Présentation
L’application SharePoint permet à ChatGPT de rechercher et de citer le contenu SharePoint et OneDrive professionnel ou scolaire pris en charge auquel votre compte Microsoft a déjà accès. Les comptes OneDrive personnels ne sont pas pris en charge par l’application SharePoint. Les actions disponibles dépendent des paramètres de votre organisation.
Les administrateurs d’espaces de travail Enterprise et Edu éligibles peuvent configurer la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur pour indexer le contenu sélectionné pour leur espace de travail. La connexion de votre propre compte Microsoft fournit un accès en direct, mais ne crée pas d’index synchronisé personnel.
Pour une présentation des applications connectées, consultez : Applications connectées dans ChatGPT.
Disponibilité
La disponibilité de SharePoint dépend de votre forfait ChatGPT, de votre localisation, des paramètres de votre espace de travail, de votre compte Microsoft et des politiques Microsoft Entra de votre organisation.
La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur est disponible uniquement dans les espaces de travail Enterprise et Edu éligibles et dans les régions prises en charge. Les comptes individuels et personnels ne peuvent pas configurer la synchronisation SharePoint.
Pour connaître les régions de résidence des données de l’espace de travail qui prennent en charge la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur, consultez : Applications avec synchronisation gérées par un administrateur dans ChatGPT.
Connecter SharePoint
Ouvrez Plugins ou Applications, selon les options disponibles dans votre version de ChatGPT.
Recherchez SharePoint et sélectionnez l’option permettant de connecter votre compte.
Connectez-vous avec le compte Microsoft professionnel ou scolaire pouvant accéder aux sites SharePoint ou aux fichiers OneDrive professionnels ou scolaires pris en charge que vous souhaitez utiliser.
Vérifiez les autorisations Microsoft demandées et terminez le processus d’autorisation.
Revenez à ChatGPT.
Si votre organisation exige le consentement d’un administrateur, votre administrateur Microsoft Entra doit approuver les autorisations avant que la connexion puisse être utilisée.
Pour obtenir des instructions générales sur la gestion des comptes, consultez : Connexion et gestion des comptes d’applications dans ChatGPT.
Utiliser SharePoint dans une conversation
Après avoir connecté SharePoint, demandez à ChatGPT de rechercher, résumer ou comparer les fichiers auxquels votre compte Microsoft connecté peut accéder.
Exemples :
« Trouve le dernier plan de projet dans SharePoint et résume les décisions en suspens. »
« Compare les deux documents de proposition sur le site SharePoint de notre équipe commerciale. »
« Rédige une note de synthèse pour la direction à partir des documents de lancement auxquels j’ai accès. »
« Crée un dossier pour ce projet dans la bibliothèque SharePoint approuvée. »
Selon les autorisations approuvées par votre organisation et les actions activées dans ChatGPT, l’application SharePoint en temps réel peut également prendre en charge des actions telles que :
Créer des dossiers.
Charger ou mettre à jour des fichiers.
Gérer les liens de partage.
Utiliser les listes et pages SharePoint prises en charge.
Une autorisation Microsoft approuvée n’active pas automatiquement toutes les actions correspondantes. L’administrateur de votre espace de travail ChatGPT doit activer séparément les actions que votre organisation souhaite autoriser. ChatGPT peut vous demander de confirmer les actions qui modifient le contenu SharePoint.
Comprendre les autorisations SharePoint
ChatGPT récupère uniquement le contenu auquel le compte Microsoft concerné ou le membre autorisé de l’espace de travail a déjà accès. Les paramètres de SharePoint, de OneDrive, d’appartenance aux groupes Microsoft 365 et d’accès à l’espace de travail continuent de s’appliquer.
Un propriétaire ou un administrateur de l’espace de travail ChatGPT gère la disponibilité de l’application et ses actions. Un administrateur Microsoft Entra accorde les autorisations Microsoft nécessaires à ces actions. Ces rôles peuvent être occupés par des personnes différentes.
Pour en savoir plus sur les contrôles de l’espace de travail, consultez : Contrôles d’administration, sécurité et conformité pour les plugins et les applications.
Examiner les autorisations pour l’accès en direct à SharePoint
Pour accéder en direct à SharePoint, activez Sites.Read.All et Files.Read.All à la fois dans les paramètres d’autorisation de ChatGPT et dans Microsoft Entra. Activer ces autorisations uniquement dans ChatGPT ne suffit pas à finaliser l’autorisation Microsoft. Examinez les autorisations suivantes pour l’accès en direct à SharePoint :
User.Read : lire le profil de base de l’utilisateur connecté.
offline_access : maintenir la connexion autorisée sans obliger l’utilisateur à se connecter à chaque requête.
Files.Read.All : lire les fichiers auxquels l’utilisateur connecté a accès.
Files.ReadWrite.All : mettre à jour ou gérer les fichiers auxquels l’utilisateur connecté a accès lorsque les actions d’écriture sont activées.
Sites.Read.All : lire le contenu des sites SharePoint auxquels l’utilisateur connecté a accès.
Sites.ReadWrite.All : gérer les listes, éléments, pages, métadonnées ou autres ressources SharePoint pris en charge lorsque ces actions sont activées.
Sites.Selected : non pris en charge pour la recherche en direct dans SharePoint.
Les autorisations exactes demandées dépendent de la configuration de votre organisation et des actions disponibles. Une autorisation ne doit être accordée que si votre organisation souhaite permettre une action qui la nécessite.
Pour restreindre l’accès aux collections de sites SharePoint, utilisez la liste des sites autorisés ou bloqués de ChatGPT. OpenAI applique ces restrictions ; elles ne remplacent pas les autorisations déléguées Microsoft requises. Pour obtenir les instructions de configuration, consultez : Gérer l’accès aux sites SharePoint et les exclusions par étiquette de confidentialité.
Approuver les autorisations Microsoft
Ces étapes décrivent l’interface d’administration des Plugins. Si votre espace de travail utilise l’administration des Applications, accédez à Paramètres de l’espace de travail > Applications, sélectionnez SharePoint, puis Autorisations Microsoft. Poursuivez avec l’examen des autorisations et l’approbation Microsoft ci-dessous.
Connectez-vous à ChatGPT en tant que propriétaire ou administrateur de l’espace de travail.
Accédez à Administration > Plugins.
Sélectionnez Configurer les autorisations Microsoft pour examiner la demande groupée pour les applications Microsoft de votre espace de travail.
Examinez les autorisations Microsoft répertoriées et les actions ChatGPT associées à chacune.
Sélectionnez uniquement les autorisations que votre organisation souhaite accorder.
Finaliser l’approbation par un administrateur Microsoft
Poursuivez dans Microsoft Entra et connectez-vous avec un compte administrateur habilité à accorder le consentement à l’échelle de l’organisation.
Confirmez l’organisation et l’application ChatGPT/OpenAI vérifiée.
Examinez l’ensemble de la demande sélectionnée et terminez le parcours de consentement Microsoft.
Revenez à ChatGPT et vérifiez que l’examen des autorisations est terminé.
Si Microsoft Entra ne s’ouvre pas, autorisez les fenêtres pop-up pour ChatGPT et réessayez. L’écran de consentement Microsoft permet d’approuver ou de refuser la demande d’autorisations sélectionnée dans son ensemble ; il ne propose pas de case à cocher distincte pour chaque autorisation.
L’approbation des autorisations Microsoft ne connecte pas le compte Microsoft d’un membre et n’active pas automatiquement les actions dans ChatGPT. Les administrateurs de l’espace de travail doivent examiner séparément les paramètres Actions, Accès par rôle et les paramètres associés de l’espace de travail, lorsqu’ils sont disponibles.
Configurer la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur
La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur permet au propriétaire ou à un administrateur d’un espace de travail Enterprise ou Edu éligible de sélectionner le contenu SharePoint à indexer pour cet espace de travail. Les membres ne créent pas de connexions SharePoint synchronisées individuelles.
L’index géré par un administrateur utilise les autorisations d’application Microsoft approuvées par l’organisation pour évaluer les fichiers, les sites, les groupes Microsoft 365 et les contrôles d’accès. Chaque membre peut récupérer uniquement le contenu auquel il est déjà autorisé à accéder.
Préparer l’espace de travail et le locataire Microsoft
Avant de commencer :
Vérifiez que la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur est disponible pour votre espace de travail et votre région.
Connectez-vous en tant que propriétaire ou administrateur d’un espace de travail ChatGPT.
Coordonnez-vous avec un administrateur Microsoft Entra et, si nécessaire, un administrateur SharePoint.
Déterminez quels sites et dossiers SharePoint doivent être indexés.
Examinez les étiquettes de confidentialité Microsoft Purview et les restrictions relatives aux sources de votre organisation.
Vérifiez que le compte Microsoft utilisé pour la configuration dispose des autorisations requises pour configurer les sources SharePoint sélectionnées.
Examiner les autorisations supplémentaires gérées par un administrateur
La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur peut nécessiter des autorisations Microsoft supplémentaires :
Group.Read.All : lire les groupes Microsoft 365 utilisés dans les autorisations des fichiers.
GroupMember.Read.All : lire les appartenances aux groupes utilisées pour déterminer l’accès effectif.
User.Read.All : lire les informations utilisateur nécessaires pour attribuer et appliquer les contrôles d’accès.
Sites.FullControl.All : lire les hiérarchies d’autorisations SharePoint et permettre une évaluation précise des autorisations ainsi que l’indexation gérée par un administrateur.
Sites.Selected : permettre la configuration de sites sélectionnés, le cas échéant.
SensitivityLabels.Read.All : lire les informations des étiquettes de confidentialité lorsqu’une configuration tenant compte de ces étiquettes est utilisée.
Sites.FullControl.All est une autorisation Microsoft étendue. Votre administrateur Microsoft Entra doit donc l’examiner au regard des exigences de sécurité de votre organisation. La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur utilise cette autorisation pour traiter avec précision les contrôles d’accès SharePoint. Son octroi ne permet pas aux membres de l’espace de travail de consulter des fichiers au-delà de leurs autorisations SharePoint existantes.
Sites.Selected peut apparaître pour des raisons de compatibilité ou pour des workflows portant sur des sites sélectionnés, mais ne remplace pas les autres autorisations requises pour la synchronisation gérée par un administrateur.
Configurer la connexion gérée par un administrateur
Accédez à Administration > Plugins et ouvrez le plugin qui inclut SharePoint.
Si votre espace de travail utilise Paramètres de l’espace de travail > Applications, sélectionnez SharePoint à cet endroit.
Ouvrez les paramètres de SharePoint et vérifiez que l’application est activée pour l’espace de travail.
Examinez le paramètre Accès par rôle si votre espace de travail prend en charge les contrôles d’accès basés sur les rôles.
Si vous voyez Recherche indexée, sélectionnez Configurer.
Approuver la connexion et choisir le contenu
Connectez-vous avec le compte administrateur Microsoft approprié lorsque vous y êtes invité.
Examinez et approuvez les autorisations Microsoft demandées pour l’accès géré par un administrateur.
Sélectionnez les sites ou dossiers SharePoint que votre organisation souhaite inclure, ou sélectionnez tout le contenu pris en charge si cela correspond au déploiement approuvé.
Appliquez le filtrage par étiquette de confidentialité Microsoft Purview lorsqu’il est disponible et requis par la politique de votre organisation.
Terminez la configuration et patientez le temps que l’index initial soit créé.
Si une connexion SharePoint existante nécessite une mise à jour des autorisations Microsoft, utilisez l’invite de réautorisation dans les paramètres de l’application lorsqu’elle est disponible. Déconnecter puis recréer une connexion gérée par un administrateur peut nécessiter la reconstruction de l’index.
Choisir le contenu SharePoint et OneDrive
Les sites et dossiers sélectionnés par l’administrateur déterminent le périmètre d’indexation. Les autorisations SharePoint et Microsoft 365 existantes déterminent les résultats indexés que chaque membre de l’espace de travail peut récupérer.
La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur peut inclure le contenu OneDrive professionnel ou scolaire pris en charge lorsque l’administrateur sélectionne tout le contenu pris en charge et que les autorisations SharePoint requises sont accordées. OneDrive personnel n’est pas pris en charge. OneDrive n’est pas inclus dans les parcours de sélection de sites et de dossiers qui ne permettent pas de sélectionner des sources OneDrive.
Une seule connexion de synchronisation SharePoint gérée par un administrateur est prise en charge par espace de travail.
Contenu pris en charge et limitations
SharePoint prend en charge les types de fichiers courants tels que .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx et .csv.
Autres limitations :
La taille maximale prise en charge est de 100 Mo par fichier.
L’indexation gérée par un administrateur repose sur le contenu des fichiers pris en charge. Les pages de sites SharePoint ne sont pas indexées par la synchronisation gérée par un administrateur. L’application en temps réel peut créer ou gérer les pages de sites prises en charge lorsque les actions sont activées.
L’indexation initiale peut prendre plusieurs heures ou plus, selon la taille et la complexité de l’environnement SharePoint sélectionné.
Certains résultats peuvent manquer tant que l’indexation est en cours.
Les mises à jour des fichiers, des appartenances aux groupes ou des autorisations peuvent mettre du temps à apparaître après une modification.
Les fichiers protégés par des étiquettes Microsoft Purview imposant un chiffrement ou des restrictions d’accès ne sont pas indexés.
Les restrictions de sites, les filtres d’étiquettes de confidentialité et les autres contrôles d’indexation gérés par un administrateur s’appliquent à la connexion indexée. Ils ne limitent pas automatiquement une connexion SharePoint en temps réel activée séparément.
Lorsque l’accès à SharePoint en temps réel et l’indexation gérée par un administrateur sont tous deux activés, vérifiez chaque connexion séparément. Une action en temps réel peut accéder à d’autres contenus déjà disponibles pour le compte professionnel ou scolaire connecté.
Résoudre les problèmes liés à SharePoint
Pour les problèmes de connexion courants, consultez : Résoudre les problèmes liés aux applications dans ChatGPT.
SharePoint n’apparaît pas
Vérifiez que SharePoint est disponible pour votre compte et que l’administrateur de votre espace de travail a activé l’application. Dans un espace de travail géré, vérifiez si le paramètre Accès par rôle ou une politique de domaines approuvés limite les personnes autorisées à l’utiliser.
L’approbation d’un administrateur Microsoft est requise
Demandez à un administrateur Microsoft Entra d’examiner la demande d’autorisation. Un administrateur de l’espace de travail ChatGPT peut voir quelles actions SharePoint dépendent de chaque autorisation Microsoft et désactiver les actions que votre organisation ne souhaite pas approuver.
Une action ne fonctionne toujours pas après approbation
Vérifiez que :
L’action est activée dans les paramètres Actions de l’application SharePoint.
L’autorisation correspondante est toujours accordée dans Microsoft Entra.
Le membre a connecté le bon compte Microsoft.
Le membre a reconnecté son compte Microsoft si de nouvelles autorisations ont été ajoutées.
Le compte Microsoft a accès au site, au fichier ou au dossier concerné.
Un fichier SharePoint est manquant
Vérifiez que :
Le fichier est d’un type pris en charge et ne dépasse pas la taille limite.
Si vous utilisez des résultats indexés, le fichier fait partie du périmètre d’indexation géré par un administrateur.
Le membre peut ouvrir le fichier dans SharePoint.
Les modifications récentes des autorisations ont eu le temps d’être prises en compte.
La synchronisation gérée par un administrateur n’est pas disponible
Vérifiez que votre espace de travail est éligible, que la synchronisation SharePoint est prise en charge dans la région configurée et qu’un administrateur Microsoft habilité a approuvé les autorisations d’application requises. Les comptes ChatGPT personnels et individuels ne peuvent pas activer la synchronisation SharePoint.
FAQ
Puis-je connecter SharePoint sans activer la synchronisation ?
Oui. Lorsque l’application SharePoint est disponible pour votre compte, vous pouvez connecter votre compte Microsoft pour accéder en direct au contenu que vous êtes autorisé à utiliser. La synchronisation gérée par un administrateur est une fonctionnalité distincte de l’espace de travail.
Puis-je activer la synchronisation SharePoint pour mon compte ChatGPT personnel ?
Non. La synchronisation SharePoint individuelle n’est plus disponible. Seuls les administrateurs d’espaces de travail éligibles peuvent configurer la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur.
Les membres peuvent-ils voir des fichiers qu’ils ne peuvent pas ouvrir dans SharePoint ?
Non. Les autorisations SharePoint et Microsoft 365 continuent de déterminer ce que chaque membre peut récupérer.
La synchronisation SharePoint inclut-elle OneDrive ?
Elle peut inclure le contenu OneDrive professionnel ou scolaire pris en charge lorsque l’administrateur sélectionne tout le contenu pris en charge et que les autorisations SharePoint requises sont accordées. OneDrive personnel n’est pas pris en charge, et les parcours de sélection de sites et de dossiers n’incluent pas OneDrive, sauf si cette option est explicitement disponible.
Pourquoi la synchronisation gérée par un administrateur demande-t-elle Sites.FullControl.All ?
Microsoft exige l’accès aux hiérarchies d’autorisations SharePoint pour que la connexion puisse évaluer avec précision les autorisations effectives des fichiers. Votre administrateur Microsoft Entra doit examiner cette autorisation étendue avant de l’approuver. Les membres de l’espace de travail ne peuvent toujours pas récupérer les fichiers auxquels ils ne sont pas autorisés à accéder.
Les actions SharePoint en direct et la synchronisation gérée par un administrateur peuvent-elles être activées ensemble ?
Oui. Elles utilisent des parcours d’autorisation et des contrôles différents. Les restrictions de sites et les filtres par étiquette de confidentialité gérés par un administrateur ne limitent pas automatiquement la connexion SharePoint en direct distincte.