סקירה כללית

אפליקציית SharePoint מאפשרת ל-ChatGPT לחפש ולהשתמש בתוכן מ-SharePoint ובתוכן נתמך מ-OneDrive לעבודה או ללימודים, שלחשבון Microsoft שלכם כבר יש גישה אליו. אפליקציית SharePoint אינה תומכת בחשבונות OneDrive אישיים. הפעולות הזמינות תלויות בהגדרות הארגון שלכם.

לסקירה כללית של אפליקציות מחוברות, ראו: אפליקציות מחוברות ב-ChatGPT.

זמינות

הזמינות של SharePoint תלויה בתוכנית ChatGPT שלכם, במיקום שלכם, בהגדרות ה-workspace, בחשבון Microsoft ובמדיניות Microsoft Entra של הארגון שלכם.

חיבור SharePoint

1. פתחו את תוספים או את אפליקציות, בהתאם לאפשרויות הזמינות בגרסת ChatGPT שלכם.

2. מצאו את SharePoint ובחרו באפשרות לחיבור החשבון שלכם.

3. היכנסו באמצעות חשבון Microsoft של מקום העבודה או מוסד הלימודים שיש לו גישה לאתרי SharePoint או לקבצים הנתמכים ב-OneDrive לעבודה או ללימודים שבהם תרצו להשתמש.

4. עיינו בהרשאות Microsoft המבוקשות והשלימו את תהליך מתן ההרשאה.

5. חזרו ל-ChatGPT.

אם הארגון שלכם דורש הסכמת מנהל מערכת, מנהל Microsoft Entra חייב לאשר את ההרשאות לפני שניתן יהיה להשתמש בחיבור.

להוראות כלליות לניהול חשבונות, ראו: חיבור וניהול של חשבונות אפליקציות ב-ChatGPT.

שימוש ב-SharePoint בשיחה

לאחר חיבור SharePoint, בקשו מ-ChatGPT למצוא, לסכם או להשוות קבצים שלחשבון Microsoft המחובר שלכם יש גישה אליהם.

לדוגמה:

• "Find the latest project plan in SharePoint and summarize the open decisions."

• "Compare the two proposal documents in our sales team's SharePoint site."

• "Draft an executive update using the launch documents I can access."

• "Create a folder for this project in the approved SharePoint library."

בהתאם להרשאות שאושרו בארגון שלכם ולפעולות שהופעלו ב-ChatGPT, אפליקציית SharePoint בגישה בזמן אמת עשויה לתמוך גם בפעולות כגון:

• יצירת תיקיות.

• העלאה או עדכון של קבצים.

• ניהול קישורי שיתוף.

• עבודה עם רשימות ודפים נתמכים ב-SharePoint.

אישור הרשאה של Microsoft אינו מפעיל אוטומטית כל פעולה שמשתמשת בה. מנהל ה-workspace שלכם ב-ChatGPT חייב להפעיל בנפרד את הפעולות שהארגון שלכם רוצה לאפשר. ChatGPT עשוי לבקש מכם לאשר פעולות שמשנות תוכן ב-SharePoint.

הסבר על הרשאות SharePoint

ChatGPT מאחזר רק תוכן שלחשבון Microsoft הרלוונטי או לחבר המורשה ב-workspace כבר יש הרשאת גישה אליו. הגדרות הגישה של SharePoint, של OneDrive ושל ה-workspace, וכן החברות בקבוצות Microsoft 365, ממשיכות לחול.

הבעלים או המנהל של ה-workspace ב-ChatGPT מנהל את זמינות האפליקציה ואת הפעולות שלה. מנהל Microsoft Entra מעניק את הרשאות Microsoft הנדרשות לפעולות האלה. אנשים שונים עשויים למלא את התפקידים האלה.

למידע נוסף על אמצעי הבקרה של ה-workspace, ראו: אמצעי בקרה למנהלים, אבטחה ותאימות עבור תוספים ואפליקציות.

בדיקת הרשאות לגישה בזמן אמת ל-SharePoint

לגישה בזמן אמת ל-SharePoint, הפעילו את Sites.Read.All ואת Files.Read.All גם בהגדרות ההרשאות של ChatGPT וגם ב-Microsoft Entra. הפעלת ההרשאות האלה ב-ChatGPT בלבד אינה משלימה את מתן ההרשאה ב-Microsoft. עיינו בהרשאות הבאות לגישה בזמן אמת ל-SharePoint:

• User.Read: קריאת הפרופיל הבסיסי של המשתמש המחובר.

• offline_access: שמירה על החיבור המורשה בלי לדרוש מהמשתמש להיכנס בכל בקשה.

• Files.Read.All: קריאת קבצים שלמשתמש המחובר יש גישה אליהם.

• Files.ReadWrite.All: עדכון או ניהול של קבצים שלמשתמש המחובר יש גישה אליהם, כאשר פעולות כתיבה מופעלות.

• Sites.Read.All: קריאת תוכן מאתרי SharePoint שלמשתמש המחובר יש גישה אליהם.

• Sites.ReadWrite.All: ניהול רשימות, פריטים, דפים, מטא-נתונים או משאבים אחרים הנתמכים ב-SharePoint, כאשר הפעולות האלה מופעלות.

• Sites.Selected: אינה נתמכת בחיפוש בזמן אמת ב-SharePoint.

ההרשאות המדויקות שמתבקשות תלויות בתצורת הארגון שלכם ובפעולות הזמינות. יש להעניק הרשאה רק אם הארגון שלכם מתכוון לאפשר פעולה שדורשת אותה.

כדי להגביל את הגישה לאוספי אתרים ב-SharePoint, השתמשו ברשימת אוספי האתרים המותרים של ChatGPT. OpenAI אוכפת את ההגבלות האלה; הן אינן מחליפות את ההרשאות הנדרשות של Microsoft לפעולה בשם המשתמש. להוראות הגדרה, ראו: ניהול הגישה לאתרי SharePoint והחרגות לפי תוויות רגישות.

אישור הרשאות Microsoft

השלבים האלה מתארים את ממשק הניהול של תוספים. אם ה-workspace שלכם משתמש בממשק הניהול של אפליקציות, עברו אל הגדרות workspace > אפליקציות, בחרו באפשרות SharePoint ואז באפשרות הרשאות Microsoft. המשיכו בבדיקת ההרשאות ובאישור ב-Microsoft לפי ההוראות שבהמשך.

כדי לפתוח את דף אפליקציות מתוך מסוף הניהול, בחרו את ה-workspace הרצוי ב-ChatGPT, פתחו את תוספים ובחרו באפשרות ניהול אפליקציות מדור קודם.

1. היכנסו ל-ChatGPT כבעלים או כמנהלים של ה-workspace.

2. עברו אל מסוף הניהול, בחרו את ה-workspace הרצוי ב-ChatGPT ופתחו את תוספים.

3. בחרו באפשרות הגדרת הרשאות Microsoft כדי לבדוק את הבקשה המשולבת עבור אפליקציות Microsoft ב-workspace שלכם.

4. עיינו בהרשאות Microsoft המפורטות ובפעולות ChatGPT המשויכות לכל אחת מהן.

5. בדקו את ההרשאות הנדרשות לפעולות האפליקציה שבחרתם. הרשאות נדרשות נשארות מסומנות, ולא ניתן לבטל אותן במסך הבדיקה הזה. כדי להסיר הרשאה מהבקשה, השביתו תחילה את כל הפעולות שנבחרו ודורשות אותה. בבדיקת בקשה משולבת, יש להשבית גם פעולות באפליקציות Microsoft אחרות שמופעלות.

6. הפעילו או בטלו הרשאות אופציונליות כאשר המתגים שלהן זמינים. פתחו מחדש את מסך בדיקת ההרשאות ואשרו את הבקשה לפני שתמשיכו.

אם אפשרות לבחירת הרשאה אינה זמינה או שההגדרות השמורות סותרות זו את זו, ראו: אמצעי בקרה למנהלים, אבטחה ותאימות עבור תוספים ואפליקציות.

השלמת האישור של מנהל Microsoft

1. המשיכו אל Microsoft Entra והיכנסו באמצעות חשבון מנהל שיכול להעניק הסכמה בשם הארגון כולו.

2. ודאו שמדובר בארגון הנכון ובאפליקציה המאומתת של ChatGPT/OpenAI.

3. בדקו את מלוא הבקשה שנבחרה והשלימו את תהליך מתן ההסכמה ב-Microsoft.

4. חזרו ל-ChatGPT וודאו שבדיקת ההרשאות הושלמה.

אם Microsoft Entra לא נפתח, אפשרו חלונות קופצים עבור ChatGPT ונסו שוב. במסך ההסכמה של Microsoft מאשרים או דוחים את בקשת ההרשאות שנבחרה בשלמותה; אין בו תיבות סימון נפרדות לכל הרשאה.

אישור הרשאות Microsoft אינו מחבר את חשבון Microsoft של החבר ואינו מפעיל אוטומטית פעולות ב-ChatGPT. מנהלי ה-workspace חייבים לבדוק בנפרד את ההגדרות פעולות, גישה לפי תפקיד והגדרות קשורות של ה-workspace, ככל שהן זמינות.

קבצים נתמכים ומגבלות

החיפוש ב-SharePoint תומך בקובצי .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx ו-.csv.

מגבלת הגודל לחיפוש ולאחזור קבצים ב-SharePoint היא 100 MiB (כ-105 MB) לכל קובץ. קבצים גדולים יותר אינם נכללים בתוצאות החיפוש ולא ניתן לאחזר אותם באמצעות האפליקציה.

ייתכן ש-ChatGPT לא יוכל לחלץ טקסט מחלק מהקבצים הנתמכים, גם אם הם מופיעים בתוצאות החיפוש.

פתרון בעיות ב-SharePoint

לבעיות חיבור כלליות, ראו: פתרון בעיות באפליקציות ב-ChatGPT.

SharePoint לא מופיע

ודאו ש-SharePoint זמין לחשבון שלכם ושמנהל ה-workspace שלכם הפעיל את האפליקציה. ב-workspace מנוהל, בדקו אם ההגדרה גישה לפי תפקיד או מדיניות דומיינים מאושרים מגבילה את מי שיכול להשתמש בה.

נדרש אישור של מנהל Microsoft

בקשו ממנהל Microsoft Entra לבדוק את בקשת ההרשאות. מנהל ה-workspace ב-ChatGPT יכול לראות אילו פעולות של SharePoint תלויות בכל הרשאה של Microsoft, ולהשבית פעולות שהארגון שלכם אינו מעוניין לאשר.

פעולה עדיין לא עובדת לאחר האישור

ודאו כי:

• הפעולה מופעלת בהגדרות פעולות של אפליקציית SharePoint.

• ההרשאה המתאימה עדיין מוענקת ב-Microsoft Entra.

• החבר חיבר את חשבון Microsoft הרצוי.

• החבר חיבר מחדש את חשבון Microsoft שלו אם נוספו הרשאות חדשות.

• לחשבון Microsoft יש גישה לאתר, לקובץ או לתיקייה הרלוונטיים.

קובץ SharePoint חסר

ודאו כי:

• הקובץ הוא בפורמט שנתמך בחיפוש ואינו חורג ממגבלת הגודל.

• חשבון Microsoft הרצוי מחובר.

• החשבון יכול לפתוח את הקובץ ישירות ב-SharePoint.

• הגבלות האתרים וההחרגות לפי תוויות רגישות ב-workspace שלכם מאפשרות גישה לקובץ.

לאחר שינוי במדיניות, נסו לשלוח בקשה חדשה בשיחה חדשה.

לאמצעי בקרה על אתרים, ראו: ניהול הגישה לאתרי SharePoint והחרגות לפי תוויות רגישות. לבעיות חיבור ולבדיקת פורמטים נתמכים, ראו: פתרון בעיות באפליקציות ב-ChatGPT.

קובץ מופיע, אבל ChatGPT לא יכול לקרוא אותו

קובץ יכול להופיע בתוצאות החיפוש גם כש-ChatGPT אינו יכול לאחזר או לחלץ את התוכן שלו.

1. ודאו שחשבון Microsoft המחובר יכול לפתוח את הקובץ ישירות ב-SharePoint או ב-OneDrive לעבודה או ללימודים.

2. התחילו שיחה חדשה ב-ChatGPT שבה SharePoint זמין.

3. הדביקו קישור לקובץ הספציפי, ולא לתיקייה שלו, ובקשו מ-ChatGPT לקרוא או לסכם אותו דרך SharePoint.

4. אם אתם צריכים עותק להורדה, בקשו זאת בנפרד.

גם בקשה באמצעות קישור ישיר כפופה להרשאות Microsoft, להגבלות האתרים של ה-workspace, להחרגות לפי תוויות רגישות ולמגבלת הגודל לכל קובץ.

אם אחזור ישיר עובד אבל החיפוש לא, דווחו על שאילתת החיפוש ועל הקישור לקובץ. אם האחזור נכשל, כללו את הודעת השגיאה המדויקת וציינו אם ChatGPT החזיר פרטים על הקובץ, טקסט קריא או עותק להורדה.

להמשך הטיפול, ראו: פתרון בעיות בתוספים ובאפליקציות ב-ChatGPT.

שאלות נפוצות

האם חברים יכולים לראות קבצים שהם לא יכולים לפתוח ב-SharePoint?

לא. הרשאות SharePoint ו-Microsoft 365 ממשיכות לקבוע מה כל חבר יכול לאחזר.

האם אפשר להשתמש באפליקציה במשימה מתוזמנת או בסוכן workspace?

פעולה שעובדת בצ'אט עשויה לדרוש הרשאה או אישור שונים במשימה מתוזמנת או בסוכן workspace. ודאו שהאפליקציה והפעולה נתמכות בתהליך העבודה שבו תרצו להשתמש. לבדיקת אישורים ומצב ההרצה, ראו: פתרון בעיות בתוספים ובאפליקציות ב-ChatGPT.