Es posible que un empleado ya esté usando ChatGPT con la misma dirección de correo electrónico a la que tu empresa tiene previsto enviar una invitación. Antes de enviar invitaciones, explica si unirse al espacio de trabajo podría afectar los chats, los GPT o la suscripción de esa persona.
Verifica las cuentas existentes antes de enviar invitaciones
Pregunta si los empleados ya usan una cuenta personal, Plus o Pro de ChatGPT con su correo electrónico corporativo. Confirma la dirección de correo electrónico exacta a la que se envía la invitación y el espacio de trabajo de la empresa previsto.
Los empleados deben aceptar la invitación e iniciar sesión con esa misma dirección de correo electrónico. Crear una cuenta de reemplazo o usar otra dirección puede hacer que el espacio de trabajo esperado o el historial actual parezcan haber desaparecido.
Si falta una invitación, pídele a un propietario del espacio de trabajo que revise las invitaciones pendientes y seleccione Reenviar invitación, si está disponible. Las invitaciones administradas por SCIM no se pueden reenviar directamente. Verifica cualquier invitación imprevista con tu equipo de TI antes de iniciar sesión.
Una cuenta de OpenAI puede tener espacios de trabajo personales y de empresa independientes. Unirse a un espacio de trabajo de la empresa y migrar un espacio de trabajo personal son acciones diferentes.
Entender qué verán los empleados
La invitación, el plan del espacio de trabajo y los requisitos de inicio de sesión determinan si un empleado mantiene un espacio de trabajo personal separado o ve la opción de migrarlo.
| Situación | Inicio de sesión en el espacio de trabajo | Experiencia prevista |
|---|---|---|
| Invitado a un espacio de trabajo Enterprise o Edu que cumple los requisitos | Inicio de sesión único, cuando sea necesario. | Únete al espacio de trabajo de la empresa; una cuenta personal elegible puede mostrar un prompt de migración. |
| Te invitaron a un espacio de trabajo de ChatGPT Business | El método de inicio de sesión permitido del espacio de trabajo. | Únete al espacio de trabajo Business; los administradores no pueden exigir que se fusione ni elimine un espacio de trabajo personal. |
| Sin invitación al espacio de trabajo ni inscripción aprobada | El método de inicio de sesión actual del empleado. | Un espacio de trabajo personal generalmente permanece separado; iniciar sesión por sí solo no crea una membresía en el espacio de trabajo. |
Revisa la migración de la cuenta personal antes de continuar
Cuando una invitación de Enterprise o Edu usa un dominio de empresa verificado, es posible que un empleado que tenga una cuenta personal con el mismo correo electrónico deba migrar esa cuenta antes de unirse. Según las opciones disponibles, el empleado puede transferir chats y GPT aptos al espacio de trabajo de la empresa o exportar y eliminar datos personales. Una invitación que usa un dominio no verificado o externo por lo general no activa la migración.
Cambiar la dirección de correo electrónico de una cuenta personal no necesariamente libera su correo electrónico laboral anterior para una cuenta nueva o para el aprovisionamiento SCIM. El uso previo del SSO también puede seguir afectando el acceso después de que se elimina un dominio verificado. Contacta al equipo de soporte de OpenAI antes de introducir cambios. No elimines un dominio verificado ni crees una cuenta de reemplazo como solución alternativa.
Cuando la creación automática de cuentas está disponible para Enterprise o Edu, iniciar sesión con un correo electrónico corporativo verificado puede activar la misma experiencia de migración. Revisa las cuentas afectadas antes de habilitar esta opción.
La creación automática de cuentas no reactiva una membresía del espacio de trabajo eliminada o desactivada. Si ves "No se encontró una cuenta de ChatGPT elegible", pídele al propietario o administrador del espacio de trabajo que confirme tu autorización y te vuelva a invitar.
Un usuario agregado al espacio de trabajo puede usar una licencia, incluso si el acceso a través de su proveedor de identidad le impide iniciar sesión. Si el mismo dominio verificado está asignado a varios espacios de trabajo, la creación automática de cuentas puede invitar a la persona a más de un espacio de trabajo. Revisa las asignaciones de dominio y las configuraciones habilitadas antes de la implementación.
Chats y residencia de datos: los requisitos de residencia de datos podrían impedir que los chats personales se transfieran al espacio de trabajo de la empresa. Si la transferencia no está disponible, exporta los datos importantes antes de iniciar la migración y confirma que el archivo descargado se pueda abrir. Si la exportación falla, detente y comunícate con el equipo de atención al cliente de OpenAI.
GPT: Los GPT personales compartidos o publicados anteriormente que se trasladan al espacio de trabajo de la empresa pueden hacerse visibles allí. Un propietario del espacio de trabajo puede revisar y actualizar su visibilidad. Los GPT que eran privados antes de la transferencia siguen siendo privados.
Suscripciones: una suscripción Plus o Pro elegible facturada a través de la web se puede cancelar y reembolsar mediante el flujo de migración mostrado. Es posible que una suscripción comprada a través de Apple o Google requiera una cancelación por separado.
Historial de la cuenta: confirma qué cuenta, chats y GPT se verán afectados antes de aceptar un prompt de migración.
Una migración completada de una cuenta personal a Enterprise no se puede revertir. Verifica la cuenta correcta, las opciones disponibles y los detalles de la suscripción antes de continuar.
Después de la migración, los chats y los GPT están sujetos a las políticas de acceso y políticas de retención del espacio de trabajo de la empresa. Si un empleado deja la empresa o pierde el acceso al espacio de trabajo, también podría perder el acceso a ese contenido.
Los administradores de ChatGPT Business no pueden exigirle a alguien que fusione o elimine un espacio de trabajo personal. Si un espacio de trabajo Business se actualiza a Enterprise, el espacio de trabajo Business en sí no se fusiona; un empleado aún puede recibir un prompt de migración de espacio de trabajo personal por separado.
Informa a los empleados qué pueden esperar
Antes de la implementación, informa a los empleados:
Qué dirección de correo electrónico recibirá la invitación.
Qué espacio de trabajo de la empresa seleccionar.
Qué método de inicio de sesión usar si el espacio de trabajo requiere SSO.
Si pudiera aparecer un prompt para migrar una cuenta personal.
A quién deben contactar antes de tomar decisiones sobre chats, GPT o suscripciones.
No asumas que todos los correos electrónicos de invitación, los plazos de entrega o los prompt de migración se pueden personalizar.
Prueba tu implementación con un grupo reducido
Cuando sea relevante, invita a un grupo pequeño que incluya empleados con cuentas personales, Plus o Pro existentes. Antes de invitar a todo el personal, revisa la invitación, el correo electrónico de la cuenta, el espacio de trabajo de la empresa, el método de inicio de sesión, las opciones de migración, las restricciones de residencia de datos y la orientación sobre suscripciones.
Para el inicio de sesión de la empresa, consulta: Configuración del inicio de sesión único (SSO) para productos de OpenAI.
Para el inicio de sesión en el espacio de trabajo de ChatGPT Business, consulta: Configurar el inicio de sesión único para ChatGPT Business.
Si tienes previsto sincronizar usuarios desde tu proveedor de identidad, consulta: Aprovisionamiento y administración de SCIM.
Si parece faltar el historial de un espacio de trabajo o de una cuenta, consulta: Solución de problemas de SSO, acceso al espacio de trabajo y verificación de dominio.