint:

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Εφαρμογές

2. Αν δεν έχετε συνδεθεί προηγουμένως στο SharePoint, βρείτε το πλακίδιο SharePoint και κάντε κλικ στο Σύνδεση.

3. Αν έχετε συνδεθεί προηγουμένως στο SharePoint, κάντε κλικ στο Ενεργοποίηση συγχρονισμού.

Ο αρχικός συγχρονισμός μπορεί να διαρκέσει από λίγα λεπτά έως λίγες ώρες. Μόλις ολοκληρωθεί, οι χρήστες μπορούν να κάνουν ερωτήσεις στο ChatGPT σχετικά με τα αρχεία τους στο OneDrive και το SharePoint.

Συχνές ερωτήσεις - Γενικά

Συγχρονίζετε τόσο το OneDrive όσο και το SharePoint;

Ναι. Η εφαρμογή συγχρονισμού με συγχρονισμό λειτουργεί τόσο με προσωπικά αρχεία στο OneDrive όσο και με κοινόχρηστες μονάδες στο SharePoint.

Τι συμβαίνει αν δεν ενεργοποιήσω τον συγχρονισμό;

Αν δεν ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό (είτε ως διαχειριστής χώρου εργασίας είτε στις ρυθμίσεις χρήστη), η εφαρμογή θα εξακολουθεί να λειτουργεί για αναζήτηση αρχείων. Θα μπορείτε ακόμη να κάνετε ερωτήματα στις τοποθεσίες σας στο SharePoint, αλλά τα δεδομένα δεν θα ευρετηριάζονται συνεχώς για ενημερωμένες πληροφορίες. Διαβάστε περισσότερα για

Μπορούν οι διαχειριστές να ελέγχουν ποιος έχει πρόσβαση στην εφαρμογή με συγχρονισμό;

Ναι, μπορείτε να διαμορφώσετε περαιτέρω την πρόσβαση στις ρυθμίσεις χρηστών με RBAC.

Πότε θα εμφανίζονται νέα ή ενημερωμένα αρχεία;

Τα νέα και ενημερωμένα αρχεία συνήθως εμφανίζονται μέσα σε λίγα λεπτά έως περίπου μία ώρα.

Γίνονται σεβαστά από το ChatGPT τα δικαιώματα αρχείων;

Τα δικαιώματα αρχείων τηρούνται πάντα. Οι χρήστες έχουν πρόσβαση μόνο στα δικά τους αρχεία και σε αρχεία που άλλοι έχουν κοινοποιήσει σε αυτούς.

Μπορεί ένας μεμονωμένος χρήστης να συνδέσει λογαριασμό SharePoint από οποιονδήποτε τομέα σε λειτουργία με έλεγχο ταυτότητας χρήστη;

Ναι. Για την εφαρμογή με συγχρονισμό και έλεγχο ταυτότητας χρήστη, δεν υπάρχουν περιορισμοί τομέων· οι χρήστες μπορούν να συνδεθούν σε οποιονδήποτε λογαριασμό SharePoint στον οποίο έχουν πρόσβαση.

Είχα παλαιότερα ενεργοποιημένη την εφαρμογή με έλεγχο ταυτότητας χρήστη για τον χώρο εργασίας Enterprise μου. Πώς μπορώ να μεταβώ στην εφαρμογή που διαχειρίζεται ο διαχειριστής;

Οι διαχειριστές μπορούν να μεταβούν ομαλά πηγαίνοντας στο Ρυθμίσεις διαχειριστή → Εφαρμογές → SharePoint → Ανάπτυξη στην ομάδα. Αυτό θα προσθέσει τον συγχρονισμό που διαχειρίζεται ο διαχειριστής χωρίς να απενεργοποιήσει άμεσα την εφαρμογή με έλεγχο ταυτότητας χρήστη, αποφεύγοντας χρόνο εκτός λειτουργίας.

Συχνές ερωτήσεις - Εφαρμογή με συγχρονισμό που διαχειρίζεται διαχειριστής

Πώς διαφέρει αυτό από την εφαρμογή SharePoint με συγχρονισμό και έλεγχο ταυτότητας χρήστη;

Η εφαρμογή με συγχρονισμό και έλεγχο ταυτότητας χρήστη απαιτεί από κάθε χρήστη να κάνει ατομικά έλεγχο ταυτότητας (OAuth) και να συγχρονίζει τα δικά του αρχεία. Οι διαχειριστές μπορούσαν να ενεργοποιήσουν το SharePoint για τον οργανισμό, αλλά δεν μπορούσαν να το αναπτύξουν απευθείας σε όλους.

Η εφαρμογή με συγχρονισμό που διαχειρίζεται διαχειριστής επιτρέπει σε έναν διαχειριστή να κάνει έλεγχο ταυτότητας και ανάπτυξη σε όλο τον οργανισμό, ώστε οι χρήστες να μη χρειάζεται να ολοκληρώσουν ατομική ρύθμιση. Αφού ολοκληρωθούν η ρύθμιση και η ενεργοποίηση από τον διαχειριστή, οι χρήστες μπορούν να αρχίσουν να τη χρησιμοποιούν χωρίς προσωπική ρύθμιση OAuth.

Τι γίνεται αν έχουμε ήδη ρυθμίσει την εφαρμογή με έλεγχο ταυτότητας χρήστη και συγχρονισμό;

Οι διαχειριστές μπορούν να μεταβούν ομαλά πηγαίνοντας στο Ρυθμίσεις διαχειριστή → Εφαρμογές → SharePoint → Ανάπτυξη στην ομάδα. Αυτό θα προσθέσει τον συγχρονισμό που διαχειρίζεται ο διαχειριστής χωρίς να απενεργοποιήσει άμεσα την εφαρμογή με έλεγχο ταυτότητας χρήστη και συγχρονισμό, αποφεύγοντας χρόνο εκτός λειτουργίας.

Αφού ενεργοποιήσω την εφαρμογή με συγχρονισμό που διαχειρίζεται διαχειριστής, χρειάζεται οι χρήστες να ενεργοποιήσουν χειροκίνητα την εφαρμογή στη συνομιλία τους;

Όχι. Αφού ρυθμιστεί ο συγχρονισμός διαχειριστή, οι χρήστες δεν χρειάζεται να κάνουν ατομικό έλεγχο ταυτότητας. Μπορούν απλώς να κάνουν ερωτήσεις όπως «Δείξε μου το X στο SharePoint.»

Υποστηρίζει επίσης η εφαρμογή με συγχρονισμό που διαχειρίζεται διαχειριστής πρόσβαση σε αρχεία OneDrive;

Ναι, αλλά μόνο αν ο διαχειριστής χώρου εργασίας ChatGPT επιλέξει συγχρονισμό όλων στη ροή ρύθμισης και είναι διαχειριστής SharePoint με πλήρη δικαιώματα για διαχείριση ρυθμίσεων, περιεχομένου και δικαιωμάτων σε όλες τις τοποθεσίες και υποτοποθεσίες μέσα σε μια συλλογή τοποθεσιών SharePoint.

Αν ο διαχειριστής χώρου εργασίας επιλέξει να διαλέξει χειροκίνητα τοποθεσίες και φακέλους στη διαδικασία ρύθμισης συγχρονισμού, το OneDrive δεν υποστηρίζεται (ο επιλογέας φακέλων διαχειριστή δεν υποστηρίζει την επιλογή OneDrive στη ροή επιλογής.)

Υπενθυμίζεται ότι οι χρήστες θα έχουν πρόσβαση μόνο στο περιεχόμενο που έχουν δικαίωμα να βλέπουν στο SharePoint.

Πώς γνωρίζει το ChatGPT ποιους χρήστες να ενεργοποιήσει;

Η πρόσβαση βασίζεται σε αυστηρή αντιστοίχιση τομέα email μεταξύ SharePoint και ChatGPT. Ο λογαριασμός SharePoint ενός χρήστη πρέπει να ταιριάζει με το email του λογαριασμού ChatGPT.

Τι γίνεται με τον έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC);

Οι διαχειριστές μπορούν να ελέγχουν ποιες ομάδες έχουν πρόσβαση στο SharePoint μέσω RBAC. Η εφαρμογή τηρεί τις υπάρχουσες ρυθμίσεις RBAC του SharePoint. Αν ένας διαχειριστής έχει ήδη ορίσει RBAC, αυτές οι ρυθμίσεις εφαρμόζονται. Αν όχι, οι διαχειριστές μπορούν να ρυθμίσουν RBAC οποιαδήποτε στιγμή

Θα εξακολουθούν οι χρήστες να βλέπουν μόνο αρχεία για τα οποία έχουν δικαίωμα;

Ναι. Τα υπάρχοντα δικαιώματα αρχείων του SharePoint τηρούνται πλήρως. Οι χρήστες έχουν πρόσβαση μόνο στα αρχεία που έχουν ήδη δικαίωμα να προβάλλουν στο SharePoint.

Τι μπορούν να ελέγχουν οι διαχειριστές κατά τη ρύθμιση της εφαρμογής;

Οι διαχειριστές πρέπει να είναι και διαχειριστές SharePoint και διαχειριστές ChatGPT. Μπορούν να επιλέξουν να συγχρονίσουν όλα τα αρχεία ή συγκεκριμένες τοποθεσίες και φακέλους. Τα αρχεία που διαχειρίζονται με αυτόν τον τρόπο θα εμφανίζονται στο ChatGPT ως «διαχειριζόμενα από διαχειριστή» στον τύπο σύνδεσης.

Μπορούν οι διαχειριστές να αλλάξουν αργότερα τι συγχρονίζεται;

Ναι. Οι διαχειριστές μπορούν να ενημερώσουν το scope συγχρονισμού από τις ρυθμίσεις της εφαρμογής SharePoint. Επιλέξτε Limit content για να αλλάξετε ποιο περιεχόμενο συγχρονίζεται ή για να ρυθμίσετε φιλτράρισμα ετικετών ευαισθησίας, όταν είναι διαθέσιμο.

Μπορούμε να χρησιμοποιούμε και τις δύο εφαρμογές, με έλεγχο ταυτότητας χρήστη και με διαχείριση διαχειριστή;

Ναι. Και οι δύο εφαρμογές μπορούν τεχνικά να ενεργοποιηθούν ταυτόχρονα.

Πότε θα εμφανίζονται νέα ή ενημερωμένα αρχεία;

Τα νέα και ενημερωμένα αρχεία συνήθως εμφανίζονται μέσα σε λίγα λεπτά έως περίπου μία ώρα.

Μπορώ να επιλέξω το εύρος του συγχρονισμού, όπως συγκεκριμένους φακέλους ή αρχεία;

Ναι, μπορείτε να επιλέξετε το εύρος συγχρονισμού κατά τη ρύθμιση ή να το επεξεργαστείτε αργότερα.

Μπορούμε να ενεργοποιήσουμε πολλές εφαρμογές SharePoint με συγχρονισμό που διαχειρίζεται διαχειριστής στον ίδιο χώρο εργασίας (π.χ. μία ανά tenant/brand);

Υποστηρίζεται μόνο μία παρουσία SharePoint που διαχειρίζεται διαχειριστής ανά χώρο εργασίας.

Γιατί η οθόνη συναίνεσης της Microsoft εμφανίζει τόσο delegated όσο και application permissions?

Κατά τη μετάβαση στα application permissions για τον διαχειριζόμενο από διαχειριστή συγχρονισμό SharePoint, η Microsoft μπορεί να εμφανίζει τόσο delegated permissions όσο και application permissions. Αυτή η προσωρινή επικάλυψη βοηθά στη διατήρηση της υπάρχουσας συμπεριφοράς του συνδέσμου SharePoint, ενώ επιτρέπει βελτιωμένη κάλυψη και φιλτράρισμα ετικετών ευαισθησίας. Στο μέλλον, ενδέχεται να καταργήσουμε πλήρως τα αιτήματα delegated scope. 

Γιατί η εφαρμογή ζητά το Sites.FullControl.All;

Η εφαρμογή ζητά το Sites.FullControl.All ώστε να μπορεί να ανακτά πλήρως και με ακρίβεια τα δικαιώματα εγγράφων. Η καθοδήγηση της Microsoft για σάρωση ιεραρχιών δικαιωμάτων με ερωτήματα delta του Microsoft Graph αναφέρει ότι οι εφαρμογές χρειάζονται το Sites.FullControl.All για να επεξεργάζονται σωστά τα δικαιώματα. Στις δοκιμές μας, το Sites.Read.All μπορούσε να καθυστερήσει τις ενημερώσεις ελέγχου πρόσβασης, κάτι που σήμαινε ότι τα δικαιώματα εγγράφων δεν αποτυπώνονταν πάντα άμεσα.

Γιατί η εφαρμογή ζητά Sharepoint scopes;

Αυτή η αλλαγή επιτρέπει στην εφαρμογή να ανακτά πληροφορίες ελέγχου πρόσβασης και ομάδων για μια (παλαιού τύπου) τοποθεσία Sharepoint.

Γιατί η εφαρμογή ζητά το scope Sites.Selected;

Το scope Sites.Selected είναι αυστηρό υποσύνολο του Sites.FullControl.All. Η εφαρμογή χρειάζεται τουλάχιστον ένα από τα δύο για να λειτουργεί σωστά. Το Sites.Selected επιτρέπει σε οργανισμούς και διαχειριστές IT να περιορίζουν περαιτέρω την πρόσβαση για την εφαρμογή. Συνιστούμε να παραμείνει αυτό το scope.

Σημείωση: αν ο διαχειριστής εξετάζει το ενδεχόμενο να ανακαλέσει το Sites.FullControl.All, βεβαιωθείτε ότι οι επιλεγμένες τοποθεσίες είναι προσβάσιμες ακολουθώντας αυτόν τον οδηγό της Microsoft ώστε να διασφαλιστεί ότι ο σύνδεσμος λειτουργεί σωστά.

Η OpenAI ενεργοποίησε αυτό το scope για πρώιμη πιλοτική χρήση και συνιστά να επικοινωνήσετε μαζί μας πριν βασιστείτε σε αυτό το scope.

Πώς αντιμετωπίζονται οι ετικέτες ευαισθησίας Microsoft Purview;

Ο διαχειριζόμενος από διαχειριστή συγχρονισμός SharePoint μπορεί να χρησιμοποιεί μεταδεδομένα ετικετών ευαισθησίας Microsoft Purview για να εξαιρεί επιλεγμένα αρχεία με ετικέτες από τον συγχρονισμό. Αυτό απαιτεί το δικαίωμα SensitivityLabels.Read.All.

Οι Ετικέτες Ευαισθησίας της Microsoft αντιμετωπίζονται ανάλογα με το αν η ετικέτα έχει ρυθμιστεί ώστε να κρυπτογραφεί περιεχόμενο. Μια ετικέτα μπορεί να είναι μόνο ταξινόμησης: η Microsoft περιγράφει τις ετικέτες ευαισθησίας ως μεταδεδομένα απλού κειμένου που χρησιμοποιούνται για την ταξινόμηση περιεχομένου, και αυτές οι ετικέτες δεν κρυπτογραφούν από μόνες τους το αρχείο ούτε αλλάζουν ποιος μπορεί να το ανοίξει. 

Αρχεία με ετικέτες ευαισθησίας μόνο ταξινόμησης μπορούν να συγχρονιστούν, αν κατά τα λοιπά εμπίπτουν στο scope και ο χρήστης έχει δικαίωμα SharePoint να αποκτήσει πρόσβαση σε αυτά. Οι διαχειριστές μπορούν να εξαιρούν αρχεία με επιλεγμένες ετικέτες μόνο ταξινόμησης από τον συγχρονισμό χρησιμοποιώντας το φίλτρο ετικετών ευαισθησίας.

Αν μια ετικέτα ευαισθησίας είναι ρυθμισμένη με έλεγχο πρόσβασης, η Microsoft εφαρμόζει κρυπτογράφηση στο περιεχόμενο. Η Microsoft αναφέρει ότι το κρυπτογραφημένο περιεχόμενο μπορεί να αποκρυπτογραφηθεί μόνο από χρήστες που εξουσιοδοτούνται από τις ρυθμίσεις κρυπτογράφησης της ετικέτας και παραμένει κρυπτογραφημένο όπου κι αν βρίσκεται. Αυτά τα προστατευμένα αρχεία δεν συγχρονίζονται από το ChatGPT και εξαιρούνται αυτόματα· οι διαχειριστές δεν χρειάζεται να επιλέγουν αυτές τις ετικέτες στο φίλτρο ετικετών ευαισθησίας.

Είχα ρυθμίσει παλαιότερα τη διαχειριζόμενη από διαχειριστή εφαρμογή SharePoint. Πώς αποκτώ τις νέες δυνατότητες;

Αν έχετε ήδη ρυθμίσει τον διαχειριζόμενο από διαχειριστή συγχρονισμό SharePoint, μην αποσυνδέσετε και επανασυνδέσετε την εφαρμογή. Η αποσύνδεση και επανασύνδεση μπορεί να προκαλέσει εκ νέου συγχρονισμό και επαναευρετηρίαση περιεχομένου SharePoint, κάτι που μπορεί να καθυστερήσει τη διαθεσιμότητα στο ChatGPT.

Αντί γι’ αυτό, μεταβείτε στις ρυθμίσεις της εφαρμογής SharePoint (από Ρυθμίσεις χώρου εργασίας > Εφαρμογές) και χρησιμοποιήστε την προτροπή επαναπιστοποίησης. Η επαναπιστοποίηση διατηρεί τον υπάρχοντα συγχρονισμό και οποιαδήποτε προηγούμενη Επιλογή Περιεχομένου. Για να ενημερώσετε την επιλογή, επιλέξτε Limit content για να κάνετε αλλαγές, όπως την προσθήκη νεοεντοπισμένων Sites ή τον αποκλεισμό περιεχομένου με μη προστατευμένες ετικέτες ευαισθησίας (Σημείωση: οι προστατευμένες ετικέτες ευαισθησίας αποκλείονται πάντα). 

Τι συμβαίνει αν δεν επαναπιστοποιηθώ με τα πρόσθετα Microsoft scopes;

Η υπάρχουσα σύνδεσή σας με την εφαρμογή SharePoint παραμένει ενεργή και η προϋπάρχουσα λειτουργικότητα συνεχίζει χωρίς αλλαγές. Ωστόσο, δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δυνατότητες που απαιτούν τα πρόσθετα Microsoft scopes, συμπεριλαμβανομένου του φιλτραρίσματος ετικετών ευαισθησίας και της βελτιωμένης υποστήριξης για δικαιώματα παλαιών ομάδων SharePoint.