Обзор
Прежде чем приглашать сотрудников, которые уже используют ChatGPT, уточните, какую учетную запись они будут использовать, и объясните требования к входу в вашу рабочую область. Обсудите с ними возможные варианты переноса, чтобы они понимали, что произойдет с их личным контентом, подписками и доступом.
Проверьте существующие учетные записи перед отправкой приглашений
Узнайте, используют ли сотрудники личную учетную запись ChatGPT либо учетную запись ChatGPT Plus или Pro с корпоративным адресом электронной почты. Уточните точный адрес электронной почты, на который будет отправлено приглашение, и нужную рабочую область компании.
Сотрудникам следует принять приглашение и войти с тем же адресом электронной почты. Создание учетной записи взамен существующей или использование другого адреса может привести к тому, что нужная рабочая область или существующая история будут отображаться как отсутствующие.
Если приглашение не пришло, попросите владельца рабочей области проверить ожидающие приглашения и выбрать «Отправить приглашение повторно», если этот параметр доступен. Приглашения, управляемые через SCIM, нельзя повторно отправить напрямую. Если вы получили неожиданное приглашение, перед входом обратитесь в ИТ-отдел, чтобы проверить его.
Учетная запись используется сотрудником для входа в ChatGPT. В рабочей области хранятся его чаты, контент и настройки. Одна учетная запись может предоставлять доступ к отдельным личной и корпоративной рабочим областям. Присоединение к рабочей области компании и перенос личного контента — это отдельные действия.
Узнайте, что увидят сотрудники
Доступные сотрудникам варианты входа и подключения могут различаться в зависимости от приглашения, плана рабочей области и наличия учетной записи. Используйте приведенную ниже таблицу, чтобы объяснить сотрудникам, какой порядок действий применим в их случае.
| Ситуация | Вход в рабочую область | Ожидаемый опыт |
|---|---|---|
| Приглашены в рабочую область Enterprise или Edu, соответствующую установленным требованиям | Единая аутентификация, если она требуется. | Присоединитесь к рабочей области компании. Пользователи, соответствующие требованиям и уже имеющие личную рабочую область, могут увидеть предложение перенести её. |
| Приглашены в рабочую область ChatGPT Business | Способ входа, разрешенный в рабочей области. | Присоединитесь к рабочей области Business. Сотрудники могут сохранить личную рабочую область отдельно или объединить её с рабочей областью Business. Администраторы не могут требовать объединения или удаления личной рабочей области. |
| Нет приглашения в рабочую область или одобренной регистрации | Существующий способ входа сотрудника. | Как правило, личная рабочая область остаётся отдельной; сам по себе вход не делает сотрудника участником рабочей области. |
Проверка входа и добавления пользователей
Изменение адреса электронной почты личной учетной записи не обязательно освобождает ее прежний рабочий адрес для создания новой учетной записи или подготовки пользователей через SCIM. Использование единой аутентификации (SSO) в прошлом также может продолжать влиять на доступ после удаления подтвержденного домена. Прежде чем вносить изменения, обратитесь в службу поддержки OpenAI. Не удаляйте подтвержденный домен и не создавайте учетную запись взамен существующей в качестве обходного решения.
Если автоматическое создание учетных записей доступно для Enterprise или Edu, вход с подтвержденным корпоративным адресом электронной почты может запустить тот же процесс переноса. Перед включением этой функции проверьте учетные записи, которых она коснется.
Автоматическое создание учетной записи не восстанавливает удаленный или деактивированный статус участника рабочей области. Если отображается сообщение «Подходящая учетная запись ChatGPT не найдена», попросите владельца или администратора рабочей области подтвердить наличие у вас необходимых разрешений и пригласить вас повторно.
Пользователь, добавленный в рабочую область, может занимать место, даже если доступ через поставщика удостоверений не позволяет ему войти. Если один и тот же подтвержденный домен сопоставлен с несколькими рабочими областями, при автоматическом создании учетной записи пользователь может получить приглашение в несколько рабочих областей. Перед внедрением проверьте сопоставления доменов и включенные настройки.
Ознакомьтесь с вариантами переноса и их последствиями
Выберите, как обрабатывать личный контент
Прежде чем сотрудники перенесут личный контент, объясните им, какие варианты доступны для целевой рабочей области. Уточните, смогут ли они оставить личную рабочую область отдельно или им потребуется выполнить перенос. Если сотрудники оставят личную рабочую область отдельно, личная подписка будет действовать до её отмены. Прежде чем продолжить, ознакомьте сотрудников с тем, какой контент поддерживается, какие действуют исключения и как перенос повлияет на доступ. Подробные сведения см. в разделе «Варианты переноса личной рабочей области».
При переходе рабочей области Business на Enterprise сама рабочая область Business не объединяется с другой рабочей областью. При подключении к Enterprise сотрудник все равно может получить отдельное предложение перенести личную рабочую область.
Если приглашение в рабочую область Enterprise или Edu отправлено на адрес в подтверждённом домене компании, сотруднику с существующей личной рабочей областью, связанной с тем же адресом электронной почты учётной записи, может потребоваться выполнить перенос перед присоединением. В зависимости от доступных вариантов сотрудник может объединить личную рабочую область с рабочей областью компании, чтобы скопировать в неё поддерживаемый контент, либо экспортировать и удалить свои личные данные. Приглашение, отправленное с использованием неподтвержденного или внешнего домена, как правило, не запускает перенос.
Проверка контента и подписок
Чаты и резидентность данных: требования к резидентности данных могут препятствовать переносу личных чатов в рабочую область компании. Если перенос недоступен, перед началом переноса экспортируйте важные данные из личной рабочей области и убедитесь, что скачанный файл открывается. Самостоятельный экспорт данных недоступен в рабочих областях ChatGPT Business и Enterprise. Если экспорт завершится с ошибкой, остановитесь и обратитесь в службу поддержки OpenAI.
GPT: перенесённые GPT являются приватными и не становятся автоматически доступными другим участникам рабочей области. Если ранее доступ к GPT предоставлялся по общедоступной ссылке или GPT был опубликован в GPT Store, после переноса к его копии необходимо снова предоставить доступ, чтобы другие пользователи могли её использовать. Доступные варианты предоставления общего доступа зависят от настроек целевой рабочей области и разрешений пользователя.
Подписки: подписка Plus или Pro, соответствующая установленным требованиям и оплачиваемая через веб-версию, может быть отменена, а средства за нее — возвращены в рамках отображаемого процесса переноса. Подписку, приобретенную через Apple или Google, может потребоваться отменить отдельно.
Личный контент: прежде чем принять предложение о переносе, проверьте, в какой учётной записи и личной рабочей области находятся чаты и GPT, которых коснётся перенос. Сотрудники не могут выбирать для переноса отдельные чаты, проекты или файлы.
Сайты: Сайты не переносятся при переходе из личной рабочей области в Business или Enterprise.
Полный список поддерживаемого контента и исключений см. в руководстве по переносу личной рабочей области.
Доступ после переноса
При переносе поддерживаемый личный контент копируется в рабочую область компании, а личная рабочая область деактивируется. Отменить перенос и вернуть контент из рабочей области компании в личную рабочую область невозможно. Если впоследствии рабочая область Business будет деактивирована, исходную личную рабочую область и хранящиеся в ней данные можно восстановить отдельно. При этом доступ к Business не восстанавливается, а данные о действиях в Business не копируются обратно.
После переноса на чаты и GPT распространяются политики доступа и хранения данных рабочей области компании. Если сотрудник покинет рабочую область или потеряет к ней доступ, он также может потерять доступ к этому контенту.
План доступа к личной учетной записи
Доступ к учетной записи имеет значение и после первоначальной настройки. Личная рабочая область, созданная с использованием рабочего адреса электронной почты, — это не то же самое, что отдельная учетная запись, зарегистрированная на адрес электронной почты, который принадлежит сотруднику лично. Если рабочие области остаются раздельными, это не означает, что доступ сотрудника к такой учетной записи не зависит от корпоративного адреса электронной почты.
Для личного использования рекомендуется создать отдельную учетную запись с адресом электронной почты, который принадлежит сотруднику и контролируется им лично. Сотрудникам следует хранить личные чаты и данные в этой учетной записи, а не в учетной записи, связанной с рабочим или корпоративным адресом электронной почты.
После прекращения трудовых отношений сотрудники могут потерять доступ к соответствующей учетной записи или рабочей области и содержащимся в ней данным, если утратят доступ к корпоративной почте или корпоративной рабочей области. Контент из корпоративной рабочей области не переносится обратно в личную рабочую область. Объясните сотрудникам эти последствия для доступа до завершения первоначальной настройки или переноса данных.
Расскажите сотрудникам, чего ожидать
Перед развертыванием сообщите сотрудникам:
На какой адрес электронной почты будет отправлено приглашение.
Какую рабочую область компании выбрать.
Какой способ входа использовать, если для рабочей области требуется единая аутентификация (SSO).
Может ли появиться предложение о переносе личной рабочей области.
К кому обращаться, прежде чем принимать решения о чатах, GPT или подписках.
Не предполагайте, что каждое письмо с приглашением, время его доставки или каждый запрос на перенос можно настроить.
Протестируйте внедрение на небольшой группе
При необходимости пригласите небольшую группу, в которую входят сотрудники с существующими личными учетными записями ChatGPT либо учетными записями ChatGPT Plus или Pro. Прежде чем приглашать всех сотрудников, проверьте приглашение, адрес электронной почты учетной записи, рабочую область компании, способ входа, варианты переноса, ограничения резидентности данных и инструкции по подписке.
Сведения о входе в систему компании см. в статье: Настройка единой аутентификации (SSO) для продуктов OpenAI.
Сведения о входе в рабочую область ChatGPT Business см. в статье: Настройка единой аутентификации для ChatGPT Business.
Если вы планируете синхронизировать пользователей с поставщиком удостоверений, см. статью: Подготовка и управление с помощью SCIM.
Если рабочая область или история учетной записи отображается как отсутствующая, см. статью: Устранение неполадок SSO, доступа к рабочей области и подтверждения домена.