अवलोकन
जो कर्मचारी पहले से ChatGPT इस्तेमाल करते हैं, उन्हें आमंत्रित करने से पहले पुष्टि करें कि वे किस अकाउंट का इस्तेमाल करेंगे और अपने वर्कस्पेस की साइन-इन आवश्यकताओं के बारे में बताएं. उनके साथ माइग्रेशन के किसी भी विकल्प की समीक्षा करें, ताकि वे समझ सकें कि उनके व्यक्तिगत कॉन्टेंट, सदस्यताओं और एक्सेस के साथ क्या होगा.
निमंत्रण भेजने से पहले मौजूदा अकाउंट्स की जाँच करें
पूछें कि क्या कर्मचारी अपने कंपनी ईमेल पते के साथ पहले से ही व्यक्तिगत, Plus या Pro ChatGPT अकाउंट का उपयोग करते हैं. आमंत्रण पाने वाले सटीक ईमेल पते और इच्छित कंपनी वर्कस्पेस की पुष्टि करें.
कर्मचारियों को आमंत्रण स्वीकार करना चाहिए और उसी ईमेल पते से साइन इन करना चाहिए. बदले में नया अकाउंट बनाने या अलग पता इस्तेमाल करने पर अपेक्षित वर्कस्पेस या मौजूदा इतिहास गायब दिखाई दे सकता है.
अगर कोई आमंत्रण नहीं मिल रहा है, तो वर्कस्पेस ओनर से लंबित आमंत्रण देखने और जहाँ उपलब्ध हो, आमंत्रण फिर से भेजें चुनने के लिए कहें. SCIM द्वारा प्रबंधित आमंत्रण सीधे दोबारा नहीं भेजे जा सकते. साइन इन करने से पहले किसी भी अनपेक्षित आमंत्रण को अपनी IT टीम से सत्यापित करें.
अकाउंट वह है जिसका इस्तेमाल कर्मचारी ChatGPT में साइन इन करने के लिए करता है. वर्कस्पेस में उनकी चैट, कंटेंट और सेटिंग शामिल होती हैं. एक अकाउंट से अलग-अलग व्यक्तिगत और कंपनी वर्कस्पेस एक्सेस किए जा सकते हैं. कंपनी वर्कस्पेस से जुड़ना और व्यक्तिगत सामग्री को माइग्रेट करना अलग-अलग कार्रवाइयाँ हैं.
समझें कि कर्मचारियों को क्या दिखाई देगा
कर्मचारियों को उनके आमंत्रण, वर्कस्पेस प्लान और मौजूदा अकाउंट के आधार पर अलग-अलग साइन-इन और ऑनबोर्डिंग विकल्प दिखाई दे सकते हैं. उन पर लागू अनुभव समझाने के लिए नीचे दी गई तालिका का उपयोग करें.
| स्थिति | वर्कस्पेस में साइन इन | अपेक्षित अनुभव |
|---|---|---|
| योग्य Enterprise या Edu वर्कस्पेस में आमंत्रित | सिंगल साइन-ऑन, आवश्यक होने पर. | कंपनी के वर्कस्पेस में शामिल हो जाएं; मौजूदा व्यक्तिगत वर्कस्पेस वाले योग्य यूज़र्स को माइग्रेशन प्रॉम्प्ट दिखाई दे सकता है. |
| ChatGPT Business वर्कस्पेस में आमंत्रित किया गया | वर्कस्पेस की अनुमत साइन-इन विधि. | बिज़नेस वर्कस्पेस में शामिल हों. कर्मचारी अपने व्यक्तिगत वर्कस्पेस को अलग रख सकते हैं या उसे बिज़नेस में मर्ज करने का विकल्प चुन सकते हैं; एडमिन मर्ज या हटाने के लिए बाध्य नहीं कर सकते. |
| कोई वर्कस्पेस आमंत्रण या स्वीकृत नामांकन नहीं | कर्मचारी की मौजूदा साइन-इन विधि. | एक व्यक्तिगत वर्कस्पेस आम तौर पर अलग रहता है; केवल साइन इन करने से वर्कस्पेस सदस्यता नहीं बनती. |
साइन-इन और प्रोविज़निंग की समीक्षा करें
किसी व्यक्तिगत अकाउंट पर ईमेल पता बदलने से यह ज़रूरी नहीं कि उसका पिछला कार्य ईमेल किसी नए खाते या SCIM प्रोविज़निंग के लिए उपलब्ध हो जाए. पहले SSO का उपयोग भी वेरिफ़ाई किए गए डोमेन को हटाने के बाद एक्सेस को प्रभावित करता रह सकता है. बदलाव करने से पहले OpenAI सपोर्ट से संपर्क करें. वैकल्पिक उपाय के तौर पर किसी सत्यापित डोमेन को न हटाएँ या कोई प्रतिस्थापन अकाउंट न बनाएँ.
जहाँ Enterprise या Edu के लिए ऑटोमैटिक अकाउंट क्रिएशन उपलब्ध है, वहाँ सत्यापित कंपनी ईमेल से साइन इन करने पर वही माइग्रेशन अनुभव ट्रिगर हो सकता है. इसे इनेबल करने से पहले प्रभावित अकाउंट्स की समीक्षा करें.
ऑटोमैटिक अकाउंट क्रिएशन हटाई गई या निष्क्रिय की गई वर्कस्पेस सदस्यता को फिर से एक्टिवेट नहीं करता. अगर आपको “कोई पात्र ChatGPT अकाउंट नहीं मिला” दिखता है, तो अपने प्राधिकरण की पुष्टि करने और आपको फिर से आमंत्रित करने के लिए किसी वर्कस्पेस ओनर या एडमिन से कहें.
वर्कस्पेस में जोड़ा गया यूज़र सीट का उपयोग कर सकता है, भले ही उसके आइडेंटिटी-प्रोवाइडर का एक्सेस उसे साइन इन करने से रोकता हो. अगर उसी सत्यापित डोमेन को कई वर्कस्पेस से मैप किया गया है, तो ऑटोमैटिक अकाउंट क्रिएशन उस व्यक्ति को एक से अधिक वर्कस्पेस में आमंत्रित कर सकता है. रोलआउट से पहले डोमेन मैपिंग और सक्षम सेटिंग्स की समीक्षा करें.
माइग्रेशन के विकल्पों और प्रभावों की समीक्षा करें
चुनें कि व्यक्तिगत कॉन्टेंट को कैसे हैंडल करना है
कर्मचारियों के व्यक्तिगत कॉन्टेंट माइग्रेट करने से पहले, उन्हें उनके गंतव्य वर्कस्पेस के लिए उपलब्ध विकल्पों के बारे में समझाएं. पुष्टि करें कि वे अपने व्यक्तिगत वर्कस्पेस को अलग रख सकते हैं या उन्हें माइग्रेशन का एक चरण पूरा करना होगा. अगर कर्मचारी अपने व्यक्तिगत वर्कस्पेस को अलग रखते हैं, तो कोई भी व्यक्तिगत सब्सक्रिप्शन रद्द किए जाने तक जारी रहता है. उनके आगे बढ़ने से पहले, उनके साथ समर्थित कॉन्टेंट, अपवर्जनों और एक्सेस पर पड़ने वाले प्रभावों की समीक्षा करें. विवरण के लिए देखें: व्यक्तिगत वर्कस्पेस माइग्रेशन विकल्प.
अगर कोई बिज़नेस वर्कस्पेस एंटरप्राइज़ में अपग्रेड होता है, तो बिज़नेस वर्कस्पेस स्वयं मर्ज नहीं होता. एंटरप्राइज़ ऑनबोर्डिंग के दौरान किसी कर्मचारी को फिर भी अलग व्यक्तिगत-वर्कस्पेस माइग्रेशन प्रॉम्प्ट मिल सकता है.
जब कोई Enterprise या Edu आमंत्रण किसी सत्यापित कंपनी डोमेन का उपयोग करता है, तो उसी अकाउंट ईमेल के तहत मौजूदा व्यक्तिगत वर्कस्पेस वाले कर्मचारी को शामिल होने से पहले माइग्रेशन का एक चरण पूरा करना पड़ सकता है. उपलब्ध विकल्पों के आधार पर, कर्मचारी समर्थित कंटेंट को कंपनी वर्कस्पेस में कॉपी करने के लिए अपने व्यक्तिगत वर्कस्पेस को मर्ज़ कर सकता है या अपना व्यक्तिगत डेटा एक्सपोर्ट करके डिलीट कर सकता है. असत्यापित या बाहरी डोमेन का उपयोग करने वाला आमंत्रण आम तौर पर माइग्रेशन को ट्रिगर नहीं करता.
कंटेंट और सब्सक्रिप्शन की समीक्षा करें
चैट और डेटा रेज़िडेंसी: डेटा रेज़िडेंसी की आवश्यकताएं व्यक्तिगत चैट को कंपनी के वर्कस्पेस में ट्रांसफ़र होने से रोक सकती हैं. यदि ट्रांसफ़र उपलब्ध नहीं है, तो माइग्रेशन शुरू करने से पहले व्यक्तिगत वर्कस्पेस से महत्वपूर्ण डेटा एक्सपोर्ट करें और पुष्टि करें कि डाउनलोड की गई फ़ाइल खुलती है. ChatGPT Business या Enterprise वर्कस्पेस में सेल्फ़-सर्विस डेटा एक्सपोर्ट उपलब्ध नहीं है. अगर एक्सपोर्ट विफल हो जाता है, तो रुकें और OpenAI सपोर्ट से संपर्क करें.
GPTs: माइग्रेट किए गए GPTs निजी होते हैं और उन्हें दूसरे वर्कस्पेस सदस्यों के साथ अपने-आप शेयर नहीं किया जाता. अगर किसी GPT को पहले किसी सार्वजनिक लिंक के ज़रिए शेयर किया गया था या GPT Store में प्रकाशित किया गया था, तो दूसरों के इस्तेमाल के लिए उसकी माइग्रेट की गई कॉपी को फिर से शेयर करना होगा. उपलब्ध शेयरिंग विकल्प गंतव्य वर्कस्पेस की सेटिंग्स और यूज़र की अनुमतियों पर निर्भर करते हैं.
सब्सक्रिप्शन: पात्र वेब-बिल वाली Plus या Pro सब्सक्रिप्शन को दिखाए गए माइग्रेशन फ़्लो के ज़रिए रद्द किया जा सकता है और उसका रिफंड लिया जा सकता है. Apple या Google के माध्यम से खरीदी गई सदस्यता को अलग से रद्द करना पड़ सकता है.
व्यक्तिगत कंटेंट: माइग्रेशन प्रॉम्प्ट स्वीकार करने से पहले पुष्टि करें कि प्रभावित चैट और GPTs किस अकाउंट और व्यक्तिगत वर्कस्पेस में हैं. कर्मचारी ट्रांसफ़र करने के लिए अलग-अलग चैट, प्रोजेक्ट या फ़ाइलें नहीं चुन सकते.
साइट्स: निजी अकाउंट से बिज़नेस या निजी अकाउंट से एंटरप्राइज़ में माइग्रेशन के दौरान साइट्स ट्रांसफ़र नहीं होती हैं.
समर्थित कॉन्टेंट और अपवर्जनों की पूरी सूची के लिए, देखें: व्यक्तिगत वर्कस्पेस माइग्रेशन मार्गदर्शन.
माइग्रेशन के बाद एक्सेस को समझें
माइग्रेशन समर्थित व्यक्तिगत कॉन्टेंट को कंपनी के वर्कस्पेस में कॉपी करता है और व्यक्तिगत वर्कस्पेस को डीएक्टिवेट कर देता है. ऐसा कोई पूर्ववत करने का विकल्प नहीं है जो कंपनी-वर्कस्पेस के कॉन्टेंट को वापस व्यक्तिगत वर्कस्पेस में ले जाए. अगर किसी बिज़नेस वर्कस्पेस को बाद में डीएक्टिवेट कर दिया जाता है, तो अलग रिकवरी फ़्लो मूल व्यक्तिगत वर्कस्पेस और उसके डेटा को फिर से एक्टिवेट कर सकता है. इससे न तो बिज़नेस एक्सेस बहाल होता है और न ही बिज़नेस गतिविधि वापस कॉपी होती है.
माइग्रेशन के बाद, चैट और GPTs कंपनी के वर्कस्पेस की एक्सेस और रिटेंशन पॉलिसी के अधीन होते हैं. अगर कोई कर्मचारी कंपनी छोड़ देता है या वर्कस्पेस का एक्सेस खो देता है, तो वे उस कॉन्टेंट का एक्सेस भी खो सकते हैं.
व्यक्तिगत अकाउंट एक्सेस के लिए योजना बनाएं
ऑनबोर्डिंग के बाद भी अकाउंट एक्सेस महत्वपूर्ण है. वर्क ईमेल के तहत मौजूद व्यक्तिगत वर्कस्पेस, कर्मचारी के निजी स्वामित्व वाले ईमेल पते का इस्तेमाल करने वाले अलग अकाउंट के समान नहीं है. वर्कस्पेस को अलग रखने से उस अकाउंट तक कर्मचारी की पहुँच कंपनी के ईमेल पते से स्वतंत्र नहीं हो जाती.
व्यक्तिगत उपयोग के लिए, ऐसे ईमेल एड्रेस के साथ अलग अकाउंट की सलाह दें जिसका कर्मचारी स्वयं मालिक हो और जिसे वह नियंत्रित करता हो. कर्मचारियों को निजी बातचीत और डेटा को कार्य या कॉर्पोरेट ईमेल एड्रेस से जुड़े अकाउंट के बजाय उसी अकाउंट में रखना चाहिए.
जब किसी कर्मचारी की नौकरी समाप्त होती है, तो अगर वह अपने कंपनी ईमेल अकाउंट या कॉर्पोरेट वर्कस्पेस का एक्सेस खो देता है, तो वह प्रभावित अकाउंट या वर्कस्पेस और उसके डेटा का एक्सेस खो सकता है. कंपनी-वर्कस्पेस का कॉन्टेंट वापस किसी व्यक्तिगत वर्कस्पेस में स्थानांतरित नहीं होता. कर्मचारियों के ऑनबोर्डिंग या माइग्रेशन पूरा करने से पहले, उन्हें एक्सेस से जुड़े इन परिणामों के बारे में बताएं.
कर्मचारियों को बताएँ कि वे क्या उम्मीद कर सकते हैं
रोलआउट से पहले, कर्मचारियों को बताएं:
किस ईमेल पते पर आमंत्रण प्राप्त होगा.
कौन सा कंपनी वर्कस्पेस चुनें.
अगर वर्कस्पेस के लिए SSO आवश्यक है, तो कौन-सी साइन-इन विधि इस्तेमाल करें.
क्या व्यक्तिगत वर्कस्पेस के माइग्रेशन का प्रॉम्प्ट दिखाई दे सकता है.
चैट, GPTs या सब्सक्रिप्शन के बारे में निर्णय लेने से पहले किससे संपर्क करें.
यह मत मानो कि हर आमंत्रण ईमेल, डिलीवरी समय या माइग्रेशन प्रॉम्प्ट को कस्टमाइज़ किया जा सकता है.
अपने रोलआउट का परीक्षण एक छोटे समूह के साथ करें
ज़रूरत के अनुसार, मौजूदा निजी, Plus या Pro अकाउंट वाले कर्मचारियों को शामिल करते हुए एक छोटे समूह को आमंत्रित करें. सभी को आमंत्रित करने से पहले आमंत्रण, अकाउंट ईमेल, कंपनी वर्कस्पेस, साइन-इन विधि, माइग्रेशन विकल्प, डेटा रेज़िडेंसी प्रतिबंधों और सब्सक्रिप्शन संबंधी मार्गदर्शन की जाँच करें.
कंपनी साइन-इन के लिए, देखें: OpenAI प्रोडक्ट्स के लिए सिंगल साइन-ऑन (SSO) सेटअप.
ChatGPT Business वर्कस्पेस साइन-इन के लिए, देखें: ChatGPT Business के लिए सिंगल साइन-ऑन सेट अप करना.
यदि आप अपने पहचान प्रदाता से यूज़र्स को सिंक्रोनाइज़ करने की योजना बना रहे हैं, तो देखें: SCIM प्रोविज़निंग और प्रबंधन.
अगर कोई वर्कस्पेस या अकाउंट हिस्ट्री गायब दिखाई देती है, तो देखें: SSO, वर्कस्पेस एक्सेस और डोमेन सत्यापन से जुड़ी समस्याओं का समाधान.