نمای کلی
ChatGPT را با منبع داده Sharepoint خود کاربردیتر و شخصیتر کنید؛ اکنون بهصورت درخواستی در دسترس است. برنامه Sharepoint به ChatGPT امکان میدهد بهصورت امن به SharePoint متصل شود تا بتوانید فایلها را جستجو کنید، دادههای زنده را واکشی کنید و مستقیماً در چت به محتوا ارجاع دهید.
برای شروع، برنامه SharePoint را در فهرست برنامههای ChatGPT پیدا کنید. بسته به نوع پلن خود، میتوانید به دو روش به SharePoint متصل شوید:
دسترسی SharePoint با احراز هویت کاربر
هر کاربر با استفاده از OAuth با حساب SharePoint خودش وارد میشود و به ChatGPT اجازه میدهد از محتوای SharePointی استفاده کند که آن کاربر از قبل مجوز دسترسی به آن را دارد. این گزینه اتصال برای همه انواع پلن در دسترس است و برای دسترسی فردی، عرضه انعطافپذیر و بررسی کاربرمحور بهترین گزینه است.
اپ SharePoint با همگامسازی
بسته به طرح، میتوانید همگامسازی را برای اپ SharePoint فعال کنید. فعال کردن همگامسازی اجازه میدهد محتوای SharePoint از قبل ایندکس شود تا بازیابی در ChatGPT سریعتر و باکیفیتتر باشد. این گزینه اتصال برای طرحهای Pro، Business و Enterprise/Edu در دسترس است. ادمینها/مالکان میتوانند گزینه همگامسازی را بیشتر پیکربندی کنند از طریق:
استقرار همگامسازی SharePoint برای همه کاربران در فضای کاری شما (فقط Enterprise/Edu)، یا
فعال کردن همگامسازی، سپس اجازه دادن به کاربران جداگانه برای اتصال حساب SharePoint خود با استفاده از OAuth.
در هر دو نوع اتصال، ادمینها/مالکان میتوانند دسترسی را از تنظیمات فضای کاری → اپها مدیریت کنند، از جمله استفاده از RBAC برای کنترل دسترسی کاربر (فقط Enterprise/Edu).
توجه: از ۳۰ آوریل ۲۰۲۶، در حال انتقال درخواستهای scope اپ SharePoint در ChatGPT از scopeهای تفویضشده به Microsoft scopeهای برنامه، برای گزینه همگامسازی مدیریتشده توسط ادمین «استقرار برای تیمتان» هستیم. این مهاجرت به ChatGPT کمک میکند محتوای انتخابشده SharePoint را همگامسازی کند و مجوزهای SharePoint، از جمله عضویت در گروههای سایت قدیمی SharePoint، را ارزیابی کند، بدون اینکه فقط به فایلهای قابل مشاهده برای ادمینی که راهاندازی را کامل کرده وابسته باشد. علاوه بر این، ادمینها و مالکان میتوانند برچسبهای حساسیت Microsoft Purview را از تنظیمات اپ پیکربندی کنند.
این scopeهای جدید باید توسط یک ادمین Microsoft Entra تأیید شوند. ادمینها و مالکان میتوانند با رفتن به تنظیمات فضای کاری > اپها، و یافتن اعلان «اتصال دوباره SharePoint برای همگامسازی بهتر» در بالای نما، یا با جستوجوی اپ SharePoint و کلیک روی دکمه «نیازمند احراز هویت دوباره» برای دریافت مجموعه قابلیتهای جدید، بهراحتی اپ SharePoint را دوباره احراز هویت کنند. این کار از نیاز به قطع اتصال و اتصال دوباره جلوگیری میکند؛ کاری که باعث همگامسازی دوباره ایندکس خواهد شد.
وقتی به کنترل متمرکز نیاز دارید، برای تیم خود استقرار دهید
(فقط Enterprise/Edu) این بهترین گزینه است اگر سازمان شما میخواهد مدیر تعیین کند چه محتوای SharePoint همگامسازی شود، کنترلهای دسترسی در سطح فضای کاری اعمال شود و یک پیکربندی قابلپیشبینی در سراسر فضای کاری ارائه شود.
برای پایلوتها یا پذیرش کاربرمحور، از راهاندازی احراز هویتشده توسط کاربر استفاده کنید
این بهترین گزینه است وقتی میخواهید کاربران فردی حساب SharePoint خود را متصل کنند و بدون دامنه همگامسازیِ مدیریتشده مرکزی، این تجربه را بررسی کنند.
اگر هر دو نوع اتصال فعال هستند، یک مدل اصلی را انتخاب و بهروشنی اعلام کنید
از نظر فنی هر دو میتوانند همزمان فعال باشند. اگر سازمان شما به دامنهای نیاز دارد که بهصورت مرکزی انتخاب شود و الگوی استقرار کنترلشدهتری میخواهد، از همگامسازی مدیریتشده توسط مدیر بهعنوان مدل اصلی عرضه استفاده کنید و این موضوع را بهروشنی به کاربران اطلاع دهید.
اگر محیط شما بهشدت به حل دسترسی مبتنی بر گروه یا ساختارهای پیچیده SharePoint وابسته است، پیش از عرضه گسترده یک پایلوت اجرا کنید
اگر استقرار شما به حل مجوز مبتنی بر دایرکتوری، سایتهای SharePoint متصل به Teams، یا الگوهای پیچیده دسترسی ارثبریشده متکی است، پیش از عرضه گسترده رفتار را با یک پایلوت اعتبارسنجی کنید.
نمونه موارد استفاده و اعلانها
ارتباطات و نگارش
با استفاده از ابزارهای متصل، بهروزرسانیها را پیشنویس کنید، اسناد را خلاصهسازی کنید یا از دستورالعملهای شرکت پیروی کنید.
«با استفاده از آخرین اطلاعات درباره پروژه [x]، یک بهروزرسانی مدیریتی پیشنویس کن.»
«همه اسناد مربوط به [x] را در قالب راهنمایی برای استخدامهای جدید یکپارچه کن.»
سازماندهی و بهرهوری
دانش خود را سازماندهی کنید، اسناد مهم را نمایان کنید و بهرهوری شخصی خود را افزایش دهید.
«جدیدترین pitch deckها درباره [x] را پیدا کن.»
«سه سند برتر و مرتبطتر درباره [topic] را برایم پیدا کن.»
تحلیل و گزارشدهی
دادههای داخلی و خارجی را برای پژوهش رقابتی و بازار تحلیل کنید.
«یک مقایسه کناربهکنار از پیشنهاد محصول من با رقیب [x]، با استفاده از اسناد داخلی ما و منابع وب عمومی، ایجاد کن.»
«فرصتها را در صنعت [x] بر اساس اسناد داخلی ما و اطلاعات وب عمومی شناسایی کن.»
قابلیتها و مجوزها
آنچه میتواند به آن دسترسی داشته باشد
انواع فایل پشتیبانیشده: .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx, .csv
کارهایی که میتواند انجام دهد
خواندن محتوا و فرادادهٔ فایلها و پوشههایی که در SharePoint به آنها دسترسی دارید
رعایت مجوزهای SharePoint، از جمله مواردی که با شما به اشتراک گذاشته شدهاند
مجوز درخواستی (دامنه)
توجه: این برنامه نیاز دارد دامنههای زیر توسط مدیر Microsoft Entra شما بررسی و تأیید شوند. اگر این دامنهها توسط مدیر Entra شما تأیید نشوند، ممکن است هنگام تلاش برای اتصال برنامه در ChatGPT با خطا مواجه شوید.
تأیید دامنهها همه اقدامات را فوراً برای کاربران در دسترس قرار نمیدهد. مدیران و مالکان همچنان باید اقدامات برنامه را در Workspace settings > Apps برای برنامه بررسی کنند. در Action control، مدیران میتوانند انتخاب کنند که اقدامات فعلی برنامه چگونه مدیریت شوند: با اجازهدادن به همه اقدامات، اجازهدادن فقط به اقدامات خواندن، یا انتخاب مجموعهای سفارشی از اقدامات.
اگر مدیران Custom را انتخاب کنند، میتوانند همچنین با انتخاب Enable all new actions، Only enable new read actions، یا Disable new actions مشخص کنند که اقدامات اضافهشده بعدی چگونه مدیریت شوند. اگر مدیران Disable new actions را انتخاب کنند، باید پیش از آنکه کاربران بتوانند از اقدامات جدید استفاده کنند، آنها را بررسی و فعال کنند. پس از آنکه مدیران اقدامات بیشتری را مجاز کردند، کاربران ممکن است برای استفاده از آنها نیاز داشته باشند برنامه را دوباره متصل کنند.
همه انواع راهاندازی:
| دامنه | توضیح |
offline_access | به برنامه اجازه میدهد پس از راهاندازی دسترسی را حفظ کند تا محتوای همگامشده بدون نیاز به اتصال مجدد کاربر در هر بار، بهروز بماند. |
User.Read | به برنامه اجازه میدهد هنگام راهاندازی و احراز هویت، اطلاعات پایه نمایه کاربر واردشده را بخواند. |
Files.Read.All | به برنامه اجازه میدهد فایلهایی را که کاربر به آنها دسترسی دارد بخواند. از این مورد همچنین برای پُر کردن فایلها در انتخابگر فایل و پشتیبانی از قابلیت اصلی همگامسازی استفاده میشود. |
Files.ReadWrite.All | به برنامه اجازه میدهد هنگام نیاز به دسترسی نوشتن برای تجربه فایل متصل، به فایلهایی که کاربر به آنها دسترسی دارد دسترسی پیدا کند و آنها را بهروزرسانی کند. |
Sites.Read.All | به برنامه اجازه میدهد در جریانهای استاندارد راهاندازی، آیتمهای موجود در سایتهای SharePoint را که کاربر به آنها دسترسی دارد بخواند. |
scopeهای زیر علاوه بر اینها برای راهاندازیهای مدیریتشده توسط ادمین لازم هستند:
| Scope | توضیح |
Group.Read.All | به اپ اجازه میدهد گروههای Microsoft 365 مورد استفاده در مجوزهای فایل را بخواند. بدون این scope، کنترلهای دسترسی مبتنی بر گروه بهدرستی پردازش نمیشوند. |
GroupMember.Read.All | به اپ اجازه میدهد عضویت در گروههای Microsoft 365 مورد استفاده برای مجوزها را بخواند. بدون این scope، دسترسی کاربر که از طریق گروهها به ارث رسیده بهدرستی پردازش نمیشود. |
Sites.FullControl.All | به اپ اجازه میدهد آیتمها را در مجموعههای سایتی که کاربر میتواند به آنها دسترسی داشته باشد بخواند. این مورد برای همگامسازی مدیریتشده توسط ادمین لازم است تا انتخابگر فایل و جریانهای همگامسازی همه محتوا درست کار کنند. برای جزئیات درباره اینکه چرا این scope لازم است، FAQ را بخوانید. |
Sites.Selected | به اپ اجازه میدهد آیتمها را از مجموعههای سایتی بخواند که کاربران بهصراحت پیکربندی کردهاند. این scope برای سازگاری گنجانده شده است، اما Sites.FullControl.All scope اصلی مورد استفاده برای همگامسازی مدیریتشده توسط ادمین است. |
User.Read.All | به اپ اجازه میدهد اطلاعات کاربر لازم برای نسبت دادن درست کنترلهای دسترسی را بخواند. بدون این scope، مجوزهای مبتنی بر کاربر بهدرستی پردازش نمیشوند. |
SensitivityLabels.Read.All | به اپ اجازه میدهد برچسبهای حساسیت اعمالشده روی فایلها را بخواند تا هنگام همگامسازی به برچسبها احترام گذاشته شود. |
محدودیتهای شناختهشده
حداکثر اندازه فایل پشتیبانیشده ۱۰۰ مگابایت برای هر فایل است
محتوای مستقیم از صفحههای سایت SharePoint پشتیبانی نمیشود. برای اینکه محتوا در ChatGPT ایندکس و در دسترس باشد، باید در یکی از نوع فایلهای پشتیبانیشده باشد.
همگامسازی اولیه میتواند زمانبر باشد. در محیطهای کوچکتر، محتوا ممکن است ظرف چند ساعت ظاهر شود؛ در محیطهای بزرگتر، همگامسازی کامل میتواند بیشتر طول بکشد.
در طول همگامسازی جزئی، ممکن است برخی محتوای اخیر از قبل در دسترس باشد، در حالی که محتوای قدیمیتر یا کمتر استفادهشده هنوز در حال همگامسازی است. ممکن است برخی نتایج تا تکمیل همگامسازی کامل موجود نباشند.
اپهای دارای همگامسازی طوری طراحی شدهاند که برای پرسشوپاسخ و کوئریهای شبیه جستوجو بهترین عملکرد را داشته باشند. عملکرد ممکن است برای کارهای تجمیع در مقیاس بسیار بزرگ یا تحلیلهای بهویژه پیچیده محدودتر باشد.
برای همگامسازی مدیریتشده توسط ادمین، دسترسی به OneDrive فقط زمانی پشتیبانی میشود که ادمین فضای کاری همگامسازی همه را انتخاب کند و مجوزهای لازم ادمین SharePoint را داشته باشد. اگر ادمین هنگام راهاندازی سایتها و پوشهها را بهصورت دستی انتخاب کند، OneDrive در آن جریان انتخاب پشتیبانی نمیشود.
در هر فضای کاری فقط یک نمونه همگامسازی SharePoint مدیریتشده توسط ادمین پشتیبانی میشود.
اتصالهای موجود SharePoint مدیریتشده توسط ادمین ممکن است پیش از در دسترس شدن فیلتر کردن برچسب حساسیت و پشتیبانی بهتر از مجوزهای گروه قدیمی SharePoint به احراز هویت دوباره نیاز داشته باشند.
فایلهایی که با برچسبهای حساسیت Microsoft Purview محافظت شدهاند و رمزگذاری یا کنترل دسترسی را اعمال میکنند، توسط ChatGPT همگامسازی نمیشوند.
درباره کنترلهای ادمین، امنیت و انطباق در اپها بیشتر بدانید.
راهاندازی دسترسی SharePoint با احراز هویت کاربر
میتوانید با پیدا کردن اپ SharePoint در فهرست اپهای ChatGPT به آن متصل شوید. مراحل فهرستشده در این مقاله درباره اتصال اپهای جدید را دنبال کنید.
راهاندازی برنامه SharePoint با همگامسازی
بسته به نوع پلن شما، دو راه برای استقرار برنامه SharePoint با همگامسازی برای تیم شما وجود دارد:
برای تیم خود استقرار دهید
فقط پلنهای Enterprise/Edu: مدیران میتوانند یکبار برای همه کاربران در فضای کاری خود متصل شوند — افراد لازم نیست چیزی را خودشان پیکربندی کنند. در طول راهاندازی، مدیران میتوانند با یک انتخابگر دامنه، دامنه سایتها یا پوشههایی را که باید همگام شوند انتخاب کنند تا فقط محتوای درست در دسترس قرار گیرد.
پس از فعالسازی، ChatGPT بهطور خودکار کاربرانی را که حسابهای SharePoint و ChatGPT آنها دامنه ایمیل یکسانی دارند تطبیق میدهد و هر تنظیم کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) موجود در SharePoint را برای تضمین امنیت اعمال میکند. هر عضو فقط فایلهای SharePointی را در ChatGPT خواهد دید و به آنها دسترسی خواهد داشت که از قبل مجوز دسترسی به آنها را دارد.
سلفسرویس
هر کاربر از طریق OAuth حساب SharePoint خود را پیوند میدهد و میتواند هنگام راهاندازی برنامه یا در Settings → Apps همگامسازی را فعال یا غیرفعال کند. مدیران Business و Enterprise/Edu میتوانند در دسترسبودن کلی برنامه و همگامسازی را از صفحه تنظیمات مدیر کنترل کنند، از جمله RBAC (فقط Enterprise/Edu).
کاربران Pro که میخواهند برای حسابهای خود همگامسازی را فعال کنند، باید گزینه راهاندازی Self-service را دنبال کنند. میتوانید هنگام اتصال برنامه، یا پس از اتصال از Settings → Apps، راهاندازی را فعال کنید.
راهاندازی فضای کاری Enterprise/Edu
گزینه ۱: استقرار برای تیم شما
ادمینهای فضای کاری ChatGPT Enterprise باید دسترسی به اپ SharePoint را در تنظیمات اپهای ادمین فضای کاری خود فعال کنند، یا روی آیکون نمایه خود کلیک کرده و تنظیمات فضای کاری را انتخاب کنند.
روی فعال کردن همگامسازی کلیک کنید. گزینهای بین استقرار برای تیم شما و راهاندازی سلفسرویس خواهید دید.
از پیکربندی دسترسی برای RBAC استفاده کنید.
در صورت تمایل، برای محدود کردن حسابهای SharePoint متصل به مجموعهای تأییدشده از دامنهها، مدیریت دامنهها را انتخاب کنید.
روی فعال کردن همگامسازی کلیک کنید.
استقرار برای تیم شما را انتخاب کنید و هر مرحله لازم OAuth را کامل کنید.
اکنون میتوانید محدوده سایتها/پوشهها را برای تیم خود انتخاب کنید. برای تکمیل راهاندازی مراحل را ادامه دهید.
پس از کامل شدن راهاندازی، ChatGPT همگامسازی با SharePoint را آغاز میکند. بسته به حجم دادههایی که باید همگامسازی شوند، همگامسازی اولیه میتواند تا چند ساعت یا بیشتر طول بکشد.
پس از پایان، کاربران میتوانند از ChatGPT درباره فایلهای OneDrive و SharePoint خود سؤال بپرسند.
گزینه ۲: راهاندازی با احراز هویت کاربر
ادمینهای Enterprise باید ابتدا اپ SharePoint را از تنظیمات اپ ادمین فعال کنند (گزینه ۱ در بالا را ببینید) و سپس همگامسازی را فعال کنند.
سپس کاربران میتوانند همگامسازی SharePoint را از حسابهای خود فعال کنند. برای فعالسازی، کاربران باید:
به تنظیمات > اپها بروید.
SharePoint را در فهرست اپهای متصل خود پیدا کنید. اگر هنوز متصل نشدهاید، روی کاشی SharePoint کلیک کنید و سپس اتصال را بزنید.
Sync را بهعنوان نوع اتصال انتخاب کنید و روی ادامه کلیک کنید.
راهاندازی OAuth را کامل کنید.
اگر قبلاً به SharePoint متصل شدهاید، برای ورودی SharePoint روی Enable Sync کلیک کنید.
بسته به حجم دادههایی که باید همگامسازی شوند، همگامسازی اولیه میتواند تا چند ساعت طول بکشد. پس از پایان، کاربران میتوانند از ChatGPT درباره فایلهای OneDrive و SharePoint خود سؤال بپرسند.
راهاندازی فضای کاری Business
ادمینهای فضای کاری ChatGPT Business باید دسترسی به اپ SharePoint را در تنظیمات اپهای ادمین فضای کاری خود فعال کنند. پس از فعال شدن، هر کاربر میتواند با ورود به SharePoint از طریق جریان OAuth، حساب فردی خود را متصل کند.
مرحله ۱: فعال کردن دسترسی اپ SharePoint در تنظیمات ادمین
ادمینهای ChatGPT میتوانند با کلیک روی آیکون نمایه خود و انتخاب تنظیمات فضای کاری، به تنظیمات اپهای ادمین دسترسی پیدا کنند.
در بخش Apps -> Enabled، مطمئن شوید SharePoint فعال است. این کلید، دسترسی کاربران جداگانه را هم به اپ SharePoint و هم به اپ SharePoint با همگامسازی فراهم میکند. میتوانید با کلیک روی منوی سهنقطه (...) اپ را پیکربندی کنید. برای محدود کردن حسابهای SharePoint متصل به مجموعهای تأییدشده از دامنهها، مدیریت دامنهها را انتخاب کنید.
پس از انجام این کار، اعضای فضای کاری شما میتوانند همگامسازی را در حسابهای فردی خود فعال کنند.
مرحله ۲: کاربر فضای کاری به SharePoint متصل میشود (OAuth)
اگر قبلاً SharePoint را به حساب فردی خود متصل کردهاید، لطفاً به مرحله ۳ بروید.
در ChatGPT، روی + و سپس More کلیک کنید. سپس SharePoint را انتخاب کنید و مراحل ورود (OAuth) را دنبال کنید.
همچنین میتوانید به Settings بروید و Apps را انتخاب کنید. سپس Sync را انتخاب کرده، SharePoint را برگزینید و فرایند ورود را کامل کنید.
پس از تکمیل فرایند ورود Sharepoint، همگامسازی بهطور خودکار فعال میشود.
مرحله ۳: کاربر همگامسازی را برای Sharepoint فعال میکند
برای فعالکردن همگامسازی SharePoint:
به Settings > Apps بروید.
SharePoint را در فهرست برنامههای متصل خود پیدا کنید.
روی Enable sync کلیک کنید.
همگامسازی اولیه میتواند از چند دقیقه تا چند ساعت طول بکشد. پس از اتمام، کاربران میتوانند از ChatGPT درباره فایلهای OneDrive و SharePoint خود سؤال بپرسند.
راهاندازی ChatGPT Pro
کاربران ChatGPT Pro میتوانند از مسیر Settings > Apps دسترسی به برنامه Sharepoint با همگامسازی را فعال کنند.
برای فعالکردن همگامسازی SharePoint:
به Settings > Apps بروید
اگر قبلاً به SharePoint متصل نشدهاید، کاشی SharePoint را پیدا کنید و روی Connect کلیک کنید.
اگر قبلاً به SharePoint متصل شدهاید، روی Enable sync کلیک کنید.
همگامسازی اولیه میتواند از چند دقیقه تا چند ساعت طول بکشد. پس از اتمام، کاربران میتوانند از ChatGPT درباره فایلهای OneDrive و SharePoint خود سؤال بپرسند.
پرسشهای متداول - عمومی
آیا هم OneDrive و هم SharePoint را همگامسازی میکنید؟
بله. برنامه همگامسازی با همگامسازی هم با فایلهای شخصی در OneDrive و هم با درایوهای اشتراکی در SharePoint کار میکند.
اگر همگامسازی را فعال نکنم چه اتفاقی میافتد؟
اگر همگامسازی را فعال نکنید (چه بهعنوان مدیر فضای کاری و چه در تنظیمات کاربر)، برنامه همچنان برای جستجوی فایل کار میکند. همچنان میتوانید سایتهای SharePoint خود را جستجو کنید، اما دادهها برای اطلاعات بهروز بهطور پیوسته نمایهسازی نمیشوند. بیشتر بخوانید درباره
آیا ادمینها میتوانند کنترل کنند چه کسانی به اپ با همگامسازی دسترسی دارند؟
بله، میتوانید با RBAC دسترسی به تنظیمات کاربران را بیشتر پیکربندی کنید.
فایلهای جدید یا بهروزشده چه زمانی منعکس میشوند؟
فایلهای جدید و بهروزشده معمولاً ظرف چند دقیقه تا حدود یک ساعت منعکس میشوند.
آیا مجوزهای فایل توسط ChatGPT رعایت میشوند؟
مجوزهای فایل همیشه رعایت میشوند. کاربران فقط به فایلهای خود و فایلهایی که دیگران با آنها به اشتراک گذاشتهاند دسترسی دارند.
آیا یک کاربر فردی میتواند در حالت احراز هویت کاربر، یک حساب SharePoint را از هر دامنهای متصل کند؟
بله. برای برنامه احراز هویتشده توسط کاربر با همگامسازی، هیچ محدودیت دامنهای وجود ندارد؛ کاربران میتوانند به هر حساب SharePointی که به آن دسترسی دارند متصل شوند.
قبلاً برای فضای کاری Enterprise خود برنامه احراز هویتشده توسط کاربر را فعال کرده بودم. چگونه به برنامه مدیریتشده توسط مدیر تغییر دهم؟
مدیران میتوانند با رفتن به Admin settings → Apps → SharePoint → Deploy to team بهصورت روان انتقال را انجام دهند. این کار همگامسازیِ مدیریتشده توسط مدیر را بدون غیرفعالکردن فوری برنامه احراز هویتشده توسط کاربر اضافه میکند و از قطعی جلوگیری میکند.
پرسشهای متداول - برنامه مدیریتشده توسط مدیر با همگامسازی
این چه تفاوتی با برنامه SharePoint احراز هویتشده توسط کاربر با همگامسازی دارد؟
برنامه احراز هویتشده توسط کاربر با همگامسازی از هر کاربر میخواهد بهصورت جداگانه احراز هویت کند (OAuth) و فایلهای خود را همگامسازی کند. مدیران میتوانستند SharePoint را برای سازمان فعال کنند، اما نمیتوانستند آن را مستقیماً برای همه استقرار دهند.
برنامه مدیریتشده توسط مدیر با همگامسازی به یک مدیر اجازه میدهد احراز هویت کند و در سراسر سازمان استقرار دهد، بنابراین کاربران نیازی به تکمیل راهاندازی فردی ندارند. پس از تکمیل راهاندازی و فعالسازی توسط مدیر، کاربران میتوانند بدون پیکربندی شخصی OAuth شروع به استفاده کنند.
اگر از قبل برنامه احراز هویتشده توسط کاربر را با همگامسازی راهاندازی کرده باشیم چه میشود؟
مدیران میتوانند با رفتن به Admin settings → Apps → SharePoint → Deploy to team بهصورت روان انتقال را انجام دهند. این کار همگامسازیِ مدیریتشده توسط مدیر را بدون غیرفعالکردن فوری برنامه احراز هویتشده توسط کاربر با همگامسازی اضافه میکند و از قطعی جلوگیری میکند.
بعد از اینکه برنامه مدیریتشده توسط مدیر با همگامسازی را روشن کردم، آیا کاربران باید برنامه را در چت خود بهصورت دستی فعال کنند؟
خیر. پس از راهاندازی همگامسازی مدیر، کاربران نیازی به احراز هویت فردی ندارند. کاربران میتوانند بهسادگی سؤالاتی مانند «X را در SharePoint به من نشان بده» بپرسند.
آیا اپ مدیریتشده توسط ادمین با همگامسازی، از دسترسی به فایلهای OneDrive نیز پشتیبانی میکند؟
بله، اما فقط اگر ادمین فضای کاری ChatGPT در جریان راهاندازی همگامسازی همه را انتخاب کند و یک ادمین SharePoint با مجوزهای کامل برای مدیریت تنظیمات، محتوا و مجوزها در همه سایتها و زیرسایتها در یک مجموعه سایت SharePoint باشد.
اگر ادمین فضای کاری در فرایند راهاندازی همگامسازی، سایتها و پوشهها را بهصورت دستی انتخاب کند، OneDrive پشتیبانی نمیشود (انتخابگر پوشه ادمین از انتخاب OneDrive در جریان انتخاب پشتیبانی نمیکند.)
یادآوری: کاربران فقط به محتوایی دسترسی خواهند داشت که مجوز مشاهده آن را در SharePoint دارند.
ChatGPT چگونه میداند کدام کاربران را فعال کند؟
دسترسی بر اساس تطبیق سختگیرانه دامنه ایمیل بین SharePoint و ChatGPT است. حساب SharePoint کاربر باید با ایمیل حساب ChatGPT او مطابقت داشته باشد.
درباره کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) چطور؟
مدیران میتوانند از طریق RBAC کنترل کنند کدام گروهها به SharePoint دسترسی داشته باشند. برنامه به پیکربندیهای موجود RBAC در SharePoint احترام میگذارد. اگر مدیری از قبل RBAC را تنظیم کرده باشد، همان تنظیمات اعمال میشوند. در غیر این صورت، مدیران هر زمان میتوانند RBAC را پیکربندی کنند
آیا کاربران همچنان فقط فایلهایی را میبینند که برای آنها مجوز دارند؟
بله. مجوزهای موجود فایل در SharePoint کاملاً رعایت میشوند. کاربران فقط به فایلهایی دسترسی دارند که از قبل در SharePoint مجوز مشاهده آنها را دارند.
مدیران هنگام راهاندازی برنامه چه چیزهایی را میتوانند کنترل کنند؟
مدیران باید هم مدیر SharePoint و هم مدیر ChatGPT باشند. آنها میتوانند انتخاب کنند که همه فایلها یا سایتها و پوشههای خاص همگامسازی شوند. فایلهایی که به این روش مدیریت میشوند، در ChatGPT زیر نوع اتصال بهصورت «admin-managed» نمایش داده میشوند.
آیا ادمینها میتوانند بعداً آنچه همگامسازی میشود را تغییر دهند؟
بله. ادمینها میتوانند محدوده همگامسازی را از تنظیمات برنامه SharePoint بهروزرسانی کنند. محدود کردن محتوا را انتخاب کنید تا محتوای همگامسازیشونده را تغییر دهید یا در صورت موجود بودن، فیلتر برچسب حساسیت را پیکربندی کنید.
آیا میتوانیم هم از برنامه احراز هویتشده توسط کاربر و هم از برنامه مدیریتشده توسط مدیر استفاده کنیم؟
بله. از نظر فنی هر دو برنامه میتوانند همزمان فعال باشند.
فایلهای جدید یا بهروزشده چه زمانی منعکس میشوند؟
فایلهای جدید و بهروزشده معمولاً ظرف چند دقیقه تا حدود یک ساعت منعکس میشوند.
آیا میتوانم دامنه همگامسازی را انتخاب کنم، مانند پوشهها یا فایلهای خاص؟
بله، میتوانید هنگام راهاندازی دامنه همگامسازی را انتخاب کنید یا آن را ویرایش کنید.
آیا میتوانیم چند برنامه SharePoint مدیریتشده توسط مدیر را با همگامسازی در یک فضای کاری فعال کنیم (مثلاً یکی برای هر tenant/brand)؟
در هر فضای کاری فقط از یک نمونه SharePoint مدیریتشده توسط مدیر پشتیبانی میشود.
چرا صفحه رضایت Microsoft هم مجوزهای تفویضشده و هم مجوزهای برنامه را نشان میدهد؟
در طول مهاجرت به مجوزهای برنامه برای همگامسازی SharePoint مدیریتشده توسط ادمین، Microsoft ممکن است هم مجوزهای تفویضشده و هم مجوزهای برنامه را نشان دهد. این همپوشانی موقت به حفظ رفتار فعلی کانکتور SharePoint کمک میکند و در عین حال پوشش بهتر و فیلتر کردن برچسب حساسیت را ممکن میسازد. در آینده ممکن است درخواستهای scope تفویضشده را بهطور کامل حذف کنیم.
چرا اپ درخواست Sites.FullControl.All میکند؟
اپ درخواست Sites.FullControl.All میکند تا بتواند مجوزهای سند را بهطور کامل و دقیق دریافت کند. راهنمای Microsoft برای اسکن سلسلهمراتب مجوزها با کوئریهای دلتا Microsoft Graph میگوید اپها برای پردازش درست مجوزها به Sites.FullControl.All نیاز دارند. در آزمایشهای ما، Sites.Read.All میتوانست بهروزرسانیهای کنترل دسترسی را به تأخیر بیندازد؛ یعنی مجوزهای سند همیشه فوراً منعکس نمیشدند.
چرا اپ درخواست scopeهای SharePoint میکند؟
این تغییر به اپ اجازه میدهد کنترل دسترسی و اطلاعات گروه را برای یک سایت SharePoint قدیمی دریافت کند.
چرا اپ درخواست scope به نام Sites.Selected میکند؟
Scope Sites.Selected زیرمجموعهای محدود از Sites.FullControl.All است. اپ برای کارکرد درست حداقل به یکی از این دو نیاز دارد. Sites.Selected به سازمانها و ادمینهای IT اجازه میدهد دسترسی برای اپ را بیشتر محدود کنند. توصیه میکنیم Scope را باقی بگذارید.
توجه: اگر ادمین در حال بررسی لغو Sites.FullControl.All است، لطفاً مطمئن شوید سایتهای انتخابشده با دنبال کردن این راهنمای Microsoft قابل دسترسی میشوند تا کانکتور درست کار کند.
OpenAI این scope را برای پایلوت اولیه فعال کرده و توصیه میکند پیش از اتکا به این scope با ما تماس بگیرید.
برچسبهای حساسیت Microsoft Purview چگونه مدیریت میشوند؟
همگامسازی SharePoint مدیریتشده توسط ادمین میتواند از فراداده برچسب حساسیت Microsoft Purview برای حذف فایلهای برچسبدار انتخابشده از همگامسازی استفاده کند. این کار به مجوز SensitivityLabels.Read.All نیاز دارد.
برچسبهای حساسیت Microsoft بر اساس اینکه آیا برچسب برای رمزگذاری محتوا پیکربندی شده یا نه مدیریت میشوند. یک برچسب میتواند فقط برای طبقهبندی باشد: Microsoft برچسبهای حساسیت را فراداده متنِ آشکار توصیف میکند که برای طبقهبندی محتوا استفاده میشود، و این برچسبها بهخودیخود فایل را رمزگذاری نمیکنند یا اینکه چه کسی میتواند آن را باز کند تغییر نمیدهند.
فایلهایی با برچسبهای حساسیت صرفاً طبقهبندی، اگر در غیر این صورت در محدوده باشند و کاربر مجوز SharePoint برای دسترسی به آنها داشته باشد، میتوانند همگامسازی شوند. ادمینها میتوانند با استفاده از فیلتر برچسب حساسیت، فایلهای دارای برچسبهای صرفاً طبقهبندی انتخابشده را از همگامسازی حذف کنند.
اگر یک برچسب حساسیت با کنترل دسترسی پیکربندی شده باشد، Microsoft رمزگذاری را روی محتوا اعمال میکند. Microsoft بیان میکند که محتوای رمزگذاریشده فقط میتواند توسط کاربرانی رمزگشایی شود که تنظیمات رمزگذاری برچسب به آنها مجوز داده است و هر جا که قرار داشته باشد رمزگذاریشده میماند. این فایلهای محافظتشده توسط ChatGPT همگامسازی نمیشوند و بهطور خودکار حذف میشوند؛ ادمینها لازم نیست این برچسبها را در فیلتر برچسب حساسیت انتخاب کنند.
من قبلاً اپ SharePoint مدیریتشده توسط ادمین را راهاندازی کردهام. چطور قابلیتهای جدید را دریافت کنم؟
اگر قبلاً همگامسازی SharePoint مدیریتشده توسط ادمین را راهاندازی کردهاید، اتصال اپ را قطع و دوباره وصل نکنید. قطع اتصال و اتصال دوباره میتواند باعث همگامسازی و ایندکسگذاری دوباره محتوای SharePoint شود و این ممکن است دسترسپذیری در ChatGPT را به تأخیر بیندازد.
در عوض، به تنظیمات اپ SharePoint بروید (از مسیر تنظیمات فضای کاری > اپها) و از اعلان احراز هویت دوباره استفاده کنید. احراز هویت دوباره، همگامسازی موجود و هر انتخاب محتوای قبلی را حفظ میکند. برای بهروزرسانی انتخاب، محدود کردن محتوا را انتخاب کنید تا تغییراتی مانند افزودن سایتهای تازه کشفشده یا حذف محتوای دارای برچسبهای حساسیت محافظتنشده را اعمال کنید (توجه: برچسبهای حساسیت محافظتشده همیشه حذف میشوند).
اگر با scopeهای اضافی Microsoft دوباره احراز هویت نکنم چه اتفاقی میافتد؟
اتصال فعلی اپ SharePoint شما فعال میماند و قابلیتهای ازپیشموجود بدون تغییر ادامه پیدا میکنند. با این حال، نمیتوانید از قابلیتهایی استفاده کنید که به scopeهای اضافی Microsoft نیاز دارند، از جمله فیلتر کردن برچسب حساسیت و پشتیبانی بهتر از مجوزهای گروه قدیمی SharePoint.