Cara menyiapkan kebijakan privasi untuk Situs Anda
Artikel ini memberikan panduan untuk menyiapkan kebijakan privasi bagi Situs ChatGPT Anda (“Situs”) guna memenuhi persyaratan undang-undang perlindungan data, seperti yang berlaku di UE, Inggris Raya, Brasil, dan negara bagian tertentu di AS. Harap baca artikel ini untuk informasi lebih lanjut tentang kepatuhan terhadap undang-undang perlindungan data secara umum.
Mengapa Anda memerlukan kebijakan privasi di Situs Anda?
Jika Anda mengumpulkan data pribadi di Situs Anda, baik langsung dari individu itu sendiri maupun dari sumber lain, undang-undang perlindungan data mewajibkan Anda memberikan informasi tertentu kepada individu tersebut tentang penggunaan data pribadi mereka oleh Anda. Cara termudah dan paling umum untuk memenuhi persyaratan ini adalah dengan memposting kebijakan privasi di Situs Anda. Kebijakan privasi memuat informasi utama tentang pengontrol data, data pribadi yang dikumpulkan di Situs, bagaimana data pribadi tersebut akan digunakan, serta menjelaskan hak yang dimiliki individu terkait data pribadi mereka berdasarkan hukum perlindungan data.
Anda dapat menggunakan panduan ini untuk membantu menyiapkan kebijakan privasi yang memenuhi persyaratan tersebut. Namun, Anda tidak harus menggunakan kata-kata kami. Anda juga dapat melihat Kebijakan Privasi OpenAI untuk memahami pendekatan kami.
Perlu diketahui bahwa artikel ini bukan nasihat hukum dan disediakan hanya untuk tujuan informasi. Kami menyarankan Anda mencari nasihat hukum sendiri untuk memahami kewajiban Anda berdasarkan undang-undang apa pun yang mungkin berlaku bagi Anda, tergantung pada lokasi Anda dan pengunjung Sites Anda.
Contoh di bawah ini hanya merupakan titik awal. Sesuaikan dengan informasi yang benar-benar dikumpulkan oleh Situs Anda, cara Anda menggunakannya, negara tempat Anda dan pengunjung Anda berada, serta perjanjian yang berlaku untuk penggunaan ChatGPT Sites oleh Anda.
Selain itu, ingat bahwa mencantumkan informasi dalam kebijakan privasi tidak selalu cukup. Jika Anda menggunakan data pribadi dengan cara yang belum tentu diharapkan oleh pengguna atau yang dapat mengejutkan mereka, Anda mungkin perlu melakukan lebih banyak hal untuk memberi tahu mereka secara jelas, misalnya dengan mencantumkan pemberitahuan tambahan di Situs Anda.
Memperbarui dan menyediakan kebijakan privasi Anda
Setelah Anda membuat kebijakan privasi, Anda harus menyediakannya bagi siapa pun yang mengunjungi Situs Anda. Praktik terbaik biasanya mencakup penambahan tautan ke kebijakan privasi di setiap halaman Situs Anda, pada banner cookie (jika ada), dan pada halaman pendaftaran apa pun (termasuk dalam email pemasaran).
Anda harus meninjau dan memperbarui kebijakan privasi setiap kali aktivitas pengumpulan atau pemrosesan data pribadi Anda berubah - misalnya, jika Anda mulai mengumpulkan jenis data pribadi baru di Situs, atau mulai menggunakan data pribadi yang Anda kumpulkan untuk tujuan baru.
Menyusun Kebijakan
Perkenalkan Situs dan siapa Anda
Mulailah dengan pengantar yang sangat singkat tentang kebijakan privasi dan Situs Anda. Anda harus mengidentifikasi “pengontrol data” (yaitu orang atau organisasi yang menentukan bagaimana dan mengapa data pribadi digunakan). Jika Anda menjalankan Situs atas nama grup atau organisasi, Anda harus mengidentifikasi grup atau organisasi tersebut. Jika Anda menjalankan Situs sebagai individu, Anda perlu mencantumkan nama Anda sendiri.
CONTOH: Harap baca kebijakan privasi untuk [SITE]. Dokumen tersebut menjelaskan informasi apa yang dikumpulkan tentang Anda saat Anda menggunakan [SITE] dan bagaimana informasi itu digunakan. Situs ini dioperasikan oleh [INSERT NAME/ORGANIZATION].
Jelaskan data pribadi apa yang Anda kumpulkan
Berikan daftar singkat atau ringkasan tentang jenis informasi yang dapat dikumpulkan di Situs. Anda tidak harus mencantumkan setiap kategori data, tetapi Anda harus memastikan bahwa individu memahami jenis data yang dapat dikumpulkan dari mereka. Anda juga harus menjelaskan kapan informasi ini dikumpulkan - misalnya, jika mereka harus memberikannya saat mendaftar akun dengan Anda.
CONTOH: Kami mengumpulkan informasi yang Anda berikan langsung kepada kami, dan kami juga mengumpulkan informasi terkait penggunaan [SITE] oleh Anda. Kategori informasi yang dapat kami kumpulkan meliputi:
Nama, nama pengguna, dan alamat email Anda jika Anda membuat atau menggunakan akun untuk masuk ke [SITE].
Informasi profil opsional yang Anda berikan, seperti foto atau tanggal lahir Anda.
Komentar atau informasi lain yang Anda posting di [SITE].
Nama, detail kontak, dan pertanyaan Anda jika Anda menggunakan formulir “Hubungi Kami”.
Informasi tentang penggunaan [SITE] oleh Anda, jika Anda masuk ke akun Anda.
Informasi yang dikumpulkan secara otomatis menggunakan cookie dan teknologi pelacakan lainnya, seperti detail halaman web yang telah Anda kunjungi di [SITE] dan konten yang Anda akses.
Menggunakan Masuk dengan ChatGPT
Jika Situs Anda menggunakan Masuk dengan ChatGPT, OpenAI dapat membagikan nama, alamat email, dan foto profil pengunjung, jika tersedia, kepada Situs setelah pengunjung menyetujui proses masuk. Jelaskan hal ini dalam kebijakan privasi Anda dan uraikan bagaimana Situs Anda menggunakan informasi tersebut.
CONTOH: [SITE] menggunakan Masuk dengan ChatGPT agar Anda dapat masuk dengan akun ChatGPT Anda. Jika Anda memilih opsi ini, OpenAI membagikan nama, alamat email, dan foto profil Anda, jika tersedia, kepada [SITE] setelah Anda menyetujui proses masuk.
Cookie dan teknologi serupa
Beri tahu pengguna tentang cookie atau teknologi serupa yang digunakan oleh Situs. Jika Situs menggunakan cookie non-esensial atau teknologi pelacakan serupa, Anda mungkin perlu memperoleh persetujuan sebelum menempatkan atau membacanya. Persyaratan berbeda-beda menurut lokasi.
Selain mencantumkan informasi tentang cookie dalam kebijakan privasi Anda, ada persyaratan lain untuk cookie, seperti menyediakan banner cookie terpisah. Aturan tentang cookie dan teknologi serupa bersifat kompleks dan berbeda-beda tergantung pada lokasi Anda dan negara tempat pengguna Anda berada. Kami menyarankan Anda mencari nasihat hukum, atau berkonsultasi dengan panduan dari otoritas perlindungan data setempat.
CONTOH: [SITE] menggunakan cookie dan teknologi serupa, yang disimpan di browser Anda dan secara otomatis mengumpulkan informasi tertentu saat Anda menggunakan [SITE] kami. Sebagian cookie ini hanya akan bertahan selama Anda menggunakan [SITE], tetapi cookie lainnya tetap tersimpan di browser selama [INSERT DURATION]. Kami menggunakan cookie untuk tujuan berikut:
Untuk membantu [SITE] berfungsi, seperti mengingat preferensi atau mendukung media tertanam.
Untuk tujuan analitik, agar kami dapat memahami bagaimana pengguna menggunakan [SITE] dan melakukan perbaikan terhadapnya.
Untuk menampilkan iklan di [SITE] dan memahami dampak iklan tersebut, jika Anda menyetujui cookie iklan.
Jelaskan alasan Anda mengumpulkan data pribadi dan cara Anda menggunakannya
Anda harus menjelaskan alasan Anda mengumpulkan data pribadi dan bagaimana Anda akan menggunakannya.
Kami juga menyarankan agar Anda menggunakan bagian ini untuk mengidentifikasi “dasar hukum” Anda dalam memproses data pribadi berdasarkan undang-undang perlindungan data seperti GDPR. Dasar hukum Anda mungkin berupa persetujuan pengguna, pemrosesan yang diperlukan untuk melaksanakan kontrak dengan pengguna, atau pemrosesan yang diperlukan untuk tujuan kepentingan sah Anda. Jika Anda mengandalkan dasar “kepentingan sah”, Anda harus mengidentifikasi kepentingan tersebut secara spesifik. Ini dapat menjadi salah satu aspek hukum perlindungan data yang lebih rumit, sehingga kami sangat menyarankan Anda mencari nasihat hukum untuk area ini.
CONTOH: Kami mengumpulkan dan menggunakan data pribadi untuk tujuan berikut:
Untuk menyediakan fungsi [SITE].
Untuk berkomunikasi dengan Anda dan menanggapi pertanyaan Anda.
Untuk mengirimkan pemasaran kepada Anda.
Untuk memahami bagaimana [SITE] digunakan, sehingga kami dapat melakukan perbaikan pada [SITE].
Kami mengandalkan dasar hukum berikut berdasarkan GDPR:
Persetujuan Anda, saat kami bertanya apakah kami dapat mengirimkan email pemasaran kepada Anda.
Bahwa pemrosesan diperlukan untuk melaksanakan kontrak dengan Anda, ketika kami perlu memproses data pribadi untuk menyediakan layanan yang Anda minta.
Bahwa pemrosesan tersebut merupakan kepentingan sah kami, ketika kami melakukan penelitian dan analisis tentang bagaimana [SITE] digunakan. Kami memiliki kepentingan sah untuk meningkatkan [SITE] bagi semua pengguna kami.
Jelaskan dengan siapa Anda membagikan data pribadi
Cantumkan pihak ketiga, atau kategori pihak ketiga, yang menerima pembagian data pribadi dari Anda. Ini dapat mencakup organisasi yang membantu menyediakan Situs atau layanan yang diminta pengunjung. Jelaskan apakah pembagian tersebut diperlukan, didasarkan pada persetujuan, atau diwajibkan oleh hukum.
OpenAI meng-host dan mengoperasikan layanan Sites dan dapat memproses informasi yang dikumpulkan melalui Situs Anda sebagaimana diperlukan untuk menyediakannya. Jika berlaku, pemrosesan tersebut diatur oleh Adendum Pemrosesan Data OpenAI atau Adendum Pemrosesan Data yang ditandatangani oleh organisasi Anda dan OpenAI. Jelaskan peran OpenAI menggunakan istilah yang berlaku untuk akun Anda.
CONTOH: Kami membagikan data pribadi dalam keadaan berikut:
Dengan penyedia layanan yang membantu menyediakan [SITE], termasuk OpenAI yang meng-host [SITE] atas nama kami.
Jika kami diwajibkan atau diizinkan untuk membagikan data berdasarkan hukum.
Jika kami memiliki persetujuan Anda.
Jelaskan berapa lama Anda akan menyimpan data pribadi
Anda harus menjelaskan dengan jelas kepada pengguna berapa lama Anda akan menyimpan informasi mereka. Jika Anda tidak dapat memberikan periode yang pasti, jelaskan bagaimana Anda akan memutuskan kapan data mereka akan dihapus.
CONTOH: Kami akan menyimpan data pribadi selama kami membutuhkannya, untuk tujuan yang disebutkan di atas. Periode pastinya akan bergantung pada cara Anda menggunakan [SITE]. Kami meninjau data yang kami simpan secara berkala untuk memastikan bahwa kami masih membutuhkannya.
Jelaskan di mana data pribadi disimpan
Jelaskan di mana data pribadi diproses dan setiap perlindungan transfer internasional yang berlaku. Tinjau dokumentasi hosting dan residensi Sites terbaru serta perjanjian dan Adendum Pemrosesan Data yang berlaku untuk akun Anda. ChatGPT Sites tidak mendukung residensi data atau residensi inferensi saat peluncuran.
Jangan menyalin negara hosting atau mekanisme transfer ke dalam kebijakan privasi Anda kecuali hal tersebut akurat untuk Situs dan perjanjian Anda. Tambahkan contoh khusus akun hanya setelah mengonfirmasi ketentuan hosting dan transfer yang berlaku.
Jelaskan hak pengguna
Bergantung pada lokasi pengunjung Anda, undang-undang privasi dapat memberi mereka hak untuk mengakses, memperbaiki, menghapus, membatasi, menolak, atau menerima salinan data pribadi mereka, menarik persetujuan, atau mengajukan keluhan kepada regulator. Jelaskan hak mana yang berlaku dan bagaimana pengunjung dapat menggunakan hak tersebut.
CONTOH: Bergantung pada hukum yang berlaku bagi Anda, Anda mungkin memiliki hak terkait data pribadi yang dikumpulkan melalui [SITE], termasuk hak yang tercantum di bawah ini.
Mengakses data pribadi Anda.
Menghapus data pribadi Anda dari catatan kami.
Memperbaiki atau memperbarui data pribadi Anda.
Mentransfer data pribadi Anda kepada pihak ketiga (hak atas portabilitas data).
Membatasi cara kami memproses data pribadi Anda.
Menarik persetujuan Anda, jika kami mengandalkan persetujuan sebagai dasar hukum pemrosesan.
Menolak pemrosesan data pribadi Anda oleh kami untuk pemasaran langsung, atau pemrosesan lain yang didasarkan pada kepentingan sah kami.
Mengajukan keluhan kepada otoritas perlindungan data setempat.
Sediakan titik kontak
Anda harus menyediakan titik kontak untuk setiap pertanyaan, kekhawatiran, atau keluhan terkait data pribadi yang dikumpulkan di Situs Anda. Anda dapat memberikan alamat email atau alamat pos.
CONTOH: Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang penanganan data pribadi Anda oleh kami, Anda dapat menghubungi kami di [INSERT].