ChatGPT Work puede crear o editar documentos, hojas de cálculo, presentaciones, informes y análisis. Empieza con instrucciones, adjunta material de origen o pide a ChatGPT que siga un archivo existente, una presentación maestra o una plantilla reutilizable.
La disponibilidad depende de tu plan, la configuración del área de trabajo, el tipo de archivo y el entorno. ChatGPT Work admite documentos, hojas de cálculo y presentaciones nativos de Google cuando la aplicación correspondiente de Google Workspace está habilitada. La aplicación de escritorio de ChatGPT también es compatible con Microsoft Excel mediante el complemento ChatGPT para Excel. PowerPoint no se incluye en este flujo de escritorio de Work en el lanzamiento.
Crear un archivo
Abre Work y describe el archivo que quieres y cómo lo vas a utilizar.
Adjunta el material de origen que debe utilizar ChatGPT.
Indica el formato de salida y dónde debe crear ChatGPT el archivo.
Indica qué debe mantenerse sin cambios, como las fórmulas, el diseño, el tono, la identidad de marca, el orden de las diapositivas o la estructura de las tablas.
Revisa el archivo y pide cambios antes de compartirlo o basarte en su contenido.
Si se trata de una hoja de cálculo, indica las hojas, columnas, fórmulas y gráficos relevantes. Si se trata de una presentación, indica las secciones, los tipos de diapositivas y las comprobaciones visuales que esperas.
Hacer coincidir un archivo de referencia
Un archivo de referencia da a ChatGPT un ejemplo para la tarea actual. Indica a ChatGPT qué debe conservar y qué debe sustituir.
Por ejemplo: «Usa las diapositivas maestras y el orden de secciones de esta presentación, pero sustituye el contenido por la investigación de clientes adjunta».
Reutilizar una plantilla
Guarda un formato que uses habitualmente y reutilízalo en nuevos documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
Una plantilla combina un archivo de referencia con instrucciones reutilizables. Utiliza una para mantener la coherencia en trabajos recurrentes, como resúmenes de proyectos, informes semanales o modelos financieros, sin tener que explicar el formato cada vez.
Para una solicitud puntual, basta con un archivo de referencia. Crea una plantilla cuando quieras repetir el mismo flujo de trabajo.
La disponibilidad depende de tu plan, de la configuración del Área de trabajo y de si utilizas Work en la web o Codex en la aplicación de escritorio de ChatGPT.
Crear una plantilla
Empieza con un documento de Word (.docx), un libro de Excel (.xlsx), una presentación de PowerPoint (.pptx) o un enlace a un documento, una hoja de cálculo o una presentación de Google.
Para usar un archivo de referencia de Google Workspace, conecta Google Drive con una cuenta que pueda abrir el archivo. Crear una plantilla no modifica el archivo original de Google; la plantilla conserva un enlace al archivo para utilizarlo en el futuro.
En Work en la web o en Codex en la aplicación de escritorio de ChatGPT, selecciona @Template-Creator en el cuadro de mensaje.
Adjunta un único archivo de referencia o añade su enlace de Google Workspace.
Describe qué debe mantenerse igual, qué debe cambiar y qué información proporcionarás para cada archivo nuevo.
Envía la solicitud. Si aparece un botón Instalar junto a la plantilla terminada, selecciónalo.
Por ejemplo, pide a ChatGPT que mantenga los encabezados, la estructura de las tablas y el tono de un resumen de proyecto y que use las notas de un nuevo proyecto para completar el contenido.
En la web, abre el Creador de plantillas desde la Biblioteca.
Selecciona Nuevo.
Selecciona Ver plantillas.
Selecciona Crear plantilla.
Usar una plantilla
En la web o en Codex en la aplicación de escritorio de ChatGPT, selecciona @Documents, @Spreadsheets o @Presentations en el cuadro de mensaje para abrir la galería de Plantillas.
Elige una plantilla. En la web, selecciona Usar plantilla para añadirla a tu prompt.
Describe el archivo que quieres y proporciona el material de origen para esta tarea.
Revisa el prompt y envíalo. Elegir una plantilla no inicia la tarea automáticamente.
En la web, también puedes encontrar tus plantillas en la Biblioteca.
Las plantillas creadas en la web y las que Codex guarda localmente se mantienen por separado. No se sincronizan automáticamente entre ambos entornos.
Comprueba el contenido, el diseño, las fórmulas y los gráficos del archivo terminado antes de compartirlo o basarte en su contenido. Pide cambios a ChatGPT si el resultado necesita ajustes.
Antes de compartir un nuevo archivo de Google Workspace creado a partir de una plantilla, ábrelo en Google Workspace y comprueba su ubicación y la configuración para compartirlo.
Compartir una plantilla con tu equipo
Las plantillas que creas son personales. Para que una plantilla esté disponible en tu Área de trabajo, empaquétala como complemento y pide a un administrador del Área de trabajo que la publique para los roles correspondientes. Los miembros del equipo que tengan acceso podrán instalar el complemento y utilizar la plantilla. Consulta los pasos en Publicar un complemento en tu Área de trabajo.
En la aplicación de escritorio, también puedes compartir plantillas como archivos ZIP. Revisa el material de referencia incluido antes de compartirlo, especialmente si contiene información interna o datos de ejemplo.
Los miembros del equipo necesitan sus propios permisos de acceso a los archivos enlazados o servicios conectados que requiera la plantilla. Compartir la plantilla no cambia los permisos de su archivo de referencia de Google Workspace.
Usar Work con Google Workspace
Conecta la aplicación de Google Workspace correspondiente en ChatGPT.
Abre Work y pide a ChatGPT que cree o edite un documento, una hoja de cálculo o una diapositiva de Google.
Elige la cuenta o el archivo cuando ChatGPT te lo pida y, después, aprueba la acción.
Revisa el archivo en Google Workspace y pide a ChatGPT cualquier cambio adicional.
Los administradores del Área de trabajo controlan qué aplicaciones y acciones están disponibles. Consulta Aplicaciones en ChatGPT para obtener más información.
Usar Work con Microsoft Excel
ChatGPT Work puede crear o editar archivos de hojas de cálculo. Para revisar y actualizar directamente un libro abierto de Microsoft Excel, utiliza Codex en la aplicación de escritorio de ChatGPT con el complemento ChatGPT para Excel.
Instala ChatGPT para Excel e inicia sesión en el complemento. Después, abre un libro existente o crea uno nuevo. En la aplicación de escritorio de ChatGPT, selecciona Codex y menciona @Microsoft Excel, o pide a Codex que trabaje con el libro abierto.
Revisa las fórmulas, los datos de origen y los cambios del libro antes de guardarlo o compartirlo. Es posible que Codex no utilice el control directo de Excel en todas las solicitudes relacionadas con hojas de cálculo.
Para conocer los pasos de instalación, la disponibilidad y las limitaciones actuales, consulta ChatGPT para Excel y Hojas de cálculo de Google.
Previsualizar y perfeccionar un archivo
En la aplicación de escritorio, abre desde la barra lateral los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y PDF compatibles.
Selecciona la parte que quieres cambiar y describe el resultado que esperas.
Por ejemplo, resalta una afirmación y pide su fuente. Selecciona un gráfico y pide una etiqueta más clara, o marca una diapositiva que necesita otro diseño.
Buscar archivos en la Biblioteca
Los archivos creados en Work en la nube pueden guardarse en la Biblioteca cuando esté disponible. Los resultados locales de escritorio pueden permanecer en proyectos o carpetas locales y no aparecer automáticamente en la web ni en móviles. Los límites de tamaño de archivo y almacenamiento siguen aplicándose.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que proporcionar una plantilla?
No. ChatGPT puede crear un archivo a partir de tus instrucciones. Añade un archivo de referencia o una plantilla cuando el resultado deba ajustarse a una estructura, una identidad de marca o un flujo de trabajo existentes.
¿Qué diferencia hay entre un archivo de referencia y una plantilla?
Un archivo de referencia sirve de ejemplo para una solicitud. Una plantilla combina un archivo de ejemplo, instrucciones y un resultado esperado para que puedas reutilizar el flujo de trabajo.
¿Puede ChatGPT crear archivos nativos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google?
Cuando esta función esté disponible, ChatGPT puede crear o editar archivos nativos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google si la aplicación de Google Workspace correspondiente está habilitada y conectada. Las acciones disponibles varían según el tipo de archivo, el plan y la configuración del Área de trabajo.
¿Los archivos creados se guardan automáticamente?
Los archivos creados en la nube pueden guardarse en la Biblioteca si está disponible. Los archivos generados localmente en la aplicación de escritorio pueden permanecer en proyectos o carpetas locales. Los archivos creados en Chat temporal no se guardan en la Biblioteca.