Tietosuojakäytännön laatiminen sivustollesi
Tässä artikkelissa annetaan ohjeita tietosuojakäytännön laatimiseen ChatGPT-sivustollesi (”sivusto”), jotta se täyttää tietosuojalakien vaatimukset esimerkiksi EU:ssa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Brasiliassa ja tietyissä Yhdysvaltain osavaltioissa. Lue tämä artikkeli, jos haluat lisätietoja tietosuojalakien yleisestä noudattamisesta.
Miksi tarvitset sivustollesi tietosuojakäytännön?
Jos keräät sivustollasi henkilötietoja joko suoraan henkilöiltä itseltään tai muista lähteistä, tietosuojalait edellyttävät, että annat näille henkilöille tietyt tiedot siitä, miten käytät heidän henkilötietojaan. Helpoin ja yleisin tapa täyttää tämä vaatimus on julkaista sivustollasi tietosuojakäytäntö. Tietosuojakäytännössä esitetään keskeiset tiedot rekisterinpitäjästä, sivustolla kerätyistä henkilötiedoista ja siitä, miten näitä henkilötietoja käytetään, sekä selitetään, mitä oikeuksia henkilöillä on henkilötietoihinsa nähden tietosuojalainsäädännön nojalla.
Voit käyttää näitä ohjeita apuna laatiessasi tietosuojakäytäntöä, joka täyttää nämä vaatimukset. Sinun ei kuitenkaan tarvitse käyttää meidän sanamuotojamme. Voit myös tutustua OpenAI:n tietosuojakäytäntöön nähdäksesi lähestymistapamme.
Huomaa, että tämä artikkeli ei ole oikeudellista neuvontaa, vaan se annetaan ainoastaan tiedoksi. Suosittelemme, että hankit omaa oikeudellista neuvontaa ymmärtääksesi velvoitteesi sinuun mahdollisesti sovellettavien lakien nojalla sen mukaan, missä sinä ja Sites-palvelusi vierailijat sijaitsette.
Alla olevat esimerkit ovat vain lähtökohtia. Mukauta ne sen mukaan, mitä tietoja sivustosi tosiasiassa kerää, miten käytät niitä, missä maissa sinä ja vierailijasi sijaitsette sekä mikä sopimus koskee ChatGPT Sitesin käyttöäsi.
Muista myös , ettei tietojen sisällyttäminen tietosuojakäytäntöön aina riitä. Jos käytät henkilötietoja tavalla, jota käyttäjäsi eivät välttämättä odottaisi tai joka voisi yllättää heidät, sinun on ehkä tehtävä enemmän tiedottaaksesi heille selkeästi, esimerkiksi lisäämällä sivustollesi lisäilmoituksia.
Tietosuojakäytännön päivittäminen ja saataville asettaminen
Kun olet laatinut tietosuojakäytäntösi, sinun tulee asettaa se kaikkien sivustollasi vierailevien saataville. Hyvä käytäntö on yleensä lisätä linkki tietosuojakäytäntöön sivustosi jokaiselle sivulle, evästebanneriin (jos sinulla on sellainen) ja kaikille rekisteröitymissivuille (myös markkinointisähköposteihin).
Sinun tulee tarkistaa ja päivittää tietosuojakäytäntösi aina, kun henkilötietojen keräämis- tai käsittelytoimesi muuttuvat – esimerkiksi jos alat kerätä sivustolla uuden tyyppisiä henkilötietoja tai käyttää keräämiäsi henkilötietoja uuteen tarkoitukseen.
Käytännön laatiminen
Esittele sivusto ja kerro, kuka olet
Aloita hyvin lyhyellä johdannolla tietosuojakäytäntöön ja sivustoosi. Sinun tulee yksilöidä ”rekisterinpitäjä” (eli henkilö tai organisaatio, joka päättää, miten ja miksi henkilötietoja käytetään). Jos ylläpidät sivustoa ryhmän tai organisaation puolesta, sinun tulee yksilöidä kyseinen ryhmä tai organisaatio. Jos ylläpidät sivustoa yksityishenkilönä, sinun on sisällytettävä oma nimesi.
ESIMERKKI: Lue [SITE]-sivuston tietosuojakäytäntö. Siinä kerrotaan, mitä tietoja sinusta kerätään, kun käytät [SITE]-sivustoa, ja miten niitä käytetään. Tätä sivustoa ylläpitää [INSERT NAME/ORGANIZATION].
Selitä, mitä henkilötietoja keräät
Anna lyhyt luettelo tai yleiskuvaus tietotyypeistä, joita sivustolla voidaan kerätä. Kaikkia tietoryhmiä ei välttämättä tarvitse luetella, mutta varmista, että henkilöt ymmärtävät, millaisia tietoja heistä voidaan kerätä. Sinun tulee myös tehdä selväksi, milloin näitä tietoja kerätään – esimerkiksi jos heidän on annettava ne rekisteröityessään tilille palvelussasi.
ESIMERKKI: Keräämme tietoja, jotka annat meille suoraan, ja keräämme myös tietoja, jotka liittyvät [SITE]-sivuston käyttöön. Voimme kerätä muun muassa seuraavia tietoryhmiä:
Nimesi, käyttäjätunnuksesi ja sähköpostiosoitteesi, jos luot tilin tai käytät tiliä kirjautuaksesi [SITE]-sivustolle.
Antamasi valinnaiset profiilitiedot, kuten valokuvasi tai syntymäpäiväsi.
Kommentit tai muut tiedot, joita julkaiset [SITE]-sivustolla.
Nimesi, yhteystietosi ja kysymyksesi, jos käytät Ota yhteyttä -lomaketta.
Tietoja [SITE]-sivuston käytöstäsi, jos olet kirjautunut tilillesi.
Evästeiden ja muiden seurantateknologioiden avulla automaattisesti kerätyt tiedot, kuten tiedot [SITE]-sivustolla vierailemistasi verkkosivuista ja käyttämästäsi sisällöstä.
Kirjautuminen ChatGPT:llä
Jos sivustosi käyttää ChatGPT:llä kirjautumista, OpenAI voi jakaa vierailijan nimen, sähköpostiosoitteen ja profiilikuvan, jos sellainen on saatavilla, sivustolle sen jälkeen, kun vierailija hyväksyy kirjautumisen. Selitä tämä tietosuojakäytännössäsi ja kuvaa, miten sivustosi käyttää näitä tietoja.
ESIMERKKI: [SITE] käyttää ChatGPT:llä kirjautumista, jotta voit kirjautua sisään ChatGPT-tililläsi. Jos valitset tämän vaihtoehdon, OpenAI jakaa nimesi, sähköpostiosoitteesi ja profiilikuvasi, jos sellainen on saatavilla, [SITE]-sivuston kanssa sen jälkeen, kun olet hyväksynyt kirjautumisen.
Evästeet ja vastaavat teknologiat
Kerro käyttäjille sivuston käyttämistä evästeistä tai vastaavista teknologioista. Jos sivusto käyttää muita kuin välttämättömiä evästeitä tai vastaavia seurantateknologioita, sinun on ehkä hankittava suostumus ennen niiden asettamista tai lukemista. Vaatimukset vaihtelevat sijainnin mukaan.
Sen lisäksi, että lisäät tietosuojakäytäntöösi tietoja evästeistä, evästeisiin voi liittyä muitakin vaatimuksia, kuten erillinen evästebanneri. Evästeitä ja vastaavia teknologioita koskevat säännöt ovat monimutkaisia ja vaihtelevat sen mukaan, missä sinä olet ja missä maassa käyttäjäsi ovat. Suosittelemme hakemaan oikeudellista neuvontaa tai tutustumaan paikallisten tietosuojaviranomaisten ohjeisiin.
ESIMERKKI: [SITE] käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita, jotka tallennetaan selaimeesi ja keräävät automaattisesti tiettyjä tietoja, kun käytät [SITE]-sivustoamme. Osa näistä evästeistä säilyy vain sen ajan, jonka vietät [SITE]-sivustolla, mutta toiset säilyvät selaimessa [INSERT DURATION]. Käytämme evästeitä seuraaviin tarkoituksiin:
[SITE]-sivuston toiminnan tukemiseen, kuten asetusten muistamiseen tai upotetun median tukemiseen.
Analytiikkatarkoituksiin, jotta voimme ymmärtää, miten käyttäjät käyttävät [SITE]-sivustoa, ja parantaa sitä.
Mainonnan näyttämiseen [SITE]-sivustolla ja mainonnan vaikutuksen ymmärtämiseen, jos annat suostumuksesi mainosevästeisiin.
Selitä, miksi keräät henkilötietoja ja miten käytät niitä
Sinun tulee selittää, miksi keräät henkilötietoja ja miten aiot käyttää niitä.
Suosittelemme myös, että tässä osiossa kerrot henkilötietojen käsittelyn ”oikeusperusteen” tietosuojalakien, kuten GDPR:n, mukaisesti. Oikeusperuste voi olla esimerkiksi se, että sinulla on käyttäjän suostumus, käsittely on tarpeen käyttäjän kanssa tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai käsittely on tarpeen oikeutettujen etujesi toteuttamiseksi. Jos vetoat ”oikeutettuihin etuihin”, sinun on yksilöitävä nämä edut erikseen. Tämä voi olla yksi tietosuojalainsäädännön monimutkaisemmista osa-alueista, joten suosittelemme erityisesti hakemaan oikeudellista neuvontaa.
ESIMERKKI: Keräämme ja käytämme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
[SITE]-sivuston toiminnallisuuden tarjoamiseen.
Viestintään kanssasi ja kysymyksiisi vastaamiseen.
Markkinoinnin lähettämiseen sinulle.
Ymmärtääksemme, miten [SITE]-sivustoa käytetään, jotta voimme parantaa [SITE]-sivustoa.
Tukeudumme seuraaviin GDPR:n mukaisiin oikeusperusteisiin:
Suostumukseesi, kun kysymme, voimmeko lähettää sinulle markkinointisähköposteja.
Siihen, että käsittely on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi, kun meidän on käsiteltävä henkilötietoja pyytämäsi palvelun tarjoamiseksi.
Siihen, että käsittely kuuluu oikeutettuihin etuihimme, kun teemme tutkimusta ja analyysiä siitä, miten [SITE]-sivustoa käytetään. Meillä on oikeutettu etu parantaa [SITE]-sivustoa kaikkien käyttäjiemme hyväksi.
Selitä, kenelle jaat henkilötietoja
Luettele kolmannet osapuolet tai kolmansien osapuolten ryhmät, joiden kanssa jaat henkilötietoja. Näihin voi kuulua organisaatioita, jotka auttavat tarjoamaan sivuston tai vierailijan pyytämän palvelun. Selitä, onko jakaminen välttämätöntä, suostumukseen perustuvaa vai lain edellyttämää.
OpenAI isännöi ja ylläpitää Sites-palvelua ja voi käsitellä sivustosi kautta kerättyjä tietoja siinä määrin kuin palvelun tarjoaminen edellyttää. Soveltuvin osin kyseistä käsittelyä sääntelee OpenAI Tietojenkäsittelyliite tai organisaatiosi ja OpenAI:n allekirjoittama Tietojenkäsittelyliite. Kuvaa OpenAI:n rooli tilillesi soveltuvilla termeillä.
ESIMERKKI: Jaamme henkilötietoja seuraavissa tilanteissa:
Palveluntarjoajien kanssa, jotka auttavat tarjoamaan [SITE]-sivuston, mukaan lukien OpenAI, joka isännöi [SITE]-sivustoa puolestamme.
Jos laki edellyttää tai sallii tietojen jakamisen.
Jos meillä on suostumuksesi.
Selitä, kuinka kauan säilytät henkilötietoja
Sinun tulee kertoa käyttäjille selkeästi, kuinka kauan säilytät heidän tietojaan. Jos et voi antaa tarkkaa ajanjaksoa, selitä, miten päätät, milloin heidän tietonsa poistetaan.
ESIMERKKI: Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin tarvitsemme niitä edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Tarkka ajanjakso riippuu siitä, miten käytät [SITE]-sivustoa. Tarkistamme hallussamme olevat tiedot säännöllisesti varmistaaksemme, että tarvitsemme niitä edelleen.
Selitä, missä henkilötietoja säilytetään
Selitä, missä henkilötietoja käsitellään ja mitä kansainvälisiä siirtoja koskevia suojatoimia sovelletaan. Tarkista nykyiset Sites-palvelun isännöintiä ja tietojen sijaintipaikkaa koskevat asiakirjat sekä tiliisi sovellettava sopimus ja Tietojenkäsittelyliite. ChatGPT Sites ei julkaisun yhteydessä tue tietojen sijaintipaikkaa eikä päättelyn sijaintipaikkaa koskevia vaatimuksia.
Älä kopioi isännöintimaata tai siirtomekanismia tietosuojakäytäntöösi, ellei se pidä paikkaansa sivustosi ja sopimuksesi osalta. Lisää tilikohtainen esimerkki vasta, kun olet vahvistanut sovellettavat isännöinti- ja siirtoehdot.
Selitä käyttäjän oikeudet
Vierailijoidesi sijainnista riippuen tietosuojalait voivat antaa heille oikeuden saada pääsy henkilötietoihinsa, oikaista, poistaa tai rajoittaa niitä, vastustaa niiden käsittelyä tai saada niistä kopio, peruuttaa suostumus tai tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Selitä, mitkä oikeudet soveltuvat ja miten vierailijat voivat käyttää niitä.
ESIMERKKI: Sinuun sovellettavista laeista riippuen sinulla voi olla oikeuksia [SITE]-sivuston kautta kerättyihin henkilötietoihin, mukaan lukien alla luetellut oikeudet.
Saada pääsy henkilötietoihisi.
Poistaa henkilötietosi rekistereistämme.
Oikaista tai päivittää henkilötietosi.
Siirtää henkilötietosi kolmannelle osapuolelle (oikeus tietojen siirrettävyyteen).
Rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä.
Peruuttaa suostumuksesi, jos käsittely perustuu suostumukseen.
Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten tai muuta käsittelyä, joka perustuu oikeutettuihin etuihimme.
Tehdä valitus paikalliselle tietosuojaviranomaiselle.
Anna yhteyspiste
Sinun tulee tarjota yhteyspiste sivustollasi kerättyjä henkilötietoja koskevia tiedusteluja, huolenaiheita tai valituksia varten. Voit antaa sähköposti- tai postiosoitteen.
ESIMERKKI: Jos sinulla on kysymyksiä tai huolenaiheita henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa meihin yhteyttä osoitteessa [INSERT].