Descripción general
Haz que ChatGPT sea más accionable y personalizado con tu propia fuente de datos de SharePoint, ahora disponible bajo demanda. La app de SharePoint permite que ChatGPT se conecte de forma segura a SharePoint para que puedas buscar archivos, extraer datos en vivo y consultar contenido directamente en el chat.
Para comenzar, busca la app de SharePoint en el directorio de apps de ChatGPT. Según tu tipo de plan, puedes conectarte a SharePoint de dos maneras:
Acceso a SharePoint autenticado por usuario
Cada usuario inicia sesión con su propia cuenta de SharePoint mediante OAuth, lo que permite que ChatGPT use contenido de SharePoint al que ese usuario ya tiene permiso de acceso. Esta opción de conexión está disponible para todos los tipos de plan y es la mejor para acceso individual, implementación flexible y exploración impulsada por el usuario.
App de SharePoint con sincronización
Según el plan, puedes habilitar la sincronización para la app de SharePoint. Habilitar la sincronización permite indexar con anticipación el contenido de SharePoint para una recuperación más rápida y de mayor calidad en ChatGPT. Esta opción de conexión está disponible en los planes Pro, Business y Enterprise/Edu. Los administradores/propietarios pueden configurar aún más la opción de sincronización de las siguientes maneras:
implementando la sincronización de SharePoint para todos los usuarios de tu espacio de trabajo (solo Enterprise/Edu), o
habilitando la sincronización y luego permitiendo que usuarios individuales conecten su propia cuenta de SharePoint mediante OAuth.
En ambos tipos de conexión, los administradores/propietarios pueden gestionar el acceso desde Configuración del espacio de trabajo → Apps, incluido el uso de RBAC para controlar el acceso de los usuarios (solo Enterprise/Edu).
Patrones de implementación recomendados
Implementa para tu equipo cuando necesites control centralizado
(Solo Enterprise/Edu) Esta es la mejor opción si tu organización quiere que un administrador elija qué contenido de SharePoint se sincroniza, aplique controles de acceso a nivel del espacio de trabajo e implemente una configuración predecible en todo el espacio de trabajo.
Usa la configuración autenticada por usuario para pilotos o adopción impulsada por usuarios
Esta es la mejor opción cuando quieres que usuarios individuales conecten su propia cuenta de SharePoint y exploren la experiencia sin un alcance de sincronización administrado de forma centralizada.
Si ambos tipos de conexión están habilitados, elige y comunica un modelo principal
Técnicamente, ambos pueden habilitarse al mismo tiempo. Si tu organización requiere un alcance seleccionado centralmente y un patrón de implementación más controlado, usa la sincronización administrada por el administrador como modelo principal de implementación y comunícalo claramente a los usuarios.
Haz un piloto antes de una implementación amplia si tu entorno depende en gran medida de la resolución de acceso basada en grupos o de estructuras complejas de SharePoint
Si tu implementación depende de la resolución de permisos basada en directorios, sitios de SharePoint conectados a Teams o patrones complejos de acceso heredado, valida el comportamiento con un piloto antes de una implementación amplia.
Ejemplos de casos de uso y prompts
Comunicación y redacción
Redacta actualizaciones, sintetiza documentos o sigue lineamientos de la empresa usando herramientas conectadas.
«Redacta una actualización ejecutiva usando la información más reciente sobre el proyecto [x].»
«Consolida todos los documentos sobre [x] en una guía para nuevas contrataciones.»
Organización y productividad
Organiza tu conocimiento, destaca documentos importantes y aumenta tu productividad personal.
«Encuentra las presentaciones más recientes sobre [x].»
«Encuéntrame los tres documentos más relevantes sobre [tema].»
Análisis e informes
Analiza datos internos y externos para investigación competitiva y de mercado.
«Crea una comparación lado a lado de la oferta de mi producto con la del competidor [x] usando nuestros documentos internos y fuentes web públicas.»
«Identifica oportunidades en la industria [x] con base en nuestros documentos internos e información web pública.»
Capacidades y permisos
A lo que puede acceder
Tipos de archivo compatibles: .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx, .csv
Lo que puede hacer
Leer contenido y metadatos de archivos y carpetas a los que puedes acceder en SharePoint
Respetar los permisos de SharePoint, incluidos los elementos compartidos contigo
Permiso solicitado (alcance)
Nota: La app requiere que los siguientes alcances sean revisados y aprobados por tu administrador de Microsoft Entra. Si los alcances no son aprobados por tu administrador de Entra, es posible que veas un error al intentar conectar la app dentro de ChatGPT.
La aprobación de alcances no hace que todas las acciones estén disponibles de inmediato para los usuarios. Los administradores y propietarios aún deben revisar las acciones de la app en Configuración del Espacio de trabajo > Apps para la app. En Control de acciones, los administradores pueden elegir cómo se gestionan las acciones actuales de la app permitiendo todas las acciones, permitiendo solo acciones de lectura o seleccionando un conjunto personalizado de acciones.
Si los administradores seleccionan Personalizado, también pueden elegir cómo se gestionan las acciones añadidas más adelante seleccionando Habilitar todas las acciones nuevas, Habilitar solo nuevas acciones de lectura o Deshabilitar nuevas acciones. Si los administradores seleccionan Deshabilitar nuevas acciones, deben revisar y habilitar las acciones nuevas antes de que los usuarios puedan usarlas. Después de que los administradores permitan acciones adicionales, es posible que los usuarios deban volver a conectar la app para usarlas.
Todos los tipos de configuración:
offline_access
User.Read
Files.Read.All
Files.ReadWrite.All
Sites.Read.AllLos siguientes alcances se requieren adicionalmente para las configuraciones administradas por el administrador:
Group.Read.All
GroupMember.Read.All
RoleManagement.Read.All
RoleManagementPolicy.Read.DirectoryLimitaciones conocidas
El tamaño máximo de archivo compatible es de 100 MB por archivo
El contenido directamente de las páginas de sitios de SharePoint no es compatible. Para ser indexado y estar disponible en ChatGPT, el contenido debe estar en un tipo de archivo compatible.
La sincronización inicial puede tomar tiempo. En entornos más pequeños, el contenido puede empezar a aparecer en unas horas; en entornos más grandes, la sincronización completa puede tardar más.
Durante una sincronización parcial, parte del contenido reciente puede ya estar disponible mientras el contenido más antiguo o menos consultado sigue sincronizándose. Algunos resultados pueden faltar hasta que se complete la sincronización total.
Las apps con sincronización están diseñadas para funcionar mejor en preguntas y respuestas y consultas de estilo búsqueda. El rendimiento puede ser más limitado para tareas de agregación a muy gran escala o análisis especialmente complejos.
Para la sincronización administrada por el administrador, el acceso a OneDrive solo es compatible cuando el administrador del espacio de trabajo selecciona sincronizar todo y tiene los permisos requeridos de administrador de SharePoint. Si el administrador selecciona manualmente sitios y carpetas durante la configuración, OneDrive no es compatible en ese flujo de selección.
Solo se admite una única instancia de sincronización de SharePoint administrada por el administrador por espacio de trabajo.
Más información sobre controles de administrador, seguridad y cumplimiento en apps.
Configuración del acceso a SharePoint autenticado por usuario
Puedes conectarte a la app de SharePoint ubicándola en el directorio de apps de ChatGPT. Sigue los pasos indicados en este artículo sobre cómo conectar nuevas apps.
Configuración de la app de SharePoint con sincronización
Según tu tipo de plan, hay dos maneras de implementar la app de SharePoint con sincronización para tu equipo:
Implementar para tu equipo
Solo planes Enterprise/Edu: los administradores pueden conectarse una sola vez para todos los usuarios de su espacio de trabajo; las personas no necesitan configurar nada por sí mismas. Durante la configuración, los administradores pueden seleccionar el alcance de los sitios o carpetas que se sincronizarán con un selector de alcance, lo que garantiza que solo el contenido correcto esté disponible.
Una vez habilitado, ChatGPT hará coincidir automáticamente a los usuarios cuyas cuentas de SharePoint y ChatGPT compartan los mismos dominios de correo electrónico, aplicando cualquier configuración preexistente de control de acceso basado en roles (RBAC) de SharePoint para garantizar la seguridad. Cada miembro solo verá y accederá en ChatGPT a los archivos de SharePoint a los que ya tenga permiso de acceso.
Autoservicio
Cada usuario vincula su propia cuenta de SharePoint mediante OAuth y puede habilitar o deshabilitar la sincronización durante la configuración de la app, o en Configuración → Apps. Los administradores de Business y Enterprise/Edu pueden controlar la disponibilidad general de la app y de la sincronización desde la página de configuración de administrador, incluido RBAC (solo Enterprise/Edu).
Los usuarios de Pro que quieran habilitar la sincronización para sus cuentas deben seguir la opción de configuración de Autoservicio. Puedes habilitar la configuración al conectar la app o desde Configuración → Apps después de conectarla.
Configuración del espacio de trabajo Enterprise/Edu
Opción 1: Implementar para tu equipo
Los administradores del espacio de trabajo ChatGPT Enterprise deben habilitar el acceso a la app de SharePoint en la Configuración de apps del administrador de su espacio de trabajo, o haciendo clic en el ícono de su perfil y seleccionando Configuración del espacio de trabajo.
Haz clic en Habilitar sincronización. Verás una opción entre Implementar para tu equipo y Configuración de autoservicio.
Usa Configurar acceso para RBAC.
Opcionalmente, selecciona Administrar dominios para limitar las cuentas de SharePoint conectadas a un conjunto de dominios aprobados.
Haz clic en Habilitar sincronización.
Selecciona Implementar para tu equipo y completa cualquier paso de OAuth necesario.
Ahora puedes elegir el alcance de sitios/carpetas para tu equipo. Haz clic para completar la configuración.
Una vez completada la configuración, ChatGPT comienza a sincronizarse con SharePoint. La sincronización inicial puede tardar hasta unas horas o más, según el volumen de datos a sincronizar.
Una vez finalizada, los usuarios podrán hacerle a ChatGPT preguntas sobre sus archivos de OneDrive y SharePoint.
Opción 2: Configuración autenticada por usuario
Los administradores Enterprise primero deben habilitar la app de SharePoint desde la Configuración de apps del administrador (ver la Opción 1 arriba) y luego Habilitar sincronización.
Después, los usuarios pueden habilitar la sincronización de SharePoint desde sus cuentas. Para habilitarla, los usuarios deben:
Ir a Configuración > Apps.
Buscar SharePoint en su lista de apps conectadas. Si aún no te has conectado, haz clic en el mosaico de SharePoint y luego en Conectar.
Seleccionar Sincronización como tipo de conexión y hacer clic en Continuar.
Completar la configuración de OAuth.
Si antes ya te conectaste a SharePoint, haz clic en Habilitar sincronización para la entrada de SharePoint.
La sincronización inicial puede tardar hasta unas horas, según el volumen de datos a sincronizar. Una vez terminada, los usuarios podrán hacerle a ChatGPT preguntas sobre sus archivos de OneDrive y SharePoint.
Configuración del espacio de trabajo Business
Los administradores del espacio de trabajo ChatGPT Business deben habilitar el acceso a la app de SharePoint en la Configuración de apps del administrador de su espacio de trabajo. Una vez habilitado, cada usuario podrá conectar su cuenta individual iniciando sesión en SharePoint mediante un flujo de OAuth.
Paso 1: Habilita el acceso a la app de SharePoint en Configuración de administrador
Los administradores de ChatGPT pueden acceder a Configuración de apps del administrador haciendo clic en el ícono de su perfil y seleccionando Configuración del espacio de trabajo.
En Apps -> Habilitadas, asegúrate de que SharePoint esté habilitado. Este interruptor otorgará a los usuarios individuales acceso tanto a la app de SharePoint como a la app de SharePoint con sincronización. Puedes configurar la app haciendo clic en el menú de puntos suspensivos (...). Selecciona Administrar dominios para limitar las cuentas de SharePoint conectadas a un conjunto de dominios aprobados.
Una vez hecho esto, los miembros de tu espacio de trabajo podrán habilitar la sincronización en sus cuentas individuales.
Paso 2: El usuario del espacio de trabajo se conecta a SharePoint (OAuth)
Si ya conectaste SharePoint a tu cuenta individual, ve directamente al Paso 3.
En ChatGPT, haz clic en + y en Más. Luego, elige SharePoint y sigue los pasos de inicio de sesión (OAuth).
Como alternativa, puedes ir a Configuración y seleccionar Apps. Luego, selecciona Sincronización y elige SharePoint, y completa el flujo de inicio de sesión.
Después de completar el flujo de inicio de sesión de SharePoint, la sincronización se habilitará automáticamente.
Paso 3: El usuario habilita la sincronización para SharePoint
Para habilitar la sincronización de SharePoint:
Ve a Configuración > Apps.
Busca SharePoint en tu lista de apps conectadas.
Haz clic en Habilitar sincronización.
La sincronización inicial puede tardar desde unos minutos hasta unas horas. Una vez terminada, los usuarios podrán hacerle a ChatGPT preguntas sobre sus archivos de OneDrive y SharePoint.
Configuración de ChatGPT Pro
Los usuarios de ChatGPT Pro pueden habilitar el acceso a la app de SharePoint con sincronización desde Configuración > Apps.
Para habilitar la sincronización de SharePoint:
Ve a Configuración > Apps
Si no te has conectado antes a SharePoint, busca el mosaico de SharePoint y haz clic en Conectar.
Si ya te has conectado antes a SharePoint, haz clic en Habilitar sincronización.
La sincronización inicial puede tardar desde unos minutos hasta unas horas. Una vez terminada, los usuarios podrán hacerle a ChatGPT preguntas sobre sus archivos de OneDrive y SharePoint.
Preguntas frecuentes - General
¿Sincronizan tanto OneDrive como SharePoint?
Sí. La app con sincronización funciona tanto con archivos personales en OneDrive como con unidades compartidas en SharePoint.
¿Qué pasa si no habilito la sincronización?
Si no habilitas la sincronización (ya sea como administrador del espacio de trabajo o en la configuración del usuario), la app seguirá funcionando para la búsqueda de archivos. Aún podrás consultar tus sitios de SharePoint, pero los datos no se indexarán continuamente para ofrecer información actualizada. Lee más sobre
¿Pueden los administradores controlar quién tiene acceso a la app con sincronización?
Sí, puedes configurar aún más el acceso a la configuración de usuarios con RBAC.
¿Cuándo se reflejarán los archivos nuevos o actualizados?
Los archivos nuevos y actualizados normalmente se reflejan en unos minutos a aproximadamente una hora.
¿ChatGPT respeta los permisos de los archivos?
Los permisos de los archivos siempre se respetan. Los usuarios solo tienen acceso a sus propios archivos y a los archivos que otros hayan compartido con ellos.
¿Un usuario individual puede conectar una cuenta de SharePoint de cualquier dominio en modo autenticado por usuario?
Sí. Para la app autenticada por usuario con sincronización, no hay restricciones de dominio; los usuarios pueden conectarse a cualquier cuenta de SharePoint a la que tengan acceso.
Antes tenía habilitada la app autenticada por usuario para mi espacio de trabajo Enterprise. ¿Cómo cambio a la app administrada por el administrador?
Los administradores pueden hacer la transición sin problemas yendo a Configuración de administrador → Apps → SharePoint → Implementar para tu equipo. Esto agregará la sincronización administrada por el administrador sin deshabilitar de inmediato la app autenticada por usuario, evitando tiempo de inactividad.
Preguntas frecuentes - App administrada por el administrador con sincronización
¿En qué se diferencia esto de la app de SharePoint autenticada por usuario con sincronización?
La app autenticada por usuario con sincronización requiere que cada usuario se autentique individualmente (OAuth) y sincronice sus propios archivos. Los administradores podían habilitar SharePoint para la organización, pero no podían implementarlo directamente para todos.
La app administrada por el administrador con sincronización permite que un administrador se autentique e implemente en toda la organización, por lo que los usuarios no necesitan completar una configuración individual. Después de que se completen la configuración y la activación del administrador, los usuarios pueden empezar a usarla sin configuración personal de OAuth.
¿Qué pasa si ya configuramos la app autenticada por usuario con sincronización?
Los administradores pueden hacer la transición sin problemas yendo a Configuración de administrador → Apps → SharePoint → Implementar para tu equipo. Esto agregará la sincronización administrada por el administrador sin deshabilitar de inmediato la app autenticada por usuario con sincronización, evitando tiempo de inactividad.
Después de activar la app administrada por el administrador con sincronización, ¿los usuarios deben habilitar manualmente la app en su chat?
No. Después de configurar la sincronización administrada por el administrador, los usuarios no necesitan autenticarse individualmente. Simplemente pueden hacer preguntas como «Muéstrame X en SharePoint».
¿La app administrada por el administrador con sincronización también admite acceso a archivos de OneDrive?
Sí, pero solo si el administrador del espacio de trabajo de ChatGPT selecciona sincronizar todo en el flujo de configuración y es un administrador de SharePoint con permisos completos para administrar configuraciones, contenido y permisos en todos los sitios y subsitios dentro de una colección de sitios de SharePoint.
Si el administrador del espacio de trabajo decide seleccionar manualmente sitios y carpetas en el proceso de configuración de la sincronización, OneDrive no es compatible (el selector de carpetas del administrador no admite seleccionar OneDrive en el flujo de selección).
Como recordatorio, los usuarios solo tendrán acceso al contenido que tengan permiso para ver en SharePoint.
¿Cómo sabe ChatGPT a qué usuarios habilitar?
El acceso se basa en una coincidencia estricta del dominio de correo electrónico entre SharePoint y ChatGPT. La cuenta de SharePoint de un usuario debe coincidir con el correo electrónico de su cuenta de ChatGPT.
¿Qué pasa con el control de acceso basado en roles (RBAC)?
Los administradores pueden controlar qué grupos tienen acceso a SharePoint mediante RBAC. La app respeta las configuraciones de RBAC existentes de SharePoint. Si un administrador ya configuró RBAC, esa configuración se aplica. Si no, los administradores pueden configurar RBAC en cualquier momento
¿Los usuarios seguirán viendo solo los archivos para los que tienen permiso?
Sí. Los permisos de archivo existentes de SharePoint se respetan por completo. Los usuarios solo acceden a los archivos que ya tienen permiso para ver en SharePoint.
¿Qué pueden controlar los administradores al configurar la app?
Los administradores deben ser tanto administradores de SharePoint como administradores de ChatGPT. Pueden elegir sincronizar todos los archivos o sitios y carpetas específicos. Los archivos administrados de esta manera aparecerán en ChatGPT como «administrado por el administrador» en el tipo de conexión.
¿Los administradores pueden cambiar más adelante lo que se sincroniza?
Sí. Los administradores pueden actualizar el alcance en cualquier momento haciendo clic en «limitar elementos» en la configuración de la app.
¿Podemos usar tanto las apps autenticadas por usuario como las administradas por el administrador?
Sí. Técnicamente, ambas apps pueden habilitarse al mismo tiempo.
¿Cuándo se reflejarán los archivos nuevos o actualizados?
Los archivos nuevos y actualizados normalmente se reflejan en unos minutos a aproximadamente una hora.
¿Puedo elegir el alcance de la sincronización, como carpetas o archivos específicos?
Sí, puedes seleccionar el alcance de la sincronización durante la configuración o editarlo.
¿Podemos habilitar varias apps de SharePoint administradas por el administrador con sincronización en el mismo espacio de trabajo (por ejemplo, una por tenant/marca)?
Solo se admite una única instancia de SharePoint administrada por el administrador por espacio de trabajo.