Сотрудник уже может использовать ChatGPT с тем же адресом электронной почты, на который ваша компания планирует отправить приглашение. Прежде чем отправлять приглашения, объясните, может ли присоединение к рабочей области повлиять на чаты, GPT или подписку этого сотрудника.
Проверьте существующие учетные записи перед отправкой приглашений
Узнайте, используют ли сотрудники личную учетную запись ChatGPT либо учетную запись ChatGPT Plus или Pro с корпоративным адресом электронной почты. Уточните точный адрес электронной почты, на который будет отправлено приглашение, и нужную рабочую область компании.
Сотрудникам следует принять приглашение и войти с тем же адресом электронной почты. Создание учетной записи взамен существующей или использование другого адреса может привести к тому, что нужная рабочая область или существующая история будут отображаться как отсутствующие.
Если приглашение не пришло, попросите владельца рабочей области проверить ожидающие приглашения и выбрать «Отправить приглашение повторно», если этот параметр доступен. Приглашения, управляемые через SCIM, нельзя повторно отправить напрямую. Если вы получили неожиданное приглашение, перед входом обратитесь в ИТ-отдел, чтобы проверить его.
В одной учетной записи OpenAI могут существовать отдельные личная и корпоративная рабочие области. Присоединение к рабочей области компании и перенос личной рабочей области — разные действия.
Узнайте, что увидят сотрудники
От приглашения, тарифного плана рабочей области и требований к входу зависит, сохранит ли сотрудник отдельную личную рабочую область или ему будет предложено выбрать, переносить ли ее.
| Ситуация | Вход в рабочую область | Ожидаемый опыт |
|---|---|---|
| Приглашены в рабочую область Enterprise или Edu, соответствующую установленным требованиям | Единая аутентификация, если она требуется. | Присоединитесь к рабочей области компании; при использовании личной учетной записи, соответствующей установленным требованиям, может появиться запрос на перенос. |
| Приглашены в рабочую область ChatGPT Business | Способ входа, разрешенный в рабочей области. | Присоединитесь к рабочей области Business; администраторы не могут требовать, чтобы личная рабочая область была объединена или удалена. |
| Нет приглашения в рабочую область или одобренной регистрации | Существующий способ входа сотрудника. | Как правило, личная рабочая область остаётся отдельной; сам по себе вход не делает сотрудника участником рабочей области. |
Прежде чем продолжить, изучите процесс переноса личной учетной записи
Если в приглашении в рабочую область Enterprise или Edu используется подтвержденный корпоративный домен, сотруднику с существующей личной учетной записью, зарегистрированной на тот же адрес электронной почты, перед присоединением может потребоваться перенести эту учетную запись. В зависимости от доступных вариантов сотрудник может перенести в рабочую область компании чаты и GPT, доступные для переноса, либо экспортировать и удалить личные данные. Приглашение, отправленное с использованием неподтвержденного или внешнего домена, как правило, не запускает перенос.
Изменение адреса электронной почты личной учетной записи не обязательно освобождает ее прежний рабочий адрес для создания новой учетной записи или подготовки пользователей через SCIM. Использование единой аутентификации (SSO) в прошлом также может продолжать влиять на доступ после удаления подтвержденного домена. Прежде чем вносить изменения, обратитесь в службу поддержки OpenAI. Не удаляйте подтвержденный домен и не создавайте учетную запись взамен существующей в качестве обходного решения.
Если автоматическое создание учетных записей доступно для Enterprise или Edu, вход с подтвержденным корпоративным адресом электронной почты может запустить тот же процесс переноса. Перед включением этой функции проверьте учетные записи, которых она коснется.
Автоматическое создание учетной записи не восстанавливает удаленный или деактивированный статус участника рабочей области. Если отображается сообщение «Подходящая учетная запись ChatGPT не найдена», попросите владельца или администратора рабочей области подтвердить наличие у вас необходимых разрешений и пригласить вас повторно.
Пользователь, добавленный в рабочую область, может занимать место, даже если доступ через поставщика удостоверений не позволяет ему войти. Если один и тот же подтвержденный домен сопоставлен с несколькими рабочими областями, при автоматическом создании учетной записи пользователь может получить приглашение в несколько рабочих областей. Перед внедрением проверьте сопоставления доменов и включенные настройки.
Чаты и резидентность данных: требования к резидентности данных могут препятствовать переносу личных чатов в рабочую область компании. Если перенести чаты невозможно, перед началом переноса учетной записи экспортируйте важные данные и убедитесь, что скачанный файл открывается. Если экспорт завершится с ошибкой, остановитесь и обратитесь в службу поддержки OpenAI.
GPT: личные GPT, к которым ранее был предоставлен общий доступ или которые были опубликованы, после переноса в рабочую область компании могут стать видны в ней. Владелец рабочей области может проверить и изменить их видимость. GPT, которые до переноса были приватными, останутся приватными.
Подписки: подписка Plus или Pro, соответствующая установленным требованиям и оплачиваемая через веб-версию, может быть отменена, а средства за нее — возвращены в рамках отображаемого процесса переноса. Подписку, приобретенную через Apple или Google, может потребоваться отменить отдельно.
История учетной записи: прежде чем подтверждать запрос на перенос, уточните, какие учетная запись, чаты и GPT будут затронуты.
Завершенный перенос личной учетной записи в рабочую область Enterprise необратим. Прежде чем продолжить, проверьте, какая именно учетная запись будет перенесена, какие варианты доступны, а также сведения о подписке.
После переноса на чаты и GPT распространяются политики доступа и хранения данных рабочей области компании. Если сотрудник покинет рабочую область или потеряет к ней доступ, он также может потерять доступ к этому контенту.
Администраторы ChatGPT Business не могут требовать от пользователей объединить или удалить личную рабочую область. Если рабочая область Business переходит на Enterprise, сама рабочая область Business не объединяется, однако сотрудник всё равно может получить отдельный запрос на перенос личной рабочей области.
Расскажите сотрудникам, чего ожидать
Перед развертыванием сообщите сотрудникам:
На какой адрес электронной почты будет отправлено приглашение.
Какую рабочую область компании выбрать.
Какой способ входа использовать, если для рабочей области требуется единая аутентификация (SSO).
Может ли появиться запрос на перенос личной учетной записи.
К кому обращаться, прежде чем принимать решения о чатах, GPT или подписках.
Не предполагайте, что каждое письмо с приглашением, время его доставки или каждый запрос на перенос можно настроить.
Протестируйте внедрение на небольшой группе
При необходимости пригласите небольшую группу, в которую входят сотрудники с существующими личными учетными записями ChatGPT либо учетными записями ChatGPT Plus или Pro. Прежде чем приглашать всех сотрудников, проверьте приглашение, адрес электронной почты учетной записи, рабочую область компании, способ входа, варианты переноса, ограничения резидентности данных и инструкции по подписке.
Сведения о входе в систему компании см. в статье: Настройка единой аутентификации (SSO) для продуктов OpenAI.
Сведения о входе в рабочую область ChatGPT Business см. в статье: Настройка единой аутентификации для ChatGPT Business.
Если вы планируете синхронизировать пользователей с поставщиком удостоверений, см. статью: Подготовка и управление с помощью SCIM.
Если рабочая область или история учетной записи отображается как отсутствующая, см. статью: Устранение неполадок SSO, доступа к рабочей области и подтверждения домена.