Overzicht

Controleer voordat je medewerkers uitnodigt die ChatGPT al gebruiken welk account ze gaan gebruiken en leg de aanmeldvereisten van je werkruimte uit. Bespreek de eventuele migratiekeuzes met hen, zodat ze begrijpen wat er met hun persoonlijke inhoud, abonnementen en toegang gebeurt.

Controleer bestaande accounts voordat je uitnodigingen verstuurt

Vraag of medewerkers al een persoonlijk ChatGPT-account of een ChatGPT Plus- of Pro-account gebruiken met hun zakelijke e-mailadres. Controleer het exacte e-mailadres waarnaar de uitnodiging wordt verstuurd en de beoogde bedrijfswerkruimte.

Medewerkers moeten de uitnodiging accepteren en zich aanmelden met datzelfde e-mailadres. Als ze een vervangend account aanmaken of een ander adres gebruiken, kan het lijken alsof de verwachte werkruimte of bestaande geschiedenis ontbreekt.

Als een uitnodiging ontbreekt, vraag dan een eigenaar van de werkruimte om de openstaande uitnodigingen te controleren en, indien beschikbaar, Uitnodiging opnieuw versturen te selecteren. Uitnodigingen die via SCIM worden beheerd, kunnen niet rechtstreeks opnieuw worden verstuurd. Controleer onverwachte uitnodigingen bij je IT-team voordat je je aanmeldt.

Een medewerker gebruikt een account om zich aan te melden bij ChatGPT. Een werkruimte bevat de chats, inhoud en instellingen van de medewerker. Eén account kan toegang bieden tot afzonderlijke persoonlijke en bedrijfswerkruimtes. Lid worden van een bedrijfswerkruimte en persoonlijke inhoud migreren zijn afzonderlijke handelingen.

Weet wat medewerkers te zien krijgen

Medewerkers kunnen verschillende aanmeld- en onboardingopties zien, afhankelijk van hun uitnodiging, het abonnement van de werkruimte en hun bestaande account. Gebruik de onderstaande tabel om uit te leggen wat zij kunnen verwachten.

Controleer aanmelding en provisioning

Als je het e-mailadres van een persoonlijk account wijzigt, komt het vorige zakelijke e-mailadres niet per se beschikbaar voor een nieuw account of SCIM-provisioning. Eerder gebruik van SSO kan ook na het verwijderen van een geverifieerd domein invloed blijven hebben op de toegang. Neem contact op met OpenAI Support voordat je wijzigingen aanbrengt. Verwijder geen geverifieerd domein en maak geen vervangend account aan om het probleem te omzeilen.

Als automatische accountaanmaak beschikbaar is voor Enterprise of Edu, kan aanmelden met een geverifieerd zakelijk e-mailadres dezelfde migratieprocedure starten. Controleer de betrokken accounts voordat je deze functie inschakelt.

Automatische accountaanmaak activeert een verwijderd of gedeactiveerd werkruimtelidmaatschap niet opnieuw. Zie je "Geen geschikt ChatGPT-account gevonden", vraag dan een eigenaar of beheerder van de werkruimte om je toegangsrechten te controleren en je opnieuw uit te nodigen.

Een gebruiker die aan de werkruimte is toegevoegd, kan een licentie in gebruik nemen, ook als de toegangsinstellingen bij de identiteitsprovider het aanmelden verhinderen. Als hetzelfde geverifieerde domein aan meerdere werkruimtes is gekoppeld, kan automatische accountaanmaak de persoon voor meer dan één werkruimte uitnodigen. Controleer de domeinkoppelingen en ingeschakelde instellingen vóór de uitrol.

Bespreek de migratiekeuzes en de gevolgen

Kies hoe je met persoonlijke inhoud omgaat

Leg voordat medewerkers persoonlijke inhoud migreren uit welke opties beschikbaar zijn voor hun doelwerkruimte. Controleer of ze hun persoonlijke werkruimte gescheiden kunnen houden of een migratiestap moeten voltooien. Als medewerkers hun persoonlijke werkruimte gescheiden houden, loopt een eventueel persoonlijk abonnement door totdat het wordt opgezegd. Bespreek de ondersteunde inhoud, uitzonderingen en gevolgen voor de toegang met hen voordat ze doorgaan. Zie voor meer informatie de migratieopties voor persoonlijke werkruimtes.

Als een Business-werkruimte wordt geüpgraded naar Enterprise, wordt de Business-werkruimte zelf niet samengevoegd. Een medewerker kan tijdens de Enterprise-onboarding wel een apart verzoek krijgen om de persoonlijke werkruimte te migreren.

Wanneer een Enterprise- of Edu-uitnodiging een geverifieerd bedrijfsdomein gebruikt, moet een medewerker met een bestaande persoonlijke werkruimte onder hetzelfde e-mailadres mogelijk eerst een migratiestap voltooien om lid te kunnen worden. Afhankelijk van de beschikbare opties kan de medewerker de persoonlijke werkruimte samenvoegen met de bedrijfswerkruimte om ondersteunde inhoud daarheen te kopiëren, of de persoonlijke gegevens exporteren en verwijderen. Een uitnodiging via een niet-geverifieerd of extern domein leidt doorgaans niet tot een migratie.

Loop inhoud en abonnementen na

• Chats en gegevensresidentie: Vereisten voor gegevensresidentie kunnen verhinderen dat persoonlijke chats naar de bedrijfswerkruimte worden overgezet. Als overzetten niet mogelijk is, exporteer dan belangrijke gegevens uit de persoonlijke werkruimte voordat je de migratie start en controleer of het gedownloade bestand kan worden geopend. In ChatGPT Business- of Enterprise-werkruimtes kunnen gebruikers niet zelf gegevens exporteren. Als de export mislukt, stop dan en neem contact op met OpenAI Support.

• GPT's: Gemigreerde GPT's zijn privé en worden niet automatisch gedeeld met andere leden van de werkruimte. Als een GPT eerder via een openbare link is gedeeld of in de GPT Store is gepubliceerd, moet de gemigreerde kopie opnieuw worden gedeeld voordat anderen die kunnen gebruiken. De beschikbare opties voor delen zijn afhankelijk van de instellingen van de doelwerkruimte en de rechten van de gebruiker.

• Abonnementen: Een via het web gefactureerd Plus- of Pro-abonnement dat hiervoor in aanmerking komt, kan via de getoonde migratieprocedure worden opgezegd en terugbetaald. Een abonnement dat via Apple of Google is aangeschaft, moet mogelijk apart worden opgezegd.

• Persoonlijke inhoud: Controleer welk account en welke persoonlijke werkruimte de betreffende chats en GPT's bevatten voordat je een migratieverzoek accepteert. Medewerkers kunnen geen afzonderlijke chats, projecten of bestanden selecteren om over te zetten.

• Sites: Sites worden niet overgezet bij migraties van een persoonlijke werkruimte naar Business of Enterprise.

Zie voor de volledige lijst met ondersteunde inhoud en uitzonderingen de richtlijnen voor het migreren van een persoonlijke werkruimte.

Begrijp hoe toegang na de migratie werkt

Bij de migratie wordt ondersteunde persoonlijke inhoud naar de bedrijfswerkruimte gekopieerd en wordt de persoonlijke werkruimte gedeactiveerd. Er is geen optie om dit ongedaan te maken en inhoud uit de bedrijfswerkruimte terug te zetten naar een persoonlijke werkruimte. Als een Business-werkruimte later wordt gedeactiveerd, kan de oorspronkelijke persoonlijke werkruimte met de bijbehorende gegevens via een aparte herstelprocedure opnieuw worden geactiveerd. Hiermee wordt de toegang tot Business niet hersteld en worden activiteiten uit Business niet teruggekopieerd.

Na de migratie vallen chats en GPT's onder het toegangs- en bewaarbeleid van de bedrijfswerkruimte. Als een medewerker uit dienst gaat of de toegang tot de werkruimte verliest, kan die ook de toegang tot deze inhoud verliezen.

Houd rekening met toegang tot persoonlijke accounts

Toegang tot het account blijft ook na de onboarding belangrijk. Een persoonlijke werkruimte op een zakelijk e-mailadres is niet hetzelfde als een apart account met een e-mailadres dat van de medewerker zelf is. Ook als werkruimtes gescheiden blijven, blijft de toegang van de medewerker tot dat account afhankelijk van het zakelijke e-mailadres.

Raad voor persoonlijk gebruik een apart account aan met een e-mailadres dat van de medewerker zelf is en dat deze zelf beheert. Medewerkers moeten persoonlijke gesprekken en gegevens in dat account bewaren, in plaats van in een account dat aan een zakelijk e-mailadres is gekoppeld.

Bij uitdiensttreding kunnen medewerkers de toegang tot het betreffende account of de werkruimte en de bijbehorende gegevens verliezen als ze geen toegang meer hebben tot hun zakelijke e-mailaccount of bedrijfswerkruimte. Inhoud uit de bedrijfswerkruimte wordt niet teruggezet naar een persoonlijke werkruimte. Leg deze gevolgen voor de toegang uit voordat medewerkers de onboarding of migratie voltooien.

Vertel medewerkers wat ze kunnen verwachten

Vertel medewerkers vóór de uitrol:

• Op welk e-mailadres de uitnodiging binnenkomt.

• Welke bedrijfswerkruimte ze moeten selecteren.

• Welke aanmeldingsmethode ze moeten gebruiken als SSO vereist is voor de werkruimte.

• Of er een migratieprompt voor een persoonlijke werkruimte kan verschijnen.

• Met wie ze contact moeten opnemen voordat ze beslissingen nemen over chats, GPT's of abonnementen.

Ga er niet van uit dat elke uitnodigingsmail, bezorgtijd of migratieprompt kan worden aangepast.

Test de uitrol met een kleine groep

Nodig indien relevant een kleine groep uit met medewerkers die al een persoonlijk, Plus- of Pro-account hebben. Controleer de uitnodiging, het e-mailadres van het account, de bedrijfswerkruimte, de aanmeldingsmethode, migratiekeuzes, beperkingen voor gegevensresidentie en abonnementsrichtlijnen voordat u iedereen uitnodigt.

Voor aanmelden bij het bedrijf, zie: Eenmalige aanmelding (SSO) instellen voor OpenAI-producten.

Voor aanmelden bij een ChatGPT Business-werkruimte, zie: Eenmalige aanmelding instellen voor ChatGPT Business.

Als u gebruikers vanuit uw identiteitsprovider wilt synchroniseren, zie: Inrichting en beheer via SCIM.

Als een werkruimte of accountgeschiedenis lijkt te ontbreken, zie: Problemen met SSO, toegang tot werkruimten en domeinverificatie oplossen.