Zaposleni morda že uporablja ChatGPT z istim e-poštnim naslovom, na katerega namerava vaše podjetje poslati povabilo. Preden pošljete povabila, pojasnite, ali bi lahko pridružitev delovnemu prostoru vplivala na klepete, GPT-je ali naročnino te osebe.

Pred pošiljanjem povabil preverite obstoječe račune

Zaposlene vprašajte, ali s službenim e-poštnim naslovom že uporabljajo osebni račun ChatGPT oziroma račun Plus ali Pro. Potrdite točen e-poštni naslov, na katerega bo poslano povabilo, in predvideni delovni prostor podjetja.

Zaposleni naj sprejmejo povabilo in se prijavijo z istim e-poštnim naslovom. Če ustvarite nadomestni račun ali uporabite drug naslov, se lahko zdi, da pričakovani delovni prostor ali obstoječa zgodovina manjka.

Če povabila ni, prosite lastnika delovnega prostora, naj preveri čakajoča povabila in izbere Znova pošlji povabilo, če je ta možnost na voljo. Povabil, upravljanih prek SCIM-a, ni mogoče neposredno znova poslati. Pred prijavo vsako nepričakovano povabilo preverite pri svoji ekipi za IT.

En račun OpenAI ima lahko ločena osebni in službeni delovni prostor. Pridružitev delovnemu prostoru podjetja in selitev osebnega delovnega prostora sta različni dejanji.

Seznanite se s tem, kar bodo videli zaposleni

Povabilo, paket delovnega prostora in zahteve za prijavo določajo, ali zaposleni obdrži ločen osebni delovni prostor ali se mu prikaže možnost selitve.

Pred nadaljevanjem preglejte selitev osebnega računa

Če je povabilo v Enterprise ali Edu poslano z uporabo preverjene domene podjetja, bo zaposleni z obstoječim osebnim računom pod istim e-poštnim naslovom ta račun morda moral preseliti pred pridružitvijo. Glede na razpoložljive možnosti lahko zaposleni prenese upravičene klepete in GPT-je v delovni prostor podjetja ali izvozi in izbriše osebne podatke. Povabilo, poslano z uporabo nepreverjene ali zunanje domene, običajno ne sproži selitve.

Če spremenite e-poštni naslov osebnega računa, njegov prejšnji službeni naslov ni nujno na voljo za nov račun ali omogočanje uporabe prek SCIM-a. Prejšnja uporaba SSO-ja lahko še naprej vpliva na dostop tudi po odstranitvi preverjene domene. Pred spreminjanjem se obrnite na podporo OpenAI. Preverjene domene ne odstranite in kot začasno rešitev ne ustvarite nadomestnega računa.

Kjer je za Enterprise ali Edu na voljo samodejno ustvarjanje računa, lahko prijava s preverjenim službenim e-poštnim naslovom sproži enak postopek selitve. Preden to omogočite, preglejte račune, na katere bo sprememba vplivala.

Samodejno ustvarjanje računa ne obnovi odstranjenega ali deaktiviranega članstva v delovnem prostoru. Če se prikaže sporočilo »Ustrezen račun ChatGPT ni bil najden«, prosite lastnika ali skrbnika delovnega prostora, naj potrdi vašo odobritev in vam znova pošlje povabilo.

Uporabnik, dodan v delovni prostor, lahko zasede licenco, tudi če mu dostop prek ponudnika identitete preprečuje prijavo. Če je ista preverjena domena povezana z več delovnimi prostori, lahko samodejno ustvarjanje računa osebi pošlje povabilo v več kot en delovni prostor. Pred uvedbo preglejte preslikave domen in omogočene nastavitve.

• Klepeti in lokalna hramba podatkov: Zahteve glede lokalne hrambe podatkov lahko preprečijo prenos osebnih klepetov v delovni prostor podjetja. Če prenos ni na voljo, pred začetkom selitve izvozite pomembne podatke in preverite, ali je preneseno datoteko mogoče odpreti. Če izvoz ne uspe, postopek ustavite in se obrnite na podporo OpenAI.

• GPT-ji: Prej deljeni ali objavljeni osebni GPT-ji, ki so preneseni v delovni prostor podjetja, lahko tam postanejo vidni. Lastnik delovnega prostora lahko pregleda in posodobi njihovo vidnost. GPT-ji, ki so bili pred prenosom zasebni, ostanejo zasebni.

• Naročnine: Upravičena spletno obračunana naročnina Plus ali Pro se lahko prek prikazanega postopka selitve prekliče, kupnina pa povrne. Naročnino, kupljeno prek družbe Apple ali Google, bo morda treba preklicati ločeno.

• Zgodovina računa: Preden sprejmete poziv za selitev, preverite, na kateri račun, klepete in GPT-je bo ta vplivala.

Dokončane selitve osebnega računa v Enterprise ni mogoče razveljaviti. Pred nadaljevanjem preverite točen račun, razpoložljive možnosti in podrobnosti naročnine.

Po selitvi za klepete in GPT-je veljajo pravilniki o dostopu in hrambi podatkov delovnega prostora podjetja. Če zaposleni odide ali izgubi dostop do delovnega prostora, lahko izgubi tudi dostop do te vsebine.

Skrbniki storitve ChatGPT Business ne morejo zahtevati, da nekdo združi ali izbriše osebni delovni prostor. Če je delovni prostor Business nadgrajen na Enterprise, se sam delovni prostor Business ne združi; zaposleni lahko še vedno prejme ločen poziv za selitev osebnega delovnega prostora.

Zaposlenim povejte, kaj lahko pričakujejo

Pred uvedbo zaposlenim povejte:

• Na kateri e-poštni naslov bodo prejeli povabilo.

• Kateri delovni prostor podjetja naj izberejo.

• Kateri način prijave naj uporabijo, če delovni prostor zahteva SSO.

• Ali se lahko prikaže poziv za selitev osebnega računa.

• Na koga naj se obrnejo, preden sprejmejo odločitve glede klepetov, GPT-jev ali naročnin.

Ne predvidevajte, da je mogoče prilagoditi vsako e-poštno povabilo, čas dostave ali poziv za selitev.

Uvedbo preizkusite z manjšo skupino

Kadar je ustrezno, povabite manjšo skupino, ki vključuje zaposlene z obstoječimi osebnimi računi oziroma računi Plus ali Pro. Preden povabite vse, preverite povabilo, e-poštni naslov računa, delovni prostor podjetja, način prijave, možnosti selitve, omejitve lokalne hrambe podatkov in navodila glede naročnine.

Za prijavo v podjetju glejte: Nastavitev enotne prijave (SSO) za izdelke OpenAI.

Za prijavo v delovni prostor ChatGPT Business glejte: Nastavitev enotne prijave za ChatGPT Business.

Če nameravate uporabnike sinhronizirati s ponudnikom identitete, glejte: Omogočanje uporabe in upravljanje prek SCIM-a.

Če se zdi, da delovni prostor ali zgodovina računa manjka, glejte: Odpravljanje težav s SSO-jem, dostopom do delovnega prostora in preverjanjem domene.