વિહંગાવલોકન
SharePoint ઍપથી ChatGPT, SharePoint અને કાર્ય કે શાળા માટેના OneDrive માંની એવી સમર્થિત સામગ્રી શોધી શકે છે અને તેનો સંદર્ભ લઈ શકે છે જે તમારું Microsoft ખાતું પહેલેથી જ ઍક્સેસ કરી શકે છે. SharePoint ઍપ વ્યક્તિગત OneDrive ખાતાંને સમર્થન આપતી નથી. ઉપલબ્ધ ક્રિયાઓ તમારી સંસ્થાનાં સેટિંગ્સ પર આધાર રાખે છે.
જોડાયેલી ઍપની વિહંગાવલોકન માટે જુઓ: ChatGPT માં જોડાયેલી ઍપ.
ઉપલબ્ધતા
SharePoint ની ઉપલબ્ધતા તમારા ChatGPT પ્લાન, સ્થાન, વર્કસ્પેસ સેટિંગ્સ, Microsoft ખાતા અને તમારી સંસ્થાની Microsoft Entra નીતિઓ પર આધાર રાખે છે.
SharePointને જોડો
તમારા ChatGPTના સંસ્કરણમાં ઉપલબ્ધ વિકલ્પો અનુસાર પ્લગઇન અથવા ઍપ ખોલો.
SharePoint શોધો અને તમારું ખાતું જોડવાનો વિકલ્પ પસંદ કરો.
તમે ઉપયોગ કરવા માગતા SharePoint સાઇટ અથવા કાર્યાલય કે શાળા માટેની સમર્થિત OneDrive ફાઇલોનો ઍક્સેસ ધરાવતા Microsoft કાર્યાલય અથવા શાળા ખાતાથી સાઇન ઇન કરો.
માગવામાં આવેલી Microsoft પરવાનગીઓની સમીક્ષા કરીને અધિકૃતતા પ્રક્રિયા પૂર્ણ કરો.
ChatGPT પર પાછા ફરો.
તમારી સંસ્થાને સંચાલકની સંમતિ જરૂરી હોય, તો કનેક્શનનો ઉપયોગ કરી શકાય તે પહેલાં તમારા Microsoft Entra સંચાલકે પરવાનગીઓ મંજૂર કરવી પડશે.
ખાતું સંચાલિત કરવાની સામાન્ય સૂચનાઓ માટે જુઓ: ChatGPTમાં ઍપ ખાતાં જોડવા અને સંચાલિત કરવા.
વાતચીતમાં SharePointનો ઉપયોગ કરો
SharePoint જોડ્યા પછી, તમારા જોડાયેલા Microsoft ખાતાથી ઍક્સેસ કરી શકાય તેવી ફાઇલો શોધવા, તેમનો સારાંશ આપવા અથવા તેમની સરખામણી કરવા ChatGPTને કહો.
ઉદાહરણો:
“SharePointમાં નવીનતમ પ્રોજેક્ટ યોજના શોધો અને બાકી રહેલા નિર્ણયોના સારાંશ આપો.”
“અમારી વેચાણ ટીમની SharePoint સાઇટ પરના બે પ્રસ્તાવ દસ્તાવેજોની સરખામણી કરો.”
“મને ઍક્સેસ હોય તેવા લોન્ચ દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ કરીને અધિકારીઓ માટે અપડેટનો મુસદ્દો બનાવો.”
“આ પ્રોજેક્ટ માટે મંજૂર SharePoint લાઇબ્રેરીમાં ફોલ્ડર બનાવો.”
તમારી સંસ્થાએ મંજૂર કરેલી પરવાનગીઓ અને ChatGPTમાં સક્ષમ કરેલી ક્રિયાઓના આધારે, તાત્કાલિક SharePoint ઍપ નીચેની ક્રિયાઓને પણ સમર્થન આપી શકે છે:
ફોલ્ડર બનાવવા.
ફાઇલો અપલોડ અથવા અપડેટ કરવી.
શેરિંગ લિંક સંચાલિત કરવી.
સમર્થિત SharePoint સૂચિઓ અને પેજ સાથે કામ કરવું.
મંજૂર Microsoft પરવાનગીથી તેની સંબંધિત દરેક ક્રિયા આપમેળે સક્ષમ થતી નથી. તમારી સંસ્થા જે ક્રિયાઓની મંજૂરી આપવા માગે છે તેને તમારા ChatGPT વર્કસ્પેસ સંચાલકે અલગથી સક્ષમ કરવી પડશે. SharePoint કન્ટેન્ટ બદલતી ક્રિયાઓની પુષ્ટિ કરવા ChatGPT તમને કહી શકે છે.
SharePointની પરવાનગીઓ સમજો
ChatGPT ફક્ત એવી સામગ્રી મેળવે છે જેનો ઉપયોગ કરવાની પરવાનગી સંબંધિત Microsoft ખાતા અથવા અધિકૃત વર્કસ્પેસ સભ્યને પહેલેથી જ હોય. SharePoint, OneDrive, Microsoft 365 જૂથનું સભ્યપદ અને વર્કસ્પેસના ઍક્સેસ સેટિંગ્સ લાગુ રહે છે.
ChatGPT વર્કસ્પેસના માલિક અથવા સંચાલક ઍપની ઉપલબ્ધતા અને ક્રિયાઓનું સંચાલન કરે છે. Microsoft Entraના સંચાલક તે ક્રિયાઓ માટે જરૂરી Microsoft પરવાનગીઓ આપે છે. આ ભૂમિકાઓ અલગ-અલગ લોકો પાસે હોઈ શકે છે.
વર્કસ્પેસના નિયંત્રણો વિશે વધુ માહિતી માટે જુઓ: પ્લગઇન અને ઍપ માટે સંચાલક નિયંત્રણો, સુરક્ષા અને અનુપાલન.
SharePoint ની તત્કાલ ઍક્સેસ માટેની પરવાનગીઓની સમીક્ષા કરો
SharePoint ની તત્કાલ ઍક્સેસ માટે ChatGPT ના પરવાનગી સેટિંગ્સ અને Microsoft Entra બંનેમાં Sites.Read.All અને Files.Read.All સક્ષમ કરો. આ પરવાનગીઓ માત્ર ChatGPT માં સક્ષમ કરવાથી Microsoft ની અધિકૃતતા પ્રક્રિયા પૂર્ણ થતી નથી. SharePoint ની તત્કાલ ઍક્સેસ માટે નીચેની પરવાનગીઓની સમીક્ષા કરો:
User.Read: સાઇન ઇન કરેલા વપરાશકર્તાની પ્રોફાઇલની મૂળભૂત માહિતી વાંચો.
offline_access: વપરાશકર્તાએ દરેક વિનંતી માટે સાઇન ઇન કરવું ન પડે તે રીતે અધિકૃત જોડાણ જાળવો.
Files.Read.All: સાઇન ઇન કરેલો વપરાશકર્તા ઍક્સેસ કરી શકે તેવી ફાઇલો વાંચો.
Files.ReadWrite.All: લખવાની ક્રિયાઓ સક્ષમ હોય ત્યારે સાઇન ઇન કરેલો વપરાશકર્તા ઍક્સેસ કરી શકે તેવી ફાઇલો અપડેટ કરો અથવા તેમનું સંચાલન કરો.
Sites.Read.All: સાઇન ઇન કરેલો વપરાશકર્તા ઍક્સેસ કરી શકે તેવી SharePoint સાઇટ્સની સામગ્રી વાંચો.
Sites.ReadWrite.All: સંબંધિત ક્રિયાઓ સક્ષમ હોય ત્યારે સમર્થિત SharePoint યાદીઓ, આઇટમ, પૃષ્ઠો, મેટાડેટા અથવા અન્ય સંસાધનોનું સંચાલન કરો.
Sites.Selected: SharePoint ની તત્કાલ શોધ માટે સમર્થિત નથી.
કઈ ચોક્કસ પરવાનગીઓની વિનંતી કરવામાં આવે છે તે તમારી સંસ્થાના સેટિંગ્સ અને ઉપલબ્ધ ક્રિયાઓ પર આધાર રાખે છે. તમારી સંસ્થા કોઈ ક્રિયાને મંજૂરી આપવા માગતી હોય તો જ તે ક્રિયા માટે જરૂરી પરવાનગી આપવી જોઈએ.
SharePoint સાઇટ સંગ્રહોની ઍક્સેસ મર્યાદિત કરવા માટે ChatGPT ની મંજૂર સાઇટ સંગ્રહોની યાદીનો ઉપયોગ કરો. OpenAI આ મર્યાદાઓનો અમલ કરે છે; તે Microsoft ની જરૂરી પ્રતિનિધિ પરવાનગીઓનું સ્થાન લેતી નથી. સેટઅપ માટેની સૂચનાઓ માટે જુઓ: SharePoint સાઇટની ઍક્સેસ અને સંવેદનશીલતાના લેબલના આધારે બાકાત રાખવાના નિયમોનું સંચાલન.
Microsoft પરવાનગીઓને મંજૂરી આપો
આ પગલાં પ્લગઇન સંચાલક ઇન્ટરફેસ માટે છે. જો તમારી વર્કસ્પેસમાં ઍપ સંચાલનનો ઉપયોગ થતો હોય, તો વર્કસ્પેસ સેટિંગ્સ > ઍપ પર જાઓ, SharePoint પસંદ કરો અને પછી Microsoft પરવાનગીઓ પસંદ કરો. નીચે આપેલી પરવાનગીઓની સમીક્ષા અને Microsoft મંજૂરીની પ્રક્રિયા સાથે આગળ વધો.
સંચાલક કન્સોલમાંથી ઍપ પૃષ્ઠ ખોલવા માટે ઇચ્છિત ChatGPT વર્કસ્પેસ પસંદ કરો, પ્લગઇન ખોલો અને જૂની ઍપનું સંચાલન કરો પસંદ કરો.
વર્કસ્પેસના માલિક અથવા સંચાલક તરીકે ChatGPT માં સાઇન ઇન કરો.
સંચાલક કન્સોલ પર જાઓ, ઇચ્છિત ChatGPT વર્કસ્પેસ પસંદ કરો અને પ્લગઇન ખોલો.
તમારી વર્કસ્પેસની Microsoft ઍપ માટેની સંયુક્ત વિનંતીની સમીક્ષા કરવા Microsoft પરવાનગીઓ ગોઠવો પસંદ કરો.
યાદીમાં આપેલી Microsoft પરવાનગીઓ અને દરેક સાથે સંકળાયેલી ChatGPT ક્રિયાઓની સમીક્ષા કરો.
તમે પસંદ કરેલી ઍપ ક્રિયાઓ માટે જરૂરી પરવાનગીઓની સમીક્ષા કરો. જરૂરી પરવાનગીઓ પસંદ કરેલી રહે છે અને આ સમીક્ષા દરમિયાન તેને બંધ કરી શકાતી નથી. વિનંતીમાંથી કોઈ પરવાનગી દૂર કરવા માટે પહેલાં એવી દરેક પસંદ કરેલી ક્રિયા અક્ષમ કરો જેને તે પરવાનગીની જરૂર હોય. સંયુક્ત વિનંતીની સમીક્ષા કરતી વખતે અન્ય સક્ષમ Microsoft ઍપમાંની આવી ક્રિયાઓ પણ અક્ષમ કરો.
વૈકલ્પિક પરવાનગીઓની સ્વિચ ઉપલબ્ધ હોય ત્યારે તેને ચાલુ કે બંધ કરો. આગળ વધતાં પહેલાં પરવાનગીઓની સમીક્ષા ફરી ખોલો અને વિનંતીની પુષ્ટિ કરો.
જો પરવાનગી પસંદ કરવાનું નિયંત્રણ ઉપલબ્ધ ન હોય અથવા સાચવેલાં સેટિંગ્સ એકબીજાથી વિરોધાભાસી હોય, તો જુઓ: પ્લગઇન અને ઍપ માટે સંચાલક નિયંત્રણો, સુરક્ષા અને અનુપાલન.
Microsoft સંચાલકની મંજૂરીની પ્રક્રિયા પૂર્ણ કરો
Microsoft Entra પર આગળ વધો અને સમગ્ર સંસ્થા વતી સંમતિ આપી શકે એવા સંચાલક ખાતાથી સાઇન ઇન કરો.
સંસ્થા અને ચકાસાયેલ ChatGPT/OpenAI ઍપ્લિકેશનની પુષ્ટિ કરો.
પસંદ કરેલી સમગ્ર વિનંતીની સમીક્ષા કરો અને Microsoft ની સંમતિ પ્રક્રિયા પૂર્ણ કરો.
ChatGPT પર પાછા ફરો અને ખાતરી કરો કે પરવાનગીઓની સમીક્ષા પૂર્ણ થઈ છે.
જો Microsoft Entra ન ખૂલે, તો ChatGPT માટે પૉપ-અપને મંજૂરી આપો અને ફરી પ્રયાસ કરો. Microsoft ની સંમતિ સ્ક્રીન પર પસંદ કરેલી પરવાનગીઓની વિનંતીને સંપૂર્ણપણે મંજૂર કે નામંજૂર કરવામાં આવે છે; તે સ્ક્રીન પર દરેક પરવાનગી માટે અલગ ચેકબૉક્સ નથી હોતા.
Microsoft પરવાનગીઓને મંજૂરી આપવાથી સભ્યનું Microsoft ખાતું જોડાતું નથી કે ChatGPT માં ક્રિયાઓ આપમેળે સક્ષમ થતી નથી. વર્કસ્પેસ સંચાલકોએ ક્રિયાઓ, ભૂમિકા આધારિત ઍક્સેસ અને વર્કસ્પેસનાં સંબંધિત સેટિંગ્સ જ્યાં ઉપલબ્ધ હોય ત્યાં તેમની અલગથી સમીક્ષા કરવી જરૂરી છે.
સમર્થિત ફાઇલો અને મર્યાદાઓ
SharePoint ની શોધ સુવિધા .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx અને .csv ફાઇલોને સમર્થન આપે છે.
SharePoint માં શોધવા અને ફાઇલ મેળવવા માટે કદની મર્યાદા ફાઇલદીઠ 100 MiB (લગભગ 105 MB) છે. મોટી ફાઇલોને શોધ પરિણામોમાંથી બાકાત રાખવામાં આવે છે અને ઍપ તેને મેળવી શકતી નથી.
કેટલીક સમર્થિત ફાઇલો શોધ પરિણામોમાં દેખાતી હોય ત્યારે પણ ChatGPT તેમાંથી લખાણ કાઢવામાં અસમર્થ હોઈ શકે છે.
SharePointની સમસ્યાઓનું નિવારણ કરો
જોડાણની સામાન્ય સમસ્યાઓ માટે જુઓ: ChatGPTમાં ઍપની સમસ્યાઓનું નિવારણ.
SharePoint દેખાતું નથી
ખાતરી કરો કે SharePoint તમારા ખાતા માટે ઉપલબ્ધ છે અને તમારા વર્કસ્પેસ સંચાલકે ઍપ ચાલુ કરી છે. સંચાલિત વર્કસ્પેસમાં, ભૂમિકા મુજબ ઍક્સેસ અથવા મંજૂર ડોમેનની નીતિ તેનો ઉપયોગ કોણ કરી શકે તે મર્યાદિત કરે છે કે નહીં તે તપાસો.
Microsoft સંચાલકની મંજૂરી જરૂરી છે
Microsoft Entraના સંચાલકને પરવાનગીની વિનંતીની સમીક્ષા કરવા કહો. ChatGPT વર્કસ્પેસના સંચાલક જોઈ શકે છે કે SharePointની કઈ ક્રિયાઓ કઈ Microsoft પરવાનગી પર આધારિત છે અને તમારી સંસ્થા મંજૂર કરવા ન માંગતી હોય તેવી ક્રિયાઓ બંધ કરી શકે છે.
મંજૂરી પછી પણ ક્રિયા કામ કરતી નથી
ખાતરી કરો કે:
SharePoint ઍપનાં ક્રિયાઓ સેટિંગ્સમાં તે ક્રિયા ચાલુ છે.
Microsoft Entraમાં સંબંધિત પરવાનગીની મંજૂરી હજી પણ અસ્તિત્વમાં છે.
સભ્યએ ઇચ્છિત Microsoft ખાતું જોડ્યું છે.
જો નવી પરવાનગીઓ ઉમેરવામાં આવી હોય, તો સભ્યએ પોતાનું Microsoft ખાતું ફરીથી જોડ્યું છે.
Microsoft ખાતાને સંબંધિત સાઇટ, ફાઇલ અથવા ફોલ્ડરનો ઍક્સેસ છે.
SharePoint ની ફાઇલ મળતી નથી
ખાતરી કરો કે:
ફાઇલ શોધ માટે સમર્થિત ફોર્મેટમાં છે અને તેનું કદ મર્યાદામાં છે.
ઇચ્છિત Microsoft ખાતું જોડાયેલું છે.
ખાતું SharePoint માં સીધી ફાઇલ ખોલી શકે છે.
તમારી વર્કસ્પેસની સાઇટ સંબંધી મર્યાદાઓ અને સંવેદનશીલતાના લેબલના આધારે બાકાત રાખવાના નિયમો ફાઇલને ઍક્સેસ કરવાની મંજૂરી આપે છે.
નીતિ બદલાયા પછી નવી વાતચીતમાં નવી વિનંતી કરીને તપાસો.
સાઇટ નિયંત્રણો માટે જુઓ: SharePoint સાઇટની ઍક્સેસ અને સંવેદનશીલતાના લેબલના આધારે બાકાત રાખવાના નિયમોનું સંચાલન. જોડાણની સમસ્યાઓ અને સમર્થિત ફોર્મેટની તપાસ માટે જુઓ: ChatGPT માં ઍપની સમસ્યાઓનું નિવારણ.
ફાઇલ દેખાય છે, પણ ChatGPT તેને વાંચી શકતું નથી
ChatGPT ફાઇલની સામગ્રી મેળવી કે તેમાંથી માહિતી કાઢી ન શકે ત્યારે પણ શોધ પરિણામમાં તે ફાઇલ દેખાઈ શકે છે.
ખાતરી કરો કે જોડાયેલું Microsoft ખાતું SharePoint અથવા કાર્ય કે શાળા માટેના OneDrive માં સીધી ફાઇલ ખોલી શકે છે.
SharePoint ઉપલબ્ધ હોય એવી નવી ChatGPT વાતચીત શરૂ કરો.
ફોલ્ડરને બદલે ચોક્કસ ફાઇલની લિંક પેસ્ટ કરો અને ChatGPT ને SharePoint મારફતે તે વાંચવા કે તેનો સારાંશ આપવા કહો.
જો તમને ડાઉનલોડ કરી શકાય એવી નકલ જોઈતી હોય, તો તેની અલગથી વિનંતી કરો.
સીધી લિંક દ્વારા કરેલી વિનંતીને પણ Microsoft પરવાનગીઓ, વર્કસ્પેસની સાઇટ સંબંધી મર્યાદાઓ, સંવેદનશીલતાના લેબલના આધારે બાકાત રાખવાના નિયમો અને ફાઇલદીઠ કદની મર્યાદા લાગુ પડે છે.
જો ફાઇલ સીધી મેળવી શકાતી હોય, પણ શોધમાં ન મળતી હોય, તો શોધવા માટે લખેલું લખાણ અને ફાઇલની લિંક સાથે સમસ્યાની જાણ કરો. જો ફાઇલ મેળવી ન શકાય, તો ભૂલનો ચોક્કસ સંદેશ સામેલ કરો અને ChatGPT એ ફાઇલની વિગતો, વાંચી શકાય એવું લખાણ કે ડાઉનલોડ કરી શકાય એવી નકલ આપી હતી કે કેમ તે જણાવો.
આગળનાં પગલાં માટે જુઓ: ChatGPT માં પ્લગઇન અને ઍપની સમસ્યાઓનું નિવારણ.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
શું સભ્યો એવી ફાઇલો જોઈ શકે છે જે તેઓ SharePointમાં ખોલી શકતા નથી?
ના. દરેક સભ્ય શું મેળવી શકે છે તે SharePoint અને Microsoft 365ની પરવાનગીઓ જ નક્કી કરે છે.
શું હું નિર્ધારિત સમયે ચાલતા કાર્યમાં કે વર્કસ્પેસ એજન્ટમાં ઍપનો ઉપયોગ કરી શકું?
ચેટમાં ચાલતી ક્રિયા માટે નિર્ધારિત સમયે ચાલતા કાર્યમાં કે વર્કસ્પેસ એજન્ટમાં અલગ અધિકૃતતા અથવા મંજૂરીની જરૂર પડી શકે છે. ખાતરી કરો કે તમે જે કાર્યપ્રવાહનો ઉપયોગ કરવા માગો છો તેમાં ઍપ અને ક્રિયા સમર્થિત છે. મંજૂરી અને કાર્ય ચાલવાની સ્થિતિ તપાસવા માટે જુઓ: ChatGPT માં પ્લગઇન અને ઍપની સમસ્યાઓનું નિવારણ.