Un dipendente potrebbe già utilizzare ChatGPT con lo stesso indirizzo email a cui la tua azienda intende inviare l’invito. Prima di inviare gli inviti, spiega se entrare a far parte dell’area di lavoro potrebbe influire sulle chat, sui GPT o sull’abbonamento di quella persona.
Verifica gli account esistenti prima di inviare gli inviti
Chiedi se i dipendenti usano già un account ChatGPT personale, Plus o Pro con il proprio indirizzo email aziendale. Conferma l'indirizzo email esatto che riceverà l'invito e l'area di lavoro aziendale prevista.
I dipendenti devono accettare l’invito ed effettuare l’accesso con lo stesso indirizzo email. La creazione di un account sostitutivo o l'utilizzo di un indirizzo diverso può far sembrare mancanti l'area di lavoro prevista o la cronologia esistente.
Se manca un invito, chiedi al proprietario di un'area di lavoro di controllare gli inviti in sospeso e selezionare Invia di nuovo invito, se disponibile. Gli inviti gestiti da SCIM non possono essere inviati di nuovo direttamente. Verifica qualsiasi invito inatteso con il tuo team IT prima di effettuare l’accesso.
Un account OpenAI può avere aree di lavoro personali e aziendali separate. L'adesione a un'area di lavoro aziendale e la migrazione di un'area di lavoro personale sono azioni distinte.
Scopri cosa vedranno i dipendenti
L'invito, il piano dell'area di lavoro e i requisiti di accesso determinano se un dipendente mantiene un'area di lavoro personale separata o visualizza un'opzione di migrazione.
| Situazione | Accesso all'area di lavoro | Esperienza prevista |
|---|---|---|
| Invitato a un'area di lavoro Enterprise o Edu idonea | Single sign-on, se richiesto. | Unisciti all'area di lavoro aziendale; un account personale idoneo potrebbe far comparire un prompt di migrazione. |
| Invitato a un'area di lavoro ChatGPT Business | Il metodo di accesso consentito per l’area di lavoro. | Unisciti all'area di lavoro Business; gli amministratori non possono richiedere la fusione o l'eliminazione di un'area di lavoro personale. |
| Nessun invito all'area di lavoro né iscrizione approvata | Il metodo di accesso esistente del dipendente. | Un'area di lavoro personale in genere rimane separata; il solo accesso non comporta l'appartenenza all'area di lavoro. |
Esamina la migrazione dell’account personale prima di continuare
Quando un invito Enterprise o Edu utilizza un dominio aziendale verificato, un dipendente con un account personale esistente associato allo stesso indirizzo email potrebbe dover migrare tale account prima di poter aderire. A seconda delle opzioni disponibili, il dipendente può trasferire le chat e i GPT idonei nell'area di lavoro aziendale oppure esportare ed eliminare i dati personali. Un invito che utilizza un dominio non verificato o esterno in genere non attiva la migrazione.
La modifica dell'indirizzo email di un account personale non rende necessariamente disponibile il precedente indirizzo email di lavoro per un nuovo account o per il provisioning SCIM. L'uso precedente dell'SSO può inoltre continuare a influire sull'accesso dopo la rimozione di un dominio verificato. Contatta l'assistenza OpenAI prima di apportare modifiche. Non rimuovere un dominio verificato né creare un account sostitutivo come soluzione alternativa.
Nei casi in cui la creazione automatica dell'account sia disponibile per Enterprise o Edu, l'accesso con un indirizzo email aziendale verificato può attivare la stessa esperienza di migrazione. Esamina gli account interessati prima di procedere all'abilitazione.
La creazione automatica dell'account non riattiva un'iscrizione a un'area di lavoro rimossa o disattivata. Se visualizzi “Nessun account ChatGPT idoneo trovato”, chiedi a un proprietario o amministratore dell’area di lavoro di confermare la tua autorizzazione e invitarti di nuovo.
Un utente aggiunto all'area di lavoro può usufruire una licenza anche se l'accesso tramite il provider di identità gli impedisce di effettuare l'accesso. Se lo stesso dominio verificato è associato a più aree di lavoro, la creazione automatica dell’account potrebbe invitare la persona a più di un’area di lavoro. Rivedi le mappature dei domini e le impostazioni abilitate prima della distribuzione.
Chat e residenza dei dati: i requisiti di residenza dei dati potrebbero impedire il trasferimento delle chat personali all'area di lavoro aziendale. Se il trasferimento non è disponibile, esporta i dati importanti prima di avviare la migrazione e verifica che il file scaricato si apra. Se l'esportazione non riesce, interrompi l'operazione e contatta l'assistenza di OpenAI.
GPT: I GPT personali precedentemente condivisi o pubblicati che vengono spostati nell'area di lavoro aziendale possono diventare visibili al suo interno. Un proprietario dell'area di lavoro può controllarne e aggiornarne la visibilità. I GPT che erano privati prima del trasferimento restano privati.
Abbonamenti: Un abbonamento Plus o Pro idoneo con fatturazione via web può essere annullato e rimborsato tramite il flusso di migrazione mostrato. Un abbonamento acquistato tramite Apple o Google potrebbe dover essere annullato separatamente.
Cronologia dell’account: Verifica quale account, quali chat e quali GPT sono coinvolti prima di accettare un prompt di migrazione.
Una migrazione completata da un account personale a un account Enterprise non può essere annullata. Verifica l'account esatto, le opzioni disponibili e i dettagli dell'abbonamento prima di procedere.
Dopo la migrazione, le chat e i GPT sono soggetti alle politiche di accesso e politica di conservazione dei dati dell'area di lavoro aziendale. Se un dipendente lascia l’azienda o perde l’accesso all’area di lavoro, potrebbe perdere anche l’accesso a tali contenuti.
Gli amministratori di ChatGPT Business non possono imporre a qualcuno di unire o eliminare un'area di lavoro personale. Se un’area di lavoro Business passa a Enterprise, l’area di lavoro Business stessa non viene unita; un dipendente potrebbe comunque ricevere un prompt separato di migrazione dell’area di lavoro personale.
Comunica ai dipendenti cosa aspettarsi
Prima della distribuzione, comunica ai dipendenti:
Quale indirizzo email riceverà l'invito.
Quale area di lavoro aziendale selezionare.
Quale metodo di accesso usare se l'area di lavoro richiede l'SSO.
Se un prompt di migrazione dell’account personale potrebbe essere visualizzato.
Chi contattare prima di prendere decisioni su chat, GPT o abbonamenti.
Non dare per scontato che ogni email di invito, ogni orario di recapito o ogni prompt di migrazione sia personalizzabile.
Testa il rilascio con un piccolo gruppo
Invita un piccolo gruppo che, se pertinente, includa dipendenti con account personali, Plus o Pro esistenti. Verifica l'invito, l'email dell'account, l'area di lavoro dell'azienda, il metodo di accesso, le opzioni di migrazione, le restrizioni relative alla residenza dei dati e le indicazioni sull'abbonamento prima di invitare tutti.
Per l'accesso aziendale, consulta: Configurazione del single sign-on (SSO) per i prodotti OpenAI.
Per l'accesso all'area di lavoro ChatGPT Business, consulta: Configurazione del single sign-on per ChatGPT Business.
Se prevedi di sincronizzare gli utenti dal tuo provider di identità, consulta: Provisioning e gestione SCIM.
Se un'area di lavoro o la cronologia dell'account sembra mancante, consulta: Risoluzione dei problemi relativi a SSO, accesso all'area di lavoro e verifica del dominio.