Yfirlit

Áður en þú býður starfsfólki sem notar nú þegar ChatGPT skaltu staðfesta hvaða reikning það mun nota og útskýra innskráningarkröfur vinnusvæðisins. Farðu yfir valkosti við flutning með starfsfólkinu svo það skilji hvað verður um persónulegt efni þess, áskriftir og aðgang.

Athugaðu núverandi reikninga áður en þú sendir boð

Spurðu hvort starfsfólk noti nú þegar persónulegan ChatGPT-reikning eða Plus- eða Pro-reikning með netfangi sínu hjá fyrirtækinu. Staðfestu nákvæmlega á hvaða netfang boðið verður sent og hvaða vinnusvæði fyrirtækisins það á við.

Starfsfólk ætti að samþykkja boðið og skrá sig inn með sama netfangi. Ef nýr reikningur er stofnaður í stað þess gamla eða annað netfang notað getur virst sem væntanlegt vinnusvæði eða fyrri ferill hafi horfið.

Ef boð hefur ekki borist skaltu biðja eiganda vinnusvæðisins að athuga óafgreidd boð og velja Endursenda boð, ef sá valkostur er í boði. Ekki er hægt að endursenda beint boð sem er stýrt með SCIM. Ef þú færð óvænt boð skaltu staðfesta það hjá upplýsingatæknideildinni áður en þú skráir þig inn.

Starfsmaður notar reikning til að skrá sig inn í ChatGPT. Vinnusvæði geymir spjall, efni og stillingar viðkomandi. Einn reikningur getur veitt aðgang að aðskildum vinnusvæðum fyrir einkanot og fyrirtæki. Að ganga til liðs við vinnusvæði fyrirtækis og að flytja persónulegt efni eru tvær aðskildar aðgerðir.

Kynntu þér hvað starfsfólk mun sjá

Starfsfólk gæti séð mismunandi valkosti við innskráningu og aðgangsuppsetningu eftir því hvaða boð það fær, hvaða áskriftarleið vinnusvæðið notar og hvaða reikning það er þegar með. Notaðu töfluna hér að neðan til að útskýra við hverju það má búast.

Farðu yfir innskráningu og stofnun notendaaðganga

Þótt netfangi persónulegs reiknings sé breytt er ekki víst að fyrra vinnunetfang hans verði tiltækt fyrir nýjan reikning eða stofnun notendaaðgangs með SCIM. Fyrri notkun SSO-vefslóðar getur einnig haft áfram áhrif á aðgang eftir að staðfest lén hefur verið fjarlægt. Hafðu samband við þjónustuver OpenAI áður en þú gerir breytingar. Ekki fjarlægja staðfest lén eða stofna nýjan reikning í stað þess gamla til að komast hjá vandanum.

Þar sem sjálfvirk stofnun reikninga er í boði fyrir Enterprise eða Edu getur innskráning með staðfestu fyrirtækisnetfangi sett sama flutningsferli af stað. Farðu yfir viðkomandi reikninga áður en þú virkjar hana.

Sjálfvirk stofnun reikninga endurvirkjar ekki aðild að vinnusvæði sem hefur verið fjarlægð eða gerð óvirk. Ef skilaboðin „Enginn ChatGPT-reikningur sem uppfyllir skilyrðin fannst“ birtast skaltu biðja eiganda eða stjórnanda vinnusvæðisins að staðfesta aðgangsheimild þína og bjóða þér aftur.

Notandi sem er bætt við vinnusvæðið getur nýtt notendasæti þótt aðgangsstillingar hjá auðkennisveitu komi í veg fyrir innskráningu. Ef sama staðfesta lénið er tengt mörgum vinnusvæðum getur sjálfvirk stofnun reikninga leitt til þess að viðkomandi fái boð á fleiri en eitt vinnusvæði. Farðu yfir tengingar léna og virkar stillingar áður en innleiðing hefst.

Farðu yfir valkosti við flutning og afleiðingar þeirra

Veldu hvernig fara á með persónulegt efni

Áður en starfsfólk flytur persónulegt efni skaltu útskýra hvaða valkostir eru í boði fyrir vinnusvæðið sem það flytur á. Staðfestu hvort starfsfólk geti haldið persónulega vinnusvæðinu aðskildu eða þurfi að ljúka flutningsskrefi. Ef starfsfólk heldur persónulega vinnusvæðinu aðskildu heldur persónuleg áskrift áfram þar til henni er sagt upp. Farðu með starfsfólkinu yfir hvaða efni er hægt að flytja, hvað er undanskilið og hvaða áhrif flutningur hefur á aðgang áður en það heldur áfram. Nánari upplýsingar má finna í valkostum við flutning af persónulegu vinnusvæði.

Ef Business-vinnusvæði er uppfært í Enterprise er Business-vinnusvæðið sjálft ekki sameinað öðru vinnusvæði. Starfsmaður getur þó fengið sérstaka beiðni um flutning af persónulegu vinnusvæði við aðgangsuppsetningu í Enterprise.

Þegar boð í Enterprise eða Edu er sent á netfang á staðfestu léni fyrirtækisins gæti starfsmaður sem er þegar með persónulegt vinnusvæði á sama reikningsnetfangi þurft að ljúka flutningsskrefi áður en hann fær aðgang. Eftir því hvaða valkostir eru í boði getur starfsmaður sameinað persónulega vinnusvæðið vinnusvæði fyrirtækisins til að afrita þangað efni sem hægt er að flytja, eða flutt út og eytt persónulegum gögnum sínum. Boð sem er sent á netfang á óstaðfestu eða utanaðkomandi léni setur yfirleitt ekki flutning af stað.

Farðu yfir efni og áskriftir

• Spjall og gagnageymsla: Kröfur um gagnageymslu geta komið í veg fyrir að persónulegt spjall flytjist yfir á vinnusvæði fyrirtækisins. Ef ekki er hægt að færa spjallið yfir skaltu flytja út mikilvæg gögn af persónulega vinnusvæðinu áður en flutningurinn hefst og ganga úr skugga um að hægt sé að opna skrána sem var sótt. Notendur geta ekki sjálfir flutt út gögn af vinnusvæðum í ChatGPT Business eða Enterprise. Ef útflutningur gagnanna mistekst skaltu hætta og hafa samband við þjónustuver OpenAI.

• GPT-verkfæri: GPT-verkfæri sem hafa verið flutt eru einkamál og er ekki sjálfkrafa deilt með öðrum meðlimum vinnusvæðisins. Ef GPT-verkfæri var áður deilt með opinberum tengli eða birt í GPT Store þarf að deila flutta afritinu aftur svo aðrir geti notað það. Deilingarmöguleikar ráðast af stillingum vinnusvæðisins sem flutt er á og heimildum notandans.

• Áskriftir: Ef Plus- eða Pro-áskrift er greidd á vefnum og uppfyllir skilyrðin kann að vera hægt að segja henni upp og fá endurgreitt í flutningsferlinu sem birtist. Áskrift sem keypt er hjá Apple eða Google gæti þurft að segja upp sérstaklega.

• Persónulegt efni: Staðfestu á hvaða reikningi og persónulega vinnusvæði viðkomandi spjall og GPT-verkfæri eru áður en þú samþykkir flutning. Starfsfólk getur ekki valið einstök spjall, verkefni eða skrár til flutnings.

• Vefsvæði: Vefsvæði flytjast ekki með þegar flutt er af persónulegu vinnusvæði yfir í Business eða Enterprise.

Heildarlista yfir efni sem hægt er að flytja og það sem er undanskilið má finna í leiðbeiningum um flutning af persónulegu vinnusvæði.

Kynntu þér aðgang eftir flutning

Við flutning er persónulegt efni sem hægt er að flytja afritað yfir á vinnusvæði fyrirtækisins og persónulega vinnusvæðið gert óvirkt. Ekki er hægt að afturkalla flutninginn þannig að efni af vinnusvæði fyrirtækisins færist aftur yfir á persónulegt vinnusvæði. Ef Business-vinnusvæði er síðar gert óvirkt er hægt að endurvirkja upprunalega persónulega vinnusvæðið og gögn þess með sérstöku endurheimtarferli. Þetta endurheimtir ekki aðgang að Business og afritar ekki virkni úr Business til baka.

Eftir flutning gilda reglur vinnusvæðis fyrirtækisins um aðgang og varðveislu um spjall og GPT-verkfæri. Ef starfsmaður hættir eða missir aðgang að vinnusvæðinu getur hann einnig misst aðgang að því efni.

Hugaðu að aðgangi að persónulegum reikningum

Aðgangur að reikningum skiptir líka máli eftir að upphaflegri aðgangsuppsetningu lýkur. Persónulegt vinnusvæði sem er tengt vinnunetfangi er ekki það sama og sérstakur reikningur með netfangi í einkaeigu starfsmanns. Þótt vinnusvæðum sé haldið aðskildum er aðgangur starfsmanns að þeim reikningi áfram háður netfangi fyrirtækisins.

Mæltu með því að starfsfólk noti sérstakan reikning til einkanota með netfangi sem það á og hefur sjálft umsjón með. Starfsfólk ætti að geyma persónuleg samtöl og gögn á þeim reikningi fremur en reikningi sem er tengdur vinnunetfangi eða netfangi fyrirtækis.

Við starfslok getur starfsfólk misst aðgang að viðkomandi reikningi eða vinnusvæði og gögnum þess ef það missir aðgang að tölvupóstreikningi sínum hjá fyrirtækinu eða vinnusvæði fyrirtækisins. Efni af vinnusvæði fyrirtækisins flyst ekki aftur yfir á persónulegt vinnusvæði. Útskýrðu þessar afleiðingar fyrir aðgang starfsfólks áður en það lýkur aðgangsuppsetningu eða flutningi.

Segðu starfsfólki við hverju það má búast

Áður en innleiðing hefst skaltu segja starfsfólki:

• Hvaða netfang fær boðið.

• Hvaða vinnusvæði fyrirtækisins á að velja.

• Hvaða innskráningaraðferð á að nota ef vinnusvæðið krefst SSO-vefslóðar.

• Hvort kvaðning um yfirfærslu persónulegs vinnusvæðis geti birst.

• Við hvern á að hafa samband áður en ákvarðanir eru teknar um spjöll, GPT eða áskriftir.

Ekki gera ráð fyrir að hægt sé að sérsníða öll boð í tölvupósti, afhendingartíma eða yfirfærslukvaðningar.

Prófaðu innleiðinguna með litlum hópi

Bjóddu litlum hópi sem inniheldur starfsfólk með fyrirliggjandi persónulega reikninga, Plus- eða Pro-reikninga, þegar það á við. Athugaðu boðið, netfang reikningsins, vinnusvæði fyrirtækisins, innskráningaraðferðina, flutningsvalkosti, takmarkanir á gagnageymslu og leiðbeiningar um áskriftir áður en öllum er boðið.

Um innskráningu hjá fyrirtækinu: Uppsetning einkvæmrar innskráningar (SSO-vefslóðar) fyrir vörur OpenAI.

Um innskráningu á ChatGPT Business-vinnusvæði: Uppsetning einkvæmrar innskráningar fyrir ChatGPT Business.

Ef þú hyggst samstilla notendur frá auðkennisveitunni skaltu skoða: Úthlutun og stjórnun með SCIM.

Ef vinnusvæði eða reikningsferill virðist vanta skaltu skoða: Úrræðaleit fyrir SSO-vefslóð, aðgang að vinnusvæði og staðfestingu léns.