Descripción general
Antes de invitar a empleados que ya usan ChatGPT, confirma qué cuenta usarán y explícales los requisitos de inicio de sesión de tu espacio de trabajo. Revisa con ellos las opciones de migración para que comprendan qué sucederá con su contenido personal, sus suscripciones y su acceso.
Verifica las cuentas existentes antes de enviar invitaciones
Pregunta si los empleados ya usan una cuenta personal, Plus o Pro de ChatGPT con su correo electrónico corporativo. Confirma la dirección de correo electrónico exacta a la que se envía la invitación y el espacio de trabajo de la empresa previsto.
Los empleados deben aceptar la invitación e iniciar sesión con esa misma dirección de correo electrónico. Crear una cuenta de reemplazo o usar otra dirección puede hacer que el espacio de trabajo esperado o el historial actual parezcan haber desaparecido.
Si falta una invitación, pídele a un propietario del espacio de trabajo que revise las invitaciones pendientes y seleccione Reenviar invitación, si está disponible. Las invitaciones administradas por SCIM no se pueden reenviar directamente. Verifica cualquier invitación imprevista con tu equipo de TI antes de iniciar sesión.
Una cuenta es lo que usa un empleado para iniciar sesión en ChatGPT. Un espacio de trabajo contiene sus chats, contenido y configuración. Una cuenta puede acceder a espacios de trabajo personales y de empresa independientes. Unirse a un espacio de trabajo de la empresa y migrar contenido personal son acciones diferentes.
Entender qué verán los empleados
Los empleados pueden ver diferentes opciones de inicio de sesión e incorporación según su invitación, el plan de su espacio de trabajo y su cuenta existente. Usa la siguiente tabla para explicar la experiencia que les corresponde.
| Situación | Inicio de sesión en el espacio de trabajo | Experiencia prevista |
|---|---|---|
| Invitado a un espacio de trabajo Enterprise o Edu que cumple los requisitos | Inicio de sesión único, cuando sea necesario. | Únete al espacio de trabajo de la empresa; los usuarios elegibles que ya tienen un espacio de trabajo personal pueden ver un prompt de migración. |
| Te invitaron a un espacio de trabajo de ChatGPT Business | El método de inicio de sesión permitido del espacio de trabajo. | Únete al espacio de trabajo Business. Los empleados pueden mantener su espacio de trabajo personal separado o elegir combinarlo con Business. Los administradores no pueden exigir que se combinen ni que se elimine el espacio de trabajo personal. |
| Sin invitación al espacio de trabajo ni inscripción aprobada | El método de inicio de sesión actual del empleado. | Un espacio de trabajo personal generalmente permanece separado; iniciar sesión por sí solo no crea una membresía en el espacio de trabajo. |
Revisar el inicio de sesión y el aprovisionamiento
Cambiar la dirección de correo electrónico de una cuenta personal no necesariamente libera su correo electrónico laboral anterior para una cuenta nueva o para el aprovisionamiento SCIM. El uso previo del SSO también puede seguir afectando el acceso después de que se elimina un dominio verificado. Contacta al equipo de soporte de OpenAI antes de introducir cambios. No elimines un dominio verificado ni crees una cuenta de reemplazo como solución alternativa.
Cuando la creación automática de cuentas está disponible para Enterprise o Edu, iniciar sesión con un correo electrónico corporativo verificado puede activar la misma experiencia de migración. En los planes Enterprise, la creación automática de cuentas está activada de forma predeterminada para el primer espacio de trabajo elegible que se cree en un tenant nuevo. Revísalo y prepara a los empleados afectados antes de aplicar un dominio verificado al espacio de trabajo. Para consultar la configuración predeterminada y los controles del espacio de trabajo, consulta: Administrar tu tenant en la Consola de administración.
La creación automática de cuentas no reactiva una membresía del espacio de trabajo eliminada o desactivada. Si ves "No se encontró una cuenta de ChatGPT elegible", pídele al propietario o administrador del espacio de trabajo que confirme tu autorización y te vuelva a invitar.
En los planes Enterprise, la creación automática de cuentas aprovisiona accesos completos en el espacio de trabajo según las condiciones de facturación habituales de tu organización. Un usuario agregado al espacio de trabajo puede usar una licencia, incluso si el acceso a través de su proveedor de identidad le impide iniciar sesión. Si el mismo dominio verificado está asignado a varios espacios de trabajo, la creación automática de cuentas puede invitar a la persona a más de un espacio de trabajo. Revisa las asignaciones de dominio y las configuraciones habilitadas antes de la implementación.
Revisa las opciones de migración y sus implicaciones
Elegir cómo gestionar el contenido personal
Antes de que los empleados migren contenido personal, explícales las opciones disponibles para el espacio de trabajo de destino. Confirma si pueden mantener separado su espacio de trabajo personal o si deben completar un paso de migración. Si los empleados mantienen separado su espacio de trabajo personal, cualquier suscripción personal continúa hasta que la cancelen. Revisa con ellos el contenido compatible, las exclusiones y las implicaciones de acceso antes de que continúen. Para obtener más información, consulta: opciones de migración del espacio de trabajo personal.
Si un espacio de trabajo Business se actualiza a Enterprise, el espacio de trabajo Business en sí no se fusiona. Un empleado aún puede recibir un prompt independiente para migrar su espacio de trabajo personal durante la incorporación a Enterprise.
Cuando una invitación de Enterprise o Edu usa un dominio de empresa verificado, es posible que un empleado que tenga un espacio de trabajo personal con la misma dirección de correo electrónico asociada a la cuenta deba completar un paso de migración antes de unirse. Según las opciones disponibles, el empleado puede fusionar su espacio de trabajo personal para copiar contenido compatible al espacio de trabajo de la empresa o exportar y eliminar sus datos personales. Una invitación que usa un dominio no verificado o externo por lo general no activa la migración.
Revisar contenido y suscripciones
Chats y residencia de datos: los requisitos de residencia de datos podrían impedir que los chats personales se transfieran al espacio de trabajo de la empresa. Si la transferencia no está disponible, exporta los datos importantes del espacio de trabajo personal antes de iniciar la migración y confirma que el archivo descargado se pueda abrir. La exportación de datos de autoservicio no está disponible en los espacios de trabajo de ChatGPT Business o Enterprise. Si la exportación falla, detente y comunícate con el equipo de atención al cliente de OpenAI.
GPT: Los GPT migrados son privados y no se comparten automáticamente con otros miembros del espacio de trabajo. Si un GPT se compartió anteriormente mediante un enlace público o se publicó en la GPT Store, la copia migrada deberá volver a compartirse para que otras personas puedan usarla. Las opciones de uso compartido disponibles dependen de la configuración del espacio de trabajo de destino y de los permisos del usuario.
Suscripciones: una suscripción Plus o Pro elegible facturada a través de la web se puede cancelar y reembolsar mediante el flujo de migración mostrado. Es posible que una suscripción comprada a través de Apple o Google requiera una cancelación por separado.
Contenido personal: confirma qué cuenta y espacio de trabajo personal contienen los chats y los GPT afectados antes de aceptar un prompt de migración. Las personas empleadas no pueden seleccionar chats, proyectos ni archivos individuales para transferirlos.
Sites: Sites no transfiere en las migraciones de un espacio personal a Business o de un espacio personal a Enterprise.
Para consultar la lista completa de contenido compatible y exclusiones, consulta la guía de migración del espacio de trabajo personal.
Comprender el acceso después de la migración
La migración copia el contenido personal compatible al espacio de trabajo de la empresa y desactiva el espacio de trabajo personal. No hay una opción para deshacer que permita trasladar el contenido del espacio de trabajo de la empresa de vuelta a un espacio de trabajo personal. Si un espacio de trabajo Business se desactiva más adelante, un proceso de recuperación independiente puede reactivar el espacio de trabajo personal original y sus datos. Esto no restablece el acceso a Business ni vuelve a copiar la actividad de Business.
Después de la migración, los chats y los GPT están sujetos a las políticas de acceso y políticas de retención del espacio de trabajo de la empresa. Si un empleado deja la empresa o pierde el acceso al espacio de trabajo, también podría perder el acceso a ese contenido.
Planificar el acceso a la cuenta personal
El acceso a la cuenta también es importante después del proceso de incorporación. Un espacio de trabajo personal asociado a un correo electrónico laboral no es lo mismo que una cuenta independiente que usa una dirección de correo electrónico que el empleado posee a título personal. Mantener separados los espacios de trabajo no hace que el acceso del empleado a esa cuenta sea independiente de la dirección de correo electrónico de la empresa.
Para uso personal, recomienda una cuenta independiente con una dirección de correo electrónico que el empleado posea y controle personalmente. Los empleados deben mantener las conversaciones y los datos personales en esa cuenta, en lugar de mantenerlos en una vinculada a una dirección de correo electrónico laboral o corporativa.
Cuando finaliza la relación laboral, los empleados pueden perder el acceso a la cuenta o al espacio de trabajo afectados y a sus datos si pierden el acceso a su cuenta de correo electrónico de la empresa o al espacio de trabajo corporativo. El contenido del espacio de trabajo de la empresa no se traslada de vuelta a un espacio de trabajo personal. Explica estas consecuencias de acceso antes de que los empleados completen la incorporación o la migración.
Informa a los empleados qué pueden esperar
Antes de la implementación, informa a los empleados:
Qué dirección de correo electrónico recibirá la invitación.
Qué espacio de trabajo de la empresa seleccionar.
Qué método de inicio de sesión usar si el espacio de trabajo requiere SSO.
Si podría aparecer un prompt para migrar un espacio de trabajo personal.
A quién deben contactar antes de tomar decisiones sobre chats, GPT o suscripciones.
No asumas que todos los correos electrónicos de invitación, los plazos de entrega o los prompt de migración se pueden personalizar.
Prueba tu implementación con un grupo reducido
Cuando sea relevante, invita a un grupo pequeño que incluya empleados con cuentas personales, Plus o Pro existentes. Antes de invitar a todo el personal, revisa la invitación, el correo electrónico de la cuenta, el espacio de trabajo de la empresa, el método de inicio de sesión, las opciones de migración, las restricciones de residencia de datos y la orientación sobre suscripciones.
Para el inicio de sesión de la empresa, consulta: Configuración del inicio de sesión único (SSO) para productos de OpenAI.
Para el inicio de sesión en el espacio de trabajo de ChatGPT Business, consulta: Configurar el inicio de sesión único para ChatGPT Business.
Si tienes previsto sincronizar usuarios desde tu proveedor de identidad, consulta: Aprovisionamiento y administración de SCIM.
Si parece faltar el historial de un espacio de trabajo o de una cuenta, consulta: Solución de problemas de SSO, acceso al espacio de trabajo y verificación de dominio.