Starfsmaður gæti þegar notað ChatGPT með sama netfangi og fyrirtækið hyggst senda boð á. Áður en boð eru send skaltu útskýra hvort aðild að vinnusvæðinu geti haft áhrif á spjall, GPT eða áskrift viðkomandi.

Athugaðu fyrirliggjandi reikninga áður en boð eru send

Spurðu hvort starfsfólk noti nú þegar persónulegan ChatGPT-, Plus- eða Pro-reikning með netfangi fyrirtækisins. Staðfestu nákvæmlega hvaða netfang fær boðið og hvaða vinnusvæði fyrirtækisins er fyrirhugað.

Starfsfólk ætti að samþykkja boðið og skrá sig inn með sama netfangi. Ef nýr reikningur er stofnaður í staðinn eða annað netfang notað gæti virst sem væntanlegt vinnusvæði eða fyrirliggjandi ferill vanti.

Ef boð vantar skaltu biðja eiganda vinnusvæðis að athuga boð í bið og velja Senda boð aftur, ef sá valkostur er í boði. Ekki er hægt að endursenda boð sem stjórnað er með SCIM beint. Staðfestu öll óvænt boð hjá upplýsingatækniteyminu áður en þú skráir þig inn.

Einn OpenAI-reikningur getur haft aðskilin persónuleg vinnusvæði og vinnusvæði fyrirtækis. Að ganga í vinnusvæði fyrirtækis og flytja persónulegt vinnusvæði eru tvær ólíkar aðgerðir.

Kynntu þér hvað starfsfólk mun sjá

Boðið, áskriftarleið vinnusvæðisins og innskráningarkröfurnar ráða því hvort starfsmaður heldur aðskildu persónulegu vinnusvæði eða fær val um flutning.

Farðu yfir flutning persónulegs reiknings áður en haldið er áfram

Þegar boð á Enterprise- eða Edu-vinnusvæði notar staðfest fyrirtækislén gæti starfsmaður með fyrirliggjandi persónulegan reikning undir sama netfangi þurft að flytja reikninginn áður en hann gengur í vinnusvæðið. Eftir því hvaða valkostir eru í boði getur starfsmaðurinn flutt gjaldgeng spjöll og GPT yfir á vinnusvæði fyrirtækisins eða flutt persónuleg gögn út og eytt þeim. Boð sem notar óstaðfest eða ytra lén kallar almennt ekki fram flutning.

Þótt netfangi persónulegs reiknings sé breytt verður fyrra vinnunetfang hans ekki endilega laust fyrir nýjan reikning eða úthlutun með SCIM. Fyrri notkun SSO-vefslóðar getur einnig áfram haft áhrif á aðgang eftir að staðfest lén er fjarlægt. Hafðu samband við þjónustudeild OpenAI áður en breytingar eru gerðar. Ekki fjarlægja staðfest lén eða stofna nýjan reikning sem bráðabirgðalausn.

Þar sem sjálfvirk reikningsstofnun er í boði fyrir Enterprise eða Edu getur innskráning með staðfestu fyrirtækisnetfangi kallað fram sama flutningsferli. Farðu yfir reikninga sem verða fyrir áhrifum áður en kveikt er á henni.

Sjálfvirk reikningsstofnun virkjar ekki aftur aðild að vinnusvæði sem hefur verið fjarlægð eða gerð óvirk. Ef skilaboðin „Enginn gjaldgengur ChatGPT-reikningur fannst“ birtast skaltu biðja eiganda eða stjórnanda vinnusvæðis að staðfesta heimildina þína og bjóða þér aftur.

Notandi sem bætt er við vinnusvæðið getur tekið sæti jafnvel þótt aðgangur hjá auðkennisveitu komi í veg fyrir innskráningu. Ef sama staðfesta lénið er tengt við mörg vinnusvæði gæti sjálfvirk reikningsstofnun boðið viðkomandi á fleiri en eitt vinnusvæði. Farðu yfir lénatengingar og virkar stillingar áður en innleiðing hefst.

• Spjöll og gagnageymsla: Kröfur um gagnageymslu geta komið í veg fyrir að persónuleg spjöll flytjist yfir á vinnusvæði fyrirtækisins. Ef flutningur er ekki í boði skaltu flytja mikilvæg gögn út áður en flutningsferlið hefst og staðfesta að hægt sé að opna niðurhöluðu skrána. Ef útflutningurinn mistekst skaltu hætta og hafa samband við þjónustudeild OpenAI.

• GPT: Persónuleg GPT sem áður var deilt eða birt og eru flutt yfir á vinnusvæði fyrirtækisins geta orðið sýnileg þar. Eigandi vinnusvæðis getur yfirfarið og breytt sýnileika þeirra. GPT sem voru lokuð fyrir flutning haldast lokuð.

• Áskriftir: Gjaldgeng Plus- eða Pro-áskrift sem greitt er fyrir á vefnum gæti verið sagt upp og hún endurgreidd í flutningsferlinu sem birtist. Áskrift sem keypt var í gegnum Apple eða Google gæti þurft að segja upp sérstaklega.

• Reikningsferill: Staðfestu hvaða reikningur, spjöll og GPT verða fyrir áhrifum áður en kvaðning um flutning er samþykkt.

Ekki er hægt að afturkalla lokið flutningsferli úr persónulegum reikningi yfir í Enterprise. Athugaðu nákvæmlega hvaða reikningur á í hlut, tiltæka valkosti og áskriftarupplýsingar áður en haldið er áfram.

Eftir flutning falla spjöll og GPT undir aðgangs- og varðveislureglur vinnusvæðis fyrirtækisins. Ef starfsmaður hættir eða missir aðgang að vinnusvæðinu gæti hann einnig misst aðgang að þessu efni.

Stjórnendur ChatGPT Business geta ekki krafist þess að einhver sameini persónulegt vinnusvæði eða eyði því. Ef Business-vinnusvæði er uppfært í Enterprise er Business-vinnusvæðið sjálft ekki sameinað; starfsmaður gæti samt fengið sérstaka kvaðningu um flutning persónulegs vinnusvæðis.

Segðu starfsfólki við hverju það má búast

Áður en innleiðing hefst skaltu segja starfsfólki:

• Hvaða netfang fær boðið.

• Hvaða vinnusvæði fyrirtækisins á að velja.

• Hvaða innskráningaraðferð á að nota ef vinnusvæðið krefst SSO-vefslóðar.

• Hvort kvaðning um flutning persónulegs reiknings gæti birst.

• Við hvern á að hafa samband áður en ákvarðanir eru teknar um spjöll, GPT eða áskriftir.

Ekki gera ráð fyrir að hægt sé að sérsníða öll boð í tölvupósti, afhendingartíma eða kvaðningar um flutning.

Prófaðu innleiðinguna með litlum hópi

Bjóddu litlum hópi sem inniheldur starfsfólk með fyrirliggjandi persónulega reikninga, Plus- eða Pro-reikninga, þegar það á við. Athugaðu boðið, netfang reikningsins, vinnusvæði fyrirtækisins, innskráningaraðferðina, flutningsvalkosti, takmarkanir á gagnageymslu og leiðbeiningar um áskriftir áður en öllum er boðið.

Um innskráningu hjá fyrirtækinu: Uppsetning einkvæmrar innskráningar (SSO-vefslóðar) fyrir vörur OpenAI.

Um innskráningu á ChatGPT Business-vinnusvæði: Uppsetning einkvæmrar innskráningar fyrir ChatGPT Business.

Ef þú hyggst samstilla notendur frá auðkennisveitunni skaltu skoða: Úthlutun og stjórnun með SCIM.

Ef vinnusvæði eða reikningsferill virðist vanta skaltu skoða: Úrræðaleit fyrir SSO-vefslóð, aðgang að vinnusvæði og staðfestingu léns.