Prezentare generală

Înainte de a invita angajații care folosesc deja ChatGPT, confirmă ce cont vor utiliza și explică cerințele de autentificare ale spațiului tău de lucru. Discută cu ei opțiunile de migrare, astfel încât să înțeleagă ce se va întâmpla cu conținutul personal, abonamentele și accesul lor.

Verifică conturile existente înainte de a trimite invitații

Întreabă angajații dacă folosesc deja un cont ChatGPT personal, Plus sau Pro cu adresa de e-mail a companiei. Confirmă adresa de e-mail exactă la care este trimisă invitația și spațiul de lucru al companiei vizat.

Angajații ar trebui să accepte invitația și să se autentifice cu aceeași adresă de e-mail. Crearea unui cont înlocuitor sau utilizarea unei alte adrese poate face să pară că spațiul de lucru așteptat sau istoricul existent lipsește.

Dacă lipsește o invitație, cere unui proprietar al spațiului de lucru să verifice invitațiile în așteptare și să selecteze Retrimite invitația, dacă opțiunea este disponibilă. Invitațiile gestionate prin SCIM nu pot fi retrimise direct. Verifică orice invitație neașteptată cu echipa ta IT înainte de a te autentifica.

Contul este ceea ce folosește un angajat pentru a se autentifica în ChatGPT. Un spațiu de lucru conține conversațiile, conținutul și setările acestuia. Un singur cont poate accesa spații de lucru personale și ale companiei, păstrate separat. Alăturarea la un spațiu de lucru al companiei și migrarea conținutului personal sunt acțiuni separate.

Înțelege ce vor vedea angajații

Angajații pot vedea opțiuni diferite de autentificare și integrare, în funcție de invitație, de planul spațiului de lucru și de contul existent. Folosește tabelul de mai jos pentru a le explica la ce să se aștepte în situația lor.

Verifică autentificarea și configurarea automată a conturilor

Schimbarea adresei de e-mail a unui cont personal nu face neapărat ca adresa de serviciu folosită anterior să devină disponibilă pentru un cont nou sau pentru configurarea automată prin SCIM. De asemenea, utilizarea anterioară a SSO poate continua să afecteze accesul după eliminarea unui domeniu verificat. Contactează echipa de asistență OpenAI înainte de a face modificări. Nu elimina un domeniu verificat și nu crea un cont înlocuitor pentru a ocoli problema.

Acolo unde crearea automată a conturilor este disponibilă pentru Enterprise sau Edu, autentificarea cu o adresă de e-mail verificată a companiei poate declanșa același proces de migrare. Verifică conturile vizate înainte de a activa această opțiune.

Crearea automată a conturilor nu reactivează calitatea de membru al spațiului de lucru dacă aceasta a fost eliminată sau dezactivată. Dacă vezi mesajul „Nu s-a găsit niciun cont ChatGPT eligibil”, cere unui proprietar sau administrator al spațiului de lucru să confirme că ai drept de acces și să te invite din nou.

Un utilizator adăugat în spațiul de lucru poate ocupa un loc chiar dacă drepturile sale de acces la furnizorul de identitate îl împiedică să se autentifice. Dacă același domeniu verificat este asociat mai multor spații de lucru, crearea automată a conturilor poate invita persoana în mai multe spații de lucru. Verifică asocierile domeniilor și setările activate înainte de implementare.

Analizează opțiunile de migrare și implicațiile acestora

Alege cum să gestionezi conținutul personal

Înainte ca angajații să migreze conținutul personal, explică opțiunile disponibile pentru spațiul lor de lucru de destinație. Confirmă dacă își pot păstra spațiul de lucru personal separat sau dacă trebuie să parcurgă un pas de migrare. Dacă angajații își păstrează spațiul de lucru personal separat, orice abonament personal continuă până la anulare. Înainte să continue, discută cu ei despre conținutul compatibil, excluderi și implicațiile asupra accesului. Pentru detalii, consultă opțiunile de migrare a spațiului de lucru personal.

Dacă un spațiu de lucru Business trece la Enterprise, spațiul de lucru Business în sine nu este îmbinat. Totuși, un angajat poate primi o invitație separată de migrare a spațiului de lucru personal în timpul integrării în Enterprise.

Când o invitație Enterprise sau Edu folosește un domeniu verificat al companiei, un angajat care are deja un spațiu de lucru personal asociat aceleiași adrese de e-mail a contului poate fi nevoit să parcurgă un pas de migrare înainte de a se alătura. În funcție de opțiunile disponibile, angajatul își poate îmbina spațiul de lucru personal pentru a copia conținutul compatibil în spațiul de lucru al companiei sau își poate exporta și șterge datele personale. O invitație care folosește un domeniu neverificat sau extern nu declanșează, în general, migrarea.

Verifică conținutul și abonamentele

• Conversațiile și rezidența datelor: cerințele privind rezidența datelor pot împiedica transferul conversațiilor personale în spațiul de lucru al companiei. Dacă transferul nu este disponibil, exportă datele importante din spațiul de lucru personal înainte de a începe migrarea și verifică dacă fișierul descărcat se deschide. Exportul de date efectuat direct de utilizator nu este disponibil în spațiile de lucru ChatGPT Business sau Enterprise. Dacă exportul eșuează, oprește-te și contactează echipa de asistență OpenAI.

• GPT-uri: GPT-urile migrate sunt private și nu sunt partajate automat cu ceilalți membri ai spațiului de lucru. Dacă un GPT a fost partajat anterior printr-un link public sau publicat în GPT Store, copia sa migrată trebuie partajată din nou pentru ca alte persoane să o poată folosi. Opțiunile de partajare disponibile depind de setările spațiului de lucru de destinație și de permisiunile utilizatorului.

• Abonamente: un abonament Plus sau Pro eligibil, facturat prin web, poate fi anulat și rambursat prin procesul de migrare afișat. Un abonament achiziționat prin Apple sau Google poate necesita o anulare separată.

• Conținut personal: înainte de a accepta o invitație la migrare, confirmă în ce cont și spațiu de lucru personal se află conversațiile și GPT-urile vizate. Angajații nu pot selecta individual conversațiile, proiectele sau fișierele de transferat.

• Site-uri: site-urile nu se transferă la migrarea dintr-un spațiu de lucru personal într-unul Business sau Enterprise.

Pentru lista completă a conținutului compatibil și a excluderilor, consultă ghidul de migrare a spațiului de lucru personal.

Înțelege cum funcționează accesul după migrare

Migrarea copiază conținutul personal compatibil în spațiul de lucru al companiei și dezactivează spațiul de lucru personal. Nu există o opțiune de anulare care să mute conținutul din spațiul de lucru al companiei înapoi într-un spațiu de lucru personal. Dacă un spațiu de lucru Business este dezactivat ulterior, un proces separat de recuperare poate reactiva spațiul de lucru personal inițial și datele acestuia. Acest lucru nu restabilește accesul la Business și nu copiază înapoi activitatea din Business.

După migrare, conversațiile și GPT-urile sunt supuse politicilor de acces și de păstrare a datelor ale spațiului de lucru al companiei. Dacă un angajat părăsește compania sau pierde accesul la spațiul de lucru, poate pierde și accesul la acel conținut.

Planifică accesul la contul personal

Accesul la cont contează și după integrare. Un spațiu de lucru personal asociat unei adrese de e-mail de serviciu nu este același lucru cu un cont separat care folosește o adresă de e-mail deținută personal de angajat. Chiar dacă spațiile de lucru sunt păstrate separat, accesul angajatului la acel cont depinde în continuare de adresa de e-mail a companiei.

Pentru uz personal, recomandă un cont separat, cu o adresă de e-mail pe care angajatul o deține și o controlează personal. Angajații ar trebui să păstreze conversațiile și datele personale în acel cont, nu într-unul asociat unei adrese de e-mail de serviciu sau a companiei.

La încetarea raportului de muncă, angajații pot pierde accesul la contul sau spațiul de lucru respectiv și la datele acestuia dacă pierd accesul la contul de e-mail al companiei sau la spațiul de lucru al acesteia. Conținutul din spațiul de lucru al companiei nu este mutat înapoi într-un spațiu de lucru personal. Explică aceste consecințe asupra accesului înainte ca angajații să finalizeze integrarea sau migrarea.

Spuneți-le angajaților la ce să se aștepte

Înainte de implementare, comunicați-le angajaților:

• Ce adresă de e-mail va primi invitația.

• Ce spațiu de lucru al companiei trebuie să selecteze.

• Ce metodă de autentificare trebuie să folosească dacă spațiul de lucru necesită SSO.

• Dacă ar putea apărea un mesaj privind migrarea spațiului de lucru personal.

• Pe cine trebuie să contacteze înainte de a lua decizii privind conversațiile, GPT-urile sau abonamentele.

Nu presupuneți că fiecare e-mail de invitație, termen de livrare sau mesaj de migrare poate fi personalizat.

Testați lansarea cu un grup restrâns

Dacă este relevant, invitați un grup restrâns care să includă angajați cu conturi personale, Plus sau Pro existente. Înainte de a-i invita pe toți, verificați invitația, adresa de e-mail a contului, spațiul de lucru al companiei, metoda de conectare, opțiunile de migrare, restricțiile privind rezidența datelor și instrucțiunile despre abonament.

Pentru conectarea la companie, consultați: Configurarea conectării unice (SSO) pentru produsele OpenAI.

Pentru conectarea la spațiul de lucru ChatGPT Business, consultați: Configurarea conectării unice pentru ChatGPT Business.

Dacă intenționați să sincronizați utilizatorii de la furnizorul de identitate, consultați: Aprovizionarea și gestionarea SCIM.

Dacă un spațiu de lucru sau istoricul unui cont pare să lipsească, consultați: Depanarea SSO, a accesului la spațiul de lucru și a verificării domeniului.