Un employé utilise peut-être déjà ChatGPT avec l’adresse courriel que votre entreprise prévoit d’inviter. Avant d’envoyer les invitations, expliquez si l’adhésion à l’espace de travail pourrait avoir une incidence sur les conversations, les GPT ou l’abonnement de cette personne.
Vérifier les comptes existants avant d’envoyer les invitations
Demandez aux employés s’ils utilisent déjà un compte ChatGPT personnel, Plus ou Pro avec leur adresse courriel professionnelle. Confirmez l’adresse courriel exacte qui recevra l’invitation et l’espace de travail de l’entreprise visé.
Les employés doivent accepter l’invitation et se connecter avec cette même adresse courriel. La création d’un compte de remplacement ou l’utilisation d’une autre adresse peut donner l’impression que l’espace de travail attendu ou l’historique existant est manquant.
Si une invitation est manquante, demandez à un propriétaire de l’espace de travail de vérifier les invitations en attente et de sélectionner Renvoyer l’invitation, si cette option est offerte. Les invitations gérées par SCIM ne peuvent pas être renvoyées directement. Faites vérifier toute invitation inattendue par votre équipe des TI avant de vous connecter.
Un compte OpenAI peut comporter des espaces de travail personnel et d’entreprise distincts. Rejoindre un espace de travail d’entreprise et migrer un espace de travail personnel sont deux actions différentes.
Comprendre ce que les employés verront
L’invitation, le forfait de l’espace de travail et les exigences de connexion déterminent si l’employé conserve un espace de travail personnel distinct ou voit une option de migration.
| Situation | Connexion à l’espace de travail | Expérience prévue |
|---|---|---|
| Invitation à un espace de travail Enterprise ou Edu admissible | Authentification unique, lorsqu’elle est requise. | Rejoindre l’espace de travail de l’entreprise; un compte personnel admissible peut déclencher une invite de migration. |
| Invitation à un espace de travail ChatGPT Business | La méthode de connexion autorisée par l’espace de travail. | Rejoindre l’espace de travail Business; les administrateurs ne peuvent pas exiger la fusion ou la suppression d’un espace de travail personnel. |
| Aucune invitation à un espace de travail ni inscription approuvée | La méthode de connexion actuelle de l’employé. | Un espace de travail personnel reste généralement distinct; la connexion seule ne confère pas l’adhésion à un espace de travail. |
Examiner la migration du compte personnel avant de continuer
Lorsqu’une invitation Enterprise ou Edu utilise un domaine d’entreprise vérifié, un employé ayant déjà un compte personnel associé à la même adresse courriel pourrait devoir migrer ce compte avant de rejoindre l’espace de travail. Selon les options offertes, l’employé peut transférer les conversations et les GPT admissibles vers l’espace de travail de l’entreprise, ou exporter et supprimer ses données personnelles. Une invitation utilisant un domaine non vérifié ou externe ne déclenche généralement pas de migration.
Changer l’adresse courriel d’un compte personnel ne rend pas nécessairement son ancienne adresse professionnelle disponible pour un nouveau compte ou un provisionnement SCIM. L’utilisation antérieure de l’authentification unique (SSO) peut aussi continuer à influer sur l’accès après la suppression d’un domaine vérifié. Communiquez avec le soutien d’OpenAI avant d’apporter des changements. Ne supprimez pas un domaine vérifié et ne créez pas de compte de remplacement comme solution de contournement.
Lorsque la création automatique de comptes est offerte pour Enterprise ou Edu, la connexion avec une adresse courriel professionnelle vérifiée peut déclencher la même expérience de migration. Examinez les comptes touchés avant de l’activer.
La création automatique de comptes ne réactive pas une adhésion à un espace de travail qui a été supprimée ou désactivée. Si vous voyez « Aucun compte ChatGPT admissible trouvé », demandez à un propriétaire ou à un administrateur de l’espace de travail de confirmer votre autorisation et de vous inviter de nouveau.
Un utilisateur ajouté à l’espace de travail peut occuper une place même si l’accès de son fournisseur d’identité l’empêche de se connecter. Si le même domaine vérifié est associé à plusieurs espaces de travail, la création automatique de comptes peut inviter la personne à plusieurs espaces de travail. Examinez les associations de domaines et les paramètres activés avant le déploiement.
Conversations et résidence des données : les exigences de résidence des données peuvent empêcher le transfert des conversations personnelles vers l’espace de travail de l’entreprise. Si le transfert n’est pas offert, exportez les données importantes avant de commencer la migration et confirmez que le fichier téléchargé s’ouvre correctement. Si l’exportation échoue, arrêtez et communiquez avec le soutien d’OpenAI.
GPT : les GPT personnels auparavant partagés ou publiés qui sont transférés dans l’espace de travail de l’entreprise peuvent y devenir visibles. Un propriétaire de l’espace de travail peut examiner et modifier leur visibilité. Les GPT qui étaient privés avant le transfert le restent.
Abonnements : un abonnement Plus ou Pro admissible facturé sur le Web peut être annulé et remboursé dans le cadre du processus de migration affiché. Un abonnement acheté par l’entremise d’Apple ou de Google pourrait devoir être annulé séparément.
Historique du compte : confirmez quels comptes, conversations et GPT sont touchés avant d’accepter une invite de migration.
Une migration terminée d’un compte personnel vers Enterprise est irréversible. Vérifiez le compte exact, les choix offerts et les détails de l’abonnement avant de continuer.
Après la migration, les conversations et les GPT sont assujettis aux politiques d’accès et de conservation de l’espace de travail de l’entreprise. Si un employé quitte l’entreprise ou perd l’accès à l’espace de travail, il pourrait aussi perdre l’accès à ce contenu.
Les administrateurs de ChatGPT Business ne peuvent pas exiger la fusion ou la suppression d’un espace de travail personnel. Si un espace de travail Business passe à Enterprise, l’espace de travail Business lui-même n’est pas fusionné; un employé peut tout de même recevoir une invite distincte de migration de son espace de travail personnel.
Informer les employés de ce qui les attend
Avant le déploiement, indiquez aux employés :
Quelle adresse courriel recevra l’invitation.
Quel espace de travail de l’entreprise sélectionner.
Quelle méthode de connexion utiliser si l’espace de travail exige l’authentification unique (SSO).
Si une invite de migration de compte personnel pourrait s’afficher.
Avec qui communiquer avant de prendre des décisions concernant les conversations, les GPT ou les abonnements.
Ne présumez pas que chaque courriel d’invitation, délai de livraison ou invite de migration peut être personnalisé.
Tester votre déploiement auprès d’un petit groupe
Invitez un petit groupe comprenant des employés ayant déjà un compte personnel, Plus ou Pro, le cas échéant. Vérifiez l’invitation, l’adresse courriel du compte, l’espace de travail de l’entreprise, la méthode de connexion, les choix de migration, les restrictions de résidence des données et les directives sur les abonnements avant d’inviter tout le monde.
Pour la connexion à l’entreprise, consultez : Configuration de l’authentification unique (SSO) pour les produits OpenAI.
Pour la connexion à un espace de travail ChatGPT Business, consultez : Configuration de l’authentification unique pour ChatGPT Business.
Si vous prévoyez synchroniser les utilisateurs à partir de votre fournisseur d’identité, consultez : Provisionnement et gestion SCIM.
Si un espace de travail ou l’historique d’un compte semble manquer, consultez : Résolution des problèmes liés à l’authentification unique (SSO), à l’accès aux espaces de travail et à la vérification des domaines.