Présentation
Avant d'inviter des collaborateurs utilisant déjà ChatGPT, vérifiez quel compte ils comptent utiliser et expliquez-leur les conditions de connexion à votre espace de travail. Passez en revue avec eux les différentes options de migration afin qu'ils comprennent ce qu'il adviendra de leurs contenus personnels, de leurs abonnements et de leurs droits d'accès.
Vérifier les comptes existants avant d’envoyer des invitations
Demandez si les collaborateurs utilisent déjà un compte ChatGPT personnel, Plus ou Pro avec leur adresse e-mail professionnelle. Confirmez l'adresse e-mail exacte à laquelle l'invitation sera envoyée, ainsi que l'espace de travail d'entreprise visé.
Les collaborateurs doivent accepter l'invitation et se connecter avec cette même adresse e-mail. Créer un compte de remplacement ou utiliser une autre adresse peut faire apparaître l'espace de travail attendu ou l'historique existant comme manquant.
Si une invitation est manquante, demandez à un propriétaire de l'espace de travail de vérifier les invitations en attente et de sélectionner Renvoyer l'invitation, lorsque cette option est disponible. Les invitations gérées par SCIM ne peuvent pas être renvoyées directement. Vérifiez toute invitation inattendue auprès de votre équipe informatique avant de vous connecter.
Un compte est ce qu'un employé utilise pour se connecter à ChatGPT. Un espace de travail contient leurs discussions, leur contenu et leurs paramètres. Un compte peut accéder à des espaces de travail personnel et d'entreprise distincts. Rejoindre un espace de travail d'entreprise et migrer son contenu personnel sont deux opérations distinctes.
Comprendre ce que verront les employés
Les collaborateurs peuvent voir s'afficher différentes options de connexion et d'intégration en fonction de leur invitation, de leur formule d'espace de travail et de leur compte existant. Utilisez le tableau ci-dessous pour expliquer l'expérience qui leur correspond.
| Situation | Connexion à l’espace de travail | Expérience attendue |
|---|---|---|
| Invité à rejoindre un espace de travail Enterprise ou Edu éligible | Authentification unique, lorsqu’elle est requise. | Rejoignez l'espace de travail de l'entreprise ; les utilisateurs éligibles disposant déjà d'un espace de travail personnel pourraient voir s'afficher une invite de migration. |
| Invité à rejoindre un espace de travail ChatGPT Business | La méthode de connexion autorisée de l’espace de travail. | Rejoignez l'espace de travail Business. Les employés peuvent conserver leur espace de travail personnel séparé ou choisir de le fusionner avec Business ; les administrateurs ne peuvent pas exiger une fusion ou une suppression. |
| Aucune invitation à un espace de travail ni inscription approuvée | La méthode de connexion existante de l’employé. | Un espace de travail personnel reste généralement distinct ; la simple connexion ne crée pas d’adhésion à un espace de travail. |
Examiner la connexion et le provisionnement
La modification de l’adresse e-mail d’un compte personnel ne rend pas nécessairement son ancienne adresse e-mail professionnelle disponible pour la création d’un nouveau compte ou le provisionnement SCIM. Une utilisation antérieure du SSO peut également continuer d’affecter l’accès après la suppression d’un domaine vérifié. Contactez l’assistance OpenAI avant d’apporter des modifications. Ne supprimez pas un domaine vérifié et ne créez pas de compte de remplacement comme solution de contournement.
Lorsque la création automatique de compte est disponible pour Enterprise ou Edu, la connexion avec une adresse e-mail professionnelle vérifiée peut déclencher la même expérience de migration. Examinez les comptes concernés avant de l’activer.
La création automatique de compte ne réactive pas une adhésion supprimée ou désactivée à un espace de travail. Si le message « Aucun compte ChatGPT éligible trouvé » s’affiche, demandez à un propriétaire ou à un administrateur de l’espace de travail de confirmer votre autorisation et de vous inviter à nouveau.
Un utilisateur ajouté à l’espace de travail peut occuper une licence même si son accès auprès du fournisseur d’identité l’empêche de se connecter. Si le même domaine vérifié est associé à plusieurs espaces de travail, la création automatique de compte peut inviter la personne à rejoindre plusieurs espaces de travail. Vérifiez les associations de domaines et les paramètres activés avant le déploiement.
Examiner les choix de migration et leurs implications
Choisissez comment gérer le contenu personnel
Avant que les collaborateurs ne migrent leur contenu personnel, expliquez les options disponibles pour leur espace de travail de destination. Confirmez s'ils peuvent conserver leur espace de travail personnel séparé ou s'ils doivent effectuer une étape de migration. Si les collaborateurs conservent leur espace de travail personnel séparé, tout abonnement personnel reste actif jusqu'à son annulation. Examinez avec eux le contenu pris en charge, les exclusions et les implications en matière d'accès avant qu'ils ne poursuivent. Pour en savoir plus, consultez : les options de migration de l'espace de travail personnel.
Si un espace de travail Business passe à Enterprise, l'espace de travail Business lui-même n'est pas fusionné. Un collaborateur peut tout de même recevoir un prompt distinct pour migrer son espace de travail personnel lors de l'intégration à Enterprise.
Lorsqu'une invitation Enterprise ou Edu utilise un domaine d'entreprise vérifié, un employé disposant déjà d'un espace de travail personnel associé à la même adresse e-mail de compte peut être amené à effectuer une étape de migration avant de rejoindre l'espace. Selon les options disponibles, l'employé peut fusionner son espace de travail personnel afin de copier le contenu pris en charge dans l'espace de travail de l'entreprise ou exporter et supprimer ses données personnelles. Une invitation utilisant un domaine non vérifié ou externe ne déclenche généralement pas de migration.
Consultez le contenu et les abonnements
Chats et résidence des données : les exigences en matière de résidence des données peuvent empêcher le transfert des chats personnels vers l'espace de travail de l'entreprise. Si le transfert n'est pas disponible, exportez les données importantes de votre espace de travail personnel avant de lancer la migration et vérifiez que le fichier téléchargé s'ouvre correctement. L'exportation de données en libre-service n'est pas disponible dans les espaces de travail ChatGPT Business ou Enterprise. Si l'exportation échoue, interrompez-la et contactez le service d'assistance d'OpenAI.
GPT : les GPT migrés sont privés et ne sont pas automatiquement partagés avec les autres membres de l'espace de travail. Si un GPT a précédemment été partagé via un lien public ou publié dans le GPT Store, sa copie migrée doit être à nouveau partagée pour que d'autres puissent l'utiliser. Les options de partage disponibles dépendent des paramètres de l'espace de travail de destination et des autorisations de l'utilisateur.
Abonnements : un abonnement Plus ou Pro éligible facturé via le Web peut être résilié et remboursé via le flux de migration affiché. Un abonnement souscrit via Apple ou Google peut nécessiter une résiliation distincte.
Contenu personnel : confirmez quel compte et quel espace de travail personnel contiennent les chats et les GPT concernés avant d'accepter un prompt de migration. Les collaborateurs ne peuvent pas sélectionner individuellement des conversations, des projets ou des fichiers à transférer.
Sites : les sites ne sont pas transférables lors des migrations d'un espace de travail personnel vers un espace de travail Business ou Enterprise.
Pour consulter la liste complète des éléments pris en charge et des exclusions, consultez le : guide de migration de l'espace de travail personnel.
Comprendre les modalités d'accès après la migration
La migration copie le contenu personnel pris en charge dans l'espace de travail de l'entreprise et désactive l'espace de travail personnel. Il n'existe aucune option d'annulation permettant de transférer le contenu de l'espace de travail de l'entreprise vers un espace de travail personnel. Si un espace de travail Business est désactivé par la suite, une procédure de restauration distincte permet de réactiver l'espace de travail personnel d'origine ainsi que ses données. Cela ne rétablit pas l'accès à Business et ne recopie pas l'activité Business.
Après la migration, les chats et les GPT sont soumis aux politiques d’accès et de conservation de l’espace de travail de l’entreprise. Si un employé quitte l’entreprise ou perd l’accès à l’espace de travail, il peut également perdre l’accès à ce contenu.
Planifier l'accès au compte personnel
L'accès au compte reste également important après l'intégration. Un espace de travail personnel associé à une adresse e-mail professionnelle n'est pas la même chose qu'un compte distinct utilisant une adresse e-mail appartenant à titre personnel au collaborateur. Le fait de séparer les espaces de travail ne rend pas l'accès du collaborateur à ce compte indépendant de l'adresse e-mail de l'entreprise.
Pour un usage personnel, recommandez un compte distinct avec une adresse e-mail que le collaborateur possède et contrôle personnellement. Les employés doivent conserver leurs conversations et données personnelles dans ce compte plutôt que dans un compte associé à une adresse e-mail professionnelle ou d'entreprise.
Lorsque leur emploi prend fin, les collaborateurs peuvent perdre l'accès au compte ou à l'espace de travail concerné ainsi qu'à ses données s'ils perdent l'accès à leur compte de messagerie professionnel ou à leur espace de travail d'entreprise. Le contenu de l'espace de travail de l'entreprise ne retourne pas dans un espace de travail personnel. Expliquez ces conséquences en matière d'accès avant que les collaborateurs ne terminent l'intégration ou la migration.
Indiquer aux employés à quoi s’attendre
Avant le déploiement, dites aux employés :
Quelle adresse e-mail recevra l’invitation.
Quel espace de travail d’entreprise sélectionner.
La méthode de connexion à utiliser si l’espace de travail exige le SSO.
Si un prompt de migration d'espace de travail personnel est susceptible de s'afficher.
Qui contacter avant de prendre des décisions concernant les chats, les GPT ou les abonnements.
Ne partez pas du principe que chaque e-mail d’invitation, délai d’envoi ou prompt de migration peut être personnalisé.
Tester votre déploiement auprès d’un petit groupe
Invitez un petit groupe comprenant, le cas échéant, des employés qui disposent déjà d’un compte personnel, Plus ou Pro. Vérifiez l’invitation, l’adresse e-mail du compte, l’espace de travail de l’entreprise, la méthode de connexion, les choix de migration, les restrictions liées à la résidence des données et les consignes relatives à l’abonnement avant d’inviter l’ensemble des collaborateurs.
Pour la connexion d’entreprise, consultez : Configuration de l’authentification unique (SSO) pour les produits OpenAI.
Pour la connexion à l’espace de travail ChatGPT Business, consultez : Configurer l’authentification unique pour ChatGPT Business.
Si vous prévoyez de synchroniser les utilisateurs à partir de votre fournisseur d’identité, consultez : Provisionnement et gestion SCIM.
Si un espace de travail ou l’historique d’un compte semble manquant, consultez : Résolution des problèmes liés au SSO, à l’accès à l’espace de travail et à la vérification du domaine.