کار ChatGPT می‌تواند سندها، صفحه‌گسترده‌ها، ارائه‌ها، گزارش‌ها و تحلیل‌ها را ایجاد یا ویرایش کند. با دستورالعمل‌ها شروع کنید، منابع را پیوست کنید، یا از ChatGPT بخواهید با یک فایل موجود، دسته اسلاید اصلی یا الگوی قابل استفاده دوباره هماهنگ شود.

دسترسی به طرح شما، تنظیمات فضای کاری، نوع فایل و محیط استفاده بستگی دارد. وقتی برنامه مربوط به Google Workspace فعال باشد، کار ChatGPT از Google Docs، Sheets و Slides بومی پشتیبانی می‌کند. برنامه دسکتاپ ChatGPT همچنین از Microsoft Excel از طریق افزونه ChatGPT for Excel پشتیبانی می‌کند. PowerPoint در زمان راه‌اندازی در این روند دسکتاپ کار گنجانده نشده است.

ایجاد فایل

1. کار را باز کنید و فایلی را که می‌خواهید و نحوه استفاده از آن را توضیح دهید.

2. منبعی را که ChatGPT باید از آن استفاده کند پیوست کنید.

3. قالب خروجی و جایی را که ChatGPT باید فایل را در آن ایجاد کند مشخص کنید.

4. بگویید چه چیزهایی باید بدون تغییر بمانند، مانند فرمول‌ها، چیدمان، لحن، هویت برند، ترتیب اسلایدها یا ساختار جدول.

5. پیش از اشتراک‌گذاری فایل یا اتکا به آن، فایل را بازبینی کنید و تغییرات لازم را بخواهید.

برای صفحه‌گسترده، شیت‌ها، ستون‌ها، فرمول‌ها و نمودارهای مهم را نام ببرید. برای ارائه، بخش‌ها، انواع اسلاید و بررسی‌های بصری موردانتظار را نام ببرید.

هماهنگ‌سازی با فایل مرجع

فایل مرجع برای کار فعلی، نمونه‌ای در اختیار ChatGPT می‌گذارد. به ChatGPT بگویید چه چیزی را مطابق کند و چه چیزی را جایگزین کند.

برای مثال: «از اسلایدهای اصلی و ترتیب بخش‌های این ارائه استفاده کن، اما محتوا را با پژوهش مشتری پیوست‌شده جایگزین کن.»

استفاده دوباره از یک الگو

قالبی را که مرتب استفاده می‌کنید ذخیره کنید و آن را برای سندها، صفحه‌گسترده‌ها و ارائه‌های جدید به کار ببرید.

یک الگو، فایل مرجع را با دستورالعمل‌های قابل‌استفاده مجدد ترکیب می‌کند. با استفاده از الگو، کارهای تکرارشونده‌ای مانند شرح پروژه، گزارش هفتگی یا مدل مالی را یکدست نگه دارید، بدون آنکه هر بار قالب را توضیح دهید.

برای یک درخواست موردی، داشتن فایل مرجع کافی است. اگر می‌خواهید روند کاری یکسانی را تکرار کنید، یک الگو بسازید.

دسترسی به این قابلیت به طرح اشتراک، تنظیمات فضای کاری و استفاده شما از کار در وب یا Codex در برنامه دسکتاپ ChatGPT بستگی دارد.

ساخت الگو

با یک سند ورد (.docx)، کارپوشه اکسل (.xlsx)، ارائه پاورپوینت (.pptx) یا پیوندی به سند Google Docs، صفحه‌گسترده Google Sheets یا ارائه Google Slides شروع کنید.

برای استفاده از فایل مرجع Google Workspace، گوگل درایو را با حسابی متصل کنید که بتواند فایل را باز کند. ساخت الگو، فایل اصلی گوگل را تغییر نمی‌دهد؛ الگو برای استفاده‌های بعدی پیوند آن فایل را نگه می‌دارد.

1. در کار در نسخه وب یا Codex در برنامه دسکتاپ ChatGPT، گزینه @Template-Creator را در کادر نوشتن انتخاب کنید.

2. یک فایل مرجع پیوست کنید یا پیوند Google Workspace آن را بیفزایید.

3. توضیح دهید چه چیزهایی باید ثابت بمانند، چه چیزهایی باید تغییر کنند و برای هر فایل جدید چه اطلاعاتی ارائه خواهید کرد.

4. درخواست را ارسال کنید. اگر همراه الگوی تکمیل‌شده دکمه نصب نمایش داده شد، آن را انتخاب کنید.

برای مثال، از ChatGPT بخواهید عنوان‌ها، ساختار جدول و لحن شرح پروژه را حفظ کند و سپس محتوا را با یادداشت‌های پروژه جدید تکمیل کند.

در وب، می‌توانید سازنده الگو را از مسیر کتابخانه ← جدید ← مشاهده الگوها ← ساخت الگو نیز باز کنید.

استفاده از الگو

در وب یا Codex در برنامه دسکتاپ ChatGPT، گزینه @Documents، @Spreadsheets یا @Presentations را در کادر نوشتن انتخاب کنید تا گالری الگوها باز شود.

1. یک الگو انتخاب کنید. در وب، استفاده از الگو را انتخاب کنید تا الگو به اعلان شما افزوده شود.

2. فایل موردنظرتان را شرح دهید و محتوای منبع لازم برای این کار را ارائه کنید.

3. اعلان را بررسی و سپس ارسال کنید. با انتخاب الگو، کار به‌طور خودکار آغاز نمی‌شود.

در وب، الگوهایتان را در کتابخانه نیز می‌توانید پیدا کنید.

الگوهای ساخته‌شده در وب از الگوهایی که Codex به‌صورت محلی ذخیره می‌کند، جدا هستند. این دو مجموعه به‌طور خودکار با یکدیگر همگام نمی‌شوند.

پیش از اشتراک‌گذاری فایل تکمیل‌شده یا اتکا به آن، محتوا، چیدمان، فرمول‌ها و نمودارهایش را بررسی کنید. اگر نتیجه به اصلاح نیاز دارد، از ChatGPT بخواهید آن را تغییر دهد.

پیش از اشتراک‌گذاری فایل جدید Google Workspace که از روی الگو ساخته شده است، آن را در Google Workspace باز کنید و محل ذخیره و تنظیمات اشتراک‌گذاری‌اش را بررسی کنید.

اشتراک‌گذاری الگو با تیم

الگوهایی که می‌سازید شخصی هستند. برای آنکه الگویی در فضای کاری شما در دسترس باشد، آن را به‌صورت افزونه بسته‌بندی کنید و از مدیر فضای کاری بخواهید آن را برای نقش‌های مناسب منتشر کند. سپس هم‌تیمی‌هایی که دسترسی دارند می‌توانند افزونه را نصب و از الگو استفاده کنند. برای مشاهده مراحل، به انتشار افزونه در فضای کاری مراجعه کنید.

در برنامه دسکتاپ، می‌توانید الگوها را به‌صورت فایل ZIP نیز به اشتراک بگذارید. پیش از اشتراک‌گذاری، محتوای مرجع موجود در الگو را بررسی کنید؛ به‌ویژه اگر حاوی اطلاعات داخلی یا داده‌های نمونه است.

هم‌تیمی‌ها باید خودشان به همه فایل‌های پیوندشده یا سرویس‌های متصلی که الگو نیاز دارد دسترسی داشته باشند. اشتراک‌گذاری الگو، مجوزهای دسترسی فایل مرجع Google Workspace آن را تغییر نمی‌دهد.

استفاده از کار با Google Workspace

1. برنامه مربوط به Google Workspace را در ChatGPT متصل کنید.

2. کار را باز کنید و از ChatGPT بخواهید یک Google Doc، Sheet یا Slide ایجاد یا ویرایش کند.

3. وقتی ChatGPT درخواست کرد، حساب یا فایل را انتخاب کنید و سپس اقدام را تأیید کنید.

4. فایل را در Google Workspace بازبینی کنید و هر تغییر تکمیلی را از ChatGPT بخواهید.

مدیران فضای کاری کنترل می‌کنند کدام برنامه‌ها و اقدام‌ها در دسترس باشند. برای اطلاعات بیشتر، برنامه‌ها در ChatGPT را ببینید.

استفاده از «کار» با مایکروسافت اکسل

ChatGPT کار می‌تواند فایل‌های صفحه‌گسترده را ایجاد یا ویرایش کند. برای بررسی و به‌روزرسانی مستقیم یک دفتر کار باز در مایکروسافت اکسل، از Codex در برنامه دسکتاپ ChatGPT همراه با افزونه ChatGPT برای اکسل استفاده کنید.

افزونه ChatGPT برای اکسل را نصب کنید و وارد آن شوید؛ سپس یک دفتر کار موجود را باز کنید یا دفتر کار جدیدی بسازید. در برنامه دسکتاپ ChatGPT، ‏Codex را انتخاب کنید و @Microsoft Excel را نام ببرید، یا از Codex بخواهید با دفتر کار باز کار کند.

پیش از ذخیره‌سازی یا اشتراک‌گذاری، فرمول‌ها، داده‌های منبع و تغییرات دفتر کار را بررسی کنید. ممکن است Codex برای همه درخواست‌های مربوط به صفحه‌گسترده از کنترل مستقیم اکسل استفاده نکند.

برای اطلاع از مراحل نصب، دسترس‌پذیری و محدودیت‌های فعلی، به ChatGPT برای اکسل و گوگل شیتس مراجعه کنید.

پیش‌نمایش و اصلاح فایل

در برنامه دسکتاپ، سندها، صفحه‌گسترده‌ها، ارائه‌ها و PDFهای پشتیبانی‌شده را از نوار کناری باز کنید.

بخشی را که می‌خواهید تغییر دهید انتخاب کنید و نتیجه موردانتظار را توضیح دهید.

برای مثال، یک ادعا را برجسته کنید و منبع آن را بخواهید. یک نمودار را انتخاب کنید و برچسبی واضح‌تر بخواهید، یا اسلایدی را که به چیدمان متفاوتی نیاز دارد علامت بزنید.

یافتن فایل‌ها در کتابخانه

فایل‌های ایجادشده در کار ابری، در صورت دسترس بودن، ممکن است در کتابخانه ذخیره شوند. خروجی‌های محلی دسکتاپ ممکن است در پروژه‌ها یا پوشه‌های محلی باقی بمانند و به‌طور خودکار در وب یا موبایل ظاهر نشوند. محدودیت‌های اندازه فایل و فضای ذخیره‌سازی همچنان اعمال می‌شوند.

پرسش‌های متداول

آیا لازم است الگو ارائه کنم؟

خیر. ChatGPT می‌تواند بر اساس دستورالعمل‌های شما فایل ایجاد کند. وقتی نتیجه باید از ساختار، برند یا روند کاری موجود پیروی کند، یک فایل مرجع یا الگو اضافه کنید.

تفاوت بین فایل مرجع و الگو چیست؟

فایل مرجع نمونه‌ای برای یک درخواست است. الگو یک فایل نمونه، دستورالعمل‌ها و خروجی موردانتظار را ترکیب می‌کند تا بتوانید روند کاری را دوباره استفاده کنید.

آیا ChatGPT می‌تواند Google Docs، Sheets و Slides بومی ایجاد کند؟

در صورت پشتیبانی، وقتی برنامه مربوط به Google Workspace فعال و متصل باشد، ChatGPT می‌تواند Google Docs، Sheets و Slides بومی ایجاد یا ویرایش کند. اقدام‌های موجود بسته به نوع فایل، طرح و تنظیمات فضای کاری متفاوت است.

آیا فایل‌های ایجادشده به‌طور خودکار ذخیره می‌شوند؟

فایل‌های ایجادشده در ابر، در صورت دسترس بودن، ممکن است در کتابخانه ذخیره شوند. خروجی‌های محلی دسکتاپ ممکن است در پروژه‌ها یا پوشه‌های محلی باقی بمانند. فایل‌های ایجادشده در چت موقت در کتابخانه ذخیره نمی‌شوند.