نمای کلی
کاربران ChatGPT Pro و نیز مالکان و مدیران فضاهای کاری Enterprise و Business میتوانند برنامه Google Drive را با قابلیت همگامسازی در تنظیمات برنامههای مدیریتی ChatGPT راهاندازی کنند. با این کار، اعضای فضای کاری میتوانند از طریق ChatGPT به اطلاعات بهروز منابع داخلی خود دسترسی داشته باشند. اتصالها را میتوان در هر زمان ایجاد، حذف یا ویرایش کرد.
در ادامه، مراحل اتصال برنامه Google Drive با قابلیت همگامسازی به حساب ChatGPT برای هر نوع کاربر شرح داده شده است.
توجه: اکنون اقدامات Google Docs، Google Sheets و Google Slides در قالب اقدامات Google Drive در دسترساند. با این تغییر، همه اقدامات در برنامه Google Drive یکپارچه میشوند و استفاده از برنامههای Google سادهتر میشود. برنامههای مستقل Google Docs، Google Sheets و Google Slides دیگر در فهرست برنامههای ChatGPT موجود نیستند و کاربران برای دسترسی به Docs، Sheets و Slides باید به برنامه Google Drive متصل شوند.
در ChatGPT Enterprise/Edu، این اقدامات یکپارچه جدید Google Drive تا زمانی که سرپرست فضای کاری آنها را فعال نکند، بهطور پیشفرض غیرفعالاند. در ChatGPT Business، بهطور پیشفرض فعالاند. پس از فعالسازی، ممکن است سرپرستان Google Workspace لازم باشد پیش از آنکه کاربران بتوانند از این اقدامات استفاده کنند یا کاربران جدید متصل شوند، مجوز حوزههای دسترسی بهروزشده Google Drive را دوباره صادر کنند. اگر کاربران گزارش میدهند که نمیتوانند به Google Drive متصل شوند، لطفاً مجوزهای حوزه دسترسی Google Workspace را برای Google Drive، Docs، Sheets و Slides بررسی کنید و مطمئن شوید حوزههای دسترسی همه اقدامات برنامه مجاز شدهاند؛ در غیر این صورت، اقداماتی را که نمیخواهید مجاز کنید غیرفعال کنید.
توجه داشته باشید که این تغییر بر قابلیت همگامسازی تأثیری ندارد.
Pro
با انتخاب نماد نمایه -> تنظیمات -> برنامهها. شروع کنید. به فهرست برنامههای ChatGPT بروید، Google Drive را پیدا کنید و روی اتصال کلیک کنید.
گزینه همگامسازی را انتخاب کنید.
برای ورود به Google Drive و همچنین مجاز کردن ChatGPT برای مشاهده و دانلود همه فایلهای Google Drive خود، هدایت خواهید شد.
پس از تکمیل، همگامسازی فایلها با حساب ChatGPT شما آغاز میشود. توجه داشته باشید که تکمیل کامل همگامسازی ممکن است کمی زمان ببرد.
Business و Enterprise
ادمینهای فضای کاری ChatGPT میتوانند برنامههای دارای همگامسازی را با یکی از روشهای زیر پیکربندی کنند:
| سلفسرویس | ایدهآل برای استقرارهای انعطافپذیر که در آن ادمینها میخواهند کاربران بدون مدیریت حسابهای سرویس، حسابهای Google خود را سریعاً متصل کنند. راهاندازی: ادمین برنامه را فعال میکند. ادمینها میتوانند با انتخاب استقرار برای تیم من آن را برای همه کاربران فعال کنند، یا فقط به کاربران مشخصی اجازه دهند. سپس کاربران جداگانه حسابهای Google خود را از طریق OAuth (ورود با Google) متصل میکنند. |
| مدیریتشده توسط ادمین (استقرار برای تیم من) | ایدهآل است اگر ادمینها احراز هویت متمرکز از طریق حسابهای سرویس را ترجیح دهند. راهاندازی: ادمین حساب سرویس را راهاندازی میکند تا کاربران جداگانه نیازی به احراز هویت فردی نداشته باشند. ادمینهای Google Workspace باید یک حساب سرویس Google و یک حساب ادمین ایجاد کنند که با دسترسی فقطخواندنی به Google Drive پیکربندی شده باشد. سپس ChatGPT فایلها و مجوزهای موجود را بهطور خودکار برای همه کاربران فعالشده همگامسازی میکند. پس از تکمیل پیکربندی توسط ادمین، این مورد برای کاربران نهایی بهطور خودکار کار میکند (نیازی به اقدام نیست). |
هنگام استفاده از استقرار برای تیم شما، ادمینهای فضای کاری ChatGPT سه گزینه برای مدیریت درایوهای مشترک دارند:
شامل کردن همه درایوهای مشترک: انتخاب پیشفرض بدون هیچ استثنایی.
شامل کردن بیشتر درایوهای مشترک (استثنا کردن موارد مشخص): بهطور پیشفرض شامل کنید و شناسههای درایوهایی را که باید استثنا شوند مشخص کنید.
استثنا کردن بیشتر درایوهای مشترک (شامل کردن موارد مشخص): بهطور پیشفرض استثنا کنید و شناسههای درایوهایی را که باید شامل شوند مشخص کنید.
با انتخاب تنظیمات فضای کاری -> برنامهها -> فعالشده -> فعال کردن همگامسازی شروع کنید
توجه داشته باشید که برای فضاهای کاری Enterprise/Edu، برنامه Google Drive با همگامسازی از محل اقامت داده درونمنطقهای در مناطق پشتیبانیشده پشتیبانی میکند. درباره محل اقامت داده بیشتر بدانید.
اتصال Google Drive به فضای کاری شما
برای شروع راهاندازی، روی اتصال برای Google Drive کلیک کنید:
برای فضاهای کاری ChatGPT با حداکثر ده کاربر، اکیداً راهاندازی سریع را توصیه میکنیم؛ این گزینه به حداقل تنظیمات مدیریتی نیاز دارد.
برای راهاندازی دسترسی کنترلشده توسط ادمین، یک ادمین Google Workspace یک حساب سرویس Google و یک حساب ادمین ایجاد میکند. اینها با دسترسی فقطخواندنی به Google Drive سازمان شما پیکربندی خواهند شد. سپس ChatGPT فایلها و مجوزها را از طرف کاربرانی که برنامه را برایشان فعال میکنید همگامسازی میکند. پس از تکمیل راهاندازی، کاربران فضاهای کاری شما نیازی به انجام اقدامی ندارند. لطفاً این مراحل را برای راهاندازی مدیریتشده توسط ادمین دنبال کنید.
از شما خواسته میشود نام دامنه را وارد کنید؛ معمولاً همان دامنهای که به نشانی ایمیل کاری شما تعلق دارد. اگر همه افراد شرکت شما دامنه ایمیل یکسانی ندارند، باید دامنه اصلی را ارائه دهید — برای جزئیات، این مقاله راهنمای Google را ببینید.
لطفاً توجه داشته باشید که این باید یک دامنه Google Workspace باشد: gmail.com و googlemail.com پشتیبانی نمیشوند.
کاربران جدید ChatGPT بهطور خودکار به رابطهای همگامسازیشده Google Drive دسترسی نخواهند داشت.
اگر کاربران جدیدی را به فضای کاری ChatGPT خود اضافه میکنید و میخواهید از این اتصال استفاده کنند، باید آنها را بهعنوان کاربر این اتصال نیز اضافه کنید.
برای مرور ایجاد این اتصال، روی بعدی کلیک کنید:
پس از انتخاب شروع همگامسازی، اتصال در کنسول ادمین ظاهر میشود:
در این مرحله، همگامسازی فایلهای موجود در Google Drive شرکت شما با ChatGPT هنوز آغاز نشده است. این کار بهمحض اینکه هر کاربر فرایند سلفسرویس را طی کند آغاز خواهد شد.
در صورت استفاده از OAuth (راهاندازی سلفسرویس)، هر یک از اعضای فضای کاری باید برای استفاده از رابط GDrive مراحل زیر را انجام دهد.
اکنون هر یک از اعضای فضای کاری میتواند اتصال به Google Drive را فعال کند. اکنون در ChatGPT امکان اتصال به Google Drive فراهم است (میتوانید این کار را در کادر نوشتن پیام، صفحه تنظیمات یا از طریق بنر صفحه اصلی انجام دهید):
کاربران همچنین میتوانند این اتصال را در تنظیمات ChatGPT فعال کنند. برای دسترسی به آن، روی نماد نمایه خود > تنظیمات > برنامهها کلیک کنید و سپس برنامه Google Drive را در فهرست برنامهها بیابید.
هر کاربر باید روی اتصال کلیک کند. پنجرهای نمایش داده میشود که توضیح میدهد فایلهای کاربر همگامسازی خواهند شد و اگر «ادامه» را انتخاب کند، برای تکمیل فرایند به Google هدایت میشود.
اگر کارکنان به بیش از یک حساب Google وارد شدهاند، باید حسابی را انتخاب کنند که برای کار استفاده میکنند. برای جلوگیری از اتصال تصادفی حساب اشتباه، بررسی میکنیم که دامنه حساب انتخابشده با دامنهای که هنگام ایجاد اتصال ارائه کردهاید مطابقت داشته باشد.
پس از انتخاب حساب موردنظر برای اتصال، Google از کاربر میخواهد روی ادامه کلیک کند.
وقتی Google میپرسد ChatGPT به چه مواردی میتواند دسترسی داشته باشد، پیش از ادامه گزینه «مشاهده و بارگیری همه فایلهای Google Drive شما» را انتخاب کنید. اگر این مجوز اعطا نشود، راهاندازی همگامسازی بهدلیل نبود مجوزهای OAuth ناموفق خواهد بود و باید اتصال Google Drive را در ChatGPT قطع و دوباره برقرار کنید و همه مجوزهای درخواستی را بدهید.
پیش از کلیک روی ادامه، مطمئن شوید کادر انتخاب اول علامت خورده است:
همگامسازی در حال انجام است
پس از تکمیل فرایند اتصال، Google Drive شروع به همگامسازی میکند.
با فهرست شدن Drive شما، پیشرفت لحظهای را اینجا خواهید دید. همگامسازی جزئی به شما امکان میدهد در فایلهایی که اخیراً همگامسازی شدهاند جستجو کنید، در حالی که همگامسازی بقیه ادامه دارد. بسته به تعداد فایلها، فهرستسازی کامل ممکن است از چند ساعت تا چند روز طول بکشد (بهویژه برای سازمانهای بزرگتر).
وقتی نشانگر پیشرفت ناپدید شود، همگامسازی کامل شده است. از آن زمان به بعد، ChatGPT هر تغییر یا افزوده جدیدی را در Google Drive شما بهطور پیوسته همگامسازی خواهد کرد.