Este posibil ca un angajat să folosească deja ChatGPT cu aceeași adresă de e-mail la care compania intenționează să trimită invitația. Înainte de a trimite invitațiile, explicați dacă alăturarea la spațiul de lucru ar putea afecta conversațiile, GPT-urile sau abonamentul persoanei respective.

Verificați conturile existente înainte de a trimite invitațiile

Întrebați dacă angajații folosesc deja un cont ChatGPT personal, Plus sau Pro cu adresa de e-mail a companiei. Confirmați adresa de e-mail exactă la care va fi trimisă invitația și spațiul de lucru vizat al companiei.

Angajații trebuie să accepte invitația și să se conecteze cu aceeași adresă de e-mail. Crearea unui cont înlocuitor sau utilizarea altei adrese poate face ca spațiul de lucru așteptat sau istoricul existent să pară că lipsește.

Dacă lipsește o invitație, solicitați unui proprietar al spațiului de lucru să verifice invitațiile în așteptare și să selecteze Retrimite invitația, dacă opțiunea este disponibilă. Invitațiile gestionate prin SCIM nu pot fi retrimise direct. Înainte de a vă conecta, verificați orice invitație neașteptată împreună cu echipa IT.

Un cont OpenAI poate avea spații de lucru personale și ale companiei separate. Alăturarea la un spațiu de lucru al companiei și migrarea unui spațiu de lucru personal sunt acțiuni diferite.

Înțelegeți ce vor vedea angajații

Invitația, planul spațiului de lucru și cerințele de conectare determină dacă angajatul păstrează un spațiu de lucru personal separat sau vede opțiunea de migrare.

Analizați migrarea contului personal înainte de a continua

Când o invitație Enterprise sau Edu folosește un domeniu verificat al companiei, este posibil ca un angajat care are deja un cont personal cu aceeași adresă de e-mail să trebuiască să migreze contul înainte de a se alătura. În funcție de opțiunile disponibile, angajatul poate transfera conversațiile și GPT-urile eligibile în spațiul de lucru al companiei sau poate exporta și șterge datele personale. În general, o invitație care folosește un domeniu neverificat sau extern nu declanșează migrarea.

Schimbarea adresei de e-mail a unui cont personal nu face neapărat disponibilă fosta adresă profesională pentru un cont nou sau pentru aprovizionarea SCIM. Utilizarea anterioară a SSO poate continua să afecteze accesul și după eliminarea unui domeniu verificat. Contactați Asistența OpenAI înainte de a face modificări. Nu eliminați un domeniu verificat și nu creați un cont înlocuitor ca soluție alternativă.

Acolo unde crearea automată a conturilor este disponibilă pentru Enterprise sau Edu, conectarea cu o adresă de e-mail verificată a companiei poate declanșa aceeași experiență de migrare. Verificați conturile afectate înainte de a activa această opțiune.

Crearea automată a conturilor nu reactivează calitatea de membru al unui spațiu de lucru dacă aceasta a fost eliminată sau dezactivată. Dacă vedeți „Nu a fost găsit niciun cont ChatGPT eligibil”, solicitați unui proprietar sau administrator al spațiului de lucru să vă confirme autorizarea și să vă invite din nou.

Un utilizator adăugat la spațiul de lucru poate ocupa un loc chiar dacă accesul prin furnizorul de identitate îl împiedică să se conecteze. Dacă același domeniu verificat este asociat mai multor spații de lucru, crearea automată a conturilor poate invita persoana în mai multe spații de lucru. Verificați asocierile domeniilor și setările activate înainte de lansare.

• Conversațiile și rezidența datelor: cerințele privind rezidența datelor pot împiedica transferul conversațiilor personale în spațiul de lucru al companiei. Dacă transferul nu este disponibil, exportați datele importante înainte de a începe migrarea și confirmați că fișierul descărcat se deschide. Dacă exportul eșuează, opriți-vă și contactați Asistența OpenAI.

• GPT-uri: GPT-urile personale distribuite sau publicate anterior, care sunt mutate în spațiul de lucru al companiei, pot deveni vizibile acolo. Un proprietar al spațiului de lucru le poate verifica și actualiza vizibilitatea. GPT-urile care erau private înainte de transfer rămân private.

• Abonamente: un abonament Plus sau Pro eligibil, facturat pe web, poate fi anulat și rambursat prin fluxul de migrare afișat. Un abonament achiziționat prin Apple sau Google poate necesita anulare separată.

• Istoricul contului: înainte de a accepta o solicitare de migrare, confirmați ce cont, conversații și GPT-uri sunt afectate.

O migrare finalizată de la un cont personal la Enterprise nu poate fi anulată. Verificați contul exact, opțiunile disponibile și detaliile abonamentului înainte de a continua.

După migrare, conversațiile și GPT-urile se supun politicilor de acces și păstrare ale spațiului de lucru al companiei. Dacă un angajat pleacă sau pierde accesul la spațiul de lucru, poate pierde și accesul la conținutul respectiv.

Administratorii ChatGPT Business nu pot impune unei persoane să îmbine sau să șteargă un spațiu de lucru personal. Dacă un spațiu de lucru Business trece la Enterprise, spațiul Business în sine nu este îmbinat; un angajat poate primi în continuare o solicitare separată de migrare a spațiului de lucru personal.

Explicați-le angajaților la ce să se aștepte

Înainte de lansare, comunicați-le angajaților:

• La ce adresă de e-mail va fi trimisă invitația.

• Ce spațiu de lucru al companiei trebuie selectat.

• Ce metodă de conectare trebuie folosită dacă spațiul de lucru impune SSO.

• Dacă ar putea apărea o solicitare de migrare a contului personal.

• Pe cine trebuie să contacteze înainte de a lua decizii privind conversațiile, GPT-urile sau abonamentele.

Nu presupuneți că fiecare e-mail de invitație, termen de livrare sau solicitare de migrare poate fi personalizat(ă).

Testați lansarea cu un grup restrâns

Dacă este relevant, invitați un grup restrâns care să includă angajați cu conturi personale, Plus sau Pro existente. Înainte de a-i invita pe toți, verificați invitația, adresa de e-mail a contului, spațiul de lucru al companiei, metoda de conectare, opțiunile de migrare, restricțiile privind rezidența datelor și instrucțiunile despre abonament.

Pentru conectarea la companie, consultați: Configurarea conectării unice (SSO) pentru produsele OpenAI.

Pentru conectarea la spațiul de lucru ChatGPT Business, consultați: Configurarea conectării unice pentru ChatGPT Business.

Dacă intenționați să sincronizați utilizatorii de la furnizorul de identitate, consultați: Aprovizionarea și gestionarea SCIM.

Dacă un spațiu de lucru sau istoricul unui cont pare să lipsească, consultați: Depanarea SSO, a accesului la spațiul de lucru și a verificării domeniului.