Apžvalga

Prieš kviesdami darbuotojus, kurie jau naudojasi „ChatGPT“, išsiaiškinkite, kurią paskyrą jie naudos, ir paaiškinkite prisijungimo prie jūsų darbo erdvės reikalavimus. Aptarkite su jais galimas perkėlimo parinktis, kad jie suprastų, kas nutiks jų asmeniniam turiniui, prenumeratoms ir prieigai.

Prieš siųsdami kvietimus, patikrinkite esamas paskyras

Paklauskite, ar darbuotojai jau naudojasi asmenine, „Plus“ ar „Pro“ „ChatGPT“ paskyra su savo įmonės el. pašto adresu. Patikrinkite tikslų el. pašto adresą, kuriuo siunčiamas kvietimas, ir numatytą įmonės darbo erdvę.

Darbuotojai turėtų priimti kvietimą ir prisijungti naudodami tą patį el. pašto adresą. Sukūrus pakaitinę paskyrą arba naudojant kitą adresą, gali atrodyti, kad trūksta numatytos darbo erdvės ar ankstesnės istorijos.

Jei kvietimo nėra, paprašykite darbo erdvės savininko patikrinti laukiančius kvietimus ir pasirinkti Siųsti kvietimą dar kartą, jei ši parinktis galima. Per SCIM valdomų kvietimų negalima tiesiogiai siųsti pakartotinai. Gavę netikėtą kvietimą, prieš prisijungdami pasitikrinkite jo autentiškumą su IT komanda.

Paskyrą darbuotojas naudoja prisijungti prie „ChatGPT“. Darbo erdvėje laikomi jo pokalbiai, turinys ir nustatymai. Viena paskyra suteikia prieigą prie atskirų asmeninių ir įmonės darbo erdvių. Prisijungimas prie įmonės darbo erdvės ir asmeninio turinio perkėlimas yra atskiri veiksmai.

Supraskite, ką matys darbuotojai

Darbuotojams gali būti rodomos skirtingos prisijungimo ir naudojimo pradžios parinktys, priklausomai nuo jų kvietimo, darbo erdvės plano ir esamos paskyros. Remdamiesi toliau pateikta lentele paaiškinkite, koks procesas jų laukia.

Peržiūrėkite prisijungimo ir paskyrų parengimo nustatymus

Pakeitus asmeninės paskyros el. pašto adresą, anksčiau joje naudotas darbo el. pašto adresas nebūtinai taps prieinamas naujai paskyrai kurti ar paskyroms parengti per SCIM. Ankstesnis SSO naudojimas taip pat gali turėti įtakos prieigai net ir pašalinus patvirtintą domeną. Prieš atlikdami pakeitimus, susisiekite su OpenAI pagalbos tarnyba. Nebandykite apeiti problemos pašalindami patvirtintą domeną ar sukurdami pakaitinę paskyrą.

Jei naudojant Enterprise arba Edu planą pasiekiamas automatinis paskyrų kūrimas, prisijungus patvirtintu įmonės el. pašto adresu gali būti pradėtas toks pat perkėlimo procesas. Naudojant Enterprise planą, automatinis paskyrų kūrimas pagal numatytuosius nustatymus įjungiamas pirmoje reikalavimus atitinkančioje darbo erdvėje, sukurtoje naujoje organizacijos aplinkoje. Prieš priskirdami patvirtintą domeną darbo erdvei, peržiūrėkite šį nustatymą ir paruoškite darbuotojus, kuriuos paveiks pakeitimai. Apie numatytuosius darbo erdvės nustatymus ir valdymo parinktis skaitykite straipsnyje Organizacijos aplinkos valdymas administravimo konsolėje.

Automatinis paskyrų kūrimas neatkuria pašalintos ar išjungtos narystės darbo erdvėje. Jei matote pranešimą „Nerasta tinkamos ChatGPT paskyros“, paprašykite darbo erdvės savininko arba administratoriaus patvirtinti jūsų prieigos teisę ir pakviesti jus dar kartą.

Naudojant Enterprise planą, automatiškai kuriant paskyras suteikiamos visavertės naudotojų vietos darbo erdvėje pagal įprastas jūsų organizacijos atsiskaitymo sąlygas. Į darbo erdvę įtrauktas naudotojas gali užimti vietą net ir tada, kai jo prieigos nustatymai tapatybės teikėjo sistemoje neleidžia prisijungti. Jei tas pats patvirtintas domenas susietas su keliomis darbo erdvėmis, automatinio paskyrų kūrimo funkcija gali pakviesti asmenį į daugiau nei vieną darbo erdvę. Prieš pradėdami diegimą, peržiūrėkite domenų susiejimus ir įjungtus nustatymus.

Peržiūrėkite perkėlimo parinktis ir pasekmes

Pasirinkite, ką daryti su asmeniniu turiniu

Prieš darbuotojams perkeliant asmeninį turinį, paaiškinkite, kokios parinktys galimos darbo erdvėje, į kurią jie pereina. Išsiaiškinkite, ar jie gali išlaikyti asmeninę darbo erdvę atskirai, ar turi atlikti perkėlimo veiksmą. Jei darbuotojai išlaiko asmeninę darbo erdvę atskirai, jų asmeninės prenumeratos galioja tol, kol atšaukiamos. Prieš jiems tęsiant, aptarkite palaikomus turinio tipus, išimtis ir pasekmes prieigai. Daugiau informacijos rasite asmeninės darbo erdvės perkėlimo parinkčių apraše.

Jei „Business“ darbo erdvė pereina prie „Enterprise“ plano, pati „Business“ darbo erdvė nesujungiama su kita darbo erdve. Pradėdamas naudotis „Enterprise“, darbuotojas vis tiek gali gauti atskirą pasiūlymą perkelti asmeninę darbo erdvę.

Kai kvietimui į „Enterprise“ ar „Edu“ naudojamas patvirtintas įmonės domenas, darbuotojui, turinčiam asmeninę darbo erdvę su tuo pačiu paskyros el. pašto adresu, prieš prisijungiant gali tekti atlikti perkėlimo veiksmą. Atsižvelgdamas į galimas parinktis, darbuotojas gali sujungti savo asmeninę darbo erdvę su įmonės darbo erdve ir taip nukopijuoti palaikomų tipų turinį arba eksportuoti ir ištrinti asmeninius duomenis. Kvietimas, kuriam naudojamas nepatvirtintas ar išorinis domenas, paprastai nepradeda perkėlimo proceso.

Peržiūrėkite turinį ir prenumeratas

• Pokalbiai ir duomenų saugojimo vieta: dėl duomenų saugojimo vietai taikomų reikalavimų gali būti neįmanoma perkelti asmeninių pokalbių į įmonės darbo erdvę. Jei pokalbių perkelti negalima, prieš pradėdami perkėlimą eksportuokite svarbius duomenis iš asmeninės darbo erdvės ir įsitikinkite, kad atsisiųstas failas atidaromas. „ChatGPT Business“ ir „Enterprise“ darbo erdvėse duomenų eksportuoti savarankiškai negalima. Jei eksportuoti nepavyksta, netęskite proceso ir susisiekite su „OpenAI“ pagalbos komanda.

• GPT: perkelti GPT yra privatūs ir nėra automatiškai bendrinami su kitais darbo erdvės nariais. Jei GPT anksčiau buvo bendrinamas vieša nuoroda arba paskelbtas „GPT Store“, perkeltą jo kopiją reikia bendrinti iš naujo, kad ja galėtų naudotis kiti. Galimos bendrinimo parinktys priklauso nuo darbo erdvės, į kurią perkeliama, nustatymų ir naudotojo teisių.

• Prenumeratos: vykdant rodomus perkėlimo veiksmus, reikalavimus atitinkanti „Plus“ arba „Pro“ prenumerata, už kurią mokama svetainėje, gali būti atšaukta, o už ją sumokėti pinigai grąžinti. Per „Apple“ ar „Google“ įsigytą prenumeratą gali reikėti atšaukti atskirai.

• Asmeninis turinys: prieš patvirtindami perkėlimo pasiūlymą, patikrinkite, kurioje paskyroje ir asmeninėje darbo erdvėje yra pokalbiai ir GPT, kuriems bus taikomas perkėlimas. Darbuotojai negali pasirinkti atskirų pokalbių, projektų ar failų, kuriuos norėtų perkelti.

• Svetainės: perkeliant iš asmeninės darbo erdvės į „Business“ arba „Enterprise“, svetainės neperkeliamos.

Visą palaikomų turinio tipų ir išimčių sąrašą rasite asmeninės darbo erdvės perkėlimo gairėse.

Supraskite, kaip veiks prieiga po perkėlimo

Perkeliant palaikomų tipų asmeninis turinys nukopijuojamas į įmonės darbo erdvę, o asmeninė darbo erdvė išjungiama. Nėra atšaukimo parinkties, kuri perkeltų įmonės darbo erdvės turinį atgal į asmeninę darbo erdvę. Jei „Business“ darbo erdvė vėliau išjungiama, atlikus atskirą atkūrimo procedūrą galima vėl suaktyvinti pradinę asmeninę darbo erdvę ir atkurti jos duomenis. Taip neatkuriama prieiga prie „Business“ ir nenukopijuojami atgal „Business“ veiklos duomenys.

Po perkėlimo pokalbiams ir GPT taikomos įmonės darbo erdvės prieigos ir duomenų saugojimo taisyklės. Jei darbuotojas išeina iš įmonės arba netenka prieigos prie darbo erdvės, jis gali netekti ir prieigos prie to turinio.

Numatykite, kaip bus išsaugota prieiga prie asmeninės paskyros

Prieiga prie paskyros svarbi ir pradėjus naudotis darbo erdve. Asmeninė darbo erdvė, susieta su darbiniu el. pašto adresu, nėra tas pats, kas atskira paskyra, kuriai naudojamas darbuotojui asmeniškai priklausantis el. pašto adresas. Net jei darbo erdvės laikomos atskirai, darbuotojo prieiga prie tos paskyros vis tiek priklauso nuo įmonės el. pašto adreso.

Asmeniniams poreikiams rekomenduokite atskirą paskyrą su darbuotojui asmeniškai priklausančiu ir jo valdomu el. pašto adresu. Darbuotojai turėtų laikyti asmeninius pokalbius ir duomenis toje paskyroje, o ne paskyroje, susietoje su darbiniu ar įmonės el. pašto adresu.

Pasibaigus darbo santykiams, darbuotojai gali netekti prieigos prie atitinkamos paskyros ar darbo erdvės ir jos duomenų, jei praranda prieigą prie savo įmonės el. pašto paskyros ar įmonės darbo erdvės. Įmonės darbo erdvės turinys neperkeliamas atgal į asmeninę darbo erdvę. Paaiškinkite šias pasekmes prieigai, kol darbuotojai dar nebaigė pradinių naudojimo veiksmų ar perkėlimo.

Paaiškinkite darbuotojams, ko tikėtis

Prieš diegdami informuokite darbuotojus:

• Kuriuo el. pašto adresu bus išsiųstas kvietimas.

• Kurią įmonės darbo erdvę pasirinkti.

• Kurį prisijungimo būdą naudoti, jei darbo erdvėje reikalaujama SSO.

• Ar gali būti parodyta asmeninės darbo erdvės perkėlimo užklausa.

• Į ką kreiptis prieš priimant sprendimus dėl pokalbių, GPT ar prenumeratų.

Nemanykite, kad galima tinkinti kiekvieną kvietimo el. laišką, jo pristatymo laiką ar perkėlimo užklausą.

Išbandykite diegimą su nedidele grupe

Pakvieskite nedidelę grupę, į kurią, jei aktualu, būtų įtraukti darbuotojai, jau turintys asmenines, Plus arba Pro paskyras. Prieš pakviesdami visus patikrinkite kvietimą, paskyros el. pašto adresą, įmonės darbo erdvę, prisijungimo būdą, perkėlimo parinktis, duomenų saugojimo vietos apribojimus ir prenumeratos nurodymus.

Apie prisijungimą prie įmonės paskyros žr.: Bendrojo prisijungimo (SSO) nustatymas OpenAI produktuose.

Apie prisijungimą prie ChatGPT Business darbo erdvės žr.: Bendrojo prisijungimo nustatymas ChatGPT Business.

Jei ketinate sinchronizuoti naudotojus iš savo tapatybės teikėjo, žr.: SCIM parengimas ir valdymas.

Jei atrodo, kad trūksta darbo erdvės ar paskyros istorijos, žr.: SSO, prieigos prie darbo erdvės ir domeno patvirtinimo trikčių šalinimas.