Il est possible qu’un employé utilise déjà ChatGPT avec l’adresse e-mail que votre entreprise prévoit d’inviter. Avant d’envoyer des invitations, expliquez si le fait de rejoindre l’espace de travail peut avoir une incidence sur les chats, les GPT ou l’abonnement de cette personne.
Vérifier les comptes existants avant d’envoyer des invitations
Demandez si les employés utilisent déjà un compte ChatGPT personnel, Plus ou Pro avec leur adresse e-mail professionnelle. Confirmez l’adresse e-mail exacte à laquelle l’invitation sera envoyée, ainsi que l’espace de travail d’entreprise visé.
Les employés doivent accepter l’invitation et se connecter avec cette même adresse e-mail. Créer un compte de remplacement ou utiliser une autre adresse peut faire apparaître l’espace de travail attendu ou l’historique existant comme manquant.
Si une invitation est manquante, demandez à un propriétaire de l’espace de travail de vérifier les invitations en attente et de sélectionner Renvoyer l’invitation, lorsque cette option est disponible. Les invitations gérées par SCIM ne peuvent pas être renvoyées directement. Vérifiez toute invitation inattendue auprès de votre équipe informatique avant de vous connecter.
Un compte OpenAI peut disposer d’espaces de travail personnel et d’entreprise distincts. Rejoindre un espace de travail d’entreprise et migrer un espace de travail personnel sont deux actions distinctes.
Comprendre ce que verront les employés
L’invitation, le forfait de l’espace de travail et les exigences de connexion déterminent si un employé conserve un espace de travail personnel distinct ou se voit proposer un choix de migration.
| Situation | Connexion à l’espace de travail | Expérience attendue |
|---|---|---|
| Invité à rejoindre un espace de travail Enterprise ou Edu éligible | Authentification unique, lorsqu’elle est requise. | Rejoignez l’espace de travail de l’entreprise ; un compte personnel éligible peut déclencher un prompt de migration. |
| Invité à rejoindre un espace de travail ChatGPT Business | La méthode de connexion autorisée de l’espace de travail. | Rejoignez l’espace de travail Business ; les administrateurs ne peuvent pas exiger qu’un espace de travail personnel soit fusionné ou supprimé. |
| Aucune invitation à un espace de travail ni inscription approuvée | La méthode de connexion existante de l’employé. | Un espace de travail personnel reste généralement distinct ; la simple connexion ne crée pas d’adhésion à un espace de travail. |
Examiner la migration des comptes personnels avant de continuer
Lorsqu’une invitation Enterprise ou Edu utilise un domaine d’entreprise vérifié, un employé disposant d’un compte personnel existant associé à la même adresse e-mail peut devoir migrer ce compte avant de rejoindre l’organisation. Selon les options disponibles, l’employé peut transférer les chats et les GPT éligibles vers l’espace de travail de l’entreprise, ou exporter et supprimer ses données personnelles. Une invitation utilisant un domaine non vérifié ou externe ne déclenche généralement pas de migration.
La modification de l’adresse e-mail d’un compte personnel ne rend pas nécessairement son ancienne adresse e-mail professionnelle disponible pour la création d’un nouveau compte ou le provisionnement SCIM. Une utilisation antérieure du SSO peut également continuer d’affecter l’accès après la suppression d’un domaine vérifié. Contactez l’assistance OpenAI avant d’apporter des modifications. Ne supprimez pas un domaine vérifié et ne créez pas de compte de remplacement comme solution de contournement.
Lorsque la création automatique de compte est disponible pour Enterprise ou Edu, la connexion avec une adresse e-mail professionnelle vérifiée peut déclencher la même expérience de migration. Examinez les comptes concernés avant de l’activer.
La création automatique de compte ne réactive pas une adhésion supprimée ou désactivée à un espace de travail. Si le message « Aucun compte ChatGPT éligible trouvé » s’affiche, demandez à un propriétaire ou à un administrateur de l’espace de travail de confirmer votre autorisation et de vous inviter à nouveau.
Un utilisateur ajouté à l’espace de travail peut occuper une licence même si son accès auprès du fournisseur d’identité l’empêche de se connecter. Si le même domaine vérifié est associé à plusieurs espaces de travail, la création automatique de compte peut inviter la personne à rejoindre plusieurs espaces de travail. Vérifiez les associations de domaines et les paramètres activés avant le déploiement.
Chats et résidence des données : les exigences en matière de résidence des données peuvent empêcher le transfert des chats personnels vers l’espace de travail de l’entreprise. Si le transfert n’est pas disponible, exportez les données importantes avant de commencer la migration et vérifiez que le fichier téléchargé s’ouvre correctement. Si l’exportation échoue, arrêtez-vous et contactez l’assistance OpenAI.
GPT : les GPT personnels précédemment partagés ou publiés qui sont déplacés vers l’espace de travail de l’entreprise peuvent y devenir visibles. Un propriétaire de l’espace de travail peut examiner et mettre à jour leur visibilité. Les GPT qui étaient privés avant le transfert restent privés.
Abonnements : un abonnement Plus ou Pro éligible facturé via le Web peut être résilié et remboursé via le flux de migration affiché. Un abonnement souscrit via Apple ou Google peut nécessiter une résiliation distincte.
Historique du compte : confirmez quel compte, quels chats et quels GPT sont concernés avant d’accepter un prompt de migration.
La migration d’un compte personnel vers un compte Enterprise, une fois terminée, ne peut pas être annulée. Vérifiez le compte concerné, les options disponibles et les détails de l’abonnement avant de continuer.
Après la migration, les chats et les GPT sont soumis aux politiques d’accès et de conservation de l’espace de travail de l’entreprise. Si un employé quitte l’entreprise ou perd l’accès à l’espace de travail, il peut également perdre l’accès à ce contenu.
Les administrateurs de ChatGPT Business ne peuvent pas obliger une personne à fusionner ou à supprimer un espace de travail personnel. Si un espace de travail Business passe à Enterprise, l’espace de travail Business lui-même n’est pas fusionné ; un employé peut tout de même recevoir un prompt distinct pour migrer son espace de travail personnel.
Indiquer aux employés à quoi s’attendre
Avant le déploiement, dites aux employés :
Quelle adresse e-mail recevra l’invitation.
Quel espace de travail d’entreprise sélectionner.
La méthode de connexion à utiliser si l’espace de travail exige le SSO.
Si un prompt de migration de compte personnel est susceptible de s’afficher.
Qui contacter avant de prendre des décisions concernant les chats, les GPT ou les abonnements.
Ne partez pas du principe que chaque e-mail d’invitation, délai d’envoi ou prompt de migration peut être personnalisé.
Tester votre déploiement auprès d’un petit groupe
Invitez un petit groupe comprenant, le cas échéant, des employés qui disposent déjà d’un compte personnel, Plus ou Pro. Vérifiez l’invitation, l’adresse e-mail du compte, l’espace de travail de l’entreprise, la méthode de connexion, les choix de migration, les restrictions liées à la résidence des données et les consignes relatives à l’abonnement avant d’inviter l’ensemble des collaborateurs.
Pour la connexion d’entreprise, consultez : Configuration de l’authentification unique (SSO) pour les produits OpenAI.
Pour la connexion à l’espace de travail ChatGPT Business, consultez : Configurer l’authentification unique pour ChatGPT Business.
Si vous prévoyez de synchroniser les utilisateurs à partir de votre fournisseur d’identité, consultez : Provisionnement et gestion SCIM.
Si un espace de travail ou l’historique d’un compte semble manquant, consultez : Résolution des problèmes liés au SSO, à l’accès à l’espace de travail et à la vérification du domaine.