Pangkalahatang-ideya

Bago imbitahan ang mga empleyadong gumagamit na ng ChatGPT, kumpirmahin kung aling account ang gagamitin nila at ipaliwanag ang mga kinakailangan para mag-sign in sa inyong workspace. Talakayin sa kanila ang mga opsyon sa paglipat para maunawaan nila kung ano ang mangyayari sa kanilang personal na content, mga subscription, at access.

Suriin ang mga kasalukuyang account bago magpadala ng mga imbitasyon

Itanong kung gumagamit na ang mga empleyado ng personal, Plus, o Pro na ChatGPT account gamit ang email address nila sa kumpanya. Kumpirmahin ang eksaktong email address na tatanggap ng imbitasyon at ang workspace ng kumpanya na dapat salihan.

Dapat tanggapin ng mga empleyado ang imbitasyon at mag-sign in gamit ang parehong email address. Kapag gumawa ng kapalit na account o gumamit ng ibang email address, maaaring magmukhang nawawala ang inaasahang workspace o kasalukuyang history.

Kung hindi makita ang imbitasyon, hilingin sa may-ari ng workspace na tingnan ang mga nakabinbing imbitasyon at piliin ang Ipadala muli ang imbitasyon, kung available. Hindi direktang maipapadala muli ang mga imbitasyong pinamamahalaan sa pamamagitan ng SCIM. I-verify sa inyong IT team ang anumang hindi inaasahang imbitasyon bago mag-sign in.

Ang account ang ginagamit ng empleyado para mag-sign in sa ChatGPT. Nasa workspace ang kanyang mga chat, content, at setting. Maaaring ma-access ng isang account ang magkahiwalay na personal na workspace at workspace ng kumpanya. Magkahiwalay na aksyon ang pagsali sa workspace ng kumpanya at paglilipat ng personal na content.

Unawain kung ano ang makikita ng mga empleyado

Maaaring magkaiba ang mga opsyon sa pag-sign in at onboarding na makikita ng mga empleyado depende sa kanilang imbitasyon, plan ng workspace, at kasalukuyang account. Gamitin ang talahanayan sa ibaba para ipaliwanag kung ano ang dapat nilang asahan.

Suriin ang pag-sign in at provisioning

Ang pagpapalit ng email address sa personal na account ay hindi garantiya na magagamit na ang dati nitong email sa trabaho para sa bagong account o SCIM provisioning. Maaari ring patuloy na makaapekto sa access ang dating paggamit ng SSO kahit naalis na ang na-verify na domain. Makipag-ugnayan sa Suporta ng OpenAI bago gumawa ng mga pagbabago. Huwag mag-alis ng na-verify na domain o gumawa ng kapalit na account bilang pansamantalang solusyon.

Kung available ang awtomatikong paggawa ng account para sa Enterprise o Edu, maaaring simulan ng pag-sign in gamit ang na-verify na email sa kumpanya ang parehong proseso ng paglipat. Suriin ang mga apektadong account bago ito i-enable.

Hindi muling ina-activate ng awtomatikong paggawa ng account ang inalis o na-deactivate na membership sa workspace. Kung makita mo ang “Walang nakitang kwalipikadong ChatGPT account,” hilingin sa may-ari o admin ng workspace na kumpirmahin ang iyong awtorisasyon at imbitahan kang muli.

Maaaring makagamit ng isang seat ang user na idinagdag sa workspace kahit hindi siya makapag-sign in dahil sa mga limitasyon sa access ng kanyang identity provider. Kung nakaugnay ang parehong na-verify na domain sa maraming workspace, maaaring maimbitahan ang tao sa higit sa isang workspace dahil sa awtomatikong paggawa ng account. Suriin ang mga pagkakaugnay ng domain at ang mga naka-enable na setting bago ang rollout.

Suriin ang mga opsyon sa paglipat at ang mga epekto nito

Piliin kung paano pangangasiwaan ang personal na content

Bago ilipat ng mga empleyado ang personal nilang content, ipaliwanag ang mga available na opsyon para sa lilipatan nilang workspace. Kumpirmahin kung maaari nilang panatilihing hiwalay ang personal nilang workspace o kung kailangan nilang kumpletuhin ang isang hakbang sa paglipat. Kung pananatilihing hiwalay ng mga empleyado ang personal nilang workspace, magpapatuloy ang anumang personal na subscription hanggang sa kanselahin ito. Talakayin sa kanila ang suportadong content, mga hindi kasama, at mga epekto sa access bago sila magpatuloy. Para sa mga detalye, tingnan ang mga opsyon sa paglipat ng personal na workspace.

Kung mag-upgrade sa Enterprise ang isang Business workspace, hindi isinasama sa ibang workspace ang mismong Business workspace. Maaari pa ring makatanggap ang empleyado ng hiwalay na abiso para sa paglipat ng personal na workspace habang nag-o-onboarding sa Enterprise.

Kapag gumagamit ang imbitasyon sa Enterprise o Edu ng na-verify na domain ng kumpanya, maaaring kailangang kumpletuhin muna ang isang hakbang sa paglipat bago sumali ang empleyadong may personal na workspace na nakaugnay sa parehong email ng account. Depende sa mga available na opsyon, maaaring isama ng empleyado ang personal niyang workspace sa workspace ng kumpanya para makopya rito ang suportadong content, o i-export at i-delete ang personal niyang data. Karaniwang hindi nagsisimula ng paglipat ang imbitasyong gumagamit ng hindi na-verify o external na domain.

Suriin ang content at mga subscription

• Mga chat at lokasyon ng data: Maaaring hindi mailipat ang mga personal na chat sa workspace ng kumpanya dahil sa mga kinakailangan sa lokasyon ng data. Kung hindi posible ang paglilipat, i-export ang mahalagang data mula sa personal na workspace bago simulan ang proseso at tiyaking nabubuksan ang na-download na file. Hindi available ang self-service na pag-export ng data sa mga workspace ng ChatGPT Business o Enterprise. Kung mabigo ang pag-export, huminto at makipag-ugnayan sa Suporta ng OpenAI.

• Mga GPT: Pribado ang mga nailipat na GPT at hindi awtomatikong ibinabahagi sa ibang miyembro ng workspace. Kung dati nang ibinahagi ang isang GPT sa pamamagitan ng pampublikong link o na-publish sa GPT Store, kailangang ibahagi muli ang nailipat na kopya nito para magamit ito ng iba. Nakadepende ang mga available na opsyon sa pagbabahagi sa mga setting ng lilipatang workspace at sa mga pahintulot ng user.

• Mga subscription: Maaaring kanselahin at i-refund ang kwalipikadong subscription sa Plus o Pro na sinisingil sa web sa pamamagitan ng ipinapakitang proseso ng paglipat. Maaaring kailangang hiwalay na kanselahin ang subscription na binili sa pamamagitan ng Apple o Google.

• Personal na content: Kumpirmahin kung aling account at personal na workspace ang naglalaman ng mga apektadong chat at GPT bago tanggapin ang abiso para sa paglipat. Hindi makakapili ang mga empleyado ng mga indibidwal na chat, proyekto, o file na ililipat.

• Sites: Hindi naililipat ang Sites mula sa personal na workspace patungo sa Business o Enterprise.

Para sa kumpletong listahan ng suportadong content at mga hindi kasama, tingnan ang gabay sa paglipat ng personal na workspace.

Unawain ang access pagkatapos ng paglipat

Sa paglipat, kinokopya ang suportadong personal na content sa workspace ng kumpanya at dine-deactivate ang personal na workspace. Walang opsyong i-undo ito para maibalik ang content ng workspace ng kumpanya sa personal na workspace. Kung ma-deactivate ang Business workspace sa kalaunan, maaaring i-activate muli ang orihinal na personal na workspace at ang data nito sa pamamagitan ng hiwalay na proseso ng pagbawi. Hindi nito ibinabalik ang access sa Business o kinokopya pabalik ang aktibidad sa Business.

Pagkatapos ng paglipat, saklaw na ng mga patakaran sa access at pagpapanatili ng data ng workspace ng kumpanya ang mga chat at GPT. Kung umalis ang isang empleyado o mawalan ng access sa workspace, maaari rin siyang mawalan ng access sa content na iyon.

Magplano para sa access sa personal na account

Mahalaga rin ang access sa account pagkatapos ng onboarding. Ang personal na workspace na nakaugnay sa email sa trabaho ay hindi katumbas ng hiwalay na account na gumagamit ng email address na personal na pag-aari ng empleyado. Kahit panatilihing magkahiwalay ang mga workspace, nakadepende pa rin sa email address sa kumpanya ang access ng empleyado sa account na iyon.

Para sa personal na paggamit, magrekomenda ng hiwalay na account na may email address na personal na pag-aari at kontrolado ng empleyado. Dapat ilagay ng mga empleyado ang mga personal nilang pag-uusap at data sa account na iyon sa halip na sa account na nakaugnay sa email address sa trabaho o kumpanya.

Kapag natapos ang kanilang pagtatrabaho, maaaring mawalan ng access ang mga empleyado sa apektadong account o workspace at sa data nito kung mawalan sila ng access sa kanilang email account o workspace sa kumpanya. Hindi bumabalik sa personal na workspace ang content ng workspace ng kumpanya. Ipaliwanag ang mga epektong ito sa access bago makumpleto ng mga empleyado ang onboarding o paglipat.

Ipabatid sa mga empleyado kung ano ang aasahan

Bago ang paglulunsad, ipaalam sa mga empleyado ang sumusunod:

• Kung aling email address ang makakatanggap ng imbitasyon.

• Kung aling workspace ng kumpanya ang pipiliin.

• Kung aling paraan ng pag-sign in ang gagamitin kapag nangangailangan ng SSO ang workspace.

• Kung maaaring lumabas ang abiso sa paglilipat ng personal na workspace.

• Kung sino ang kokontakin bago magpasya tungkol sa mga chat, GPT, o subscription.

Huwag ipagpalagay na maaaring i-customize ang bawat email ng imbitasyon, oras ng paghahatid, o abiso sa paglilipat.

Subukan ang inyong rollout sa maliit na grupo

Kung naaangkop, mag-imbita ng maliit na grupong kinabibilangan ng mga empleyadong may personal, Plus, o Pro account na. Bago imbitahan ang lahat, suriin ang imbitasyon, email ng account, workspace ng kumpanya, paraan ng pag-sign in, mga opsyon sa pag-migrate, mga paghihigpit sa lokasyon ng data, at gabay sa subscription.

Para sa pag-sign in sa kumpanya, tingnan ang: Pag-set up ng single sign-on (SSO) para sa mga produkto ng OpenAI.

Para sa pag-sign in sa ChatGPT Business workspace, tingnan ang: Pag-set up ng single sign-on para sa ChatGPT Business.

Kung plano ninyong i-synchronize ang mga user mula sa inyong identity provider, tingnan ang: Pag-provision at pamamahala gamit ang SCIM.

Kung mukhang nawawala ang isang workspace o history ng account, tingnan ang: Pag-troubleshoot sa SSO, access sa workspace, at pag-verify ng domain.