Descripción general
La aplicación de SharePoint permite que ChatGPT busque y consulte contenido de SharePoint y contenido compatible de OneDrive para el trabajo o el centro educativo al que ya pueda acceder tu cuenta de Microsoft. La aplicación de SharePoint no admite cuentas personales de OneDrive. Las acciones disponibles dependen de los ajustes de tu organización.
Los administradores de Áreas de trabajo Enterprise y Edu compatibles pueden configurar la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador para indexar contenido seleccionado en su Área de trabajo. Conectar tu propia cuenta de Microsoft proporciona acceso en tiempo real, pero no crea un índice personal sincronizado.
Para obtener una descripción general de las aplicaciones conectadas, consulta: Aplicaciones conectadas en ChatGPT.
Disponibilidad
La disponibilidad de SharePoint depende de tu plan de ChatGPT, ubicación, ajustes del Área de trabajo, cuenta de Microsoft y políticas de Microsoft Entra de tu organización.
La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador solo está disponible en Áreas de trabajo Enterprise y Edu compatibles y en regiones admitidas. Las cuentas individuales y personales no pueden configurar la sincronización de SharePoint.
Para conocer las regiones de residencia de datos del Área de trabajo que admiten la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador, consulta: Aplicaciones con sincronización gestionadas por el administrador en ChatGPT.
Conectar SharePoint
Abre Complementos o Aplicaciones, según las opciones disponibles en tu versión de ChatGPT.
Busca SharePoint y selecciona la opción para conectar tu cuenta.
Inicia sesión con la cuenta de Microsoft del trabajo o del centro educativo que pueda acceder a los sitios de SharePoint o a los archivos compatibles de OneDrive para el trabajo o el centro educativo que quieras usar.
Revisa los permisos de Microsoft solicitados y completa el proceso de autorización.
Vuelve a ChatGPT.
Si tu organización exige el consentimiento de un administrador, el administrador de Microsoft Entra debe aprobar los permisos antes de que se pueda usar la conexión.
Para consultar instrucciones generales sobre la gestión de cuentas, visita: Conectar y gestionar cuentas de aplicaciones en ChatGPT.
Usar SharePoint en una conversación
Después de conectar SharePoint, pide a ChatGPT que busque, resuma o compare archivos a los que pueda acceder tu cuenta de Microsoft conectada.
Por ejemplo:
«Busca el plan de proyecto más reciente en SharePoint y resume las decisiones pendientes».
«Compara los dos documentos de propuesta del sitio de SharePoint de nuestro equipo de ventas».
«Redacta una actualización para la dirección con los documentos de lanzamiento a los que puedo acceder».
«Crea una carpeta para este proyecto en la biblioteca de SharePoint aprobada».
Según los permisos aprobados por tu organización y las acciones activadas en ChatGPT, la aplicación de SharePoint en tiempo real también puede admitir acciones como las siguientes:
Crear carpetas.
Subir o actualizar archivos.
Gestionar enlaces para compartir.
Trabajar con listas y páginas compatibles de SharePoint.
Un permiso de Microsoft aprobado no activa automáticamente todas las acciones correspondientes. El administrador de tu Área de trabajo de ChatGPT debe activar por separado las acciones que tu organización quiera permitir. ChatGPT puede pedirte que confirmes las acciones que modifican contenido de SharePoint.
Entender los permisos de SharePoint
ChatGPT solo recupera contenido al que ya tenga permiso para acceder la cuenta de Microsoft correspondiente o el miembro autorizado del Área de trabajo. Se siguen aplicando los ajustes de acceso de SharePoint, OneDrive, la pertenencia a grupos de Microsoft 365 y el Área de trabajo.
Un propietario o administrador del Área de trabajo de ChatGPT gestiona la disponibilidad y las acciones de la aplicación. Un administrador de Microsoft Entra concede los permisos de Microsoft necesarios para esas acciones. Estos roles pueden corresponder a personas diferentes.
Para obtener más información sobre los controles del Área de trabajo, consulta: Controles de administración, seguridad y cumplimiento para complementos y aplicaciones.
Revisar los permisos para el acceso a SharePoint en tiempo real
Según las acciones activadas, la aplicación de SharePoint puede solicitar permisos como los siguientes:
User.Read: leer el perfil básico del usuario que ha iniciado sesión.
offline_access: mantener la conexión autorizada sin exigir que el usuario inicie sesión para cada solicitud.
Files.Read.All: leer los archivos a los que puede acceder el usuario que ha iniciado sesión.
Files.ReadWrite.All: actualizar o gestionar los archivos a los que puede acceder el usuario que ha iniciado sesión cuando las acciones de escritura están activadas.
Sites.Read.All: leer contenido de los sitios de SharePoint a los que puede acceder el usuario que ha iniciado sesión.
Sites.ReadWrite.All: gestionar listas, elementos, páginas, metadatos u otros recursos compatibles de SharePoint cuando esas acciones están activadas.
Sites.Selected: permitir el acceso limitado a sitios después de que un administrador de SharePoint conceda acceso a los sitios seleccionados.
Los permisos exactos solicitados dependen de la configuración de tu organización y de las acciones disponibles. Solo debe concederse un permiso si tu organización pretende permitir una acción que lo requiera.
Aprobar los permisos de Microsoft
Estos pasos describen la interfaz de administración de Complementos. Si tu Área de trabajo usa la administración de Aplicaciones, ve a Configuración del Área de trabajo > Aplicaciones, selecciona SharePoint y, después, Permisos de Microsoft. Continúa con la revisión de permisos y la aprobación de Microsoft que se indican a continuación.
Inicia sesión en ChatGPT como propietario o administrador del Área de trabajo.
Ve a Administración > Complementos.
Selecciona Configurar permisos de Microsoft para revisar la solicitud conjunta de las aplicaciones de Microsoft de tu Área de trabajo.
Revisa los permisos de Microsoft enumerados y las acciones de ChatGPT asociadas a cada uno.
Selecciona solo los permisos que tu organización pretenda conceder.
Completar la aprobación del administrador de Microsoft
Continúa en Microsoft Entra e inicia sesión con una cuenta de administrador que pueda conceder el consentimiento para toda la organización.
Confirma la organización y la aplicación verificada de ChatGPT/OpenAI.
Revisa la solicitud seleccionada completa y finaliza el proceso de consentimiento de Microsoft.
Vuelve a ChatGPT y confirma que se ha completado la revisión de permisos.
Si Microsoft Entra no se abre, permite las ventanas emergentes de ChatGPT y vuelve a intentarlo. La pantalla de consentimiento de Microsoft aprueba o rechaza en conjunto la solicitud de permisos seleccionada; en esa pantalla no hay casillas independientes para cada permiso.
Aprobar los permisos de Microsoft no conecta la cuenta de Microsoft de un miembro ni activa automáticamente acciones en ChatGPT. Los administradores del Área de trabajo deben revisar por separado Acciones, Acceso por roles y los ajustes relacionados del Área de trabajo cuando estén disponibles.
Configurar la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador
La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador permite que el propietario o administrador de un Área de trabajo Enterprise o Edu compatible seleccione contenido de SharePoint para indexarlo en el Área de trabajo. Los miembros no crean conexiones individuales sincronizadas de SharePoint.
El índice gestionado por el administrador utiliza permisos de aplicación de Microsoft aprobados por la organización para evaluar archivos, sitios, grupos de Microsoft 365 y controles de acceso. Cada miembro solo puede recuperar contenido al que ya tenga permiso para acceder.
Preparar el Área de trabajo y el inquilino de Microsoft
Antes de empezar:
Confirma que la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador esté disponible para tu Área de trabajo y región.
Inicia sesión como propietario o administrador del Área de trabajo de ChatGPT.
Coordínate con un administrador de Microsoft Entra y, cuando sea necesario, con un administrador de SharePoint.
Decide qué sitios y carpetas de SharePoint deben indexarse.
Revisa las etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview y las restricciones de origen de tu organización.
Confirma que la cuenta de Microsoft usada para la configuración tenga los permisos necesarios para configurar los orígenes de SharePoint seleccionados.
Revisar permisos adicionales gestionados por el administrador
La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador puede requerir permisos adicionales de Microsoft:
Group.Read.All: leer los grupos de Microsoft 365 usados en los permisos de archivos.
GroupMember.Read.All: leer las pertenencias a grupos usadas para determinar el acceso efectivo.
User.Read.All: leer la información de usuario necesaria para atribuir y aplicar los controles de acceso.
Sites.FullControl.All: leer las jerarquías de permisos de SharePoint y permitir una evaluación precisa de los permisos y la indexación gestionada por el administrador.
Sites.Selected: permitir la configuración de sitios seleccionados cuando corresponda.
SensitivityLabels.Read.All: leer información de las etiquetas de confidencialidad cuando se utilice una configuración que las tenga en cuenta.
Sites.FullControl.All es un permiso amplio de Microsoft, por lo que tu administrador de Microsoft Entra debe evaluarlo conforme a los requisitos de seguridad de tu organización. La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador usa este permiso para procesar con precisión los controles de acceso de SharePoint; concederlo no significa que los miembros del Área de trabajo puedan ver archivos fuera de sus permisos actuales de SharePoint.
Sites.Selected puede aparecer por compatibilidad o en flujos de trabajo de sitios seleccionados, pero no sustituye a los demás permisos necesarios para la sincronización gestionada por el administrador.
Configurar la conexión gestionada por el administrador
Ve a Administración > Complementos y abre el complemento que incluye SharePoint.
Si tu Área de trabajo usa Configuración del Área de trabajo > Aplicaciones, selecciona allí SharePoint.
Abre los ajustes de SharePoint y confirma que la aplicación esté activada para el Área de trabajo.
Revisa el Acceso por roles si tu Área de trabajo admite controles de acceso basados en roles.
Si ves Búsqueda indexada, selecciona Configurar.
Aprobar la conexión y elegir el contenido
Cuando se te pida, inicia sesión con la cuenta adecuada de administrador de Microsoft.
Revisa y aprueba los permisos de Microsoft solicitados para el acceso gestionado por el administrador.
Selecciona los sitios o carpetas de SharePoint que tu organización quiera incluir, o selecciona todo el contenido compatible si se ajusta al despliegue aprobado.
Aplica el filtrado por etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview cuando esté disponible y lo exija la política de tu organización.
Completa la configuración y deja tiempo para que se cree el índice inicial.
Si una conexión existente de SharePoint requiere permisos de Microsoft actualizados, usa el prompt de reautorización de los ajustes de la aplicación cuando esté disponible. Desconectar y volver a crear una conexión gestionada por el administrador puede exigir que se reconstruya el índice.
Elegir contenido de SharePoint y OneDrive
Los sitios y las carpetas que seleccione el administrador determinan el ámbito de indexación. Los permisos existentes de SharePoint y Microsoft 365 determinan qué resultados indexados puede recuperar cada miembro del Área de trabajo.
La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador puede incluir contenido compatible de OneDrive para el trabajo o el centro educativo cuando el administrador selecciona todo el contenido compatible y se conceden los permisos de SharePoint necesarios. OneDrive Personal no es compatible. OneDrive no se incluye en los flujos de selección de sitios y carpetas que no permiten seleccionar orígenes de OneDrive.
Solo se admite una conexión de sincronización de SharePoint gestionada por el administrador por Área de trabajo.
Contenido compatible y limitaciones
SharePoint admite tipos de archivo habituales como .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx y .csv.
Otras limitaciones son:
El tamaño máximo admitido es de 100 MB por archivo.
La indexación gestionada por el administrador se basa en contenido de archivos compatible. La sincronización gestionada por el administrador no indexa las páginas de sitios de SharePoint. La aplicación en tiempo real puede crear o gestionar páginas de sitios compatibles cuando las acciones están activadas.
La indexación inicial puede tardar horas o más, según el tamaño y la complejidad del entorno de SharePoint seleccionado.
Es posible que falten algunos resultados mientras la indexación siga en curso.
Los cambios en archivos, pertenencias a grupos o permisos pueden tardar en aparecer.
Los archivos protegidos por etiquetas de Microsoft Purview que apliquen cifrado o restricciones de acceso no se indexan.
Las restricciones de sitios, los filtros de etiquetas de confidencialidad y otros controles de indexación gestionados por el administrador se aplican a la conexión indexada. No restringen automáticamente una conexión de SharePoint en tiempo real activada por separado.
Cuando estén activados tanto el acceso a SharePoint en tiempo real como la indexación gestionada por el administrador, revisa cada conexión por separado. Una acción en tiempo real puede acceder a otro contenido que ya esté disponible para la cuenta del trabajo o del centro educativo que haya iniciado sesión.
Solucionar problemas de SharePoint
Para resolver problemas generales de conexión, consulta: Solucionar problemas de aplicaciones en ChatGPT.
SharePoint no aparece
Confirma que SharePoint esté disponible para tu cuenta y que el administrador de tu Área de trabajo haya activado la aplicación. En un Área de trabajo gestionada, comprueba si el Acceso por roles o una política de dominios aprobados limita quién puede usarla.
Se requiere la aprobación de un administrador de Microsoft
Pide a un administrador de Microsoft Entra que revise la solicitud de permisos. Un administrador del Área de trabajo de ChatGPT puede ver qué acciones de SharePoint dependen de cada permiso de Microsoft y desactivar las que tu organización no quiera aprobar.
Una acción sigue sin funcionar después de aprobarla
Confirma lo siguiente:
La acción está activada en los ajustes de Acciones de la aplicación de SharePoint.
La concesión del permiso correspondiente sigue existiendo en Microsoft Entra.
El miembro ha conectado la cuenta de Microsoft prevista.
El miembro ha vuelto a conectar su cuenta de Microsoft si se han añadido permisos nuevos.
La cuenta de Microsoft tiene acceso al sitio, archivo o carpeta correspondiente.
Falta un archivo de SharePoint
Comprueba lo siguiente:
El archivo tiene un formato compatible y no supera el límite de tamaño.
Si usas resultados indexados, el archivo se encuentra dentro del ámbito de indexación gestionado por el administrador.
El miembro puede abrir el archivo en SharePoint.
Ha transcurrido tiempo suficiente para que se reflejen los cambios recientes en los permisos.
La sincronización gestionada por el administrador no está disponible
Comprueba que tu Área de trabajo sea compatible, que la sincronización de SharePoint esté disponible en la región configurada y que un administrador autorizado de Microsoft haya aprobado los permisos de aplicación necesarios. Las cuentas personales e individuales de ChatGPT no pueden activar la sincronización de SharePoint.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conectar SharePoint sin activar la sincronización?
Sí. Cuando la aplicación de SharePoint esté disponible para tu cuenta, podrás conectar tu cuenta de Microsoft para acceder en tiempo real al contenido que tengas permiso para usar. La sincronización gestionada por el administrador es una función independiente del Área de trabajo.
¿Puedo activar la sincronización de SharePoint en mi cuenta personal de ChatGPT?
No. La sincronización individual de SharePoint ya no está disponible. Solo los administradores de Áreas de trabajo compatibles pueden configurar la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador.
¿Pueden los miembros ver archivos que no pueden abrir en SharePoint?
No. Los permisos de SharePoint y Microsoft 365 siguen determinando qué puede recuperar cada miembro.
¿La sincronización de SharePoint incluye OneDrive?
Puede incluir contenido compatible de OneDrive para el trabajo o el centro educativo cuando el administrador selecciona todo el contenido compatible y se conceden los permisos de SharePoint necesarios. OneDrive Personal no es compatible, y los flujos de selección de sitios y carpetas no incluyen OneDrive salvo que esa opción esté disponible de forma explícita.
¿Por qué la sincronización gestionada por el administrador solicita Sites.FullControl.All?
Microsoft exige acceso a las jerarquías de permisos de SharePoint para que la conexión pueda evaluar con precisión los permisos efectivos de los archivos. Tu administrador de Microsoft Entra debe revisar este permiso amplio antes de aprobarlo. Los miembros del Área de trabajo siguen sin poder recuperar archivos a los que no están autorizados a acceder.
¿Se pueden activar a la vez las acciones de SharePoint en tiempo real y la sincronización gestionada por el administrador?
Sí. Utilizan vías de autorización y controles diferentes. Las restricciones de sitios y los filtros de etiquetas de confidencialidad gestionados por el administrador no limitan automáticamente la conexión independiente de SharePoint en tiempo real.