نمای کلی

برنامهٔ SharePoint به ChatGPT امکان می‌دهد محتوای SharePoint و محتوای پشتیبانی‌شدهٔ OneDrive کاری یا تحصیلی را که حساب Microsoft شما از قبل به آن دسترسی دارد، جستجو کند و به آن ارجاع دهد. برنامهٔ SharePoint از حساب‌های شخصی OneDrive پشتیبانی نمی‌کند. اقدامات در دسترس به تنظیمات سازمان شما بستگی دارند.

سرپرستان فضاهای کاری واجد شرایط Enterprise و Edu می‌توانند همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست را پیکربندی کنند تا محتوای منتخب برای فضای کاری آن‌ها نمایه‌سازی شود. اتصال حساب Microsoft خودتان، دسترسی زنده فراهم می‌کند، اما نمایهٔ همگام‌شدهٔ شخصی ایجاد نمی‌کند.

برای آشنایی کلی با برنامه‌های متصل، به برنامه‌های متصل در ChatGPT مراجعه کنید.

دسترس‌پذیری

دسترس‌پذیری SharePoint به طرح ChatGPT، موقعیت مکانی، تنظیمات فضای کاری، حساب Microsoft و خط‌مشی‌های Microsoft Entra سازمان شما بستگی دارد.

همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست فقط در فضاهای کاری واجد شرایط Enterprise و Edu و مناطق پشتیبانی‌شده در دسترس است. حساب‌های فردی و شخصی نمی‌توانند همگام‌سازی SharePoint را پیکربندی کنند.

برای آشنایی با مناطق محل اقامت دادهٔ فضای کاری که از همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست پشتیبانی می‌کنند، به برنامه‌های تحت مدیریت سرپرست با قابلیت همگام‌سازی در ChatGPT مراجعه کنید.

اتصال SharePoint

1. بسته به گزینه‌های موجود در نسخه ChatGPT شما، افزونه‌ها یا برنامه‌ها را باز کنید.

2. SharePoint را پیدا و گزینه اتصال حساب خود را انتخاب کنید.

3. با حساب کاری یا تحصیلی Microsoft که به سایت‌های SharePoint یا فایل‌های پشتیبانی‌شده OneDrive کاری یا تحصیلی موردنظرتان دسترسی دارد، وارد شوید.

4. مجوزهای درخواستی Microsoft را بررسی و فرایند مجوزدهی را تکمیل کنید.

5. به ChatGPT بازگردید.

اگر سازمان شما به موافقت سرپرست نیاز دارد، سرپرست Microsoft Entra باید پیش از استفاده از اتصال، مجوزها را تأیید کند.

برای دستورالعمل‌های عمومی مدیریت حساب، به این مطلب مراجعه کنید: اتصال و مدیریت حساب‌های برنامه در ChatGPT.

استفاده از SharePoint در گفتگو

پس از اتصال SharePoint، از ChatGPT بخواهید فایل‌هایی را که حساب متصل Microsoft شما به آن‌ها دسترسی دارد پیدا، خلاصه یا مقایسه کند.

برای مثال:

• «جدیدترین طرح پروژه را در SharePoint پیدا کن و تصمیم‌های باز را خلاصه کن.»

• «دو سند پیشنهادی را در سایت SharePoint تیم فروشمان مقایسه کن.»

• «با استفاده از اسناد راه‌اندازی که به آن‌ها دسترسی دارم، یک گزارش به‌روزرسانی برای مدیران تهیه کن.»

• «در کتابخانه تأییدشده SharePoint پوشه‌ای برای این پروژه بساز.»

بسته به مجوزهای تأییدشده سازمان شما و کنش‌های فعال در ChatGPT، برنامه زنده SharePoint ممکن است از کنش‌های زیر نیز پشتیبانی کند:

• ایجاد پوشه.

• بارگذاری یا به‌روزرسانی فایل‌ها.

• مدیریت پیوندهای اشتراک‌گذاری.

• کار با فهرست‌ها و صفحه‌های پشتیبانی‌شده SharePoint.

تأیید یک مجوز Microsoft، همه کنش‌های متناظر را به‌طور خودکار فعال نمی‌کند. سرپرست فضای کاری ChatGPT شما باید کنش‌هایی را که سازمانتان می‌خواهد مجاز بداند، جداگانه فعال کند. ممکن است ChatGPT از شما بخواهد کنش‌هایی را که محتوای SharePoint را تغییر می‌دهند تأیید کنید.

آشنایی با مجوزهای SharePoint

ChatGPT فقط محتوایی را بازیابی می‌کند که حساب Microsoft مربوطه یا عضو مجاز فضای کاری از قبل اجازهٔ دسترسی به آن را دارد. تنظیمات دسترسی SharePoint،‏ OneDrive، عضویت در گروه‌های Microsoft 365 و فضای کاری همچنان اعمال می‌شوند.

مالک یا سرپرست فضای کاری ChatGPT، دسترس‌پذیری برنامه و اقدامات آن را مدیریت می‌کند. سرپرست Microsoft Entra مجوزهای Microsoft موردنیاز برای آن اقدامات را اعطا می‌کند. ممکن است این نقش‌ها بر عهدهٔ افراد متفاوتی باشند.

برای اطلاعات بیشتر دربارهٔ کنترل‌های فضای کاری، به کنترل‌های سرپرست، امنیت و انطباق برای افزونه‌ها و برنامه‌ها مراجعه کنید.

بررسی مجوزهای دسترسی زنده به SharePoint

برای دسترسی زنده به SharePoint، مجوزهای Sites.Read.All و Files.Read.All را هم در تنظیمات مجوزهای ChatGPT و هم در Microsoft Entra فعال کنید. فعال‌کردن این مجوزها فقط در ChatGPT، فرایند اعطای دسترسی در Microsoft را تکمیل نمی‌کند. مجوزهای زیر را برای دسترسی زنده به SharePoint بررسی کنید:

• User.Read: خواندن اطلاعات پایهٔ نمایهٔ کاربر واردشده.

• offline_access: حفظ اتصال مجاز، بدون نیاز به ورود کاربر برای هر درخواست.

• Files.Read.All: خواندن فایل‌هایی که کاربر واردشده به آن‌ها دسترسی دارد.

• Files.ReadWrite.All: به‌روزرسانی یا مدیریت فایل‌هایی که کاربر واردشده به آن‌ها دسترسی دارد، در صورت فعال‌بودن اقدامات نوشتن.

• Sites.Read.All: خواندن محتوا از سایت‌های SharePoint که کاربر واردشده به آن‌ها دسترسی دارد.

• Sites.ReadWrite.All: مدیریت فهرست‌ها، موارد، صفحات، فراداده یا سایر منابع پشتیبانی‌شدهٔ SharePoint، در صورت فعال‌بودن اقدامات مربوطه.

• Sites.Selected: برای جستجوی زنده در SharePoint پشتیبانی نمی‌شود.

اینکه دقیقاً چه مجوزهایی درخواست می‌شوند، به پیکربندی سازمان شما و اقدامات در دسترس بستگی دارد. یک مجوز فقط زمانی باید اعطا شود که سازمان شما قصد داشته باشد اقدامی را که به آن نیاز دارد، مجاز کند.

برای محدودکردن دسترسی به مجموعه‌سایت‌های SharePoint، از فهرست سایت‌های مجاز یا مسدود در ChatGPT استفاده کنید. OpenAI این محدودیت‌ها را اعمال می‌کند؛ این محدودیت‌ها جایگزین مجوزهای تفویض‌شدهٔ موردنیاز Microsoft نیستند. برای دستورالعمل‌های راه‌اندازی، به مدیریت دسترسی به سایت‌های SharePoint و مستثناکردن محتوا بر اساس برچسب حساسیت مراجعه کنید.

تأیید مجوزهای Microsoft

این مراحل مربوط به رابط مدیریتی افزونه‌ها هستند. اگر فضای کاری شما از مدیریت برنامه‌ها استفاده می‌کند، به تنظیمات فضای کاری > برنامه‌ها بروید، SharePoint و سپس مجوزهای Microsoft را انتخاب کنید. مراحل بررسی مجوزها و تأیید Microsoft را که در ادامه آمده است، دنبال کنید.

1. به‌عنوان مالک یا سرپرست فضای کاری وارد ChatGPT شوید.

2. به مدیریت > افزونه‌ها بروید.

3. پیکربندی مجوزهای Microsoft را انتخاب کنید تا درخواست یکپارچهٔ برنامه‌های Microsoft فضای کاری خود را بررسی کنید.

4. مجوزهای Microsoft فهرست‌شده و اقدامات ChatGPT مرتبط با هرکدام را بررسی کنید.

5. فقط مجوزهایی را انتخاب کنید که سازمان شما قصد اعطای آن‌ها را دارد.

تکمیل تأیید سرپرست Microsoft

1. به Microsoft Entra بروید و با حساب سرپرستی وارد شوید که می‌تواند از طرف کل سازمان رضایت دهد.

2. سازمان و برنامهٔ تأییدشدهٔ ChatGPT/OpenAI را تأیید کنید.

3. درخواست منتخب را به‌طور کامل بررسی کنید و فرایند اعلام رضایت Microsoft را تکمیل کنید.

4. به ChatGPT برگردید و مطمئن شوید که بررسی مجوزها تکمیل شده است.

اگر Microsoft Entra باز نشد، پنجره‌های بازشو را برای ChatGPT مجاز کنید و دوباره تلاش کنید. صفحهٔ اعلام رضایت Microsoft، درخواست مجوز منتخب را یکجا تأیید یا رد می‌کند؛ در آن صفحه، کادر انتخاب جداگانه‌ای برای هر مجوز وجود ندارد.

تأیید مجوزهای Microsoft، حساب Microsoft عضو را متصل نمی‌کند و اقدامات را در ChatGPT به‌طور خودکار فعال نمی‌کند. سرپرستان فضای کاری باید اقدامات، دسترسی نقش‌ها و تنظیمات مرتبط فضای کاری را، در صورت در دسترس بودن، جداگانه بررسی کنند.

راه‌اندازی همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست

همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست به مالک یا سرپرست فضای کاری واجد شرایط Enterprise یا Edu امکان می‌دهد محتوای SharePoint را برای نمایه‌سازی در فضای کاری انتخاب کند. اعضا اتصال‌های همگام‌شدهٔ فردی به SharePoint ایجاد نمی‌کنند.

نمایهٔ تحت مدیریت سرپرست از مجوزهای برنامه‌ای Microsoft که به تأیید سازمان رسیده‌اند، برای ارزیابی فایل‌ها، سایت‌ها، گروه‌های Microsoft 365 و کنترل‌های دسترسی استفاده می‌کند. هر عضو فقط می‌تواند محتوایی را بازیابی کند که از قبل اجازهٔ دسترسی به آن را دارد.

آماده‌سازی فضای کاری و مستأجر Microsoft

پیش از شروع:

• مطمئن شوید که همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست برای فضای کاری و منطقهٔ شما در دسترس است.

• به‌عنوان مالک یا سرپرست فضای کاری ChatGPT وارد شوید.

• با سرپرست Microsoft Entra و در صورت نیاز با سرپرست SharePoint هماهنگ کنید.

• تعیین کنید کدام سایت‌ها و پوشه‌های SharePoint باید نمایه‌سازی شوند.

• برچسب‌های حساسیت Microsoft Purview و محدودیت‌های منابع سازمان خود را بررسی کنید.

• مطمئن شوید حساب Microsoft که برای راه‌اندازی استفاده می‌شود، مجوزهای لازم برای پیکربندی منابع منتخب SharePoint را دارد.

بررسی مجوزهای اضافی برای همگام‌سازی تحت مدیریت سرپرست

همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست ممکن است به مجوزهای اضافی Microsoft نیاز داشته باشد:

• Group.Read.All: خواندن گروه‌های Microsoft 365 که در مجوزهای فایل به کار می‌روند.

• GroupMember.Read.All: خواندن عضویت‌های گروهی که برای تعیین دسترسی مؤثر به کار می‌روند.

• User.Read.All: خواندن اطلاعات کاربری موردنیاز برای انتساب و اعمال کنترل‌های دسترسی.

• Sites.FullControl.All: خواندن سلسله‌مراتب مجوزهای SharePoint و پشتیبانی از ارزیابی دقیق مجوزها و نمایه‌سازی تحت مدیریت سرپرست.

• Sites.Selected: پشتیبانی از پیکربندی سایت‌های منتخب در موارد مربوطه.

• SensitivityLabels.Read.All: خواندن اطلاعات برچسب حساسیت هنگام استفاده از پیکربندی مبتنی بر برچسب.

Sites.FullControl.All یک مجوز گستردهٔ Microsoft است؛ بنابراین سرپرست Microsoft Entra باید آن را با توجه به الزامات امنیتی سازمان شما بررسی کند. همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست از این مجوز برای پردازش دقیق کنترل‌های دسترسی SharePoint استفاده می‌کند؛ اعطای آن به این معنا نیست که اعضای فضای کاری می‌توانند فایل‌هایی خارج از محدودهٔ مجوزهای فعلی خود در SharePoint را ببینند.

ممکن است Sites.Selected برای سازگاری یا گردش‌کارهای سایت‌های منتخب نمایش داده شود، اما جایگزین سایر مجوزهای لازم برای همگام‌سازی تحت مدیریت سرپرست نیست.

پیکربندی اتصال تحت مدیریت سرپرست

1. به مدیریت > افزونه‌ها بروید و افزونه‌ای را که شامل SharePoint است باز کنید.

2. اگر فضای کاری شما از تنظیمات فضای کاری > برنامه‌ها استفاده می‌کند، SharePoint را در آنجا انتخاب کنید.

3. تنظیمات SharePoint را باز کنید و مطمئن شوید که برنامه برای فضای کاری فعال است.

4. اگر فضای کاری شما از کنترل‌های دسترسی مبتنی بر نقش پشتیبانی می‌کند، دسترسی نقش‌ها را بررسی کنید.

5. اگر گزینهٔ جستجوی نمایه‌شده را می‌بینید، راه‌اندازی را انتخاب کنید.

تأیید اتصال و انتخاب محتوا

1. هنگامی که از شما خواسته شد، با حساب سرپرست مناسب Microsoft وارد شوید.

2. مجوزهای Microsoft درخواست‌شده برای دسترسی تحت مدیریت سرپرست را بررسی و تأیید کنید.

3. سایت‌ها یا پوشه‌های SharePoint را که سازمان شما می‌خواهد در نمایه قرار گیرند انتخاب کنید، یا اگر با برنامهٔ استقرار تأییدشدهٔ شما همخوانی دارد، همهٔ محتوای پشتیبانی‌شده را انتخاب کنید.

4. اگر فیلترکردن بر اساس برچسب حساسیت Microsoft Purview در دسترس است و خط‌مشی سازمان شما آن را الزامی می‌داند، آن را اعمال کنید.

5. راه‌اندازی را تکمیل کنید و منتظر بمانید تا نمایهٔ اولیه ایجاد شود.

اگر اتصال فعلی SharePoint به مجوزهای به‌روزشدهٔ Microsoft نیاز دارد، در صورت وجود پیام درخواست اعطای مجدد دسترسی در تنظیمات برنامه، از آن استفاده کنید. قطع و ایجاد دوبارهٔ اتصال تحت مدیریت سرپرست ممکن است نیازمند بازسازی نمایه باشد.

انتخاب محتوای SharePoint و OneDrive

سایت‌ها و پوشه‌هایی که سرپرست انتخاب می‌کند، محدودهٔ نمایه‌سازی را تعیین می‌کنند. مجوزهای فعلی SharePoint و Microsoft 365 تعیین می‌کنند که هر عضو فضای کاری کدام نتایج نمایه‌شده را می‌تواند بازیابی کند.

اگر سرپرست همهٔ محتوای پشتیبانی‌شده را انتخاب کند و مجوزهای موردنیاز SharePoint اعطا شده باشند، همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست می‌تواند محتوای پشتیبانی‌شدهٔ OneDrive کاری یا تحصیلی را نیز در بر بگیرد. OneDrive شخصی پشتیبانی نمی‌شود. فرایندهای انتخاب سایت و پوشه که از انتخاب منابع OneDrive پشتیبانی نمی‌کنند، شامل OneDrive نمی‌شوند.

در هر فضای کاری فقط یک اتصال همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست پشتیبانی می‌شود.

محتوای پشتیبانی‌شده و محدودیت‌ها

SharePoint از انواع رایج فایل مانند .txt،‏ .pdf،‏ .docx،‏ .pptx،‏ .xlsx و .csv پشتیبانی می‌کند.

محدودیت‌های دیگر عبارت‌اند از:

• حداکثر اندازه پشتیبانی‌شده برای هر فایل ۱۰۰ مگابایت است.

• نمایه‌سازی تحت مدیریت سرپرست بر محتوای فایل‌های پشتیبانی‌شده مبتنی است. صفحه‌های سایت SharePoint با همگام‌سازی تحت مدیریت سرپرست نمایه‌سازی نمی‌شوند. وقتی کنش‌ها فعال باشند، برنامه زنده ممکن است صفحه‌های پشتیبانی‌شده سایت را ایجاد یا مدیریت کند.

• نمایه‌سازی اولیه بسته به اندازه و پیچیدگی محیط انتخابی SharePoint ممکن است چند ساعت یا بیشتر طول بکشد.

• ممکن است تا زمانی که نمایه‌سازی ادامه دارد، برخی نتایج نمایش داده نشوند.

• ممکن است نمایش به‌روزرسانی فایل‌ها، عضویت‌های گروهی یا مجوزها پس از تغییر مدتی طول بکشد.

• فایل‌های محافظت‌شده با برچسب‌های Microsoft Purview که رمزگذاری یا محدودیت دسترسی را اعمال می‌کنند، نمایه‌سازی نمی‌شوند.

• محدودیت‌های سایت، فیلترهای برچسب حساسیت و دیگر کنترل‌های نمایه‌سازی تحت مدیریت سرپرست بر اتصال نمایه‌شده اعمال می‌شوند. این موارد اتصال زنده و جداگانه SharePoint را به‌طور خودکار محدود نمی‌کنند.

وقتی دسترسی زنده SharePoint و نمایه‌سازی تحت مدیریت سرپرست هر دو فعال‌اند، هر اتصال را جداگانه بررسی کنید. یک کنش زنده می‌تواند به محتوای دیگری که از قبل برای حساب کاری یا تحصیلی واردشده در دسترس است، دسترسی پیدا کند.

عیب‌یابی SharePoint

برای مشکلات عمومی اتصال، به عیب‌یابی برنامه‌ها در ChatGPT مراجعه کنید.

SharePoint نمایش داده نمی‌شود

مطمئن شوید که SharePoint برای حساب شما در دسترس است و سرپرست فضای کاری، برنامه را فعال کرده است. در فضای کاری مدیریت‌شده، بررسی کنید آیا دسترسی نقش‌ها یا خط‌مشی دامنه‌های تأییدشده، استفاده از آن را به افراد خاصی محدود کرده است.

تأیید سرپرست Microsoft لازم است

از سرپرست Microsoft Entra بخواهید درخواست مجوز را بررسی کند. سرپرست فضای کاری ChatGPT می‌تواند ببیند کدام اقدامات SharePoint به هر مجوز Microsoft وابسته‌اند و اقداماتی را که سازمان شما نمی‌خواهد تأیید کند، غیرفعال کند.

یک اقدام پس از تأیید همچنان کار نمی‌کند

مطمئن شوید که:

• آن اقدام در تنظیمات اقدامات برنامهٔ SharePoint فعال است.

• مجوز مربوطه همچنان در Microsoft Entra اعطا شده است.

• عضو، حساب Microsoft موردنظر را متصل کرده است.

• اگر مجوزهای جدیدی اضافه شده‌اند، عضو حساب Microsoft خود را دوباره متصل کرده است.

• حساب Microsoft به سایت، فایل یا پوشهٔ مربوطه دسترسی دارد.

یک فایل SharePoint پیدا نمی‌شود

بررسی کنید که:

• نوع فایل پشتیبانی می‌شود و حجم آن از حد مجاز بیشتر نیست.

• اگر از نتایج نمایه‌شده استفاده می‌کنید، فایل در محدودهٔ نمایه‌سازی تحت مدیریت سرپرست قرار دارد.

• عضو می‌تواند فایل را در SharePoint باز کند.

• زمان کافی برای به‌روزرسانی تغییرات اخیر مجوزها گذشته است.

همگام‌سازی تحت مدیریت سرپرست در دسترس نیست

مطمئن شوید که فضای کاری شما واجد شرایط است، همگام‌سازی SharePoint در منطقهٔ پیکربندی‌شدهٔ شما پشتیبانی می‌شود و یک سرپرست مجاز Microsoft، مجوزهای برنامه‌ای موردنیاز را تأیید کرده است. حساب‌های شخصی و فردی ChatGPT نمی‌توانند همگام‌سازی SharePoint را فعال کنند.

پرسش‌های متداول

آیا می‌توانم بدون فعال‌کردن همگام‌سازی به SharePoint متصل شوم؟

بله. وقتی برنامهٔ SharePoint برای حساب شما در دسترس باشد، می‌توانید حساب Microsoft خود را متصل کنید تا به محتوایی که اجازهٔ استفاده از آن را دارید، دسترسی زنده داشته باشید. همگام‌سازی تحت مدیریت سرپرست، قابلیت جداگانه‌ای در فضای کاری است.

آیا می‌توانم همگام‌سازی SharePoint را برای حساب شخصی ChatGPT خود فعال کنم؟

خیر. همگام‌سازی فردی SharePoint دیگر در دسترس نیست. فقط سرپرستان واجد شرایط فضای کاری می‌توانند همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست را پیکربندی کنند.

آیا اعضا می‌توانند فایل‌هایی را ببینند که امکان بازکردنشان در SharePoint را ندارند؟

خیر. مجوزهای SharePoint و Microsoft 365 همچنان تعیین می‌کنند که هر عضو چه محتوایی را می‌تواند بازیابی کند.

آیا همگام‌سازی SharePoint شامل OneDrive هم می‌شود؟

اگر سرپرست همهٔ محتوای پشتیبانی‌شده را انتخاب کند و مجوزهای موردنیاز SharePoint اعطا شده باشند، این همگام‌سازی می‌تواند محتوای پشتیبانی‌شدهٔ OneDrive کاری یا تحصیلی را نیز در بر بگیرد. OneDrive شخصی پشتیبانی نمی‌شود و فرایندهای انتخاب سایت و پوشه شامل OneDrive نمی‌شوند، مگر اینکه این گزینه به‌صراحت در دسترس باشد.

چرا همگام‌سازی تحت مدیریت سرپرست، مجوز Sites.FullControl.All را درخواست می‌کند؟

Microsoft دسترسی به سلسله‌مراتب مجوزهای SharePoint را الزامی می‌داند تا اتصال بتواند مجوزهای مؤثر فایل را به‌دقت ارزیابی کند. سرپرست Microsoft Entra شما باید این مجوز گسترده را پیش از تأیید بررسی کند. اعضای فضای کاری همچنان نمی‌توانند فایل‌هایی را که اجازهٔ دسترسی به آن‌ها ندارند، بازیابی کنند.

آیا می‌توان اقدامات زندهٔ SharePoint و همگام‌سازی تحت مدیریت سرپرست را هم‌زمان فعال کرد؟

بله. این دو از مسیرهای اعطای دسترسی و کنترل‌های متفاوتی استفاده می‌کنند. محدودیت‌های سایت و فیلترهای برچسب حساسیت که سرپرست مدیریت می‌کند، به‌طور خودکار اتصال زنده و جداگانهٔ SharePoint را محدود نمی‌کنند.