نمای کلی

برنامه SharePoint به ChatGPT امکان می‌دهد محتوای SharePoint و محتوای پشتیبانی‌شده OneDrive کاری یا تحصیلی را که حساب Microsoft شما از قبل به آن دسترسی دارد، جست‌وجو و به آن ارجاع دهد. برنامه SharePoint از حساب‌های شخصی OneDrive پشتیبانی نمی‌کند. کنش‌های موجود به تنظیمات سازمان شما بستگی دارند.

سرپرستان فضاهای کاری واجد شرایط Enterprise و Edu می‌توانند همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست را برای نمایه‌سازی محتوای انتخابی فضای کاری خود پیکربندی کنند. اتصال حساب Microsoft خودتان دسترسی زنده فراهم می‌کند، اما نمایه همگام‌شده شخصی ایجاد نمی‌کند.

برای آشنایی کلی با برنامه‌های متصل، به این مطلب مراجعه کنید: برنامه‌های متصل در ChatGPT.

دسترس‌پذیری

دسترس‌پذیری SharePoint به طرح ChatGPT، موقعیت مکانی، تنظیمات فضای کاری، حساب Microsoft و خط‌مشی‌های Microsoft Entra سازمان شما بستگی دارد.

همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست فقط در فضاهای کاری واجد شرایط Enterprise و Edu و مناطق پشتیبانی‌شده در دسترس است. حساب‌های انفرادی و شخصی نمی‌توانند همگام‌سازی SharePoint را پیکربندی کنند.

برای مناطق محل اقامت داده فضای کاری که از همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست پشتیبانی می‌کنند، به این مطلب مراجعه کنید: برنامه‌های همگام‌شونده تحت مدیریت سرپرست در ChatGPT.

اتصال SharePoint

1. بسته به گزینه‌های موجود در نسخه ChatGPT شما، افزونه‌ها یا برنامه‌ها را باز کنید.

2. SharePoint را پیدا و گزینه اتصال حساب خود را انتخاب کنید.

3. با حساب کاری یا تحصیلی Microsoft که به سایت‌های SharePoint یا فایل‌های پشتیبانی‌شده OneDrive کاری یا تحصیلی موردنظرتان دسترسی دارد، وارد شوید.

4. مجوزهای درخواستی Microsoft را بررسی و فرایند مجوزدهی را تکمیل کنید.

5. به ChatGPT بازگردید.

اگر سازمان شما به موافقت سرپرست نیاز دارد، سرپرست Microsoft Entra باید پیش از استفاده از اتصال، مجوزها را تأیید کند.

برای دستورالعمل‌های عمومی مدیریت حساب، به این مطلب مراجعه کنید: اتصال و مدیریت حساب‌های برنامه در ChatGPT.

استفاده از SharePoint در گفتگو

پس از اتصال SharePoint، از ChatGPT بخواهید فایل‌هایی را که حساب متصل Microsoft شما به آن‌ها دسترسی دارد پیدا، خلاصه یا مقایسه کند.

برای مثال:

• «جدیدترین طرح پروژه را در SharePoint پیدا کن و تصمیم‌های باز را خلاصه کن.»

• «دو سند پیشنهادی را در سایت SharePoint تیم فروشمان مقایسه کن.»

• «با استفاده از اسناد راه‌اندازی که به آن‌ها دسترسی دارم، یک گزارش به‌روزرسانی برای مدیران تهیه کن.»

• «در کتابخانه تأییدشده SharePoint پوشه‌ای برای این پروژه بساز.»

بسته به مجوزهای تأییدشده سازمان شما و کنش‌های فعال در ChatGPT، برنامه زنده SharePoint ممکن است از کنش‌های زیر نیز پشتیبانی کند:

• ایجاد پوشه.

• بارگذاری یا به‌روزرسانی فایل‌ها.

• مدیریت پیوندهای اشتراک‌گذاری.

• کار با فهرست‌ها و صفحه‌های پشتیبانی‌شده SharePoint.

تأیید یک مجوز Microsoft، همه کنش‌های متناظر را به‌طور خودکار فعال نمی‌کند. سرپرست فضای کاری ChatGPT شما باید کنش‌هایی را که سازمانتان می‌خواهد مجاز بداند، جداگانه فعال کند. ممکن است ChatGPT از شما بخواهد کنش‌هایی را که محتوای SharePoint را تغییر می‌دهند تأیید کنید.

آشنایی با مجوزهای SharePoint

ChatGPT فقط محتوایی را بازیابی می‌کند که حساب مربوط Microsoft یا عضو مجاز فضای کاری از قبل اجازه دسترسی به آن را داشته باشد. تنظیمات دسترسی SharePoint،‏ OneDrive، عضویت در گروه‌های Microsoft 365 و فضای کاری همچنان اعمال می‌شوند.

مالک یا سرپرست فضای کاری ChatGPT، دسترس‌پذیری برنامه و کنش‌ها را مدیریت می‌کند. سرپرست Microsoft Entra مجوزهای Microsoft موردنیاز این کنش‌ها را اعطا می‌کند. ممکن است افراد متفاوتی این نقش‌ها را بر عهده داشته باشند.

برای اطلاعات بیشتر درباره کنترل‌های فضای کاری، به این مطلب مراجعه کنید: کنترل‌های سرپرست، امنیت و انطباق برای افزونه‌ها و برنامه‌ها.

بررسی مجوزهای دسترسی زنده به SharePoint

بسته به کنش‌های فعال، برنامه SharePoint ممکن است مجوزهایی مانند موارد زیر را درخواست کند:

• User.Read: خواندن نمایه پایه کاربر واردشده.

• offline_access: حفظ اتصال مجاز بدون نیاز به ورود کاربر برای هر درخواست.

• Files.Read.All: خواندن فایل‌هایی که کاربر واردشده به آن‌ها دسترسی دارد.

• Files.ReadWrite.All: به‌روزرسانی یا مدیریت فایل‌های در دسترس کاربر واردشده، هنگامی که کنش‌های نوشتن فعال‌اند.

• Sites.Read.All: خواندن محتوای سایت‌های SharePoint که کاربر واردشده به آن‌ها دسترسی دارد.

• Sites.ReadWrite.All: مدیریت فهرست‌ها، موارد، صفحه‌ها، فراداده یا دیگر منابع پشتیبانی‌شده SharePoint، هنگامی که این کنش‌ها فعال‌اند.

• Sites.Selected: پشتیبانی از دسترسی محدود به سایت، پس از آنکه سرپرست SharePoint دسترسی به سایت‌های انتخابی را اعطا کند.

مجوزهای دقیق درخواستی به پیکربندی سازمان شما و کنش‌های موجود بستگی دارند. هر مجوز فقط زمانی باید اعطا شود که سازمان شما قصد دارد کنش نیازمند آن را مجاز کند.

تأیید مجوزهای Microsoft

این مراحل رابط سرپرستی افزونه‌ها را شرح می‌دهند. اگر فضای کاری شما از مدیریت برنامه‌ها استفاده می‌کند، به تنظیمات فضای کاری > برنامه‌ها بروید، SharePoint و سپس مجوزهای Microsoft را انتخاب کنید. بررسی مجوزها و تأیید Microsoft را مطابق مراحل زیر ادامه دهید.

1. به‌عنوان مالک یا سرپرست فضای کاری وارد ChatGPT شوید.

2. به سرپرست > افزونه‌ها بروید.

3. برای بررسی درخواست تجمیعی برنامه‌های Microsoft فضای کاری، پیکربندی مجوزهای Microsoft را انتخاب کنید.

4. مجوزهای فهرست‌شده Microsoft و کنش‌های ChatGPT مرتبط با هریک را بررسی کنید.

5. فقط مجوزهایی را انتخاب کنید که سازمان شما قصد اعطای آن‌ها را دارد.

تکمیل تأیید سرپرست Microsoft

1. به Microsoft Entra بروید و با حساب سرپرستی که می‌تواند موافقت سراسری سازمان را اعطا کند، وارد شوید.

2. سازمان و برنامه تأییدشده ChatGPT/OpenAI را بررسی و تأیید کنید.

3. کل درخواست انتخاب‌شده را بررسی و فرایند موافقت Microsoft را تکمیل کنید.

4. به ChatGPT بازگردید و تأیید کنید که بررسی مجوز تکمیل شده است.

اگر Microsoft Entra باز نشد، پنجره‌های بازشو را برای ChatGPT مجاز کنید و دوباره تلاش کنید. صفحه موافقت Microsoft درخواست مجوز انتخاب‌شده را به‌صورت یکجا تأیید یا رد می‌کند و در آن صفحه برای هر مجوز کادر انتخاب جداگانه‌ای ارائه نمی‌شود.

تأیید مجوزهای Microsoft باعث اتصال حساب Microsoft یک عضو یا فعال‌شدن خودکار کنش‌ها در ChatGPT نمی‌شود. سرپرستان فضای کاری باید در صورت وجود، کنش‌ها، دسترسی نقش و تنظیمات مرتبط فضای کاری را جداگانه بررسی کنند.

راه‌اندازی همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست

همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست به مالک یا سرپرست یک فضای کاری واجد شرایط Enterprise یا Edu امکان می‌دهد محتوای SharePoint را برای نمایه‌سازی در فضای کاری انتخاب کند. اعضا اتصال‌های همگام‌شده انفرادی SharePoint ایجاد نمی‌کنند.

نمایه تحت مدیریت سرپرست از مجوزهای برنامه Microsoft مورد تأیید سازمان برای ارزیابی فایل‌ها، سایت‌ها، گروه‌های Microsoft 365 و کنترل‌های دسترسی استفاده می‌کند. هر عضو فقط می‌تواند محتوایی را بازیابی کند که از قبل مجوز دسترسی به آن را دارد.

آماده‌سازی فضای کاری و مستأجر Microsoft

پیش از شروع:

• مطمئن شوید همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست برای فضای کاری و منطقه شما در دسترس است.

• به‌عنوان مالک یا سرپرست فضای کاری ChatGPT وارد شوید.

• با سرپرست Microsoft Entra و در صورت نیاز، سرپرست SharePoint هماهنگ کنید.

• مشخص کنید کدام سایت‌ها و پوشه‌های SharePoint باید نمایه‌سازی شوند.

• برچسب‌های حساسیت Microsoft Purview و محدودیت‌های منبع سازمانتان را بررسی کنید.

• مطمئن شوید حساب Microsoft مورداستفاده برای راه‌اندازی، مجوزهای لازم برای پیکربندی منابع انتخابی SharePoint را دارد.

بررسی مجوزهای اضافی تحت مدیریت سرپرست

همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست ممکن است به مجوزهای اضافی Microsoft نیاز داشته باشد:

• Group.Read.All: خواندن گروه‌های Microsoft 365 مورداستفاده در مجوزهای فایل.

• GroupMember.Read.All: خواندن عضویت‌های گروهی مورداستفاده برای تعیین دسترسی مؤثر.

• User.Read.All: خواندن اطلاعات کاربر که برای انتساب و اعمال کنترل‌های دسترسی لازم است.

• Sites.FullControl.All: خواندن سلسله‌مراتب مجوزهای SharePoint و پشتیبانی از ارزیابی دقیق مجوزها و نمایه‌سازی تحت مدیریت سرپرست.

• Sites.Selected: پشتیبانی از پیکربندی سایت‌های انتخابی، در صورت کاربرد.

• SensitivityLabels.Read.All: خواندن اطلاعات برچسب حساسیت هنگام استفاده از پیکربندی آگاه از برچسب.

Sites.FullControl.All یک مجوز گسترده Microsoft است؛ بنابراین سرپرست Microsoft Entra شما باید آن را با الزامات امنیتی سازمان تطبیق دهد و بررسی کند. همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست از این مجوز برای پردازش دقیق کنترل‌های دسترسی SharePoint استفاده می‌کند؛ اعطای آن به این معنا نیست که اعضای فضای کاری می‌توانند فایل‌های خارج از مجوزهای فعلی SharePoint خود را ببینند.

ممکن است Sites.Selected برای سازگاری یا فرایندهای سایت انتخابی نمایش داده شود، اما جایگزین سایر مجوزهای لازم برای همگام‌سازی تحت مدیریت سرپرست نیست.

پیکربندی اتصال تحت مدیریت سرپرست

1. به سرپرست > افزونه‌ها بروید و افزونه‌ای را که شامل SharePoint است باز کنید.

2. اگر فضای کاری شما از تنظیمات فضای کاری > برنامه‌ها استفاده می‌کند، SharePoint را در آنجا انتخاب کنید.

3. تنظیمات SharePoint را باز و تأیید کنید که برنامه برای فضای کاری فعال است.

4. اگر فضای کاری شما از کنترل دسترسی مبتنی بر نقش پشتیبانی می‌کند، دسترسی نقش را بررسی کنید.

5. اگر جست‌وجوی نمایه‌شده را می‌بینید، راه‌اندازی را انتخاب کنید.

تأیید اتصال و انتخاب محتوا

1. هنگام درخواست، با حساب مناسب سرپرست Microsoft وارد شوید.

2. مجوزهای Microsoft درخواستی برای دسترسی تحت مدیریت سرپرست را بررسی و تأیید کنید.

3. سایت‌ها یا پوشه‌های SharePoint موردنظر سازمانتان را انتخاب کنید؛ یا اگر با برنامه استقرار تأییدشده شما مطابقت دارد، همه محتوای پشتیبانی‌شده را برگزینید.

4. در صورت دسترس‌پذیری و الزام خط‌مشی سازمان، فیلتر برچسب حساسیت Microsoft Purview را اعمال کنید.

5. راه‌اندازی را تکمیل کنید و برای ایجاد نمایه اولیه زمان بدهید.

اگر اتصال فعلی SharePoint به مجوزهای به‌روزشده Microsoft نیاز دارد، در صورت وجود از اعلان مجوزدهی دوباره در تنظیمات برنامه استفاده کنید. قطع و ایجاد دوباره اتصال تحت مدیریت سرپرست ممکن است مستلزم بازسازی نمایه باشد.

انتخاب محتوای SharePoint و OneDrive

سایت‌ها و پوشه‌های انتخابی سرپرست، محدوده نمایه‌سازی را تعیین می‌کنند. مجوزهای فعلی SharePoint و Microsoft 365 تعیین می‌کنند هر عضو فضای کاری کدام نتایج نمایه‌شده را می‌تواند بازیابی کند.

اگر سرپرست همه محتوای پشتیبانی‌شده را انتخاب کند و مجوزهای لازم SharePoint اعطا شده باشند، همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست می‌تواند محتوای پشتیبانی‌شده OneDrive کاری یا تحصیلی را نیز شامل شود. OneDrive شخصی پشتیبانی نمی‌شود. در فرایندهای انتخاب سایت و پوشه که از انتخاب منابع OneDrive پشتیبانی نمی‌کنند، OneDrive گنجانده نمی‌شود.

برای هر فضای کاری فقط یک اتصال همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست پشتیبانی می‌شود.

محتوای پشتیبانی‌شده و محدودیت‌ها

SharePoint از انواع رایج فایل مانند .txt،‏ .pdf،‏ .docx،‏ .pptx،‏ .xlsx و .csv پشتیبانی می‌کند.

محدودیت‌های دیگر عبارت‌اند از:

• حداکثر اندازه پشتیبانی‌شده برای هر فایل ۱۰۰ مگابایت است.

• نمایه‌سازی تحت مدیریت سرپرست بر محتوای فایل‌های پشتیبانی‌شده مبتنی است. صفحه‌های سایت SharePoint با همگام‌سازی تحت مدیریت سرپرست نمایه‌سازی نمی‌شوند. وقتی کنش‌ها فعال باشند، برنامه زنده ممکن است صفحه‌های پشتیبانی‌شده سایت را ایجاد یا مدیریت کند.

• نمایه‌سازی اولیه بسته به اندازه و پیچیدگی محیط انتخابی SharePoint ممکن است چند ساعت یا بیشتر طول بکشد.

• ممکن است تا زمانی که نمایه‌سازی ادامه دارد، برخی نتایج نمایش داده نشوند.

• ممکن است نمایش به‌روزرسانی فایل‌ها، عضویت‌های گروهی یا مجوزها پس از تغییر مدتی طول بکشد.

• فایل‌های محافظت‌شده با برچسب‌های Microsoft Purview که رمزگذاری یا محدودیت دسترسی را اعمال می‌کنند، نمایه‌سازی نمی‌شوند.

• محدودیت‌های سایت، فیلترهای برچسب حساسیت و دیگر کنترل‌های نمایه‌سازی تحت مدیریت سرپرست بر اتصال نمایه‌شده اعمال می‌شوند. این موارد اتصال زنده و جداگانه SharePoint را به‌طور خودکار محدود نمی‌کنند.

وقتی دسترسی زنده SharePoint و نمایه‌سازی تحت مدیریت سرپرست هر دو فعال‌اند، هر اتصال را جداگانه بررسی کنید. یک کنش زنده می‌تواند به محتوای دیگری که از قبل برای حساب کاری یا تحصیلی واردشده در دسترس است، دسترسی پیدا کند.

عیب‌یابی SharePoint

برای مشکلات عمومی اتصال، به این مطلب مراجعه کنید: عیب‌یابی برنامه‌ها در ChatGPT.

SharePoint نمایش داده نمی‌شود

مطمئن شوید SharePoint برای حساب شما در دسترس است و سرپرست فضای کاری برنامه را فعال کرده است. در فضای کاری مدیریت‌شده، بررسی کنید آیا دسترسی نقش یا خط‌مشی دامنه‌های تأییدشده، کاربران مجاز آن را محدود می‌کند.

تأیید سرپرست Microsoft لازم است

از سرپرست Microsoft Entra بخواهید درخواست مجوز را بررسی کند. سرپرست فضای کاری ChatGPT می‌تواند ببیند هر کنش SharePoint به کدام مجوز Microsoft وابسته است و کنش‌هایی را که سازمان نمی‌خواهد تأیید کند، غیرفعال سازد.

یک کنش پس از تأیید همچنان کار نمی‌کند

موارد زیر را بررسی کنید:

• کنش در تنظیمات کنش‌های برنامه SharePoint فعال باشد.

• مجوز متناظر همچنان در Microsoft Entra وجود داشته باشد.

• عضو، حساب Microsoft موردنظر را متصل کرده باشد.

• اگر مجوزهای جدیدی اضافه شده‌اند، عضو حساب Microsoft خود را دوباره متصل کرده باشد.

• حساب Microsoft به سایت، فایل یا پوشه مربوط دسترسی داشته باشد.

یک فایل SharePoint پیدا نمی‌شود

بررسی کنید که:

• نوع فایل پشتیبانی شود و اندازه آن از حد مجاز بیشتر نباشد.

• اگر از نتایج نمایه‌شده استفاده می‌کنید، فایل در محدوده نمایه‌سازی تحت مدیریت سرپرست باشد.

• عضو بتواند فایل را در SharePoint باز کند.

• از تغییرات اخیر مجوزها زمان کافی برای به‌روزرسانی گذشته باشد.

همگام‌سازی تحت مدیریت سرپرست در دسترس نیست

مطمئن شوید فضای کاری شما واجد شرایط است، همگام‌سازی SharePoint در منطقه پیکربندی‌شده شما پشتیبانی می‌شود و سرپرست مجاز Microsoft مجوزهای لازم برنامه را تأیید کرده است. حساب‌های شخصی و انفرادی ChatGPT نمی‌توانند همگام‌سازی SharePoint را فعال کنند.

پرسش‌های متداول

آیا می‌توانم SharePoint را بدون فعال‌کردن همگام‌سازی متصل کنم؟

بله. وقتی برنامه SharePoint برای حساب شما در دسترس باشد، می‌توانید حساب Microsoft خود را متصل کنید تا به محتوایی که اجازه استفاده از آن را دارید، دسترسی زنده داشته باشید. همگام‌سازی تحت مدیریت سرپرست، قابلیتی جداگانه در فضای کاری است.

آیا می‌توانم همگام‌سازی SharePoint را برای حساب شخصی ChatGPT خود فعال کنم؟

خیر. همگام‌سازی انفرادی SharePoint دیگر در دسترس نیست. فقط سرپرستان فضاهای کاری واجد شرایط می‌توانند همگام‌سازی SharePoint تحت مدیریت سرپرست را پیکربندی کنند.

آیا اعضا می‌توانند فایل‌هایی را ببینند که امکان بازکردنشان در SharePoint را ندارند؟

خیر. مجوزهای SharePoint و Microsoft 365 همچنان تعیین می‌کنند که هر عضو چه محتوایی را می‌تواند بازیابی کند.

آیا همگام‌سازی SharePoint شامل OneDrive نیز می‌شود؟

اگر سرپرست همه محتوای پشتیبانی‌شده را انتخاب کند و مجوزهای لازم SharePoint اعطا شده باشند، این همگام‌سازی می‌تواند محتوای پشتیبانی‌شده OneDrive کاری یا تحصیلی را نیز شامل شود. OneDrive شخصی پشتیبانی نمی‌شود و فرایندهای انتخاب سایت و پوشه، مگر در صورت ارائه صریح این گزینه، شامل OneDrive نیستند.

چرا همگام‌سازی تحت مدیریت سرپرست مجوز Sites.FullControl.All را درخواست می‌کند؟

Microsoft برای اینکه اتصال بتواند مجوزهای مؤثر فایل‌ها را دقیق ارزیابی کند، به دسترسی به سلسله‌مراتب مجوزهای SharePoint نیاز دارد. سرپرست Microsoft Entra شما باید پیش از تأیید، این مجوز گسترده را بررسی کند. اعضای فضای کاری همچنان نمی‌توانند فایل‌هایی را بازیابی کنند که مجوز دسترسی به آن‌ها را ندارند.

آیا می‌توان کنش‌های زنده SharePoint و همگام‌سازی تحت مدیریت سرپرست را هم‌زمان فعال کرد؟

بله. این دو از مسیرهای مجوزدهی و کنترل‌های متفاوتی استفاده می‌کنند. محدودیت‌های سایت و فیلترهای برچسب حساسیتِ تحت مدیریت سرپرست، اتصال زنده و جداگانه SharePoint را به‌طور خودکار محدود نمی‌کنند.