Преглед

Пред да поканите вработени што веќе користат ChatGPT, потврдете која сметка ќе ја користат и објаснете ги барањата за најавување во вашиот работен простор. Разгледајте ги со нив достапните опции за миграција за да разберат што ќе се случи со нивните лични содржини, претплати и пристап.

Проверете ги постојните сметки пред да испратите покани

Прашајте дали вработените веќе користат лична сметка на ChatGPT или сметка со Plus или Pro со својата службена адреса на е-пошта. Потврдете ја точната адреса на е-пошта на која ќе пристигне поканата и работниот простор на компанијата за кој е наменета.

Вработените треба да ја прифатат поканата и да се најават со истата адреса на е-пошта. Ако создадат заменска сметка или користат друга адреса, може да изгледа како да недостасуваат очекуваниот работен простор или постојната историја.

Ако поканата не е пристигната, побарајте од сопственик на работниот простор да ги провери поканите што чекаат одговор и да избере Повторно испрати покана, ако опцијата е достапна. Поканите управувани преку SCIM не можат директно да се испратат повторно. Проверете ја секоја неочекувана покана со вашиот ИТ-тим пред да се најавите.

Вработениот ја користи сметката за да се најави на ChatGPT. Работниот простор ги содржи неговите разговори, содржини и поставки. Со една сметка може да се пристапува до одделни лични и компаниски работни простори. Приклучувањето во работен простор на компанијата и мигрирањето на личните содржини се одделни дејства.

Разберете што ќе им се прикаже на вработените

На вработените може да им се прикажат различни опции за најавување и приклучување, зависно од поканата, планот на работниот простор и нивната постојна сметка. Користете ја табелата подолу за да им објасните што да очекуваат во нивниот случај.

Проверете ги најавувањето и доделувањето кориснички сметки

Промената на адресата на е-пошта на лична сметка не значи дека претходната службена адреса на таа сметка ќе биде достапна за нова сметка или за доделување сметки преку SCIM. Претходното користење на Единствена најава може да продолжи да влијае врз пристапот и по отстранувањето на потврден домен. Контактирајте со поддршката на OpenAI пред да направите промени. Не отстранувајте потврден домен и не создавајте заменска сметка за да го заобиколите проблемот.

Кога автоматското создавање сметки е достапно за Enterprise или Edu, најавувањето со потврдена службена адреса на е-пошта може да ја активира истата постапка за миграција. Кај плановите Enterprise, автоматското создавање сметки е стандардно вклучено за првиот работен простор што ги исполнува условите и е создаден во нова организациска средина. Проверете ја оваа поставка и подгответе ги засегнатите вработени пред да поврзете потврден домен со работниот простор. За стандардните поставки и контролите на работниот простор, видете: Управување со вашата организациска средина во администраторската конзола.

Автоматското создавање сметки не го активира повторно отстранетото или деактивираното членство во работен простор. Ако ја видите пораката „Не е пронајдена сметка на ChatGPT што ги исполнува условите“, побарајте од сопственик или администратор на работниот простор да го потврди вашето право на пристап и повторно да ве покани.

Кај плановите Enterprise, автоматското создавање сметки доделува полноправни кориснички места во работниот простор според редовните услови за наплата на вашата организација. Корисник додаден во работниот простор може да зафаќа корисничко место дури и ако поставките за пристап кај неговиот давател на услуги за идентитет го спречуваат најавувањето. Ако истиот потврден домен е поврзан со повеќе работни простори, автоматското создавање сметки може да го покани лицето во повеќе од еден работен простор. Проверете со кои работни простори се поврзани домените и кои поставки се вклучени пред да ја воведете функцијата.

Разгледајте ги опциите за миграција и нивните последици

Изберете како да постапите со личните содржини

Пред вработените да ги мигрираат личните содржини, објаснете ги достапните опции за нивниот одредишен работен простор. Потврдете дали можат да го задржат личниот работен простор одвоен или треба да завршат чекор за миграција. Ако вработените го задржат личниот работен простор одвоен, секоја лична претплата продолжува сѐ додека не се откаже. Пред да продолжат, разгледајте ги со нив поддржаните содржини, исклучоците и последиците за пристапот. За детали, погледнете ги опциите за миграција на личен работен простор.

Ако работен простор Business се надгради на Enterprise, самиот работен простор Business не се спојува. Сепак, при приклучувањето во Enterprise, вработениот може да добие посебно барање за миграција на личниот работен простор.

Кога поканата за Enterprise или Edu користи потврден домен на компанијата, вработен со постоен личен работен простор на истата адреса на е-пошта можеби ќе треба да заврши чекор за миграција пред да се приклучи. Зависно од достапните опции, вработениот може да го спои личниот работен простор со работниот простор на компанијата за да ги копира поддржаните содржини во него или да ги извезе и избрише личните податоци. Покана што користи непотврден или надворешен домен обично не активира миграција.

Проверете ги содржините и претплатите

• Разговори и место на чување на податоците: Барањата за местото на чување на податоците може да го спречат преносот на личните разговори во работниот простор на компанијата. Ако преносот не е достапен, извезете ги важните податоци од личниот работен простор пред да ја започнете миграцијата и проверете дали преземената датотека се отвора. Самостојниот извоз на податоци не е достапен во работните простори ChatGPT Business или Enterprise. Ако извозот не успее, запрете и контактирајте со поддршката на OpenAI.

• GPT: Мигрираните GPT се приватни и не се споделуваат автоматски со другите членови на работниот простор. Ако некој GPT претходно бил споделен преку јавна врска или објавен во GPT Store, неговата мигрирана копија мора повторно да се сподели за да можат другите да ја користат. Достапните опции за споделување зависат од поставките на одредишниот работен простор и дозволите на корисникот.

• Претплати: Претплата на Plus или Pro што се наплаќа преку веб и ги исполнува условите може да се откаже со враќање на средствата преку прикажаната постапка за миграција. Претплата купена преку Apple или Google можеби ќе треба да се откаже одделно.

• Лични содржини: Пред да прифатите барање за миграција, проверете во која сметка и личен работен простор се наоѓаат разговорите и GPT опфатени со миграцијата. Вработените не можат да изберат поединечни разговори, проекти или датотеки за пренос.

• Sites: Sites не се пренесуваат при миграција од личен работен простор во Business или Enterprise.

За целосниот список на поддржани содржини и исклучоци, погледнете ги насоките за миграција на личен работен простор.

Разберете како функционира пристапот по миграцијата

Со миграцијата, поддржаните лични содржини се копираат во работниот простор на компанијата, а личниот работен простор се деактивира. Нема опција за поништување со која содржините од работниот простор на компанијата би се вратиле во личен работен простор. Ако работниот простор Business подоцна се деактивира, првичниот личен работен простор и неговите податоци може повторно да се активираат преку посебна постапка за обновување. Со ова не се враќа пристапот до Business, ниту се копираат назад активностите од Business.

По миграцијата, за разговорите и GPT важат политиките за пристап и задржување на податоците на работниот простор на компанијата. Ако вработениот ја напушти компанијата или го изгуби пристапот до работниот простор, може да го изгуби и пристапот до тие содржини.

Испланирајте го пристапот до личните сметки

Пристапот до сметката е важен и по приклучувањето. Личен работен простор поврзан со службена е-пошта не е исто што и посебна сметка со адреса на е-пошта што е во лична сопственост на вработениот. Дури и ако работните простори се одвоени, пристапот на вработениот до таа сметка и понатаму зависи од службената адреса на е-пошта.

За лична употреба, препорачајте посебна сметка со адреса на е-пошта што е во лична сопственост и под контрола на вработениот. Вработените треба да ги чуваат личните разговори и податоци во таа сметка, наместо во сметка поврзана со службена или корпоративна адреса на е-пошта.

По престанокот на работниот однос, вработените може да го изгубат пристапот до соодветната сметка или работен простор и податоците во нив ако го изгубат пристапот до службената е-пошта или корпоративниот работен простор. Содржините од работниот простор на компанијата не се враќаат во личниот работен простор. Објаснете ги овие последици за пристапот пред вработените да го завршат приклучувањето или миграцијата.

Кажете им на вработените што да очекуваат

Пред воведувањето, кажете им на вработените:

• На која адреса на е-пошта ќе стигне поканата.

• Кој работен простор на компанијата да го изберат.

• Кој начин на најава да го користат ако работниот простор бара Единствена најава.

• Дали може да се појави промпт за миграција на личниот работен простор.

• Со кого да контактираат пред да донесат одлуки за разговори, GPT-ови или претплати.

Не претпоставувајте дека може да се приспособат секоја покана по е-пошта, времето на испорака или секој промпт за миграција.

Тестирајте го воведувањето со мала група

Кога е релевантно, поканете мала група во која има и вработени со постојни лични, Plus или Pro сметки. Пред да ги поканите сите, проверете ги поканата, адресата на сметката, работниот простор на компанијата, начинот на најава, опциите за миграција, ограничувањата за местото на чување на податоците и упатствата за претплатата.

За компаниска најава, видете: Поставување Единствена најава за производите на OpenAI.

За најава во работен простор на ChatGPT Business, видете: Поставување Единствена најава за ChatGPT Business.

Ако планирате да ги синхронизирате корисниците од вашиот давател на идентитет, видете: Обезбедување и управување преку SCIM.

Ако изгледа дека недостасува работен простор или историја на сметка, видете: Решавање проблеми со Единствена најава, пристапот до работниот простор и потврдата на доменот.