Ringkasan

Sebelum mengundang karyawan yang sudah menggunakan ChatGPT, konfirmasikan akun mana yang akan mereka gunakan dan jelaskan persyaratan masuk ke workspace Anda. Tinjau pilihan migrasi apa pun bersama mereka agar mereka memahami apa yang akan terjadi pada konten pribadi, langganan, dan akses mereka.

Periksa akun yang sudah ada sebelum mengirim undangan

Tanyakan apakah karyawan sudah menggunakan akun ChatGPT pribadi, Plus, atau Pro dengan alamat email perusahaan mereka. Konfirmasikan alamat email persis yang menerima undangan dan workspace perusahaan yang dimaksud.

Karyawan harus menerima undangan itu dan masuk dengan alamat email yang sama. Membuat akun pengganti atau menggunakan alamat email yang berbeda dapat menyebabkan workspace yang diharapkan atau riwayat yang ada terlihat hilang.

Jika undangan hilang, minta pemilik workspace untuk memeriksa undangan yang masih dalam proses dan memilih Kirim ulang undangan, bila tersedia. Undangan yang dikelola SCIM tidak dapat dikirim ulang secara langsung. Verifikasi setiap undangan yang tidak terduga dengan tim TI Anda sebelum masuk.

Akun adalah sesuatu yang digunakan karyawan untuk masuk ke ChatGPT. Workspace mencakup obrolan, konten, dan pengaturan mereka. Satu akun dapat mengakses workspace pribadi dan perusahaan yang terpisah. Bergabung dengan workspace perusahaan dan memigrasikan konten pribadi merupakan tindakan yang terpisah.

Memahami apa yang akan dilihat karyawan

Karyawan mungkin melihat opsi masuk dan orientasi yang berbeda, bergantung pada undangan, paket workspace, dan akun yang sudah ada. Gunakan tabel di bawah ini untuk menjelaskan pengalaman yang berlaku bagi mereka.

Tinjau proses masuk dan penyediaan

Mengubah alamat email pada akun pribadi tidak serta-merta membuat email kerja sebelumnya tersedia untuk akun baru atau penyediaan SCIM. Penggunaan SSO sebelumnya juga dapat terus memengaruhi akses setelah domain terverifikasi dihapus. Hubungi Dukungan OpenAI sebelum melakukan perubahan. Jangan menghapus domain terverifikasi atau membuat akun pengganti sebagai solusi sementara.

Bila pembuatan akun otomatis tersedia untuk Enterprise atau Edu, masuk dengan email perusahaan terverifikasi dapat memicu pengalaman migrasi yang sama. Tinjau akun yang terdampak sebelum mengaktifkannya.

Pembuatan akun otomatis tidak mengaktifkan kembali keanggotaan workspace yang dihapus atau dinonaktifkan. Jika Anda melihat “Akun ChatGPT yang memenuhi syarat tidak ditemukan”, minta pemilik atau admin workspace untuk mengonfirmasi otorisasi Anda dan mengundang Anda lagi.

Pengguna yang ditambahkan ke workspace dapat menggunakan lisensi/kursi meskipun akses penyedia identitas mereka mencegah mereka masuk. Jika domain terverifikasi yang sama dipetakan ke beberapa workspace, pembuatan akun otomatis dapat mengundang orang tersebut ke lebih dari satu workspace. Tinjau pemetaan domain dan pengaturan yang diaktifkan sebelum peluncuran.

Tinjau pilihan dan implikasi migrasi

Pilih cara menangani konten pribadi

Sebelum karyawan memigrasikan konten pribadi, jelaskan opsi yang tersedia untuk workspace tujuan mereka. Konfirmasikan apakah mereka dapat mempertahankan workspace pribadi secara terpisah atau perlu menyelesaikan langkah migrasi. Jika karyawan mempertahankan workspace pribadi mereka secara terpisah, langganan pribadi apa pun akan tetap berlanjut hingga dibatalkan. Tinjau konten yang didukung, pengecualian, dan implikasi akses bersama mereka sebelum melanjutkan. Untuk detailnya, lihat: opsi migrasi workspace pribadi.

Jika workspace Business ditingkatkan ke Enterprise, workspace Business itu sendiri tidak digabungkan. Seorang karyawan masih dapat menerima prompt migrasi workspace pribadi yang terpisah selama orientasi Enterprise.

Ketika undangan Enterprise atau Edu menggunakan domain perusahaan terverifikasi, karyawan yang memiliki workspace pribadi dengan alamat email akun yang sama mungkin perlu menyelesaikan langkah migrasi sebelum bergabung. Bergantung pada opsi yang tersedia, karyawan dapat menggabungkan workspace pribadi mereka untuk menyalin konten yang didukung ke workspace perusahaan atau mengekspor dan menghapus data pribadi mereka. Undangan yang menggunakan domain yang belum diverifikasi atau eksternal umumnya tidak memicu proses migrasi.

Tinjau konten dan langganan

• Obrolan dan residensi data: Persyaratan residensi data dapat mencegah obrolan pribadi ditransfer ke workspace perusahaan. Jika transfer tidak tersedia, ekspor data penting dari workspace pribadi sebelum memulai migrasi dan pastikan file yang diunduh dapat dibuka. Ekspor data layanan mandiri tidak tersedia di workspace ChatGPT Business atau Enterprise. Jika ekspor gagal, hentikan proses, dan hubungi dukungan OpenAI.

• GPT: GPT yang dimigrasikan bersifat pribadi dan tidak otomatis dibagikan kepada anggota workspace lainnya. Jika sebuah GPT sebelumnya dibagikan melalui tautan publik atau dipublikasikan di GPT Store, salinan yang dimigrasikan harus dibagikan kembali agar dapat digunakan oleh orang lain. Opsi berbagi yang tersedia bergantung pada pengaturan workspace tujuan dan izin pengguna.

• Langganan: Langganan Plus atau Pro yang memenuhi syarat dan ditagih melalui web dapat dibatalkan dan dananya dikembalikan melalui alur migrasi yang ditampilkan. Langganan yang dibeli melalui Apple atau Google mungkin perlu dibatalkan secara terpisah.

• Konten pribadi: Konfirmasikan akun dan workspace pribadi mana yang berisi obrolan dan GPT yang terpengaruh sebelum menerima permintaan migrasi. Karyawan tidak dapat memilih obrolan, proyek, atau file secara individual untuk ditransfer.

• Sites: Sites tidak ditransfer dalam migrasi dari pribadi ke Business atau dari pribadi ke Enterprise.

Untuk daftar lengkap konten yang didukung dan pengecualian, lihat: panduan migrasi workspace pribadi.

Memahami akses setelah migrasi

Migrasi menyalin konten pribadi yang didukung ke workspace perusahaan dan menonaktifkan workspace pribadi. Tidak ada opsi pembatalan yang memindahkan konten workspace perusahaan kembali ke workspace pribadi. Jika workspace Business kemudian dinonaktifkan, alur pemulihan terpisah dapat mengaktifkan kembali workspace pribadi asli beserta datanya. Hal ini tidak memulihkan akses Business atau menyalin kembali aktivitas Business.

Setelah migrasi, obrolan dan GPT tunduk pada kebijakan akses dan retensi workspace perusahaan. Jika seorang karyawan keluar atau kehilangan akses ke workspace, mereka juga dapat kehilangan akses ke konten tersebut.

Rencana akses akun pribadi

Akses akun juga penting setelah orientasi. Workspace pribadi yang menggunakan email kerja tidak sama dengan akun terpisah yang menggunakan alamat email yang dimiliki secara pribadi oleh karyawan. Memisahkan workspace tidak membuat akses karyawan ke akun tersebut terlepas dari alamat email perusahaan.

Untuk penggunaan pribadi, sarankan akun terpisah dengan alamat email yang dimiliki dan dikendalikan sendiri oleh karyawan. Karyawan harus menyimpan percakapan dan data pribadi di akun tersebut, bukan di akun yang terkait dengan alamat email kantor atau perusahaan.

Ketika masa kerja berakhir, karyawan dapat kehilangan akses ke akun atau workspace yang terdampak beserta datanya jika mereka kehilangan akses ke akun email perusahaan atau workspace perusahaan. Konten workspace perusahaan tidak dipindahkan kembali ke workspace pribadi. Jelaskan konsekuensi akses ini sebelum karyawan menyelesaikan orientasi atau migrasi.

Beri tahu karyawan apa yang dapat mereka harapkan

Sebelum peluncuran, beri tahu karyawan:

• Alamat email mana yang akan menerima undangan.

• Workspace perusahaan mana yang harus dipilih.

• Metode masuk yang harus digunakan jika workspace memerlukan SSO.

• Apakah permintaan migrasi workspace pribadi dapat muncul.

• Siapa yang harus dihubungi sebelum membuat keputusan terkait chat, GPT, atau langganan.

Jangan berasumsi bahwa setiap email undangan, waktu pengiriman, atau prompt migrasi dapat disesuaikan.

Uji peluncuran Anda dengan grup kecil

Undang kelompok kecil yang mencakup karyawan dengan akun pribadi, Plus, atau Pro yang sudah ada bila relevan. Periksa undangan, email akun, workspace perusahaan, metode masuk, pilihan migrasi, pembatasan residensi data, dan panduan langganan sebelum mengundang semua orang.

Untuk akses masuk perusahaan, lihat: Penyiapan akses masuk tunggal (SSO) untuk produk OpenAI.

Untuk masuk ke workspace ChatGPT Business, lihat: Menyiapkan akses masuk tunggal (SSO) untuk ChatGPT Business.

Jika Anda berencana menyinkronkan pengguna dari penyedia identitas Anda, lihat: Penyediaan dan pengelolaan SCIM.

Jika riwayat workspace atau akun tampak hilang, lihat: Penyelesaian masalah SSO, akses workspace, dan verifikasi domain.