نمای کلی
برنامهٔ SharePoint به ChatGPT امکان می‌دهد محتوای SharePoint و محتوای پشتیبانی‌شدهٔ OneDrive کاری یا تحصیلی را که حساب Microsoft شما از قبل به آن دسترسی دارد، جستجو کند و به آن ارجاع دهد. برنامهٔ SharePoint از حساب‌های شخصی OneDrive پشتیبانی نمی‌کند. عملیات در دسترس به تنظیمات سازمان شما بستگی دارد.
برای آشنایی کلی با برنامه‌های متصل، به این مطلب مراجعه کنید: برنامه‌های متصل در ChatGPT.
شرایط دسترسی
در دسترس بودن SharePoint به طرح ChatGPT، موقعیت مکانی، تنظیمات فضای کاری، حساب Microsoft و خط‌مشی‌های Microsoft Entra سازمان شما بستگی دارد.
اتصال SharePoint
بسته به گزینه‌های موجود در نسخه ChatGPT شما، افزونه‌ها یا برنامه‌ها را باز کنید.
SharePoint را پیدا و گزینه اتصال حساب خود را انتخاب کنید.
با حساب کاری یا تحصیلی Microsoft که به سایت‌های SharePoint یا فایل‌های پشتیبانی‌شده OneDrive کاری یا تحصیلی موردنظرتان دسترسی دارد، وارد شوید.
مجوزهای درخواستی Microsoft را بررسی و فرایند مجوزدهی را تکمیل کنید.
به ChatGPT بازگردید.
اگر سازمان شما به موافقت سرپرست نیاز دارد، سرپرست Microsoft Entra باید پیش از استفاده از اتصال، مجوزها را تأیید کند.
برای دستورالعمل‌های عمومی مدیریت حساب، به این مطلب مراجعه کنید: اتصال و مدیریت حساب‌های برنامه در ChatGPT.
استفاده از SharePoint در گفتگو
پس از اتصال SharePoint، از ChatGPT بخواهید فایل‌هایی را که حساب متصل Microsoft شما به آن‌ها دسترسی دارد پیدا، خلاصه یا مقایسه کند.
برای مثال:
«جدیدترین طرح پروژه را در SharePoint پیدا کن و تصمیم‌های باز را خلاصه کن.»
«دو سند پیشنهادی را در سایت SharePoint تیم فروشمان مقایسه کن.»
«با استفاده از اسناد راه‌اندازی که به آن‌ها دسترسی دارم، یک گزارش به‌روزرسانی برای مدیران تهیه کن.»
«در کتابخانه تأییدشده SharePoint پوشه‌ای برای این پروژه بساز.»
بسته به مجوزهای تأییدشده سازمان شما و کنش‌های فعال در ChatGPT، برنامه زنده SharePoint ممکن است از کنش‌های زیر نیز پشتیبانی کند:
ایجاد پوشه.
بارگذاری یا به‌روزرسانی فایل‌ها.
مدیریت پیوندهای اشتراک‌گذاری.
کار با فهرست‌ها و صفحه‌های پشتیبانی‌شده SharePoint.
تأیید یک مجوز Microsoft، همه کنش‌های متناظر را به‌طور خودکار فعال نمی‌کند. سرپرست فضای کاری ChatGPT شما باید کنش‌هایی را که سازمانتان می‌خواهد مجاز بداند، جداگانه فعال کند. ممکن است ChatGPT از شما بخواهد کنش‌هایی را که محتوای SharePoint را تغییر می‌دهند تأیید کنید.
آشنایی با مجوزهای SharePoint
ChatGPT فقط محتوایی را بازیابی می‌کند که حساب Microsoft مربوطه یا عضو مجاز فضای کاری از قبل اجازهٔ دسترسی به آن را دارد. تنظیمات دسترسی SharePoint، OneDrive، عضویت در گروه‌های Microsoft 365 و فضای کاری همچنان اعمال می‌شوند.
مالک یا سرپرست فضای کاری ChatGPT، دسترس‌پذیری برنامه و اقدامات آن را مدیریت می‌کند. سرپرست Microsoft Entra مجوزهای Microsoft موردنیاز برای آن اقدامات را اعطا می‌کند. ممکن است این نقش‌ها بر عهدهٔ افراد متفاوتی باشند.
برای اطلاعات بیشتر دربارهٔ کنترل‌های فضای کاری، به کنترل‌های سرپرست، امنیت و انطباق برای افزونه‌ها و برنامه‌ها مراجعه کنید.
مجوزهای دسترسی زنده به SharePoint را بررسی کنید
برای دسترسی زنده به SharePoint، مجوزهای Sites.Read.All و Files.Read.All را هم در تنظیمات مجوزهای ChatGPT و هم در Microsoft Entra فعال کنید. فعال کردن این مجوزها فقط در ChatGPT، فرایند صدور مجوز Microsoft را تکمیل نمی‌کند. برای دسترسی زنده به SharePoint، مجوزهای زیر را بررسی کنید:
User.Read: خواندن اطلاعات پایهٔ نمایهٔ کاربری که وارد حساب شده است.
offline_access: حفظ اتصال مجاز، بدون نیاز به ورود کاربر به حساب برای هر درخواست.
Files.Read.All: خواندن فایل‌هایی که کاربر واردشده به آن‌ها دسترسی دارد.
Files.ReadWrite.All: به‌روزرسانی یا مدیریت فایل‌هایی که کاربر واردشده به آن‌ها دسترسی دارد، در صورت فعال بودن عملیات نوشتن.
Sites.Read.All: خواندن محتوای سایت‌های SharePoint که کاربر واردشده به آن‌ها دسترسی دارد.
Sites.ReadWrite.All: مدیریت فهرست‌ها، موارد، صفحات، فراداده‌ها یا دیگر منابع پشتیبانی‌شدهٔ SharePoint، در صورت فعال بودن عملیات مربوطه.
Sites.Selected: برای جستجوی زنده در SharePoint پشتیبانی نمی‌شود.
اینکه دقیقاً چه مجوزهایی درخواست می‌شود، به پیکربندی سازمان شما و عملیات در دسترس بستگی دارد. تنها زمانی باید مجوزی اعطا شود که سازمان شما قصد داشته باشد عملیاتی را که به آن مجوز نیاز دارد، مجاز کند.
برای محدود کردن دسترسی به مجموعه‌سایت‌های SharePoint، از فهرست مجموعه‌سایت‌های مجاز در ChatGPT استفاده کنید. OpenAI این محدودیت‌ها را اعمال می‌کند؛ این محدودیت‌ها جایگزین مجوزهای تفویض‌شدهٔ موردنیاز Microsoft نیستند. برای راهنمای راه‌اندازی، به این مطلب مراجعه کنید: مدیریت دسترسی به سایت‌های SharePoint و موارد مستثنا بر اساس برچسب حساسیت.
مجوزهای Microsoft را تأیید کنید
این مراحل مربوط به رابط مدیریتی افزونه‌ها هستند. اگر فضای کاری شما از بخش مدیریت برنامه‌ها استفاده می‌کند، به تنظیمات فضای کاری > برنامه‌ها بروید، SharePoint و سپس مجوزهای Microsoft را انتخاب کنید. سپس مراحل بررسی مجوزها و تأیید در Microsoft را که در ادامه آمده است، دنبال کنید.
برای باز کردن صفحهٔ برنامه‌ها از کنسول مدیریت، فضای کاری موردنظر در ChatGPT را انتخاب کنید، افزونه‌ها را باز کنید و مدیریت برنامه‌های قدیمی را انتخاب کنید.
به‌عنوان مالک یا مدیر فضای کاری وارد ChatGPT شوید.
به کنسول مدیریت بروید، فضای کاری موردنظر در ChatGPT را انتخاب کنید و افزونه‌ها را باز کنید.
برای بررسی درخواست یکپارچهٔ مجوزهای برنامه‌های Microsoft در فضای کاری خود، پیکربندی مجوزهای Microsoft را انتخاب کنید.
مجوزهای Microsoft فهرست‌شده و عملیات ChatGPT مرتبط با هرکدام را بررسی کنید.
مجوزهای لازم برای عملیات انتخاب‌شدهٔ برنامه را بررسی کنید. مجوزهای ضروری در حالت انتخاب‌شده باقی می‌مانند و در این مرحلهٔ بررسی نمی‌توان آن‌ها را غیرفعال کرد. برای حذف یک مجوز از درخواست، ابتدا همهٔ عملیات انتخاب‌شده‌ای را که به آن نیاز دارند غیرفعال کنید؛ هنگام بررسی درخواست یکپارچه، این کار شامل عملیات سایر برنامه‌های فعال Microsoft نیز می‌شود.
مجوزهای اختیاری را در صورتی که کلید روشن/خاموش آن‌ها در دسترس است، فعال یا غیرفعال کنید. صفحهٔ بررسی مجوزها را دوباره باز کنید و پیش از ادامه، درخواست را تأیید کنید.
اگر گزینهٔ انتخاب مجوز در دسترس نیست یا تنظیمات ذخیره‌شده با هم تناقض دارند، به این مطلب مراجعه کنید: کنترل‌های مدیریتی، امنیت و انطباق برای افزونه‌ها و برنامه‌ها.
فرایند تأیید مدیر Microsoft را تکمیل کنید
به Microsoft Entra بروید و با حساب مدیری وارد شوید که بتواند از طرف کل سازمان رضایت دهد.
سازمان و برنامهٔ تأییدشدهٔ ChatGPT/OpenAI را بررسی و تأیید کنید.
درخواست را با تمام مجوزهای انتخاب‌شده بررسی کنید و فرایند اعلام رضایت Microsoft را تکمیل کنید.
به ChatGPT برگردید و مطمئن شوید که بررسی مجوزها تکمیل شده است.
اگر Microsoft Entra باز نمی‌شود، اجازهٔ نمایش پنجره‌های بازشو را برای ChatGPT بدهید و دوباره امتحان کنید. در صفحهٔ اعلام رضایت Microsoft، درخواست مجوزهای انتخاب‌شده به‌صورت یکجا تأیید یا رد می‌شود؛ در این صفحه برای هر مجوز کادر انتخاب جداگانه‌ای وجود ندارد.
تأیید مجوزهای Microsoft باعث اتصال حساب Microsoft اعضا یا فعال شدن خودکار عملیات در ChatGPT نمی‌شود. مدیران فضای کاری باید عملیات، دسترسی بر اساس نقش و تنظیمات مرتبط فضای کاری را، در صورت وجود، جداگانه بررسی کنند.
فایل‌های پشتیبانی‌شده و محدودیت‌ها
جستجوی SharePoint از فایل‌های .txt، .pdf، .docx، .pptx، .xlsx و .csv پشتیبانی می‌کند.
سقف حجم برای جستجو و بازیابی فایل در SharePoint، برای هر فایل ۱۰۰ مبی‌بایت (حدود ۱۰۵ مگابایت) است. فایل‌های بزرگ‌تر از نتایج جستجو حذف می‌شوند و برنامه نمی‌تواند آن‌ها را بازیابی کند.
ممکن است ChatGPT نتواند متن برخی فایل‌های پشتیبانی‌شده را استخراج کند، حتی اگر در نتایج جستجو ظاهر شوند.
عیب‌یابی SharePoint
برای مشکلات عمومی اتصال، به عیب‌یابی برنامه‌ها در ChatGPT مراجعه کنید.
SharePoint نمایش داده نمی‌شود
مطمئن شوید که SharePoint برای حساب شما در دسترس است و سرپرست فضای کاری، برنامه را فعال کرده است. در فضای کاری مدیریت‌شده، بررسی کنید آیا دسترسی نقش‌ها یا خط‌مشی دامنه‌های تأییدشده، استفاده از آن را به افراد خاصی محدود کرده است.
تأیید سرپرست Microsoft لازم است
از سرپرست Microsoft Entra بخواهید درخواست مجوز را بررسی کند. سرپرست فضای کاری ChatGPT می‌تواند ببیند کدام اقدامات SharePoint به هر مجوز Microsoft وابسته‌اند و اقداماتی را که سازمان شما نمی‌خواهد تأیید کند، غیرفعال کند.
یک اقدام پس از تأیید همچنان کار نمی‌کند
مطمئن شوید که:
آن اقدام در تنظیمات اقدامات برنامهٔ SharePoint فعال است.
مجوز مربوطه همچنان در Microsoft Entra اعطا شده است.
عضو، حساب Microsoft موردنظر را متصل کرده است.
اگر مجوزهای جدیدی اضافه شده‌اند، عضو حساب Microsoft خود را دوباره متصل کرده است.
حساب Microsoft به سایت، فایل یا پوشهٔ مربوطه دسترسی دارد.
فایلی از SharePoint پیدا نمی‌شود
مطمئن شوید که:
قالب فایل برای جستجو پشتیبانی می‌شود و حجم آن از سقف مجاز بیشتر نیست.
حساب Microsoft موردنظر متصل است.
با این حساب می‌توان فایل را مستقیماً در SharePoint باز کرد.
محدودیت‌های سایت و موارد مستثنا بر اساس برچسب حساسیت در فضای کاری شما، مانع دسترسی به فایل نیستند.
پس از تغییر خط‌مشی، درخواستی تازه را در یک گفتگوی جدید آزمایش کنید.
برای تنظیمات کنترلی سایت، به این مطلب مراجعه کنید: مدیریت دسترسی به سایت‌های SharePoint و موارد مستثنا بر اساس برچسب حساسیت. برای مشکلات اتصال و بررسی قالب‌های پشتیبانی‌شده، به این مطلب مراجعه کنید: عیب‌یابی برنامه‌ها در ChatGPT.
فایل نمایش داده می‌شود، اما ChatGPT نمی‌تواند آن را بخواند
ممکن است فایلی در نتایج جستجو پیدا شود، حتی وقتی ChatGPT نمی‌تواند محتوای آن را بازیابی یا استخراج کند.
مطمئن شوید که حساب Microsoft متصل‌شده می‌تواند فایل را مستقیماً در SharePoint یا OneDrive کاری یا تحصیلی باز کند.
گفتگوی جدیدی در ChatGPT شروع کنید که SharePoint در آن در دسترس باشد.
به‌جای پیوند پوشه، پیوند خود فایل موردنظر را جای‌گذاری کنید و از ChatGPT بخواهید آن را از طریق SharePoint بخواند یا خلاصه کند.
اگر به نسخه‌ای قابل دانلود نیاز دارید، آن را جداگانه درخواست کنید.
درخواست از طریق پیوند مستقیم نیز تابع مجوزهای Microsoft، محدودیت‌های سایت در فضای کاری، موارد مستثنا بر اساس برچسب حساسیت و سقف حجم هر فایل است.
اگر بازیابی مستقیم موفق است اما جستجو کار نمی‌کند، عبارت جستجو و پیوند فایل را گزارش دهید. اگر بازیابی ناموفق بود، متن دقیق خطا را ذکر کنید و توضیح دهید که آیا ChatGPT جزئیات فایل، متن قابل خواندن یا نسخه‌ای قابل دانلود ارائه کرده است.
برای مراحل بعدی، به این مطلب مراجعه کنید: عیب‌یابی افزونه‌ها و برنامه‌ها در ChatGPT.
پرسش‌های متداول
آیا اعضا می‌توانند فایل‌هایی را ببینند که امکان بازکردنشان در SharePoint را ندارند؟
خیر. مجوزهای SharePoint و Microsoft 365 همچنان تعیین می‌کنند که هر عضو چه محتوایی را می‌تواند بازیابی کند.
آیا می‌توانم از برنامه در یک وظیفهٔ زمان‌بندی‌شده یا عامل فضای کاری استفاده کنم؟
عملیاتی که در گفتگو کار می‌کند، ممکن است در یک وظیفهٔ زمان‌بندی‌شده یا عامل فضای کاری به مجوز یا تأیید متفاوتی نیاز داشته باشد. مطمئن شوید که برنامه و عملیات موردنظر در گردش کاری که می‌خواهید استفاده کنید، پشتیبانی می‌شوند. برای بررسی تأییدها و وضعیت اجرا، به این مطلب مراجعه کنید: عیب‌یابی افزونه‌ها و برنامه‌ها در ChatGPT.