Een privacybeleid voor je site opstellen
Dit artikel biedt richtlijnen voor het opstellen van een privacybeleid voor je ChatGPT-site (‘Site’) om te voldoen aan de vereisten van gegevensbeschermingswetten, zoals die in de EU, het Verenigd Koninkrijk, Brazilië en bepaalde Amerikaanse staten. Lees dit artikel voor meer informatie over naleving van gegevensbeschermingswetten in het algemeen.
Waarom heb je een privacybeleid nodig op je site?
Als je op je site persoonsgegevens verzamelt, rechtstreeks van de personen zelf of uit andere bronnen, verplichten gegevensbeschermingswetten je om die personen bepaalde informatie te geven over je gebruik van hun persoonsgegevens. De eenvoudigste en meest gebruikelijke manier om aan deze verplichting te voldoen, is door een privacybeleid op je site te plaatsen. Een privacybeleid bevat kerninformatie over de gegevensverantwoordelijke, de persoonsgegevens die op de site worden verzameld en hoe die persoonsgegevens worden gebruikt, en legt uit welke rechten personen onder het gegevensbeschermingsrecht hebben met betrekking tot hun persoonsgegevens.
Je kunt deze richtlijnen gebruiken om een privacybeleid op te stellen dat aan deze vereisten voldoet. Je hoeft onze formulering echter niet te gebruiken. Je kunt ook het privacybeleid van OpenAI bekijken om te zien hoe wij dit aanpakken.
Let op: dit artikel is geen juridisch advies en wordt uitsluitend ter informatie verstrekt. We raden je aan zelf juridisch advies in te winnen om inzicht te krijgen in je verplichtingen onder wetten die mogelijk op jou van toepassing zijn, afhankelijk van waar jij en de bezoekers van je Sites zich bevinden.
De onderstaande voorbeelden zijn alleen bedoeld als startpunt. Pas ze aan op de informatie die je site daadwerkelijk verzamelt, de manier waarop je die gebruikt, de landen waar jij en je bezoekers zich bevinden, en de overeenkomst die geldt voor je gebruik van ChatGPT Sites.
Vergeet ook niet dat het niet altijd voldoende is om informatie in een privacybeleid op te nemen. Als je persoonsgegevens gebruikt op een manier die je gebruikers niet per se verwachten of die verrassend kan zijn, moet je mogelijk meer doen om hen duidelijk te informeren, bijvoorbeeld door aanvullende kennisgevingen op je site te plaatsen.
Je privacybeleid bijwerken en beschikbaar maken
Zodra je je privacybeleid hebt opgesteld, moet je het beschikbaar maken voor iedereen die je site bezoekt. Een best practice is doorgaans om op elke pagina van je site een link naar het privacybeleid op te nemen, op een cookiebanner (als je die hebt) en op aanmeldpagina’s (ook in marketingmails).
Je moet je privacybeleid controleren en bijwerken wanneer je activiteiten voor het verzamelen of verwerken van persoonsgegevens veranderen, bijvoorbeeld als je op de site een nieuw type persoonsgegevens gaat verzamelen of de verzamelde persoonsgegevens voor een nieuw doel gaat gebruiken.
Het beleid opstellen
Introduceer de site en wie je bent
Begin met een zeer korte introductie van het privacybeleid en je site. Je moet de ‘gegevensverantwoordelijke’ vermelden (d.w.z. de persoon of organisatie die beslist hoe en waarom de persoonsgegevens worden gebruikt). Als je de site namens een groep of organisatie beheert, moet je die groep of organisatie vermelden. Als je de site als individu beheert, moet je je eigen naam opnemen.
VOORBEELD: Lees het privacybeleid voor [SITE]. Hierin wordt uitgelegd welke informatie over je wordt verzameld wanneer je [SITE] gebruikt en hoe die wordt gebruikt. Deze site wordt beheerd door [INSERT NAME/ORGANIZATION].
Leg uit welke persoonsgegevens je verzamelt
Geef een korte lijst of overzicht van de soorten informatie die op de site kunnen worden verzameld. Je hoeft niet per se elke categorie gegevens afzonderlijk te noemen, maar je moet er wel voor zorgen dat personen begrijpen welke soorten gegevens van hen kunnen worden verzameld. Je moet ook duidelijk maken wanneer deze informatie wordt verzameld, bijvoorbeeld als ze die moeten verstrekken wanneer ze een account bij je registreren.
VOORBEELD: We verzamelen informatie die je rechtstreeks aan ons verstrekt, en we verzamelen ook informatie over je gebruik van [SITE]. De categorieën informatie die we kunnen verzamelen zijn onder meer:
Je naam, gebruikersnaam en e-mailadres als je een account aanmaakt of gebruikt om in te loggen op [SITE].
Optionele profielinformatie die je verstrekt, zoals je foto of geboortedatum.
Reacties of andere informatie die je op [SITE] plaatst.
Je naam, contactgegevens en vraag als je het formulier ‘Contact opnemen’ gebruikt.
Informatie over je gebruik van [SITE], als je bent ingelogd op je account.
Informatie die automatisch wordt verzameld met cookies en andere trackingtechnologieën, zoals gegevens over de webpagina’s die je op [SITE] hebt bezocht en de content die je opent.
Inloggen met ChatGPT gebruiken
Als je site Inloggen met ChatGPT gebruikt, kan OpenAI de naam, het e-mailadres en de profielfoto van de bezoeker, indien beschikbaar, met de site delen nadat de bezoeker het inloggen heeft goedgekeurd. Leg dit uit in je privacybeleid en beschrijf hoe je site die informatie gebruikt.
VOORBEELD: [SITE] gebruikt Inloggen met ChatGPT zodat je kunt inloggen met je ChatGPT-account. Als je deze optie kiest, deelt OpenAI je naam, e-mailadres en profielfoto, indien beschikbaar, met [SITE] nadat je het inloggen hebt goedgekeurd.
Cookies en vergelijkbare technologieën
Informeer gebruikers over cookies of vergelijkbare technologieën die door de site worden gebruikt. Als de site niet-essentiële cookies of vergelijkbare trackingtechnologieën gebruikt, moet je mogelijk toestemming krijgen voordat je ze plaatst of uitleest. De vereisten verschillen per locatie.
Naast het opnemen van informatie over cookies in je privacybeleid gelden er andere vereisten voor cookies, zoals het hebben van een afzonderlijke cookiebanner. De regels voor cookies en vergelijkbare technologieën zijn complex en verschillen afhankelijk van waar je bent gevestigd en in welk land je gebruikers zich bevinden. We raden je aan juridisch advies in te winnen of de richtlijnen van lokale gegevensbeschermingsautoriteiten te raadplegen.
VOORBEELD: [SITE] gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën, die in je browser worden opgeslagen en automatisch bepaalde informatie verzamelen wanneer je onze [SITE] gebruikt. Sommige van deze cookies blijven alleen staan zolang je [SITE] gebruikt, maar andere blijven gedurende [INSERT DURATION] in de browser aanwezig. We gebruiken cookies voor de volgende doeleinden:
Om [SITE] te laten functioneren, bijvoorbeeld door voorkeuren te onthouden of ingesloten media te ondersteunen.
Voor analytische doeleinden, zodat we kunnen begrijpen hoe gebruikers [SITE] gebruiken en verbeteringen kunnen aanbrengen.
Om advertenties op [SITE] weer te geven en de impact van die advertenties te begrijpen, als je toestemming geeft voor advertentiecookies.
Leg uit waarom je persoonsgegevens verzamelt en hoe je ze gebruikt
Je moet uitleggen waarom je de persoonsgegevens verzamelt en hoe je ze zult gebruiken.
We raden je ook aan om in dit gedeelte je ‘rechtsgrondslag’ voor de verwerking van persoonsgegevens onder gegevensbeschermingswetten zoals de AVG te vermelden. Je rechtsgrondslag kan zijn dat je toestemming van de gebruiker hebt, dat de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met de gebruiker uit te voeren, of dat de verwerking noodzakelijk is voor je gerechtvaardigde belangen. Als je je beroept op de grondslag ‘gerechtvaardigde belangen’, moet je die belangen specifiek benoemen. Dit kan een van de ingewikkeldere aspecten van het gegevensbeschermingsrecht zijn. Daarom raden we je vooral op dit gebied aan juridisch advies in te winnen.
VOORBEELD: We verzamelen en gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Om de functionaliteit van [SITE] te leveren.
Om met je te communiceren en op je vragen te reageren.
Om je marketingberichten te sturen.
Om te begrijpen hoe [SITE] wordt gebruikt, zodat we verbeteringen aan [SITE] kunnen aanbrengen.
We baseren ons op de volgende rechtsgrondslagen onder de AVG:
Je toestemming, wanneer we vragen of we je marketingmails mogen sturen.
Dat de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met je uit te voeren, wanneer we persoonsgegevens moeten verwerken om een door jou gevraagde dienst te leveren.
Dat de verwerking in ons gerechtvaardigd belang is, wanneer we onderzoek en analyses uitvoeren naar hoe [SITE] wordt gebruikt. We hebben een gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van [SITE] voor al onze gebruikers.
Leg uit met wie je persoonsgegevens deelt
Vermeld alle derden, of categorieën derden, met wie je persoonsgegevens deelt. Dit kunnen organisaties zijn die helpen de site of een door de bezoeker gevraagde dienst te leveren. Leg uit of delen noodzakelijk is, op toestemming is gebaseerd of wettelijk verplicht is.
OpenAI host en beheert de Sites-service en kan informatie verwerken die via je site wordt verzameld, voor zover dat nodig is om de dienst te leveren. Waar van toepassing wordt die verwerking geregeld door het OpenAI-addendum gegevensverwerking of het addendum gegevensverwerking dat door je organisatie en OpenAI is ondertekend. Beschrijf de rol van OpenAI met de termen die op je account van toepassing zijn.
VOORBEELD: We delen persoonsgegevens in de volgende omstandigheden:
Met dienstverleners die helpen [SITE] te leveren, waaronder OpenAI, dat [SITE] namens ons host.
Als we op grond van de wet verplicht of toegestaan zijn de gegevens te delen.
Als we je toestemming hebben.
Leg uit hoelang je de persoonsgegevens bewaart
Je moet gebruikers duidelijk informeren over hoelang je hun informatie bewaart. Als je geen exacte periode kunt geven, leg dan uit hoe je bepaalt wanneer je hun gegevens verwijdert.
VOORBEELD: We bewaren persoonsgegevens zolang we ze nodig hebben voor de hierboven beschreven doeleinden. De exacte periode hangt af van hoe je [SITE] gebruikt. We beoordelen periodiek de gegevens die we bewaren om te bevestigen dat we ze nog steeds nodig hebben.
Leg uit waar de persoonsgegevens worden opgeslagen
Leg uit waar persoonsgegevens worden verwerkt en welke waarborgen voor internationale doorgiften van toepassing zijn. Bekijk de actuele documentatie over hosting en residentie van Sites en de overeenkomst en het addendum gegevensverwerking die op je account van toepassing zijn. ChatGPT Sites ondersteunt bij de lancering geen gegevensresidentie of inferentieresidentie.
Neem geen hostingland of overdrachtsmechanisme over in je privacybeleid, tenzij dit klopt voor je site en overeenkomst. Voeg pas een accountspecifiek voorbeeld toe nadat je de toepasselijke hosting- en overdrachtsvoorwaarden hebt bevestigd.
Leg de rechten van de gebruiker uit
Afhankelijk van waar je bezoekers zich bevinden, kunnen privacywetten hun het recht geven om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen, de verwerking ervan te beperken, bezwaar te maken, een kopie ervan te ontvangen, toestemming in te trekken of een klacht in te dienen bij een toezichthouder. Leg uit welke rechten van toepassing zijn en hoe bezoekers die kunnen uitoefenen.
VOORBEELD: Afhankelijk van de wetten die op je van toepassing zijn, kun je rechten hebben met betrekking tot persoonsgegevens die via [SITE] worden verzameld, waaronder de hieronder genoemde rechten.
Je persoonsgegevens inzien.
Je persoonsgegevens uit onze administratie laten verwijderen.
Je persoonsgegevens corrigeren of bijwerken.
Je persoonsgegevens overdragen aan een derde (recht op gegevensoverdraagbaarheid).
Beperken hoe wij je persoonsgegevens verwerken.
Je toestemming intrekken wanneer wij ons op toestemming baseren als rechtsgrondslag voor de verwerking.
Bezwaar maken tegen onze verwerking van je persoonsgegevens voor direct marketing of tegen andere verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen.
Een klacht indienen bij je lokale gegevensbeschermingsautoriteit.
Geef een contactpunt op
Je moet een contactpunt opgeven voor vragen, zorgen of klachten over persoonsgegevens die op je site worden verzameld. Je kunt een e-mailadres of postadres opgeven.
VOORBEELD: Als je vragen of zorgen hebt over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan, kun je contact met ons opnemen via [INSERT].