Présentation
L’application SharePoint permet à ChatGPT de rechercher et de citer le contenu SharePoint et OneDrive professionnel ou scolaire pris en charge auquel votre compte Microsoft peut déjà accéder. Les comptes OneDrive personnels ne sont pas pris en charge par l’application SharePoint. Les actions disponibles dépendent des paramètres de votre organisation.
Les administrateurs d’espaces de travail Enterprise et Edu éligibles peuvent configurer la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur afin d’indexer le contenu sélectionné pour leur espace de travail. La connexion de votre propre compte Microsoft fournit un accès en temps réel, mais ne crée pas d’index personnel synchronisé.
Pour une présentation des applications connectées, consultez : Applications connectées dans ChatGPT.
Disponibilité
La disponibilité de SharePoint dépend de votre offre ChatGPT, de votre emplacement, des paramètres de l’espace de travail, de votre compte Microsoft et des politiques Microsoft Entra de votre organisation.
La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur est uniquement disponible dans les espaces de travail Enterprise et Edu éligibles et dans les régions prises en charge. Les comptes individuels et personnels ne peuvent pas configurer la synchronisation SharePoint.
Pour connaître les régions de résidence des données de l’espace de travail qui prennent en charge la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur, consultez : Applications avec synchronisation gérées par un administrateur dans ChatGPT.
Connecter SharePoint
Ouvrez Plugins ou Applications, selon les options disponibles dans votre version de ChatGPT.
Recherchez SharePoint et sélectionnez l’option permettant de connecter votre compte.
Connectez-vous avec le compte Microsoft professionnel ou scolaire pouvant accéder aux sites SharePoint ou aux fichiers OneDrive professionnels ou scolaires pris en charge que vous souhaitez utiliser.
Vérifiez les autorisations Microsoft demandées et terminez le processus d’autorisation.
Revenez à ChatGPT.
Si votre organisation exige le consentement d’un administrateur, votre administrateur Microsoft Entra doit approuver les autorisations avant que la connexion puisse être utilisée.
Pour obtenir des instructions générales sur la gestion des comptes, consultez : Connexion et gestion des comptes d’applications dans ChatGPT.
Utiliser SharePoint dans une conversation
Après avoir connecté SharePoint, demandez à ChatGPT de rechercher, résumer ou comparer les fichiers auxquels votre compte Microsoft connecté peut accéder.
Exemples :
« Trouve le dernier plan de projet dans SharePoint et résume les décisions en suspens. »
« Compare les deux documents de proposition sur le site SharePoint de notre équipe commerciale. »
« Rédige une note de synthèse pour la direction à partir des documents de lancement auxquels j’ai accès. »
« Crée un dossier pour ce projet dans la bibliothèque SharePoint approuvée. »
Selon les autorisations approuvées par votre organisation et les actions activées dans ChatGPT, l’application SharePoint en temps réel peut également prendre en charge des actions telles que :
Créer des dossiers.
Charger ou mettre à jour des fichiers.
Gérer les liens de partage.
Utiliser les listes et pages SharePoint prises en charge.
Une autorisation Microsoft approuvée n’active pas automatiquement toutes les actions correspondantes. L’administrateur de votre espace de travail ChatGPT doit activer séparément les actions que votre organisation souhaite autoriser. ChatGPT peut vous demander de confirmer les actions qui modifient le contenu SharePoint.
Comprendre les autorisations SharePoint
ChatGPT récupère uniquement le contenu auquel le compte Microsoft concerné ou le membre autorisé de l’espace de travail est déjà autorisé à accéder. Les paramètres d’accès de SharePoint, OneDrive, des groupes Microsoft 365 et de l’espace de travail continuent de s’appliquer.
Le propriétaire ou l’administrateur d’un espace de travail ChatGPT gère la disponibilité et les actions des applications. Un administrateur Microsoft Entra accorde les autorisations Microsoft requises par ces actions. Ces rôles peuvent être attribués à des personnes différentes.
Pour en savoir plus sur les contrôles de l’espace de travail, consultez : Contrôles d’administration, sécurité et conformité des plugins et applications.
Vérifier les autorisations d’accès à SharePoint en temps réel
Selon les actions activées, l’application SharePoint peut demander des autorisations telles que :
User.Read : lire le profil de base de l’utilisateur connecté.
offline_access : maintenir la connexion autorisée sans obliger l’utilisateur à se connecter pour chaque requête.
Files.Read.All : lire les fichiers auxquels l’utilisateur connecté peut accéder.
Files.ReadWrite.All : mettre à jour ou gérer les fichiers auxquels l’utilisateur connecté peut accéder lorsque les actions d’écriture sont activées.
Sites.Read.All : lire le contenu des sites SharePoint auxquels l’utilisateur connecté peut accéder.
Sites.ReadWrite.All : gérer les listes, éléments, pages, métadonnées ou autres ressources SharePoint pris en charge lorsque ces actions sont activées.
Sites.Selected : permettre un accès limité à certains sites après qu’un administrateur SharePoint a accordé l’accès aux sites sélectionnés.
Les autorisations exactes demandées dépendent de la configuration de votre organisation et des actions disponibles. Une autorisation ne doit être accordée que si votre organisation entend permettre une action qui l’exige.
Approuver les autorisations Microsoft
Ces étapes décrivent l’interface d’administration des Plugins. Si votre espace de travail utilise l’administration des Applications, accédez à Paramètres de l’espace de travail > Applications, sélectionnez SharePoint, puis Autorisations Microsoft. Poursuivez avec la vérification des autorisations et l’approbation Microsoft ci-dessous.
Connectez-vous à ChatGPT en tant que propriétaire ou administrateur de l’espace de travail.
Accédez à Administration > Plugins.
Sélectionnez Configurer les autorisations Microsoft pour vérifier la demande combinée des applications Microsoft de votre espace de travail.
Vérifiez les autorisations Microsoft répertoriées et les actions ChatGPT associées à chacune.
Sélectionnez uniquement les autorisations que votre organisation souhaite accorder.
Terminer l’approbation de l’administrateur Microsoft
Accédez à Microsoft Entra et connectez-vous avec un compte administrateur pouvant accorder un consentement à l’échelle de l’organisation.
Confirmez l’organisation et l’application ChatGPT/OpenAI vérifiée.
Vérifiez l’intégralité de la demande sélectionnée et terminez le processus de consentement Microsoft.
Revenez à ChatGPT et confirmez que la vérification des autorisations est terminée.
Si Microsoft Entra ne s’ouvre pas, autorisez les fenêtres contextuelles pour ChatGPT et réessayez. L’écran de consentement Microsoft approuve ou rejette l’ensemble de la demande d’autorisations sélectionnée ; il ne propose pas de cases distinctes pour chaque autorisation sur cet écran.
L’approbation des autorisations Microsoft ne connecte pas le compte Microsoft d’un membre et n’active pas automatiquement les actions dans ChatGPT. Les administrateurs de l’espace de travail doivent vérifier séparément les paramètres Actions, Accès par rôle et les paramètres associés de l’espace de travail, lorsqu’ils sont disponibles.
Configurer la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur
La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur permet au propriétaire ou à l’administrateur d’un espace de travail Enterprise ou Edu éligible de sélectionner le contenu SharePoint à indexer pour l’espace de travail. Les membres ne créent pas de connexions SharePoint synchronisées individuelles.
L’index géré par un administrateur utilise les autorisations d’application Microsoft approuvées par l’organisation pour évaluer les fichiers, les sites, les groupes Microsoft 365 et les contrôles d’accès. Chaque membre ne peut récupérer que le contenu auquel il est déjà autorisé à accéder.
Préparer l’espace de travail et le locataire Microsoft
Avant de commencer :
Vérifiez que la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur est disponible pour votre espace de travail et votre région.
Connectez-vous en tant que propriétaire ou administrateur d’un espace de travail ChatGPT.
Coordonnez-vous avec un administrateur Microsoft Entra et, si nécessaire, un administrateur SharePoint.
Déterminez les sites et dossiers SharePoint à indexer.
Vérifiez les étiquettes de confidentialité Microsoft Purview et les restrictions de sources de votre organisation.
Vérifiez que le compte Microsoft utilisé pour la configuration dispose des autorisations nécessaires pour configurer les sources SharePoint sélectionnées.
Vérifier les autorisations supplémentaires gérées par un administrateur
La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur peut nécessiter des autorisations Microsoft supplémentaires :
Group.Read.All : lire les groupes Microsoft 365 utilisés dans les autorisations de fichiers.
GroupMember.Read.All : lire les appartenances aux groupes utilisées pour déterminer l’accès effectif.
User.Read.All : lire les informations utilisateur nécessaires pour attribuer et appliquer les contrôles d’accès.
Sites.FullControl.All : lire les hiérarchies d’autorisations SharePoint et permettre une évaluation précise des autorisations ainsi qu’une indexation gérée par un administrateur.
Sites.Selected : permettre la configuration de sites sélectionnés, le cas échéant.
SensitivityLabels.Read.All : lire les informations des étiquettes de confidentialité lorsqu’une configuration tenant compte de ces étiquettes est utilisée.
Sites.FullControl.All est une autorisation Microsoft étendue ; votre administrateur Microsoft Entra doit donc l’évaluer au regard des exigences de sécurité de votre organisation. La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur utilise cette autorisation pour traiter précisément les contrôles d’accès SharePoint ; son octroi ne permet pas aux membres de l’espace de travail de consulter des fichiers en dehors de leurs autorisations SharePoint existantes.
Sites.Selected peut apparaître à des fins de compatibilité ou pour les processus liés aux sites sélectionnés, mais ne remplace pas les autres autorisations requises pour la synchronisation gérée par un administrateur.
Configurer la connexion gérée par un administrateur
Accédez à Administration > Plugins et ouvrez le plugin qui inclut SharePoint.
Si votre espace de travail utilise Paramètres de l’espace de travail > Applications, sélectionnez-y SharePoint.
Ouvrez les paramètres de SharePoint et vérifiez que l’application est activée pour l’espace de travail.
Vérifiez l’Accès par rôle si votre espace de travail prend en charge les contrôles d’accès basés sur les rôles.
Si vous voyez Recherche indexée, sélectionnez Configurer.
Approuver la connexion et choisir le contenu
Lorsque vous y êtes invité, connectez-vous avec le compte administrateur Microsoft approprié.
Vérifiez et approuvez les autorisations Microsoft demandées pour l’accès géré par un administrateur.
Sélectionnez les sites ou dossiers SharePoint que votre organisation souhaite inclure, ou tout le contenu pris en charge si cela correspond au déploiement approuvé.
Appliquez le filtrage par étiquettes de confidentialité Microsoft Purview lorsqu’il est disponible et exigé par la politique de votre organisation.
Terminez la configuration et laissez le temps à l’index initial d’être créé.
Si une connexion SharePoint existante nécessite des autorisations Microsoft mises à jour, utilisez le prompt de réautorisation dans les paramètres de l’application lorsqu’il est disponible. La déconnexion et la recréation d’une connexion gérée par un administrateur peuvent nécessiter la reconstruction de l’index.
Choisir le contenu SharePoint et OneDrive
Les sites et dossiers sélectionnés par l’administrateur déterminent le périmètre d’indexation. Les autorisations SharePoint et Microsoft 365 existantes déterminent les résultats indexés que chaque membre de l’espace de travail peut récupérer.
La synchronisation SharePoint gérée par un administrateur peut inclure le contenu OneDrive professionnel ou scolaire pris en charge lorsque l’administrateur sélectionne tout le contenu compatible et que les autorisations SharePoint requises sont accordées. OneDrive personnel n’est pas pris en charge. OneDrive n’est pas inclus dans les processus de sélection de sites et de dossiers qui ne permettent pas de sélectionner des sources OneDrive.
Une seule connexion de synchronisation SharePoint gérée par un administrateur est prise en charge par espace de travail.
Contenu pris en charge et limitations
SharePoint prend en charge les types de fichiers courants tels que .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx et .csv.
Autres limitations :
La taille maximale prise en charge est de 100 Mo par fichier.
L’indexation gérée par un administrateur repose sur le contenu des fichiers pris en charge. Les pages de sites SharePoint ne sont pas indexées par la synchronisation gérée par un administrateur. L’application en temps réel peut créer ou gérer les pages de sites prises en charge lorsque les actions sont activées.
L’indexation initiale peut prendre plusieurs heures ou plus, selon la taille et la complexité de l’environnement SharePoint sélectionné.
Certains résultats peuvent manquer tant que l’indexation est en cours.
Les mises à jour des fichiers, des appartenances aux groupes ou des autorisations peuvent mettre du temps à apparaître après une modification.
Les fichiers protégés par des étiquettes Microsoft Purview imposant un chiffrement ou des restrictions d’accès ne sont pas indexés.
Les restrictions de sites, les filtres d’étiquettes de confidentialité et les autres contrôles d’indexation gérés par un administrateur s’appliquent à la connexion indexée. Ils ne limitent pas automatiquement une connexion SharePoint en temps réel activée séparément.
Lorsque l’accès à SharePoint en temps réel et l’indexation gérée par un administrateur sont tous deux activés, vérifiez chaque connexion séparément. Une action en temps réel peut accéder à d’autres contenus déjà disponibles pour le compte professionnel ou scolaire connecté.
Résoudre les problèmes liés à SharePoint
Pour les problèmes de connexion généraux, consultez : Résolution des problèmes liés aux applications dans ChatGPT.
SharePoint n’apparaît pas
Vérifiez que SharePoint est disponible pour votre compte et que l’administrateur de votre espace de travail a activé l’application. Dans un espace de travail géré, vérifiez si l’Accès par rôle ou une politique de domaines approuvés limite les personnes autorisées à l’utiliser.
L’approbation d’un administrateur Microsoft est requise
Demandez à un administrateur Microsoft Entra d’examiner la demande d’autorisations. Un administrateur d’espace de travail ChatGPT peut voir quelles actions SharePoint dépendent de chaque autorisation Microsoft et désactiver celles que votre organisation ne souhaite pas approuver.
Une action ne fonctionne toujours pas après l’approbation
Vérifiez les points suivants :
L’action est activée dans les paramètres Actions de l’application SharePoint.
L’autorisation correspondante existe toujours dans Microsoft Entra.
Le membre a connecté le compte Microsoft prévu.
Le membre a reconnecté son compte Microsoft si de nouvelles autorisations ont été ajoutées.
Le compte Microsoft a accès au site, au fichier ou au dossier concerné.
Un fichier SharePoint est introuvable
Vérifiez les points suivants :
Le type de fichier est pris en charge et sa taille ne dépasse pas la limite.
Si vous utilisez des résultats indexés, le fichier se trouve dans le périmètre d’indexation géré par l’administrateur.
Le membre peut ouvrir le fichier dans SharePoint.
Les modifications récentes des autorisations ont eu le temps d’être actualisées.
La synchronisation gérée par un administrateur est indisponible
Vérifiez que votre espace de travail est éligible, que la synchronisation SharePoint est prise en charge dans la région configurée et qu’un administrateur Microsoft autorisé a approuvé les autorisations d’application requises. Les comptes ChatGPT personnels et individuels ne peuvent pas activer la synchronisation SharePoint.
FAQ
Puis-je connecter SharePoint sans activer la synchronisation ?
Oui. Lorsque l’application SharePoint est disponible pour votre compte, vous pouvez connecter votre compte Microsoft pour accéder en temps réel au contenu que vous êtes autorisé à utiliser. La synchronisation gérée par un administrateur est une fonctionnalité distincte de l’espace de travail.
Puis-je activer la synchronisation SharePoint pour mon compte ChatGPT personnel ?
Non. La synchronisation individuelle de SharePoint n’est plus disponible. Seuls les administrateurs d’espaces de travail éligibles peuvent configurer la synchronisation SharePoint gérée par un administrateur.
Les membres peuvent-ils voir des fichiers qu’ils ne peuvent pas ouvrir dans SharePoint ?
Non. Les autorisations SharePoint et Microsoft 365 continuent de déterminer ce que chaque membre peut récupérer.
La synchronisation SharePoint inclut-elle OneDrive ?
Elle peut inclure le contenu OneDrive professionnel ou scolaire pris en charge lorsque l’administrateur sélectionne tout le contenu compatible et que les autorisations SharePoint requises sont accordées. OneDrive personnel n’est pas pris en charge, et les processus de sélection de sites et de dossiers n’incluent pas OneDrive sauf si cette option est explicitement disponible.
Pourquoi la synchronisation gérée par un administrateur demande-t-elle Sites.FullControl.All ?
Microsoft exige l’accès aux hiérarchies d’autorisations SharePoint afin que la connexion puisse évaluer précisément les autorisations effectives sur les fichiers. Votre administrateur Microsoft Entra doit examiner cette autorisation étendue avant de l’approuver. Les membres de l’espace de travail ne peuvent toujours pas récupérer les fichiers auxquels ils ne sont pas autorisés à accéder.
Les actions SharePoint en temps réel et la synchronisation gérée par un administrateur peuvent-elles être activées ensemble ?
Oui. Elles utilisent des processus d’autorisation et des contrôles différents. Les restrictions de sites et les filtres d’étiquettes de confidentialité gérés par un administrateur ne limitent pas automatiquement la connexion SharePoint en temps réel distincte.