Aperçu
L’application SharePoint permet à ChatGPT de rechercher et de citer le contenu SharePoint et le contenu pris en charge de OneDrive professionnel ou scolaire auquel votre compte Microsoft a déjà accès. Les comptes OneDrive personnels ne sont pas pris en charge par l’application SharePoint. Les actions disponibles dépendent des paramètres de votre organisation.
Les administrateurs d’espaces de travail Enterprise et Edu admissibles peuvent configurer la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur afin d’indexer le contenu sélectionné pour leur espace de travail. La connexion de votre propre compte Microsoft fournit un accès en direct, mais ne crée pas d’index synchronisé personnel.
Pour un aperçu des applications connectées, consultez : Applications connectées dans ChatGPT.
Disponibilité
La disponibilité de SharePoint dépend de votre forfait ChatGPT, de votre emplacement, des paramètres de votre espace de travail, de votre compte Microsoft et des politiques Microsoft Entra de votre organisation.
La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur est disponible uniquement dans les espaces de travail Enterprise et Edu admissibles et les régions prises en charge. Les comptes individuels et personnels ne peuvent pas configurer la synchronisation SharePoint.
Pour connaître les régions de résidence des données de l’espace de travail qui prennent en charge la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur, consultez : Applications avec synchronisation gérées par un administrateur dans ChatGPT.
Connecter SharePoint
Ouvrez Plugiciels ou Applications, selon les options offertes dans votre version de ChatGPT.
Trouvez SharePoint et sélectionnez l’option permettant de connecter votre compte.
Connectez-vous avec le compte Microsoft professionnel ou scolaire pouvant accéder aux sites SharePoint ou aux fichiers OneDrive professionnels ou scolaires pris en charge que vous souhaitez utiliser.
Vérifiez les autorisations Microsoft demandées et terminez le processus d’autorisation.
Retournez dans ChatGPT.
Si votre organisation exige le consentement d’un administrateur, votre administrateur Microsoft Entra doit approuver les autorisations avant que la connexion puisse être utilisée.
Pour obtenir des instructions générales sur la gestion des comptes, consultez : Connexion et gestion des comptes d’applications dans ChatGPT.
Utiliser SharePoint dans une conversation
Après avoir connecté SharePoint, demandez à ChatGPT de trouver, de résumer ou de comparer les fichiers auxquels votre compte Microsoft connecté peut accéder.
Voici quelques exemples :
« Trouve le plan de projet le plus récent dans SharePoint et résume les décisions en suspens. »
« Compare les deux documents de proposition dans le site SharePoint de notre équipe des ventes. »
« Rédige une mise à jour pour la direction à l’aide des documents de lancement auxquels j’ai accès. »
« Crée un dossier pour ce projet dans la bibliothèque SharePoint approuvée. »
Selon les autorisations approuvées par votre organisation et les actions activées dans ChatGPT, l’application SharePoint en direct peut également prendre en charge des actions comme :
Créer des dossiers.
Téléverser ou mettre à jour des fichiers.
Gérer les liens de partage.
Utiliser les listes et les pages SharePoint prises en charge.
Une autorisation Microsoft approuvée n’active pas automatiquement toutes les actions correspondantes. L’administrateur de votre espace de travail ChatGPT doit activer séparément les actions que votre organisation souhaite autoriser. ChatGPT peut vous demander de confirmer les actions qui modifient le contenu SharePoint.
Comprendre les autorisations SharePoint
ChatGPT récupère uniquement le contenu auquel le compte Microsoft concerné ou le membre autorisé de l’espace de travail a déjà accès. Les paramètres de SharePoint, de OneDrive, d’appartenance aux groupes Microsoft 365 et d’accès à l’espace de travail continuent de s’appliquer.
Un propriétaire ou un administrateur de l’espace de travail ChatGPT gère la disponibilité et les actions de l’application. Un administrateur Microsoft Entra accorde les autorisations Microsoft nécessaires à ces actions. Ces rôles peuvent être occupés par différentes personnes.
Pour en savoir plus sur les contrôles de l’espace de travail, consultez : Contrôles administratifs, sécurité et conformité des plugiciels et des applications.
Examiner les autorisations pour l’accès en direct à SharePoint
Pour l’accès en direct à SharePoint, activez Sites.Read.All et Files.Read.All dans les paramètres d’autorisations de ChatGPT et dans Microsoft Entra. Activer ces autorisations uniquement dans ChatGPT ne suffit pas à finaliser l’autorisation Microsoft. Examinez les autorisations suivantes pour l’accès en direct à SharePoint :
User.Read : Lire le profil de base de l’utilisateur connecté.
offline_access : Maintenir la connexion autorisée sans obliger l’utilisateur à se connecter à chaque requête.
Files.Read.All : Lire les fichiers auxquels l’utilisateur connecté a accès.
Files.ReadWrite.All : Mettre à jour ou gérer les fichiers auxquels l’utilisateur connecté a accès lorsque les actions d’écriture sont activées.
Sites.Read.All : Lire le contenu des sites SharePoint auxquels l’utilisateur connecté a accès.
Sites.ReadWrite.All : Gérer les listes, les éléments, les pages, les métadonnées ou d’autres ressources SharePoint pris en charge lorsque ces actions sont activées.
Sites.Selected : Non pris en charge pour la recherche en direct dans SharePoint.
Les autorisations exactes demandées dépendent de la configuration de votre organisation et des actions disponibles. Une autorisation ne devrait être accordée que si votre organisation souhaite permettre une action qui la nécessite.
Pour restreindre l’accès aux collections de sites SharePoint, utilisez la liste des sites autorisés ou bloqués de ChatGPT. OpenAI applique ces restrictions; elles ne remplacent pas les autorisations déléguées Microsoft requises. Pour les instructions de configuration, consultez : Gestion de l’accès aux sites SharePoint et des exclusions liées aux étiquettes de confidentialité.
Approuver les autorisations Microsoft
Ces étapes décrivent l’interface d’administration des Plugiciels. Si votre espace de travail utilise l’administration des Applications, accédez à Paramètres de l’espace de travail > Applications, sélectionnez SharePoint, puis Autorisations Microsoft. Poursuivez avec l’examen des autorisations et l’approbation Microsoft ci-dessous.
Connectez-vous à ChatGPT en tant que propriétaire ou administrateur de l’espace de travail.
Accédez à Administration > Plugiciels.
Sélectionnez Configurer les autorisations Microsoft pour examiner la demande combinée pour les applications Microsoft de votre espace de travail.
Examinez les autorisations Microsoft répertoriées et les actions ChatGPT associées à chacune.
Sélectionnez uniquement les autorisations que votre organisation souhaite accorder.
Finaliser l’approbation par un administrateur Microsoft
Poursuivez dans Microsoft Entra et connectez-vous avec un compte administrateur qui peut accorder le consentement à l’échelle de l’organisation.
Confirmez l’organisation et l’application ChatGPT/OpenAI vérifiée.
Examinez l’ensemble de la demande sélectionnée et terminez le processus de consentement Microsoft.
Revenez à ChatGPT et confirmez que l’examen des autorisations est terminé.
Si Microsoft Entra ne s’ouvre pas, autorisez les fenêtres contextuelles pour ChatGPT et réessayez. L’écran de consentement Microsoft permet d’approuver ou de refuser la demande d’autorisations sélectionnée dans son ensemble; il ne présente pas de cases à cocher distinctes pour chaque autorisation.
L’approbation des autorisations Microsoft ne connecte pas le compte Microsoft d’un membre et n’active pas automatiquement les actions dans ChatGPT. Les administrateurs de l’espace de travail doivent examiner séparément les paramètres Actions, Accès par rôle et les paramètres connexes de l’espace de travail, lorsqu’ils sont disponibles.
Configurer la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur
La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur permet au propriétaire ou à l’administrateur d’un espace de travail Enterprise ou Edu admissible de sélectionner le contenu SharePoint à indexer pour l’espace de travail. Les membres ne créent pas de connexions SharePoint synchronisées individuelles.
L’index géré par un administrateur utilise les autorisations d’application Microsoft approuvées par l’organisation pour évaluer les fichiers, les sites, les groupes Microsoft 365 et les contrôles d’accès. Chaque membre peut récupérer uniquement le contenu auquel il a déjà accès.
Préparer l’espace de travail et le locataire Microsoft
Avant de commencer :
Confirmez que la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur est disponible pour votre espace de travail et votre région.
Connectez-vous en tant que propriétaire ou administrateur de l’espace de travail ChatGPT.
Coordonnez-vous avec un administrateur Microsoft Entra et, au besoin, un administrateur SharePoint.
Déterminez quels sites et dossiers SharePoint doivent être indexés.
Examinez les étiquettes de confidentialité Microsoft Purview et les restrictions de sources de votre organisation.
Confirmez que le compte Microsoft utilisé pour la configuration dispose des autorisations requises pour configurer les sources SharePoint sélectionnées.
Examiner les autorisations supplémentaires gérées par un administrateur
La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur peut nécessiter des autorisations Microsoft supplémentaires :
Group.Read.All : Lire les groupes Microsoft 365 utilisés dans les autorisations des fichiers.
GroupMember.Read.All : Lire les appartenances aux groupes utilisées pour déterminer l’accès effectif.
User.Read.All : Lire les renseignements sur les utilisateurs nécessaires à l’attribution et à l’application des contrôles d’accès.
Sites.FullControl.All : Lire les hiérarchies d’autorisations SharePoint et permettre une évaluation précise des autorisations ainsi que l’indexation gérée par un administrateur.
Sites.Selected : Prendre en charge la configuration de sites sélectionnés, le cas échéant.
SensitivityLabels.Read.All : Lire les renseignements sur les étiquettes de confidentialité lorsqu’une configuration tenant compte des étiquettes est utilisée.
Sites.FullControl.All est une autorisation Microsoft étendue. Votre administrateur Microsoft Entra devrait donc l’examiner en fonction des exigences de sécurité de votre organisation. La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur utilise cette autorisation pour traiter avec précision les contrôles d’accès SharePoint; l’accorder ne signifie pas que les membres de l’espace de travail peuvent consulter des fichiers au-delà de leurs autorisations SharePoint existantes.
Sites.Selected peut apparaître pour des raisons de compatibilité ou pour des flux de travail portant sur des sites sélectionnés, mais ne remplace pas les autres autorisations requises pour la synchronisation gérée par un administrateur.
Configurer la connexion gérée par un administrateur
Accédez à Administration > Plugiciels et ouvrez le plugiciel qui inclut SharePoint.
Si votre espace de travail utilise Paramètres de l’espace de travail > Applications, sélectionnez-y SharePoint.
Ouvrez les paramètres de SharePoint et confirmez que l’application est activée pour l’espace de travail.
Examinez le paramètre Accès par rôle si votre espace de travail prend en charge les contrôles d’accès basés sur les rôles.
Si vous voyez Recherche indexée, sélectionnez Configurer.
Approuver la connexion et choisir le contenu
Connectez-vous avec le compte administrateur Microsoft approprié lorsque vous y êtes invité.
Examinez et approuvez les autorisations Microsoft demandées pour l’accès géré par un administrateur.
Sélectionnez les sites ou dossiers SharePoint que votre organisation souhaite inclure, ou sélectionnez tout le contenu pris en charge si cela correspond à votre déploiement approuvé.
Appliquez le filtrage par étiquettes de confidentialité Microsoft Purview lorsqu’il est disponible et exigé par la politique de votre organisation.
Terminez la configuration et prévoyez un délai pour la création de l’index initial.
Si une connexion SharePoint existante nécessite la mise à jour des autorisations Microsoft, utilisez l’invite de réautorisation dans les paramètres de l’application lorsqu’elle est disponible. Déconnecter et recréer une connexion gérée par un administrateur peut nécessiter la reconstruction de l’index.
Choisir le contenu SharePoint et OneDrive
Les sites et dossiers sélectionnés par l’administrateur déterminent le périmètre d’indexation. Les autorisations SharePoint et Microsoft 365 existantes déterminent les résultats indexés que chaque membre de l’espace de travail peut récupérer.
La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur peut inclure le contenu pris en charge de OneDrive professionnel ou scolaire lorsque l’administrateur sélectionne tout le contenu pris en charge et que les autorisations SharePoint requises sont accordées. OneDrive personnel n’est pas pris en charge. OneDrive n’est pas inclus dans les processus de sélection de sites et de dossiers qui ne prennent pas en charge la sélection de sources OneDrive.
Une seule connexion de synchronisation SharePoint gérée par un administrateur est prise en charge par espace de travail.
Contenu pris en charge et limites
SharePoint prend en charge les types de fichiers courants comme .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx et .csv.
Les autres limites comprennent :
La taille maximale prise en charge est de 100 Mo par fichier.
L’indexation gérée par l’administrateur repose sur le contenu des fichiers pris en charge. Les pages de sites SharePoint ne sont pas indexées par la synchronisation gérée par l’administrateur. L’application en direct peut créer ou gérer les pages de sites prises en charge lorsque les actions sont activées.
L’indexation initiale peut prendre plusieurs heures ou plus, selon la taille et la complexité de l’environnement SharePoint sélectionné.
Certains résultats peuvent être absents pendant que l’indexation est en cours.
Les mises à jour apportées aux fichiers, aux appartenances aux groupes ou aux autorisations peuvent prendre du temps à apparaître après une modification.
Les fichiers protégés par des étiquettes Microsoft Purview imposant un chiffrement ou des restrictions d’accès ne sont pas indexés.
Les restrictions de sites, les filtres d’étiquettes de confidentialité et les autres contrôles d’indexation gérés par l’administrateur s’appliquent à la connexion indexée. Ils ne limitent pas automatiquement une connexion SharePoint en direct activée séparément.
Lorsque l’accès SharePoint en direct et l’indexation gérée par l’administrateur sont tous deux activés, vérifiez chaque connexion séparément. Une action en direct peut accéder à d’autres contenus déjà accessibles au compte professionnel ou scolaire connecté.
Résoudre les problèmes de SharePoint
Pour les problèmes généraux de connexion, consultez : Dépannage des applications dans ChatGPT.
SharePoint ne s’affiche pas
Confirmez que SharePoint est disponible pour votre compte et que l’administrateur de votre espace de travail a activé l’application. Dans un espace de travail géré, vérifiez si le paramètre Accès par rôle ou une politique de domaines approuvés limite les personnes qui peuvent l’utiliser.
L’approbation d’un administrateur Microsoft est requise
Demandez à un administrateur Microsoft Entra d’examiner la demande d’autorisations. Un administrateur de l’espace de travail ChatGPT peut voir quelles actions SharePoint dépendent de chaque autorisation Microsoft et désactiver les actions que votre organisation ne souhaite pas approuver.
Une action ne fonctionne toujours pas après l’approbation
Confirmez que :
L’action est activée dans les paramètres Actions de l’application SharePoint.
L’autorisation correspondante est toujours accordée dans Microsoft Entra.
Le membre a connecté le compte Microsoft prévu.
Le membre a reconnecté son compte Microsoft si de nouvelles autorisations ont été ajoutées.
Le compte Microsoft a accès au site, au fichier ou au dossier concerné.
Un fichier SharePoint est manquant
Vérifiez que :
Le fichier est d’un type pris en charge et ne dépasse pas la taille limite.
Si vous utilisez des résultats indexés, le fichier fait partie du périmètre d’indexation géré par un administrateur.
Le membre peut ouvrir le fichier dans SharePoint.
Les modifications récentes des autorisations ont eu le temps d’être prises en compte.
La synchronisation gérée par un administrateur n’est pas disponible
Vérifiez que votre espace de travail est admissible, que la synchronisation SharePoint est prise en charge dans la région configurée et qu’un administrateur Microsoft autorisé a approuvé les autorisations d’application requises. Les comptes ChatGPT personnels et individuels ne peuvent pas activer la synchronisation SharePoint.
FAQ
Puis-je connecter SharePoint sans activer la synchronisation?
Oui. Lorsque l’application SharePoint est disponible pour votre compte, vous pouvez connecter votre compte Microsoft pour accéder en direct au contenu que vous êtes autorisé à utiliser. La synchronisation gérée par un administrateur est une fonctionnalité distincte de l’espace de travail.
Puis-je activer la synchronisation SharePoint pour mon compte ChatGPT personnel?
Non. La synchronisation SharePoint individuelle n’est plus disponible. Seuls les administrateurs d’espaces de travail admissibles peuvent configurer la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur.
Les membres peuvent-ils voir des fichiers qu’ils ne peuvent pas ouvrir dans SharePoint?
Non. Les autorisations SharePoint et Microsoft 365 continuent de déterminer ce que chaque membre peut récupérer.
La synchronisation SharePoint inclut-elle OneDrive?
Elle peut inclure le contenu pris en charge de OneDrive professionnel ou scolaire lorsque l’administrateur sélectionne tout le contenu pris en charge et que les autorisations SharePoint requises sont accordées. OneDrive personnel n’est pas pris en charge, et les processus de sélection de sites et de dossiers n’incluent pas OneDrive, sauf si cette option est explicitement disponible.
Pourquoi la synchronisation gérée par un administrateur demande-t-elle l’autorisation Sites.FullControl.All?
Microsoft exige un accès aux hiérarchies d’autorisations SharePoint pour que la connexion puisse évaluer avec précision les autorisations effectives des fichiers. Votre administrateur Microsoft Entra devrait examiner cette autorisation étendue avant de l’approuver. Les membres de l’espace de travail ne peuvent toujours pas récupérer les fichiers auxquels ils ne sont pas autorisés à accéder.
Les actions SharePoint en direct et la synchronisation gérée par un administrateur peuvent-elles être activées ensemble?
Oui. Elles utilisent des processus d’autorisation et des contrôles différents. Les restrictions de sites et les filtres d’étiquettes de confidentialité gérés par un administrateur ne limitent pas automatiquement la connexion SharePoint en direct distincte.