Descripción general
La aplicación de SharePoint permite a ChatGPT buscar y citar contenido de SharePoint y contenido compatible de OneDrive para el trabajo o la escuela al que tu cuenta de Microsoft ya tenga acceso. Las cuentas personales de OneDrive no son compatibles con la aplicación de SharePoint. Las acciones disponibles dependen de los ajustes de tu organización.
Los administradores de Áreas de trabajo Enterprise y Edu que cumplan los requisitos pueden configurar la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador para indexar el contenido seleccionado para su Área de trabajo. Conectar tu propia cuenta de Microsoft te da acceso en tiempo real, pero no crea un índice personal sincronizado.
Para obtener una descripción general de las aplicaciones conectadas, consulta: aplicaciones conectadas en ChatGPT.
Disponibilidad
La disponibilidad de SharePoint depende de tu plan de ChatGPT, tu ubicación, los ajustes del Área de trabajo, tu cuenta de Microsoft y las políticas de Microsoft Entra de tu organización.
La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador solo está disponible en las Áreas de trabajo Enterprise y Edu que cumplan los requisitos y en las regiones compatibles. Las cuentas individuales y personales no pueden configurar la sincronización de SharePoint.
Para conocer las regiones de residencia de datos del Área de trabajo que admiten la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador, consulta: aplicaciones con sincronización gestionadas por el administrador en ChatGPT.
Conectar SharePoint
Abre Complementos o Aplicaciones, según las opciones disponibles en tu versión de ChatGPT.
Busca SharePoint y selecciona la opción para conectar tu cuenta.
Inicia sesión con la cuenta de Microsoft del trabajo o del centro educativo que pueda acceder a los sitios de SharePoint o a los archivos compatibles de OneDrive para el trabajo o el centro educativo que quieras usar.
Revisa los permisos de Microsoft solicitados y completa el proceso de autorización.
Vuelve a ChatGPT.
Si tu organización exige el consentimiento de un administrador, el administrador de Microsoft Entra debe aprobar los permisos antes de que se pueda usar la conexión.
Para consultar instrucciones generales sobre la gestión de cuentas, visita: Conectar y gestionar cuentas de aplicaciones en ChatGPT.
Usar SharePoint en una conversación
Después de conectar SharePoint, pide a ChatGPT que busque, resuma o compare archivos a los que pueda acceder tu cuenta de Microsoft conectada.
Por ejemplo:
«Busca el plan de proyecto más reciente en SharePoint y resume las decisiones pendientes».
«Compara los dos documentos de propuesta del sitio de SharePoint de nuestro equipo de ventas».
«Redacta una actualización para la dirección con los documentos de lanzamiento a los que puedo acceder».
«Crea una carpeta para este proyecto en la biblioteca de SharePoint aprobada».
Según los permisos aprobados por tu organización y las acciones activadas en ChatGPT, la aplicación de SharePoint en tiempo real también puede admitir acciones como las siguientes:
Crear carpetas.
Subir o actualizar archivos.
Gestionar enlaces para compartir.
Trabajar con listas y páginas compatibles de SharePoint.
Un permiso de Microsoft aprobado no activa automáticamente todas las acciones correspondientes. El administrador de tu Área de trabajo de ChatGPT debe activar por separado las acciones que tu organización quiera permitir. ChatGPT puede pedirte que confirmes las acciones que modifican contenido de SharePoint.
Comprende los permisos de SharePoint
ChatGPT solo recupera contenido al que la cuenta de Microsoft correspondiente o el miembro autorizado del Área de trabajo ya tienen permiso para acceder. Siguen aplicándose los ajustes de SharePoint y OneDrive, la pertenencia a grupos de Microsoft 365 y los ajustes de acceso al Área de trabajo.
Un propietario o administrador del Área de trabajo de ChatGPT gestiona la disponibilidad de las aplicaciones y sus acciones. Un administrador de Microsoft Entra concede los permisos de Microsoft necesarios para esas acciones. Estos roles pueden corresponder a personas distintas.
Para obtener más información sobre los controles del Área de trabajo, consulta: controles de administración, seguridad y cumplimiento para complementos y aplicaciones.
Revisa los permisos de acceso en tiempo real a SharePoint
Para acceder a SharePoint en tiempo real, habilita Sites.Read.All y Files.Read.All tanto en los ajustes de permisos de ChatGPT como en Microsoft Entra. Habilitar estos permisos solo en ChatGPT no completa la autorización de Microsoft. Revisa los siguientes permisos de acceso en tiempo real a SharePoint:
User.Read: leer el perfil básico del usuario que ha iniciado sesión.
offline_access: mantener la conexión autorizada sin exigir que el usuario inicie sesión en cada solicitud.
Files.Read.All: leer los archivos a los que puede acceder el usuario que ha iniciado sesión.
Files.ReadWrite.All: actualizar o gestionar los archivos a los que puede acceder el usuario que ha iniciado sesión cuando las acciones de escritura están habilitadas.
Sites.Read.All: leer contenido de los sitios de SharePoint a los que puede acceder el usuario que ha iniciado sesión.
Sites.ReadWrite.All: gestionar listas, elementos, páginas, metadatos u otros recursos compatibles de SharePoint cuando esas acciones están habilitadas.
Sites.Selected: no es compatible con la búsqueda en tiempo real en SharePoint.
Los permisos concretos que se solicitan dependen de la configuración de tu organización y de las acciones disponibles. Solo debe concederse un permiso si tu organización quiere permitir una acción que lo requiera.
Para restringir el acceso a las colecciones de sitios de SharePoint, usa la lista de sitios permitidos o bloqueados de ChatGPT. OpenAI aplica estas restricciones, que no sustituyen a los permisos delegados de Microsoft necesarios. Para ver las instrucciones de configuración, consulta: gestión del acceso a sitios de SharePoint y de las exclusiones por etiquetas de confidencialidad.
Aprueba los permisos de Microsoft
Estos pasos describen la interfaz de administración de Complementos. Si tu Área de trabajo utiliza la administración de Aplicaciones, ve a Ajustes del Área de trabajo > Aplicaciones, selecciona SharePoint y, después, Permisos de Microsoft. Continúa con la revisión de permisos y la aprobación de Microsoft que se explican a continuación.
Inicia sesión en ChatGPT como propietario o administrador del Área de trabajo.
Ve a Administración > Complementos.
Selecciona Configurar permisos de Microsoft para revisar la solicitud conjunta de las aplicaciones de Microsoft de tu Área de trabajo.
Revisa los permisos de Microsoft que aparecen en la lista y las acciones de ChatGPT asociadas a cada uno.
Selecciona solo los permisos que tu organización quiera conceder.
Completa la aprobación del administrador de Microsoft
Continúa en Microsoft Entra e inicia sesión con una cuenta de administrador que pueda dar el consentimiento para toda la organización.
Confirma la organización y la aplicación verificada de ChatGPT/OpenAI.
Revisa la solicitud completa con los permisos seleccionados y completa el proceso de consentimiento de Microsoft.
Vuelve a ChatGPT y confirma que se haya completado la revisión de permisos.
Si Microsoft Entra no se abre, permite las ventanas emergentes de ChatGPT e inténtalo de nuevo. La pantalla de consentimiento de Microsoft permite aprobar o rechazar en bloque la solicitud con los permisos seleccionados; no ofrece casillas independientes para cada permiso.
Aprobar los permisos de Microsoft no conecta la cuenta de Microsoft de un miembro ni habilita automáticamente las acciones en ChatGPT. Los administradores del Área de trabajo deben revisar por separado las Acciones, el Acceso por roles y los ajustes relacionados del Área de trabajo que estén disponibles.
Configura la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador
La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador permite al propietario o administrador de un Área de trabajo Enterprise o Edu que cumpla los requisitos seleccionar contenido de SharePoint para indexarlo en el Área de trabajo. Los miembros no crean conexiones individuales sincronizadas de SharePoint.
El índice gestionado por el administrador utiliza permisos de aplicación de Microsoft aprobados por la organización para evaluar archivos, sitios, grupos de Microsoft 365 y controles de acceso. Cada miembro solo puede recuperar contenido al que ya tenga permiso para acceder.
Prepara el Área de trabajo y el inquilino de Microsoft
Antes de empezar:
Confirma que la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador esté disponible para tu Área de trabajo y región.
Inicia sesión como propietario o administrador de un Área de trabajo de ChatGPT.
Coordínate con un administrador de Microsoft Entra y, cuando sea necesario, con un administrador de SharePoint.
Decide qué sitios y carpetas de SharePoint deben indexarse.
Revisa las etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview y las restricciones de fuentes de tu organización.
Confirma que la cuenta de Microsoft utilizada para la configuración tenga los permisos necesarios para configurar las fuentes de SharePoint seleccionadas.
Revisa los permisos adicionales gestionados por el administrador
La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador puede requerir permisos adicionales de Microsoft:
Group.Read.All: leer los grupos de Microsoft 365 utilizados en los permisos de archivos.
GroupMember.Read.All: leer la pertenencia a grupos utilizada para determinar el acceso efectivo.
User.Read.All: leer la información de los usuarios necesaria para asignar y aplicar los controles de acceso.
Sites.FullControl.All: leer las jerarquías de permisos de SharePoint y permitir una evaluación precisa de los permisos y la indexación gestionada por el administrador.
Sites.Selected: permitir la configuración de sitios seleccionados cuando corresponda.
SensitivityLabels.Read.All: leer la información de las etiquetas de confidencialidad cuando se utilice una configuración que las tenga en cuenta.
Sites.FullControl.All es un permiso de Microsoft de amplio alcance, por lo que tu administrador de Microsoft Entra debe revisarlo conforme a los requisitos de seguridad de tu organización. La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador utiliza este permiso para procesar correctamente los controles de acceso de SharePoint; concederlo no significa que los miembros del Área de trabajo puedan ver archivos a los que no tengan acceso con sus permisos actuales de SharePoint.
Sites.Selected puede aparecer por motivos de compatibilidad o en flujos de trabajo con sitios seleccionados, pero no sustituye a los demás permisos necesarios para la sincronización gestionada por el administrador.
Configura la conexión gestionada por el administrador
Ve a Administración > Complementos y abre el complemento que incluye SharePoint.
Si tu Área de trabajo utiliza Ajustes del Área de trabajo > Aplicaciones, selecciona SharePoint allí.
Abre los ajustes de SharePoint y confirma que la aplicación esté habilitada para el Área de trabajo.
Revisa el Acceso por roles si tu Área de trabajo admite controles de acceso basados en roles.
Si aparece Búsqueda indexada, selecciona Configurar.
Aprueba la conexión y elige el contenido
Inicia sesión con la cuenta de administrador de Microsoft correspondiente cuando se te solicite.
Revisa y aprueba los permisos de Microsoft solicitados para el acceso gestionado por el administrador.
Selecciona los sitios o las carpetas de SharePoint que tu organización quiera incluir, o selecciona todo el contenido compatible si se ajusta al plan de implementación aprobado.
Aplica el filtrado por etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview cuando esté disponible y lo exija la política de tu organización.
Completa la configuración y espera a que se cree el índice inicial.
Si una conexión existente de SharePoint requiere actualizar los permisos de Microsoft, utiliza la opción para volver a autorizarla en los ajustes de la aplicación cuando esté disponible. Desconectar y volver a crear una conexión gestionada por el administrador puede requerir que se vuelva a generar el índice.
Elige el contenido de SharePoint y OneDrive
Los sitios y las carpetas que selecciona el administrador determinan el ámbito de indexación. Los permisos existentes de SharePoint y Microsoft 365 determinan qué resultados indexados puede recuperar cada miembro del Área de trabajo.
La sincronización de SharePoint gestionada por el administrador puede incluir contenido compatible de OneDrive para el trabajo o la escuela cuando el administrador selecciona todo el contenido compatible y se conceden los permisos de SharePoint necesarios. OneDrive personal no es compatible. OneDrive no se incluye en los procesos de selección de sitios y carpetas que no permiten seleccionar fuentes de OneDrive.
Solo se admite una conexión de sincronización de SharePoint gestionada por el administrador por cada Área de trabajo.
Contenido compatible y limitaciones
SharePoint admite tipos de archivo habituales como .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx y .csv.
Otras limitaciones son:
El tamaño máximo admitido es de 100 MB por archivo.
La indexación gestionada por el administrador se basa en contenido de archivos compatible. La sincronización gestionada por el administrador no indexa las páginas de sitios de SharePoint. La aplicación en tiempo real puede crear o gestionar páginas de sitios compatibles cuando las acciones están activadas.
La indexación inicial puede tardar horas o más, según el tamaño y la complejidad del entorno de SharePoint seleccionado.
Es posible que falten algunos resultados mientras la indexación siga en curso.
Los cambios en archivos, pertenencias a grupos o permisos pueden tardar en aparecer.
Los archivos protegidos por etiquetas de Microsoft Purview que apliquen cifrado o restricciones de acceso no se indexan.
Las restricciones de sitios, los filtros de etiquetas de confidencialidad y otros controles de indexación gestionados por el administrador se aplican a la conexión indexada. No restringen automáticamente una conexión de SharePoint en tiempo real activada por separado.
Cuando estén activados tanto el acceso a SharePoint en tiempo real como la indexación gestionada por el administrador, revisa cada conexión por separado. Una acción en tiempo real puede acceder a otro contenido que ya esté disponible para la cuenta del trabajo o del centro educativo que haya iniciado sesión.
Soluciona problemas de SharePoint
Para resolver problemas generales de conexión, consulta: solución de problemas de aplicaciones en ChatGPT.
SharePoint no aparece
Confirma que SharePoint esté disponible para tu cuenta y que el administrador de tu Área de trabajo haya habilitado la aplicación. En un Área de trabajo gestionada, comprueba si el Acceso por roles o una política de dominios aprobados limita quién puede usarla.
Se requiere la aprobación de un administrador de Microsoft
Pide a un administrador de Microsoft Entra que revise la solicitud de permisos. Un administrador del Área de trabajo de ChatGPT puede ver qué acciones de SharePoint dependen de cada permiso de Microsoft y deshabilitar las acciones que tu organización no quiera aprobar.
Una acción sigue sin funcionar tras la aprobación
Confirma lo siguiente:
La acción está habilitada en los ajustes de Acciones de la aplicación de SharePoint.
El permiso correspondiente sigue concedido en Microsoft Entra.
El miembro ha conectado la cuenta de Microsoft que quería usar.
El miembro ha vuelto a conectar su cuenta de Microsoft si se han añadido nuevos permisos.
La cuenta de Microsoft tiene acceso al sitio, archivo o carpeta correspondiente.
Falta un archivo de SharePoint
Comprueba lo siguiente:
El archivo es de un tipo compatible y no supera el límite de tamaño.
Si utilizas resultados indexados, el archivo está dentro del ámbito de indexación gestionado por el administrador.
El miembro puede abrir el archivo en SharePoint.
Ha transcurrido tiempo suficiente para que se reflejen los cambios recientes en los permisos.
La sincronización gestionada por el administrador no está disponible
Verifica que tu Área de trabajo cumpla los requisitos, que la sincronización de SharePoint sea compatible con la región configurada y que un administrador de Microsoft autorizado haya aprobado los permisos de aplicación necesarios. Las cuentas personales e individuales de ChatGPT no pueden habilitar la sincronización de SharePoint.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conectar SharePoint sin habilitar la sincronización?
Sí. Si la aplicación de SharePoint está disponible para tu cuenta, puedes conectar tu cuenta de Microsoft para acceder en tiempo real al contenido que tienes permiso para usar. La sincronización gestionada por el administrador es una función independiente del Área de trabajo.
¿Puedo habilitar la sincronización de SharePoint para mi cuenta personal de ChatGPT?
No. La sincronización individual de SharePoint ya no está disponible. Solo los administradores de Áreas de trabajo que cumplan los requisitos pueden configurar la sincronización de SharePoint gestionada por el administrador.
¿Pueden los miembros ver archivos que no pueden abrir en SharePoint?
No. Los permisos de SharePoint y Microsoft 365 siguen determinando qué puede recuperar cada miembro.
¿La sincronización de SharePoint incluye OneDrive?
Puede incluir contenido compatible de OneDrive para el trabajo o la escuela cuando el administrador selecciona todo el contenido compatible y se conceden los permisos de SharePoint necesarios. OneDrive personal no es compatible y los procesos de selección de sitios y carpetas no incluyen OneDrive, salvo que esa opción esté disponible de forma explícita.
¿Por qué la sincronización gestionada por el administrador solicita Sites.FullControl.All?
Microsoft exige acceso a las jerarquías de permisos de SharePoint para que la conexión pueda evaluar con precisión los permisos efectivos de los archivos. Tu administrador de Microsoft Entra debe revisar este permiso de amplio alcance antes de aprobarlo. Los miembros del Área de trabajo siguen sin poder recuperar archivos a los que no estén autorizados a acceder.
¿Se pueden habilitar a la vez las acciones en tiempo real de SharePoint y la sincronización gestionada por el administrador?
Sí. Utilizan vías de autorización y controles diferentes. Las restricciones de sitios y los filtros de etiquetas de confidencialidad gestionados por el administrador no limitan automáticamente la conexión independiente de acceso en tiempo real a SharePoint.