کار ChatGPT می‌تواند سندها، صفحه‌گسترده‌ها، ارائه‌ها، گزارش‌ها و تحلیل‌ها را ایجاد یا ویرایش کند. با دستورالعمل‌ها شروع کنید، منابع را پیوست کنید، یا از ChatGPT بخواهید با یک فایل موجود، دسته اسلاید اصلی یا الگوی قابل استفاده دوباره هماهنگ شود.

دسترسی به طرح شما، تنظیمات فضای کاری، نوع فایل و محیط استفاده بستگی دارد. وقتی برنامه مربوط به Google Workspace فعال باشد، کار ChatGPT از Google Docs، Sheets و Slides بومی پشتیبانی می‌کند. برنامه دسکتاپ ChatGPT همچنین از Microsoft Excel از طریق افزونه ChatGPT for Excel پشتیبانی می‌کند. PowerPoint در زمان راه‌اندازی در این روند دسکتاپ کار گنجانده نشده است.

ایجاد فایل

1. حالت کار را باز کنید و توضیح دهید چه فایلی می‌خواهید و چگونه از آن استفاده خواهید کرد.

2. منابعی را که ChatGPT باید استفاده کند پیوست کنید.

3. قالب خروجی و محلی را که ChatGPT باید فایل را در آن ایجاد کند مشخص کنید.

4. بگویید چه چیزهایی باید بدون تغییر بمانند؛ مانند فرمول‌ها، چیدمان، لحن، هویت برند، ترتیب اسلایدها یا ساختار جدول.

5. پیش از اشتراک‌گذاری یا اتکا به فایل، آن را بررسی کنید و تغییرات لازم را درخواست کنید.

برای صفحه‌گسترده، برگه‌ها، ستون‌ها، فرمول‌ها و نمودارهای مهم را مشخص کنید. برای فایل ارائه، بخش‌ها، انواع اسلاید و بررسی‌های مورد انتظارتان از نظر ظاهری را مشخص کنید.

هماهنگ‌سازی با فایل مرجع

فایل مرجع برای کار فعلی، نمونه‌ای در اختیار ChatGPT می‌گذارد. به ChatGPT بگویید چه چیزی را مطابق کند و چه چیزی را جایگزین کند.

برای مثال: «از اسلایدهای اصلی و ترتیب بخش‌های این ارائه استفاده کن، اما محتوا را با پژوهش مشتری پیوست‌شده جایگزین کن.»

استفاده مجدد از الگو

قالبی را که مرتب استفاده می‌کنید ذخیره کنید و برای سندها، صفحه‌گسترده‌ها و ارائه‌های جدید دوباره به کار ببرید.

الگو ترکیبی از یک فایل مرجع و دستورالعمل‌های قابل استفاده مجدد است. با استفاده از الگو، کارهای تکراری مانند خلاصه‌های پروژه، گزارش‌های هفتگی یا مدل‌های مالی را یکدست نگه دارید، بدون اینکه هر بار قالب را توضیح دهید.

برای درخواستی که فقط یک بار مطرح می‌کنید، یک فایل مرجع کافی است. وقتی می‌خواهید همان گردش کار را تکرار کنید، یک الگو بسازید.

دسترسی به این قابلیت به طرح اشتراک، تنظیمات فضای کاری و اینکه از حالت کار در وب استفاده می‌کنید یا از Codex در برنامه دسکتاپ ChatGPT بستگی دارد.

ایجاد الگو

با یک سند Word (.docx)، دفتر کار Excel (.xlsx)، ارائه PowerPoint (.pptx) یا پیوندی به یک سند Google Docs، صفحه‌گسترده Google Sheets یا ارائه Google Slides شروع کنید.

برای استفاده از فایل مرجع Google Workspace، سرویس Google Drive را با حسابی متصل کنید که بتواند فایل را باز کند. ایجاد الگو فایل اصلی Google را تغییر نمی‌دهد؛ الگو پیوندی به آن را برای استفاده در آینده نگه می‌دارد.

1. در حالت کار در وب یا در Codex در برنامه دسکتاپ ChatGPT، گزینه @Template-Creator را در کادر نوشتن پیام انتخاب کنید.

2. یک فایل مرجع پیوست کنید یا پیوند Google Workspace آن را اضافه کنید.

3. توضیح دهید چه چیزهایی باید ثابت بمانند، چه چیزهایی باید تغییر کنند و برای هر فایل جدید چه اطلاعاتی ارائه خواهید داد.

4. درخواست را ارسال کنید. اگر دکمه نصب همراه با الگوی آماده‌شده نمایش داده شد، آن را انتخاب کنید.

برای مثال، از ChatGPT بخواهید عنوان‌ها، ساختار جدول و لحن یک خلاصه پروژه را حفظ کند و سپس با استفاده از یادداشت‌های پروژه جدید، محتوای آن را تکمیل کند.

در نسخه وب، الگوساز را از کتابخانه باز کنید.

1. گزینه جدید را انتخاب کنید.

2. گزینه مشاهده الگوها را انتخاب کنید.

3. گزینه ایجاد الگو را انتخاب کنید.

استفاده از الگو

در نسخه وب یا در Codex در برنامه دسکتاپ ChatGPT، گزینه @Documents، @Spreadsheets یا @Presentations را در کادر نوشتن پیام انتخاب کنید تا گالری الگوها باز شود.

1. یک الگو انتخاب کنید. در نسخه وب، گزینه استفاده از الگو را انتخاب کنید تا به اعلان شما اضافه شود.

2. فایل موردنظرتان را توصیف کنید و منابع لازم برای این کار را ارائه دهید.

3. اعلان را بررسی و ارسال کنید. انتخاب الگو باعث شروع خودکار کار نمی‌شود.

در نسخه وب، الگوهایتان را در کتابخانه نیز می‌توانید پیدا کنید.

الگوهای ساخته‌شده در وب و الگوهایی که Codex به‌صورت محلی ذخیره می‌کند از هم جدا هستند. این الگوها به‌طور خودکار بین این دو محیط همگام‌سازی نمی‌شوند.

پیش از اشتراک‌گذاری یا اتکا به فایل نهایی، محتوا، چیدمان، فرمول‌ها و نمودارهای آن را بررسی کنید. اگر نتیجه به اصلاح نیاز دارد، از ChatGPT بخواهید تغییرات لازم را انجام دهد.

پیش از اشتراک‌گذاری فایل جدید Google Workspace که از روی الگو ساخته شده است، آن را در Google Workspace باز کنید و محل ذخیره و تنظیمات اشتراک‌گذاری آن را بررسی کنید.

اشتراک‌گذاری الگو با تیم

الگوهایی که می‌سازید شخصی هستند. برای اینکه الگویی در فضای کاری شما در دسترس باشد، آن را در قالب یک افزونه بسته‌بندی کنید و از مدیر فضای کاری بخواهید آن را برای نقش‌های مناسب منتشر کند. سپس هم‌تیمی‌هایی که دسترسی دارند می‌توانند افزونه را نصب کنند و از الگو استفاده کنند. برای آشنایی با مراحل، به انتشار افزونه در فضای کاری مراجعه کنید.

در نسخه دسکتاپ می‌توانید الگوها را به‌صورت فایل ZIP نیز به اشتراک بگذارید. پیش از اشتراک‌گذاری، منابع همراه الگو را بررسی کنید، به‌ویژه اگر شامل اطلاعات داخلی یا داده‌های نمونه هستند.

هم‌تیمی‌ها باید خودشان به فایل‌های پیوندشده یا سرویس‌های متصلی که الگو به آن‌ها نیاز دارد دسترسی داشته باشند. اشتراک‌گذاری الگو، مجوزهای دسترسی به فایل مرجع آن در Google Workspace را تغییر نمی‌دهد.

استفاده از حالت کار با Google Workspace

1. برنامه مرتبط Google Workspace را در ChatGPT متصل کنید.

2. حالت کار را باز کنید و از ChatGPT بخواهید یک سند، صفحه‌گسترده یا اسلاید Google ایجاد یا ویرایش کند.

3. وقتی ChatGPT از شما خواست، حساب یا فایل را انتخاب کنید، سپس اقدام موردنظر را تأیید کنید.

4. فایل را در Google Workspace بررسی کنید و هر تغییر دیگری را که لازم است از ChatGPT بخواهید.

مدیران فضای کاری تعیین می‌کنند کدام برنامه‌ها و اقدامات در دسترس باشند. برای اطلاعات بیشتر به برنامه‌ها در ChatGPT مراجعه کنید.

استفاده از حالت کار با Microsoft Excel

ChatGPT کار می‌تواند فایل‌های صفحه‌گسترده را ایجاد یا ویرایش کند. برای بررسی و به‌روزرسانی مستقیم یک دفتر کار باز در Microsoft Excel، از Codex در برنامه دسکتاپ ChatGPT همراه با افزونه ChatGPT برای Excel استفاده کنید.

افزونه ChatGPT برای Excel را نصب کنید و در آن وارد حساب شوید، سپس یک دفتر کار موجود را باز کنید یا دفتر کار جدیدی بسازید. در برنامه دسکتاپ ChatGPT، گزینه Codex را انتخاب کنید و @Microsoft Excel را منشن کنید، یا از Codex بخواهید با دفتر کار باز کار کند.

پیش از ذخیره یا اشتراک‌گذاری، فرمول‌ها، داده‌های منبع و تغییرات دفتر کار را بررسی کنید. ممکن است Codex برای همه درخواست‌های مربوط به صفحه‌گسترده از کنترل مستقیم Excel استفاده نکند.

برای آشنایی با مراحل نصب، شرایط دسترسی و محدودیت‌های فعلی، به ChatGPT برای Excel و Google Sheets مراجعه کنید.

پیش‌نمایش و اصلاح فایل

در برنامه دسکتاپ، سندها، صفحه‌گسترده‌ها، ارائه‌ها و PDFهای پشتیبانی‌شده را از نوار کناری باز کنید.

بخشی را که می‌خواهید تغییر دهید انتخاب کنید و نتیجه موردانتظار را توضیح دهید.

برای مثال، یک ادعا را برجسته کنید و منبع آن را بخواهید. یک نمودار را انتخاب کنید و برچسبی واضح‌تر بخواهید، یا اسلایدی را که به چیدمان متفاوتی نیاز دارد علامت بزنید.

یافتن فایل‌ها در کتابخانه

فایل‌های ایجادشده در کار ابری، در صورت دسترس بودن، ممکن است در کتابخانه ذخیره شوند. خروجی‌های محلی دسکتاپ ممکن است در پروژه‌ها یا پوشه‌های محلی باقی بمانند و به‌طور خودکار در وب یا موبایل ظاهر نشوند. محدودیت‌های اندازه فایل و فضای ذخیره‌سازی همچنان اعمال می‌شوند.

پرسش‌های متداول

آیا باید الگو ارائه کنم؟

خیر. ChatGPT می‌تواند بر اساس دستورالعمل‌های شما فایل ایجاد کند. اگر نتیجه باید از ساختار، هویت برند یا گردش کار موجود پیروی کند، یک فایل مرجع یا الگو اضافه کنید.

تفاوت فایل مرجع با الگو چیست؟

فایل مرجع، نمونه‌ای برای یک درخواست است. الگو ترکیبی از یک فایل نمونه، دستورالعمل‌ها و خروجی مورد انتظار است تا بتوانید دوباره از همان گردش کار استفاده کنید.

آیا ChatGPT می‌تواند فایل‌هایی با قالب بومی Google Docs، Sheets و Slides ایجاد کند؟

در مواردی که این قابلیت پشتیبانی می‌شود، اگر برنامه مرتبط Google Workspace فعال و متصل باشد، ChatGPT می‌تواند فایل‌هایی با قالب بومی Google Docs، Sheets و Slides ایجاد یا ویرایش کند. اقدامات در دسترس بسته به نوع فایل، طرح اشتراک و تنظیمات فضای کاری متفاوت‌اند.

آیا فایل‌های ایجادشده به‌طور خودکار ذخیره می‌شوند؟

فایل‌هایی که در فضای ابری ایجاد می‌شوند، در صورت دسترسی به کتابخانه ممکن است در آن ذخیره شوند. خروجی‌های محلی نسخه دسکتاپ ممکن است در پروژه‌ها یا پوشه‌های محلی باقی بمانند. فایل‌هایی که در چت موقت ایجاد می‌شوند در کتابخانه ذخیره نمی‌شوند.