Översikt

Innan du bjuder in medarbetare som redan använder ChatGPT ska du kontrollera vilket konto de ska använda och förklara vilka inloggningskrav som gäller för er arbetsyta. Gå igenom eventuella migreringsalternativ med dem så att de förstår vad som händer med deras personliga innehåll, abonnemang och åtkomst.

Kontrollera befintliga konton innan du skickar inbjudningar

Fråga om medarbetarna redan använder ett personligt ChatGPT-konto eller ett Plus- eller Pro-konto med sin företagsmejladress. Kontrollera exakt vilken e-postadress inbjudan skickas till och vilken av företagets arbetsytor den gäller.

Medarbetarna ska acceptera inbjudan och logga in med samma e-postadress. Om de skapar ett ersättningskonto eller använder en annan adress kan det se ut som om den förväntade arbetsytan eller den befintliga historiken saknas.

Om en inbjudan saknas ska du be en ägare av arbetsytan att kontrollera väntande inbjudningar och välja Skicka inbjudan igen, om alternativet är tillgängligt. Inbjudningar som hanteras via SCIM kan inte skickas om direkt. Stäm av oväntade inbjudningar med IT-teamet innan du loggar in.

Ett konto är det som medarbetaren använder för att logga in på ChatGPT. En arbetsyta innehåller medarbetarens chattar, innehåll och inställningar. Ett konto kan ge åtkomst till separata personliga arbetsytor och företagsarbetsytor. Att gå med i företagets arbetsyta och att migrera personligt innehåll är två separata åtgärder.

Förstå vad medarbetarna kommer att se

Medarbetarna kan få se olika alternativ för inloggning och introduktion beroende på inbjudan, arbetsytans abonnemang och deras befintliga konto. Använd tabellen nedan för att förklara hur det kommer att fungera för dem.

Gå igenom inloggning och provisionering

Att ändra e-postadressen för ett personligt konto innebär inte nödvändigtvis att den tidigare jobbmejladressen blir tillgänglig för ett nytt konto eller SCIM-provisionering. Tidigare användning av SSO kan också fortsätta att påverka åtkomsten efter att en verifierad domän har tagits bort. Kontakta OpenAI-supporten innan du gör ändringar. Försök inte kringgå problemet genom att ta bort en verifierad domän eller skapa ett ersättningskonto.

När automatiskt kontoskapande är tillgängligt för Enterprise eller Edu kan inloggning med en verifierad företagsmejladress starta samma migreringsflöde. Gå igenom berörda konton innan du aktiverar funktionen.

Automatiskt kontoskapande återaktiverar inte ett borttaget eller inaktiverat medlemskap i en arbetsyta. Om du ser ”Inget behörigt ChatGPT-konto hittades” ska du be en ägare eller administratör för arbetsytan att bekräfta din behörighet och bjuda in dig igen.

En användare som läggs till i arbetsytan kan ta upp en plats även om åtkomsten hos identitetsleverantören hindrar användaren från att logga in. Om samma verifierade domän är kopplad till flera arbetsytor kan automatiskt kontoskapande bjuda in personen till mer än en arbetsyta. Gå igenom domänkopplingar och aktiverade inställningar före utrullningen.

Gå igenom migreringsalternativ och konsekvenser

Välj hur personligt innehåll ska hanteras

Innan medarbetarna migrerar personligt innehåll ska du förklara vilka alternativ som finns för den arbetsyta de ska flytta till. Kontrollera om de kan behålla sin personliga arbetsyta separat eller om de behöver slutföra ett migreringssteg. Om medarbetarna behåller sin personliga arbetsyta separat fortsätter eventuella personliga abonnemang att gälla tills de sägs upp. Gå igenom vilket innehåll som stöds, vilka undantag som finns och hur åtkomsten påverkas innan de fortsätter. Mer information finns under migreringsalternativ för personliga arbetsytor.

Om en Business-arbetsyta uppgraderas till Enterprise slås inte själva Business-arbetsytan samman med en annan arbetsyta. En medarbetare kan ändå få en separat uppmaning att migrera sin personliga arbetsyta under introduktionen till Enterprise.

När en inbjudan till Enterprise eller Edu använder en verifierad företagsdomän kan en medarbetare med en befintlig personlig arbetsyta kopplad till samma e-postadress behöva slutföra ett migreringssteg innan hen kan gå med. Beroende på vilka alternativ som finns kan medarbetaren slå samman sin personliga arbetsyta med företagets arbetsyta för att kopiera över innehåll som stöds, eller exportera och radera sina personliga data. En inbjudan som använder en overifierad eller extern domän startar i regel ingen migrering.

Gå igenom innehåll och abonnemang

• Chattar och datahemvist: Krav på datahemvist kan hindra att personliga chattar överförs till företagets arbetsyta. Om överföring inte är möjlig ska du exportera viktiga data från den personliga arbetsytan innan du påbörjar migreringen och kontrollera att den nedladdade filen går att öppna. Dataexport via självbetjäning är inte tillgänglig i arbetsytor för ChatGPT Business eller Enterprise. Om exporten misslyckas ska du avbryta och kontakta OpenAI-supporten.

• GPT:er: Migrerade GPT:er är privata och delas inte automatiskt med andra medlemmar i arbetsytan. Om en GPT tidigare delades via en offentlig länk eller publicerades i GPT Store måste den migrerade kopian delas på nytt för att andra ska kunna använda den. Vilka delningsalternativ som är tillgängliga beror på inställningarna i målarbetsytan och användarens behörigheter.

• Ett Plus- eller Pro-abonnemang som faktureras via webben och uppfyller villkoren kan sägas upp och återbetalas via det migreringsflöde som visas. Ett abonnemang som köpts via Apple eller Google kan behöva sägas upp separat.

• Personligt innehåll: Kontrollera vilket konto och vilken personlig arbetsyta som innehåller de berörda chattarna och GPT:erna innan du godkänner en migreringsuppmaning. Medarbetare kan inte välja enskilda chattar, projekt eller filer att överföra.

• Sites: Sites överförs inte vid migrering från en personlig arbetsyta till Business eller Enterprise.

En fullständig lista över innehåll som stöds och undantag finns i vägledningen för migrering av personliga arbetsytor.

Förstå hur åtkomsten fungerar efter migreringen

Vid migreringen kopieras personligt innehåll som stöds till företagets arbetsyta, och den personliga arbetsytan inaktiveras. Det finns ingen ångrafunktion som flyttar tillbaka innehåll från företagets arbetsyta till en personlig arbetsyta. Om en Business-arbetsyta senare inaktiveras kan den ursprungliga personliga arbetsytan och dess data återaktiveras genom ett separat återställningsflöde. Detta återställer inte åtkomsten till Business och kopierar inte tillbaka aktivitet från Business.

Efter migreringen omfattas chattar och GPT:er av de policyer för åtkomst och datalagring som gäller för företagets arbetsyta. Om en medarbetare slutar eller förlorar åtkomsten till arbetsytan kan hen också förlora åtkomsten till det innehållet.

Planera för åtkomst till personliga konton

Åtkomsten till kontot är viktig även efter introduktionen. En personlig arbetsyta kopplad till en jobbmejladress är inte samma sak som ett separat konto med en e-postadress som medarbetaren själv äger. Även om arbetsytorna hålls åtskilda är medarbetarens åtkomst till kontot fortfarande beroende av företagets e-postadress.

För privat bruk bör du rekommendera ett separat konto med en e-postadress som medarbetaren själv äger och har kontroll över. Medarbetare bör ha sina personliga konversationer och data på det kontot, i stället för på ett konto kopplat till en jobb- eller företagsmejladress.

När anställningen upphör kan medarbetare förlora åtkomsten till det berörda kontot eller den berörda arbetsytan och tillhörande data om de förlorar åtkomsten till sitt e-postkonto på företaget eller företagets arbetsyta. Innehåll i företagets arbetsyta flyttas inte tillbaka till en personlig arbetsyta. Förklara dessa konsekvenser för åtkomsten innan medarbetarna slutför introduktionen eller migreringen.

Berätta för medarbetarna vad de kan förvänta sig

Informera medarbetarna om följande före lanseringen:

• Vilken e-postadress som får inbjudan.

• Vilken av företagets arbetsytor de ska välja.

• Vilken inloggningsmetod de ska använda om arbetsytan kräver SSO.

• Om en prompt om migrering av den personliga arbetsytan kan visas.

• Vem de ska kontakta innan de fattar beslut om chattar, GPT:er eller abonnemang.

Utgå inte från att alla inbjudningsmeddelanden, leveranstider eller prompter om migrering kan anpassas.

Testa lanseringen med en liten grupp

Bjud vid behov in en liten grupp som omfattar medarbetare med befintliga personliga konton eller Plus- eller Pro-konton. Kontrollera inbjudan, kontots e-postadress, företagsarbetsytan, inloggningsmetoden, migreringsalternativen, begränsningarna för datahemvist och prenumerationsvägledningen innan alla bjuds in.

Information om företagsinloggning finns i Konfigurera enkel inloggning (SSO) för OpenAI-produkter.

Information om inloggning på en ChatGPT Business-arbetsyta finns i Konfigurera enkel inloggning för ChatGPT Business.

Om du planerar att synkronisera användare från identitetsleverantören läser du SCIM-etablering och hantering.

Om en arbetsyta eller kontohistorik verkar saknas läser du Felsöka SSO, åtkomst till arbetsytor och domänverifiering.