हो सकता है कि कोई कर्मचारी पहले से ही उसी ईमेल पते के साथ ChatGPT इस्तेमाल कर रहा हो, जिस पर आपकी कंपनी आमंत्रण भेजने की योजना बना रही है. आमंत्रण भेजने से पहले, बताएं कि क्या वर्कस्पेस में शामिल होने से उस व्यक्ति की चैट्स, GPTs या सदस्यता पर असर पड़ सकता है.

निमंत्रण भेजने से पहले मौजूदा अकाउंट्स की जाँच करें

पूछें कि क्या कर्मचारी अपने कंपनी ईमेल पते के साथ पहले से ही व्यक्तिगत, Plus या Pro ChatGPT अकाउंट का उपयोग करते हैं. आमंत्रण पाने वाले सटीक ईमेल पते और इच्छित कंपनी वर्कस्पेस की पुष्टि करें.

कर्मचारियों को आमंत्रण स्वीकार करना चाहिए और उसी ईमेल पते से साइन इन करना चाहिए. बदले में नया अकाउंट बनाने या अलग पता इस्तेमाल करने पर अपेक्षित वर्कस्पेस या मौजूदा इतिहास गायब दिखाई दे सकता है.

अगर कोई आमंत्रण नहीं मिल रहा है, तो वर्कस्पेस ओनर से लंबित आमंत्रण देखने और जहाँ उपलब्ध हो, आमंत्रण फिर से भेजें चुनने के लिए कहें. SCIM द्वारा प्रबंधित आमंत्रण सीधे दोबारा नहीं भेजे जा सकते. साइन इन करने से पहले किसी भी अनपेक्षित आमंत्रण को अपनी IT टीम से सत्यापित करें.

एक OpenAI अकाउंट में अलग-अलग निजी और कंपनी वर्कस्पेस हो सकते हैं. कंपनी वर्कस्पेस से जुड़ना और निजी वर्कस्पेस को माइग्रेट करना अलग-अलग कार्रवाइयाँ हैं.

समझें कि कर्मचारियों को क्या दिखाई देगा

आमंत्रण, वर्कस्पेस प्लान और साइन-इन की आवश्यकताएं तय करती हैं कि कोई कर्मचारी अलग व्यक्तिगत वर्कस्पेस रखता है या उसे माइग्रेशन का विकल्प दिखाई देता है.

जारी रखने से पहले व्यक्तिगत अकाउंट के माइग्रेशन की समीक्षा करें

जब कोई Enterprise या Edu आमंत्रण किसी सत्यापित कंपनी डोमेन का उपयोग करता है, तो उसी ईमेल से जुड़े मौजूदा व्यक्तिगत खाते वाले कर्मचारी को शामिल होने से पहले उस खाते को माइग्रेट करना पड़ सकता है. उपलब्ध विकल्पों के आधार पर, कर्मचारी योग्य चैट और GPTs को कंपनी वर्कस्पेस में ट्रांसफ़र कर सकता है या व्यक्तिगत डेटा एक्सपोर्ट करके डिलीट कर सकता है. असत्यापित या बाहरी डोमेन का उपयोग करने वाला आमंत्रण आम तौर पर माइग्रेशन को ट्रिगर नहीं करता.

किसी व्यक्तिगत खाते पर ईमेल पता बदलने से यह ज़रूरी नहीं कि उसका पिछला कार्य ईमेल किसी नए खाते या SCIM प्रोविज़निंग के लिए उपलब्ध हो जाए. पहले SSO का उपयोग भी वेरिफ़ाई किए गए डोमेन को हटाने के बाद एक्सेस को प्रभावित करता रह सकता है. बदलाव करने से पहले OpenAI सपोर्ट से संपर्क करें. वैकल्पिक उपाय के तौर पर किसी सत्यापित डोमेन को न हटाएँ या कोई प्रतिस्थापन अकाउंट न बनाएँ.

जहाँ Enterprise या Edu के लिए स्वचालित अकाउंट निर्माण उपलब्ध है, वहाँ किसी सत्यापित कंपनी ईमेल से साइन इन करने पर वही माइग्रेशन अनुभव ट्रिगर हो सकता है. इसे सक्षम करने से पहले प्रभावित खातों की समीक्षा करें.

ऑटोमैटिक अकाउंट क्रिएशन हटाई गई या निष्क्रिय की गई वर्कस्पेस सदस्यता को फिर से सक्रिय नहीं करता है. अगर आपको “कोई पात्र ChatGPT अकाउंट नहीं मिला” दिखता है, तो किसी वर्कस्पेस ओनर या एडमिन से अपना प्राधिकरण पक्का करने और आपको फिर से आमंत्रित करने के लिए कहें.

वर्कस्पेस में जोड़ा गया यूज़र सीट का उपयोग कर सकता है, भले ही उसके आइडेंटिटी प्रोवाइडर का एक्सेस उसे साइन इन करने से रोकता हो. अगर एक ही सत्यापित डोमेन को कई वर्कस्पेस से मैप किया गया है, तो ऑटोमैटिक अकाउंट क्रिएशन उस व्यक्ति को एक से अधिक वर्कस्पेस के लिए आमंत्रित कर सकता है. रोलआउट से पहले डोमेन मैपिंग्स और सक्षम सेटिंग्स की समीक्षा करें.

• चैट और डेटा रेज़िडेंसी: डेटा रेज़िडेंसी की आवश्यकताएं व्यक्तिगत चैट को कंपनी के वर्कस्पेस में ट्रांसफ़र होने से रोक सकती हैं. यदि ट्रांसफ़र उपलब्ध नहीं है, तो माइग्रेशन शुरू करने से पहले महत्वपूर्ण डेटा निर्यात करें और पुष्टि करें कि डाउनलोड की गई फ़ाइल खुलती है. अगर एक्सपोर्ट विफल हो जाता है, तो रुकें और OpenAI सपोर्ट से संपर्क करें.

• GPTs: पहले शेयर या प्रकाशित किए गए व्यक्तिगत GPTs, जो कंपनी के वर्कस्पेस में चले जाते हैं, वहाँ दिखाई दे सकते हैं. वर्कस्पेस का मालिक अपनी दृश्यता की समीक्षा कर सकता है और उसे अपडेट कर सकता है. जो GPTs हस्तांतरण से पहले निजी थे, वे निजी ही रहते हैं.

• सब्सक्रिप्शन: पात्र वेब-बिल वाली Plus या Pro सब्सक्रिप्शन को दिखाए गए माइग्रेशन फ़्लो के ज़रिए रद्द किया जा सकता है और उसका रिफंड लिया जा सकता है. Apple या Google के माध्यम से खरीदी गई सदस्यता को अलग से रद्द करना पड़ सकता है.

• अकाउंट का इतिहास: माइग्रेशन प्रॉम्प्ट स्वीकार करने से पहले पुष्टि करें कि कौन-सा अकाउंट, कौन-सी चैट और कौन-से GPTs प्रभावित होंगे.

व्यक्तिगत अकाउंट से Enterprise अकाउंट में पूर्ण हो चुका माइग्रेशन पूर्ववत नहीं किया जा सकता. आगे बढ़ने से पहले सही अकाउंट, उपलब्ध विकल्पों और सदस्यता विवरण की जाँच कर लें.

माइग्रेशन के बाद, चैट और GPTs कंपनी के वर्कस्पेस की एक्सेस और रिटेंशन पॉलिसी के अधीन होते हैं. अगर कोई कर्मचारी कंपनी छोड़ देता है या वर्कस्पेस का एक्सेस खो देता है, तो वे उस कॉन्टेंट का एक्सेस भी खो सकते हैं.

ChatGPT Business एडमिन किसी व्यक्ति को व्यक्तिगत वर्कस्पेस को मर्ज करने या हटाने के लिए बाध्य नहीं कर सकते हैं. अगर कोई Business वर्कस्पेस Enterprise में अपग्रेड होता है, तो Business वर्कस्पेस स्वयं मर्ज नहीं होता; किसी कर्मचारी को फिर भी अलग व्यक्तिगत-वर्कस्पेस माइग्रेशन प्रॉम्प्ट मिल सकता है.

कर्मचारियों को बताएँ कि वे क्या उम्मीद कर सकते हैं

रोलआउट से पहले, कर्मचारियों को बताएं:

• किस ईमेल पते पर आमंत्रण प्राप्त होगा.

• कौन सा कंपनी वर्कस्पेस चुनें.

• अगर वर्कस्पेस के लिए SSO आवश्यक है, तो कौन-सी साइन-इन विधि इस्तेमाल करें.

• क्या व्यक्तिगत खाते के माइग्रेशन का प्रॉम्प्ट दिखाई दे सकता है.

• चैट, GPTs या सब्सक्रिप्शन के बारे में निर्णय लेने से पहले किससे संपर्क करें.

यह मत मानो कि हर आमंत्रण ईमेल, डिलीवरी समय या माइग्रेशन प्रॉम्प्ट को कस्टमाइज़ किया जा सकता है.

अपने रोलआउट का परीक्षण एक छोटे समूह के साथ करें

ज़रूरत के अनुसार, मौजूदा निजी, Plus या Pro अकाउंट वाले कर्मचारियों को शामिल करते हुए एक छोटे समूह को आमंत्रित करें. सभी को आमंत्रित करने से पहले आमंत्रण, अकाउंट ईमेल, कंपनी वर्कस्पेस, साइन-इन विधि, माइग्रेशन विकल्प, डेटा रेज़िडेंसी प्रतिबंधों और सब्सक्रिप्शन संबंधी मार्गदर्शन की जाँच करें.

कंपनी साइन-इन के लिए, देखें: OpenAI प्रोडक्ट्स के लिए सिंगल साइन-ऑन (SSO) सेटअप.

ChatGPT Business वर्कस्पेस साइन-इन के लिए, देखें: ChatGPT Business के लिए सिंगल साइन-ऑन सेट अप करना.

यदि आप अपने पहचान प्रदाता से यूज़र्स को सिंक्रोनाइज़ करने की योजना बना रहे हैं, तो देखें: SCIM प्रोविज़निंग और प्रबंधन.

अगर कोई वर्कस्पेस या अकाउंट हिस्ट्री गायब दिखाई देती है, तो देखें: SSO, वर्कस्पेस एक्सेस और डोमेन सत्यापन से जुड़ी समस्याओं का समाधान.