Seorang karyawan mungkin sudah menggunakan ChatGPT dengan alamat email yang sama dengan alamat email yang akan digunakan perusahaan Anda untuk mengundangnya. Sebelum mengirim undangan, jelaskan apakah bergabung dengan workspace dapat memengaruhi obrolan, GPT, atau langganan orang tersebut.

Periksa akun yang sudah ada sebelum mengirim undangan

Tanyakan apakah karyawan sudah menggunakan akun ChatGPT pribadi, Plus, atau Pro dengan alamat email perusahaan mereka. Konfirmasikan alamat email persis yang menerima undangan dan workspace perusahaan yang dimaksud.

Karyawan harus menerima undangan itu dan masuk dengan alamat email yang sama. Membuat akun pengganti atau menggunakan alamat email yang berbeda dapat menyebabkan workspace yang diharapkan atau riwayat yang ada terlihat hilang.

Jika undangan hilang, minta pemilik workspace untuk memeriksa undangan yang masih dalam proses dan memilih Kirim ulang undangan, bila tersedia. Undangan yang dikelola SCIM tidak dapat dikirim ulang secara langsung. Verifikasi setiap undangan yang tidak terduga dengan tim TI Anda sebelum masuk.

Satu akun OpenAI dapat memiliki workspace pribadi dan perusahaan yang terpisah. Bergabung dengan workspace perusahaan dan memigrasikan workspace pribadi merupakan tindakan yang berbeda.

Memahami apa yang akan dilihat karyawan

Undangan, paket workspace, dan persyaratan masuk menentukan apakah karyawan mempertahankan workspace pribadi yang terpisah atau melihat pilihan untuk melakukan migrasi.

Tinjau migrasi akun pribadi sebelum melanjutkan

Bila undangan Enterprise atau Edu menggunakan domain perusahaan terverifikasi, karyawan yang memiliki akun pribadi dengan alamat email yang sama mungkin perlu memigrasikan akun tersebut sebelum bergabung. Bergantung pada opsi yang tersedia, karyawan dapat mentransfer obrolan dan GPT yang memenuhi syarat ke workspace perusahaan atau mengekspor dan menghapus data pribadi. Undangan yang menggunakan domain yang belum diverifikasi atau eksternal umumnya tidak memicu migrasi.

Mengubah alamat email pada akun pribadi tidak serta-merta membuat email kerja sebelumnya tersedia untuk akun baru atau penyediaan SCIM. Penggunaan SSO sebelumnya juga dapat terus memengaruhi akses setelah domain terverifikasi dihapus. Hubungi Dukungan OpenAI sebelum melakukan perubahan. Jangan menghapus domain terverifikasi atau membuat akun pengganti sebagai solusi sementara.

Bila pembuatan akun otomatis tersedia untuk Enterprise atau Edu, masuk dengan email perusahaan terverifikasi dapat memicu pengalaman migrasi yang sama. Tinjau akun yang terdampak sebelum mengaktifkannya.

Pembuatan akun otomatis tidak mengaktifkan kembali keanggotaan workspace yang dihapus atau dinonaktifkan. Jika Anda melihat “Akun ChatGPT yang memenuhi syarat tidak ditemukan”, minta pemilik atau admin workspace untuk mengonfirmasi otorisasi Anda dan mengundang Anda lagi.

Pengguna yang ditambahkan ke workspace dapat menggunakan lisensi/kursi meskipun akses penyedia identitas mereka mencegah mereka masuk. Jika domain terverifikasi yang sama dipetakan ke beberapa workspace, pembuatan akun otomatis dapat mengundang orang tersebut ke lebih dari satu workspace. Tinjau pemetaan domain dan pengaturan yang diaktifkan sebelum peluncuran.

• Obrolan dan residensi data: Persyaratan residensi data dapat mencegah obrolan pribadi ditransfer ke workspace perusahaan. Jika transfer tidak tersedia, eksporlah data penting sebelum memulai migrasi dan pastikan file yang diunduh dapat dibuka. Jika ekspor gagal, hentikan proses, dan hubungi dukungan OpenAI.

• GPT: GPT pribadi yang sebelumnya dibagikan atau dipublikasikan dan dipindahkan ke workspace perusahaan dapat terlihat di sana. Pemilik workspace dapat meninjau dan memperbarui visibilitasnya. GPT yang bersifat pribadi sebelum ditransfer akan tetap pribadi.

• Langganan: Langganan Plus atau Pro yang memenuhi syarat dan ditagih melalui web dapat dibatalkan dan dananya dikembalikan melalui alur migrasi yang ditampilkan. Langganan yang dibeli melalui Apple atau Google mungkin perlu dibatalkan secara terpisah.

• Riwayat akun: Konfirmasikan akun, obrolan, dan GPT mana yang terpengaruh sebelum menerima prompt migrasi.

Migrasi akun pribadi ke akun Enterprise yang telah selesai tidak dapat dibatalkan. Periksa akun yang tepat, pilihan yang tersedia, dan detail langganan sebelum melanjutkan.

Setelah migrasi, obrolan dan GPT tunduk pada kebijakan akses dan retensi workspace perusahaan. Jika seorang karyawan keluar atau kehilangan akses ke workspace, mereka juga dapat kehilangan akses ke konten tersebut.

Admin ChatGPT Business tidak dapat mengharuskan seseorang untuk menggabungkan atau menghapus workspace pribadi. Jika workspace Business ditingkatkan ke Enterprise, workspace Business itu sendiri tidak digabungkan; seorang karyawan masih dapat menerima prompt migrasi workspace pribadi yang terpisah.

Beri tahu karyawan apa yang dapat mereka harapkan

Sebelum peluncuran, beri tahu karyawan:

• Alamat email mana yang akan menerima undangan.

• Workspace perusahaan mana yang harus dipilih.

• Metode masuk yang harus digunakan jika workspace memerlukan SSO.

• Apakah prompt migrasi akun pribadi dapat muncul.

• Siapa yang harus dihubungi sebelum membuat keputusan terkait chat, GPT, atau langganan.

Jangan berasumsi bahwa setiap email undangan, waktu pengiriman, atau prompt migrasi dapat disesuaikan.

Uji peluncuran Anda dengan grup kecil

Undang kelompok kecil yang mencakup karyawan dengan akun pribadi, Plus, atau Pro yang sudah ada bila relevan. Periksa undangan, email akun, workspace perusahaan, metode masuk, pilihan migrasi, pembatasan residensi data, dan panduan langganan sebelum mengundang semua orang.

Untuk akses masuk perusahaan, lihat: Penyiapan akses masuk tunggal (SSO) untuk produk OpenAI.

Untuk masuk ke workspace ChatGPT Business, lihat: Menyiapkan akses masuk tunggal (SSO) untuk ChatGPT Business.

Jika Anda berencana menyinkronkan pengguna dari penyedia identitas Anda, lihat: Penyediaan dan pengelolaan SCIM.

Jika riwayat workspace atau akun tampak hilang, lihat: Penyelesaian masalah SSO, akses workspace, dan verifikasi domain.