Përmbledhje

Para se të ftoni punonjës që e përdorin tashmë ChatGPT, konfirmoni se cilën llogari do të përdorin dhe shpjegoni kërkesat për hyrjen në hapësirën tuaj të punës. Shqyrtoni bashkë me ta mundësitë e migrimit, që të kuptojnë se çfarë do të ndodhë me përmbajtjen e tyre personale, abonimet dhe qasjen.

Kontrolloni llogaritë ekzistuese përpara se të dërgoni ftesa

Pyetini punonjësit nëse përdorin tashmë një llogari ChatGPT personale, Plus ose Pro me adresën e emailit të kompanisë. Konfirmoni adresën e saktë të emailit ku do të dërgohet ftesa dhe hapësirën e punës të kompanisë ku synohet anëtarësimi.

Punonjësit duhet ta pranojnë ftesën dhe të hyjnë me të njëjtën adresë emaili. Krijimi i një llogarie zëvendësuese ose përdorimi i një adrese tjetër mund të krijojë përshtypjen se hapësira e pritshme e punës ose historiku ekzistues mungon.

Nëse një ftesë mungon, kërkojini një zotëruesi të hapësirës së punës të kontrollojë ftesat në pritje dhe të zgjedhë Ridërgo ftesën, nëse ky opsion është i disponueshëm. Ftesat e menaxhuara përmes SCIM nuk mund të ridërgohen drejtpërdrejt. Verifikoni çdo ftesë të papritur me ekipin tuaj të IT-së përpara se të hyni.

Llogaria është ajo që punonjësi përdor për të hyrë në ChatGPT. Hapësira e punës përmban bisedat, përmbajtjen dhe cilësimet e tij. Një llogari mund të ketë qasje në hapësira pune të ndara, personale dhe të kompanisë. Anëtarësimi në një hapësirë pune të kompanisë dhe migrimi i përmbajtjes personale janë veprime më vete.

Kuptoni çfarë do t'u shfaqet punonjësve

Punonjësve mund t'u shfaqen mundësi të ndryshme hyrjeje dhe anëtarësimi, në varësi të ftesës, planit të hapësirës së punës dhe llogarisë ekzistuese. Përdorni tabelën më poshtë për t'u shpjeguar procesin që vlen për ta.

Shqyrtoni hyrjen dhe konfigurimin e llogarive

Ndryshimi i adresës së emailit në një llogari personale nuk e bën domosdoshmërisht të disponueshme adresën e mëparshme të emailit të punës për një llogari të re apo për konfigurim përmes SCIM. Edhe përdorimi i mëparshëm i SSO mund të vazhdojë të ndikojë në qasje pas heqjes së një domeni të verifikuar. Kontaktoni shërbimin e mbështetjes së OpenAI përpara se të bëni ndryshime. Mos hiqni një domen të verifikuar dhe mos krijoni një llogari zëvendësuese për të anashkaluar problemin.

Kur krijimi automatik i llogarive është i disponueshëm për Enterprise ose Edu, hyrja me një email të verifikuar të kompanisë mund të nisë të njëjtin proces migrimi. Kontrolloni llogaritë që preken përpara se ta aktivizoni.

Krijimi automatik i llogarive nuk riaktivizon një anëtarësim në hapësirën e punës që është hequr ose çaktivizuar. Nëse shihni mesazhin “Nuk u gjet asnjë llogari ChatGPT që plotëson kushtet”, kërkojini një zotëruesi ose administratori të hapësirës së punës të konfirmojë autorizimin tuaj dhe t'ju ftojë sërish.

Një përdorues i shtuar në hapësirën e punës mund të zërë një vend përdoruesi edhe nëse kufizimet e qasjes te ofruesi i identitetit e pengojnë të hyjë. Nëse i njëjti domen i verifikuar është i lidhur me disa hapësira pune, krijimi automatik i llogarive mund ta ftojë personin në më shumë se një hapësirë pune. Kontrolloni lidhjet e domeneve dhe cilësimet e aktivizuara përpara vënies në përdorim.

Shqyrtoni mundësitë e migrimit dhe pasojat e tyre

Zgjidhni si ta trajtoni përmbajtjen personale

Përpara se punonjësit të migrojnë përmbajtjen personale, shpjegoni mundësitë e disponueshme për hapësirën e punës ku do të kalojnë. Konfirmoni nëse mund ta mbajnë të ndarë hapësirën e tyre të punës personale apo duhet të kryejnë një hap migrimi. Nëse punonjësit e mbajnë të ndarë hapësirën e tyre të punës personale, çdo abonim personal vazhdon derisa të anulohet. Shqyrtoni bashkë me ta përmbajtjen e mbështetur, përjashtimet dhe pasojat për qasjen përpara se të vazhdojnë. Për hollësi, shihni: mundësitë e migrimit të hapësirës së punës personale.

Nëse një hapësirë pune Business kalon në planin Enterprise, vetë hapësira e punës Business nuk bashkohet me një tjetër. Megjithatë, gjatë anëtarësimit në Enterprise, një punonjësi mund t'i shfaqet një kërkesë më vete për migrimin e hapësirës së punës personale.

Kur një ftesë për Enterprise ose Edu përdor një domen të verifikuar të kompanisë, një punonjës me një hapësirë pune personale ekzistuese të lidhur me të njëjtin email llogarie mund të duhet të kryejë një hap migrimi përpara se të anëtarësohet. Në varësi të mundësive të disponueshme, punonjësi mund ta bashkojë hapësirën e punës personale me atë të kompanisë për të kopjuar përmbajtjen e mbështetur, ose të eksportojë dhe të fshijë të dhënat personale. Një ftesë që përdor një domen të paverifikuar ose të jashtëm zakonisht nuk e nis migrimin.

Shqyrtoni përmbajtjen dhe abonimet

• Bisedat dhe qëndrimi i të dhënave: Kërkesat për qëndrimin e të dhënave mund të pengojnë transferimin e bisedave personale në hapësirën e punës të kompanisë. Nëse transferimi nuk është i disponueshëm, eksportoni të dhënat e rëndësishme nga hapësira e punës personale përpara se të nisni migrimin dhe konfirmoni që skedari i shkarkuar hapet. Eksportimi i të dhënave me vetëshërbim nuk është i disponueshëm në hapësirat e punës ChatGPT Business ose Enterprise. Nëse eksportimi dështon, ndaloni dhe kontaktoni shërbimin e mbështetjes së OpenAI.

• GPT-të: GPT-të e migruara janë private dhe nuk ndahen automatikisht me anëtarët e tjerë të hapësirës së punës. Nëse një GPT është ndarë më parë përmes një lidhjeje publike ose është publikuar në GPT Store, kopja e tij e migruar duhet të ndahet sërish që të tjerët të mund ta përdorin. Mundësitë e disponueshme të ndarjes varen nga cilësimet e hapësirës së punës ku bëhet migrimi dhe nga lejet e përdoruesit.

• Abonimet: Një abonim Plus ose Pro i faturuar përmes uebit, që plotëson kushtet, mund të anulohet dhe të rimbursohet gjatë procedurës së shfaqur të migrimit. Një abonim i blerë përmes Apple ose Google mund të kërkojë anulim më vete.

• Përmbajtja personale: Përpara se të pranoni një kërkesë për migrim, konfirmoni se cila llogari dhe hapësirë pune personale përmbajnë bisedat dhe GPT-të që preken. Punonjësit nuk mund të zgjedhin biseda, projekte apo skedarë individualë për transferim.

• Sites: Sites nuk transferohen gjatë migrimeve nga hapësira personale në Business ose Enterprise.

Për listën e plotë të përmbajtjes së mbështetur dhe përjashtimeve, shihni: udhëzimet për migrimin e hapësirës së punës personale.

Kuptoni si funksionon qasja pas migrimit

Migrimi kopjon përmbajtjen personale të mbështetur në hapësirën e punës të kompanisë dhe çaktivizon hapësirën e punës personale. Nuk ka mundësi zhbërjeje që ta kthejë përmbajtjen e hapësirës së punës të kompanisë në një hapësirë pune personale. Nëse një hapësirë pune Business çaktivizohet më vonë, një procedurë e veçantë rikuperimi mund të riaktivizojë hapësirën fillestare të punës personale dhe të dhënat e saj. Kjo nuk rikthen qasjen në Business dhe nuk kopjon aktivitetin e Business në hapësirën personale.

Pas migrimit, bisedat dhe GPT-të u nënshtrohen politikave të qasjes dhe ruajtjes së të dhënave të hapësirës së punës të kompanisë. Nëse një punonjës largohet ose humbet qasjen në hapësirën e punës, ai mund të humbasë edhe qasjen në atë përmbajtje.

Planifikoni qasjen në llogarinë personale

Qasja në llogari ka rëndësi edhe pas anëtarësimit. Një hapësirë pune personale e lidhur me emailin e punës nuk është e njëjtë me një llogari më vete që përdor një adresë emaili në pronësi personale të punonjësit. Mbajtja e hapësirave të punës të ndara nuk e bën qasjen e punonjësit në atë llogari të pavarur nga adresa e emailit të kompanisë.

Për përdorim personal, rekomandoni një llogari më vete me një adresë emaili që punonjësi e zotëron dhe e kontrollon personalisht. Punonjësit duhet t'i mbajnë bisedat dhe të dhënat personale në atë llogari, jo në një llogari të lidhur me adresën e emailit të punës apo të kompanisë.

Kur përfundon marrëdhënia e punës, punonjësit mund të humbasin qasjen në llogarinë ose hapësirën përkatëse të punës dhe të dhënat e saj, nëse humbasin qasjen në llogarinë e emailit apo në hapësirën e punës të kompanisë. Përmbajtja e hapësirës së punës të kompanisë nuk kalon sërish në një hapësirë pune personale. Shpjegojini këto pasoja për qasjen përpara se punonjësit të përfundojnë anëtarësimin ose migrimin.

Tregojuni punonjësve se çfarë të presin

Para vënies në përdorim, tregojuni punonjësve:

• Cila adresë emaili do ta marrë ftesën.

• Cilën hapësirë pune të kompanisë duhet të zgjedhin.

• Cilën mënyrë identifikimi duhet të përdorin nëse hapësira e punës kërkon SSO.

• Nëse mund të shfaqet një kërkesë për migrimin e hapësirës personale të punës.

• Me kë duhet të kontaktojnë para se të marrin vendime për bisedat, GPT-të ose abonimet.

Mos supozoni se mund të personalizohet çdo email ftese, koha e dërgimit apo kërkesa e migrimit.

Testojeni vënien në përdorim me një grup të vogël

Kur është e përshtatshme, ftoni një grup të vogël ku përfshihen punonjës me llogari ekzistuese personale, Plus ose ChatGPT Pro. Kontrolloni ftesën, emailin e llogarisë, hapësirën e punës së kompanisë, mënyrën e hyrjes, zgjedhjet e migrimit, kufizimet e qëndrimit të të dhënave dhe udhëzimet për abonimin para se t’i ftoni të gjithë.

Për hyrjen në llogarinë e kompanisë, shihni: Konfigurimi i hyrjes unike (SSO) për produktet OpenAI.

Për hyrjen në hapësirën e punës ChatGPT Business, shihni: Konfigurimi i hyrjes unike për ChatGPT Business.

Nëse planifikoni t’i sinkronizoni përdoruesit nga ofruesi juaj i identitetit, shihni: Provizionimi dhe menaxhimi me SCIM.

Nëse duket se mungon një hapësirë pune ose historiku i llogarisë, shihni: Zgjidhja e problemeve me SSO-në, qasjen në hapësirën e punës dhe verifikimin e domenit.