Επισκόπηση

Κάντε το ChatGPT πιο λειτουργικό και εξατομικευμένο με τη δική σας πηγή δεδομένων Sharepoint, τώρα διαθέσιμη κατά απαίτηση. Η εφαρμογή Sharepoint επιτρέπει στο ChatGPT να συνδέεται με ασφάλεια στο SharePoint, ώστε να μπορείτε να αναζητάτε αρχεία, να αντλείτε ζωντανά δεδομένα και να αναφέρεστε σε περιεχόμενο απευθείας στη συνομιλία.

Για να ξεκινήσετε, βρείτε την εφαρμογή SharePoint στον κατάλογο εφαρμογών του ChatGPT. Ανάλογα με τον τύπο προγράμματός σας, μπορείτε να συνδεθείτε στο SharePoint με δύο τρόπους:

Πρόσβαση SharePoint με έλεγχο ταυτότητας χρήστη

Κάθε χρήστης συνδέεται με τον δικό του λογαριασμό SharePoint χρησιμοποιώντας OAuth, επιτρέποντας στο ChatGPT να χρησιμοποιεί περιεχόμενο SharePoint στο οποίο ο χρήστης έχει ήδη δικαίωμα πρόσβασης. Αυτή η επιλογή σύνδεσης είναι διαθέσιμη σε όλους τους τύπους προγραμμάτων και είναι ιδανική για ατομική πρόσβαση, ευέλικτη διάθεση και εξερεύνηση με πρωτοβουλία χρήστη.

Εφαρμογή SharePoint με συγχρονισμό

Ανάλογα με το πρόγραμμα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό για την εφαρμογή SharePoint. Η ενεργοποίηση συγχρονισμού επιτρέπει στο περιεχόμενο SharePoint να ευρετηριάζεται εκ των προτέρων για ταχύτερη και υψηλότερης ποιότητας ανάκτηση στο ChatGPT. Αυτή η επιλογή σύνδεσης είναι διαθέσιμη στα προγράμματα Pro, Business και Enterprise/Edu. Οι διαχειριστές/κάτοχοι μπορούν να διαμορφώσουν περαιτέρω την επιλογή συγχρονισμού ως εξής:

• αναπτύσσοντας συγχρονισμό SharePoint για όλους τους χρήστες στον χώρο εργασίας σας (μόνο Enterprise/Edu) ή

• ενεργοποιώντας τον συγχρονισμό και, στη συνέχεια, επιτρέποντας σε μεμονωμένους χρήστες να συνδέσουν τον δικό τους λογαριασμό SharePoint μέσω OAuth.

Και στους δύο τύπους συνδέσεων, οι διαχειριστές/κάτοχοι μπορούν να διαχειρίζονται την πρόσβαση από Ρυθμίσεις χώρου εργασίας → Εφαρμογές, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης RBAC για τον έλεγχο της πρόσβασης χρηστών (μόνο Enterprise/Edu).

Ανάπτυξη στην ομάδα σας όταν χρειάζεστε κεντρικό έλεγχο

(Μόνο για Enterprise/Edu) Αυτή είναι η καταλληλότερη επιλογή αν ο οργανισμός σας θέλει ένας διαχειριστής να επιλέγει ποιο περιεχόμενο του SharePoint συγχρονίζεται, να εφαρμόζει ελέγχους πρόσβασης σε επίπεδο χώρου εργασίας και να αναπτύσσει μια προβλέψιμη διαμόρφωση σε ολόκληρο τον χώρο εργασίας.

Χρησιμοποιήστε ρύθμιση με έλεγχο ταυτότητας χρήστη για πιλοτικά προγράμματα ή υιοθέτηση με πρωτοβουλία χρηστών

Αυτή είναι η καλύτερη επιλογή όταν θέλετε μεμονωμένοι χρήστες να συνδέσουν τον δικό τους λογαριασμό SharePoint και να εξερευνήσουν την εμπειρία χωρίς κεντρικά διαχειριζόμενο εύρος συγχρονισμού.

Αν είναι ενεργοποιημένοι και οι δύο τύποι σύνδεσης, επιλέξτε και επικοινωνήστε ένα κύριο μοντέλο

Και οι δύο μπορούν τεχνικά να ενεργοποιηθούν ταυτόχρονα. Αν ο οργανισμός σας απαιτεί κεντρικά επιλεγμένο εύρος και ένα πιο ελεγχόμενο μοτίβο ανάπτυξης, χρησιμοποιήστε τον συγχρονισμό που διαχειρίζεται διαχειριστής ως κύριο μοντέλο διάθεσης και επικοινωνήστε το καθαρά στους χρήστες.

Πραγματοποιήστε πιλοτική δοκιμή πριν από την ευρεία διάθεση, αν το περιβάλλον σας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από επίλυση πρόσβασης βάσει ομάδων ή σύνθετες δομές SharePoint

Αν η ανάπτυξή σας βασίζεται σε επίλυση δικαιωμάτων βάσει καταλόγου, τοποθεσίες SharePoint συνδεδεμένες με Teams ή σύνθετα μοτίβα κληρονομημένης πρόσβασης, επικυρώστε τη συμπεριφορά με μια πιλοτική δοκιμή πριν από την ευρεία διάθεση.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη σύνδεση μιας νέας εφαρμογής.

Παραδείγματα περιπτώσεων χρήσης και προτροπών

Επικοινωνία και συγγραφή

Συντάξτε ενημερώσεις, συνοψίστε έγγραφα ή ακολουθήστε τις οδηγίες της εταιρείας χρησιμοποιώντας συνδεδεμένα εργαλεία.

• «Σύνταξε μια ενημέρωση για τη διοίκηση χρησιμοποιώντας τις πιο πρόσφατες πληροφορίες για το έργο [x].»

• «Συγκέντρωσε όλα τα έγγραφα για το [x] σε έναν οδηγό για νέες προσλήψεις.»

Οργάνωση και παραγωγικότητα

Οργανώστε τις γνώσεις σας, αναδείξτε σημαντικά έγγραφα και ενισχύστε την προσωπική σας παραγωγικότητα.

• «Βρες τα πιο πρόσφατα pitch decks για το [x].»

• «Βρες μου τα τρία πιο σχετικά έγγραφα για το [topic].»

Ανάλυση και αναφορά

Αναλύστε εσωτερικά και εξωτερικά δεδομένα για ανταγωνιστική και αγοραία έρευνα.

• «Δημιούργησε μια παράλληλη σύγκριση της προσφοράς του προϊόντος μου με τον ανταγωνιστή [x], χρησιμοποιώντας τα εσωτερικά μας έγγραφα και δημόσιες πηγές στον ιστό.»

• «Εντόπισε ευκαιρίες στον κλάδο [x] με βάση τα εσωτερικά μας έγγραφα και δημόσιες πληροφορίες στον ιστό.»

Μάθετε περισσότερα σχετικά με περιπτώσεις χρήσης εφαρμογών και προτροπές.

Δυνατότητες και δικαιώματα

Σε τι μπορεί να έχει πρόσβαση

• Υποστηριζόμενοι τύποι αρχείων: .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx, .csv

Τι μπορεί να κάνει

• Να διαβάζει περιεχόμενο και μεταδεδομένα για αρχεία και φακέλους στα οποία έχετε πρόσβαση στο SharePoint

• Να τηρεί τα δικαιώματα του SharePoint, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων που έχουν κοινοποιηθεί σε εσάς

Άδεια που ζητείται (εύρος)

Απαιτούμενα δικαιώματα εφαρμογών Microsoft

Ορισμένες ενέργειες στις εφαρμογές Outlook Email, Outlook Calendar, Microsoft Teams και SharePoint απαιτούν δικαιώματα Microsoft Graph, τα οποία πρέπει να εκχωρήσει ένας διαχειριστής Microsoft Entra για τον οργανισμό. Ο κάτοχος ή ο διαχειριστής ενός χώρου εργασίας ChatGPT και ο διαχειριστής Microsoft Entra ενδέχεται να είναι διαφορετικά άτομα. Επομένως, συντονιστείτε με το άτομο που μπορεί να παραχωρήσει συγκατάθεση για ολόκληρο τον οργανισμό.

Έλεγχος δικαιωμάτων στο ChatGPT

Για κάθε ενεργοποιημένη εφαρμογή Microsoft:

1. Συνδεθείτε στο ChatGPT ως κάτοχος ή διαχειριστής χώρου εργασίας.

2. Μεταβείτε στην επιλογή Διαχείριση → Εφαρμογές και επιλέξτε Ενεργοποιημένες.

3. Ανοίξτε το μενού πρόσθετων επιλογών της εφαρμογής και επιλέξτε Διαχείριση εφαρμογής.

4. Επιλέξτε Δικαιώματα Microsoft.

5. Ελέγξτε κάθε δικαίωμα Microsoft Graph και τις ενέργειες του ChatGPT που αναγράφονται κάτω από αυτό. Η ένδειξη Προσεχώς σημαίνει ότι μια ενέργεια περιλαμβάνεται για εκ των προτέρων έλεγχο δικαιωμάτων, αλλά δεν είναι διαθέσιμη αυτήν τη στιγμή. Η ένδειξη Εγκρίθηκε σημαίνει ότι το δικαίωμα συμπεριλήφθηκε στην τελευταία επιτυχημένη διαδικασία έγκρισης που ολοκληρώθηκε μέσω του ChatGPT για τη συγκεκριμένη εφαρμογή και τον συγκεκριμένο χώρο εργασίας.

6. Επιλέξτε μόνο τα δικαιώματα που θέλει να συμπεριλάβει ο οργανισμός σας στο αίτημα. Τα διαθέσιμα δικαιώματα και οι ενέργειες ενδέχεται να διαφέρουν ανά εφαρμογή. Αν ο οργανισμός σας δεν θέλει να εκχωρήσει κάποιο δικαίωμα, μην το συμπεριλάβετε στο αίτημα και διατηρήστε απενεργοποιημένες όλες τις ενέργειες που εξαρτώνται από αυτό.

Ολοκλήρωση του αιτήματος στο Microsoft Entra

1. Επιλέξτε Έλεγχος δικαιωμάτων στο Microsoft Entra. Αν δεν ανοίξει το Microsoft Entra, επιτρέψτε τα αναδυόμενα παράθυρα για το ChatGPT και δοκιμάστε ξανά.

2. Συνδεθείτε με έναν λογαριασμό διαχειριστή Microsoft Entra που μπορεί να παραχωρήσει συγκατάθεση για ολόκληρο τον οργανισμό.

3. Επιβεβαιώστε ότι εμφανίζονται ο σωστός οργανισμός και η επαληθευμένη εφαρμογή ChatGPT / OpenAI, L.L.C..

4. Ελέγξτε το επιλεγμένο αίτημα δικαιωμάτων. Η οθόνη επιβεβαίωσης του Microsoft Entra δεν παρέχει πλαίσια επιλογής για κάθε δικαίωμα: επιλέξτε Αποδοχή για να εγκρίνετε ολόκληρο το επιλεγμένο αίτημα ή Ακύρωση για να μην κάνετε καμία αλλαγή.

5. Επιστρέψτε στο ChatGPT και επιβεβαιώστε ότι ολοκληρώθηκε η διαδικασία έγκρισης.

Επαναλάβετε τον έλεγχο για κάθε ενεργοποιημένη εφαρμογή Microsoft. Τα δικαιώματα Microsoft εκχωρούνται στον μισθωτή Entra και στην εφαρμογή OpenAI, ενώ το ChatGPT παρακολουθεί τον έλεγχο δικαιωμάτων για κάθε χώρο εργασίας και εφαρμογή.

Μετά την έγκριση των δικαιωμάτων

Η έγκριση δικαιωμάτων Microsoft δεν ενεργοποιεί ενέργειες του ChatGPT ούτε συνδέει τον λογαριασμό Microsoft ενός μεμονωμένου χρήστη. Οι κάτοχοι και οι διαχειριστές χώρου εργασίας πρέπει να ενεργοποιήσουν ξεχωριστά τις ενέργειες που θέλουν να καταστήσουν διαθέσιμες. Οι χρήστες ενδέχεται επίσης να χρειαστεί να συνδέσουν ή να επανασυνδέσουν τον λογαριασμό Microsoft μετά από αλλαγή των δικαιωμάτων.

Αν μια ενέργεια εξακολουθεί να μη λειτουργεί, επιβεβαιώστε ότι:

1. Η ενέργεια είναι ενεργοποιημένη στις ρυθμίσεις εφαρμογής του χώρου εργασίας ChatGPT.

2. Η εκχώρηση δικαιώματος εξακολουθεί να υπάρχει στο Microsoft Entra.

3. Η σύνδεση Microsoft του χρήστη έχει δημιουργηθεί ή ανανεωθεί με τα απαιτούμενα δικαιώματα.

Αν ένας διαχειριστής Entra αλλάξει ή ανακαλέσει αργότερα την εκχώρηση απευθείας στη Microsoft, ελέγξτε την εκχώρηση στο Entra και εκτελέστε ξανά τη διαδικασία έγκρισης του ChatGPT.

Για όλους τους τύπους ρύθμισης:

Πρόσθετα δικαιώματα για ενέργειες SharePoint με έλεγχο ταυτότητας χρήστη

Για τις ρυθμίσεις που διαχειρίζεται ο διαχειριστής απαιτούνται επιπλέον οι ακόλουθες εμβέλειες:

Γνωστοί περιορισμοί

• Το μέγιστο υποστηριζόμενο μέγεθος αρχείου είναι 100 MB ανά αρχείο

• Το περιεχόμενο απευθείας από σελίδες τοποθεσιών SharePoint δεν υποστηρίζεται. Για να ευρετηριαστεί και να είναι διαθέσιμο στο ChatGPT, το περιεχόμενο πρέπει να είναι σε υποστηριζόμενο τύπο αρχείου.

• Ο αρχικός συγχρονισμός μπορεί να χρειαστεί χρόνο. Σε μικρότερα περιβάλλοντα, το περιεχόμενο μπορεί να αρχίσει να εμφανίζεται μέσα σε λίγες ώρες. Σε μεγαλύτερα περιβάλλοντα, ο πλήρης συγχρονισμός μπορεί να διαρκέσει περισσότερο.

• Κατά τον μερικό συγχρονισμό, κάποιο πρόσφατο περιεχόμενο μπορεί να είναι ήδη διαθέσιμο, ενώ παλαιότερο ή λιγότερο συχνά προσπελάσιμο περιεχόμενο εξακολουθεί να συγχρονίζεται. Ορισμένα αποτελέσματα μπορεί να λείπουν μέχρι να ολοκληρωθεί ο πλήρης συγχρονισμός.

• Οι εφαρμογές με συγχρονισμό έχουν σχεδιαστεί για να λειτουργούν καλύτερα σε ερωτήσεις και απαντήσεις και ερωτήματα τύπου αναζήτησης. Η απόδοση μπορεί να είναι πιο περιορισμένη για εργασίες συγκέντρωσης πολύ μεγάλης κλίμακας ή ιδιαίτερα σύνθετη ανάλυση.

• Για συγχρονισμό που διαχειρίζεται ο διαχειριστής, η πρόσβαση στο OneDrive υποστηρίζεται μόνο όταν ο διαχειριστής χώρου εργασίας επιλέξει συγχρονισμός όλων και έχει τα απαιτούμενα δικαιώματα διαχειριστή SharePoint. Αν ο διαχειριστής επιλέξει μη αυτόματα τοποθεσίες και φακέλους κατά τη ρύθμιση, το OneDrive δεν υποστηρίζεται σε αυτήν τη ροή επιλογής.

• Υποστηρίζεται μόνο μία παρουσία συγχρονισμού SharePoint που διαχειρίζεται ο διαχειριστής ανά χώρο εργασίας.

• Οι υπάρχουσες συνδέσεις SharePoint που διαχειρίζεται ο διαχειριστής ενδέχεται να χρειαστούν επανέλεγχο ταυτότητας πριν να είναι διαθέσιμο το φιλτράρισμα ετικετών ευαισθησίας και η βελτιωμένη υποστήριξη δικαιωμάτων παλαιότερων ομάδων SharePoint.

• Τα αρχεία που προστατεύονται από ετικέτες ευαισθησίας Microsoft Purview που επιβάλλουν κρυπτογράφηση ή έλεγχο πρόσβασης δεν συγχρονίζονται από το ChatGPT.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τα στοιχεία Ελέγχοι διαχειριστή, Ασφάλεια και Συμμόρφωση σε εφαρμογές.

Ρύθμιση πρόσβασης SharePoint με έλεγχο ταυτότητας χρήστη

Μπορείτε να συνδεθείτε στην εφαρμογή SharePoint εντοπίζοντάς την στον κατάλογο εφαρμογών του ChatGPT. Ακολουθήστε τα βήματα που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο σχετικά με τη σύνδεση νέων εφαρμογών.

Ρύθμιση εφαρμογής SharePoint με συγχρονισμό

Ανάλογα με τον τύπο προγράμματός σας, υπάρχουν δύο τρόποι για να αναπτύξετε την εφαρμογή SharePoint με συγχρονισμό για την ομάδα σας:

Ανάπτυξη στην ομάδα σας

Μόνο για προγράμματα Enterprise/Edu: Οι διαχειριστές μπορούν να συνδεθούν μία φορά για όλους τους χρήστες στον χώρο εργασίας τους - τα άτομα δεν χρειάζεται να ρυθμίσουν τίποτα μόνα τους. Κατά τη ρύθμιση, οι διαχειριστές μπορούν να επιλέξουν το εύρος τοποθεσιών ή φακέλων προς συγχρονισμό με έναν επιλογέα εύρους, διασφαλίζοντας ότι διατίθεται μόνο το σωστό περιεχόμενο.

Μόλις ενεργοποιηθεί, το ChatGPT θα αντιστοιχίζει αυτόματα χρήστες των οποίων οι λογαριασμοί SharePoint και ChatGPT μοιράζονται τους ίδιους τομείς email, εφαρμόζοντας τυχόν προϋπάρχουσες ρυθμίσεις ελέγχου πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC) του SharePoint για να διασφαλίζει την ασφάλεια. Κάθε μέλος θα βλέπει και θα έχει πρόσβαση μόνο στα αρχεία SharePoint στο ChatGPT στα οποία έχει ήδη δικαίωμα πρόσβασης.

Αυτοεξυπηρέτηση

Κάθε χρήστης συνδέει τον δικό του λογαριασμό SharePoint μέσω OAuth και μπορεί να ενεργοποιεί ή να απενεργοποιεί τον συγχρονισμό κατά τη ρύθμιση της εφαρμογής ή από τις Ρυθμίσεις → Εφαρμογές. Οι διαχειριστές Business και Enterprise/Edu μπορούν να ελέγχουν τη συνολική διαθεσιμότητα της εφαρμογής και του συγχρονισμού από τη σελίδα ρυθμίσεων διαχειριστή, συμπεριλαμβανομένου του RBAC (μόνο Enterprise/Edu).

Οι χρήστες Pro που θέλουν να ενεργοποιήσουν τον συγχρονισμό για τους λογαριασμούς τους πρέπει να ακολουθήσουν την επιλογή ρύθμισης Αυτοεξυπηρέτηση. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη ρύθμιση όταν συνδέετε την εφαρμογή ή από τις Ρυθμίσεις → Εφαρμογές μετά τη σύνδεση.

Ρύθμιση χώρου εργασίας Enterprise/Edu

Επιλογή 1: Ανάπτυξη στην ομάδα σας

Οι διαχειριστές χώρων εργασίας ChatGPT Enterprise πρέπει να ενεργοποιήσουν την πρόσβαση στην εφαρμογή SharePoint από τις ρυθμίσεις εφαρμογών διαχείρισης του χώρου εργασίας τους ή κάνοντας κλικ στο εικονίδιο προφίλ τους και επιλέγοντας «Ρυθμίσεις χώρου εργασίας».

• Κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση συγχρονισμού. Θα εμφανιστούν οι επιλογές Ανάπτυξη στην ομάδα σας και Ρύθμιση αυτοεξυπηρέτησης.

• Χρησιμοποιήστε την επιλογή Διαμόρφωση πρόσβασης για το RBAC.

• Προαιρετικά, επιλέξτε Διαχείριση τομέων για να περιορίσετε τους συνδεδεμένους λογαριασμούς SharePoint σε ένα εγκεκριμένο σύνολο τομέων.

• Κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση συγχρονισμού.

• Επιλέξτε Ανάπτυξη στην ομάδα σας και ολοκληρώστε όσα βήματα OAuth απαιτούνται.

Τώρα μπορείτε να επιλέξετε την εμβέλεια τοποθεσιών και φακέλων για την ομάδα σας. Ακολουθήστε τα βήματα για να ολοκληρώσετε τη ρύθμιση.

Μόλις ολοκληρωθεί η ρύθμιση, το ChatGPT ξεκινά τον συγχρονισμό με το SharePoint. Ο αρχικός συγχρονισμός μπορεί να διαρκέσει μερικές ώρες ή περισσότερο, ανάλογα με τον όγκο των δεδομένων που θα συγχρονιστούν.

Μόλις ολοκληρωθεί, οι χρήστες μπορούν να κάνουν στο ChatGPT ερωτήσεις σχετικά με τα αρχεία τους στο OneDrive και το SharePoint.

Επιλογή 2: Ρύθμιση με έλεγχο ταυτότητας χρήστη

Οι διαχειριστές Enterprise πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσουν την εφαρμογή SharePoint από τις ρυθμίσεις εφαρμογών διαχειριστή (βλ. Επιλογή 1 παραπάνω) και, στη συνέχεια, να ενεργοποιήσουν τον συγχρονισμό.

Οι χρήστες μπορούν στη συνέχεια να ενεργοποιήσουν τον συγχρονισμό SharePoint από τους λογαριασμούς τους. Για να τον ενεργοποιήσουν, οι χρήστες πρέπει να:

1. Μεταβούν στις Ρυθμίσεις > Εφαρμογές.

2. Βρουν το SharePoint στη λίστα των συνδεδεμένων εφαρμογών σας. Αν δεν έχετε συνδεθεί ακόμη, κάντε κλικ στο πλακίδιο SharePoint και κάντε κλικ στη Σύνδεση.

3. Επιλέξτε Συγχρονισμός ως τύπο σύνδεσης και κάντε κλικ στη Συνέχεια.

4. Ολοκληρώστε τη ρύθμιση OAuth.

Αν είχατε συνδεθεί παλαιότερα στο SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση συγχρονισμού για την καταχώριση SharePoint.

Ο αρχικός συγχρονισμός μπορεί να διαρκέσει έως και μερικές ώρες, ανάλογα με τον όγκο των δεδομένων προς συγχρονισμό. Μόλις ολοκληρωθεί, οι χρήστες μπορούν να κάνουν ερωτήσεις στο ChatGPT σχετικά με τα αρχεία τους στο OneDrive και το SharePoint.

Ρύθμιση χώρου εργασίας Business

Οι διαχειριστές χώρων εργασίας ChatGPT Business πρέπει να ενεργοποιήσουν την πρόσβαση στην εφαρμογή SharePoint από τις ρυθμίσεις εφαρμογών διαχείρισης του χώρου εργασίας τους. Μόλις ενεργοποιηθεί, κάθε χρήστης μπορεί να συνδέσει τον ατομικό λογαριασμό του, πραγματοποιώντας σύνδεση στο SharePoint μέσω μιας διαδικασίας OAuth.

Βήμα 1: Ενεργοποίηση πρόσβασης στην εφαρμογή SharePoint από τις ρυθμίσεις διαχείρισης

Οι διαχειριστές του ChatGPT μπορούν να μεταβούν στις ρυθμίσεις εφαρμογών διαχείρισης, κάνοντας κλικ στο εικονίδιο προφίλ τους και επιλέγοντας «Ρυθμίσεις χώρου εργασίας».

Στην ενότητα Εφαρμογές -> Ενεργοποιημένες, βεβαιωθείτε ότι το SharePoint είναι ενεργοποιημένο. Αυτός ο διακόπτης θα δώσει στους μεμονωμένους χρήστες πρόσβαση τόσο στην εφαρμογή SharePoint όσο και στην εφαρμογή SharePoint με συγχρονισμό. Μπορείτε να διαμορφώσετε την εφαρμογή κάνοντας κλικ στο μενού με τις τρεις τελείες (...). Επιλέξτε Διαχείριση τομέων για να περιορίσετε τους συνδεδεμένους λογαριασμούς SharePoint σε ένα εγκεκριμένο σύνολο τομέων.

Μόλις ολοκληρωθεί αυτό, τα μέλη του χώρου εργασίας σας θα μπορούν να ενεργοποιήσουν τον συγχρονισμό στους ατομικούς λογαριασμούς τους.

Βήμα 2: Ο χρήστης του χώρου εργασίας συνδέεται στο SharePoint (OAuth)

Στο ChatGPT, κάντε κλικ στο + και στην επιλογή Περισσότερα. Στη συνέχεια, επιλέξτε SharePoint και ακολουθήστε τα βήματα σύνδεσης (OAuth).

Εναλλακτικά, μπορείτε να μεταβείτε στις Ρυθμίσεις και να επιλέξετε Εφαρμογές. Στη συνέχεια, επιλέξτε Συγχρονισμός και SharePoint και ολοκληρώστε τη διαδικασία σύνδεσης.

Αφού ολοκληρώσετε τη διαδικασία σύνδεσης στο SharePoint, ο συγχρονισμός θα ενεργοποιηθεί αυτόματα.

Βήμα 3: Ο χρήστης ενεργοποιεί τον συγχρονισμό για το SharePoint

Για να ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό του SharePoint:

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Εφαρμογές.

2. Βρείτε το SharePoint στη λίστα των συνδεδεμένων εφαρμογών σας.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση συγχρονισμού.

Ο αρχικός συγχρονισμός μπορεί να διαρκέσει από λίγα λεπτά έως λίγες ώρες. Μόλις ολοκληρωθεί, οι χρήστες μπορούν να κάνουν στο ChatGPT ερωτήσεις σχετικά με τα αρχεία τους στο OneDrive και το SharePoint.

Ρύθμιση του ChatGPT Pro

Οι χρήστες του ChatGPT Pro μπορούν να ενεργοποιήσουν την πρόσβαση στην εφαρμογή SharePoint με συγχρονισμό από τις Ρυθμίσεις > Εφαρμογές.

Για να ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό του SharePoint:

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Εφαρμογές

2. Αν δεν έχετε συνδεθεί ξανά στο SharePoint, βρείτε το πλακίδιο του SharePoint και κάντε κλικ στην επιλογή Σύνδεση.

3. Αν έχετε συνδεθεί στο SharePoint στο παρελθόν, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση συγχρονισμού.

Ο αρχικός συγχρονισμός μπορεί να διαρκέσει από λίγα λεπτά έως λίγες ώρες. Μόλις ολοκληρωθεί, οι χρήστες μπορούν να κάνουν στο ChatGPT ερωτήσεις σχετικά με τα αρχεία τους στο OneDrive και το SharePoint.

Συχνές ερωτήσεις - Γενικά

Συγχρονίζετε τόσο το OneDrive όσο και το SharePoint;

Ναι. Η εφαρμογή συγχρονισμού με συγχρονισμό λειτουργεί τόσο με προσωπικά αρχεία στο OneDrive όσο και με κοινόχρηστες μονάδες στο SharePoint.

Τι συμβαίνει αν δεν ενεργοποιήσω τον συγχρονισμό;

Αν δεν ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό (είτε ως διαχειριστής χώρου εργασίας είτε στις ρυθμίσεις χρήστη), η εφαρμογή θα εξακολουθεί να λειτουργεί για αναζήτηση αρχείων. Θα μπορείτε ακόμη να κάνετε ερωτήματα στις τοποθεσίες σας στο SharePoint, αλλά τα δεδομένα δεν θα ευρετηριάζονται συνεχώς για ενημερωμένες πληροφορίες. Διαβάστε περισσότερα για

Μπορούν οι διαχειριστές να ελέγχουν ποιος έχει πρόσβαση στην εφαρμογή με συγχρονισμό;

Ναι, μπορείτε να διαμορφώσετε περαιτέρω την πρόσβαση στις ρυθμίσεις χρηστών με RBAC.

Πότε θα εμφανίζονται νέα ή ενημερωμένα αρχεία;

Τα νέα και ενημερωμένα αρχεία συνήθως εμφανίζονται μέσα σε λίγα λεπτά έως περίπου μία ώρα.

Γίνονται σεβαστά από το ChatGPT τα δικαιώματα αρχείων;

Τα δικαιώματα αρχείων τηρούνται πάντα. Οι χρήστες έχουν πρόσβαση μόνο στα δικά τους αρχεία και σε αρχεία που άλλοι έχουν κοινοποιήσει σε αυτούς.

Μπορεί ένας μεμονωμένος χρήστης να συνδέσει λογαριασμό SharePoint από οποιονδήποτε τομέα σε λειτουργία με έλεγχο ταυτότητας χρήστη;

Ναι. Για την εφαρμογή με συγχρονισμό και έλεγχο ταυτότητας χρήστη, δεν υπάρχουν περιορισμοί τομέων· οι χρήστες μπορούν να συνδεθούν σε οποιονδήποτε λογαριασμό SharePoint στον οποίο έχουν πρόσβαση.

Είχα παλαιότερα ενεργοποιημένη την εφαρμογή με έλεγχο ταυτότητας χρήστη για τον χώρο εργασίας Enterprise μου. Πώς μπορώ να μεταβώ στην εφαρμογή που διαχειρίζεται ο διαχειριστής;

Οι διαχειριστές μπορούν να μεταβούν ομαλά πηγαίνοντας στο Ρυθμίσεις διαχειριστή → Εφαρμογές → SharePoint → Ανάπτυξη στην ομάδα. Αυτό θα προσθέσει τον συγχρονισμό που διαχειρίζεται ο διαχειριστής χωρίς να απενεργοποιήσει άμεσα την εφαρμογή με έλεγχο ταυτότητας χρήστη, αποφεύγοντας χρόνο εκτός λειτουργίας.

Συχνές ερωτήσεις - Εφαρμογή με συγχρονισμό που διαχειρίζεται διαχειριστής

Πώς διαφέρει αυτό από την εφαρμογή SharePoint με συγχρονισμό και έλεγχο ταυτότητας χρήστη;

Η εφαρμογή με συγχρονισμό και έλεγχο ταυτότητας χρήστη απαιτεί από κάθε χρήστη να κάνει ατομικά έλεγχο ταυτότητας (OAuth) και να συγχρονίζει τα δικά του αρχεία. Οι διαχειριστές μπορούσαν να ενεργοποιήσουν το SharePoint για τον οργανισμό, αλλά δεν μπορούσαν να το αναπτύξουν απευθείας σε όλους.

Η εφαρμογή με συγχρονισμό που διαχειρίζεται διαχειριστής επιτρέπει σε έναν διαχειριστή να κάνει έλεγχο ταυτότητας και ανάπτυξη σε όλο τον οργανισμό, ώστε οι χρήστες να μη χρειάζεται να ολοκληρώσουν ατομική ρύθμιση. Αφού ολοκληρωθούν η ρύθμιση και η ενεργοποίηση από τον διαχειριστή, οι χρήστες μπορούν να αρχίσουν να τη χρησιμοποιούν χωρίς προσωπική ρύθμιση OAuth.

Τι γίνεται αν έχουμε ήδη ρυθμίσει την εφαρμογή με έλεγχο ταυτότητας χρήστη και συγχρονισμό;

Οι διαχειριστές μπορούν να μεταβούν ομαλά πηγαίνοντας στο Ρυθμίσεις διαχειριστή → Εφαρμογές → SharePoint → Ανάπτυξη στην ομάδα. Αυτό θα προσθέσει τον συγχρονισμό που διαχειρίζεται ο διαχειριστής χωρίς να απενεργοποιήσει άμεσα την εφαρμογή με έλεγχο ταυτότητας χρήστη και συγχρονισμό, αποφεύγοντας χρόνο εκτός λειτουργίας.

Αφού ενεργοποιήσω την εφαρμογή με συγχρονισμό που διαχειρίζεται διαχειριστής, χρειάζεται οι χρήστες να ενεργοποιήσουν χειροκίνητα την εφαρμογή στη συνομιλία τους;

Όχι. Αφού ρυθμιστεί ο συγχρονισμός διαχειριστή, οι χρήστες δεν χρειάζεται να κάνουν ατομικό έλεγχο ταυτότητας. Μπορούν απλώς να κάνουν ερωτήσεις όπως «Δείξε μου το X στο SharePoint.»

Υποστηρίζει η εφαρμογή με συγχρονισμό που διαχειρίζεται ο διαχειριστής και την πρόσβαση σε αρχεία OneDrive;

Ναι, αλλά μόνο αν ο διαχειριστής του χώρου εργασίας ChatGPT επιλέξει συγχρονισμός όλων κατά τη ρύθμιση και είναι διαχειριστής SharePoint με πλήρη δικαιώματα διαχείρισης ρυθμίσεων, περιεχομένου και δικαιωμάτων σε όλες τις τοποθεσίες και τις δευτερεύουσες τοποθεσίες μιας συλλογής τοποθεσιών SharePoint.

Αν ο διαχειριστής του χώρου εργασίας επιλέξει χειροκίνητα τοποθεσίες και φακέλους κατά τη ρύθμιση του συγχρονισμού, το OneDrive δεν υποστηρίζεται (ο επιλογέας φακέλων του διαχειριστή δεν υποστηρίζει την επιλογή του OneDrive σε αυτήν τη διαδικασία).

Υπενθυμίζεται ότι οι χρήστες θα έχουν πρόσβαση μόνο στο περιεχόμενο για το οποίο διαθέτουν δικαίωμα προβολής στο SharePoint.

Πώς γνωρίζει το ChatGPT ποιους χρήστες να ενεργοποιήσει;

Η πρόσβαση βασίζεται σε αυστηρή αντιστοίχιση τομέα email μεταξύ SharePoint και ChatGPT. Ο λογαριασμός SharePoint ενός χρήστη πρέπει να ταιριάζει με το email του λογαριασμού ChatGPT.

Τι ισχύει για τον Έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC);

Οι διαχειριστές μπορούν να ελέγχουν μέσω RBAC ποιες ομάδες έχουν πρόσβαση στο SharePoint. Η εφαρμογή σέβεται τις υπάρχουσες διαμορφώσεις RBAC του SharePoint. Αν ένας διαχειριστής έχει ήδη ρυθμίσει το RBAC, εφαρμόζονται αυτές οι ρυθμίσεις. Διαφορετικά, οι διαχειριστές μπορούν να διαμορφώσουν το RBAC ανά πάσα στιγμή.

Θα εξακολουθούν οι χρήστες να βλέπουν μόνο αρχεία για τα οποία έχουν δικαίωμα;

Ναι. Τα υπάρχοντα δικαιώματα αρχείων του SharePoint τηρούνται πλήρως. Οι χρήστες έχουν πρόσβαση μόνο στα αρχεία που έχουν ήδη δικαίωμα να προβάλλουν στο SharePoint.

Τι μπορούν να ελέγχουν οι διαχειριστές κατά τη ρύθμιση της εφαρμογής;

Οι διαχειριστές πρέπει να είναι και διαχειριστές SharePoint και διαχειριστές ChatGPT. Μπορούν να επιλέξουν να συγχρονίσουν όλα τα αρχεία ή συγκεκριμένες τοποθεσίες και φακέλους. Τα αρχεία που διαχειρίζονται με αυτόν τον τρόπο θα εμφανίζονται στο ChatGPT ως «διαχειριζόμενα από διαχειριστή» στον τύπο σύνδεσης.

Μπορούν οι διαχειριστές να αλλάξουν αργότερα τι συγχρονίζεται;

Ναι. Οι διαχειριστές μπορούν να ενημερώσουν την εμβέλεια συγχρονισμού από τις ρυθμίσεις της εφαρμογής SharePoint. Επιλέξτε Περιορισμός περιεχομένου για να αλλάξετε ποιο περιεχόμενο συγχρονίζεται ή για να διαμορφώσετε το φιλτράρισμα ετικετών ευαισθησίας, όταν είναι διαθέσιμο.

Μπορούμε να χρησιμοποιούμε και τις δύο εφαρμογές, με έλεγχο ταυτότητας χρήστη και με διαχείριση διαχειριστή;

Ναι. Και οι δύο εφαρμογές μπορούν τεχνικά να ενεργοποιηθούν ταυτόχρονα.

Πότε θα εμφανίζονται νέα ή ενημερωμένα αρχεία;

Τα νέα και ενημερωμένα αρχεία συνήθως εμφανίζονται μέσα σε λίγα λεπτά έως περίπου μία ώρα.

Μπορώ να επιλέξω το εύρος του συγχρονισμού, όπως συγκεκριμένους φακέλους ή αρχεία;

Ναι, μπορείτε να επιλέξετε το εύρος συγχρονισμού κατά τη ρύθμιση ή να το επεξεργαστείτε αργότερα.

Μπορούμε να ενεργοποιήσουμε πολλές εφαρμογές SharePoint με συγχρονισμό που διαχειρίζεται διαχειριστής στον ίδιο χώρο εργασίας (π.χ. μία ανά tenant/brand);

Υποστηρίζεται μόνο μία παρουσία SharePoint που διαχειρίζεται διαχειριστής ανά χώρο εργασίας.

Γιατί η οθόνη συγκατάθεσης της Microsoft εμφανίζει δικαιώματα με ανάθεση και δικαιώματα εφαρμογής;

Κατά τη μετάβαση σε δικαιώματα εφαρμογής για τον συγχρονισμό SharePoint που διαχειρίζεται ο διαχειριστής, η Microsoft ενδέχεται να εμφανίζει τόσο δικαιώματα με ανάθεση όσο και δικαιώματα εφαρμογής. Αυτή η προσωρινή επικάλυψη συμβάλλει στη διατήρηση της υφιστάμενης συμπεριφοράς του συνδέσμου SharePoint, ενώ παράλληλα παρέχει βελτιωμένη κάλυψη και φιλτράρισμα ετικετών ευαισθησίας. Στο μέλλον, ενδέχεται να καταργήσουμε πλήρως τα αιτήματα εμβέλειας με ανάθεση.

Γιατί η εφαρμογή ζητά το Sites.FullControl.All;

Η εφαρμογή ζητά το Sites.FullControl.All, ώστε να μπορεί να ανακτά πλήρως και με ακρίβεια τα δικαιώματα εγγράφων. Σύμφωνα με τις οδηγίες της Microsoft για τη σάρωση ιεραρχιών δικαιωμάτων με ερωτήματα διαφορών του Microsoft Graph, οι εφαρμογές χρειάζονται το Sites.FullControl.All για να επεξεργάζονται σωστά τα δικαιώματα. Στις δοκιμές μας, το Sites.Read.All μπορούσε να καθυστερήσει τις ενημερώσεις ελέγχου πρόσβασης, με αποτέλεσμα τα δικαιώματα εγγράφων να μην εμφανίζονται πάντα αμέσως.

Γιατί η εφαρμογή ζητά εμβέλειες SharePoint;

Αυτή η αλλαγή επιτρέπει στην εφαρμογή να ανακτά πληροφορίες ελέγχου πρόσβασης και ομάδων για μια τοποθεσία SharePoint παλαιού τύπου.

Γιατί η εφαρμογή ζητά την εμβέλεια Sites.Selected;

Η εμβέλεια Sites.Selected αποτελεί αυστηρό υποσύνολο του Sites.FullControl.All. Η εφαρμογή χρειάζεται τουλάχιστον μία από τις δύο για να λειτουργεί σωστά. Το Sites.Selected επιτρέπει στους οργανισμούς και τους διαχειριστές IT να περιορίζουν περαιτέρω την πρόσβαση της εφαρμογής. Συνιστούμε να διατηρήσετε αυτήν την εμβέλεια.

Σημείωση: αν ο διαχειριστής εξετάζει το ενδεχόμενο ανάκλησης του Sites.FullControl.All, βεβαιωθείτε ότι οι επιλεγμένες τοποθεσίες έχουν καταστεί προσβάσιμες ακολουθώντας αυτόν τον οδηγό της Microsoft, ώστε ο σύνδεσμος να λειτουργεί σωστά.

Η OpenAI ενεργοποίησε αυτήν την εμβέλεια για ένα πρώιμο πιλοτικό πρόγραμμα και συνιστά να επικοινωνήσετε μαζί της προτού βασιστείτε σε αυτήν.

Πώς γίνεται η διαχείριση των ετικετών ευαισθησίας Microsoft Purview;

Ο συγχρονισμός SharePoint που διαχειρίζεται ο διαχειριστής μπορεί να χρησιμοποιεί τα μεταδεδομένα ετικετών ευαισθησίας του Microsoft Purview, ώστε να εξαιρεί επιλεγμένα αρχεία με ετικέτες από τον συγχρονισμό. Αυτό απαιτεί το δικαίωμα SensitivityLabels.Read.All.

Ο χειρισμός των ετικετών ευαισθησίας Microsoft εξαρτάται από το αν η ετικέτα έχει διαμορφωθεί ώστε να κρυπτογραφεί το περιεχόμενο. Μια ετικέτα μπορεί να χρησιμοποιείται μόνο για ταξινόμηση: η Microsoft περιγράφει τις ετικέτες ευαισθησίας ως μεταδεδομένα απλού κειμένου που χρησιμοποιούνται για την ταξινόμηση περιεχομένου. Αυτές οι ετικέτες δεν κρυπτογραφούν από μόνες τους το αρχείο ούτε αλλάζουν ποιος μπορεί να το ανοίξει.

Τα αρχεία με ετικέτες ευαισθησίας μόνο για ταξινόμηση μπορούν να συγχρονιστούν, εφόσον εμπίπτουν κατά τα άλλα στην εμβέλεια και ο χρήστης έχει δικαίωμα πρόσβασης σε αυτά στο SharePoint. Οι διαχειριστές μπορούν να εξαιρούν από τον συγχρονισμό αρχεία με επιλεγμένες ετικέτες μόνο για ταξινόμηση, χρησιμοποιώντας το φίλτρο ετικετών ευαισθησίας.

Αν μια ετικέτα ευαισθησίας έχει διαμορφωθεί με έλεγχο πρόσβασης, η Microsoft εφαρμόζει κρυπτογράφηση στο περιεχόμενο. Η Microsoft αναφέρει ότι το κρυπτογραφημένο περιεχόμενο μπορεί να αποκρυπτογραφηθεί μόνο από χρήστες που έχουν εξουσιοδοτηθεί μέσω των ρυθμίσεων κρυπτογράφησης της ετικέτας και παραμένει κρυπτογραφημένο όπου κι αν βρίσκεται. Αυτά τα προστατευμένα αρχεία δεν συγχρονίζονται από το ChatGPT και εξαιρούνται αυτόματα. Οι διαχειριστές δεν χρειάζεται να επιλέξουν αυτές τις ετικέτες στο φίλτρο ετικετών ευαισθησίας.

Έχω ήδη ρυθμίσει την εφαρμογή SharePoint που διαχειρίζεται ο διαχειριστής. Πώς μπορώ να αποκτήσω τις νέες δυνατότητες;

Αν έχετε ήδη ρυθμίσει τον συγχρονισμό SharePoint που διαχειρίζεται ο διαχειριστής, μην αποσυνδέσετε και επανασυνδέσετε την εφαρμογή. Η αποσύνδεση και η επανασύνδεση μπορεί να προκαλέσουν εκ νέου συγχρονισμό και ευρετηρίαση του περιεχομένου SharePoint, καθυστερώντας τη διαθεσιμότητά του στο ChatGPT.

Αντί γι’ αυτό, μεταβείτε στις ρυθμίσεις της εφαρμογής SharePoint (από τις Ρυθμίσεις χώρου εργασίας > Εφαρμογές) και χρησιμοποιήστε την προτροπή εκ νέου ελέγχου ταυτότητας. Ο εκ νέου έλεγχος ταυτότητας διατηρεί τον υπάρχοντα συγχρονισμό και κάθε προηγούμενη επιλογή περιεχομένου. Για να ενημερώσετε την επιλογή, επιλέξτε Περιορισμός περιεχομένου και κάντε αλλαγές, όπως η προσθήκη τοποθεσιών που εντοπίστηκαν πρόσφατα ή η εξαίρεση περιεχομένου με μη προστατευμένες ετικέτες ευαισθησίας (Σημείωση: οι προστατευμένες ετικέτες ευαισθησίας εξαιρούνται πάντα).

Τι θα συμβεί αν δεν επαναλάβω τον έλεγχο ταυτότητας με τις πρόσθετες εμβέλειες Microsoft;

Η υπάρχουσα σύνδεσή σας με την εφαρμογή SharePoint παραμένει ενεργή και οι προϋπάρχουσες λειτουργίες συνεχίζουν να λειτουργούν χωρίς αλλαγές. Ωστόσο, δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δυνατότητες που απαιτούν τις πρόσθετες εμβέλειες Microsoft, όπως το φιλτράρισμα ετικετών ευαισθησίας και η βελτιωμένη υποστήριξη δικαιωμάτων ομάδων SharePoint παλαιού τύπου.