En medarbetare kanske redan använder ChatGPT med samma e-postadress som företaget planerar att bjuda in. Förklara innan inbjudningarna skickas om anslutningen till arbetsytan kan påverka personens chattar, GPT:er eller prenumeration.

Kontrollera befintliga konton innan inbjudningar skickas

Fråga om medarbetarna redan använder ett personligt ChatGPT-konto eller ett Plus- eller Pro-konto med sin e-postadress på företaget. Bekräfta den exakta e-postadress som ska få inbjudan och vilken av företagets arbetsytor som avses.

Medarbetarna ska godkänna inbjudan och logga in med samma e-postadress. Om ett ersättningskonto skapas eller en annan adress används kan den förväntade arbetsytan eller den befintliga historiken verka saknas.

Om en inbjudan saknas ber du en ägare av arbetsytan att kontrollera väntande inbjudningar och välja Skicka inbjudan igen, om alternativet är tillgängligt. SCIM-hanterade inbjudningar kan inte skickas igen direkt. Kontrollera oväntade inbjudningar med IT-teamet innan du loggar in.

Ett OpenAI-konto kan ha separata personliga arbetsytor och företagsarbetsytor. Att ansluta till en företagsarbetsyta och att migrera en personlig arbetsyta är två olika åtgärder.

Förstå vad medarbetarna kommer att se

Inbjudan, arbetsytans abonnemang och inloggningskraven avgör om medarbetaren behåller en separat personlig arbetsyta eller får välja att migrera.

Granska migreringen av det personliga kontot innan du fortsätter

När en Enterprise- eller Edu-inbjudan använder en verifierad företagsdomän kan en medarbetare med ett befintligt personligt konto under samma e-postadress behöva migrera kontot innan hen ansluter. Beroende på vilka alternativ som är tillgängliga kan medarbetaren överföra kvalificerade chattar och GPT:er till företagsarbetsytan eller exportera och radera personuppgifter. En inbjudan som använder en overifierad eller extern domän utlöser vanligtvis ingen migrering.

Att ändra e-postadressen för ett personligt konto innebär inte nödvändigtvis att dess tidigare jobbadress blir tillgänglig för ett nytt konto eller SCIM-etablering. Tidigare användning av SSO kan också fortsätta påverka åtkomsten efter att en verifierad domän har tagits bort. Kontakta OpenAI Support innan du gör ändringar. Ta inte bort en verifierad domän och skapa inte ett ersättningskonto som en tillfällig lösning.

Om automatiskt kontoskapande är tillgängligt för Enterprise eller Edu kan inloggning med en verifierad företagsadress utlösa samma migreringsprocess. Granska berörda konton innan funktionen aktiveras.

Automatiskt kontoskapande återaktiverar inte ett borttaget eller inaktiverat medlemskap i en arbetsyta. Om du ser ”Inget kvalificerat ChatGPT-konto hittades” ber du en ägare eller administratör för arbetsytan att bekräfta din behörighet och bjuda in dig igen.

En användare som läggs till i arbetsytan kan uppta en plats även om åtkomsten via identitetsleverantören förhindrar inloggning. Om samma verifierade domän är kopplad till flera arbetsytor kan automatiskt kontoskapande leda till att personen bjuds in till fler än en arbetsyta. Granska domänkopplingarna och de aktiverade inställningarna före lanseringen.

• Chattar och datahemvist: Krav på datahemvist kan förhindra att personliga chattar överförs till företagsarbetsytan. Om överföring inte är möjlig ska viktiga data exporteras innan migreringen påbörjas. Kontrollera även att den hämtade filen går att öppna. Om exporten misslyckas ska du avbryta och kontakta OpenAI Support.

• GPT:er: Tidigare delade eller publicerade personliga GPT:er som flyttas till företagsarbetsytan kan bli synliga där. En ägare av arbetsytan kan granska och uppdatera deras synlighet. GPT:er som var privata före överföringen förblir privata.

• Prenumerationer: En kvalificerad Plus- eller Pro-prenumeration som faktureras via webben kan avslutas och återbetalas genom migreringsflödet som visas. En prenumeration som köpts via Apple eller Google kan behöva avslutas separat.

• Kontohistorik: Bekräfta vilket konto och vilka chattar och GPT:er som påverkas innan du godkänner en prompt om migrering.

En slutförd migrering från ett personligt konto till Enterprise kan inte ångras. Kontrollera det exakta kontot, de tillgängliga alternativen och prenumerationsuppgifterna innan du fortsätter.

Efter migreringen omfattas chattar och GPT:er av företagsarbetsytans policyer för åtkomst och lagring. Om en medarbetare slutar eller förlorar åtkomsten till arbetsytan kan hen även förlora åtkomsten till innehållet.

Administratörer för ChatGPT Business kan inte kräva att någon slår samman eller tar bort en personlig arbetsyta. Om en Business-arbetsyta uppgraderas till Enterprise slås själva Business-arbetsytan inte samman. En medarbetare kan fortfarande få en separat prompt om att migrera sin personliga arbetsyta.

Berätta för medarbetarna vad de kan förvänta sig

Berätta följande för medarbetarna före lanseringen:

• Vilken e-postadress som får inbjudan.

• Vilken företagsarbetsyta de ska välja.

• Vilken inloggningsmetod de ska använda om arbetsytan kräver SSO.

• Om en prompt om migrering av ett personligt konto kan visas.

• Vem de ska kontakta innan de fattar beslut om chattar, GPT:er eller prenumerationer.

Utgå inte från att alla inbjudningsmeddelanden, leveranstider eller prompter om migrering kan anpassas.

Testa lanseringen med en liten grupp

Bjud vid behov in en liten grupp som omfattar medarbetare med befintliga personliga konton eller Plus- eller Pro-konton. Kontrollera inbjudan, kontots e-postadress, företagsarbetsytan, inloggningsmetoden, migreringsalternativen, begränsningarna för datahemvist och prenumerationsvägledningen innan alla bjuds in.

Information om företagsinloggning finns i Konfigurera enkel inloggning (SSO) för OpenAI-produkter.

Information om inloggning på en ChatGPT Business-arbetsyta finns i Konfigurera enkel inloggning för ChatGPT Business.

Om du planerar att synkronisera användare från identitetsleverantören läser du SCIM-etablering och hantering.

Om en arbetsyta eller kontohistorik verkar saknas läser du Felsöka SSO, åtkomst till arbetsytor och domänverifiering.