Pregled

Preden povabite zaposlene, ki že uporabljajo ChatGPT, preverite, kateri račun bodo uporabljali, in pojasnite zahteve za prijavo v vaš delovni prostor. Z njimi preglejte možnosti selitve, da bodo razumeli, kaj se bo zgodilo z njihovimi osebnimi vsebinami, naročninami in dostopom.

Pred pošiljanjem vabil preverite obstoječe račune

Vprašajte zaposlene, ali s službenim e-poštnim naslovom že uporabljajo osebni račun ChatGPT ali račun z naročnino Plus ali Pro. Preverite točen e-poštni naslov, na katerega bo poslano vabilo, in predvideni delovni prostor podjetja.

Zaposleni naj sprejmejo vabilo in se prijavijo z istim e-poštnim naslovom. Če ustvarijo nadomestni račun ali uporabijo drug naslov, se lahko zdi, da pričakovani delovni prostor ali obstoječa zgodovina manjka.

Če vabilo manjka, prosite lastnika delovnega prostora, naj preveri čakajoča vabila in izbere Znova pošlji vabilo, če je ta možnost na voljo. Vabil, upravljanih prek SCIM, ni mogoče neposredno znova poslati. Pred prijavo vsako nepričakovano vabilo preverite pri svoji ekipi za IT.

Račun zaposleni uporablja za prijavo v ChatGPT. Delovni prostor vsebuje njegove klepete, vsebine in nastavitve. Z enim računom je mogoče dostopati do ločenih osebnih delovnih prostorov in delovnih prostorov podjetja. Pridružitev delovnemu prostoru podjetja in selitev osebnih vsebin sta ločeni dejanji.

Seznanite se s tem, kaj bodo videli zaposleni

Zaposlenim se lahko prikažejo različne možnosti prijave in vključitve, odvisno od njihovega vabila, paketa delovnega prostora in obstoječega računa. S spodnjo tabelo jim pojasnite, kakšen postopek jih čaka.

Preverite prijavo in dodeljevanje računov

Sprememba e-poštnega naslova v osebnem računu ne pomeni nujno, da bo prejšnji službeni e-poštni naslov na voljo za nov račun ali dodeljevanje računov prek protokola SCIM. Tudi pretekla uporaba SSO lahko še naprej vpliva na dostop po odstranitvi preverjene domene. Pred spremembami se obrnite na podporo OpenAI. Težave ne poskušajte zaobiti z odstranitvijo preverjene domene ali ustvarjanjem nadomestnega računa.

Če je v paketih Enterprise ali Edu na voljo samodejno ustvarjanje računov, lahko prijava s preverjenim službenim e-poštnim naslovom sproži enak postopek selitve. V paketih Enterprise je samodejno ustvarjanje računov privzeto vklopljeno za prvi delovni prostor, ki izpolnjuje pogoje in je ustvarjen v novem najemniku. Preden preverjeno domeno povežete z delovnim prostorom, preverite to nastavitev in pripravite zaposlene, na katere bo vplivala. Za informacije o privzetih nastavitvah in možnostih upravljanja delovnega prostora glejte: Upravljanje najemnika v skrbniški konzoli.

Samodejno ustvarjanje računov ne obnovi odstranjenega ali deaktiviranega članstva v delovnem prostoru. Če se prikaže sporočilo »Ni računa ChatGPT, ki bi izpolnjeval pogoje«, prosite lastnika ali skrbnika delovnega prostora, naj potrdi vašo pravico do dostopa in vas znova povabi.

V paketih Enterprise se s samodejnim ustvarjanjem računov dodelijo polna uporabniška mesta v delovnem prostoru v skladu z običajnimi pogoji obračunavanja vaše organizacije. Uporabnik, dodan v delovni prostor, lahko zaseda uporabniško mesto, tudi če mu nastavitve dostopa pri ponudniku identitete preprečujejo prijavo. Če je ista preverjena domena povezana z več delovnimi prostori, lahko oseba ob samodejnem ustvarjanju računa prejme povabilo v več delovnih prostorov. Pred uvedbo preverite povezave domen in vklopljene nastavitve.

Preglejte možnosti selitve in njihove posledice

Izberite, kako ravnati z osebnimi vsebinami

Preden zaposleni preselijo osebne vsebine, jim pojasnite možnosti, ki so na voljo za njihov ciljni delovni prostor. Preverite, ali lahko osebni delovni prostor ohranijo ločen ali pa morajo opraviti korak selitve. Če zaposleni osebni delovni prostor ohranijo ločen, se morebitna osebna naročnina nadaljuje do preklica. Preden nadaljujejo, z njimi preglejte podprte vsebine, izjeme in posledice za dostop. Za podrobnosti si oglejte možnosti selitve osebnega delovnega prostora.

Če delovni prostor Business nadgradite na Enterprise, se sam delovni prostor Business ne združi. Zaposleni lahko med vključitvijo v Enterprise vseeno prejme ločen poziv za selitev osebnega delovnega prostora.

Če vabilo v Enterprise ali Edu uporablja preverjeno domeno podjetja, bo moral zaposleni z obstoječim osebnim delovnim prostorom, povezanim z istim e-poštnim naslovom računa, morda opraviti korak selitve, preden se pridruži. Glede na razpoložljive možnosti lahko zaposleni združi svoj osebni delovni prostor z delovnim prostorom podjetja in tako vanj kopira podprte vsebine ali pa izvozi in izbriše svoje osebne podatke. Vabilo, ki uporablja nepreverjeno ali zunanjo domeno, praviloma ne sproži selitve.

Preglejte vsebino in naročnine

• Klepeti in lokalna hramba podatkov: zahteve glede lokalne hrambe podatkov lahko preprečijo prenos osebnih klepetov v delovni prostor podjetja. Če prenos ni na voljo, pred začetkom selitve izvozite pomembne podatke iz osebnega delovnega prostora in preverite, ali se prenesena datoteka odpre. Samopostrežni izvoz podatkov ni na voljo v delovnih prostorih ChatGPT Business ali Enterprise. Če izvoz ne uspe, ustavite postopek in se obrnite na podporo OpenAI.

• GPT-ji: preseljeni GPT-ji so zasebni in se ne delijo samodejno z drugimi člani delovnega prostora. Če je bil GPT prej deljen prek javne povezave ali objavljen v trgovini GPT Store, morate njegovo preseljeno kopijo znova deliti, da jo lahko uporabljajo drugi. Razpoložljive možnosti deljenja so odvisne od nastavitev ciljnega delovnega prostora in uporabnikovih dovoljenj.

• Naročnine: naročnino Plus ali Pro, ki se obračunava prek spleta in izpolnjuje pogoje, je mogoče v prikazanem postopku selitve preklicati in zanjo prejeti vračilo. Naročnino, kupljeno prek družbe Apple ali Google, bo morda treba preklicati ločeno.

• Osebna vsebina: preden sprejmete poziv za selitev, preverite, v katerem računu in osebnem delovnem prostoru so klepeti in GPT-ji, na katere bo selitev vplivala. Zaposleni ne morejo izbrati posameznih klepetov, projektov ali datotek za prenos.

• Sites: strani Sites se pri selitvi iz osebnega delovnega prostora v delovni prostor Business ali Enterprise ne prenesejo.

Celoten seznam podprtih vsebin in izjem najdete v navodilih za selitev osebnega delovnega prostora.

Seznanite se z dostopom po selitvi

Pri selitvi se podprte osebne vsebine kopirajo v delovni prostor podjetja, osebni delovni prostor pa se deaktivira. Možnost razveljavitve, ki bi vsebino delovnega prostora podjetja prenesla nazaj v osebni delovni prostor, ne obstaja. Če se delovni prostor Business pozneje deaktivira, lahko z ločenim postopkom obnovitve znova aktivirate prvotni osebni delovni prostor in njegove podatke. S tem se ne obnovi dostop do delovnega prostora Business in se dejavnost iz njega ne kopira nazaj.

Po selitvi za klepete in GPT-je veljajo pravilniki delovnega prostora podjetja o dostopu in hrambi. Če zaposleni zapusti podjetje ali izgubi dostop do delovnega prostora, lahko izgubi tudi dostop do te vsebine.

Načrtujte dostop do osebnih računov

Dostop do računa je pomemben tudi po vključitvi. Osebni delovni prostor s službenim e-poštnim naslovom ni isto kot ločen račun z e-poštnim naslovom, ki je v osebni lasti zaposlenega. Tudi če delovna prostora ostaneta ločena, je dostop zaposlenega do tega računa še vedno odvisen od službenega e-poštnega naslova.

Za osebno uporabo priporočite ločen račun z e-poštnim naslovom, ki je v osebni lasti zaposlenega in ga ta sam nadzoruje. Zaposleni naj osebne pogovore in podatke hranijo v tem računu, ne pa v računu, povezanem s službenim e-poštnim naslovom ali e-poštnim naslovom podjetja.

Ob prenehanju zaposlitve lahko zaposleni izgubijo dostop do zadevnega računa ali delovnega prostora in njegovih podatkov, če izgubijo dostop do službenega e-poštnega računa ali delovnega prostora podjetja. Vsebina delovnega prostora podjetja se ne prenese nazaj v osebni delovni prostor. Te posledice za dostop pojasnite, preden zaposleni dokončajo vključitev ali selitev.

Zaposlenim pojasnite, kaj lahko pričakujejo

Pred uvedbo zaposlenim sporočite:

• Na kateri e-poštni naslov bodo prejeli povabilo.

• Kateri delovni prostor podjetja naj izberejo.

• Kateri način prijave naj uporabijo, če delovni prostor zahteva SSO.

• Ali se jim lahko prikaže poziv za selitev osebnega delovnega prostora.

• Na koga naj se obrnejo pred odločitvami o klepetih, GPT-jih ali naročninah.

Ne predpostavljajte, da je mogoče prilagoditi vsako e-poštno povabilo, čas dostave ali poziv za selitev.

Uvedbo preizkusite z manjšo skupino

Kadar je ustrezno, povabite manjšo skupino, ki vključuje zaposlene z obstoječimi osebnimi računi oziroma računi Plus ali Pro. Preden povabite vse, preverite povabilo, e-poštni naslov računa, delovni prostor podjetja, način prijave, možnosti selitve, omejitve lokalne hrambe podatkov in navodila glede naročnine.

Za prijavo v podjetju glejte: Nastavitev enotne prijave (SSO) za izdelke OpenAI.

Za prijavo v delovni prostor ChatGPT Business glejte: Nastavitev enotne prijave za ChatGPT Business.

Če nameravate uporabnike sinhronizirati s ponudnikom identitete, glejte: Omogočanje uporabe in upravljanje prek SCIM-a.

Če se zdi, da delovni prostor ali zgodovina računa manjka, glejte: Odpravljanje težav s SSO-jem, dostopom do delovnega prostora in preverjanjem domene.