Zamestnanec už môže používať ChatGPT s rovnakou e-mailovou adresou, na ktorú mu vaša spoločnosť plánuje poslať pozvánku. Pred odoslaním pozvánok vysvetlite, či môže pripojenie k pracovnému priestoru ovplyvniť konverzácie, GPT alebo predplatné danej osoby.

Pred odoslaním pozvánok skontrolujte existujúce účty

Zistite, či už zamestnanci používajú osobný účet ChatGPT alebo účet Plus či Pro so svojou firemnou e-mailovou adresou. Overte presnú e-mailovú adresu, na ktorú príde pozvánka, a cieľový firemný pracovný priestor.

Zamestnanci by mali prijať pozvánku a prihlásiť sa pomocou rovnakej e-mailovej adresy. Ak si vytvoria náhradný účet alebo použijú inú adresu, očakávaný pracovný priestor či existujúca história sa môžu javiť ako chýbajúce.

Ak pozvánka chýba, požiadajte vlastníka pracovného priestoru, aby skontroloval čakajúce pozvánky a vybral možnosť Znova odoslať pozvánku, ak je k dispozícii. Pozvánky spravované cez SCIM nemožno znova odoslať priamo. Každú neočakávanú pozvánku pred prihlásením overte so svojím IT tímom.

Jeden účet OpenAI môže mať samostatný osobný a firemný pracovný priestor. Pripojenie k firemnému pracovnému priestoru a migrácia osobného pracovného priestoru sú odlišné úkony.

Zistite, čo sa zamestnancom zobrazí

Pozvánka, plán pracovného priestoru a požiadavky na prihlásenie určujú, či si zamestnanec ponechá samostatný osobný pracovný priestor, alebo sa mu zobrazí možnosť migrácie.

Pred pokračovaním skontrolujte migráciu osobného účtu

Ak pozvánka do Enterprise alebo Edu používa overenú firemnú doménu, zamestnanec s existujúcim osobným účtom pod rovnakou e-mailovou adresou ho možno bude musieť pred pripojením migrovať. Podľa dostupných možností môže zamestnanec preniesť oprávnené konverzácie a GPT do firemného pracovného priestoru alebo exportovať a odstrániť osobné údaje. Pozvánka používajúca neoverenú alebo externú doménu zvyčajne migráciu nespustí.

Zmena e-mailovej adresy osobného účtu nemusí nevyhnutne uvoľniť jeho predchádzajúcu pracovnú adresu pre nový účet alebo zriaďovanie cez SCIM. Predchádzajúce používanie SSO / jediného prihlásenia môže ovplyvňovať prístup aj po odstránení overenej domény. Pred vykonaním zmien kontaktujte podporu OpenAI. Neodstraňujte overenú doménu ani si ako náhradné riešenie nevytvárajte nový účet.

Ak je pre Enterprise alebo Edu dostupné automatické vytváranie účtov, prihlásenie pomocou overeného firemného e-mailu môže spustiť rovnaký proces migrácie. Pred zapnutím tejto funkcie skontrolujte dotknuté účty.

Automatické vytvorenie účtu znova neaktivuje odstránené ani deaktivované členstvo v pracovnom priestore. Ak sa zobrazí hlásenie „Nenašiel sa žiadny oprávnený účet ChatGPT“, požiadajte vlastníka alebo správcu pracovného priestoru, aby potvrdil vaše oprávnenie a znova vás pozval.

Používateľ pridaný do pracovného priestoru môže zaberať licenciu, aj keď mu prístup cez poskytovateľa identity bráni v prihlásení. Ak je tá istá overená doména priradená k viacerým pracovným priestorom, automatické vytvorenie účtu môže danú osobu pozvať do viacerých z nich. Pred spustením skontrolujte priradenia domén a zapnuté nastavenia.

• Konverzácie a rezidencia údajov: Požiadavky na rezidenciu údajov môžu zabrániť prenosu osobných konverzácií do firemného pracovného priestoru. Ak prenos nie je k dispozícii, pred spustením migrácie exportujte dôležité údaje a overte, že stiahnutý súbor možno otvoriť. Ak export zlyhá, zastavte proces a kontaktujte podporu OpenAI.

• GPT: Predtým zdieľané alebo zverejnené osobné GPT, ktoré sa presunú do firemného pracovného priestoru, sa v ňom môžu zviditeľniť. Vlastník pracovného priestoru môže skontrolovať a upraviť ich viditeľnosť. GPT, ktoré boli pred prenosom súkromné, zostanú súkromné.

• Predplatné: Oprávnené predplatné Plus alebo Pro fakturované cez web možno zrušiť a refundovať v rámci zobrazeného procesu migrácie. Predplatné zakúpené cez Apple alebo Google môže byť potrebné zrušiť samostatne.

• História účtu: Pred prijatím príkazu na migráciu overte, ktorého účtu, konverzácií a GPT sa migrácia týka.

Dokončenú migráciu osobného účtu do Enterprise nemožno vrátiť späť. Pred pokračovaním skontrolujte presný účet, dostupné možnosti a podrobnosti o predplatnom.

Po migrácii sa na konverzácie a GPT vzťahujú pravidlá prístupu a uchovávania údajov firemného pracovného priestoru. Ak zamestnanec odíde alebo stratí prístup k pracovnému priestoru, môže stratiť aj prístup k tomuto obsahu.

Správcovia ChatGPT Business nemôžu od nikoho vyžadovať zlúčenie ani odstránenie osobného pracovného priestoru. Ak pracovný priestor Business prejde na Enterprise, samotný pracovný priestor Business sa nezlúči; zamestnancovi sa stále môže zobraziť samostatný príkaz na migráciu osobného pracovného priestoru.

Informujte zamestnancov, čo môžu očakávať

Pred spustením informujte zamestnancov:

• Na ktorú e-mailovú adresu dostanú pozvánku.

• Ktorý firemný pracovný priestor majú vybrať.

• Ktorý spôsob prihlásenia majú použiť, ak pracovný priestor vyžaduje SSO / jediné prihlásenie.

• Či sa im môže zobraziť príkaz na migráciu osobného účtu.

• Koho majú kontaktovať pred rozhodnutím o konverzáciách, GPT alebo predplatnom.

Nepredpokladajte, že možno prispôsobiť každý e-mail s pozvánkou, čas doručenia alebo príkaz na migráciu.

Otestujte spustenie s malou skupinou

V prípade potreby pozvite malú skupinu, ktorá zahŕňa zamestnancov s existujúcimi osobnými účtami alebo účtami Plus či Pro. Pred pozvaním všetkých skontrolujte pozvánku, e-mail účtu, firemný pracovný priestor, spôsob prihlásenia, možnosti migrácie, obmedzenia rezidencie údajov a pokyny k predplatnému.

Informácie o firemnom prihlasovaní nájdete v článku: Nastavenie jediného prihlásenia (SSO) pre produkty OpenAI.

Informácie o prihlasovaní do pracovného priestoru ChatGPT Business nájdete v článku: Nastavenie jediného prihlásenia pre ChatGPT Business.

Ak plánujete synchronizovať používateľov od svojho poskytovateľa identity, pozrite si článok: Zriaďovanie a správa cez SCIM.

Ak sa pracovný priestor alebo história účtu javí ako chýbajúca, pozrite si článok: Riešenie problémov so SSO / jediným prihlásením, prístupom k pracovnému priestoru a overením domény.