Prehľad
Skôr než pozvete zamestnancov, ktorí už používajú ChatGPT, overte si, ktorý účet budú používať, a vysvetlite im požiadavky na prihlásenie do vášho pracovného priestoru. Prejdite si s nimi možnosti migrácie, aby rozumeli tomu, čo sa stane s ich osobným obsahom, predplatným a prístupom.
Pred odoslaním pozvánok skontrolujte existujúce účty
Opýtajte sa zamestnancov, či už pod firemnou e-mailovou adresou používajú osobný účet ChatGPT alebo účet s predplatným Plus či Pro. Overte presnú e-mailovú adresu, na ktorú sa pozvánka odosiela, aj cieľový firemný pracovný priestor.
Zamestnanci by mali prijať pozvánku a prihlásiť sa pomocou tej istej e-mailovej adresy. Po vytvorení náhradného účtu alebo použití inej adresy sa môže zdať, že očakávaný pracovný priestor alebo existujúca história chýba.
Ak pozvánka chýba, požiadajte vlastníka pracovného priestoru, aby skontroloval čakajúce pozvánky a vybral možnosť Znova odoslať pozvánku, ak je dostupná. Pozvánky spravované cez SCIM sa nedajú priamo znova odoslať. Každú neočakávanú pozvánku si pred prihlásením overte so svojím IT tímom.
Účet slúži zamestnancovi na prihlásenie do ChatGPT. Pracovný priestor obsahuje jeho chaty, obsah a nastavenia. Jeden účet môže mať prístup k oddeleným osobným a firemným pracovným priestorom. Pripojenie k firemnému pracovnému priestoru a migrácia osobného obsahu sú samostatné úkony.
Oboznámte sa s tým, čo sa zamestnancom zobrazí
Zamestnancom sa môžu zobraziť rôzne možnosti prihlásenia a úvodného nastavenia v závislosti od pozvánky, plánu pracovného priestoru a existujúceho účtu. Pomocou nasledujúcej tabuľky im vysvetlite, čo môžu vo svojej situácii očakávať.
| Situácia | Prihlásenie do pracovného priestoru | Čo možno očakávať |
|---|---|---|
| Pozvánka do pracovného priestoru Enterprise alebo Edu, ktorý spĺňa podmienky | Jediné prihlásenie, ak sa vyžaduje. | Pripojenie k firemnému pracovnému priestoru; používateľom, ktorí spĺňajú podmienky a majú existujúci osobný pracovný priestor, sa môže zobraziť výzva na migráciu. |
| Pozvánka do pracovného priestoru ChatGPT Business | Spôsob prihlásenia povolený v danom pracovnom priestore. | Pripojenie k pracovnému priestoru Business. Zamestnanci si môžu ponechať osobný pracovný priestor oddelený alebo sa rozhodnúť zlúčiť ho s pracovným priestorom Business; správcovia nemôžu vyžadovať zlúčenie ani odstránenie. |
| Bez pozvánky do pracovného priestoru alebo schválenej registrácie | Doterajší spôsob prihlásenia zamestnanca. | Osobný pracovný priestor spravidla zostáva oddelený; samotným prihlásením nevzniká členstvo v pracovnom priestore. |
Preverte prihlasovanie a zriaďovanie účtov
Zmena e-mailovej adresy osobného účtu nemusí uvoľniť jeho predchádzajúcu pracovnú e-mailovú adresu na vytvorenie nového účtu ani na zriadenie účtu cez SCIM. Predchádzajúce používanie SSO / jediného prihlásenia môže naďalej ovplyvňovať prístup aj po odstránení overenej domény. Pred vykonaním zmien kontaktujte podporu OpenAI. Nesnažte sa problém obísť odstránením overenej domény ani vytvorením náhradného účtu.
Ak je pre Enterprise alebo Edu dostupné automatické vytváranie účtov, prihlásenie pomocou overenej firemnej e-mailovej adresy môže spustiť rovnaký postup migrácie. Pred jeho povolením skontrolujte dotknuté účty.
Automatické vytváranie účtov neobnoví odstránené ani deaktivované členstvo v pracovnom priestore. Ak sa zobrazí hlásenie „Nenašiel sa žiadny účet ChatGPT, ktorý spĺňa podmienky“, požiadajte vlastníka alebo správcu pracovného priestoru, aby overil vaše oprávnenie a znova vás pozval.
Používateľ pridaný do pracovného priestoru môže zaberať miesto aj vtedy, keď mu nastavenia prístupu u poskytovateľa identity bránia v prihlásení. Ak je tá istá overená doména priradená k viacerým pracovným priestorom, automatické vytváranie účtov môže používateľa pozvať do viac než jedného pracovného priestoru. Pred nasadením skontrolujte priradenia domén a povolené nastavenia.
Prejdite si možnosti migrácie a ich dôsledky
Vyberte spôsob nakladania s osobným obsahom
Skôr než zamestnanci začnú migrovať osobný obsah, vysvetlite im možnosti dostupné pre ich cieľový pracovný priestor. Overte, či si môžu ponechať osobný pracovný priestor oddelený alebo musia vykonať krok migrácie. Ak si zamestnanci ponechajú osobný pracovný priestor oddelený, ich osobné predplatné bude pokračovať až do zrušenia. Skôr než budú pokračovať, prejdite si s nimi, ktorý obsah je podporovaný, ktorý je z migrácie vylúčený a aké sú dôsledky pre prístup. Podrobnosti nájdete v možnostiach migrácie osobného pracovného priestoru.
Ak pracovný priestor Business prejde na Enterprise, samotný pracovný priestor Business sa nezlučuje. Zamestnancovi sa však počas úvodného nastavenia v Enterprise môže zobraziť samostatná výzva na migráciu osobného pracovného priestoru.
Ak pozvánka do Enterprise alebo Edu používa overenú firemnú doménu, zamestnanec s existujúcim osobným pracovným priestorom pod rovnakou e-mailovou adresou účtu môže byť pred pripojením povinný vykonať krok migrácie. Podľa dostupných možností môže zamestnanec zlúčiť svoj osobný pracovný priestor s firemným, čím sa doň skopíruje podporovaný obsah, alebo exportovať a odstrániť svoje osobné údaje. Pozvánka používajúca neoverenú alebo externú doménu spravidla nespustí migráciu.
Skontrolujte obsah a predplatné
Chaty a rezidencia údajov: Požiadavky na rezidenciu údajov môžu brániť prenosu osobných chatov do firemného pracovného priestoru. Ak prenos nie je dostupný, pred začatím migrácie exportujte dôležité údaje z osobného pracovného priestoru a overte, či sa stiahnutý súbor dá otvoriť. Samoobslužný export údajov nie je dostupný v pracovných priestoroch ChatGPT Business ani Enterprise. Ak export zlyhá, nepokračujte a kontaktujte podporu OpenAI.
Modely GPT: Migrované modely GPT sú súkromné a automaticky sa nezdieľajú s ostatnými členmi pracovného priestoru. Ak bol model GPT predtým zdieľaný prostredníctvom verejného odkazu alebo zverejnený v GPT Store, jeho migrovanú kópiu je potrebné znova zdieľať, aby ju mohli používať aj ostatní. Dostupné možnosti zdieľania závisia od nastavení cieľového pracovného priestoru a oprávnení používateľa.
Predplatné: Predplatné Plus alebo Pro účtované cez web, ktoré spĺňa podmienky, môže byť v rámci zobrazeného postupu migrácie zrušené a platba zaň vrátená. Predplatné zakúpené cez Apple alebo Google môže byť potrebné zrušiť samostatne.
Osobný obsah: Pred prijatím výzvy na migráciu overte, v ktorom účte a osobnom pracovnom priestore sa nachádzajú dotknuté chaty a modely GPT. Zamestnanci si nemôžu vyberať jednotlivé chaty, projekty ani súbory na prenos.
Weby: Weby sa pri migrácii z osobného pracovného priestoru do pracovného priestoru Business alebo Enterprise neprenášajú.
Úplný zoznam podporovaného obsahu aj obsahu vylúčeného z migrácie nájdete v pokynoch k migrácii osobného pracovného priestoru.
Oboznámte sa s prístupom po migrácii
Migrácia skopíruje podporovaný osobný obsah do firemného pracovného priestoru a deaktivuje osobný pracovný priestor. Nie je k dispozícii možnosť vrátenia späť, ktorá by presunula obsah firemného pracovného priestoru späť do osobného pracovného priestoru. Ak sa pracovný priestor Business neskôr deaktivuje, samostatný postup obnovy umožňuje znova aktivovať pôvodný osobný pracovný priestor aj s jeho údajmi. Tým sa neobnoví prístup k pracovnému priestoru Business ani sa z neho neskopíruje späť aktivita.
Po migrácii sa na chaty a modely GPT vzťahujú pravidlá prístupu a uchovávania údajov firemného pracovného priestoru. Ak zamestnanec odíde alebo stratí prístup k pracovnému priestoru, môže stratiť aj prístup k tomuto obsahu.
Myslite aj na prístup k osobnému účtu
Prístup k účtu je dôležitý aj po úvodnom nastavení. Osobný pracovný priestor pod pracovnou e-mailovou adresou nie je to isté ako samostatný účet s e-mailovou adresou, ktorú zamestnanec osobne vlastní. Aj keď pracovné priestory zostanú oddelené, prístup zamestnanca k danému účtu naďalej závisí od firemnej e-mailovej adresy.
Na osobné používanie odporučte samostatný účet s e-mailovou adresou, ktorú zamestnanec osobne vlastní a má pod kontrolou. Zamestnanci by mali osobné konverzácie a údaje uchovávať v tomto účte, nie v účte prepojenom s pracovnou alebo firemnou e-mailovou adresou.
Po skončení pracovného pomeru môžu zamestnanci stratiť prístup k príslušnému účtu alebo pracovnému priestoru a jeho údajom, ak stratia prístup k firemnému e-mailovému účtu alebo firemnému pracovnému priestoru. Obsah firemného pracovného priestoru sa nepresunie späť do osobného pracovného priestoru. Vysvetlite zamestnancom tieto dôsledky pre prístup ešte pred dokončením úvodného nastavenia alebo migrácie.
Informujte zamestnancov, čo môžu očakávať
Pred zavedením informujte zamestnancov:
Na ktorú e-mailovú adresu dostanú pozvánku.
Ktorý pracovný priestor spoločnosti majú vybrať.
Ktorý spôsob prihlásenia majú použiť, ak pracovný priestor vyžaduje SSO / jediné prihlásenie.
Či sa im môže zobraziť výzva na migráciu osobného pracovného priestoru.
Koho majú kontaktovať pred rozhodnutím o četových konverzáciách, GPT alebo predplatnom.
Nepredpokladajte, že možno prispôsobiť každý e-mail s pozvánkou, čas jeho doručenia alebo výzvu na migráciu.
Otestujte spustenie s malou skupinou
V prípade potreby pozvite malú skupinu, ktorá zahŕňa zamestnancov s existujúcimi osobnými účtami alebo účtami Plus či Pro. Pred pozvaním všetkých skontrolujte pozvánku, e-mail účtu, firemný pracovný priestor, spôsob prihlásenia, možnosti migrácie, obmedzenia rezidencie údajov a pokyny k predplatnému.
Informácie o firemnom prihlasovaní nájdete v článku: Nastavenie jediného prihlásenia (SSO) pre produkty OpenAI.
Informácie o prihlasovaní do pracovného priestoru ChatGPT Business nájdete v článku: Nastavenie jediného prihlásenia pre ChatGPT Business.
Ak plánujete synchronizovať používateľov od svojho poskytovateľa identity, pozrite si článok: Zriaďovanie a správa cez SCIM.
Ak sa pracovný priestor alebo história účtu javí ako chýbajúca, pozrite si článok: Riešenie problémov so SSO / jediným prihlásením, prístupom k pracovnému priestoru a overením domény.