Yleiskatsaus
SharePoint-sovelluksen avulla ChatGPT voi hakea ja käyttää viitteinä SharePoint-sisältöä sekä tuettua OneDrive for work or school -sisältöä, johon Microsoft-tililläsi on jo käyttöoikeus. SharePoint-sovellus ei tue henkilökohtaisia OneDrive-tilejä. Käytettävissä olevat toiminnot määräytyvät organisaatiosi asetusten mukaan.
Ehdot täyttävien Enterprise- ja Edu-työtilojen järjestelmänvalvojat voivat määrittää järjestelmänvalvojan hallitseman SharePoint-synkronoinnin, joka indeksoi valitun sisällön työtilaa varten. Oman Microsoft-tilin yhdistäminen mahdollistaa reaaliaikaisen käytön, mutta se ei luo henkilökohtaista synkronoitua indeksiä.
Yleiskatsaus yhdistettyihin sovelluksiin: Yhdistetyt sovellukset ChatGPT:ssä.
Saatavuus
SharePointin saatavuus riippuu ChatGPT-tilauksestasi, sijainnistasi, työtilan asetuksista, Microsoft-tilistäsi ja organisaatiosi Microsoft Entra -käytännöistä.
Järjestelmänvalvojan hallitsema SharePoint-synkronointi on käytettävissä vain ehdot täyttävissä Enterprise- ja Edu-työtiloissa sekä tuetuilla alueilla. Yksittäisillä ja henkilökohtaisilla tileillä ei voi määrittää SharePoint-synkronointia.
Lisätietoja työtilojen tietojen sijaintipaikan alueista, jotka tukevat järjestelmänvalvojan hallitsemaa SharePoint-synkronointia: Järjestelmänvalvojan hallitsemat synkronoitavat sovellukset ChatGPT:ssä.
Yhdistä SharePoint
Avaa Lisäosat tai Sovellukset sen mukaan, mitkä vaihtoehdot ovat saatavilla käyttämässäsi ChatGPT-versiossa.
Etsi SharePoint ja valitse tilisi yhdistämisvaihtoehto.
Kirjaudu sisään Microsoftin työpaikan tai oppilaitoksen tilillä, jolla voit käyttää haluamiasi SharePoint-sivustoja tai tuettuja OneDrive for work or school -tiedostoja.
Tarkista pyydetyt Microsoft-käyttöoikeudet ja suorita valtuutus loppuun.
Palaa ChatGPT:hen.
Jos organisaatiosi edellyttää järjestelmänvalvojan suostumusta, Microsoft Entra -järjestelmänvalvojan on hyväksyttävä käyttöoikeudet ennen yhteyden käyttämistä.
Yleiset tilien hallintaohjeet: Sovellustilien yhdistäminen ja hallinta ChatGPT:ssä.
Käytä SharePointia keskustelussa
Kun olet yhdistänyt SharePointin, pyydä ChatGPT:tä etsimään, tiivistämään tai vertailemaan tiedostoja, joita yhdistetyllä Microsoft-tililläsi voi käyttää.
Esimerkkejä:
”Etsi uusin projektisuunnitelma SharePointista ja tee yhteenveto avoimista päätöksistä.”
”Vertaa myyntitiimimme SharePoint-sivustolla olevia kahta ehdotusasiakirjaa.”
”Laadi johdolle tilannekatsaus käyttämällä julkaisuasiakirjoja, joihin minulla on käyttöoikeus.”
”Luo tälle projektille kansio hyväksyttyyn SharePoint-kirjastoon.”
Organisaatiosi hyväksymistä käyttöoikeuksista ja ChatGPT:ssä käyttöön otetuista toiminnoista riippuen reaaliaikainen SharePoint-sovellus voi tukea myös esimerkiksi seuraavia toimintoja:
Kansioiden luominen.
Tiedostojen lataaminen tai päivittäminen.
Jakamislinkkien hallinta.
Tuettujen SharePoint-luetteloiden ja -sivujen käsittely.
Hyväksytty Microsoft-käyttöoikeus ei automaattisesti ota käyttöön kaikkia sitä vastaavia toimintoja. ChatGPT-työtilasi järjestelmänvalvojan on otettava erikseen käyttöön toiminnot, jotka organisaatiosi haluaa sallia. ChatGPT voi pyytää sinua vahvistamaan SharePoint-sisältöä muuttavat toiminnot.
SharePoint-käyttöoikeuksien ymmärtäminen
ChatGPT hakee vain sisältöä, johon kyseisellä Microsoft-tilillä tai valtuutetulla työtilan jäsenellä on jo käyttöoikeus. SharePointin, OneDriven ja Microsoft 365 -ryhmien jäsenyydet sekä työtilan käyttöasetukset ovat edelleen voimassa.
ChatGPT-työtilan omistaja tai järjestelmänvalvoja hallinnoi sovelluksen saatavuutta ja toimintoja. Microsoft Entra -järjestelmänvalvoja myöntää toimintojen edellyttämät Microsoft-käyttöoikeudet. Näissä rooleissa voivat toimia eri henkilöt.
Lisätietoja työtilan hallintatoiminnoista: Lisäosien ja sovellusten järjestelmänvalvojan hallintatoiminnot, tietoturva ja vaatimustenmukaisuus.
Tarkista reaaliaikaisen SharePoint-käytön käyttöoikeudet
Käyttöön otetuista toiminnoista riippuen SharePoint-sovellus voi pyytää esimerkiksi seuraavia käyttöoikeuksia:
User.Read: Lue sisäänkirjautuneen käyttäjän perusprofiili.
offline_access: Säilytä valtuutettu yhteys ilman, että käyttäjän on kirjauduttava sisään jokaista pyyntöä varten.
Files.Read.All: Lue tiedostoja, joihin sisäänkirjautuneella käyttäjällä on käyttöoikeus.
Files.ReadWrite.All: Päivitä tai hallinnoi tiedostoja, joihin sisäänkirjautuneella käyttäjällä on käyttöoikeus, kun kirjoitustoiminnot ovat käytössä.
Sites.Read.All: Lue sisältöä SharePoint-sivustoilta, joihin sisäänkirjautuneella käyttäjällä on käyttöoikeus.
Sites.ReadWrite.All: Hallinnoi tuettuja SharePoint-luetteloita, kohteita, sivuja, metatietoja tai muita resursseja, kun kyseiset toiminnot ovat käytössä.
Sites.Selected: Tue sivustokohtaista käyttöä sen jälkeen, kun SharePoint-järjestelmänvalvoja on myöntänyt käyttöoikeuden valituille sivustoille.
Pyydettävät käyttöoikeudet määräytyvät organisaatiosi määritysten ja käytettävissä olevien toimintojen mukaan. Käyttöoikeus tulee myöntää vain, jos organisaatiosi aikoo sallia sitä edellyttävän toiminnon.
Hyväksy Microsoft-käyttöoikeudet
Näissä vaiheissa kuvataan Lisäosat-järjestelmänvalvojaliittymä. Jos työtilassasi käytetään Sovellukset-hallintaa, siirry kohtaan Työtilan asetukset > Sovellukset, valitse SharePoint ja sitten Microsoft-käyttöoikeudet. Jatka alla kuvattuun käyttöoikeuksien tarkistukseen ja Microsoft-hyväksyntään.
Kirjaudu ChatGPT:hen työtilan omistajana tai järjestelmänvalvojana.
Siirry kohtaan Järjestelmänvalvoja > Lisäosat.
Tarkista työtilasi Microsoft-sovellusten yhdistetty pyyntö valitsemalla Määritä Microsoft-käyttöoikeudet.
Tarkista luetellut Microsoft-käyttöoikeudet ja kuhunkin liittyvät ChatGPT-toiminnot.
Valitse vain käyttöoikeudet, jotka organisaatiosi aikoo myöntää.
Viimeistele Microsoft-järjestelmänvalvojan hyväksyntä
Jatka Microsoft Entraan ja kirjaudu järjestelmänvalvojatilillä, jolla voi myöntää koko organisaatiota koskevan suostumuksen.
Vahvista organisaatio sekä vahvistettu ChatGPT/OpenAI-sovellus.
Tarkista koko valittu pyyntö ja suorita Microsoftin suostumusprosessi loppuun.
Palaa ChatGPT:hen ja vahvista, että käyttöoikeuksien tarkistus on valmis.
Jos Microsoft Entra ei avaudu, salli ChatGPT:n ponnahdusikkunat ja yritä uudelleen. Microsoftin suostumusnäytössä valittu käyttöoikeuspyyntö hyväksytään tai hylätään kokonaisuutena. Näytössä ei ole erillisiä valintaruutuja kullekin käyttöoikeudelle.
Microsoft-käyttöoikeuksien hyväksyminen ei yhdistä jäsenen Microsoft-tiliä eikä ota toimintoja automaattisesti käyttöön ChatGPT:ssä. Työtilan järjestelmänvalvojien on tarkistettava erikseen Toiminnot, Roolien käyttöoikeudet ja muut asiaankuuluvat työtilan asetukset, jos ne ovat käytettävissä.
Määritä järjestelmänvalvojan hallitsema SharePoint-synkronointi
Järjestelmänvalvojan hallitsemassa SharePoint-synkronoinnissa ehdot täyttävän Enterprise- tai Edu-työtilan omistaja tai järjestelmänvalvoja voi valita työtilalle indeksoitavan SharePoint-sisällön. Jäsenet eivät luo henkilökohtaisia synkronoituja SharePoint-yhteyksiä.
Järjestelmänvalvojan hallitsema indeksi arvioi tiedostoja, sivustoja, Microsoft 365 -ryhmiä ja käyttöoikeuksien hallintaa organisaation hyväksymien Microsoft-sovelluskäyttöoikeuksien avulla. Kukin jäsen voi hakea vain sisältöä, johon hänellä on jo käyttöoikeus.
Valmistele työtila ja Microsoft-vuokraaja
Ennen aloittamista:
Varmista, että järjestelmänvalvojan hallitsema SharePoint-synkronointi on käytettävissä työtilassasi ja alueellasi.
Kirjaudu sisään ChatGPT-työtilan omistajana tai järjestelmänvalvojana.
Koordinoi määritykset Microsoft Entra -järjestelmänvalvojan ja tarvittaessa SharePoint-järjestelmänvalvojan kanssa.
Päätä, mitkä SharePoint-sivustot ja -kansiot indeksoidaan.
Tarkista organisaatiosi Microsoft Purview -luottamuksellisuustunnisteet ja lähderajoitukset.
Varmista, että määritykseen käytettävällä Microsoft-tilillä on valittujen SharePoint-lähteiden määrittämiseen tarvittavat käyttöoikeudet.
Tarkista järjestelmänvalvojan hallinnan lisäkäyttöoikeudet
Järjestelmänvalvojan hallitsema SharePoint-synkronointi voi edellyttää seuraavia Microsoft-lisäkäyttöoikeuksia:
Group.Read.All: Lue tiedostojen käyttöoikeuksissa käytettäviä Microsoft 365 -ryhmiä.
GroupMember.Read.All: Lue ryhmäjäsenyyksiä tosiasiallisten käyttöoikeuksien määrittämistä varten.
User.Read.All: Lue käyttöoikeuksien hallinnan määrittämiseen ja noudattamiseen tarvittavia käyttäjätietoja.
Sites.FullControl.All: Lue SharePointin käyttöoikeushierarkioita ja mahdollista tarkka käyttöoikeuksien arviointi sekä järjestelmänvalvojan hallitsema indeksointi.
Sites.Selected: Tue tarvittaessa valittujen sivustojen määritystä.
SensitivityLabels.Read.All: Lue luottamuksellisuustunnisteiden tietoja, kun käytetään tunnisteet huomioivaa määritystä.
Sites.FullControl.All on laaja Microsoft-käyttöoikeus, joten Microsoft Entra -järjestelmänvalvojan tulee arvioida se organisaatiosi tietoturvavaatimusten perusteella. Järjestelmänvalvojan hallitsema SharePoint-synkronointi käsittelee tämän käyttöoikeuden avulla SharePointin käyttöoikeuksien hallintaa tarkasti. Sen myöntäminen ei tarkoita, että työtilan jäsenet voisivat tarkastella tiedostoja, joihin heillä ei ennestään ole SharePoint-käyttöoikeutta.
Sites.Selected voi näkyä yhteensopivuutta tai valittujen sivustojen työnkulkuja varten, mutta se ei korvaa muita järjestelmänvalvojan hallitseman synkronoinnin edellyttämiä käyttöoikeuksia.
Määritä järjestelmänvalvojan hallitsema yhteys
Siirry kohtaan Järjestelmänvalvoja > Lisäosat ja avaa SharePointin sisältävä lisäosa.
Jos työtilassasi käytetään kohtaa Työtilan asetukset > Sovellukset, valitse sieltä SharePoint.
Avaa SharePointin asetukset ja varmista, että sovellus on otettu käyttöön työtilassa.
Tarkista Roolien käyttöoikeudet, jos työtilasi tukee roolipohjaista käyttöoikeuksien hallintaa.
Jos näet kohdan Indeksoitu haku, valitse Määritä.
Hyväksy yhteys ja valitse sisältö
Kirjaudu pyydettäessä asianmukaisella Microsoft-järjestelmänvalvojatilillä.
Tarkista ja hyväksy järjestelmänvalvojan hallitsemaa käyttöä varten pyydetyt Microsoft-käyttöoikeudet.
Valitse organisaatiosi mukaan sisällytettävät SharePoint-sivustot tai -kansiot. Voit myös valita kaiken tuetun sisällön, jos se vastaa hyväksyttyä käyttöönottosuunnitelmaa.
Käytä Microsoft Purview -luottamuksellisuustunnisteiden suodatusta, kun se on saatavilla ja organisaatiosi käytäntö edellyttää sitä.
Viimeistele määritys ja anna ensimmäisen indeksin muodostumiselle riittävästi aikaa.
Jos aiemmin luotu SharePoint-yhteys edellyttää päivitettyjä Microsoft-käyttöoikeuksia, käytä sovelluksen asetuksissa olevaa uudelleenvaltuutuskehotetta, jos se on käytettävissä. Järjestelmänvalvojan hallitseman yhteyden katkaiseminen ja luominen uudelleen voi edellyttää indeksin muodostamista uudelleen.
Valitse SharePoint- ja OneDrive-sisältö
Järjestelmänvalvojan valitsemat sivustot ja kansiot määrittävät indeksoinnin laajuuden. SharePointin ja Microsoft 365:n nykyiset käyttöoikeudet määrittävät, mitä indeksoituja tuloksia kukin työtilan jäsen voi hakea.
Järjestelmänvalvojan hallitsema SharePoint-synkronointi voi sisältää tuettua OneDrive for work or school -sisältöä, kun järjestelmänvalvoja valitsee kaiken tuetun sisällön ja tarvittavat SharePoint-käyttöoikeudet myönnetään. Henkilökohtaista OneDrivea ei tueta. OneDrive ei sisälly sellaisiin sivustojen ja kansioiden valintaprosesseihin, jotka eivät tue OneDrive-lähteiden valitsemista.
Kussakin työtilassa tuetaan vain yhtä järjestelmänvalvojan hallitsemaa SharePoint-synkronointiyhteyttä.
Tuettu sisältö ja rajoitukset
SharePoint tukee yleisiä tiedostotyyppejä, kuten .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx ja .csv.
Muita rajoituksia:
Suurin tuettu tiedostokoko on 100 Mt tiedostoa kohden.
Järjestelmänvalvojan hallitsema indeksointi perustuu tuettuun tiedostosisältöön. Järjestelmänvalvojan hallitsema synkronointi ei indeksoi SharePoint-sivustojen sivuja. Reaaliaikainen sovellus voi luoda tai hallinnoida tuettuja sivuston sivuja, kun toiminnot ovat käytössä.
Ensimmäinen indeksointi voi kestää tunteja tai kauemmin valitun SharePoint-ympäristön koon ja monimutkaisuuden mukaan.
Osa tuloksista voi puuttua indeksoinnin ollessa vielä kesken.
Tiedostoihin, ryhmäjäsenyyksiin tai käyttöoikeuksiin tehtyjen muutosten näkyminen voi kestää jonkin aikaa.
Microsoft Purview -tunnisteilla suojattuja tiedostoja ei indeksoida, jos tunnisteet edellyttävät salausta tai käyttörajoituksia.
Sivustorajoitukset, luottamuksellisuustunnisteiden suodattimet ja muut järjestelmänvalvojan hallitsemat indeksoinnin hallintatoiminnot koskevat indeksoitua yhteyttä. Ne eivät automaattisesti rajoita erikseen käyttöön otettua reaaliaikaista SharePoint-yhteyttä.
Kun sekä reaaliaikainen SharePoint-käyttö että järjestelmänvalvojan hallitsema indeksointi ovat käytössä, tarkista kumpikin yhteys erikseen. Reaaliaikainen toiminto voi käyttää muuta sisältöä, joka on jo sisäänkirjautuneen työpaikan tai oppilaitoksen tilin käytettävissä.
SharePoint-ongelmien vianmääritys
Yleisten yhteysongelmien ratkaisuohjeet: ChatGPT-sovellusten vianmääritys.
SharePoint ei näy
Varmista, että SharePoint on tilisi käytettävissä ja että työtilasi järjestelmänvalvoja on ottanut sovelluksen käyttöön. Tarkista hallinnoidussa työtilassa, rajoittavatko Roolien käyttöoikeudet tai hyväksyttyjen verkkotunnusten käytäntö sovelluksen käyttöä.
Microsoft-järjestelmänvalvojan hyväksyntä vaaditaan
Pyydä Microsoft Entra -järjestelmänvalvojaa tarkistamaan käyttöoikeuspyyntö. ChatGPT-työtilan järjestelmänvalvoja voi nähdä, mistä Microsoft-käyttöoikeudesta kukin SharePoint-toiminto riippuu, ja poistaa käytöstä toiminnot, joita organisaatiosi ei halua hyväksyä.
Toiminto ei edelleenkään toimi hyväksynnän jälkeen
Varmista seuraavat asiat:
Toiminto on otettu käyttöön SharePoint-sovelluksen Toiminnot-asetuksissa.
Vastaava käyttöoikeuden myöntö on edelleen voimassa Microsoft Entrassa.
Jäsen yhdisti oikean Microsoft-tilin.
Jäsen yhdisti Microsoft-tilinsä uudelleen, jos uusia käyttöoikeuksia otettiin käyttöön.
Microsoft-tilillä on käyttöoikeus kyseiseen sivustoon, tiedostoon tai kansioon.
SharePoint-tiedosto puuttuu
Tarkista seuraavat asiat:
Tiedostotyyppiä tuetaan, eikä tiedosto ylitä kokorajoitusta.
Jos käytät indeksoituja tuloksia, tiedosto kuuluu järjestelmänvalvojan hallitseman indeksoinnin piiriin.
Jäsen voi avata tiedoston SharePointissa.
Viimeaikaisten käyttöoikeusmuutosten päivittymiselle on annettu riittävästi aikaa.
Järjestelmänvalvojan hallitsema synkronointi ei ole käytettävissä
Varmista, että työtilasi täyttää ehdot, SharePoint-synkronointia tuetaan määritetyllä alueellasi ja valtuutettu Microsoft-järjestelmänvalvoja on hyväksynyt tarvittavat sovelluksen käyttöoikeudet. Henkilökohtaisilla ja yksittäisillä ChatGPT-tileillä ei voi ottaa SharePoint-synkronointia käyttöön.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko yhdistää SharePointin ottamatta synkronointia käyttöön?
Kyllä. Kun SharePoint-sovellus on tilisi käytettävissä, voit yhdistää Microsoft-tilisi ja käyttää reaaliaikaisesti sisältöä, johon sinulla on käyttöoikeus. Järjestelmänvalvojan hallitsema synkronointi on erillinen työtilaominaisuus.
Voinko ottaa SharePoint-synkronoinnin käyttöön henkilökohtaisella ChatGPT-tililläni?
Et. Henkilökohtainen SharePoint-synkronointi ei ole enää saatavilla. Vain ehdot täyttävien työtilojen järjestelmänvalvojat voivat määrittää järjestelmänvalvojan hallitseman SharePoint-synkronoinnin.
Voivatko jäsenet nähdä tiedostoja, joita he eivät voi avata SharePointissa?
Eivät. SharePointin ja Microsoft 365:n käyttöoikeudet määrittävät edelleen, mitä kukin jäsen voi hakea.
Sisältyykö OneDrive SharePoint-synkronointiin?
Se voi sisältää tuettua OneDrive for work or school -sisältöä, kun järjestelmänvalvoja valitsee kaiken tuetun sisällön ja tarvittavat SharePoint-käyttöoikeudet myönnetään. Henkilökohtaista OneDrivea ei tueta, eivätkä sivustojen ja kansioiden valintaprosessit sisällä OneDrivea, ellei kyseinen vaihtoehto ole erikseen käytettävissä.
Miksi järjestelmänvalvojan hallitsema synkronointi pyytää Sites.FullControl.All-käyttöoikeutta?
Microsoft edellyttää pääsyä SharePointin käyttöoikeushierarkioihin, jotta yhteys voi arvioida tiedostojen tosiasialliset käyttöoikeudet tarkasti. Microsoft Entra -järjestelmänvalvojan tulee tarkistaa tämä laaja käyttöoikeus ennen sen hyväksymistä. Työtilan jäsenet eivät edelleenkään voi hakea tiedostoja, joihin heillä ei ole käyttöoikeutta.
Voiko reaaliaikaiset SharePoint-toiminnot ja järjestelmänvalvojan hallitseman synkronoinnin ottaa käyttöön samanaikaisesti?
Kyllä. Ne käyttävät eri valtuutusmenetelmiä ja hallintatoimintoja. Järjestelmänvalvojan hallitsemat sivustorajoitukset ja luottamuksellisuustunnisteiden suodattimet eivät automaattisesti rajoita erillistä reaaliaikaista SharePoint-yhteyttä.