Een medewerker gebruikt ChatGPT mogelijk al met hetzelfde e-mailadres waarop uw bedrijf een uitnodiging wil sturen. Leg voordat u uitnodigingen verstuurt uit of deelname aan de werkruimte gevolgen kan hebben voor de chats, GPT's of het abonnement van die persoon.

Controleer bestaande accounts voordat u uitnodigingen verstuurt

Vraag of medewerkers al een persoonlijk, Plus- of Pro-account voor ChatGPT gebruiken met hun zakelijke e-mailadres. Controleer het exacte e-mailadres waarop de uitnodiging wordt ontvangen en de beoogde bedrijfswerkruimte.

Medewerkers moeten de uitnodiging accepteren en zich met datzelfde e-mailadres aanmelden. Als iemand een vervangend account aanmaakt of een ander adres gebruikt, kan het lijken alsof de verwachte werkruimte of bestaande geschiedenis ontbreekt.

Als een uitnodiging ontbreekt, vraagt u een eigenaar van de werkruimte om de openstaande uitnodigingen te controleren en, indien beschikbaar, Uitnodiging opnieuw verzenden te selecteren. Via SCIM beheerde uitnodigingen kunnen niet rechtstreeks opnieuw worden verzonden. Controleer een onverwachte uitnodiging bij uw IT-team voordat u zich aanmeldt.

Eén OpenAI-account kan afzonderlijke persoonlijke en bedrijfswerkruimten hebben. Lid worden van een bedrijfswerkruimte en een persoonlijke werkruimte migreren zijn verschillende handelingen.

Begrijp wat medewerkers te zien krijgen

De uitnodiging, het werkruimteabonnement en de aanmeldingsvereisten bepalen of een medewerker een afzonderlijke persoonlijke werkruimte behoudt of de keuze krijgt om te migreren.

Controleer de migratie van persoonlijke accounts voordat u doorgaat

Wanneer voor een Enterprise- of Edu-uitnodiging een geverifieerd bedrijfsdomein wordt gebruikt, moet een medewerker met een bestaand persoonlijk account onder hetzelfde e-mailadres dat account mogelijk migreren voordat diegene lid kan worden. Afhankelijk van de beschikbare opties kan de medewerker geschikte chats en GPT's naar de bedrijfswerkruimte overzetten, of persoonlijke gegevens exporteren en verwijderen. Een uitnodiging via een niet-geverifieerd of extern domein activeert doorgaans geen migratie.

Als het e-mailadres van een persoonlijk account wordt gewijzigd, betekent dit niet noodzakelijk dat het eerdere zakelijke e-mailadres beschikbaar komt voor een nieuw account of inrichting via SCIM. Eerder gebruik van SSO kan de toegang ook blijven beïnvloeden nadat een geverifieerd domein is verwijderd. Neem contact op met OpenAI Support voordat u wijzigingen aanbrengt. Verwijder geen geverifieerd domein en maak geen vervangend account aan als tijdelijke oplossing.

Wanneer automatische accountaanmaak beschikbaar is voor Enterprise of Edu, kan aanmelding met een geverifieerd zakelijk e-mailadres dezelfde migratieprocedure activeren. Controleer de betrokken accounts voordat u deze functie inschakelt.

Automatische accountaanmaak herstelt een verwijderd of gedeactiveerd lidmaatschap van een werkruimte niet. Als u "Geen geschikt ChatGPT-account gevonden" ziet, vraagt u een eigenaar of beheerder van de werkruimte om uw autorisatie te bevestigen en u opnieuw uit te nodigen.

Een gebruiker die aan de werkruimte is toegevoegd, kan een licentieplaats innemen, zelfs als toegang via de identiteitsprovider de aanmelding verhindert. Als hetzelfde geverifieerde domein aan meerdere werkruimten is gekoppeld, kan automatische accountaanmaak de persoon voor meer dan één werkruimte uitnodigen. Controleer de domeinkoppelingen en ingeschakelde instellingen vóór de uitrol.

• Chats en gegevensresidentie: vereisten voor gegevensresidentie kunnen verhinderen dat persoonlijke chats naar de bedrijfswerkruimte worden overgezet. Als overdracht niet beschikbaar is, exporteert u belangrijke gegevens voordat u de migratie start en controleert u of het gedownloade bestand kan worden geopend. Als de export mislukt, stopt u en neemt u contact op met OpenAI Support.

• GPT's: eerder gedeelde of gepubliceerde persoonlijke GPT's die naar de bedrijfswerkruimte worden verplaatst, kunnen daar zichtbaar worden. Een eigenaar van de werkruimte kan de zichtbaarheid ervan controleren en bijwerken. GPT's die vóór de overdracht privé waren, blijven privé.

• Abonnementen: een in aanmerking komend Plus- of Pro-abonnement dat via internet wordt gefactureerd, kan via de getoonde migratieprocedure worden opgezegd en terugbetaald. Een via Apple of Google gekocht abonnement moet mogelijk afzonderlijk worden opgezegd.

• Accountgeschiedenis: controleer op welk account en welke chats en GPT's de migratie betrekking heeft voordat u een migratieprompt accepteert.

Een voltooide migratie van een persoonlijk account naar Enterprise kan niet ongedaan worden gemaakt. Controleer het exacte account, de beschikbare keuzes en de abonnementsgegevens voordat u doorgaat.

Na de migratie vallen chats en GPT's onder het toegangs- en bewaarbeleid van de bedrijfswerkruimte. Als een medewerker vertrekt of geen toegang meer heeft tot de werkruimte, kan diegene ook de toegang tot deze inhoud verliezen.

Beheerders van ChatGPT Business kunnen niemand verplichten een persoonlijke werkruimte samen te voegen of te verwijderen. Als een Business-werkruimte wordt geüpgraded naar Enterprise, wordt de Business-werkruimte zelf niet samengevoegd. Een medewerker kan nog steeds een afzonderlijke migratieprompt voor de persoonlijke werkruimte ontvangen.

Vertel medewerkers wat ze kunnen verwachten

Vertel medewerkers vóór de uitrol:

• Op welk e-mailadres de uitnodiging wordt ontvangen.

• Welke bedrijfswerkruimte ze moeten selecteren.

• Welke aanmeldingsmethode ze moeten gebruiken als voor de werkruimte SSO is vereist.

• Of er een migratieprompt voor een persoonlijk account kan verschijnen.

• Met wie ze contact moeten opnemen voordat ze beslissingen nemen over chats, GPT's of abonnementen.

Ga er niet van uit dat elke uitnodigingsmail, bezorgtijd of migratieprompt kan worden aangepast.

Test de uitrol met een kleine groep

Nodig indien relevant een kleine groep uit met medewerkers die al een persoonlijk, Plus- of Pro-account hebben. Controleer de uitnodiging, het e-mailadres van het account, de bedrijfswerkruimte, de aanmeldingsmethode, migratiekeuzes, beperkingen voor gegevensresidentie en abonnementsrichtlijnen voordat u iedereen uitnodigt.

Voor aanmelden bij het bedrijf, zie: Eenmalige aanmelding (SSO) instellen voor OpenAI-producten.

Voor aanmelden bij een ChatGPT Business-werkruimte, zie: Eenmalige aanmelding instellen voor ChatGPT Business.

Als u gebruikers vanuit uw identiteitsprovider wilt synchroniseren, zie: Inrichting en beheer via SCIM.

Als een werkruimte of accountgeschiedenis lijkt te ontbreken, zie: Problemen met SSO, toegang tot werkruimten en domeinverificatie oplossen.