Yleiskatsaus

Tee ChatGPT:stä toiminnallisempi ja henkilökohtaisempi omalla SharePoint-tietolähteelläsi, joka on nyt saatavilla tarpeen mukaan. SharePoint-sovelluksen avulla ChatGPT voi muodostaa turvallisen yhteyden SharePointiin, jotta voit hakea tiedostoja, noutaa reaaliaikaista dataa ja viitata sisältöön suoraan chatissa.

Aloita etsimällä SharePoint-sovellus ChatGPT:n sovellushakemistosta. Tilauksestasi riippuen voit muodostaa yhteyden SharePointiin kahdella tavalla:

Käyttäjän todentama SharePoint-käyttö

Jokainen käyttäjä kirjautuu sisään omalla SharePoint-tilillään OAuthin avulla, jolloin ChatGPT voi käyttää SharePoint-sisältöä, johon käyttäjällä on jo käyttöoikeus. Tämä yhteysvaihtoehto on saatavilla kaikille tilaustyypeille, ja se sopii parhaiten yksilölliseen käyttöön, joustavaan käyttöönottoon ja käyttäjävetoiseen kokeiluun.

Synkronoiva SharePoint-sovellus

Paketista riippuen voit ottaa synkronoinnin käyttöön SharePoint-sovelluksessa. Synkronoinnin käyttöönotto mahdollistaa SharePoint-sisällön indeksoinnin etukäteen nopeampaa ja laadukkaampaa hakua varten ChatGPT:ssä. Tämä yhteysvaihtoehto on saatavilla Pro-, Business- ja Enterprise/Edu-paketeissa. Järjestelmänvalvojat/omistajat voivat määrittää synkronointivaihtoehtoa tarkemmin:

• ottamalla SharePoint-synkronoinnin käyttöön kaikille työtilasi käyttäjille (vain Enterprise/Edu), tai

• ottamalla synkronoinnin käyttöön ja sallimalla sitten yksittäisten käyttäjien yhdistää oman SharePoint-tilinsä OAuthin avulla.

Molemmissa yhteystyypeissä järjestelmänvalvojat/omistajat voivat hallita käyttöoikeuksia kohdasta Työtilan asetukset → Sovellukset, mukaan lukien RBAC:n käyttö käyttäjien käyttöoikeuksien hallintaan (vain Enterprise/Edu).

Ota käyttöön tiimillesi, kun tarvitset keskitettyä hallintaa

(Vain Enterprise/Edu) Tämä vaihtoehto sopii parhaiten organisaatioille, joissa järjestelmänvalvoja valitsee synkronoitavan SharePoint-sisällön, määrittää työtilatason käyttöoikeudet ja ottaa yhdenmukaiset asetukset käyttöön koko työtilassa.

Käytä käyttäjän todentamaa määritystä piloteissa tai käyttäjävetoisessa käyttöönotossa

Tämä sopii parhaiten tilanteisiin, joissa haluat yksittäisten käyttäjien yhdistävän oman SharePoint-tilinsä ja tutustuvan kokemukseen ilman keskitetysti hallittua synkronointilaajuutta.

Jos molemmat yhteystyypit ovat käytössä, valitse ensisijainen malli ja viesti siitä

Molemmat voidaan teknisesti ottaa käyttöön samanaikaisesti. Jos organisaatiosi tarvitsee keskitetysti valitun laajuuden ja hallitumman käyttöönottotavan, käytä ensisijaisena käyttöönottomallina ylläpitäjän hallinnoimaa synkronointia ja kerro siitä selkeästi käyttäjille.

Tee pilotti ennen laajaa käyttöönottoa, jos ympäristösi perustuu vahvasti ryhmäpohjaiseen käyttöoikeuksien ratkaisuun tai monimutkaisiin SharePoint-rakenteisiin

Jos käyttöönotto perustuu hakemistopohjaiseen käyttöoikeuksien ratkaisuun, Teamsiin yhdistettyihin SharePoint-sivustoihin tai monimutkaisiin perittyihin käyttöoikeusmalleihin, validoi toiminta pilotilla ennen laajaa käyttöönottoa.

Lue lisää uuden sovelluksen yhdistämisestä.

Esimerkkikäyttötapaukset ja kehotteet

Viestintä ja kirjoittaminen

Laadi päivityksiä, tiivistä asiakirjoja tai noudata yrityksen ohjeita yhdistettyjen työkalujen avulla.

• ”Laadi johdon tilannepäivitys käyttäen projektin [x] uusimpia tietoja.”

• ”Yhdistä kaikki aiheeseen [x] liittyvät asiakirjat oppaaksi uusille työntekijöille.”

Organisointi ja tuottavuus

Järjestä tietosi, nosta esiin tärkeät asiakirjat ja paranna henkilökohtaista tuottavuuttasi.

• ”Etsi uusimmat pitch deckit aiheesta [x].”

• ”Etsi minulle kolme olennaisinta asiakirjaa aiheesta [topic].”

Analyysi ja raportointi

Analysoi sisäistä ja ulkoista dataa kilpailija- ja markkinatutkimusta varten.

• ”Luo rinnakkainen vertailu tuotevalikoimastani kilpailijan [x] kanssa käyttäen sisäisiä asiakirjojamme ja julkisia verkkolähteitä.”

• ”Tunnista mahdollisuuksia [x]-toimialalla sisäisten asiakirjojemme ja julkisen verkkotiedon perusteella.”

Lue lisää sovellusten käyttötapauksista ja kehotteista.

Ominaisuudet ja käyttöoikeudet

Mitä se voi käyttää

• Tuetut tiedostotyypit: .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx, .csv

Mitä se voi tehdä

• Lukea niiden SharePointin tiedostojen ja kansioiden sisältöä ja metatietoja, joihin sinulla on käyttöoikeus

• Noudattaa SharePointin käyttöoikeuksia, mukaan lukien sinulle jaetut kohteet

Pyydetty käyttöoikeus (laajuus)

Microsoft-sovellusten edellyttämät käyttöoikeudet

Jotkin Outlook Email-, Outlook Calendar-, Microsoft Teams- ja SharePoint-sovellusten toiminnot edellyttävät Microsoft Graph -käyttöoikeuksia, jotka Microsoft Entra -järjestelmänvalvojan on myönnettävä organisaatiolle. ChatGPT-työtilan omistaja tai järjestelmänvalvoja ja Microsoft Entra -järjestelmänvalvoja voivat olla eri henkilöitä. Koordinoi siis asiaa sen henkilön kanssa, joka voi antaa koko organisaatiota koskevan suostumuksen.

Tarkista käyttöoikeudet ChatGPT:ssä

Tee seuraavat vaiheet jokaiselle käyttöön otetulle Microsoft-sovellukselle:

1. Kirjaudu ChatGPT:hen työtilan omistajana tai järjestelmänvalvojana.

2. Siirry kohtaan Järjestelmänvalvoja → Sovellukset ja valitse Käytössä.

3. Avaa sovelluksen lisävalikko ja valitse Hallitse sovellusta.

4. Valitse Microsoft-käyttöoikeudet.

5. Tarkista jokainen Microsoft Graph -käyttöoikeus ja sen alla luetellut ChatGPT-toiminnot. Tulossa tarkoittaa, että toiminto on mukana käyttöoikeuksien ennakkotarkistuksessa, mutta se ei ole vielä saatavilla. Hyväksytty tarkoittaa, että käyttöoikeus sisältyi viimeisimpään kyseisen sovelluksen ja työtilan hyväksyntäprosessiin, joka suoritettiin onnistuneesti ChatGPT:n kautta.

6. Valitse vain käyttöoikeudet, jotka organisaatiosi haluaa sisällyttää pyyntöön. Saatavilla olevat käyttöoikeudet ja toiminnot voivat vaihdella sovelluksen mukaan. Jos organisaatiosi ei halua myöntää tiettyä käyttöoikeutta, jätä se pois pyynnöstä ja pidä kaikki siitä riippuvat toiminnot poissa käytöstä.

Viimeistele pyyntö Microsoft Entrassa

1. Valitse Tarkista käyttöoikeudet Microsoft Entrassa. Jos Microsoft Entra ei avaudu, salli ChatGPT:n ponnahdusikkunat ja yritä uudelleen.

2. Kirjaudu Microsoft Entra -järjestelmänvalvojan tilillä, jolla voi antaa koko organisaatiota koskevan suostumuksen.

3. Varmista, että näytössä näkyvät oikea organisaatio ja vahvistettu ChatGPT / OpenAI, L.L.C. -sovellus.

4. Tarkista valittu käyttöoikeuspyyntö. Microsoft Entran vahvistusnäytössä ei ole erillisiä valintaruutuja kullekin käyttöoikeudelle. Myönnä koko valittu pyyntö valitsemalla Hyväksy tai jätä muutokset tekemättä valitsemalla Peruuta.

5. Palaa ChatGPT:hen ja varmista, että hyväksyntäprosessi valmistui.

Toista tarkistus jokaiselle käyttöön otetulle Microsoft-sovellukselle. Microsoft-käyttöoikeudet myönnetään Entra-vuokraajalle ja OpenAI-sovellukselle, kun taas ChatGPT seuraa kunkin työtilan ja sovelluksen käyttöoikeuksien tarkistusta.

Käyttöoikeuksien hyväksymisen jälkeen

Microsoft-käyttöoikeuksien hyväksyminen ei ota ChatGPT-toimintoja käyttöön eikä yhdistä yksittäisen käyttäjän Microsoft-tiliä. Työtilan omistajien ja järjestelmänvalvojien on otettava haluamansa toiminnot käyttöön erikseen. Käyttäjien on ehkä myös yhdistettävä Microsoft-tilinsä tai muodostettava yhteys uudelleen käyttöoikeuksien muuttamisen jälkeen.

Jos toiminto ei edelleenkään toimi, varmista seuraavat asiat:

1. Toiminto on otettu käyttöön ChatGPT-työtilan sovellusasetuksissa.

2. Myönnetty käyttöoikeus on edelleen voimassa Microsoft Entrassa.

3. Käyttäjän Microsoft-yhteys on luotu tai päivitetty tarvittavilla käyttöoikeuksilla.

Jos Entra-järjestelmänvalvoja myöhemmin muuttaa myönnettyä käyttöoikeutta tai kumoaa sen suoraan Microsoftissa, tarkista käyttöoikeus Entrassa ja suorita ChatGPT:n hyväksyntäprosessi uudelleen.

Kaikki määritystyypit:

Käyttäjän todentamien SharePoint-toimintojen lisäkäyttöoikeudet

Järjestelmänvalvojan hallinnoimat määritykset edellyttävät lisäksi seuraavia käyttöoikeusalueita:

Tunnetut rajoitukset

• Suurin tuettu tiedostokoko on 100 Mt tiedostoa kohden

• Suoraan SharePoint-sivustosivuilta peräisin olevaa sisältöä ei tueta. Jotta sisältö voidaan indeksoida ja se on saatavilla ChatGPT:ssä, sen on oltava tuettua tiedostotyyppiä.

• Ensimmäinen synkronointi voi viedä aikaa. Pienemmissä ympäristöissä sisältö voi alkaa näkyä muutamassa tunnissa; suuremmissa ympäristöissä täysi synkronointi voi kestää pidempään.

• Osittaisen synkronoinnin aikana osa tuoreesta sisällöstä voi jo olla saatavilla, kun taas vanhempi tai harvemmin käytetty sisältö synkronoituu vielä. Joitakin tuloksia voi puuttua, kunnes täysi synkronointi on valmis.

• Synkronoivat sovellukset on suunniteltu toimimaan parhaiten kysymys-vastaus- ja hakutyylisissä kyselyissä. Suorituskyky voi olla rajallisempi erittäin laajoissa aggregointitehtävissä tai erityisen monimutkaisessa analyysissä.

• Järjestelmänvalvojan hallinnoimassa synkronoinnissa OneDrive-käyttöä tuetaan vain, kun työtilan järjestelmänvalvoja valitsee synkronoi kaikki ja hänellä on tarvittavat SharePoint-järjestelmänvalvojan oikeudet. Jos järjestelmänvalvoja valitsee sivustot ja kansiot manuaalisesti määrityksen aikana, OneDrivea ei tueta kyseisessä valintaprosessissa.

• Työtilaa kohden tuetaan vain yhtä järjestelmänvalvojan hallinnoimaa SharePoint-synkronointi-instanssia.

• Nykyiset järjestelmänvalvojan hallinnoimat SharePoint-yhteydet voivat edellyttää uudelleentodennusta, ennen kuin luottamuksellisuustunnisteiden suodatus ja parannettu tuki vanhoille SharePoint-ryhmien käyttöoikeuksille ovat saatavilla.

• Microsoft Purview -luottamuksellisuustunnisteilla suojattuja tiedostoja, jotka pakottavat salauksen tai käyttöoikeuksien hallinnan, ei synkronoida ChatGPT:llä.

Lue lisää järjestelmänvalvojan hallintakeinoista, tietoturvasta ja vaatimustenmukaisuudesta sovelluksissa.

Käyttäjän todentaman SharePoint-käytön määrittäminen

Voit yhdistää SharePoint-sovellukseen etsimällä sen ChatGPT:n sovellushakemistosta. Noudata tämän artikkelin ohjeita uusien sovellusten yhdistämisestä.

SharePoint-sovelluksen määritys synkronoinnilla

Tilauksestasi riippuen SharePoint-sovellus synkronoinnilla voidaan ottaa käyttöön tiimillesi kahdella tavalla:

Ota käyttöön tiimillesi

Vain Enterprise/Edu-tilaukset: ylläpitäjät voivat yhdistää kerran kaikkia työtilansa käyttäjiä varten – yksittäisten käyttäjien ei tarvitse määrittää mitään itse. Käyttöönoton aikana ylläpitäjät voivat valita synkronoitavien sivustojen tai kansioiden laajuuden laajuusvalitsimella varmistaen, että vain oikea sisältö tulee saataville.

Kun tämä on otettu käyttöön, ChatGPT yhdistää automaattisesti käyttäjät, joiden SharePoint- ja ChatGPT-tileillä on sama sähköpostiverkkotunnus, ja soveltaa olemassa olevia SharePointin roolipohjaisen käyttöoikeuksien hallinnan (RBAC) asetuksia turvallisuuden varmistamiseksi. Kukin jäsen näkee ja käyttää ChatGPT:ssä vain niitä SharePoint-tiedostoja, joihin hänellä on jo käyttöoikeus.

Omatoiminen

Jokainen käyttäjä linkittää oman SharePoint-tilinsä OAuthin kautta ja voi ottaa synkronoinnin käyttöön tai poistaa sen käytöstä sovelluksen määrityksen aikana tai kohdassa Asetukset → Sovellukset. Business- ja Enterprise/Edu-ylläpitäjät voivat hallita sovelluksen ja synkronoinnin yleistä saatavuutta ylläpitoasetusten sivulta, mukaan lukien RBAC (vain Enterprise/Edu).

Pro-käyttäjien, jotka haluavat ottaa synkronoinnin käyttöön tileilleen, on noudatettava Omatoiminen-määritysvaihtoehtoa. Voit ottaa määrityksen käyttöön yhdistäessäsi sovelluksen tai myöhemmin kohdasta Asetukset → Sovellukset.

Enterprise/Edu-työtilan määritys

Vaihtoehto 1: Ota käyttöön tiimillesi

ChatGPT Enterprise -työtilan järjestelmänvalvojien on otettava SharePoint-sovelluksen käyttöoikeus käyttöön työtilansa järjestelmänvalvojan sovellusasetuksissa tai napsauttamalla profiilikuvakettaan ja valitsemalla Työtilan asetukset.

• Napsauta Ota synkronointi käyttöön. Voit valita vaihtoehdon Ota käyttöön tiimillesi tai Itsepalvelumääritys.

• Määritä RBAC valitsemalla Määritä käyttöoikeudet .

• Voit halutessasi rajata yhdistettävät SharePoint-tilit hyväksyttyihin verkkotunnuksiin valitsemalla Hallitse verkkotunnuksia.

• Napsauta Ota synkronointi käyttöön.

• Valitse Ota käyttöön tiimillesi ja suorita tarvittavat OAuth-vaiheet.

Voit nyt valita tiimillesi synkronoitavat sivustot ja kansiot. Viimeistele määritys etenemällä näytön ohjeiden mukaan.

Kun määritys on valmis, ChatGPT aloittaa synkronoinnin SharePointin kanssa. Ensimmäinen synkronointi voi kestää muutaman tunnin tai pidempään synkronoitavan datan määrän mukaan.

Kun synkronointi on valmis, käyttäjät voivat esittää ChatGPT:lle kysymyksiä OneDrive- ja SharePoint-tiedostoistaan.

Vaihtoehto 2: Käyttäjän todentama määritys

Enterprise-järjestelmänvalvojien on ensin otettava SharePoint-sovellus käyttöön järjestelmänvalvojan sovellusasetuksista (katso vaihtoehto 1 yllä) ja sitten otettava synkronointi käyttöön.

Käyttäjät voivat tämän jälkeen ottaa SharePoint-synkronoinnin käyttöön tileiltään. Käyttöönottoa varten käyttäjien on:

1. Siirry kohtaan Asetukset > Sovellukset.

2. Etsi SharePoint yhdistettyjen sovellusten luettelosta. Jos et ole vielä yhdistänyt sitä, napsauta SharePoint-ruutua ja napsauta Yhdistä.

3. Valitse yhteystyypiksi Synkronointi ja napsauta Jatka.

4. Suorita OAuth-määritys loppuun.

Jos olet aiemmin yhdistänyt SharePointiin, napsauta SharePoint-merkinnän kohdalla Ota synkronointi käyttöön.

Ensimmäinen synkronointi voi kestää muutamia tunteja synkronoitavan datan määrästä riippuen. Kun se on valmis, käyttäjät voivat kysyä ChatGPT:ltä kysymyksiä OneDrive- ja SharePoint-tiedostoistaan.

Business-työtilan määritys

ChatGPT Business -työtilan järjestelmänvalvojien on otettava SharePoint-sovelluksen käyttöoikeus käyttöön työtilansa järjestelmänvalvojan sovellusasetuksissa. Kun sovellus on otettu käyttöön, kukin käyttäjä voi yhdistää oman tilinsä kirjautumalla SharePointiin OAuth-prosessin kautta.

Vaihe 1: Ota SharePoint-sovelluksen käyttöoikeus käyttöön järjestelmänvalvojan asetuksissa

ChatGPT-järjestelmänvalvojat pääsevät järjestelmänvalvojan sovellusasetuksiin napsauttamalla profiilikuvakettaan ja valitsemalla Työtilan asetukset.

Varmista kohdassa Sovellukset -> Käytössä, että SharePoint on käytössä. Tämä valitsin antaa yksittäisille käyttäjille pääsyn sekä SharePoint-sovellukseen että synkronoituun SharePoint-sovellukseen. Voit määrittää sovelluksen asetuksia napsauttamalla kolmen pisteen (...) valikkoa. Valitse Hallitse verkkotunnuksia, jos haluat rajata yhdistettävät SharePoint-tilit hyväksyttyihin verkkotunnuksiin.

Tämän jälkeen työtilasi jäsenet voivat ottaa synkronoinnin käyttöön omilla tileillään.

Vaihe 2: Työtilan käyttäjä yhdistää SharePointiin (OAuth)

Napsauta ChatGPT:ssä + ja sitten Lisää. Valitse sitten SharePoint ja noudata kirjautumisohjeita (OAuth).

Vaihtoehtoisesti voit siirtyä Asetuksiin ja valita Sovellukset. Valitse sitten Synkronointi ja SharePoint ja viimeistele kirjautumisprosessi.

Kun SharePoint-kirjautumisprosessi on valmis, synkronointi otetaan automaattisesti käyttöön.

Vaihe 3: Käyttäjä ottaa SharePoint-synkronoinnin käyttöön

Ota SharePoint-synkronointi käyttöön näin:

1. Siirry kohtaan Asetukset > Sovellukset.

2. Etsi SharePoint yhdistettyjen sovellustesi luettelosta.

3. Napsauta Ota synkronointi käyttöön.

Ensimmäinen synkronointi voi kestää muutamasta minuutista muutamaan tuntiin. Kun synkronointi on valmis, käyttäjät voivat esittää ChatGPT:lle kysymyksiä OneDrive- ja SharePoint-tiedostoistaan.

ChatGPT Pro -määritys

ChatGPT Pro -käyttäjät voivat ottaa synkronoidun SharePoint-sovelluksen käyttöön kohdassa Asetukset > Sovellukset.

Ota SharePoint-synkronointi käyttöön näin:

1. Siirry kohtaan Asetukset > Sovellukset

2. Jos et ole aiemmin muodostanut yhteyttä SharePointiin, etsi SharePoint-ruutu ja napsauta Yhdistä.

3. Jos olet muodostanut yhteyden SharePointiin aiemmin, napsauta Ota synkronointi käyttöön.

Ensimmäinen synkronointi voi kestää muutamasta minuutista muutamaan tuntiin. Kun synkronointi on valmis, käyttäjät voivat esittää ChatGPT:lle kysymyksiä OneDrive- ja SharePoint-tiedostoistaan.

UKK - Yleistä

Synkronoitteko sekä OneDriven että SharePointin?

Kyllä. Synkronoinnin sisältävä sovellus toimii sekä OneDriven henkilökohtaisten tiedostojen että SharePointin jaettujen asemien kanssa.

Mitä tapahtuu, jos en ota synkronointia käyttöön?

Jos et ota synkronointia käyttöön (työtilan ylläpitäjänä tai käyttäjäasetuksissa), sovellus toimii silti tiedostohakuun. Voit edelleen tehdä hakuja SharePoint-sivustoillasi, mutta tietoja ei indeksoida jatkuvasti ajantasaisia tietoja varten. Lue lisää aiheesta

Voivatko järjestelmänvalvojat hallita, kenellä on pääsy synkronoivaan sovellukseen?

Kyllä, voit määrittää käyttäjäasetusten käyttöoikeuksia tarkemmin RBAC:n avulla.

Milloin uudet tai päivitetyt tiedostot näkyvät?

Uudet ja päivitetyt tiedostot näkyvät yleensä muutamassa minuutissa tai noin tunnissa.

Noudattaako ChatGPT tiedostojen käyttöoikeuksia?

Tiedostojen käyttöoikeuksia noudatetaan aina. Käyttäjillä on pääsy vain omiin tiedostoihinsa ja tiedostoihin, jotka muut ovat jakaneet heille.

Voiko yksittäinen käyttäjä yhdistää SharePoint-tilin mistä tahansa verkkotunnuksesta käyttäjän todennustilassa?

Kyllä. Käyttäjän todentamassa synkronoinnin sisältävässä sovelluksessa ei ole verkkotunnusrajoituksia; käyttäjät voivat yhdistää mihin tahansa SharePoint-tiliin, johon heillä on pääsy.

Minulla oli aiemmin käyttäjän todentama sovellus käytössä Enterprise-työtilassani. Miten vaihdan ylläpitäjän hallinnoimaan sovellukseen?

Ylläpitäjät voivat siirtyä sujuvasti valitsemalla Ylläpitoasetukset → Sovellukset → SharePoint → Ota käyttöön tiimille. Tämä lisää ylläpitäjän hallinnoiman synkronoinnin poistamatta heti käytöstä käyttäjän todentamaa sovellusta, mikä välttää käyttökatkokset.

UKK - Ylläpitäjän hallinnoima sovellus synkronoinnilla

Miten tämä eroaa synkronoinnin sisältävästä SharePointin käyttäjän todentamasta sovelluksesta?

Käyttäjän todentama synkronoinnin sisältävä sovellus edellyttää, että jokainen käyttäjä tunnistautuu yksilöllisesti (OAuth) ja synkronoi omat tiedostonsa. Ylläpitäjät voisivat ottaa SharePointin käyttöön organisaatiolle, mutta eivät voisi ottaa sitä suoraan käyttöön kaikille.

Ylläpitäjän hallinnoima synkronoinnin sisältävä sovellus antaa järjestelmänvalvojalle mahdollisuuden tunnistautua ja ottaa sen käyttöön koko organisaatiossa, joten käyttäjien ei tarvitse tehdä yksilöllistä määritystä. Kun ylläpitäjän määritys ja aktivointi on tehty, käyttäjät voivat aloittaa käytön ilman henkilökohtaista OAuth-määritystä.

Mitä jos olemme jo ottaneet käyttöön käyttäjän todentaman sovelluksen synkronoinnilla?

Ylläpitäjät voivat siirtyä sujuvasti valitsemalla Ylläpitoasetukset → Sovellukset → SharePoint → Ota käyttöön tiimille. Tämä lisää ylläpitäjän hallinnoiman synkronoinnin poistamatta heti käytöstä käyttäjän todentamaa sovellusta synkronoinnilla, mikä välttää käyttökatkokset.

Kun otan ylläpitäjän hallinnoiman synkronoinnin sisältävän sovelluksen käyttöön, täytyykö käyttäjien ottaa sovellus manuaalisesti käyttöön chatissaan?

Ei. Kun ylläpitäjän synkronointi on määritetty, käyttäjien ei tarvitse tunnistautua yksilöllisesti. Käyttäjät voivat yksinkertaisesti esittää kysymyksiä, kuten ”Näytä minulle X SharePointissa.”

Tukeeko järjestelmänvalvojan hallinnoima synkronoitu sovellus myös OneDrive-tiedostojen käyttöä?

Kyllä, mutta vain jos ChatGPT-työtilan järjestelmänvalvoja valitsee määrityksen aikana synkronoi kaikki ja on SharePoint-järjestelmänvalvoja, jolla on täydet oikeudet hallita kaikkien SharePoint-sivustokokoelman sivustojen ja alisivustojen asetuksia, sisältöä ja käyttöoikeuksia.

Jos työtilan järjestelmänvalvoja valitsee sivustot ja kansiot manuaalisesti synkronoinnin määrityksen aikana, OneDrivea ei tueta (järjestelmänvalvojan kansiovalitsin ei tue OneDriven valitsemista).

Muistutuksena: käyttäjät voivat käyttää vain sisältöä, jonka tarkasteluun heillä on SharePointissa käyttöoikeus.

Miten ChatGPT tietää, ketkä käyttäjät otetaan käyttöön?

Käyttö perustuu tiukkaan sähköpostiverkkotunnuksen vastaavuuteen SharePointin ja ChatGPT:n välillä. Käyttäjän SharePoint-tilin on vastattava hänen ChatGPT-tilinsä sähköpostiosoitetta.

Entä roolipohjainen pääsynhallinta (RBAC)?

Järjestelmänvalvojat voivat hallita RBAC:n avulla, millä ryhmillä on pääsy SharePointiin. Sovellus noudattaa SharePointin nykyisiä RBAC-määrityksiä. Jos järjestelmänvalvoja on jo määrittänyt RBAC:n, kyseisiä asetuksia käytetään. Muussa tapauksessa järjestelmänvalvojat voivat määrittää RBAC:n milloin tahansa.

Näkevätkö käyttäjät edelleen vain tiedostot, joihin heillä on käyttöoikeus?

Kyllä. SharePointin olemassa olevia tiedostojen käyttöoikeuksia noudatetaan täysin. Käyttäjät pääsevät käsiksi vain tiedostoihin, joita heillä on jo oikeus tarkastella SharePointissa.

Mitä ylläpitäjät voivat hallita sovellusta määrittäessään?

Ylläpitäjien on oltava sekä SharePoint-ylläpitäjiä että ChatGPT-ylläpitäjiä. He voivat valita synkronoidaanko kaikki tiedostot vai tietyt sivustot ja kansiot. Näin hallitut tiedostot näkyvät ChatGPT:ssä yhteystyypin alla merkinnällä ”ylläpitäjän hallinnoima”.

Voivatko järjestelmänvalvojat muuttaa synkronoitavaa sisältöä myöhemmin?

Kyllä. Järjestelmänvalvojat voivat päivittää synkronoinnin laajuutta SharePoint-sovelluksen asetuksissa. Valitsemalla Rajoita sisältöä voit muuttaa synkronoitavaa sisältöä tai määrittää luottamuksellisuustunnisteiden suodatuksen, kun se on käytettävissä.

Voimmeko käyttää sekä käyttäjän todentamaa että ylläpitäjän hallinnoimaa sovellusta?

Kyllä. Molemmat sovellukset voidaan teknisesti ottaa käyttöön samanaikaisesti.

Milloin uudet tai päivitetyt tiedostot näkyvät?

Uudet ja päivitetyt tiedostot näkyvät yleensä muutamassa minuutissa tai noin tunnissa.

Voinko valita synkronoinnin laajuuden, kuten tietyt kansiot tai tiedostot?

Kyllä, voit valita synkronoinnin laajuuden käyttöönoton aikana tai muokata sitä myöhemmin.

Voimmeko ottaa samassa työtilassa käyttöön useita ylläpitäjän hallinnoimia SharePoint-sovelluksia synkronoinnilla (esim. yksi per vuokraaja/brändi)?

Työtilaa kohden tuetaan vain yhtä ylläpitäjän hallinnoimaa SharePoint-instanssia.

Miksi Microsoftin suostumusnäytössä näkyy sekä delegoituja että sovelluksen käyttöoikeuksia?

Kun järjestelmänvalvojan hallinnoima SharePoint-synkronointi siirretään käyttämään sovelluksen käyttöoikeuksia, Microsoft saattaa näyttää sekä delegoidut että sovelluksen käyttöoikeudet. Tämä tilapäinen päällekkäisyys auttaa säilyttämään SharePoint-yhdistimen nykyisen toiminnan samalla, kun kattavuutta ja luottamuksellisuustunnisteiden suodatusta parannetaan. Saatamme myöhemmin poistaa delegoitujen käyttöoikeusalueiden pyynnöt kokonaan.

Miksi sovellus pyytää Sites.FullControl.All-käyttöoikeutta?

Sovellus pyytää Sites.FullControl.All-käyttöoikeutta, jotta se voi noutaa asiakirjojen käyttöoikeudet kattavasti ja tarkasti. Microsoftin ohjeessa käyttöoikeushierarkioiden tarkistamiseen Microsoft Graphin deltakyselyillä todetaan, että sovellukset tarvitsevat Sites.FullControl.All-käyttöoikeuden käyttöoikeuksien asianmukaiseen käsittelyyn. Testeissämme Sites.Read.All saattoi viivästyttää käyttöoikeuksien päivityksiä, joten asiakirjojen käyttöoikeudet eivät aina näkyneet heti.

Miksi sovellus pyytää SharePoint-käyttöoikeusalueita?

Tämän muutoksen ansiosta sovellus voi noutaa vanhan SharePoint-sivuston käyttöoikeus- ja ryhmätiedot.

Miksi sovellus pyytää Sites.Selected-käyttöoikeusaluetta?

Sites.Selected-käyttöoikeusalue on Sites.FullControl.All-käyttöoikeuden tarkasti rajattu osajoukko. Sovellus tarvitsee vähintään toisen näistä toimiakseen oikein. Sites.Selected antaa organisaatioille ja IT-järjestelmänvalvojille mahdollisuuden rajoittaa sovelluksen käyttöoikeuksia tarkemmin. Suosittelemme säilyttämään tämän käyttöoikeusalueen.

Huomautus: jos järjestelmänvalvoja harkitsee Sites.FullControl.All-käyttöoikeuden peruuttamista, varmista yhdistimen asianmukainen toiminta antamalla pääsy valittuihin sivustoihin tämän Microsoftin ohjeen mukaisesti.

OpenAI otti tämän käyttöoikeusalueen käyttöön varhaisessa pilottivaiheessa ja suosittelee ottamaan yhteyttä ennen kuin siihen ryhdytään tukeutumaan.

Miten Microsoft Purview -luottamuksellisuustunnisteita käsitellään?

Järjestelmänvalvojan hallinnoima SharePoint-synkronointi voi käyttää Microsoft Purview -luottamuksellisuustunnisteiden metatietoja ja jättää valituilla tunnisteilla merkityt tiedostot synkronoinnin ulkopuolelle. Tämä edellyttää SensitivityLabels.Read.All-käyttöoikeutta.

Microsoftin luottamuksellisuustunnisteiden käsittely riippuu siitä, onko tunniste määritetty salaamaan sisältö. Tunniste voi olla vain luokitteleva: Microsoft kuvailee luottamuksellisuustunnisteita sisällön luokitteluun käytettäviksi selväkielisiksi metatiedoiksi. Tällaiset tunnisteet eivät itsessään salaa tiedostoa tai muuta sitä, kuka voi avata sen.

Vain luokittelevilla luottamuksellisuustunnisteilla merkityt tiedostot voidaan synkronoida, jos ne muutoin kuuluvat synkronoinnin piiriin ja käyttäjällä on niiden käyttöoikeus SharePointissa. Järjestelmänvalvojat voivat luottamuksellisuustunnistesuodattimella jättää synkronoinnin ulkopuolelle tiedostot, joissa on jokin valituista vain luokittelevista tunnisteista.

Jos luottamuksellisuustunnisteeseen on määritetty käyttöoikeuksien hallinta, Microsoft salaa sisällön. Microsoftin mukaan salatun sisällön voivat purkaa vain tunnisteen salausasetuksissa valtuutetut käyttäjät, ja sisältö säilyy salattuna sijainnistaan riippumatta. ChatGPT ei synkronoi näitä suojattuja tiedostoja, vaan ne jätetään automaattisesti pois. Järjestelmänvalvojien ei tarvitse valita näitä tunnisteita luottamuksellisuustunnistesuodattimessa.

Olen määrittänyt järjestelmänvalvojan hallinnoiman SharePoint-sovelluksen aiemmin. Miten saan uudet ominaisuudet käyttööni?

Jos olet jo määrittänyt järjestelmänvalvojan hallinnoiman SharePoint-synkronoinnin, älä katkaise sovelluksen yhteyttä ja muodosta sitä uudelleen. Yhteyden katkaiseminen ja muodostaminen uudelleen voi käynnistää SharePoint-sisällön synkronoinnin ja indeksoinnin uudelleen, mikä voi viivästyttää sisällön saatavuutta ChatGPT:ssä.

Siirry sen sijaan SharePoint-sovelluksen asetuksiin (Työtilan asetukset > Sovellukset) ja käytä uudelleentodennuskehotetta. Uudelleentodennus säilyttää nykyisen synkronoinnin ja aiemmat sisältövalinnat. Päivitä valintaa valitsemalla Rajoita sisältöä. Voit esimerkiksi lisätä uusia löydettyjä sivustoja tai jättää synkronoinnin ulkopuolelle sisällön, jossa on suojaamattomia luottamuksellisuustunnisteita. (Huomautus: suojatuilla luottamuksellisuustunnisteilla merkitty sisältö jätetään aina pois.)

Mitä tapahtuu, jos en tee uudelleentodennusta Microsoftin lisäkäyttöoikeusalueilla?

Nykyinen SharePoint-sovellusyhteytesi pysyy aktiivisena, ja aiemmat toiminnot jatkuvat ennallaan. Et kuitenkaan voi käyttää ominaisuuksia, jotka edellyttävät Microsoftin lisäkäyttöoikeusalueita. Näitä ovat esimerkiksi luottamuksellisuustunnisteiden suodatus ja vanhojen SharePoint-ryhmien käyttöoikeuksien parannettu tuki.