ઝાંખી

પહેલેથી ChatGPT વાપરતા કર્મચારીઓને આમંત્રણ આપતાં પહેલાં, તેઓ કયા ખાતાનો ઉપયોગ કરશે તેની ખાતરી કરો અને તમારા વર્કસ્પેસમાં સાઇન ઇન કરવા માટેની આવશ્યકતાઓ સમજાવો. સ્થળાંતરના વિકલ્પો વિશે તેમની સાથે ચર્ચા કરો, જેથી તેઓ સમજી શકે કે તેમની વ્યક્તિગત સામગ્રી, સબ્સ્ક્રિપ્શન અને ઍક્સેસનું શું થશે.

આમંત્રણો મોકલતાં પહેલાં હાલનાં ખાતાં તપાસો

કર્મચારીઓને પૂછો કે શું તેઓ પહેલેથી કંપનીના ઇમેઇલ સરનામાથી વ્યક્તિગત, Plus કે Pro ChatGPT ખાતાનો ઉપયોગ કરે છે. આમંત્રણ જે ચોક્કસ ઇમેઇલ સરનામે મોકલવાનું છે અને કંપનીના જે વર્કસ્પેસમાં જોડાવાનું છે તેની ખાતરી કરો.

કર્મચારીઓએ આમંત્રણ સ્વીકારીને એ જ ઇમેઇલ સરનામાથી સાઇન ઇન કરવું જોઈએ. હાલના ખાતાની જગ્યાએ બીજું ખાતું બનાવવાથી કે અલગ સરનામું વાપરવાથી અપેક્ષિત વર્કસ્પેસ કે હાલનો ઇતિહાસ ગાયબ હોય એવું લાગી શકે છે.

જો આમંત્રણ ન મળે, તો વર્કસ્પેસના માલિકને બાકી આમંત્રણો તપાસવા અને જ્યાં ઉપલબ્ધ હોય ત્યાં આમંત્રણ ફરી મોકલો પસંદ કરવા કહો. SCIM દ્વારા સંચાલિત આમંત્રણો સીધાં ફરી મોકલી શકાતાં નથી. કોઈ અનપેક્ષિત આમંત્રણ મળે તો સાઇન ઇન કરતાં પહેલાં તમારી આઇટી ટીમ પાસે તેની ચકાસણી કરાવો.

કર્મચારી ChatGPTમાં સાઇન ઇન કરવા માટે ખાતાનો ઉપયોગ કરે છે. વર્કસ્પેસમાં તેમની ચેટ, સામગ્રી અને સેટિંગ હોય છે. એક જ ખાતાથી અલગ-અલગ વ્યક્તિગત અને કંપનીના વર્કસ્પેસની ઍક્સેસ મેળવી શકાય છે. કંપનીના વર્કસ્પેસમાં જોડાવું અને વ્યક્તિગત સામગ્રીનું સ્થળાંતર કરવું એ અલગ ક્રિયાઓ છે.

કર્મચારીઓને શું દેખાશે તે સમજો

કર્મચારીઓને તેમના આમંત્રણ, વર્કસ્પેસના પ્લાન અને હાલના ખાતાના આધારે સાઇન ઇન કરવાના અને જોડાવાની પ્રક્રિયાના અલગ-અલગ વિકલ્પો દેખાઈ શકે છે. તેમના કિસ્સામાં શું થશે તે સમજાવવા માટે નીચેના કોષ્ટકનો ઉપયોગ કરો.

સાઇન ઇન અને ખાતાની જોગવાઈની સમીક્ષા કરો

વ્યક્તિગત ખાતાનું ઇમેઇલ સરનામું બદલવાથી તેનું અગાઉનું કામનું ઇમેઇલ સરનામું નવા ખાતા માટે કે SCIM દ્વારા ખાતાની જોગવાઈ માટે ઉપલબ્ધ થઈ જ જાય એવું નથી. ચકાસેલું ડોમેન દૂર કર્યા પછી પણ અગાઉ કરેલો SSOનો ઉપયોગ ઍક્સેસને અસર કરતો રહી શકે છે. ફેરફારો કરતાં પહેલાં OpenAI સહાયનો સંપર્ક કરો. કામચલાઉ ઉકેલ તરીકે ચકાસેલું ડોમેન દૂર કરશો નહીં કે હાલના ખાતાની જગ્યાએ બીજું ખાતું બનાવશો નહીં.

Enterprise કે Edu માટે આપમેળે ખાતું બનાવવાની સુવિધા ઉપલબ્ધ હોય ત્યાં, કંપનીના ચકાસેલા ઇમેઇલથી સાઇન ઇન કરવાથી એ જ સ્થળાંતર પ્રક્રિયા શરૂ થઈ શકે છે. આ સુવિધા ચાલુ કરતાં પહેલાં અસરગ્રસ્ત ખાતાંની સમીક્ષા કરો.

આપમેળે ખાતું બનાવવાની સુવિધાથી દૂર કરેલું કે નિષ્ક્રિય કરેલું વર્કસ્પેસનું સભ્યપદ ફરી સક્રિય થતું નથી. જો તમને “કોઈ પાત્ર ChatGPT ખાતું મળ્યું નથી” દેખાય, તો વર્કસ્પેસના માલિક કે સંચાલકને તમારી અધિકૃતતાની ખાતરી કરીને તમને ફરી આમંત્રણ આપવા કહો.

વર્કસ્પેસમાં ઉમેરાયેલા વપરાશકર્તાને ઓળખ પ્રદાતા તરફથી મળતી ઍક્સેસ સાઇન ઇન કરતાં અટકાવતી હોય, તો પણ તે વપરાશકર્તા એક બેઠકનો ઉપયોગ કરી શકે છે. જો એક જ ચકાસેલું ડોમેન એકથી વધુ વર્કસ્પેસ સાથે જોડાયેલું હોય, તો આપમેળે ખાતું બનાવવાની સુવિધા વ્યક્તિને એકથી વધુ વર્કસ્પેસમાં આમંત્રણ આપી શકે છે. અમલમાં મૂકતાં પહેલાં ડોમેનનાં જોડાણો અને ચાલુ કરેલાં સેટિંગની સમીક્ષા કરો.

સ્થળાંતરના વિકલ્પો અને તેમની અસરોની સમીક્ષા કરો

વ્યક્તિગત સામગ્રીનું શું કરવું તે પસંદ કરો

કર્મચારીઓ વ્યક્તિગત સામગ્રીનું સ્થળાંતર કરે તે પહેલાં, તેમના ગંતવ્ય વર્કસ્પેસ માટે ઉપલબ્ધ વિકલ્પો સમજાવો. તેઓ પોતાનું વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસ અલગ રાખી શકે છે કે પછી સ્થળાંતરનું પગલું પૂરું કરવું જરૂરી છે તેની ખાતરી કરો. જો કર્મચારીઓ પોતાનું વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસ અલગ રાખે, તો તેમનું કોઈ પણ વ્યક્તિગત સબ્સ્ક્રિપ્શન રદ ન થાય ત્યાં સુધી ચાલુ રહે છે. તેઓ આગળ વધે તે પહેલાં, કઈ સામગ્રી સમર્થિત છે, કઈ બાકાત છે અને ઍક્સેસ પર શું અસર પડશે તેની તેમની સાથે સમીક્ષા કરો. વિગતો માટે જુઓ: વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસના સ્થળાંતરના વિકલ્પો.

જો Business વર્કસ્પેસને Enterpriseમાં અપગ્રેડ કરવામાં આવે, તો Business વર્કસ્પેસનું પોતાનું વિલીનીકરણ થતું નથી. તેમ છતાં, Enterpriseમાં જોડાવાની પ્રક્રિયા દરમિયાન કર્મચારીને વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસના સ્થળાંતરની અલગ સૂચના મળી શકે છે.

જ્યારે Enterprise કે Eduનું આમંત્રણ કંપનીના ચકાસેલા ડોમેનનો ઉપયોગ કરે છે, ત્યારે એ જ ખાતાના ઇમેઇલ હેઠળ પહેલેથી વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસ ધરાવતા કર્મચારીએ જોડાતાં પહેલાં સ્થળાંતરનું પગલું પૂરું કરવું પડી શકે છે. ઉપલબ્ધ વિકલ્પોના આધારે, કર્મચારી સમર્થિત સામગ્રીની કંપનીના વર્કસ્પેસમાં નકલ કરવા માટે પોતાના વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસનું વિલીનીકરણ કરી શકે છે, અથવા પોતાનો વ્યક્તિગત ડેટા નિકાસ કરીને કાઢી શકે છે. ચકાસેલું ન હોય એવા કે બાહ્ય ડોમેનનો ઉપયોગ કરતા આમંત્રણથી સામાન્ય રીતે સ્થળાંતર શરૂ થતું નથી.

સામગ્રી અને સબ્સ્ક્રિપ્શનની સમીક્ષા કરો

• ચેટ અને ડેટા રેસિડન્સી: ડેટા રેસિડન્સીની આવશ્યકતાઓને કારણે વ્યક્તિગત ચેટ કંપનીના વર્કસ્પેસમાં સ્થાનાંતરિત ન થઈ શકે. જો સ્થાનાંતરણ ઉપલબ્ધ ન હોય, તો સ્થળાંતર શરૂ કરતાં પહેલાં વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસમાંથી મહત્વનો ડેટા નિકાસ કરો અને ડાઉનલોડ કરેલી ફાઇલ ખૂલે છે તેની ખાતરી કરો. ChatGPT Business કે Enterprise વર્કસ્પેસમાં જાતે ડેટા નિકાસ કરવાની સુવિધા ઉપલબ્ધ નથી. જો નિકાસ નિષ્ફળ જાય, તો આગળ ન વધો અને OpenAI સહાયનો સંપર્ક કરો.

• GPT: સ્થળાંતર કરેલા GPT ખાનગી હોય છે અને વર્કસ્પેસના અન્ય સભ્યો સાથે આપમેળે શેર થતા નથી. જો કોઈ GPT અગાઉ જાહેર લિંક દ્વારા શેર કરેલો હોય અથવા GPT Storeમાં પ્રકાશિત કરેલો હોય, તો અન્ય લોકો તેનો ઉપયોગ કરી શકે તે માટે તેની સ્થળાંતર કરેલી નકલ ફરીથી શેર કરવી જરૂરી છે. શેર કરવાના ઉપલબ્ધ વિકલ્પો ગંતવ્ય વર્કસ્પેસનાં સેટિંગ અને વપરાશકર્તાની પરવાનગીઓ પર આધાર રાખે છે.

• સબ્સ્ક્રિપ્શન: વેબ મારફતે બિલ થતું પાત્ર Plus કે Pro સબ્સ્ક્રિપ્શન બતાવેલી સ્થળાંતર પ્રક્રિયા દ્વારા રદ કરીને તેનું રિફંડ આપી શકાય છે. Apple કે Google મારફતે ખરીદેલું સબ્સ્ક્રિપ્શન અલગથી રદ કરવું પડી શકે છે.

• વ્યક્તિગત સામગ્રી: સ્થળાંતરની સૂચના સ્વીકારતાં પહેલાં, અસરગ્રસ્ત ચેટ અને GPT કયા ખાતા અને વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસમાં છે તેની ખાતરી કરો. કર્મચારીઓ સ્થાનાંતરિત કરવા માટે ચેટ, પ્રોજેક્ટ કે ફાઇલોને એક-એક કરીને પસંદ કરી શકતા નથી.

• સાઇટ્સ: વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસમાંથી Business કે Enterpriseમાં સ્થળાંતર કરતી વખતે સાઇટ્સ સ્થાનાંતરિત થતી નથી.

કઈ સામગ્રી સમર્થિત છે અને કઈ બાકાત છે તેની સંપૂર્ણ યાદી માટે જુઓ: વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસના સ્થળાંતર માટેનું માર્ગદર્શન.

સ્થળાંતર પછીની ઍક્સેસ વિશે સમજો

સ્થળાંતર દરમિયાન સમર્થિત વ્યક્તિગત સામગ્રીની કંપનીના વર્કસ્પેસમાં નકલ થાય છે અને વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસ નિષ્ક્રિય થાય છે. કંપનીના વર્કસ્પેસની સામગ્રીને વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસમાં પાછી લઈ જાય એવો પૂર્વવત્ કરવાનો કોઈ વિકલ્પ નથી. જો Business વર્કસ્પેસ પછીથી નિષ્ક્રિય કરવામાં આવે, તો પુનઃપ્રાપ્તિની અલગ પ્રક્રિયા દ્વારા મૂળ વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસ અને તેના ડેટાને ફરી સક્રિય કરી શકાય છે. આનાથી Businessની ઍક્સેસ પુનઃસ્થાપિત થતી નથી કે Businessમાં થયેલી પ્રવૃત્તિની નકલ પાછી આવતી નથી.

સ્થળાંતર પછી ચેટ અને GPT પર કંપનીના વર્કસ્પેસની ઍક્સેસ અને ડેટા જાળવી રાખવાની નીતિઓ લાગુ પડે છે. જો કર્મચારી નોકરી છોડે અથવા વર્કસ્પેસની ઍક્સેસ ગુમાવે, તો તે આ સામગ્રીની ઍક્સેસ પણ ગુમાવી શકે છે.

વ્યક્તિગત ખાતાની ઍક્સેસ માટે આયોજન કરો

જોડાવાની પ્રક્રિયા પૂરી થયા પછી પણ ખાતાની ઍક્સેસ મહત્વની છે. કામના ઇમેઇલ હેઠળનું વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસ અને કર્મચારીની પોતાની માલિકીના ઇમેઇલ સરનામાથી બનાવેલું અલગ ખાતું એક જ બાબત નથી. વર્કસ્પેસ અલગ રાખવાથી કર્મચારીની તે ખાતાની ઍક્સેસ કંપનીના ઇમેઇલ સરનામાથી સ્વતંત્ર થઈ જતી નથી.

વ્યક્તિગત ઉપયોગ માટે કર્મચારીની પોતાની માલિકી અને નિયંત્રણ હેઠળના ઇમેઇલ સરનામાથી અલગ ખાતું બનાવવાની ભલામણ કરો. કર્મચારીઓએ વ્યક્તિગત વાતચીત અને ડેટા કામના કે કંપનીના ઇમેઇલ સરનામા સાથે જોડાયેલા ખાતામાં રાખવાને બદલે તે અલગ ખાતામાં રાખવાં જોઈએ.

નોકરી પૂરી થતાં, જો કર્મચારીઓ કંપનીના ઇમેઇલ ખાતા કે કંપનીના વર્કસ્પેસની ઍક્સેસ ગુમાવે, તો તેઓ સંબંધિત ખાતા કે વર્કસ્પેસ અને તેના ડેટાની ઍક્સેસ પણ ગુમાવી શકે છે. કંપનીના વર્કસ્પેસની સામગ્રી વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસમાં પાછી જતી નથી. કર્મચારીઓ જોડાવાની કે સ્થળાંતરની પ્રક્રિયા પૂરી કરે તે પહેલાં ઍક્સેસ પર થતી આ અસરો સમજાવો.

કર્મચારીઓને શું અપેક્ષા રાખવી તે જણાવો

અમલીકરણ પહેલાં કર્મચારીઓને જણાવો:

• કયા ઇમેઇલ સરનામે આમંત્રણ મળશે.

• કંપનીનું કયું વર્કસ્પેસ પસંદ કરવું.

• વર્કસ્પેસ માટે SSO જરૂરી હોય તો સાઇન-ઇનની કઈ પદ્ધતિ વાપરવી.

• વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસના સ્થળાંતરનો પ્રોમ્પ્ટ દેખાઈ શકે છે કે નહીં.

• ચેટ, GPT અથવા સબ્સ્ક્રિપ્શન વિશે નિર્ણય લેતાં પહેલાં કોનો સંપર્ક કરવો.

દરેક આમંત્રણ ઇમેઇલ, પહોંચાડવાનો સમય અથવા સ્થળાંતરનો પ્રોમ્પ્ટ અનુકૂળ બનાવી શકાય છે એવું માની લેશો નહીં.

નાના જૂથ સાથે અમલનું પરીક્ષણ કરો

સંબંધિત હોય ત્યારે હાલનાં વ્યક્તિગત, Plus અથવા ChatGPT Pro ખાતાં ધરાવતા કર્મચારીઓને સામેલ કરતા નાના જૂથને આમંત્રણ આપો. બધાને આમંત્રણ આપતાં પહેલાં આમંત્રણ, ખાતાનું ઈમેઇલ, કંપની વર્કસ્પેસ, સાઇન-ઇન પદ્ધતિ, સ્થાનાંતરણના વિકલ્પો, ડેટા રેસિડન્સીના પ્રતિબંધો અને સબ્સ્ક્રિપ્શન માર્ગદર્શન તપાસો.

કંપનીના સાઇન-ઇન માટે જુઓ: OpenAI ઉત્પાદનો માટે એકલ સાઇન-ઑન (SSO) સેટઅપ.

ChatGPT Business વર્કસ્પેસમાં સાઇન ઇન કરવા માટે જુઓ: ChatGPT Business માટે એકલ સાઇન-ઑન સેટઅપ.

તમે તમારા ઓળખ પ્રદાતા પાસેથી વપરાશકર્તાઓને સમન્વયિત કરવા માંગતા હો, તો જુઓ: SCIM પ્રોવિઝનિંગ અને સંચાલન.

વર્કસ્પેસ અથવા ખાતાનો ઇતિહાસ ગુમ થયેલો દેખાય, તો જુઓ: SSO, વર્કસ્પેસ ઍક્સેસ અને ડોમેન ચકાસણીની સમસ્યાઓનું નિવારણ.