Descripción general
La aplicación de SharePoint permite que ChatGPT busque y consulte contenido de SharePoint y contenido compatible de OneDrive para el trabajo o la escuela al que tu cuenta de Microsoft ya tenga acceso. La aplicación de SharePoint no es compatible con cuentas personales de OneDrive. Las acciones disponibles dependen de la configuración de tu organización.
Los administradores de Espacios de trabajo Enterprise y Edu elegibles pueden configurar la sincronización de SharePoint administrada por el administrador para indexar contenido seleccionado en su Espacio de trabajo. Conectar tu propia cuenta de Microsoft brinda acceso en vivo, pero no crea un índice personal sincronizado.
Para obtener una descripción general de las aplicaciones conectadas, consulta: Aplicaciones conectadas en ChatGPT.
Disponibilidad
La disponibilidad de SharePoint depende de tu plan de ChatGPT, ubicación, configuración del Espacio de trabajo, cuenta de Microsoft y las políticas de Microsoft Entra de tu organización.
La sincronización de SharePoint administrada por el administrador solo está disponible en Espacios de trabajo Enterprise y Edu elegibles y en regiones compatibles. Las cuentas individuales y personales no pueden configurar la sincronización de SharePoint.
Para consultar las regiones de residencia de datos del Espacio de trabajo compatibles con la sincronización de SharePoint administrada por el administrador, consulta: Aplicaciones administradas por el administrador con sincronización en ChatGPT.
Conectar SharePoint
Abre Plugins o Aplicaciones, según las opciones disponibles en tu versión de ChatGPT.
Busca SharePoint y selecciona la opción para conectar tu cuenta.
Inicia sesión con la cuenta de Microsoft del trabajo o de la escuela que tenga acceso a los sitios de SharePoint o a los archivos compatibles de OneDrive para el trabajo o la escuela que quieras usar.
Revisa los permisos de Microsoft solicitados y completa el proceso de autorización.
Regresa a ChatGPT.
Si tu organización exige el consentimiento de un administrador, tu administrador de Microsoft Entra debe aprobar los permisos antes de que se pueda usar la conexión.
Para consultar instrucciones generales sobre la administración de cuentas, consulta: Conectar y administrar cuentas de aplicaciones en ChatGPT.
Usar SharePoint en una conversación
Después de conectar SharePoint, pídele a ChatGPT que busque, resuma o compare archivos a los que pueda acceder tu cuenta de Microsoft conectada.
Estos son algunos ejemplos:
“Busca el plan de proyecto más reciente en SharePoint y resume las decisiones pendientes”.
“Compara los dos documentos de propuestas en el sitio de SharePoint de nuestro equipo de ventas”.
“Redacta una actualización para ejecutivos con los documentos de lanzamiento a los que puedo acceder”.
“Crea una carpeta para este proyecto en la biblioteca aprobada de SharePoint”.
Según los permisos aprobados por tu organización y las acciones habilitadas en ChatGPT, la aplicación en vivo de SharePoint también puede admitir acciones como:
Crear carpetas.
Cargar o actualizar archivos.
Administrar vínculos para compartir.
Trabajar con listas y páginas compatibles de SharePoint.
Un permiso de Microsoft aprobado no habilita automáticamente todas las acciones correspondientes. El administrador de tu Espacio de trabajo de ChatGPT debe habilitar por separado las acciones que tu organización quiera permitir. ChatGPT puede pedirte que confirmes las acciones que modifiquen contenido de SharePoint.
Comprender los permisos de SharePoint
ChatGPT solo recupera contenido al que la cuenta de Microsoft correspondiente o el miembro autorizado del Espacio de trabajo ya tenga permitido acceder. Los permisos de SharePoint, OneDrive y grupos de Microsoft 365, así como la configuración de acceso al Espacio de trabajo, siguen vigentes.
El propietario o administrador de un Espacio de trabajo de ChatGPT gestiona la disponibilidad y las acciones de las aplicaciones. Un administrador de Microsoft Entra concede los permisos de Microsoft que requieren esas acciones. Estos roles pueden corresponder a personas diferentes.
Para obtener más información sobre los controles del Espacio de trabajo, consulta: Controles de administración, seguridad y cumplimiento para plugins y aplicaciones.
Revisar los permisos para el acceso en vivo a SharePoint
Según las acciones habilitadas, la aplicación de SharePoint puede solicitar permisos como:
User.Read: leer el perfil básico del usuario que inició sesión.
offline_access: mantener la conexión autorizada sin exigir que el usuario inicie sesión para cada solicitud.
Files.Read.All: leer los archivos a los que puede acceder el usuario que inició sesión.
Files.ReadWrite.All: actualizar o administrar los archivos a los que puede acceder el usuario que inició sesión cuando las acciones de escritura estén habilitadas.
Sites.Read.All: leer contenido de los sitios de SharePoint a los que puede acceder el usuario que inició sesión.
Sites.ReadWrite.All: administrar listas, elementos, páginas, metadatos u otros recursos compatibles de SharePoint cuando esas acciones estén habilitadas.
Sites.Selected: permitir el acceso limitado a sitios después de que un administrador de SharePoint conceda acceso a los sitios seleccionados.
Los permisos exactos que se solicitan dependen de la configuración de tu organización y de las acciones disponibles. Un permiso solo debe concederse cuando tu organización tenga previsto permitir una acción que lo requiera.
Aprobar permisos de Microsoft
Estos pasos describen la interfaz de administración de Plugins. Si tu Espacio de trabajo usa la administración de Aplicaciones, ve a Configuración del Espacio de trabajo > Aplicaciones, selecciona SharePoint y luego Permisos de Microsoft. Continúa con la revisión de permisos y la aprobación de Microsoft que se describen a continuación.
Inicia sesión en ChatGPT como propietario o administrador de un Espacio de trabajo.
Ve a Administración > Plugins.
Selecciona Configurar permisos de Microsoft para revisar la solicitud conjunta de las aplicaciones de Microsoft de tu Espacio de trabajo.
Revisa los permisos de Microsoft que aparecen y las acciones de ChatGPT asociadas a cada uno.
Selecciona solo los permisos que tu organización tenga previsto conceder.
Completar la aprobación del administrador de Microsoft
Continúa a Microsoft Entra e inicia sesión con una cuenta de administrador que pueda conceder consentimiento para toda la organización.
Confirma la organización y la aplicación verificada de ChatGPT/OpenAI.
Revisa la solicitud seleccionada completa y finaliza el proceso de consentimiento de Microsoft.
Regresa a ChatGPT y confirma que se completó la revisión de permisos.
Si Microsoft Entra no se abre, permite las ventanas emergentes de ChatGPT y vuelve a intentarlo. La pantalla de consentimiento de Microsoft aprueba o rechaza en conjunto la solicitud de permisos seleccionada; esa pantalla no ofrece casillas independientes para cada permiso.
Aprobar los permisos de Microsoft no conecta la cuenta de Microsoft de un miembro ni habilita automáticamente acciones en ChatGPT. Los administradores del Espacio de trabajo deben revisar por separado Acciones, Acceso por rol y las opciones relacionadas del Espacio de trabajo cuando estén disponibles.
Configurar la sincronización de SharePoint administrada por el administrador
La sincronización de SharePoint administrada por el administrador permite que el propietario o administrador de un Espacio de trabajo Enterprise o Edu elegible seleccione contenido de SharePoint para indexarlo en el Espacio de trabajo. Los miembros no crean conexiones individuales sincronizadas de SharePoint.
El índice administrado por el administrador usa permisos de aplicaciones de Microsoft aprobados por la organización para evaluar archivos, sitios, grupos de Microsoft 365 y controles de acceso. Cada miembro solo puede recuperar contenido al que ya tenga permitido acceder.
Preparar el Espacio de trabajo y el inquilino de Microsoft
Antes de comenzar:
Confirma que la sincronización de SharePoint administrada por el administrador esté disponible para tu Espacio de trabajo y región.
Inicia sesión como propietario o administrador de un Espacio de trabajo de ChatGPT.
Coordina el proceso con un administrador de Microsoft Entra y, cuando sea necesario, con uno de SharePoint.
Decide qué sitios y carpetas de SharePoint se deben indexar.
Revisa las etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview y las restricciones de origen de tu organización.
Confirma que la cuenta de Microsoft usada para la configuración tenga los permisos necesarios para configurar los orígenes de SharePoint seleccionados.
Revisar permisos adicionales administrados por el administrador
La sincronización de SharePoint administrada por el administrador puede requerir permisos adicionales de Microsoft:
Group.Read.All: leer los grupos de Microsoft 365 usados en los permisos de archivos.
GroupMember.Read.All: leer las pertenencias a grupos usadas para determinar el acceso efectivo.
User.Read.All: leer la información de usuarios necesaria para atribuir y aplicar controles de acceso.
Sites.FullControl.All: leer las jerarquías de permisos de SharePoint y permitir la evaluación precisa de permisos y la indexación administrada por el administrador.
Sites.Selected: permitir la configuración de sitios seleccionados cuando corresponda.
SensitivityLabels.Read.All: leer información de etiquetas de confidencialidad cuando se use una configuración que las tenga en cuenta.
Sites.FullControl.All es un permiso amplio de Microsoft, por lo que tu administrador de Microsoft Entra debe evaluarlo según los requisitos de seguridad de tu organización. La sincronización de SharePoint administrada por el administrador usa este permiso para procesar con precisión los controles de acceso de SharePoint; concederlo no significa que los miembros del Espacio de trabajo puedan ver archivos fuera de sus permisos actuales de SharePoint.
Sites.Selected puede aparecer por compatibilidad o para flujos de trabajo de sitios seleccionados, pero no sustituye los demás permisos requeridos para la sincronización administrada por el administrador.
Configurar la conexión administrada por el administrador
Ve a Administración > Plugins y abre el plugin que incluye SharePoint.
Si tu Espacio de trabajo usa Configuración del Espacio de trabajo > Aplicaciones, selecciona SharePoint allí.
Abre la configuración de SharePoint y confirma que la aplicación esté habilitada para el Espacio de trabajo.
Revisa Acceso por rol si tu Espacio de trabajo admite controles de acceso basados en roles.
Si ves Búsqueda indexada, selecciona Configurar.
Aprobar la conexión y elegir el contenido
Cuando se te solicite, inicia sesión con la cuenta de administrador de Microsoft correspondiente.
Revisa y aprueba los permisos de Microsoft solicitados para el acceso administrado por el administrador.
Selecciona los sitios o las carpetas de SharePoint que tu organización quiera incluir, o elige todo el contenido compatible si coincide con la implementación aprobada.
Aplica el filtrado por etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview cuando esté disponible y lo exija la política de tu organización.
Completa la configuración y espera a que se cree el índice inicial.
Si una conexión existente de SharePoint requiere permisos de Microsoft actualizados, usa el prompt de reautorización en la configuración de la aplicación cuando esté disponible. Desconectar y volver a crear una conexión administrada por el administrador puede exigir que se reconstruya el índice.
Elegir contenido de SharePoint y OneDrive
Los sitios y las carpetas que seleccione el administrador determinan el alcance de la indexación. Los permisos existentes de SharePoint y Microsoft 365 determinan qué resultados indexados puede recuperar cada miembro del Espacio de trabajo.
La sincronización de SharePoint administrada por el administrador puede incluir contenido compatible de OneDrive para el trabajo o la escuela si el administrador selecciona todo el contenido compatible y se conceden los permisos de SharePoint requeridos. OneDrive personal no es compatible. OneDrive no se incluye en los flujos de selección de sitios y carpetas que no permiten seleccionar orígenes de OneDrive.
Solo se admite una conexión de sincronización de SharePoint administrada por el administrador por Espacio de trabajo.
Contenido compatible y limitaciones
SharePoint admite tipos de archivo comunes como .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx y .csv.
Otras limitaciones incluyen:
El tamaño máximo admitido es de 100 MB por archivo.
La indexación administrada por el administrador se basa en contenido de archivos compatible. La sincronización administrada por el administrador no indexa las páginas de sitios de SharePoint. La aplicación en vivo puede crear o administrar páginas de sitios compatibles cuando las acciones estén habilitadas.
La indexación inicial puede tardar horas o más, según el tamaño y la complejidad del entorno de SharePoint seleccionado.
Es posible que falten algunos resultados mientras la indexación siga en curso.
Las actualizaciones de archivos, pertenencias a grupos o permisos pueden tardar en aparecer después de un cambio.
No se indexan los archivos protegidos por etiquetas de Microsoft Purview que apliquen cifrado o restricciones de acceso.
Las restricciones de sitios, los filtros de etiquetas de confidencialidad y otros controles de indexación administrados por el administrador se aplican a la conexión indexada. No restringen automáticamente una conexión en vivo de SharePoint habilitada por separado.
Cuando el acceso en vivo a SharePoint y la indexación administrada por el administrador estén habilitados, revisa cada conexión por separado. Una acción en vivo puede acceder a otro contenido que ya esté disponible para la cuenta del trabajo o de la escuela que inició sesión.
Solucionar problemas de SharePoint
Para consultar problemas generales de conexión, consulta: Solucionar problemas con aplicaciones en ChatGPT.
SharePoint no aparece
Confirma que SharePoint esté disponible para tu cuenta y que el administrador de tu Espacio de trabajo haya habilitado la aplicación. En un Espacio de trabajo administrado, verifica si Acceso por rol o una política de dominios aprobados limita quién puede usarla.
Se requiere la aprobación de un administrador de Microsoft
Pídele a un administrador de Microsoft Entra que revise la solicitud de permisos. Un administrador de un Espacio de trabajo de ChatGPT puede ver qué acciones de SharePoint dependen de cada permiso de Microsoft y deshabilitar las que tu organización no quiera aprobar.
Una acción sigue sin funcionar después de la aprobación
Confirma que:
La acción esté habilitada en la configuración de Acciones de la aplicación de SharePoint.
La concesión del permiso correspondiente siga vigente en Microsoft Entra.
El miembro haya conectado la cuenta de Microsoft prevista.
El miembro haya vuelto a conectar su cuenta de Microsoft si se agregaron permisos nuevos.
La cuenta de Microsoft tenga acceso al sitio, archivo o carpeta correspondiente.
Falta un archivo de SharePoint
Verifica que:
El archivo sea de un tipo compatible y no supere el límite de tamaño.
Si usas resultados indexados, el archivo esté dentro del alcance de indexación administrado por el administrador.
El miembro pueda abrir el archivo en SharePoint.
Haya transcurrido tiempo suficiente para que se reflejen los cambios de permisos recientes.
La sincronización administrada por el administrador no está disponible
Verifica que tu Espacio de trabajo sea elegible, que la sincronización de SharePoint sea compatible con la región configurada y que un administrador autorizado de Microsoft haya aprobado los permisos de aplicación requeridos. Las cuentas personales e individuales de ChatGPT no pueden habilitar la sincronización de SharePoint.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conectar SharePoint sin habilitar la sincronización?
Sí. Cuando la aplicación de SharePoint esté disponible para tu cuenta, puedes conectar tu cuenta de Microsoft para acceder en vivo al contenido que tienes permitido usar. La sincronización administrada por el administrador es una función independiente del Espacio de trabajo.
¿Puedo habilitar la sincronización de SharePoint en mi cuenta personal de ChatGPT?
No. La sincronización individual de SharePoint ya no está disponible. Solo los administradores de Espacios de trabajo elegibles pueden configurar la sincronización de SharePoint administrada por el administrador.
¿Los miembros pueden ver archivos que no pueden abrir en SharePoint?
No. Los permisos de SharePoint y Microsoft 365 siguen determinando qué puede recuperar cada miembro.
¿La sincronización de SharePoint incluye OneDrive?
Puede incluir contenido compatible de OneDrive para el trabajo o la escuela si el administrador selecciona todo el contenido compatible y se conceden los permisos de SharePoint requeridos. OneDrive personal no es compatible, y los flujos de selección de sitios y carpetas no incluyen OneDrive a menos que esa opción esté disponible de forma explícita.
¿Por qué la sincronización administrada por el administrador solicita Sites.FullControl.All?
Microsoft requiere acceso a las jerarquías de permisos de SharePoint para que la conexión pueda evaluar con precisión los permisos efectivos de los archivos. Tu administrador de Microsoft Entra debe revisar este permiso amplio antes de aprobarlo. Los miembros del Espacio de trabajo no podrán recuperar archivos a los que no tengan acceso autorizado.
¿Se pueden habilitar a la vez las acciones en vivo de SharePoint y la sincronización administrada por el administrador?
Sí. Usan métodos de autorización y controles diferentes. Las restricciones de sitios y los filtros de etiquetas de confidencialidad administrados por el administrador no limitan automáticamente la conexión en vivo independiente de SharePoint.