કંપની જે ઈમેઇલ સરનામે આમંત્રણ મોકલવાની છે, એ જ સરનામાથી કોઈ કર્મચારી પહેલેથી ChatGPT વાપરતો હોઈ શકે છે. આમંત્રણ મોકલતાં પહેલાં સમજાવો કે વર્કસ્પેસમાં જોડાવાથી તે વ્યક્તિની ચૅટ, GPT અથવા સબ્સ્ક્રિપ્શન પર અસર થઈ શકે છે કે નહીં.

આમંત્રણ મોકલતાં પહેલાં હાલનાં ખાતાં તપાસો

કર્મચારીઓને પૂછો કે તેઓ કંપનીના ઈમેઇલ સરનામાથી પહેલેથી વ્યક્તિગત, Plus અથવા ChatGPT Pro ખાતું વાપરે છે કે નહીં. આમંત્રણ મેળવનાર ચોક્કસ ઈમેઇલ સરનામું અને સંબંધિત કંપની વર્કસ્પેસની પુષ્ટિ કરો.

કર્મચારીઓએ આમંત્રણ સ્વીકારીને એ જ ઈમેઇલ સરનામાથી સાઇન ઇન કરવું જોઈએ. બીજું ખાતું બનાવવાથી અથવા અલગ સરનામું વાપરવાથી અપેક્ષિત વર્કસ્પેસ કે હાલનો ઇતિહાસ ગુમ થયેલો દેખાઈ શકે છે.

આમંત્રણ ન મળ્યું હોય, તો વર્કસ્પેસના માલિકને બાકી આમંત્રણો તપાસવા અને વિકલ્પ ઉપલબ્ધ હોય ત્યાં આમંત્રણ ફરી મોકલો પસંદ કરવા કહો. SCIM દ્વારા સંચાલિત આમંત્રણો સીધાં ફરી મોકલી શકાતાં નથી. અણધાર્યું આમંત્રણ મળે તો સાઇન ઇન કરતાં પહેલાં તમારી આઇટી ટીમ પાસે તેની ખરાઈ કરાવો.

એક OpenAI ખાતામાં અલગ વ્યક્તિગત અને કંપની વર્કસ્પેસ હોઈ શકે છે. કંપનીના વર્કસ્પેસમાં જોડાવું અને વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસ સ્થાનાંતરિત કરવું એ અલગ ક્રિયાઓ છે.

કર્મચારીઓને શું દેખાશે તે સમજો

આમંત્રણ, વર્કસ્પેસની યોજના અને સાઇન-ઇનની જરૂરિયાતો નક્કી કરે છે કે કર્મચારીનું વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસ અલગ રહેશે કે તેને સ્થાનાંતરણનો વિકલ્પ દેખાશે.

આગળ વધતાં પહેલાં વ્યક્તિગત ખાતાનું સ્થાનાંતરણ તપાસો

Enterprise અથવા Eduનું આમંત્રણ ચકાસાયેલ કંપની ડોમેનનો ઉપયોગ કરતું હોય, તો એ જ ઈમેઇલ હેઠળ હાલનું વ્યક્તિગત ખાતું ધરાવતા કર્મચારીએ જોડાતાં પહેલાં તે ખાતું સ્થાનાંતરિત કરવું પડી શકે છે. ઉપલબ્ધ વિકલ્પોના આધારે કર્મચારી પાત્ર ચૅટ અને GPTને કંપનીના વર્કસ્પેસમાં ખસેડી શકે છે અથવા વ્યક્તિગત ડેટાની નિકાસ કરીને તેને કાઢી શકે છે. ચકાસાયેલ ન હોય તેવા અથવા બાહ્ય ડોમેનથી મોકલાયેલું આમંત્રણ સામાન્ય રીતે સ્થાનાંતરણ શરૂ કરતું નથી.

વ્યક્તિગત ખાતાનું ઈમેઇલ સરનામું બદલવાથી તેનું અગાઉનું કાર્યસ્થળનું ઈમેઇલ સરનામું નવા ખાતા અથવા SCIM પ્રોવિઝનિંગ માટે ઉપલબ્ધ થઈ જાય એ જરૂરી નથી. ચકાસાયેલ ડોમેન દૂર કર્યા પછી પણ SSOનો અગાઉનો ઉપયોગ ઍક્સેસને અસર કરવાનું ચાલુ રાખી શકે છે. ફેરફારો કરતાં પહેલાં OpenAI સહાયનો સંપર્ક કરો. વૈકલ્પિક ઉપાય તરીકે ચકાસાયેલ ડોમેન દૂર કરશો નહીં કે બીજું ખાતું બનાવશો નહીં.

Enterprise અથવા Edu માટે સ્વચાલિત ખાતું બનાવવાની સુવિધા ઉપલબ્ધ હોય ત્યાં ચકાસાયેલ કંપની ઈમેઇલથી સાઇન ઇન કરવાથી એ જ સ્થાનાંતરણ પ્રક્રિયા શરૂ થઈ શકે છે. તેને સક્ષમ કરતાં પહેલાં અસરગ્રસ્ત ખાતાંની સમીક્ષા કરો.

સ્વચાલિત ખાતા નિર્માણથી દૂર કરાયેલું કે નિષ્ક્રિય કરાયેલું વર્કસ્પેસ સભ્યપદ ફરી સક્રિય થતું નથી. જો તમને “કોઈ પાત્ર ChatGPT ખાતું મળ્યું નથી” દેખાય, તો વર્કસ્પેસના માલિક અથવા સંચાલકને તમારી અધિકૃતતાની પુષ્ટિ કરીને ફરી આમંત્રણ આપવા કહો.

ઓળખ પ્રદાતાની ઍક્સેસને કારણે સાઇન ઇન ન થઈ શકે તો પણ વર્કસ્પેસમાં ઉમેરાયેલ વપરાશકર્તા એક બેઠક વાપરી શકે છે. એક જ ચકાસાયેલ ડોમેન અનેક વર્કસ્પેસ સાથે જોડાયેલું હોય, તો સ્વચાલિત ખાતા નિર્માણથી વ્યક્તિને એક કરતાં વધુ વર્કસ્પેસનાં આમંત્રણ મળી શકે છે. અમલ પહેલાં ડોમેન જોડાણો અને સક્ષમ સેટિંગ્સની સમીક્ષા કરો.

• ચૅટ અને ડેટા રેસિડન્સી: ડેટા રેસિડન્સીની જરૂરિયાતોને કારણે વ્યક્તિગત ચૅટ કંપનીના વર્કસ્પેસમાં ખસેડી ન શકાય એવું બની શકે છે. ટ્રાન્સફર ઉપલબ્ધ ન હોય, તો સ્થાનાંતરણ શરૂ કરતાં પહેલાં મહત્વપૂર્ણ ડેટાની નિકાસ કરો અને ડાઉનલોડ કરેલી ફાઇલ ખૂલે છે તેની પુષ્ટિ કરો. નિકાસ નિષ્ફળ જાય તો પ્રક્રિયા અટકાવીને OpenAI સહાયનો સંપર્ક કરો.

• GPT: અગાઉ શેર કે પ્રકાશિત કરેલા વ્યક્તિગત GPT કંપનીના વર્કસ્પેસમાં ખસેડાય તો ત્યાં દૃશ્યમાન થઈ શકે છે. વર્કસ્પેસનો માલિક તેમની દૃશ્યતાની સમીક્ષા કરીને તેને અપડેટ કરી શકે છે. ટ્રાન્સફર પહેલાં ખાનગી રહેલા GPT ખાનગી જ રહે છે.

• સબ્સ્ક્રિપ્શન: વેબ મારફતે બિલ કરાયેલું પાત્ર Plus અથવા ChatGPT Pro સબ્સ્ક્રિપ્શન દર્શાવેલી સ્થાનાંતરણ પ્રક્રિયામાં રદ થઈ શકે છે અને તેનું રિફંડ મળી શકે છે. Apple અથવા Google મારફતે ખરીદેલું સબ્સ્ક્રિપ્શન અલગથી રદ કરવું પડી શકે છે.

• ખાતાનો ઇતિહાસ: સ્થાનાંતરણનો પ્રોમ્પ્ટ સ્વીકારતાં પહેલાં કયું ખાતું, ચૅટ અને GPT અસરગ્રસ્ત થશે તેની પુષ્ટિ કરો.

પૂર્ણ થયેલું વ્યક્તિગત ખાતાથી Enterprise ખાતામાં સ્થાનાંતરણ પાછું ફેરવી શકાતું નથી. આગળ વધતાં પહેલાં ચોક્કસ ખાતું, ઉપલબ્ધ વિકલ્પો અને સબ્સ્ક્રિપ્શનની વિગતો તપાસો.

સ્થાનાંતરણ પછી ચૅટ અને GPT પર કંપનીના વર્કસ્પેસની ઍક્સેસ અને જાળવણી નીતિઓ લાગુ પડે છે. કર્મચારી કંપની છોડી દે અથવા વર્કસ્પેસની ઍક્સેસ ગુમાવે, તો તે આ સામગ્રીની ઍક્સેસ પણ ગુમાવી શકે છે.

ChatGPT Businessના સંચાલકો કોઈને વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસ મર્જ કરવા કે કાઢી નાખવાનું ફરજિયાત કરી શકતા નથી. Business વર્કસ્પેસને Enterpriseમાં અપગ્રેડ કરાય તો Business વર્કસ્પેસ પોતે મર્જ થતું નથી. કર્મચારીને હજી પણ વ્યક્તિગત વર્કસ્પેસના સ્થાનાંતરણનો અલગ પ્રોમ્પ્ટ મળી શકે છે.

કર્મચારીઓને શું અપેક્ષા રાખવી તે જણાવો

અમલ પહેલાં કર્મચારીઓને આ બાબતો જણાવો:

• કયા ઈમેઇલ સરનામે આમંત્રણ મળશે.

• કંપનીનું કયું વર્કસ્પેસ પસંદ કરવું.

• વર્કસ્પેસ માટે SSO જરૂરી હોય તો કઈ સાઇન-ઇન પદ્ધતિ વાપરવી.

• વ્યક્તિગત ખાતાના સ્થાનાંતરણનો પ્રોમ્પ્ટ દેખાઈ શકે છે કે નહીં.

• ચૅટ, GPT અથવા સબ્સ્ક્રિપ્શન અંગે નિર્ણય લેતાં પહેલાં કોનો સંપર્ક કરવો.

દરેક આમંત્રણ ઈમેઇલ, વિતરણ સમય કે સ્થાનાંતરણ પ્રોમ્પ્ટને અનુકૂળ બનાવી શકાય છે એવું માની ન લો.

નાના જૂથ સાથે અમલનું પરીક્ષણ કરો

સંબંધિત હોય ત્યારે હાલનાં વ્યક્તિગત, Plus અથવા ChatGPT Pro ખાતાં ધરાવતા કર્મચારીઓને સામેલ કરતા નાના જૂથને આમંત્રણ આપો. બધાને આમંત્રણ આપતાં પહેલાં આમંત્રણ, ખાતાનું ઈમેઇલ, કંપની વર્કસ્પેસ, સાઇન-ઇન પદ્ધતિ, સ્થાનાંતરણના વિકલ્પો, ડેટા રેસિડન્સીના પ્રતિબંધો અને સબ્સ્ક્રિપ્શન માર્ગદર્શન તપાસો.

કંપનીના સાઇન-ઇન માટે જુઓ: OpenAI ઉત્પાદનો માટે એકલ સાઇન-ઑન (SSO) સેટઅપ.

ChatGPT Business વર્કસ્પેસમાં સાઇન ઇન કરવા માટે જુઓ: ChatGPT Business માટે એકલ સાઇન-ઑન સેટઅપ.

તમે તમારા ઓળખ પ્રદાતા પાસેથી વપરાશકર્તાઓને સમન્વયિત કરવા માંગતા હો, તો જુઓ: SCIM પ્રોવિઝનિંગ અને સંચાલન.

વર્કસ્પેસ અથવા ખાતાનો ઇતિહાસ ગુમ થયેલો દેખાય, તો જુઓ: SSO, વર્કસ્પેસ ઍક્સેસ અને ડોમેન ચકાસણીની સમસ્યાઓનું નિવારણ.