Descripción general
La app de SharePoint permite que ChatGPT busque y haga referencia a contenido de SharePoint y contenido compatible de OneDrive para el trabajo o la escuela al que tu cuenta de Microsoft ya tiene acceso. La app de SharePoint no admite cuentas personales de OneDrive. Las acciones disponibles dependen de la configuración de tu organización.
Los administradores de Espacios de trabajo Enterprise y Edu que reúnen los requisitos pueden configurar la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador para indexar contenido seleccionado en su Espacio de trabajo. Conectar tu propia cuenta de Microsoft te da acceso en tiempo real, pero no crea un índice personal sincronizado.
Para obtener una descripción general de las apps conectadas, consulta: apps conectadas en ChatGPT.
Disponibilidad
La disponibilidad de SharePoint depende de tu plan de ChatGPT, tu ubicación, la configuración de tu Espacio de trabajo, tu cuenta de Microsoft y las políticas de Microsoft Entra de tu organización.
La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador solo está disponible en los Espacios de trabajo Enterprise y Edu que reúnen los requisitos y en las regiones compatibles. Las cuentas individuales y personales no pueden configurar la sincronización de SharePoint.
Para conocer las regiones de residencia de datos del Espacio de trabajo que admiten la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador, consulta: apps con sincronización gestionadas por el administrador en ChatGPT.
Conectar SharePoint
Abre Plugins o Aplicaciones, según las opciones disponibles en tu versión de ChatGPT.
Busca SharePoint y selecciona la opción para conectar tu cuenta.
Inicia sesión con la cuenta de Microsoft del trabajo o de la escuela que tenga acceso a los sitios de SharePoint o a los archivos compatibles de OneDrive para el trabajo o la escuela que quieras usar.
Revisa los permisos de Microsoft solicitados y completa el proceso de autorización.
Regresa a ChatGPT.
Si tu organización exige el consentimiento de un administrador, tu administrador de Microsoft Entra debe aprobar los permisos antes de que se pueda usar la conexión.
Para consultar instrucciones generales sobre la administración de cuentas, consulta: Conectar y administrar cuentas de aplicaciones en ChatGPT.
Usar SharePoint en una conversación
Después de conectar SharePoint, pídele a ChatGPT que busque, resuma o compare archivos a los que pueda acceder tu cuenta de Microsoft conectada.
Estos son algunos ejemplos:
“Busca el plan de proyecto más reciente en SharePoint y resume las decisiones pendientes”.
“Compara los dos documentos de propuestas en el sitio de SharePoint de nuestro equipo de ventas”.
“Redacta una actualización para ejecutivos con los documentos de lanzamiento a los que puedo acceder”.
“Crea una carpeta para este proyecto en la biblioteca aprobada de SharePoint”.
Según los permisos aprobados por tu organización y las acciones habilitadas en ChatGPT, la aplicación en vivo de SharePoint también puede admitir acciones como:
Crear carpetas.
Cargar o actualizar archivos.
Administrar vínculos para compartir.
Trabajar con listas y páginas compatibles de SharePoint.
Un permiso de Microsoft aprobado no habilita automáticamente todas las acciones correspondientes. El administrador de tu Espacio de trabajo de ChatGPT debe habilitar por separado las acciones que tu organización quiera permitir. ChatGPT puede pedirte que confirmes las acciones que modifiquen contenido de SharePoint.
Comprende los permisos de SharePoint
ChatGPT solo recupera contenido al que la cuenta de Microsoft correspondiente o el miembro autorizado del Espacio de trabajo ya tiene permiso para acceder. Siguen vigentes los permisos de SharePoint y OneDrive, la pertenencia a grupos de Microsoft 365 y la configuración de acceso del Espacio de trabajo.
Un propietario o administrador del Espacio de trabajo de ChatGPT gestiona la disponibilidad de las apps y sus acciones. Un administrador de Microsoft Entra concede los permisos de Microsoft necesarios para esas acciones. Estos roles pueden estar a cargo de distintas personas.
Para obtener más información sobre los controles del Espacio de trabajo, consulta: controles de administración, seguridad y cumplimiento para complementos y apps.
Revisa los permisos para acceder a SharePoint en tiempo real
Para acceder a SharePoint en tiempo real, habilita Sites.Read.All y Files.Read.All tanto en la configuración de permisos de ChatGPT como en Microsoft Entra. Habilitar estos permisos solo en ChatGPT no completa la autorización de Microsoft. Revisa los siguientes permisos para acceder a SharePoint en tiempo real:
User.Read: leer el perfil básico del usuario que inició sesión.
offline_access: mantener la conexión autorizada sin exigir que el usuario inicie sesión en cada solicitud.
Files.Read.All: leer los archivos a los que puede acceder el usuario que inició sesión.
Files.ReadWrite.All: actualizar o gestionar los archivos a los que puede acceder el usuario que inició sesión cuando las acciones de escritura están habilitadas.
Sites.Read.All: leer contenido de los sitios de SharePoint a los que puede acceder el usuario que inició sesión.
Sites.ReadWrite.All: gestionar listas, elementos, páginas, metadatos u otros recursos compatibles de SharePoint cuando esas acciones están habilitadas.
Sites.Selected: no es compatible con la búsqueda en tiempo real de SharePoint.
Los permisos específicos que se solicitan dependen de la configuración de tu organización y de las acciones disponibles. Solo se debe conceder un permiso cuando tu organización tenga la intención de permitir una acción que lo requiera.
Para restringir el acceso a las colecciones de sitios de SharePoint, usa la lista de sitios permitidos o bloqueados de ChatGPT. OpenAI aplica estas restricciones; no reemplazan los permisos delegados de Microsoft necesarios. Para obtener instrucciones de configuración, consulta: gestión del acceso a sitios de SharePoint y de las exclusiones por etiquetas de confidencialidad.
Aprueba los permisos de Microsoft
Estos pasos describen la interfaz de administración de Complementos. Si tu Espacio de trabajo usa la administración de Apps, ve a Configuración del Espacio de trabajo > Apps, selecciona SharePoint y luego selecciona Permisos de Microsoft. Continúa con la revisión de permisos y la aprobación en Microsoft que se describen a continuación.
Para abrir la página de Apps desde la Consola de administración, selecciona el Espacio de trabajo de ChatGPT correspondiente, abre Complementos y selecciona Administrar apps heredadas.
Inicia sesión en ChatGPT como propietario o administrador del Espacio de trabajo.
Ve a la Consola de administración, selecciona el Espacio de trabajo de ChatGPT correspondiente y abre Complementos.
Selecciona Configurar permisos de Microsoft para revisar la solicitud conjunta de las apps de Microsoft de tu Espacio de trabajo.
Revisa los permisos de Microsoft que aparecen en la lista y las acciones de ChatGPT asociadas con cada uno.
Selecciona solo los permisos que tu organización tenga previsto otorgar.
Completa la aprobación del administrador de Microsoft
Continúa a Microsoft Entra e inicia sesión con una cuenta de administrador que pueda otorgar consentimiento para toda la organización.
Confirma la organización y la aplicación verificada de ChatGPT/OpenAI.
Revisa la solicitud completa con los permisos seleccionados y completa el proceso de consentimiento de Microsoft.
Regresa a ChatGPT y confirma que se haya completado la revisión de permisos.
Si Microsoft Entra no se abre, permite las ventanas emergentes de ChatGPT e inténtalo de nuevo. La pantalla de consentimiento de Microsoft permite aprobar o rechazar en su totalidad la solicitud de permisos seleccionada; no ofrece casillas separadas para cada permiso.
Aprobar los permisos de Microsoft no conecta la cuenta de Microsoft de un miembro ni habilita automáticamente las acciones en ChatGPT. Los administradores del Espacio de trabajo deben revisar por separado las opciones de Acciones, Acceso por rol y la configuración relacionada del Espacio de trabajo, cuando estén disponibles.
Configura la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador
La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador permite que un propietario o administrador de un Espacio de trabajo Enterprise o Edu que reúna los requisitos seleccione contenido de SharePoint para indexarlo en el Espacio de trabajo. Los miembros no crean conexiones individuales sincronizadas con SharePoint.
El índice gestionado por el administrador utiliza permisos de aplicación de Microsoft aprobados por la organización para evaluar archivos, sitios, grupos de Microsoft 365 y controles de acceso. Cada miembro solo puede recuperar contenido al que ya tiene permiso para acceder.
Prepara el Espacio de trabajo y el inquilino de Microsoft
Antes de comenzar:
Confirma que la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador esté disponible para tu Espacio de trabajo y tu región.
Inicia sesión como propietario o administrador del Espacio de trabajo de ChatGPT.
Coordina con un administrador de Microsoft Entra y, cuando sea necesario, con un administrador de SharePoint.
Decide qué sitios y carpetas de SharePoint se deben indexar.
Revisa las etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview y las restricciones de fuentes de tu organización.
Confirma que la cuenta de Microsoft utilizada para la configuración tenga los permisos necesarios para configurar las fuentes de SharePoint seleccionadas.
Revisa los permisos adicionales gestionados por el administrador
La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador puede requerir permisos adicionales de Microsoft:
Group.Read.All: leer los grupos de Microsoft 365 utilizados en los permisos de los archivos.
GroupMember.Read.All: leer la pertenencia a grupos utilizada para determinar el acceso efectivo.
User.Read.All: leer la información de los usuarios necesaria para asignar y aplicar los controles de acceso.
Sites.FullControl.All: leer las jerarquías de permisos de SharePoint y permitir una evaluación precisa de los permisos y la indexación gestionada por el administrador.
Sites.Selected: permitir la configuración de sitios seleccionados cuando corresponda.
SensitivityLabels.Read.All: leer la información de las etiquetas de confidencialidad cuando la configuración las tenga en cuenta.
Sites.FullControl.All es un permiso de Microsoft de amplio alcance, por lo que tu administrador de Microsoft Entra debe revisarlo en función de los requisitos de seguridad de tu organización. La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador utiliza este permiso para procesar con precisión los controles de acceso de SharePoint; concederlo no significa que los miembros del Espacio de trabajo puedan ver archivos que sus permisos actuales de SharePoint no les permiten ver.
Sites.Selected puede aparecer por motivos de compatibilidad o en flujos de trabajo con sitios seleccionados, pero no reemplaza los demás permisos necesarios para la sincronización gestionada por el administrador.
Configura la conexión administrada por un administrador
Ve a la Consola de administración, selecciona el Espacio de trabajo de ChatGPT correspondiente y abre Complementos. Abre el complemento que incluye SharePoint.
Abre la configuración de SharePoint y confirma que la app esté habilitada para el Espacio de trabajo.
Revisa Acceso por rol si tu Espacio de trabajo admite controles de acceso basados en roles.
Si ves Búsqueda indexada, selecciona Configurar.
Aprueba la conexión y elige el contenido
Inicia sesión con la cuenta de administrador de Microsoft correspondiente cuando se te solicite.
Revisa y aprueba los permisos de Microsoft solicitados para el acceso gestionado por un administrador.
Selecciona los sitios o las carpetas de SharePoint que tu organización quiera incluir, o selecciona todo el contenido compatible si eso coincide con el plan de implementación aprobado.
Aplica el filtrado por etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview cuando esté disponible y lo exija la política de tu organización.
Completa la configuración y espera a que se cree el índice inicial.
Si una conexión existente de SharePoint requiere permisos actualizados de Microsoft, usa la opción para volver a autorizarla en la configuración de la app cuando esté disponible. Desconectar y volver a crear una conexión gestionada por un administrador puede requerir que se reconstruya el índice.
Elige el contenido de SharePoint y OneDrive
Los sitios y las carpetas que selecciona el administrador determinan el alcance de la indexación. Los permisos existentes de SharePoint y Microsoft 365 determinan qué resultados indexados puede recuperar cada miembro del Espacio de trabajo.
La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador puede incluir contenido compatible de OneDrive para el trabajo o la escuela cuando el administrador selecciona todo el contenido compatible y se conceden los permisos de SharePoint necesarios. OneDrive personal no es compatible. OneDrive no se incluye en los flujos de selección de sitios y carpetas que no permiten seleccionar fuentes de OneDrive.
Solo se admite una conexión de sincronización de SharePoint gestionada por el administrador por cada Espacio de trabajo.
Contenido compatible y limitaciones
SharePoint admite tipos de archivo comunes como .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx y .csv.
Otras limitaciones incluyen:
El tamaño máximo admitido es de 100 MB por archivo.
La indexación administrada por el administrador se basa en contenido de archivos compatible. La sincronización administrada por el administrador no indexa las páginas de sitios de SharePoint. La aplicación en vivo puede crear o administrar páginas de sitios compatibles cuando las acciones estén habilitadas.
La indexación inicial puede tardar horas o más, según el tamaño y la complejidad del entorno de SharePoint seleccionado.
Es posible que falten algunos resultados mientras la indexación siga en curso.
Las actualizaciones de archivos, pertenencias a grupos o permisos pueden tardar en aparecer después de un cambio.
No se indexan los archivos protegidos por etiquetas de Microsoft Purview que apliquen cifrado o restricciones de acceso.
Las restricciones de sitios, los filtros de etiquetas de confidencialidad y otros controles de indexación administrados por el administrador se aplican a la conexión indexada. No restringen automáticamente una conexión en vivo de SharePoint habilitada por separado.
Cuando el acceso en vivo a SharePoint y la indexación administrada por el administrador estén habilitados, revisa cada conexión por separado. Una acción en vivo puede acceder a otro contenido que ya esté disponible para la cuenta del trabajo o de la escuela que inició sesión.
Soluciona problemas de SharePoint
Para resolver problemas generales de conexión, consulta: solución de problemas de apps en ChatGPT.
SharePoint no aparece
Confirma que SharePoint esté disponible para tu cuenta y que el administrador de tu Espacio de trabajo haya habilitado la app. En un Espacio de trabajo gestionado, verifica si el Acceso por rol o una política de dominios aprobados limita quién puede usarla.
Se requiere la aprobación de un administrador de Microsoft
Pídele a un administrador de Microsoft Entra que revise la solicitud de permisos. Un administrador del Espacio de trabajo de ChatGPT puede ver qué acciones de SharePoint dependen de cada permiso de Microsoft y deshabilitar las acciones que tu organización no quiera aprobar.
Una acción sigue sin funcionar después de la aprobación
Confirma que:
La acción esté habilitada en la configuración de Acciones de la app de SharePoint.
El permiso correspondiente siga concedido en Microsoft Entra.
El miembro haya conectado la cuenta de Microsoft correcta.
El miembro haya vuelto a conectar su cuenta de Microsoft si se agregaron nuevos permisos.
La cuenta de Microsoft tenga acceso al sitio, archivo o carpeta correspondiente.
No aparece un archivo de SharePoint
Verifica que:
El archivo sea de un tipo compatible y no supere el límite de tamaño.
Si usas resultados indexados, el archivo esté dentro del alcance de indexación gestionado por el administrador.
El miembro pueda abrir el archivo en SharePoint.
Haya transcurrido suficiente tiempo para que se reflejen los cambios recientes en los permisos.
La sincronización gestionada por el administrador no está disponible
Verifica que tu Espacio de trabajo reúna los requisitos, que la sincronización de SharePoint esté disponible en la región configurada y que un administrador autorizado de Microsoft haya aprobado los permisos de aplicación necesarios. Las cuentas personales e individuales de ChatGPT no pueden habilitar la sincronización de SharePoint.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conectar SharePoint sin habilitar la sincronización?
Sí. Cuando la app de SharePoint está disponible para tu cuenta, puedes conectar tu cuenta de Microsoft para acceder en tiempo real al contenido que tienes permiso para usar. La sincronización gestionada por el administrador es una función independiente del Espacio de trabajo.
¿Puedo habilitar la sincronización de SharePoint para mi cuenta personal de ChatGPT?
No. La sincronización individual de SharePoint ya no está disponible. Solo los administradores de Espacios de trabajo que reúnen los requisitos pueden configurar la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador.
¿Los miembros pueden ver archivos que no pueden abrir en SharePoint?
No. Los permisos de SharePoint y Microsoft 365 siguen determinando qué puede recuperar cada miembro.
¿La sincronización de SharePoint incluye OneDrive?
Puede incluir contenido compatible de OneDrive para el trabajo o la escuela cuando el administrador selecciona todo el contenido compatible y se conceden los permisos de SharePoint necesarios. OneDrive personal no es compatible, y los flujos de selección de sitios y carpetas no incluyen OneDrive, a menos que esa opción esté disponible explícitamente.
¿Por qué la sincronización gestionada por el administrador solicita Sites.FullControl.All?
Microsoft requiere acceso a las jerarquías de permisos de SharePoint para que la conexión pueda evaluar con precisión los permisos efectivos de los archivos. Tu administrador de Microsoft Entra debe revisar este permiso de amplio alcance antes de aprobarlo. Los miembros del Espacio de trabajo siguen sin poder recuperar archivos a los que no tienen autorización para acceder.
¿Se pueden habilitar a la vez las acciones de SharePoint en tiempo real y la sincronización gestionada por el administrador?
Sí. Utilizan distintos procesos de autorización y controles. Las restricciones de sitios y los filtros de etiquetas de confidencialidad gestionados por el administrador no limitan automáticamente la conexión independiente de SharePoint en tiempo real.