Käytä Microsoft Teamsia ChatGPT:ssä työtilasi järjestelmänvalvojan hallitsemalla synkronoinnilla.

Yleiskatsaus

Synkronoitavan Microsoft Teams -sovelluksen avulla ChatGPT Enterprise -työtilan omistajat ja järjestelmänvalvojat voivat yhdistää Microsoft Teams -sovelluksen kerran työtilaansa ja ottaa synkronoinnin käyttöön ilman, että käyttäjän tarvitsee tehdä mitään omatoimista määritystä. Kun omistaja tai järjestelmänvalvoja on ottanut sen käyttöön, ChatGPT indeksoi tuetut Microsoft Teams -viestit ja keskustelujen metatiedot, jotta jäsenet voivat kysyä kysymyksiä ja saada vastauksia Teams-sisällöstä, johon heillä on jo käyttöoikeus. Kun se on käytössä, ChatGPT voi viitata Microsoft Teamsiin automaattisesti tarvittaessa.

• Tyyppi: Sovellus, jossa on synkronointi

• Käyttöpaikka: Chat

• Määritystyyppi: Järjestelmänvalvojan hallitsema käyttöönotto kelvollisille Enterprise- ja Edu-työtiloille

Esimerkkikäyttötapaukset ja kehotteet

Viestintä ja kirjoittaminen

Käytä Microsoft Teams -keskusteluja lähdeaineistona luonnosten laatimiseen, yhteenvetojen tekemiseen ja jatkotoimien löytämiseen.

• ”Tee yhteenveto Teams-keskusteluista aiheesta [project] viime viikolta. Sisällytä mukaan tärkeimmät päätökset, avoimet kysymykset sekä noudetuissa viesteissä mainitut henkilöt tai tiimit.”

• ”Laadi johdon päivitys Teams-keskusteluista aiheesta [launch] ja lisää viittaukset olennaisimpiin keskusteluihin.”

Organisointi ja tuottavuus

Etsi olennaisia keskusteluja ja järjestä ne ajan, aiheen tai seuraavan toimenpiteen mukaan.

• ”Päivitä minut viime viikon Teams-keskusteluista aiheesta [project]. Mikä muuttui, mitä jatkotoimia noudetut viestit ehdottavat ja mitkä ovat seuraavat vaiheet?”

• ”Etsi Teams-viestit, joissa käsiteltiin aihetta [customer, initiative, or incident], ja järjestä ne aikajanaksi päivämäärineen ja lähdelinkkeineen.”

Analyysi ja raportointi

Käytä Teams-keskusteluja kontekstina retrospektiiveihin, suunnitteluun ja poikkitoiminnalliseen raportointiin.

• ”Tunnista Teamsissa tässä kuussa aiheesta [project] mainitut esteet ja ryhmittele ne teemoittain.”

• ”Luo taulukko päätöksistä ja avoimista kysymyksistä Teams-keskusteluista aiheesta [program], mukaan lukien päivämäärät ja lähdelinkit, kun ne ovat saatavilla.”

Mihin sillä on pääsy

• Tuetut Microsoft Teams -viestit ja keskustelujen metatiedot, jotka yhdistetty Microsoft-vuokraaja tuo saataville

• Viestiteksti ja metatiedot, kuten lähettäjä- tai tekijätiedot, jos saatavilla, aikaleimat ja lähdelinkit

• Keskustelujen jäsenyys- ja ryhmäjäsenyystiedot, joita tarvitaan Microsoft Teamsin käyttöoikeuksien noudattamiseen

Mitä se voi tehdä

• Synkronoi tuettu Microsoft Teams -sisältö ChatGPT:hen, jotta ChatGPT voi hakea olennaista Teams-kontekstia vastatessaan kysymyksiin

• Anna omistajien ja järjestelmänvalvojien valita, mikä Teams-sisältö synkronoidaan, ja käyttää Microsoft Purview -luottamuksellisuustunnisteiden suodatinta

• Noudata Microsoft Teamsin ja Microsoft 365:n käyttöoikeuksia, jotta jäsenet saavat vain sisältöä, johon heillä on jo käyttöoikeus

• Noudata ChatGPT-työtilan käyttöoikeuksien hallintaa, mukaan lukien roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta, jos se on käytettävissä

• Pidä synkronoitu viestisisältö ja käyttöoikeustiedot ajan tasalla ensimmäisen synkronoinnin jälkeen

Rajoitukset

• Synkronoitava Microsoft Teams -sovellus on vain luku -tilassa. Se ei anna ChatGPT:n lähettää viestejä, luoda chatteja tai kanavia, luoda tehtäviä, luetella jokaista tiimiä tai kanavaa, luetella kaikkia keskustelun jäseniä tai tehdä muita reaaliaikaisia Microsoft Teams -toimintoja.

• Se ei hae erikseen Teams-liitteitä, tiedostoja, videoita tai kokoustallenteita, ellei niiden teksti näy tuetussa viestisisällössä.

Pyydetyt Microsoft-käyttöoikeudet

Synkronointia käyttävä Microsoft Teams -sovellus pyytää Microsoft Graph -käyttöoikeuksia, jotta ChatGPT voi synkronoida hyväksytyt Teams- ja hakemistotiedot taustalla sen jälkeen, kun Microsoft Entra -järjestelmänvalvoja on antanut suostumuksensa. Useimmat pyydetyt käyttöoikeudet ovat sovelluksen käyttöoikeuksia, joten ChatGPT voi pitää hyväksytyt Teams- ja hakemistotiedot synkronoituina ilman, että jokaisen käyttäjän tarvitsee kirjautua sisään erikseen. SensitivityLabels.Read.All on delegoitu käyttöoikeus, ja sitä käytetään luottamuksellisuustunnisteiden lukemiseen. Kaikki pyydetyt käyttöoikeudet edellyttävät Microsoft Entra -järjestelmänvalvojan suostumusta.

Synkronoitavan Microsoft Teams -sovelluksen käyttöönotto tiimillesi

ChatGPT-työtilan omistaja tai järjestelmänvalvoja ottaa synkronoitavan Microsoft Teams -sovelluksen käyttöön. Jäsenten ei tarvitse yhdistää Microsoft Teamsia erikseen järjestelmänvalvojan hallitsemaa synkronointia varten.

Ennen kuin aloitat

• Varmista, että Microsoft Teams on käytössä työtilassa.

• Käytä Microsoft Teams -järjestelmänvalvojan tiliä, joka voi myöntää Microsoft Entra -järjestelmänvalvojan suostumuksen.

• Päätä, mitkä tiimit, kanavat tai keskustelut sisällytetään synkronoinnin soveltamisalaan.

Käyttöönoton aloittaminen

1. Siirry kohtaan Työtilan asetukset > Sovellukset.

2. Etsi Microsoft Teams ja varmista, että sovellus on käytössä työtilassa.

3. Valitse Määritä käyttöoikeudet, jotta voit hallita, mitkä työtilan roolit voivat käyttää Microsoft Teamsia ChatGPT:ssä, jos roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta on käytettävissä työtilassasi.

4. Valitse Microsoft Teamsille Ota synkronointi käyttöön.

5. Valitse Ota käyttöön tiimillesi. Synkronoitava Microsoft Teams -sovellus ei tarjoa omatoimista synkronointivaihtoehtoa.

6. Jatka Microsoftin kirjautumisprosessiin ja kirjaudu sisään Microsoft Teams -järjestelmänvalvojan tilillä käyttäen samaa sähköpostiosoitetta, joka näkyy ChatGPT:ssä määrityksen aikana.

7. Tarkista ja hyväksy pyydetyt Microsoft-käyttöoikeudet.

Synkronoitavan sisällön valitseminen

1. Valitse Teams-soveltamisalavalitsimella, mikä Teams-sisältö sisällytetään synkronointiin.

2. Jos Microsoft-vuokraajasi käyttää Microsoft Purview -luottamuksellisuustunnisteita, ota käyttöön Microsoft Purview -luottamuksellisuustunnisteiden suodatin.

Viimeistele määritys.

Synkronoinnin soveltamisala

Määrityksen aikana omistajat ja järjestelmänvalvojat voivat valita Teams-sisällön, jonka ChatGPT synkronoi. Teams-soveltamisalavalitsin ja Microsoft Purview -suodatin määrittävät järjestelmänvalvojan hallitseman synkronoinnin soveltamisalan, ja Microsoft Teamsin käyttöoikeuksia sovelletaan edelleen, kun jäsenet esittävät kysymyksiä ChatGPT:ssä. Valitse Teams-soveltamisalavalitsimella, mitkä tiimit, kanavat tai keskustelut sisällytetään synkronointiin. Jos Microsoft-vuokraajasi käyttää Microsoft Purview -luottamuksellisuustunnisteita, rajoita synkronointia luottamuksellisuustunnisteen mukaan Microsoft Purview -suodattimella ja pidä Teams-synkronointi organisaatiosi tietosuojakäytännön mukaisena.

Kun määritys on valmis, ChatGPT alkaa synkronoida Microsoft Teams -sisältöä ja käyttöoikeustietoja valitulta soveltamisalalta. Ensimmäinen synkronointi voi kestää jonkin aikaa, ja osa tuloksista voi puuttua, kunnes synkronointi on valmis. Kun synkronointi on käytettävissä, jäsenet voivat esittää kysymyksiä Microsoft Teams -sisällöstä, johon heillä on jo käyttöoikeus, ilman erillistä tunnistautumista tai synkronoinnin manuaalista käyttöönottoa.

Synkronoinnin soveltamisalan ja käyttöoikeuksien hallinta

• Omistajat ja järjestelmänvalvojat voivat myöhemmin päivittää Teams-soveltamisalavalitsimen valinnan ja Microsoft Purview -luottamuksellisuustunnisteiden suodattimen kohdassa Työtilan asetukset > Sovellukset.

• Kapeamman synkronoinnin soveltamisalan valitseminen vähentää sitä, mitä ChatGPT voi hakea. Valitun Teams-soveltamisalan ulkopuolista tai Purview-suodattimen pois sulkemaa sisältöä ei synkronoida.

• Jos sekä tavallinen Microsoft Teams -sovellus että synkronoitava Microsoft Teams -sovellus ovat käytössä, lukutoiminnot voivat tulla kummasta tahansa sovelluksesta. Microsoft Purview -suodattimet koskevat vain synkronoitua käyttöönottoa, eivät tavallista Microsoft Teams -sovellusta. Varmistaakseen, että synkronoitua soveltamisalaa noudatetaan, omistajat ja järjestelmänvalvojat voivat poistaa tavallisen Microsoft Teams -sovelluksen lukutoiminnot käytöstä kohdassa Työtilan asetukset > Sovellukset.

• Käyttöoikeusmuutokset tulevat voimaan synkronoinnin päivittymisen jälkeen, joten päivitysten näkyminen ChatGPT:ssä voi kestää jonkin aikaa.

• Ensimmäinen synkronointi voi kestää jonkin aikaa. Pienemmissä ympäristöissä sisältö voi alkaa näkyä muutamassa tunnissa; suuremmissa ympäristöissä täysi synkronointi voi kestää pidempään.

• Osittaisen synkronoinnin aikana osa viimeaikaisesta sisällöstä voi olla jo käytettävissä, kun vanhempi tai harvemmin käytetty sisältö on vielä synkronoitumassa. Osa tuloksista voi puuttua, kunnes täysi synkronointi on valmis.

• Teams-chatin synkronointipolku indeksoi viestitekstin, viestien esikatselut, aikaleimat, keskustelujen metatiedot, tekijätiedot, jos saatavilla, sekä lähdelinkit. Se ei indeksoi erikseen Teamsissa jaettuja liitteitä, tiedostoja, videoita tai kokoustallenteita, ellei niiden teksti näy tuetussa viestisisällössä.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä tapahtuu, jos Microsoft Teams -synkronointia ei oteta käyttöön?

Jos Microsoft Teams -synkronointia ei oteta käyttöön, ChatGPT ei indeksoi Microsoft Teams -sisältöä etukäteen työtilaa varten. Käyttäjät voivat silti ehkä käyttää tavallista Microsoft Teams -sovelluskokemusta, jos se on otettu käyttöön työtilassa ja se on heidän käytettävissään, mutta järjestelmänvalvojan hallitsema synkronointikokemus ei ole aktiivinen.

Voivatko omistajat ja järjestelmänvalvojat hallita, kenellä on pääsy synkronoitavaan Microsoft Teams -sovellukseen?

Kyllä. Työtilan omistajat ja järjestelmänvalvojat voivat hallita sovelluksen saatavuutta kohdassa Työtilan asetukset > Sovellukset. Enterprise- ja Edu-työtiloissa he voivat myös käyttää roolipohjaista käyttöoikeuksien hallintaa määrittääkseen, mitkä roolit voivat käyttää Microsoft Teamsia ChatGPT:ssä.

Näkevätkö käyttäjät Microsoft Teams -sisältöä, johon heillä ei ole käyttöoikeutta?

Ei. Microsoft Teamsin käyttöoikeuksia noudatetaan. ChatGPT käyttää synkronoituja keskustelu- ja jäsenyystietoja, jotta kukin jäsen voi hakea vain Teams-sisältöä, jota hänellä on jo oikeus käyttää Microsoft Teamsissa.

Milloin uusi tai päivitetty Teams-sisältö näkyy?

Ensimmäisen synkronoinnin jälkeen Microsoft Teams -sisältö ja käyttöoikeustiedot päivitetään säännöllisesti. Uusien viestien, päivitysten ja käyttöoikeusmuutosten näkyminen ChatGPT:ssä voi kestää jonkin aikaa.

Voivatko käyttäjät katkaista järjestelmänvalvojan hallitseman Microsoft Teams -synkronoinnin yhteyden?

Ei. Microsoft Teams -synkronointiyhteyttä hallinnoi työtilan omistaja tai järjestelmänvalvoja. Jäsenten ei tarvitse yhdistää tai katkaista sitä erikseen.

Voiko ChatGPT lähettää viestejä tai luoda kohteita Microsoft Teamsissa synkronoinnin kautta?

Ei. Synkronoitavaa Microsoft Teams -sovellusta käytetään synkronoidun Teams-viestisisällön ja metatietojen hakemiseen ChatGPT:ssä. Se ei anna ChatGPT:n lähettää Teams-viestejä, luoda chatteja tai kanavia, luoda tehtäviä tai tehdä muita reaaliaikaisia Microsoft Teams -toimintoja.

Miten synkronoitava Microsoft Teams -sovellus eroaa tavallisesta Microsoft Teams -sovelluksesta?

Tavallinen Microsoft Teams -sovellus antaa käyttäjän yhdistää oman Microsoft Teams -tilinsä tarpeen mukaan tapahtuvaa käyttöä varten työtilan asetuksista riippuen. Synkronoitava Microsoft Teams -sovellus antaa kelvollisen työtilan omistajan tai järjestelmänvalvojan yhdistää kerran ja ottaa synkronoinnin käyttöön työtilassa. Käyttäjien ei tarvitse tehdä henkilökohtaista OAuth-määritystä hyötyäkseen synkronoidusta Teams-sisällöstä, johon heillä on jo käyttöoikeus.

Onko Microsoft Teamsille omatoimista synkronoinnin määritystä?

Ei. Synkronoitava Microsoft Teams -sovellus tukee vain järjestelmänvalvojan hallitsemaa käyttöönottoa toiminnolla Ota käyttöön tiimillesi.

Voivatko omistajat ja järjestelmänvalvojat valita, mitkä tiimit, kanavat tai keskustelut synkronoidaan?

Kyllä. Määrityksen aikana omistajat ja järjestelmänvalvojat voivat valita, mitkä tiimit, kanavat tai keskustelut sisällytetään synkronoinnin piiriin. Jos Microsoft-vuokraaja käyttää Microsoft Purview -luottamuksellisuustunnisteita, omistajat ja järjestelmänvalvojat voivat myös käyttää Purview-suodatinta. ChatGPT indeksoi vain soveltamisalaan kuuluvat tuetut Teams-viestit ja keskustelujen metatiedot, ja käyttäjät hakevat edelleen vain sisältöä, johon heillä on käyttöoikeus Microsoft Teamsissa.

Täytyykö käyttäjien ottaa Microsoft Teams käyttöön manuaalisesti jokaisessa chatissa?

Ei. Kun järjestelmänvalvojan hallitsema synkronointi on määritetty, käyttäjien ei tarvitse tunnistautua erikseen tai ottaa synkronointia käyttöön manuaalisesti. He voivat esittää kysymyksiä Microsoft Teams -sisällöstä, ja ChatGPT voi viitata synkronoituun Teams-sisältöön tarvittaessa.

Mistä ChatGPT tietää, millä käyttäjillä pitäisi olla käyttöoikeus?

ChatGPT synkronoi Microsoft Teamsin käyttäjä-, keskustelu- ja jäsenyystiedot ja yhdistää synkronoidut Teams-käyttäjät ChatGPT-työtilan käyttäjiin, jotta käyttöoikeudet voidaan panna täytäntöön. Käyttäjät saavat vain sisältöä, johon heillä on käyttöoikeus Microsoft Teamsissa.

Voivatko omistajat ja järjestelmänvalvojat muuttaa myöhemmin, mitä synkronoidaan?

Kyllä. Omistajat ja järjestelmänvalvojat voivat hallita Microsoft Teams -sovellusta ja synkronointiyhteyttä kohdasta Työtilan asetukset > Sovellukset, mukaan lukien sovelluksen tai synkronointiyhteyden poistaminen käytöstä. He voivat myös päivittää Teams-soveltamisalavalitsimen valinnan ja Microsoft Purview -suodattimen. Muutokset tulevat voimaan synkronoinnin päivittymisen jälkeen.

Voimmeko ottaa käyttöön sekä tavallisen Microsoft Teams -sovelluksen että synkronoitavan Microsoft Teams -sovelluksen?

Kyllä. Tavallinen Microsoft Teams -sovellus ja järjestelmänvalvojan hallitsema synkronointikokemus ovat erillisiä määrityspolkuja, ja molemmat voidaan ottaa käyttöön. Jos molemmat ovat käytössä, lukutoiminnot voivat tulla kummasta tahansa sovelluksesta. Microsoft Purview -suodattimet koskevat vain synkronoitua käyttöönottoa, eivät tavallista Microsoft Teams -sovellusta. Jos omistajien ja järjestelmänvalvojien täytyy varmistaa, että synkronoitua soveltamisalaa noudatetaan lukutoiminnoissa, he voivat poistaa tavallisen Microsoft Teams -sovelluksen lukutoiminnot käytöstä kohdassa Työtilan asetukset > Sovellukset.

Miten synkronoitava Microsoft Teams -sovellus näkyy kohdassa Työtilan asetukset > Sovellukset?

Kun järjestelmänvalvojan hallitsema synkronoinnin käyttöönotto on yhdistetty, omistajat ja järjestelmänvalvojat näkevät toissijaisen Microsoft Teams -rivin synkronoidulle käyttöönotolle. Toimintojen hallintatoiminnot pysyvät tavallisessa Microsoft Teams -sovelluksessa; synkronoidulla käyttöönotolla ei ole erillisiä toimintojen hallintatoimintoja.