Descripción general
La app de SharePoint permite que ChatGPT busque y use como referencia contenido de SharePoint y contenido compatible de OneDrive para el trabajo o la escuela al que tu cuenta de Microsoft ya tiene acceso. La app de SharePoint no admite cuentas personales de OneDrive. Las acciones disponibles dependen de la configuración de tu organización.
Para obtener una descripción general de las apps conectadas, consulta: apps conectadas en ChatGPT.
Disponibilidad
La disponibilidad de SharePoint depende de tu plan de ChatGPT, tu ubicación, la configuración del espacio de trabajo, tu cuenta de Microsoft y las políticas de Microsoft Entra de tu organización.
Conectar SharePoint
Abre Plugins o Aplicaciones, según las opciones disponibles en tu versión de ChatGPT.
Busca SharePoint y selecciona la opción para conectar tu cuenta.
Inicia sesión con la cuenta de Microsoft del trabajo o de la escuela que tenga acceso a los sitios de SharePoint o a los archivos compatibles de OneDrive para el trabajo o la escuela que quieras usar.
Revisa los permisos de Microsoft solicitados y completa el proceso de autorización.
Regresa a ChatGPT.
Si tu organización exige el consentimiento de un administrador, tu administrador de Microsoft Entra debe aprobar los permisos antes de que se pueda usar la conexión.
Para consultar instrucciones generales sobre la administración de cuentas, consulta: Conectar y administrar cuentas de aplicaciones en ChatGPT.
Usar SharePoint en una conversación
Después de conectar SharePoint, pídele a ChatGPT que busque, resuma o compare archivos a los que pueda acceder tu cuenta de Microsoft conectada.
Estos son algunos ejemplos:
“Busca el plan de proyecto más reciente en SharePoint y resume las decisiones pendientes”.
“Compara los dos documentos de propuestas en el sitio de SharePoint de nuestro equipo de ventas”.
“Redacta una actualización para ejecutivos con los documentos de lanzamiento a los que puedo acceder”.
“Crea una carpeta para este proyecto en la biblioteca aprobada de SharePoint”.
Según los permisos aprobados por tu organización y las acciones habilitadas en ChatGPT, la aplicación en vivo de SharePoint también puede admitir acciones como:
Crear carpetas.
Cargar o actualizar archivos.
Administrar vínculos para compartir.
Trabajar con listas y páginas compatibles de SharePoint.
Un permiso de Microsoft aprobado no habilita automáticamente todas las acciones correspondientes. El administrador de tu Espacio de trabajo de ChatGPT debe habilitar por separado las acciones que tu organización quiera permitir. ChatGPT puede pedirte que confirmes las acciones que modifiquen contenido de SharePoint.
Comprende los permisos de SharePoint
ChatGPT solo recupera contenido al que la cuenta de Microsoft correspondiente o el miembro autorizado del Espacio de trabajo ya tiene permiso para acceder. Siguen vigentes los permisos de SharePoint y OneDrive, la pertenencia a grupos de Microsoft 365 y la configuración de acceso del Espacio de trabajo.
Un propietario o administrador del Espacio de trabajo de ChatGPT gestiona la disponibilidad de las apps y sus acciones. Un administrador de Microsoft Entra concede los permisos de Microsoft necesarios para esas acciones. Estos roles pueden estar a cargo de distintas personas.
Para obtener más información sobre los controles del Espacio de trabajo, consulta: controles de administración, seguridad y cumplimiento para complementos y apps.
Revisa los permisos para el acceso en tiempo real a SharePoint
Para acceder a SharePoint en tiempo real, habilita Sites.Read.All y Files.Read.All tanto en la configuración de permisos de ChatGPT como en Microsoft Entra. Habilitar estos permisos solo en ChatGPT no completa la autorización de Microsoft. Revisa los siguientes permisos para el acceso en tiempo real a SharePoint:
User.Read: leer el perfil básico del usuario que inició sesión.
offline_access: mantener la conexión autorizada sin que el usuario tenga que iniciar sesión en cada solicitud.
Files.Read.All: leer los archivos a los que tiene acceso el usuario que inició sesión.
Files.ReadWrite.All: actualizar o administrar los archivos a los que tiene acceso el usuario que inició sesión cuando las acciones de escritura están habilitadas.
Sites.Read.All: leer contenido de los sitios de SharePoint a los que tiene acceso el usuario que inició sesión.
Sites.ReadWrite.All: administrar listas, elementos, páginas, metadatos u otros recursos compatibles de SharePoint cuando esas acciones están habilitadas.
Sites.Selected: no se admite para la búsqueda en tiempo real en SharePoint.
Los permisos específicos que se solicitan dependen de la configuración de tu organización y de las acciones disponibles. Solo se debe conceder un permiso si tu organización tiene la intención de permitir una acción que lo requiera.
Para restringir el acceso a colecciones de sitios de SharePoint, usa la lista de colecciones de sitios permitidas de ChatGPT. OpenAI aplica estas restricciones; no sustituyen los permisos delegados requeridos de Microsoft. Para ver las instrucciones de configuración, consulta: administración del acceso a sitios de SharePoint y de las exclusiones por etiquetas de confidencialidad.
Aprueba los permisos de Microsoft
Estos pasos describen la interfaz de administración de Plugins. Si tu espacio de trabajo usa la administración de Apps, ve a Configuración del espacio de trabajo > Apps, selecciona SharePoint y luego selecciona Permisos de Microsoft. Continúa con la revisión de permisos y la aprobación de Microsoft que se describen a continuación.
Para abrir la página de Apps desde la Consola de administración, selecciona el espacio de trabajo de ChatGPT que corresponda, abre Plugins y selecciona Administrar apps heredadas.
Inicia sesión en ChatGPT como propietario o administrador del espacio de trabajo.
Ve a la Consola de administración, selecciona el espacio de trabajo de ChatGPT que corresponda y abre Plugins.
Selecciona Configurar permisos de Microsoft para revisar la solicitud conjunta de las apps de Microsoft de tu espacio de trabajo.
Revisa los permisos de Microsoft que aparecen en la lista y las acciones de ChatGPT asociadas a cada uno.
Revisa los permisos que requieren las acciones de apps que seleccionaste. Los permisos requeridos permanecen seleccionados y no se pueden desactivar durante esta revisión. Para quitar un permiso de la solicitud, primero deshabilita todas las acciones seleccionadas que lo requieran, incluidas las de otras apps de Microsoft habilitadas si estás revisando una solicitud conjunta.
Activa o desactiva los permisos opcionales cuando sus interruptores estén disponibles. Vuelve a abrir la revisión de permisos y confirma la solicitud antes de continuar.
Si un selector de permisos no está disponible o las configuraciones guardadas se contradicen, consulta: controles de administración, seguridad y cumplimiento para plugins y apps.
Completa la aprobación del administrador de Microsoft
Continúa a Microsoft Entra e inicia sesión con una cuenta de administrador que pueda otorgar consentimiento para toda la organización.
Confirma la organización y la aplicación verificada de ChatGPT/OpenAI.
Revisa la solicitud completa con los permisos seleccionados y completa el proceso de consentimiento de Microsoft.
Regresa a ChatGPT y confirma que se haya completado la revisión de permisos.
Si Microsoft Entra no se abre, permite las ventanas emergentes de ChatGPT y vuelve a intentarlo. La pantalla de consentimiento de Microsoft permite aprobar o rechazar la solicitud de permisos seleccionados en su totalidad; no ofrece casillas separadas para cada permiso.
Aprobar los permisos de Microsoft no conecta la cuenta de Microsoft de un miembro ni habilita automáticamente acciones en ChatGPT. Los administradores del espacio de trabajo deben revisar por separado Acciones, Acceso por rol y las configuraciones relacionadas del espacio de trabajo, cuando estén disponibles.
Archivos compatibles y límites
La búsqueda en SharePoint admite archivos .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx y .csv.
El límite de tamaño para la búsqueda y recuperación de archivos en SharePoint es de 100 MiB (aproximadamente 105 MB) por archivo. Los archivos de mayor tamaño se excluyen de los resultados de búsqueda y la app no puede recuperarlos.
Es posible que ChatGPT no pueda extraer texto de algunos archivos compatibles, aunque aparezcan en los resultados de búsqueda.
Soluciona problemas de SharePoint
Para resolver problemas generales de conexión, consulta: solución de problemas de apps en ChatGPT.
SharePoint no aparece
Confirma que SharePoint esté disponible para tu cuenta y que el administrador de tu Espacio de trabajo haya habilitado la app. En un Espacio de trabajo gestionado, verifica si el Acceso por rol o una política de dominios aprobados limita quién puede usarla.
Se requiere la aprobación de un administrador de Microsoft
Pídele a un administrador de Microsoft Entra que revise la solicitud de permisos. Un administrador del Espacio de trabajo de ChatGPT puede ver qué acciones de SharePoint dependen de cada permiso de Microsoft y deshabilitar las acciones que tu organización no quiera aprobar.
Una acción sigue sin funcionar después de la aprobación
Confirma que:
La acción esté habilitada en la configuración de Acciones de la app de SharePoint.
El permiso correspondiente siga concedido en Microsoft Entra.
El miembro haya conectado la cuenta de Microsoft correcta.
El miembro haya vuelto a conectar su cuenta de Microsoft si se agregaron nuevos permisos.
La cuenta de Microsoft tenga acceso al sitio, archivo o carpeta correspondiente.
No aparece un archivo de SharePoint
Confirma que:
El archivo tenga un formato compatible con la búsqueda y no supere el límite de tamaño.
La cuenta de Microsoft que quieres usar esté conectada.
La cuenta pueda abrir el archivo directamente en SharePoint.
Las restricciones de sitios y las exclusiones por etiquetas de confidencialidad de tu espacio de trabajo permitan el archivo.
Después de un cambio en las políticas, prueba una nueva solicitud en una conversación nueva.
Para conocer los controles de sitios, consulta: administración del acceso a sitios de SharePoint y de las exclusiones por etiquetas de confidencialidad. Para resolver problemas de conexión y verificar los formatos compatibles, consulta: solución de problemas con apps en ChatGPT.
Un archivo aparece, pero ChatGPT no puede leerlo
Un resultado de búsqueda puede identificar un archivo aunque ChatGPT no pueda recuperar ni extraer su contenido.
Confirma que la cuenta de Microsoft conectada pueda abrir el archivo directamente en SharePoint o OneDrive para el trabajo o la escuela.
Inicia una conversación nueva en ChatGPT con SharePoint disponible.
Pega un enlace al archivo específico, en lugar de a su carpeta, y pídele a ChatGPT que lo lea o lo resuma a través de SharePoint.
Si necesitas una copia descargable, solicítala por separado.
Las solicitudes mediante enlaces directos también están sujetas a los permisos de Microsoft, las restricciones de sitios del espacio de trabajo, las exclusiones por etiquetas de confidencialidad y el límite de tamaño por archivo.
Si la recuperación directa funciona, pero la búsqueda no, reporta la consulta de búsqueda y el enlace al archivo. Si la recuperación falla, incluye el error exacto e indica si ChatGPT devolvió detalles del archivo, texto legible o una copia descargable.
Para conocer los siguientes pasos, consulta: solución de problemas con plugins y apps en ChatGPT.
Preguntas frecuentes
¿Los miembros pueden ver archivos que no pueden abrir en SharePoint?
No. Los permisos de SharePoint y Microsoft 365 siguen determinando qué puede recuperar cada miembro.
¿Puedo usar la app en una tarea programada o un agente del espacio de trabajo?
Una acción que funciona en un chat puede necesitar una autorización o aprobación diferente en una tarea programada o un agente del espacio de trabajo. Confirma que la app y la acción sean compatibles con el flujo de trabajo que quieres usar. Para verificar la aprobación y el estado de ejecución, consulta: solución de problemas con plugins y apps en ChatGPT.