نمای کلی

پیش از دعوت از کارکنانی که از قبل از ChatGPT استفاده می‌کنند، مشخص کنید از کدام حساب استفاده خواهند کرد و الزامات ورود به فضای کاری خود را برایشان توضیح دهید. گزینه‌های مهاجرت را با آن‌ها مرور کنید تا بدانند چه اتفاقی برای محتوای شخصی، اشتراک‌ها و دسترسی‌شان خواهد افتاد.

پیش از ارسال دعوت‌نامه‌ها، حساب‌های موجود را بررسی کنید

از کارکنان بپرسید آیا از قبل با نشانی ایمیل شرکت خود از حساب شخصی، Plus یا Pro در ChatGPT استفاده می‌کنند. نشانی دقیق ایمیلی را که دعوت‌نامه دریافت می‌کند و فضای کاری موردنظر شرکت را تأیید کنید.

کارکنان باید دعوت‌نامه را بپذیرند و با همان نشانی ایمیل وارد شوند. ساخت حساب جایگزین یا استفاده از نشانی دیگری ممکن است باعث شود فضای کاری مورد انتظار یا سابقه موجود دیده نشود و گم‌شده به نظر برسد.

اگر دعوت‌نامه دریافت نشده است، از مالک فضای کاری بخواهید دعوت‌نامه‌های در انتظار پذیرش را بررسی کند و در صورت وجود، گزینه ارسال دوباره دعوت‌نامه را انتخاب کند. دعوت‌نامه‌های مدیریت‌شده با SCIM را نمی‌توان مستقیماً دوباره ارسال کرد. پیش از ورود، صحت هر دعوت‌نامه غیرمنتظره را با تیم فناوری اطلاعات خود بررسی کنید.

حساب چیزی است که کارمند برای ورود به ChatGPT از آن استفاده می‌کند. فضای کاری شامل گفتگوها، محتوا و تنظیمات اوست. با یک حساب می‌توان به فضاهای کاری جداگانه شخصی و شرکتی دسترسی داشت. پیوستن به فضای کاری شرکت و مهاجرت محتوای شخصی، دو اقدام جداگانه هستند.

بدانید کارکنان با چه مراحلی روبه‌رو می‌شوند

بسته به دعوت‌نامه، طرح فضای کاری و حساب موجود، کارکنان ممکن است گزینه‌های متفاوتی برای ورود و راه‌اندازی اولیه ببینند. با استفاده از جدول زیر، روند مربوط به آن‌ها را توضیح دهید.

ورود و ایجاد حساب‌های کاربری را بررسی کنید

تغییر نشانی ایمیل یک حساب شخصی لزوماً ایمیل کاری قبلی آن را برای ایجاد حساب جدید یا ایجاد حساب از طریق SCIM آزاد نمی‌کند. استفاده قبلی از سیستم تک نشانه ای (SSO) ممکن است حتی پس از حذف دامنه تأییدشده نیز بر دسترسی اثر بگذارد. پیش از اعمال تغییرات با پشتیبانی OpenAI تماس بگیرید. برای دور زدن مشکل، دامنه تأییدشده را حذف نکنید و حساب جایگزین نسازید.

در مواردی که ایجاد خودکار حساب برای Enterprise یا Edu در دسترس است، ورود با ایمیل تأییدشده شرکت می‌تواند همان فرایند مهاجرت را آغاز کند. پیش از فعال کردن این قابلیت، حساب‌های تحت تأثیر را بررسی کنید.

ایجاد خودکار حساب، عضویت حذف‌شده یا غیرفعال‌شده در فضای کاری را دوباره فعال نمی‌کند. اگر پیام «هیچ حساب واجد شرایطی در ChatGPT یافت نشد» را می‌بینید، از مالک یا مدیر فضای کاری بخواهید مجوز دسترسی شما را تأیید و دوباره از شما دعوت کند.

کاربری که به فضای کاری اضافه شده است ممکن است یک جایگاه کاربری را اشغال کند، حتی اگر محدودیت دسترسی او نزد ارائه‌دهنده هویت مانع ورودش شود. اگر یک دامنه تأییدشده به چند فضای کاری مرتبط شده باشد، ایجاد خودکار حساب ممکن است فرد را به بیش از یک فضای کاری دعوت کند. پیش از راه‌اندازی عمومی، ارتباط دامنه‌ها با فضاهای کاری و تنظیمات فعال را بررسی کنید.

گزینه‌های مهاجرت و پیامدهای آن را بررسی کنید

نحوه مدیریت محتوای شخصی را انتخاب کنید

پیش از آنکه کارکنان محتوای شخصی خود را منتقل کنند، گزینه‌های موجود برای فضای کاری مقصدشان را توضیح دهید. مشخص کنید آیا می‌توانند فضای کاری شخصی خود را جدا نگه دارند یا باید مرحله مهاجرت را تکمیل کنند. اگر کارکنان فضای کاری شخصی خود را جدا نگه دارند، هر اشتراک شخصی تا زمان لغو آن ادامه خواهد داشت. پیش از ادامه، محتوای پشتیبانی‌شده، موارد مستثنا و پیامدهای مربوط به دسترسی را با آن‌ها مرور کنید. برای جزئیات، به گزینه‌های مهاجرت فضای کاری شخصی مراجعه کنید.

اگر فضای کاری Business به Enterprise ارتقا یابد، خود فضای کاری Business ادغام نمی‌شود. بااین‌حال، ممکن است کارمند هنگام راه‌اندازی اولیه Enterprise، درخواست جداگانه‌ای برای مهاجرت فضای کاری شخصی دریافت کند.

وقتی دعوت‌نامه Enterprise یا Edu برای ایمیلی با دامنه تأییدشده شرکت ارسال می‌شود، کارمندی که از قبل با همان ایمیل حساب، فضای کاری شخصی دارد، ممکن است پیش از پیوستن مجبور به تکمیل مرحله مهاجرت شود. بسته به گزینه‌های موجود، کارمند می‌تواند فضای کاری شخصی خود را ادغام کند تا محتوای پشتیبانی‌شده در فضای کاری شرکت کپی شود، یا از داده‌های شخصی خود خروجی بگیرد و آن‌ها را حذف کند. دعوت‌نامه‌ای که برای ایمیلی با دامنه تأییدنشده یا خارج از شرکت ارسال شود، معمولاً فرایند مهاجرت را آغاز نمی‌کند.

محتوا و اشتراک‌ها را بررسی کنید

• گفتگوها و محل اقامت داده: الزامات محل اقامت داده ممکن است مانع انتقال گفتگوهای شخصی به فضای کاری شرکت شوند. اگر انتقال امکان‌پذیر نیست، پیش از شروع مهاجرت از داده‌های مهم فضای کاری شخصی خروجی بگیرید و مطمئن شوید فایل دانلودشده باز می‌شود. امکان خروجی گرفتن از داده‌ها توسط خود کاربر در فضاهای کاری ChatGPT Business یا Enterprise وجود ندارد. اگر خروجی گرفتن ناموفق بود، ادامه ندهید و با پشتیبانی OpenAI تماس بگیرید.

• GPTها: GPTهای منتقل‌شده خصوصی هستند و به‌طور خودکار با سایر اعضای فضای کاری به اشتراک گذاشته نمی‌شوند. اگر یک GPT قبلاً از طریق پیوند عمومی به اشتراک گذاشته شده یا در GPT Store منتشر شده باشد، نسخه منتقل‌شده آن باید دوباره به اشتراک گذاشته شود تا دیگران بتوانند از آن استفاده کنند. گزینه‌های موجود برای اشتراک‌گذاری به تنظیمات فضای کاری مقصد و مجوزهای کاربر بستگی دارند.

• اشتراک‌ها: اشتراک واجد شرایط Plus یا Pro که پرداخت آن از طریق وب انجام شده است، ممکن است در جریان فرایند مهاجرتِ نمایش‌داده‌شده لغو شود و هزینه آن بازپرداخت شود. اشتراکی که از طریق Apple یا Google خریداری شده است، ممکن است به لغو جداگانه نیاز داشته باشد.

• محتوای شخصی: پیش از پذیرش درخواست مهاجرت، مشخص کنید گفتگوها و GPTهای مشمول انتقال در کدام حساب و فضای کاری شخصی قرار دارند. کارکنان نمی‌توانند گفتگوها، پروژه‌ها یا فایل‌ها را به‌صورت موردی برای انتقال انتخاب کنند.

• سایت‌ها: سایت‌ها در مهاجرت از فضای شخصی به Business یا از فضای شخصی به Enterprise منتقل نمی‌شوند.

برای مشاهده فهرست کامل محتوای پشتیبانی‌شده و موارد مستثنا، به راهنمای مهاجرت فضای کاری شخصی مراجعه کنید.

با وضعیت دسترسی پس از مهاجرت آشنا شوید

در فرایند مهاجرت، محتوای شخصیِ پشتیبانی‌شده در فضای کاری شرکت کپی و فضای کاری شخصی غیرفعال می‌شود. گزینه‌ای برای لغو این اقدام و بازگرداندن محتوای فضای کاری شرکت به فضای کاری شخصی وجود ندارد. اگر فضای کاری Business بعداً غیرفعال شود، می‌توان از طریق فرایند بازیابی جداگانه‌ای، فضای کاری شخصی اصلی و داده‌های آن را دوباره فعال کرد. این کار دسترسی به Business را بازیابی نمی‌کند و فعالیت‌های انجام‌شده در Business را نیز به فضای شخصی کپی نمی‌کند.

پس از مهاجرت، گفتگوها و GPTها تابع سیاست‌های دسترسی و نگهداری داده در فضای کاری شرکت خواهند بود. اگر کارمندی شرکت را ترک کند یا دسترسی به فضای کاری را از دست بدهد، ممکن است دسترسی او به آن محتوا نیز قطع شود.

برای دسترسی به حساب شخصی برنامه‌ریزی کنید

دسترسی به حساب پس از راه‌اندازی اولیه نیز اهمیت دارد. داشتن فضای کاری شخصی با ایمیل کاری، با داشتن حسابی جداگانه با نشانی ایمیلی که متعلق به خود کارمند است، یکسان نیست. جدا نگه داشتن فضاهای کاری، وابستگی دسترسی کارمند به آن حساب را به نشانی ایمیل شرکت از بین نمی‌برد.

برای استفاده شخصی، حسابی جداگانه با نشانی ایمیلی را توصیه کنید که مالکیت و کنترل آن در اختیار خود کارمند باشد. کارکنان باید گفتگوها و داده‌های شخصی خود را در آن حساب نگه دارند، نه در حسابی که به ایمیل کاری یا سازمانی متصل است.

پس از پایان همکاری، اگر کارکنان دسترسی به حساب ایمیل شرکت یا فضای کاری سازمانی خود را از دست بدهند، ممکن است دسترسی‌شان به حساب یا فضای کاری مرتبط و داده‌های آن نیز قطع شود. محتوای فضای کاری شرکت به فضای کاری شخصی بازگردانده نمی‌شود. پیش از آنکه کارکنان راه‌اندازی اولیه یا مهاجرت را تکمیل کنند، این پیامدهای مربوط به دسترسی را برایشان توضیح دهید.

کارمندان را از آنچه در انتظارشان است آگاه کنید

پیش از عرضه، موارد زیر را به کارمندان اطلاع دهید:

• دعوت‌نامه به کدام نشانی ایمیل ارسال خواهد شد.

• کدام فضای کاری شرکت را انتخاب کنند.

• اگر فضای کاری به سیستم تک نشانه ای (SSO) نیاز دارد، از کدام روش ورود استفاده کنند.

• آیا ممکن است پیام مهاجرت فضای کاری شخصی نمایش داده شود.

• پیش از تصمیم‌گیری درباره گفت‌وگوها، GPTها یا اشتراک‌ها با چه کسی تماس بگیرند.

فرض نکنید که می‌توان همه ایمیل‌های دعوت، زمان‌های تحویل یا پیام‌های مهاجرت را سفارشی کرد.

عرضه را با گروه کوچکی آزمایش کنید

در صورت لزوم، گروه کوچکی شامل کارکنان دارای حساب شخصی، Plus یا ChatGPT Pro را دعوت کنید. پیش از دعوت همه، دعوت‌نامه، ایمیل حساب، فضای کاری شرکت، روش ورود، گزینه‌های انتقال، محدودیت‌های محل اقامت داده و راهنمای اشتراک را بررسی کنید.

برای ورود به حساب شرکت، ببینید: راه‌اندازی سیستم تک نشانه ای (SSO) برای محصولات OpenAI.

برای ورود به فضای کاری ChatGPT Business، ببینید: راه‌اندازی سیستم تک نشانه ای (SSO) برای ChatGPT Business.

اگر قصد دارید کاربران را از ارائه‌دهنده هویت خود همگام‌سازی کنید، ببینید: تأمین دسترسی و مدیریت با SCIM.

اگر به نظر می‌رسد فضای کاری یا سابقه حساب مفقود شده است، ببینید: عیب‌یابی سیستم تک نشانه ای (SSO)، دسترسی به فضای کاری و تأیید دامنه.