ممکن است کارمندی از قبل با همان نشانی ایمیلی که شرکتتان قصد دارد برایش دعوت‌نامه بفرستد، از ChatGPT استفاده کند. پیش از ارسال دعوت‌نامه‌ها، توضیح دهید که آیا پیوستن به فضای کاری می‌تواند بر گفتگوها، GPTها یا اشتراک آن فرد تأثیر بگذارد.

پیش از ارسال دعوت‌نامه‌ها، حساب‌های موجود را بررسی کنید

بپرسید آیا کارکنان از قبل با نشانی ایمیل شرکتی خود از حساب شخصی، Plus یا ChatGPT Pro استفاده می‌کنند. نشانی ایمیل دقیق دریافت‌کننده دعوت‌نامه و فضای کاری شرکت موردنظر را تأیید کنید.

کارکنان باید دعوت‌نامه را بپذیرند و با همان نشانی ایمیل وارد شوند. ساختن حساب جایگزین یا استفاده از نشانی دیگری ممکن است باعث شود فضای کاری موردنظر یا سابقه موجود، مفقود به نظر برسد.

اگر دعوت‌نامه‌ای دریافت نشده است، از مالک فضای کاری بخواهید دعوت‌نامه‌های در انتظار را بررسی کند و در صورت وجود، ارسال دوباره دعوت‌نامه را انتخاب کند. دعوت‌نامه‌های مدیریت‌شده با SCIM را نمی‌توان مستقیماً دوباره ارسال کرد. پیش از ورود، صحت هر دعوت‌نامه غیرمنتظره‌ای را با تیم فناوری اطلاعات خود بررسی کنید.

یک حساب OpenAI می‌تواند فضای کاری شخصی و شرکتی جداگانه داشته باشد. پیوستن به فضای کاری شرکت و انتقال فضای کاری شخصی، دو اقدام متفاوت‌اند.

آنچه کارکنان خواهند دید را بشناسید

دعوت‌نامه، طرح فضای کاری و الزامات ورود مشخص می‌کنند که کارمند فضای کاری شخصی جداگانه‌ای را حفظ کند یا گزینه انتقال را ببیند.

پیش از ادامه، انتقال حساب شخصی را بررسی کنید

وقتی دعوت‌نامه Enterprise یا Edu از دامنه تأییدشده شرکت استفاده می‌کند، کارمندی که با همان ایمیل حساب شخصی دارد ممکن است پیش از پیوستن، ناچار به انتقال آن حساب شود. بسته به گزینه‌های موجود، کارمند می‌تواند گفتگوها و GPTهای واجد شرایط را به فضای کاری شرکت منتقل کند یا داده‌های شخصی را برون‌بری و حذف کند. دعوت‌نامه‌ای که از دامنه تأییدنشده یا خارجی استفاده می‌کند، معمولاً انتقال را فعال نمی‌کند.

تغییر نشانی ایمیل حساب شخصی لزوماً ایمیل کاری قبلی آن را برای ساخت حساب جدید یا تأمین دسترسی با SCIM آزاد نمی‌کند. استفاده قبلی از سیستم تک نشانه ای (SSO) نیز ممکن است پس از حذف دامنه تأییدشده همچنان بر دسترسی اثر بگذارد. پیش از اعمال تغییرات، با پشتیبانی OpenAI تماس بگیرید. برای دور زدن مشکل، دامنه تأییدشده را حذف نکنید و حساب جایگزین نسازید.

هرجا ساخت خودکار حساب برای Enterprise یا Edu در دسترس باشد، ورود با ایمیل شرکتی تأییدشده می‌تواند همان فرایند انتقال را فعال کند. پیش از فعال‌سازی آن، حساب‌های تحت تأثیر را بررسی کنید.

ساخت خودکار حساب، عضویت حذف یا غیرفعال‌شده در فضای کاری را دوباره فعال نمی‌کند. اگر پیام «هیچ حساب واجد شرایط ChatGPT یافت نشد» را می‌بینید، از مالک یا مدیر فضای کاری بخواهید مجوز شما را تأیید و دوباره دعوتتان کند.

کاربری که به فضای کاری افزوده شده است، حتی اگر دسترسی ارائه‌دهنده هویت مانع ورودش شود، می‌تواند یک جایگاه را اشغال کند. اگر یک دامنه تأییدشده به چند فضای کاری نگاشت شده باشد، ساخت خودکار حساب ممکن است آن فرد را به بیش از یک فضای کاری دعوت کند. پیش از عرضه، نگاشت دامنه‌ها و تنظیمات فعال را بررسی کنید.

• گفتگوها و محل اقامت داده: الزامات محل اقامت داده ممکن است مانع انتقال گفتگوهای شخصی به فضای کاری شرکت شوند. اگر انتقال ممکن نیست، پیش از شروع آن داده‌های مهم را برون‌بری کنید و مطمئن شوید فایل دانلودشده باز می‌شود. اگر برون‌بری ناموفق بود، ادامه ندهید و با پشتیبانی OpenAI تماس بگیرید.

• GPTها: GPTهای شخصی که قبلاً هم‌رسانی یا منتشر شده‌اند، پس از انتقال به فضای کاری شرکت ممکن است در آنجا قابل مشاهده شوند. مالک فضای کاری می‌تواند میزان مشاهده‌پذیری آن‌ها را بررسی و به‌روزرسانی کند. GPTهایی که پیش از انتقال خصوصی بودند، خصوصی می‌مانند.

• اشتراک‌ها: اشتراک واجد شرایط Plus یا ChatGPT Pro که هزینه‌اش از طریق وب پرداخت می‌شود، ممکن است در روند انتقال نمایش‌داده‌شده لغو و بازپرداخت شود. اشتراک خریداری‌شده از طریق Apple یا Google ممکن است نیازمند لغو جداگانه باشد.

• سابقه حساب: پیش از پذیرش اعلان انتقال، مشخص کنید کدام حساب، گفتگوها و GPTها تحت تأثیر قرار می‌گیرند.

انتقال تکمیل‌شده حساب شخصی به Enterprise برگشت‌پذیر نیست. پیش از ادامه، حساب دقیق، گزینه‌های موجود و جزئیات اشتراک را بررسی کنید.

پس از انتقال، گفتگوها و GPTها مشمول سیاست‌های دسترسی و نگهداری فضای کاری شرکت می‌شوند. اگر کارمندی شرکت را ترک کند یا دسترسی‌اش به فضای کاری را از دست بدهد، ممکن است دسترسی به آن محتوا را نیز از دست بدهد.

مدیران ChatGPT Business نمی‌توانند کسی را به ادغام یا حذف فضای کاری شخصی ملزم کنند. اگر فضای کاری Business به Enterprise ارتقا یابد، خود فضای کاری Business ادغام نمی‌شود؛ بااین‌حال، ممکن است کارمند اعلان جداگانه‌ای برای انتقال فضای کاری شخصی دریافت کند.

به کارکنان بگویید چه چیزی در انتظارشان است

پیش از عرضه، این موارد را به کارکنان اطلاع دهید:

• دعوت‌نامه به کدام نشانی ایمیل ارسال خواهد شد.

• کدام فضای کاری شرکت را انتخاب کنند.

• اگر فضای کاری به سیستم تک نشانه ای (SSO) نیاز دارد، از کدام روش ورود استفاده کنند.

• آیا ممکن است اعلان انتقال حساب شخصی نمایش داده شود.

• پیش از تصمیم‌گیری درباره گفتگوها، GPTها یا اشتراک‌ها با چه کسی تماس بگیرند.

فرض نکنید همه ایمیل‌های دعوت، زمان ارسال یا اعلان‌های انتقال قابل سفارشی‌سازی هستند.

عرضه را با گروه کوچکی آزمایش کنید

در صورت لزوم، گروه کوچکی شامل کارکنان دارای حساب شخصی، Plus یا ChatGPT Pro را دعوت کنید. پیش از دعوت همه، دعوت‌نامه، ایمیل حساب، فضای کاری شرکت، روش ورود، گزینه‌های انتقال، محدودیت‌های محل اقامت داده و راهنمای اشتراک را بررسی کنید.

برای ورود به حساب شرکت، ببینید: راه‌اندازی سیستم تک نشانه ای (SSO) برای محصولات OpenAI.

برای ورود به فضای کاری ChatGPT Business، ببینید: راه‌اندازی سیستم تک نشانه ای (SSO) برای ChatGPT Business.

اگر قصد دارید کاربران را از ارائه‌دهنده هویت خود همگام‌سازی کنید، ببینید: تأمین دسترسی و مدیریت با SCIM.

اگر به نظر می‌رسد فضای کاری یا سابقه حساب مفقود شده است، ببینید: عیب‌یابی سیستم تک نشانه ای (SSO)، دسترسی به فضای کاری و تأیید دامنه.