Descripción general
La aplicación de SharePoint permite a ChatGPT buscar y utilizar como referencia contenido de SharePoint y contenido compatible de OneDrive para el trabajo o la escuela al que tu cuenta de Microsoft ya tiene acceso. La aplicación de SharePoint no es compatible con las cuentas personales de OneDrive. Las acciones disponibles dependen de la configuración de tu organización.
Para obtener una descripción general de las aplicaciones conectadas, consulta: aplicaciones conectadas en ChatGPT.
Disponibilidad
La disponibilidad de SharePoint depende de tu plan de ChatGPT, tu ubicación, la configuración del área de trabajo, tu cuenta de Microsoft y las directivas de Microsoft Entra de tu organización.
Conectar SharePoint
Abre Complementos o Aplicaciones, según las opciones disponibles en tu versión de ChatGPT.
Busca SharePoint y selecciona la opción para conectar tu cuenta.
Inicia sesión con la cuenta de Microsoft del trabajo o del centro educativo que pueda acceder a los sitios de SharePoint o a los archivos compatibles de OneDrive para el trabajo o el centro educativo que quieras usar.
Revisa los permisos de Microsoft solicitados y completa el proceso de autorización.
Vuelve a ChatGPT.
Si tu organización exige el consentimiento de un administrador, el administrador de Microsoft Entra debe aprobar los permisos antes de que se pueda usar la conexión.
Para consultar instrucciones generales sobre la gestión de cuentas, visita: Conectar y gestionar cuentas de aplicaciones en ChatGPT.
Usar SharePoint en una conversación
Después de conectar SharePoint, pide a ChatGPT que busque, resuma o compare archivos a los que pueda acceder tu cuenta de Microsoft conectada.
Por ejemplo:
«Busca el plan de proyecto más reciente en SharePoint y resume las decisiones pendientes».
«Compara los dos documentos de propuesta del sitio de SharePoint de nuestro equipo de ventas».
«Redacta una actualización para la dirección con los documentos de lanzamiento a los que puedo acceder».
«Crea una carpeta para este proyecto en la biblioteca de SharePoint aprobada».
Según los permisos aprobados por tu organización y las acciones activadas en ChatGPT, la aplicación de SharePoint en tiempo real también puede admitir acciones como las siguientes:
Crear carpetas.
Subir o actualizar archivos.
Gestionar enlaces para compartir.
Trabajar con listas y páginas compatibles de SharePoint.
Un permiso de Microsoft aprobado no activa automáticamente todas las acciones correspondientes. El administrador de tu Área de trabajo de ChatGPT debe activar por separado las acciones que tu organización quiera permitir. ChatGPT puede pedirte que confirmes las acciones que modifican contenido de SharePoint.
Comprende los permisos de SharePoint
ChatGPT solo recupera contenido al que la cuenta de Microsoft correspondiente o el miembro autorizado del Área de trabajo ya tienen permiso para acceder. Siguen aplicándose los ajustes de SharePoint y OneDrive, la pertenencia a grupos de Microsoft 365 y los ajustes de acceso al Área de trabajo.
Un propietario o administrador del Área de trabajo de ChatGPT gestiona la disponibilidad de las aplicaciones y sus acciones. Un administrador de Microsoft Entra concede los permisos de Microsoft necesarios para esas acciones. Estos roles pueden corresponder a personas distintas.
Para obtener más información sobre los controles del Área de trabajo, consulta: controles de administración, seguridad y cumplimiento para complementos y aplicaciones.
Revisar los permisos para el acceso en tiempo real a SharePoint
Para acceder a SharePoint en tiempo real, habilita Sites.Read.All y Files.Read.All tanto en la configuración de permisos de ChatGPT como en Microsoft Entra. Habilitar estos permisos solo en ChatGPT no completa la autorización de Microsoft. Revisa los siguientes permisos para el acceso en tiempo real a SharePoint:
User.Read: leer el perfil básico del usuario que ha iniciado sesión.
offline_access: mantener la conexión autorizada sin exigir al usuario que inicie sesión en cada solicitud.
Files.Read.All: leer los archivos a los que puede acceder el usuario que ha iniciado sesión.
Files.ReadWrite.All: actualizar o gestionar los archivos a los que puede acceder el usuario que ha iniciado sesión cuando las acciones de escritura están habilitadas.
Sites.Read.All: leer contenido de los sitios de SharePoint a los que puede acceder el usuario que ha iniciado sesión.
Sites.ReadWrite.All: gestionar listas, elementos, páginas, metadatos u otros recursos compatibles de SharePoint cuando esas acciones están habilitadas.
Sites.Selected: no es compatible con la búsqueda en tiempo real de SharePoint.
Los permisos concretos que se solicitan dependen de la configuración de tu organización y de las acciones disponibles. Solo se debe conceder un permiso cuando tu organización quiera permitir una acción que lo requiera.
Para restringir el acceso a las colecciones de sitios de SharePoint, usa la lista de colecciones de sitios permitidas de ChatGPT. OpenAI aplica estas restricciones; no sustituyen a los permisos delegados de Microsoft que se requieren. Para ver las instrucciones de configuración, consulta: gestión del acceso a sitios de SharePoint y de las exclusiones por etiquetas de confidencialidad.
Aprobar los permisos de Microsoft
Estos pasos describen la interfaz de administración de Plugins. Si tu área de trabajo usa la administración de Aplicaciones, ve a Configuración del área de trabajo > Aplicaciones, selecciona SharePoint y, a continuación, Permisos de Microsoft. Continúa con la revisión de permisos y la aprobación de Microsoft que se describen a continuación.
Para abrir la página Aplicaciones desde la Consola de administración, selecciona el área de trabajo de ChatGPT correspondiente, abre Plugins y selecciona Gestionar aplicaciones heredadas.
Inicia sesión en ChatGPT como propietario o administrador del área de trabajo.
Ve a la Consola de administración, selecciona el área de trabajo de ChatGPT correspondiente y abre Plugins.
Selecciona Configurar permisos de Microsoft para revisar la solicitud conjunta de las aplicaciones de Microsoft de tu área de trabajo.
Revisa los permisos de Microsoft que aparecen en la lista y las acciones de ChatGPT asociadas a cada uno.
Revisa los permisos que requieren las acciones de aplicaciones que has seleccionado. Los permisos obligatorios permanecen seleccionados y no se pueden desactivar durante esta revisión. Para eliminar un permiso de la solicitud, deshabilita primero todas las acciones seleccionadas que lo requieran, incluidas las de otras aplicaciones de Microsoft habilitadas si estás revisando una solicitud conjunta.
Activa o desactiva los permisos opcionales cuando sus interruptores estén disponibles. Vuelve a abrir la revisión de permisos y confirma la solicitud antes de continuar.
Si un selector de permisos no está disponible o los ajustes guardados se contradicen entre sí, consulta: controles de administración, seguridad y cumplimiento de plugins y aplicaciones.
Completar la aprobación del administrador de Microsoft
Continúa en Microsoft Entra e inicia sesión con una cuenta de administrador que pueda conceder el consentimiento para toda la organización.
Confirma la organización y la aplicación verificada de ChatGPT/OpenAI.
Revisa la solicitud completa de permisos seleccionados y completa el proceso de consentimiento de Microsoft.
Vuelve a ChatGPT y confirma que se ha completado la revisión de permisos.
Si Microsoft Entra no se abre, permite las ventanas emergentes de ChatGPT e inténtalo de nuevo. La pantalla de consentimiento de Microsoft permite aprobar o rechazar en bloque la solicitud de permisos seleccionados; no ofrece casillas independientes para cada permiso.
Aprobar los permisos de Microsoft no conecta la cuenta de Microsoft de un miembro ni habilita automáticamente las acciones en ChatGPT. Los administradores del área de trabajo deben revisar por separado Acciones, Acceso por roles y los ajustes relacionados del área de trabajo que estén disponibles.
Archivos compatibles y límites
La búsqueda de SharePoint admite archivos .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx y .csv.
El límite de tamaño para la búsqueda y la recuperación de archivos de SharePoint es de 100 MiB (unos 105 MB) por archivo. Los archivos de mayor tamaño se excluyen de los resultados de búsqueda y la aplicación no puede recuperarlos.
Es posible que ChatGPT no pueda extraer texto de algunos archivos compatibles, aunque aparezcan en los resultados de búsqueda.
Soluciona problemas de SharePoint
Para resolver problemas generales de conexión, consulta: solución de problemas de aplicaciones en ChatGPT.
SharePoint no aparece
Confirma que SharePoint esté disponible para tu cuenta y que el administrador de tu Área de trabajo haya habilitado la aplicación. En un Área de trabajo gestionada, comprueba si el Acceso por roles o una política de dominios aprobados limita quién puede usarla.
Se requiere la aprobación de un administrador de Microsoft
Pide a un administrador de Microsoft Entra que revise la solicitud de permisos. Un administrador del Área de trabajo de ChatGPT puede ver qué acciones de SharePoint dependen de cada permiso de Microsoft y deshabilitar las acciones que tu organización no quiera aprobar.
Una acción sigue sin funcionar tras la aprobación
Confirma lo siguiente:
La acción está habilitada en los ajustes de Acciones de la aplicación de SharePoint.
El permiso correspondiente sigue concedido en Microsoft Entra.
El miembro ha conectado la cuenta de Microsoft que quería usar.
El miembro ha vuelto a conectar su cuenta de Microsoft si se han añadido nuevos permisos.
La cuenta de Microsoft tiene acceso al sitio, archivo o carpeta correspondiente.
No aparece un archivo de SharePoint
Confirma lo siguiente:
El archivo tiene un formato compatible con la búsqueda y no supera el límite de tamaño.
La cuenta de Microsoft correcta está conectada.
La cuenta puede abrir el archivo directamente en SharePoint.
Las restricciones de sitios y las exclusiones por etiquetas de confidencialidad de tu área de trabajo permiten acceder al archivo.
Tras un cambio en las directivas, prueba una nueva solicitud en una conversación nueva.
Para conocer los controles de sitios, consulta: gestión del acceso a sitios de SharePoint y de las exclusiones por etiquetas de confidencialidad. Para resolver problemas de conexión y comprobar los formatos compatibles, consulta: solución de problemas de aplicaciones en ChatGPT.
Un archivo aparece, pero ChatGPT no puede leerlo
Un resultado de búsqueda puede identificar un archivo aunque ChatGPT no pueda recuperar ni extraer su contenido.
Confirma que la cuenta de Microsoft conectada puede abrir el archivo directamente en SharePoint o en OneDrive para el trabajo o la escuela.
Inicia una nueva conversación de ChatGPT en la que SharePoint esté disponible.
Pega un enlace al archivo concreto, en lugar de a su carpeta, y pide a ChatGPT que lo lea o lo resuma a través de SharePoint.
Si necesitas una copia descargable, solicítala por separado.
Las solicitudes mediante un enlace directo también están sujetas a los permisos de Microsoft, las restricciones de sitios del área de trabajo, las exclusiones por etiquetas de confidencialidad y el límite de tamaño por archivo.
Si la recuperación directa funciona, pero la búsqueda no, incluye la consulta de búsqueda y el enlace al archivo al notificar el problema. Si la recuperación falla, incluye el error exacto e indica si ChatGPT devolvió detalles del archivo, texto legible o una copia descargable.
Para conocer los siguientes pasos, consulta: solución de problemas de plugins y aplicaciones en ChatGPT.
Preguntas frecuentes
¿Pueden los miembros ver archivos que no pueden abrir en SharePoint?
No. Los permisos de SharePoint y Microsoft 365 siguen determinando qué puede recuperar cada miembro.
¿Puedo usar la aplicación en una tarea programada o en un agente del área de trabajo?
Una acción que funciona en un chat puede necesitar una autorización o aprobación diferente en una tarea programada o en un agente del área de trabajo. Confirma que la aplicación y la acción son compatibles con el flujo de trabajo que quieres usar. Para comprobar la aprobación y el estado de ejecución, consulta: solución de problemas de plugins y aplicaciones en ChatGPT.