نمای کلی
ChatGPT را با منبع داده Sharepoint خود کاربردیتر و شخصیتر کنید؛ اکنون بهصورت درخواستی در دسترس است. برنامه Sharepoint به ChatGPT امکان میدهد بهصورت امن به SharePoint متصل شود تا بتوانید فایلها را جستجو کنید، دادههای زنده را واکشی کنید و مستقیماً در چت به محتوا ارجاع دهید.
برای شروع، برنامه SharePoint را در فهرست برنامههای ChatGPT پیدا کنید. بسته به نوع پلن خود، میتوانید به دو روش به SharePoint متصل شوید:
دسترسی SharePoint با احراز هویت کاربر
هر کاربر با استفاده از OAuth با حساب SharePoint خودش وارد میشود و به ChatGPT اجازه میدهد از محتوای SharePointی استفاده کند که آن کاربر از قبل مجوز دسترسی به آن را دارد. این گزینه اتصال برای همه انواع پلن در دسترس است و برای دسترسی فردی، عرضه انعطافپذیر و بررسی کاربرمحور بهترین گزینه است.
اپ SharePoint با همگامسازی
بسته به طرح، میتوانید همگامسازی را برای اپ SharePoint فعال کنید. فعال کردن همگامسازی اجازه میدهد محتوای SharePoint از قبل ایندکس شود تا بازیابی در ChatGPT سریعتر و باکیفیتتر باشد. این گزینه اتصال برای طرحهای Pro، Business و Enterprise/Edu در دسترس است. ادمینها/مالکان میتوانند گزینه همگامسازی را بیشتر پیکربندی کنند از طریق:
استقرار همگامسازی SharePoint برای همه کاربران در فضای کاری شما (فقط Enterprise/Edu)، یا
فعال کردن همگامسازی، سپس اجازه دادن به کاربران جداگانه برای اتصال حساب SharePoint خود با استفاده از OAuth.
در هر دو نوع اتصال، ادمینها/مالکان میتوانند دسترسی را از تنظیمات فضای کاری → اپها مدیریت کنند، از جمله استفاده از RBAC برای کنترل دسترسی کاربر (فقط Enterprise/Edu).
توجه: از ۳۰ آوریل ۲۰۲۶، در حال انتقال درخواستهای scope اپ SharePoint در ChatGPT از scopeهای تفویضشده به Microsoft scopeهای برنامه، برای گزینه همگامسازی مدیریتشده توسط ادمین «استقرار برای تیمتان» هستیم. این مهاجرت به ChatGPT کمک میکند محتوای انتخابشده SharePoint را همگامسازی کند و مجوزهای SharePoint، از جمله عضویت در گروههای سایت قدیمی SharePoint، را ارزیابی کند، بدون اینکه فقط به فایلهای قابل مشاهده برای ادمینی که راهاندازی را کامل کرده وابسته باشد. علاوه بر این، ادمینها و مالکان میتوانند برچسبهای حساسیت Microsoft Purview را از تنظیمات اپ پیکربندی کنند.
این scopeهای جدید باید توسط یک ادمین Microsoft Entra تأیید شوند. ادمینها و مالکان میتوانند با رفتن به تنظیمات فضای کاری > اپها، و یافتن اعلان «اتصال دوباره SharePoint برای همگامسازی بهتر» در بالای نما، یا با جستوجوی اپ SharePoint و کلیک روی دکمه «نیازمند احراز هویت دوباره» برای دریافت مجموعه قابلیتهای جدید، بهراحتی اپ SharePoint را دوباره احراز هویت کنند. این کار از نیاز به قطع اتصال و اتصال دوباره جلوگیری میکند؛ کاری که باعث همگامسازی دوباره ایندکس خواهد شد.
هر زمان به کنترل متمرکز نیاز دارید، برای تیم خود مستقر کنید
(فقط Enterprise/Edu) اگر سازمانتان میخواهد سرپرست محتوای SharePoint مورد همگامسازی را انتخاب کند، کنترلهای دسترسی در سطح فضای کاری را اعمال کند و پیکربندی یکسان و قابلپیشبینی را در سراسر فضای کاری ارائه دهد، این گزینه مناسبتر است.
برای پایلوتها یا پذیرش کاربرمحور، از راهاندازی احراز هویتشده توسط کاربر استفاده کنید
این بهترین گزینه است وقتی میخواهید کاربران فردی حساب SharePoint خود را متصل کنند و بدون دامنه همگامسازیِ مدیریتشده مرکزی، این تجربه را بررسی کنند.
اگر هر دو نوع اتصال فعال هستند، یک مدل اصلی را انتخاب و بهروشنی اعلام کنید
از نظر فنی هر دو میتوانند همزمان فعال باشند. اگر سازمان شما به دامنهای نیاز دارد که بهصورت مرکزی انتخاب شود و الگوی استقرار کنترلشدهتری میخواهد، از همگامسازی مدیریتشده توسط مدیر بهعنوان مدل اصلی عرضه استفاده کنید و این موضوع را بهروشنی به کاربران اطلاع دهید.
اگر محیط شما بهشدت به حل دسترسی مبتنی بر گروه یا ساختارهای پیچیده SharePoint وابسته است، پیش از عرضه گسترده یک پایلوت اجرا کنید
اگر استقرار شما به حل مجوز مبتنی بر دایرکتوری، سایتهای SharePoint متصل به Teams، یا الگوهای پیچیده دسترسی ارثبریشده متکی است، پیش از عرضه گسترده رفتار را با یک پایلوت اعتبارسنجی کنید.
نمونه موارد استفاده و اعلانها
ارتباطات و نگارش
با استفاده از ابزارهای متصل، بهروزرسانیها را پیشنویس کنید، اسناد را خلاصهسازی کنید یا از دستورالعملهای شرکت پیروی کنید.
«با استفاده از آخرین اطلاعات درباره پروژه [x]، یک بهروزرسانی مدیریتی پیشنویس کن.»
«همه اسناد مربوط به [x] را در قالب راهنمایی برای استخدامهای جدید یکپارچه کن.»
سازماندهی و بهرهوری
دانش خود را سازماندهی کنید، اسناد مهم را نمایان کنید و بهرهوری شخصی خود را افزایش دهید.
«جدیدترین pitch deckها درباره [x] را پیدا کن.»
«سه سند برتر و مرتبطتر درباره [topic] را برایم پیدا کن.»
تحلیل و گزارشدهی
دادههای داخلی و خارجی را برای پژوهش رقابتی و بازار تحلیل کنید.
«یک مقایسه کناربهکنار از پیشنهاد محصول من با رقیب [x]، با استفاده از اسناد داخلی ما و منابع وب عمومی، ایجاد کن.»
«فرصتها را در صنعت [x] بر اساس اسناد داخلی ما و اطلاعات وب عمومی شناسایی کن.»
قابلیتها و مجوزها
آنچه میتواند به آن دسترسی داشته باشد
انواع فایل پشتیبانیشده: .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx, .csv
کارهایی که میتواند انجام دهد
خواندن محتوا و فرادادهٔ فایلها و پوشههایی که در SharePoint به آنها دسترسی دارید
رعایت مجوزهای SharePoint، از جمله مواردی که با شما به اشتراک گذاشته شدهاند
مجوز درخواستی (دامنه)
توجه: این برنامه نیاز دارد دامنههای زیر توسط مدیر Microsoft Entra شما بررسی و تأیید شوند. اگر این دامنهها توسط مدیر Entra شما تأیید نشوند، ممکن است هنگام تلاش برای اتصال برنامه در ChatGPT با خطا مواجه شوید.
تأیید دامنهها همه اقدامات را فوراً برای کاربران در دسترس قرار نمیدهد. مدیران و مالکان همچنان باید اقدامات برنامه را در Workspace settings > Apps برای برنامه بررسی کنند. در Action control، مدیران میتوانند انتخاب کنند که اقدامات فعلی برنامه چگونه مدیریت شوند: با اجازهدادن به همه اقدامات، اجازهدادن فقط به اقدامات خواندن، یا انتخاب مجموعهای سفارشی از اقدامات.
اگر مدیران Custom را انتخاب کنند، میتوانند همچنین با انتخاب Enable all new actions، Only enable new read actions، یا Disable new actions مشخص کنند که اقدامات اضافهشده بعدی چگونه مدیریت شوند. اگر مدیران Disable new actions را انتخاب کنند، باید پیش از آنکه کاربران بتوانند از اقدامات جدید استفاده کنند، آنها را بررسی و فعال کنند. پس از آنکه مدیران اقدامات بیشتری را مجاز کردند، کاربران ممکن است برای استفاده از آنها نیاز داشته باشند برنامه را دوباره متصل کنند.
مجوزهای الزامی برنامههای Microsoft
برخی عملیات در برنامههای Outlook Email، Outlook Calendar، Microsoft Teams و SharePoint به مجوزهای Microsoft Graph نیاز دارند که مدیر Microsoft Entra باید برای سازمان اعطا کند. ممکن است مالک یا مدیر فضای کاری ChatGPT و مدیر Microsoft Entra افراد متفاوتی باشند؛ بنابراین با فردی هماهنگ کنید که میتواند رضایتنامهٔ سراسری سازمان را تأیید کند.
بررسی مجوزها در ChatGPT
برای هر برنامهٔ فعال Microsoft:
بهعنوان مالک یا مدیر فضای کاری وارد ChatGPT شوید.
به مدیریت ← برنامهها بروید و فعال را انتخاب کنید.
منوی بیشتر برنامه را باز کنید و مدیریت برنامه را انتخاب کنید.
مجوزهای Microsoft را انتخاب کنید.
هر مجوز Microsoft Graph و عملیات ChatGPT فهرستشده زیر آن را بررسی کنید. بهزودی یعنی عملیاتی برای بررسی زودهنگام مجوز گنجانده شده، اما درحالحاضر در دسترس نیست. تأییدشده یعنی این مجوز در آخرین فرایند تأیید موفقی گنجانده شده که برای آن برنامه و فضای کاری از طریق ChatGPT تکمیل شده است.
فقط مجوزهایی را انتخاب کنید که سازمانتان میخواهد در درخواست گنجانده شوند. مجوزها و عملیات موجود ممکن است بسته به برنامه متفاوت باشند. اگر سازمانتان نمیخواهد مجوزی را اعطا کند، آن را از درخواست کنار بگذارید و همهٔ عملیات وابسته به آن را غیرفعال نگه دارید.
تکمیل درخواست در Microsoft Entra
بررسی مجوزها در Microsoft Entra را انتخاب کنید. اگر Microsoft Entra باز نشد، پنجرههای بازشو را برای ChatGPT مجاز کنید و دوباره امتحان کنید.
با حساب مدیر Microsoft Entra که میتواند رضایتنامهٔ سراسری سازمان را تأیید کند، وارد شوید.
بررسی کنید که سازمان درست و برنامهٔ تأییدشدهٔ ChatGPT / OpenAI, L.L.C. نمایش داده میشوند.
درخواست مجوز انتخابشده را بررسی کنید. صفحهٔ تأیید Microsoft Entra برای هر مجوز کادر انتخاب جداگانهای ندارد: برای اعطای کل درخواست انتخابشده، پذیرفتن و برای اعمالنشدن هیچ تغییری، لغو را انتخاب کنید.
به ChatGPT برگردید و از تکمیل فرایند تأیید مطمئن شوید.
این بررسی را برای همهٔ برنامههای فعال Microsoft تکرار کنید. مجوزهای Microsoft به مستأجر Entra و برنامهٔ OpenAI اعطا میشوند، درحالیکه ChatGPT بررسی مجوز را برای هر فضای کاری و برنامه پیگیری میکند.
پس از تأیید مجوزها
تأیید مجوز Microsoft، عملیات ChatGPT را فعال یا حساب Microsoft یک کاربر را متصل نمیکند. مالکان و مدیران فضای کاری باید عملیات موردنظرشان را جداگانه فعال کنند تا در دسترس قرار گیرند. ممکن است کاربران پس از تغییر مجوزها نیاز داشته باشند حساب Microsoft خود را متصل یا دوباره متصل کنند.
اگر عملیاتی همچنان کار نمیکند، موارد زیر را بررسی کنید:
عملیات در تنظیمات برنامهٔ فضای کاری ChatGPT فعال باشد.
مجوز اعطاشده همچنان در Microsoft Entra موجود باشد.
اتصال Microsoft کاربر با مجوزهای لازم ایجاد یا بهروزرسانی شده باشد.
اگر مدیر Entra بعداً مجوز اعطاشده را مستقیماً در Microsoft تغییر دهد یا لغو کند، آن را در Entra بررسی و فرایند تأیید ChatGPT را دوباره اجرا کنید.
همه انواع راهاندازی:
| دامنه مجوز | توضیح |
| offline_access | به برنامه اجازه میدهد پس از راهاندازی دسترسی خود را حفظ کند تا محتوای همگامشده بدون نیاز به اتصال مجدد کاربر در هر بار، بهروز بماند. |
| User.Read | به برنامه اجازه میدهد هنگام راهاندازی و احراز هویت، اطلاعات پایه نمایه کاربر واردشده را بخواند. |
| Files.Read.All | به برنامه اجازه میدهد فایلهایی را که کاربر به آنها دسترسی دارد بخواند. همچنین برای نمایش فایلها در انتخابگر فایل و پشتیبانی از قابلیتهای اصلی همگامسازی استفاده میشود. |
| Files.ReadWrite.All | وقتی تجربه فایل متصل به دسترسی نوشتن نیاز دارد، به برنامه اجازه میدهد به فایلهای در دسترس کاربر دسترسی یابد و آنها را بهروزرسانی کند. |
| Sites.Read.All | به برنامه اجازه میدهد در فرایندهای استاندارد راهاندازی، موارد موجود در سایتهای SharePoint در دسترس کاربر را بخواند. |
مجوزهای بیشتر برای اقدامات SharePoint با احراز هویت کاربر
| دامنه مجوز | توضیح |
|---|---|
| Sites.ReadWrite.All | وقتی اقدامات فعال باشند، به برنامه اجازه میدهد فهرستهای پشتیبانیشده SharePoint، موارد فهرست، صفحات سایت، اجزای صفحه، فراداده و اشتراکها را ایجاد و مدیریت کند. |
| Sites.Selected | پس از آنکه سرپرست SharePoint دسترسی OpenAI به سایتهای انتخابشده را اعطا کرد، دسترسی محدود به همان سایتها را ممکن میکند. |
دامنههای مجوز زیر نیز برای راهاندازیهای تحت مدیریت سرپرست لازماند:
| دامنه مجوز | توضیح |
| Group.Read.All | به برنامه اجازه میدهد گروههای Microsoft 365 مورداستفاده در مجوزهای فایل را بخواند. بدون این دامنه مجوز، کنترلهای دسترسی مبتنی بر گروه بهدرستی پردازش نمیشوند. |
| GroupMember.Read.All | به برنامه اجازه میدهد عضویت در گروههای Microsoft 365 مورداستفاده برای مجوزها را بخواند. بدون این دامنه مجوز، دسترسی کاربر که از گروهها به ارث رسیده است بهدرستی پردازش نمیشود. |
| Sites.FullControl.All | به برنامه اجازه میدهد موارد موجود در مجموعهسایتهایی را که کاربر به آنها دسترسی دارد بخواند. این مجوز برای همگامسازی تحت مدیریت سرپرست لازم است تا انتخاب در انتخابگر فایل و فرایندهای همگامسازی همه محتوا درست کار کنند. برای جزئیات درباره علت نیاز به این دامنه مجوز، پرسشهای متداول را بخوانید. |
| Sites.Selected | به برنامه اجازه میدهد موارد را از مجموعهسایتهایی بخواند که کاربران صراحتاً پیکربندی کردهاند. این دامنه مجوز برای سازگاری گنجانده شده است، اما Sites.FullControl.All دامنه اصلی مورداستفاده برای همگامسازی تحت مدیریت سرپرست است. |
| User.Read.All | به برنامه اجازه میدهد اطلاعات کاربر لازم برای انتساب صحیح کنترلهای دسترسی را بخواند. بدون این دامنه مجوز، مجوزهای مبتنی بر کاربر بهدرستی پردازش نمیشوند. |
| SensitivityLabels.Read.All | به برنامه اجازه میدهد برچسبهای حساسیت اعمالشده روی فایلها را بخواند تا هنگام همگامسازی رعایت شوند. |
محدودیتهای شناختهشده
حداکثر اندازه فایل پشتیبانیشده ۱۰۰ مگابایت برای هر فایل است
محتوای مستقیم از صفحههای سایت SharePoint پشتیبانی نمیشود. برای اینکه محتوا در ChatGPT ایندکس و در دسترس باشد، باید در یکی از نوع فایلهای پشتیبانیشده باشد.
همگامسازی اولیه میتواند زمانبر باشد. در محیطهای کوچکتر، محتوا ممکن است ظرف چند ساعت ظاهر شود؛ در محیطهای بزرگتر، همگامسازی کامل میتواند بیشتر طول بکشد.
در طول همگامسازی جزئی، ممکن است برخی محتوای اخیر از قبل در دسترس باشد، در حالی که محتوای قدیمیتر یا کمتر استفادهشده هنوز در حال همگامسازی است. ممکن است برخی نتایج تا تکمیل همگامسازی کامل موجود نباشند.
اپهای دارای همگامسازی طوری طراحی شدهاند که برای پرسشوپاسخ و کوئریهای شبیه جستوجو بهترین عملکرد را داشته باشند. عملکرد ممکن است برای کارهای تجمیع در مقیاس بسیار بزرگ یا تحلیلهای بهویژه پیچیده محدودتر باشد.
برای همگامسازی مدیریتشده توسط ادمین، دسترسی به OneDrive فقط زمانی پشتیبانی میشود که ادمین فضای کاری همگامسازی همه را انتخاب کند و مجوزهای لازم ادمین SharePoint را داشته باشد. اگر ادمین هنگام راهاندازی سایتها و پوشهها را بهصورت دستی انتخاب کند، OneDrive در آن جریان انتخاب پشتیبانی نمیشود.
در هر فضای کاری فقط یک نمونه همگامسازی SharePoint مدیریتشده توسط ادمین پشتیبانی میشود.
اتصالهای موجود SharePoint مدیریتشده توسط ادمین ممکن است پیش از در دسترس شدن فیلتر کردن برچسب حساسیت و پشتیبانی بهتر از مجوزهای گروه قدیمی SharePoint به احراز هویت دوباره نیاز داشته باشند.
فایلهایی که با برچسبهای حساسیت Microsoft Purview محافظت شدهاند و رمزگذاری یا کنترل دسترسی را اعمال میکنند، توسط ChatGPT همگامسازی نمیشوند.
درباره کنترلهای ادمین، امنیت و انطباق در اپها بیشتر بدانید.
راهاندازی دسترسی SharePoint با احراز هویت کاربر
میتوانید با پیدا کردن اپ SharePoint در فهرست اپهای ChatGPT به آن متصل شوید. مراحل فهرستشده در این مقاله درباره اتصال اپهای جدید را دنبال کنید.
راهاندازی برنامه SharePoint با همگامسازی
بسته به نوع پلن شما، دو راه برای استقرار برنامه SharePoint با همگامسازی برای تیم شما وجود دارد:
برای تیم خود استقرار دهید
فقط پلنهای Enterprise/Edu: مدیران میتوانند یکبار برای همه کاربران در فضای کاری خود متصل شوند — افراد لازم نیست چیزی را خودشان پیکربندی کنند. در طول راهاندازی، مدیران میتوانند با یک انتخابگر دامنه، دامنه سایتها یا پوشههایی را که باید همگام شوند انتخاب کنند تا فقط محتوای درست در دسترس قرار گیرد.
پس از فعالسازی، ChatGPT بهطور خودکار کاربرانی را که حسابهای SharePoint و ChatGPT آنها دامنه ایمیل یکسانی دارند تطبیق میدهد و هر تنظیم کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) موجود در SharePoint را برای تضمین امنیت اعمال میکند. هر عضو فقط فایلهای SharePointی را در ChatGPT خواهد دید و به آنها دسترسی خواهد داشت که از قبل مجوز دسترسی به آنها را دارد.
سلفسرویس
هر کاربر از طریق OAuth حساب SharePoint خود را پیوند میدهد و میتواند هنگام راهاندازی برنامه یا در Settings → Apps همگامسازی را فعال یا غیرفعال کند. مدیران Business و Enterprise/Edu میتوانند در دسترسبودن کلی برنامه و همگامسازی را از صفحه تنظیمات مدیر کنترل کنند، از جمله RBAC (فقط Enterprise/Edu).
کاربران Pro که میخواهند برای حسابهای خود همگامسازی را فعال کنند، باید گزینه راهاندازی Self-service را دنبال کنند. میتوانید هنگام اتصال برنامه، یا پس از اتصال از Settings → Apps، راهاندازی را فعال کنید.
راهاندازی فضای کاری Enterprise/Edu
گزینه ۱: استقرار برای تیم
سرپرستان فضای کاری ChatGPT Enterprise باید دسترسی به برنامه SharePoint را در تنظیمات برنامههای سرپرستی فضای کاری خود فعال کنند؛ یا روی نماد نمایهشان کلیک و «تنظیمات فضای کاری» را انتخاب کنند.
روی فعالکردن همگامسازی کلیک کنید. دو گزینه استقرار برای تیم و راهاندازی سلفسرویس را خواهید دید.
برای کنترل دسترسی نقش-محور (RBAC) از پیکربندی دسترسی استفاده کنید.
در صورت تمایل، برای محدودکردن حسابهای متصل SharePoint به مجموعهای از دامنههای تأییدشده، مدیریت دامنهها را انتخاب کنید.
روی فعالکردن همگامسازی کلیک کنید.
استقرار برای تیم را انتخاب و مراحل لازم OAuth را تکمیل کنید.
اکنون میتوانید دامنه سایتها/پوشهها را برای تیم خود انتخاب کنید. مراحل را ادامه دهید تا راهاندازی تکمیل شود.
پس از تکمیل راهاندازی، ChatGPT همگامسازی با SharePoint را آغاز میکند. بسته به حجم دادههای مورد همگامسازی، همگامسازی اولیه ممکن است چند ساعت یا بیشتر طول بکشد.
پس از پایان آن، کاربران میتوانند درباره فایلهای OneDrive و SharePoint خود از ChatGPT سؤال کنند.
گزینه ۲: راهاندازی با احراز هویت کاربر
ادمینهای Enterprise باید ابتدا اپ SharePoint را از تنظیمات اپ ادمین فعال کنند (گزینه ۱ در بالا را ببینید) و سپس همگامسازی را فعال کنند.
سپس کاربران میتوانند همگامسازی SharePoint را از حسابهای خود فعال کنند. برای فعالسازی، کاربران باید:
به تنظیمات > اپها بروید.
SharePoint را در فهرست اپهای متصل خود پیدا کنید. اگر هنوز متصل نشدهاید، روی کاشی SharePoint کلیک کنید و سپس اتصال را بزنید.
Sync را بهعنوان نوع اتصال انتخاب کنید و روی ادامه کلیک کنید.
راهاندازی OAuth را کامل کنید.
اگر قبلاً به SharePoint متصل شدهاید، برای ورودی SharePoint روی Enable Sync کلیک کنید.
بسته به حجم دادههایی که باید همگامسازی شوند، همگامسازی اولیه میتواند تا چند ساعت طول بکشد. پس از پایان، کاربران میتوانند از ChatGPT درباره فایلهای OneDrive و SharePoint خود سؤال بپرسند.
راهاندازی فضای کاری Business
سرپرستان فضای کاری ChatGPT Business باید دسترسی به برنامه SharePoint را در تنظیمات برنامههای سرپرستی فضای کاری خود فعال کنند. پس از فعالشدن آن، هر کاربر میتواند با ورود به SharePoint از طریق فرایند OAuth، حساب شخصی خود را متصل کند.
مرحله ۱: فعالکردن دسترسی به برنامه SharePoint در تنظیمات سرپرستی
سرپرستان ChatGPT میتوانند با کلیک روی نماد نمایه خود و انتخاب «تنظیمات فضای کاری»، به تنظیمات برنامههای سرپرستی دسترسی پیدا کنند.
در بخش برنامهها -> فعال، مطمئن شوید SharePoint فعال است. این کلید به کاربران اجازه میدهد هم به برنامه SharePoint و هم به برنامه SharePoint همراه با همگامسازی دسترسی داشته باشند. میتوانید با کلیک روی منوی سهنقطه (...) برنامه را پیکربندی کنید. برای محدودکردن حسابهای متصل SharePoint به مجموعهای از دامنههای تأییدشده، مدیریت دامنهها را انتخاب کنید.
پس از انجام این کار، اعضای فضای کاری شما میتوانند همگامسازی را در حسابهای شخصی خود فعال کنند.
مرحله ۲: کاربر فضای کاری به SharePoint متصل میشود (OAuth)
اگر SharePoint را قبلاً به حساب شخصی خود متصل کردهاید، به مرحله ۳ بروید.
در ChatGPT روی + و سپس بیشتر کلیک کنید. سپس SharePoint را انتخاب و مراحل ورود (OAuth) را دنبال کنید.
یا میتوانید به «تنظیمات» بروید و «برنامهها» را انتخاب کنید. سپس «همگامسازی» و SharePoint را انتخاب کنید و فرایند ورود را به پایان برسانید.
پس از تکمیل فرایند ورود به SharePoint، همگامسازی بهطور خودکار فعال میشود.
مرحله ۳: کاربر همگامسازی SharePoint را فعال میکند
برای فعالکردن همگامسازی SharePoint:
به تنظیمات > برنامهها بروید.
SharePoint را در فهرست برنامههای متصل خود پیدا کنید.
روی فعالکردن همگامسازی کلیک کنید.
همگامسازی اولیه ممکن است از چند دقیقه تا چند ساعت طول بکشد. پس از پایان آن، کاربران میتوانند درباره فایلهای OneDrive و SharePoint خود از ChatGPT سؤال کنند.
راهاندازی ChatGPT Pro
کاربران ChatGPT Pro میتوانند دسترسی به برنامه SharePoint همراه با همگامسازی را از مسیر تنظیمات > برنامهها فعال کنند.
برای فعالکردن همگامسازی SharePoint:
به تنظیمات > برنامهها بروید.
اگر قبلاً به SharePoint متصل نشدهاید، کارت SharePoint را پیدا کنید و روی اتصال کلیک کنید.
اگر قبلاً به SharePoint متصل شدهاید، روی فعالکردن همگامسازی کلیک کنید.
همگامسازی اولیه ممکن است از چند دقیقه تا چند ساعت طول بکشد. پس از پایان آن، کاربران میتوانند درباره فایلهای OneDrive و SharePoint خود از ChatGPT سؤال کنند.
پرسشهای متداول - عمومی
آیا هم OneDrive و هم SharePoint را همگامسازی میکنید؟
بله. برنامه همگامسازی با همگامسازی هم با فایلهای شخصی در OneDrive و هم با درایوهای اشتراکی در SharePoint کار میکند.
اگر همگامسازی را فعال نکنم چه اتفاقی میافتد؟
اگر همگامسازی را فعال نکنید (چه بهعنوان مدیر فضای کاری و چه در تنظیمات کاربر)، برنامه همچنان برای جستجوی فایل کار میکند. همچنان میتوانید سایتهای SharePoint خود را جستجو کنید، اما دادهها برای اطلاعات بهروز بهطور پیوسته نمایهسازی نمیشوند. بیشتر بخوانید درباره
آیا ادمینها میتوانند کنترل کنند چه کسانی به اپ با همگامسازی دسترسی دارند؟
بله، میتوانید با RBAC دسترسی به تنظیمات کاربران را بیشتر پیکربندی کنید.
فایلهای جدید یا بهروزشده چه زمانی منعکس میشوند؟
فایلهای جدید و بهروزشده معمولاً ظرف چند دقیقه تا حدود یک ساعت منعکس میشوند.
آیا مجوزهای فایل توسط ChatGPT رعایت میشوند؟
مجوزهای فایل همیشه رعایت میشوند. کاربران فقط به فایلهای خود و فایلهایی که دیگران با آنها به اشتراک گذاشتهاند دسترسی دارند.
آیا یک کاربر فردی میتواند در حالت احراز هویت کاربر، یک حساب SharePoint را از هر دامنهای متصل کند؟
بله. برای برنامه احراز هویتشده توسط کاربر با همگامسازی، هیچ محدودیت دامنهای وجود ندارد؛ کاربران میتوانند به هر حساب SharePointی که به آن دسترسی دارند متصل شوند.
قبلاً برای فضای کاری Enterprise خود برنامه احراز هویتشده توسط کاربر را فعال کرده بودم. چگونه به برنامه مدیریتشده توسط مدیر تغییر دهم؟
مدیران میتوانند با رفتن به Admin settings → Apps → SharePoint → Deploy to team بهصورت روان انتقال را انجام دهند. این کار همگامسازیِ مدیریتشده توسط مدیر را بدون غیرفعالکردن فوری برنامه احراز هویتشده توسط کاربر اضافه میکند و از قطعی جلوگیری میکند.
پرسشهای متداول - برنامه مدیریتشده توسط مدیر با همگامسازی
این چه تفاوتی با برنامه SharePoint احراز هویتشده توسط کاربر با همگامسازی دارد؟
برنامه احراز هویتشده توسط کاربر با همگامسازی از هر کاربر میخواهد بهصورت جداگانه احراز هویت کند (OAuth) و فایلهای خود را همگامسازی کند. مدیران میتوانستند SharePoint را برای سازمان فعال کنند، اما نمیتوانستند آن را مستقیماً برای همه استقرار دهند.
برنامه مدیریتشده توسط مدیر با همگامسازی به یک مدیر اجازه میدهد احراز هویت کند و در سراسر سازمان استقرار دهد، بنابراین کاربران نیازی به تکمیل راهاندازی فردی ندارند. پس از تکمیل راهاندازی و فعالسازی توسط مدیر، کاربران میتوانند بدون پیکربندی شخصی OAuth شروع به استفاده کنند.
اگر از قبل برنامه احراز هویتشده توسط کاربر را با همگامسازی راهاندازی کرده باشیم چه میشود؟
مدیران میتوانند با رفتن به Admin settings → Apps → SharePoint → Deploy to team بهصورت روان انتقال را انجام دهند. این کار همگامسازیِ مدیریتشده توسط مدیر را بدون غیرفعالکردن فوری برنامه احراز هویتشده توسط کاربر با همگامسازی اضافه میکند و از قطعی جلوگیری میکند.
بعد از اینکه برنامه مدیریتشده توسط مدیر با همگامسازی را روشن کردم، آیا کاربران باید برنامه را در چت خود بهصورت دستی فعال کنند؟
خیر. پس از راهاندازی همگامسازی مدیر، کاربران نیازی به احراز هویت فردی ندارند. کاربران میتوانند بهسادگی سؤالاتی مانند «X را در SharePoint به من نشان بده» بپرسند.
آیا برنامه تحت مدیریت سرپرست همراه با همگامسازی، از دسترسی به فایلهای OneDrive نیز پشتیبانی میکند؟
بله، اما فقط اگر سرپرست فضای کاری ChatGPT در فرایند راهاندازی همگامسازی همه را انتخاب کند و سرپرست SharePoint با مجوز کامل برای مدیریت تنظیمات، محتوا و مجوزهای همه سایتها و زیرسایتهای یک مجموعهسایت SharePoint باشد.
اگر سرپرست فضای کاری در فرایند راهاندازی همگامسازی، سایتها و پوشهها را دستی انتخاب کند، OneDrive پشتیبانی نمیشود (انتخابگر پوشه سرپرست امکان انتخاب OneDrive را در فرایند انتخاب ندارد.)
یادآوری: کاربران فقط به محتوایی دسترسی خواهند داشت که مجوز مشاهده آن را در SharePoint دارند.
ChatGPT چگونه میداند کدام کاربران را فعال کند؟
دسترسی بر اساس تطبیق سختگیرانه دامنه ایمیل بین SharePoint و ChatGPT است. حساب SharePoint کاربر باید با ایمیل حساب ChatGPT او مطابقت داشته باشد.
کنترل دسترسی نقش-محور (RBAC) چطور؟
سرپرستان میتوانند از طریق کنترل دسترسی نقش-محور (RBAC) تعیین کنند کدام گروهها به SharePoint دسترسی داشته باشند. برنامه از پیکربندیهای فعلی کنترل دسترسی نقش-محور (RBAC) در SharePoint پیروی میکند. اگر سرپرستی قبلاً کنترل دسترسی نقش-محور (RBAC) را تنظیم کرده باشد، همان تنظیمات اعمال میشوند. در غیر این صورت، سرپرستان میتوانند هر زمان کنترل دسترسی نقش-محور (RBAC) را پیکربندی کنند.
آیا کاربران همچنان فقط فایلهایی را میبینند که برای آنها مجوز دارند؟
بله. مجوزهای موجود فایل در SharePoint کاملاً رعایت میشوند. کاربران فقط به فایلهایی دسترسی دارند که از قبل در SharePoint مجوز مشاهده آنها را دارند.
مدیران هنگام راهاندازی برنامه چه چیزهایی را میتوانند کنترل کنند؟
مدیران باید هم مدیر SharePoint و هم مدیر ChatGPT باشند. آنها میتوانند انتخاب کنند که همه فایلها یا سایتها و پوشههای خاص همگامسازی شوند. فایلهایی که به این روش مدیریت میشوند، در ChatGPT زیر نوع اتصال بهصورت «admin-managed» نمایش داده میشوند.
آیا سرپرستان میتوانند بعداً محتوای همگامشده را تغییر دهند؟
بله. سرپرستان میتوانند دامنه همگامسازی را از تنظیمات برنامه SharePoint بهروزرسانی کنند. برای تغییر محتوای همگامشده یا پیکربندی پالایش برچسب حساسیت، در صورت دسترسبودن، محدودکردن محتوا را انتخاب کنید.
آیا میتوانیم هم از برنامه احراز هویتشده توسط کاربر و هم از برنامه مدیریتشده توسط مدیر استفاده کنیم؟
بله. از نظر فنی هر دو برنامه میتوانند همزمان فعال باشند.
فایلهای جدید یا بهروزشده چه زمانی منعکس میشوند؟
فایلهای جدید و بهروزشده معمولاً ظرف چند دقیقه تا حدود یک ساعت منعکس میشوند.
آیا میتوانم دامنه همگامسازی را انتخاب کنم، مانند پوشهها یا فایلهای خاص؟
بله، میتوانید هنگام راهاندازی دامنه همگامسازی را انتخاب کنید یا آن را ویرایش کنید.
آیا میتوانیم چند برنامه SharePoint مدیریتشده توسط مدیر را با همگامسازی در یک فضای کاری فعال کنیم (مثلاً یکی برای هر tenant/brand)؟
در هر فضای کاری فقط از یک نمونه SharePoint مدیریتشده توسط مدیر پشتیبانی میشود.
چرا صفحه موافقت Microsoft هم مجوزهای تفویضشده و هم مجوزهای برنامه را نشان میدهد؟
هنگام مهاجرت به مجوزهای برنامه برای همگامسازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست، ممکن است Microsoft هم مجوزهای تفویضشده و هم مجوزهای برنامه را نشان دهد. این همپوشانی موقت ضمن فعالکردن پوشش بهتر و پالایش براساس برچسب حساسیت، به حفظ رفتار فعلی رابط SharePoint کمک میکند. ممکن است در آینده درخواست دامنههای مجوز تفویضشده را کاملاً حذف کنیم.
چرا برنامه Sites.FullControl.All را درخواست میکند؟
برنامه Sites.FullControl.All را درخواست میکند تا بتواند مجوزهای اسناد را کامل و دقیق دریافت کند. راهنمای Microsoft برای پویش سلسلهمراتب مجوزها با پرسوجوهای دلتا Microsoft Graph بیان میکند که برنامهها برای پردازش صحیح مجوزها به Sites.FullControl.All نیاز دارند. در آزمایشهای ما، Sites.Read.All میتوانست بهروزرسانی کنترل دسترسی را به تأخیر بیندازد؛ یعنی مجوزهای سند همیشه فوراً منعکس نمیشدند.
چرا برنامه دامنههای مجوز SharePoint را درخواست میکند؟
این تغییر به برنامه اجازه میدهد اطلاعات کنترل دسترسی و گروه را برای یک سایت (قدیمی) SharePoint دریافت کند.
چرا برنامه دامنه مجوز Sites.Selected را درخواست میکند؟
دامنه مجوز Sites.Selected زیرمجموعهای محدود از Sites.FullControl.All است. برنامه برای عملکرد صحیح دستکم به یکی از این دو نیاز دارد. Sites.Selected به سازمانها و سرپرستان فناوری اطلاعات اجازه میدهد دسترسی برنامه را بیشتر محدود کنند. توصیه میکنیم این دامنه مجوز را حفظ کنید.
توجه: اگر سرپرست قصد لغو Sites.FullControl.All را دارد، با دنبالکردن این راهنمای Microsoft مطمئن شوید سایتهای انتخابشده قابلدسترسی شدهاند تا رابط بهدرستی کار کند.
OpenAI این دامنه مجوز را برای یک برنامه آزمایشی اولیه فعال کرده است و توصیه میکند پیش از اتکا به آن با ما تماس بگیرید.
برچسبهای حساسیت Microsoft Purview چگونه مدیریت میشوند؟
همگامسازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست میتواند با استفاده از فراداده برچسب حساسیت Microsoft Purview، فایلهای دارای برچسب انتخابشده را از همگامسازی کنار بگذارد. این قابلیت به مجوز SensitivityLabels.Read.All نیاز دارد.
نحوه مدیریت برچسبهای حساسیت Microsoft به این بستگی دارد که برچسب برای رمزگذاری محتوا پیکربندی شده باشد یا نه. ممکن است برچسب فقط برای طبقهبندی باشد: Microsoft برچسبهای حساسیت را فراداده متن ساده برای طبقهبندی محتوا توصیف میکند و این برچسبها بهتنهایی فایل را رمزگذاری نمیکنند یا افراد مجاز به بازکردن آن را تغییر نمیدهند.
فایلهای دارای برچسب حساسیت صرفاً طبقهبندی را میتوان همگام کرد، بهشرط آنکه از جهات دیگر در دامنه باشند و کاربر مجوز دسترسی به آنها را در SharePoint داشته باشد. سرپرستان میتوانند با استفاده از فیلتر برچسب حساسیت، فایلهای دارای برچسبهای صرفاً طبقهبندی انتخابشده را از همگامسازی کنار بگذارند.
اگر برچسب حساسیت با کنترل دسترسی پیکربندی شده باشد، Microsoft محتوا را رمزگذاری میکند. Microsoft اعلام میکند که محتوای رمزگذاریشده فقط بهدست کاربران مجاز براساس تنظیمات رمزگذاری برچسب قابل رمزگشایی است و در هر محلی که قرار داشته باشد رمزگذاریشده باقی میماند. ChatGPT این فایلهای محافظتشده را همگام نمیکند و آنها بهطور خودکار کنار گذاشته میشوند؛ سرپرستان نیازی ندارند این برچسبها را در فیلتر برچسب حساسیت انتخاب کنند.
قبلاً برنامه SharePoint تحت مدیریت سرپرست را راهاندازی کردهام. چگونه به قابلیتهای جدید دسترسی پیدا کنم؟
اگر همگامسازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست را از قبل راهاندازی کردهاید، برنامه را قطع و دوباره متصل نکنید. قطع و اتصال مجدد ممکن است باعث همگامسازی و نمایهسازی دوباره محتوای SharePoint شود و دسترسی به آن در ChatGPT را به تأخیر بیندازد.
درعوض، به تنظیمات برنامه SharePoint (از مسیر تنظیمات فضای کاری > برنامهها) بروید و از اعلان احراز هویت مجدد استفاده کنید. احراز هویت مجدد، همگامسازی موجود و انتخاب محتوای قبلی را حفظ میکند. برای بهروزرسانی انتخاب، محدودکردن محتوا را انتخاب کنید تا تغییراتی مانند افزودن سایتهای تازه شناساییشده یا کنارگذاشتن محتوای دارای برچسب حساسیت محافظتنشده را اعمال کنید (توجه: برچسبهای حساسیت محافظتشده همیشه کنار گذاشته میشوند).
اگر با دامنههای مجوز بیشتر Microsoft دوباره احراز هویت نکنم، چه میشود؟
اتصال فعلی برنامه SharePoint شما فعال میماند و قابلیتهای موجود بدون تغییر به کار ادامه میدهند. بااینحال، نمیتوانید از قابلیتهایی استفاده کنید که به دامنههای مجوز بیشتر Microsoft نیاز دارند؛ ازجمله پالایش برچسب حساسیت و پشتیبانی بهتر از مجوزهای گروهی قدیمی SharePoint.